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ORÇAMENTO ORÇAMENTO EMPRESARIAL EMPRESARIAL 2011 2011 Prof. José Luis Prof. José Luis

ORÇAMENTO EMPRESARIAL 2011 Prof. José Luis. 1.1 DEFINIÇÃO

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ORÇAMENTO ORÇAMENTO EMPRESARIALEMPRESARIAL

20112011

Prof. José LuisProf. José Luis

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1.1 DEFINIÇÃO1.1 DEFINIÇÃO

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O Orçamento, na qualidade de O Orçamento, na qualidade de instrumento básico do processo instrumento básico do processo decisório da administração de decisório da administração de empresas, busca estabelecer a empresas, busca estabelecer a visualização antecipada dos visualização antecipada dos resultados operacionais a serem resultados operacionais a serem atingidos, em função deste fato, atingidos, em função deste fato, elaborar todo um programa de elaborar todo um programa de desempenho uniforme dos desempenho uniforme dos diversos setores de atividade que diversos setores de atividade que compreenda a empresa. (José compreenda a empresa. (José Eduardo Zdanowicz).Eduardo Zdanowicz).

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Planejar é estabelecer com Planejar é estabelecer com antecedência as ações a serem antecedência as ações a serem executadas, estimar os recursos a executadas, estimar os recursos a serem empregados e definir as serem empregados e definir as correspondentes atribuições de correspondentes atribuições de responsabilidades em relação a um responsabilidades em relação a um futuro determinado para que sejam futuro determinado para que sejam alcançados satisfatoriamente os alcançados satisfatoriamente os objetivos para uma empresa e objetivos para uma empresa e suas diversas unidades (Antonio suas diversas unidades (Antonio Zoratto Sanvicente).Zoratto Sanvicente).

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O Orçamento de uma empresa O Orçamento de uma empresa consiste em um plano consiste em um plano administrativo abrangendo todas administrativo abrangendo todas as fases das operações para um as fases das operações para um período futuro definido. É uma período futuro definido. É uma expressão formal das políticas, expressão formal das políticas, planos, objetivos e metas planos, objetivos e metas estabelecidas pela alta estabelecidas pela alta administração para a empresa administração para a empresa como um todo, bem como, para como um todo, bem como, para uma das suas divisões (Glenn A. uma das suas divisões (Glenn A. Welsch).Welsch).

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O Orçamento é um plano financeiro O Orçamento é um plano financeiro que serve para estimativa e controle que serve para estimativa e controle das operações futuras ( Eric Kohler).das operações futuras ( Eric Kohler).

Orçamento base-zero é um Orçamento base-zero é um procedimento formal de avaliação de procedimento formal de avaliação de propostas de despesas em relação propostas de despesas em relação aos resultados almejados (incluindo a aos resultados almejados (incluindo a eliminação de resultados), eliminação de resultados), escolhendo-se aquelas que melhor se escolhendo-se aquelas que melhor se coadunam às prioridades pré-coadunam às prioridades pré-determinadas da empresa (Peter determinadas da empresa (Peter Pyhrr).Pyhrr).

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1.2 - ORIGEM DO 1.2 - ORIGEM DO ORÇAMENTOORÇAMENTO

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TRADICIONALTRADICIONAL 1919 – US – Donaldson Brown, Gerente Financeiro 1919 – US – Donaldson Brown, Gerente Financeiro

da Du Pont de Memours.da Du Pont de Memours. Depois de alicerçada na prática orçamentária, a Du Depois de alicerçada na prática orçamentária, a Du

Pont de Memours teve condições para suportar a Pont de Memours teve condições para suportar a crise de 1921. O mesmo não aconteceu com a GM.crise de 1921. O mesmo não aconteceu com a GM.

Em 1926 – Donaldson foi nomeado vice-presidente Em 1926 – Donaldson foi nomeado vice-presidente da GM, com a finalidade específica de aplicar o da GM, com a finalidade específica de aplicar o método que tinha aperfeiçoado.método que tinha aperfeiçoado.

Embora a forte crise de 1929 e 1933 reduzissem as Embora a forte crise de 1929 e 1933 reduzissem as vendas, a GM não deixou de ter lucro.vendas, a GM não deixou de ter lucro.

No Brasil a partir de 1970 começaram efetivamente No Brasil a partir de 1970 começaram efetivamente a ter conscientização do Orçamento.a ter conscientização do Orçamento.

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ORÇAMENTO BASE ZEROORÇAMENTO BASE ZERO 1890 – Chanceler inglês encarregado de 1890 – Chanceler inglês encarregado de

compilar e apresentar os gastos da compilar e apresentar os gastos da Inglaterra comparecia uma vez por ano Inglaterra comparecia uma vez por ano “House of Commons” com a pasta de couro “House of Commons” com a pasta de couro contendo a relação destes gastos. O nome contendo a relação destes gastos. O nome da pasta era “Bougette” e daí se originou da pasta era “Bougette” e daí se originou “Budget” em inglês = Orçamento.“Budget” em inglês = Orçamento.

Este Orçamento era base zero, ou Este Orçamento era base zero, ou compreensivo. Significa que começamos por compreensivo. Significa que começamos por zero e compreensivamente observamos cada zero e compreensivamente observamos cada simples gasto até os maiores e mais simples gasto até os maiores e mais relevantes.relevantes.

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ORÇAMENTO BASE ZEROORÇAMENTO BASE ZERO 1969 – Peter Pyhrr desenvolveu a 1969 – Peter Pyhrr desenvolveu a

técnica da base zero na Texas técnica da base zero na Texas Instruments.Instruments.

1970 – Um artigo escrito pelo Peter 1970 – Um artigo escrito pelo Peter Pyhrr chamou a atenção de Jimmy Pyhrr chamou a atenção de Jimmy Carter, então Governador da Geórgia.Carter, então Governador da Geórgia.

Em 1971 ele contratou Peter Pyhrr para Em 1971 ele contratou Peter Pyhrr para a implantação do Orçamento Base Zero a implantação do Orçamento Base Zero no seu Estado.no seu Estado.

Peter Pyhrr teria inventado este Peter Pyhrr teria inventado este método como?método como?

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ORÇAMENTO BASE ZEROORÇAMENTO BASE ZERO Em 1924 E. Hilton Young escreveu:Em 1924 E. Hilton Young escreveu: “ “Para alguém que está fazendo alguma Para alguém que está fazendo alguma

estimativa, para evitar problemas, deve estimativa, para evitar problemas, deve constituir uma tentação simplesmente constituir uma tentação simplesmente considerar a estimativa do ano anterior como considerar a estimativa do ano anterior como um dado e adicionar alguma quantia em um dado e adicionar alguma quantia em cada item para o qual um Orçamento de cada item para o qual um Orçamento de despesas é previsto”.despesas é previsto”.

Nada poderia ser mais facial, de maior Nada poderia ser mais facial, de maior desperdício ou extravagância.desperdício ou extravagância.

É nesse sentido que despesas obsoletas É nesse sentido que despesas obsoletas continuam a aparecer ano após ano, mesmo continuam a aparecer ano após ano, mesmo que as razões de sua existência tenha que as razões de sua existência tenha cessado.cessado.

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ORÇAMENTO BASE ZEROORÇAMENTO BASE ZERODefinição de Pyhrr:Definição de Pyhrr: ““Um processo de planejamento operacional de Um processo de planejamento operacional de

Orçamento requer que cada administrador Orçamento requer que cada administrador integralmente execute o seu Orçamento em integralmente execute o seu Orçamento em detalhe como se fosse novo (isto é, partindo do detalhe como se fosse novo (isto é, partindo do zero) e justifique também a necessidade de zero) e justifique também a necessidade de realizar despesas (e também como ele pode realizar despesas (e também como ele pode executar melhor sua função)”.executar melhor sua função)”.

Esta abordagem requer que todas as atividades Esta abordagem requer que todas as atividades sejam identificadas em “Pacotes de Decisões” sejam identificadas em “Pacotes de Decisões” que serão avaliados sistematicamente e que serão avaliados sistematicamente e classificados em ordem de importância.classificados em ordem de importância.

Pouco utilizada no Brasil, exceto pelas Pouco utilizada no Brasil, exceto pelas multinacionais.multinacionais.

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ORÇAMENTO BASE ZEROORÇAMENTO BASE ZEROReações de Implantação do OrçamentoReações de Implantação do Orçamento DiretoriaDiretoria GerentesGerentes FuncionáriosFuncionários

Obs.: Obs.: É necessário ter certeza que realmente é É necessário ter certeza que realmente é

isto que a cúpula diretiva deseja.isto que a cúpula diretiva deseja. Se não, ............. a vaca vai pro brejo.Se não, ............. a vaca vai pro brejo.

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1.31.3ESTÁGIOS DO ESTÁGIOS DO ORÇAMENTOORÇAMENTO

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PRIMEIROPRIMEIRO Planejamento Estratégico: Planejamento Estratégico: É o É o

planejamento global e plurianual planejamento global e plurianual (normalmente de 5 a 10 anos). Em (normalmente de 5 a 10 anos). Em alguns casos pode cobrir um período alguns casos pode cobrir um período de 20 anos (exemplo: usina nuclear).de 20 anos (exemplo: usina nuclear).

Ele visa apresentar uma previsão das Ele visa apresentar uma previsão das diretrizes básicas, dos caminhos que a diretrizes básicas, dos caminhos que a empresa deverá tomar no sentido de empresa deverá tomar no sentido de maximizar seus recursos gerais num maximizar seus recursos gerais num período maior de tempo. É o que período maior de tempo. É o que chamamos de políticas e estratégias chamamos de políticas e estratégias básicas.básicas.

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PRIMEIROPRIMEIRO Política: Política: Num sentido de Num sentido de

planejamento, entendemos que é planejamento, entendemos que é uma série de propósitos e filosofias uma série de propósitos e filosofias básicas da empresa que, em básicas da empresa que, em grande parte, se quantifica, poderia grande parte, se quantifica, poderia ser transformada em objetivos.ser transformada em objetivos.

Estratégias: Estratégias: No mesmo sentido, No mesmo sentido, diríamos que são ações tomadas ou diríamos que são ações tomadas ou previstas para evitar ou contornar previstas para evitar ou contornar as dificuldades ou problemas.as dificuldades ou problemas.

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SEGUNDOSEGUNDO• Planejamento TáticoPlanejamento Tático: O : O

Planejamento Tático, ou Orçamento Planejamento Tático, ou Orçamento como usualmente é chamado decorre como usualmente é chamado decorre do Planejamento Estratégico, sendo do Planejamento Estratégico, sendo bem mais detalhado e destina-se a bem mais detalhado e destina-se a obter resultados a curto prazo. obter resultados a curto prazo. Normalmente o Orçamento é baseado Normalmente o Orçamento é baseado no primeiro ano ou exercício do no primeiro ano ou exercício do Planejamento Estratégico. É o Planejamento Estratégico. É o detalhamento de planos por área detalhamento de planos por área (Comercial, Produção, Administração e (Comercial, Produção, Administração e Finanças).Finanças).

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TERCEIROTERCEIRO Planejamento Operacional:Planejamento Operacional: Este Este

planejamento decorre do Planejamento ou planejamento decorre do Planejamento ou Orçamento Tático. È aquele elaborado por Orçamento Tático. È aquele elaborado por setor, especificando e detalhando cada setor, especificando e detalhando cada plano tático (exemplo: Planejamento de plano tático (exemplo: Planejamento de Vendas, Propagandas, Treinamentos, Vendas, Propagandas, Treinamentos, Desenvolvimento de Novos Produtos, Desenvolvimento de Novos Produtos, Controle de Qualidade, Equipe de Vendas, Controle de Qualidade, Equipe de Vendas, Regiões ou Áreas de Vendas, Investimentos Regiões ou Áreas de Vendas, Investimentos da Área).da Área).

Nesta etapa todos os setores ou centros de Nesta etapa todos os setores ou centros de custos ou centros de lucros, são envolvidos custos ou centros de lucros, são envolvidos responsabilizados pela montagem e responsabilizados pela montagem e apresentação de sua parte do orçamento ao apresentação de sua parte do orçamento ao coordenador geral do mesmo.coordenador geral do mesmo.

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1.41.4COORDENAÇÃO COORDENAÇÃO

GERAL DO GERAL DO ORÇAMENTOORÇAMENTO

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A QUEM COMPETE CUIDAR DO ORÇAMENTOA QUEM COMPETE CUIDAR DO ORÇAMENTO

O Orçamento é um processo de trabalho que O Orçamento é um processo de trabalho que requer a colaboração de todos os requer a colaboração de todos os funcionários da empresa.funcionários da empresa.

Cabe normalmente ao executivo financeiro a Cabe normalmente ao executivo financeiro a tarefa de elaborar o esquema global do tarefa de elaborar o esquema global do orçamento, de receber e analisar os dados, orçamento, de receber e analisar os dados, de verificar e transformar em termos de verificar e transformar em termos financeiro as informações obtidas.financeiro as informações obtidas.

De acordo com a organização interna da De acordo com a organização interna da empresa, essa pessoa pode ser o Vice-empresa, essa pessoa pode ser o Vice-presidente de Finanças, o Diretor Financeiro, presidente de Finanças, o Diretor Financeiro, o Controller, o Tesoureiro, o Gerente o Controller, o Tesoureiro, o Gerente Financeiro, etc.... existe até o Diretor de Financeiro, etc.... existe até o Diretor de Orçamentos.Orçamentos.

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RAZÕES PARA A ESCOLHA DO RAZÕES PARA A ESCOLHA DO RESPONSÁVELRESPONSÁVEL

Sua ampla visão de todas as funções da empresa;Sua ampla visão de todas as funções da empresa; Baseando-se no orçamento, em grande parte, nas Baseando-se no orçamento, em grande parte, nas

experiências anteriores, a interpretação dos dados experiências anteriores, a interpretação dos dados financeiros tornam-se vital. Esta tarefa só pode ser financeiros tornam-se vital. Esta tarefa só pode ser melhor desempenhada pelo executivo preparado melhor desempenhada pelo executivo preparado para esse fim;para esse fim;

Essa pessoa também é a mais indicada para Essa pessoa também é a mais indicada para exprimir os projetos em termos financeiros, com exprimir os projetos em termos financeiros, com suas unificações nos resultados operacionais da suas unificações nos resultados operacionais da empresa como um todo;empresa como um todo;

O orçamento e a contabilidade são verso e reverso O orçamento e a contabilidade são verso e reverso da mesma moeda, para se obterem resultados da mesma moeda, para se obterem resultados satisfatórios, deve-se, usar o mesmo plano de satisfatórios, deve-se, usar o mesmo plano de contas para ambos os fins. Quando as atividades contas para ambos os fins. Quando as atividades orçamentárias e contábeis são controladas pelo orçamentárias e contábeis são controladas pelo mesmo executivo, a coordenação e a aplicação do mesmo executivo, a coordenação e a aplicação do sistema orçamentário torna-se mais efetiva.sistema orçamentário torna-se mais efetiva.

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1.51.5A COMISSÃO DO A COMISSÃO DO

ORÇAMENTOORÇAMENTO

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Para permitir maior coesão entre as Para permitir maior coesão entre as áreas da empresa na elaboração do áreas da empresa na elaboração do orçamento anual, muitas empresas orçamento anual, muitas empresas designam um grupo de executivos designam um grupo de executivos específicos para formar a Comissão do específicos para formar a Comissão do Orçamento ou Comitê Orçamentário.Orçamento ou Comitê Orçamentário.

Nas Grandes Empresas:Nas Grandes Empresas: Presidente, Presidente, Todos os Diretores, Controller e Gerente Todos os Diretores, Controller e Gerente de Planejamento. O Controller quase de Planejamento. O Controller quase sempre é o Coordenador Geral do sempre é o Coordenador Geral do Orçamento.Orçamento.

Nas Pequenas Empresas:Nas Pequenas Empresas: Presidente e Presidente e Gerente da área, neste caso o Gerente Gerente da área, neste caso o Gerente Financeiro é o responsável.Financeiro é o responsável.

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RESPONSABILIDADESRESPONSABILIDADES

Responsabilizar-se pelo Plano orçamentário da Responsabilizar-se pelo Plano orçamentário da Empresa;Empresa;

Aprovar ou não as estimativas departamentais;Aprovar ou não as estimativas departamentais; Receber e emitir relatórios mensais sobre o Receber e emitir relatórios mensais sobre o

desempenho da empresa e tomar decisões desempenho da empresa e tomar decisões visando sempre à realização do Lucro Máximo;visando sempre à realização do Lucro Máximo;

Determinar a reformulação do orçamento da Determinar a reformulação do orçamento da empresa quando as circunstâncias aconselharem;empresa quando as circunstâncias aconselharem;

Aprovar os índices estimados para os fatores Aprovar os índices estimados para os fatores macroeconômicos básicos. Ex.: Inflação, preços macroeconômicos básicos. Ex.: Inflação, preços por atacado, aumentos salariais, aumento da taxa por atacado, aumentos salariais, aumento da taxa cambial. Que venham a ter influência direta nas cambial. Que venham a ter influência direta nas operações setoriais do orçamento;operações setoriais do orçamento;

Aprovar a política de investimentos para o ano Aprovar a política de investimentos para o ano seguinte, inclusive as aquisições de Ativo seguinte, inclusive as aquisições de Ativo Imobilizado pela empresa.Imobilizado pela empresa.

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AS TAREFAS DO DEPTO DE ORÇAMENTOAS TAREFAS DO DEPTO DE ORÇAMENTO

Na primeira fase de implantação do Na primeira fase de implantação do sistema orçamentário o volume de sistema orçamentário o volume de trabalho burocrático é enorme.trabalho burocrático é enorme.

O levantamento dos dados é tarefa O levantamento dos dados é tarefa árdua, especialmente quando se tem árdua, especialmente quando se tem poucos dados disponíveis. A poucos dados disponíveis. A Contabilidade deve trabalhar junto com Contabilidade deve trabalhar junto com pessoas do Planejamento Financeiro.pessoas do Planejamento Financeiro.

Todos os departamentos se familiarizam Todos os departamentos se familiarizam com os aspectos da contabilização.com os aspectos da contabilização.

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AS TAREFAS DO DEPTO DE ORÇAMENTOAS TAREFAS DO DEPTO DE ORÇAMENTO

Todos os pontos a aperfeiçoar são discutidos Todos os pontos a aperfeiçoar são discutidos por ambos, e os melhoramentos a introduzir por ambos, e os melhoramentos a introduzir no sistema contábil também são estudados no sistema contábil também são estudados em conjunto.em conjunto.

O Gerente de Orçamento deve ter espírito O Gerente de Orçamento deve ter espírito analítico, além dos conhecimentos técnicos analítico, além dos conhecimentos técnicos inerentes a sua função.inerentes a sua função.

Se a intenção é chegar a um serviço bem feito, Se a intenção é chegar a um serviço bem feito, a escolha do pessoal auxiliar deve ser boa, a escolha do pessoal auxiliar deve ser boa, visando mais à qualidade do trabalho.visando mais à qualidade do trabalho.

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PRINCIPAIS TAREFASPRINCIPAIS TAREFAS

Preparar a infra-estrutura do sistema orçamentário / Preparar a infra-estrutura do sistema orçamentário /

preparação e distribuição de formulários;preparação e distribuição de formulários; Elaborar o cronograma para o orçamento, desdobrando Elaborar o cronograma para o orçamento, desdobrando

em responsabilidades individuais;em responsabilidades individuais; Fornecer a todos os departamentos os dados e Fornecer a todos os departamentos os dados e

informações que eventualmente venham a necessitar;informações que eventualmente venham a necessitar; Coordenar e consolidar os planos dos diferentes Coordenar e consolidar os planos dos diferentes

departamentos, inclusive analisando-os departamentos, inclusive analisando-os

preliminarmente;preliminarmente;

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PRINCIPAIS TAREFASPRINCIPAIS TAREFAS

Preparar o orçamento provisório para Preparar o orçamento provisório para apresentá-lo na reunião da Comissão do apresentá-lo na reunião da Comissão do Orçamento;Orçamento;

Preparar os relatórios de Preparar os relatórios de acompanhamento, inclusive as análises acompanhamento, inclusive as análises sobre as variações ocorridas;sobre as variações ocorridas;

Preparar os estudos especiais, a fim de Preparar os estudos especiais, a fim de assessorar os diversos departamentos na assessorar os diversos departamentos na sua tarefa de tomar decisões;sua tarefa de tomar decisões;

Preparar o plano mensal, que é uma Preparar o plano mensal, que é uma projeção do Orçamento Anual;projeção do Orçamento Anual;

Preparar os projetos de capital (novos Preparar os projetos de capital (novos Investimentos, análise de viabilidade Investimentos, análise de viabilidade econômica, projetos de grande vulto).econômica, projetos de grande vulto).

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2.2.

CRONOGRAMA CRONOGRAMA

ORÇAMENTÁRIOORÇAMENTÁRIO

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CRONOGRAMA ORÇAMENTÁRIOCRONOGRAMA ORÇAMENTÁRIO

Quando o Departamento Quando o Departamento Orçamentário envia os formulários e Orçamentário envia os formulários e as instruções para confecção do as instruções para confecção do orçamento, anexa o Cronograma do orçamento, anexa o Cronograma do Orçamentário.Orçamentário.

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PLANO RESPONSÁVEL DATA LIMITE

Visita a Empresa Todos

Orçamento de Vendas Comercial

Orçamento de Produção Industrial

Orçamento de Compras e Consumo Industrial

Orçamento de Pessoal Administrativo

Orçamento de Despesas com Vendas Comercial

Orçamento de Novas Imobilizações Administrativo

Orçamento de Despesas Administrativas Administrativo

Orçamento de Custos Industriais (GGF) Industrial

Elaboração do Fluxo de Caixa Financeiro

Orçamento de Despesas e Receitas

Financeiras Financeiro

Projeção do D.R.E. Financeiro

Apresentação para a Comissão Todas Diretorias

Reformulação / Aprovação Todas Diretorias

Apresentação para a Empresa Todas Diretorias

Divulgação Financeiro

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3. CARACTERÍSTICAS DOS TIPOS DE 3. CARACTERÍSTICAS DOS TIPOS DE PLANEJAMENTOPLANEJAMENTO3.1. Nível de execução3.1. Nível de execução3.2. Regularidade3.2. Regularidade3.3. Número de Alternativas3.3. Número de Alternativas3.4. Incerteza3.4. Incerteza3.5. Natureza dos problemas3.5. Natureza dos problemas3.6. Informações Necessárias3.6. Informações Necessárias3.7. Duração temporal3.7. Duração temporal3.8. Grau de abrangência3.8. Grau de abrangência3.9. Nível de detalhamento3.9. Nível de detalhamento3.10. Possibilidade de avaliação3.10. Possibilidade de avaliação

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CARACTERÍSTICAS DOS TIPOS CARACTERÍSTICAS DOS TIPOS DE PLANEJAMENTOSDE PLANEJAMENTOS

Existem algumas Existem algumas características características

fundamentais que fundamentais que diferenciam um diferenciam um

Planejamento Estratégico de Planejamento Estratégico de um Planejamento Tático.um Planejamento Tático.

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NÍVEL DE EXCUÇÃONÍVEL DE EXCUÇÃO

O Planejamento Estratégico é O Planejamento Estratégico é conduzido nos níveis hierárquicos conduzido nos níveis hierárquicos mais altos de orçamento, e diz mais altos de orçamento, e diz respeito, inclusive às decisões na respeito, inclusive às decisões na área desses níveis.área desses níveis.

O Tático é realizado e diz respeito O Tático é realizado e diz respeito aos níveis hierárquicos mais aos níveis hierárquicos mais baixos. baixos.

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REGULARIDADEREGULARIDADE

O Planejamento Estratégico O Planejamento Estratégico simultaneamente contínuo e irregular. simultaneamente contínuo e irregular. O processo é contínuo, porém os O processo é contínuo, porém os momentos de decisões são irregulares momentos de decisões são irregulares porque dependem do aparecimento porque dependem do aparecimento de oportunidades, crises e outros de oportunidades, crises e outros estímulos não previsíveis.estímulos não previsíveis.

No tático existe regularidade, num No tático existe regularidade, num ciclo periódico com um cronograma ciclo periódico com um cronograma bem definido.bem definido.

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NÚMERO DE ALTERNATIVASNÚMERO DE ALTERNATIVAS

O número de alternativas que o O número de alternativas que o executivo deve escolher é muito executivo deve escolher é muito maior no Plano Estratégico.maior no Plano Estratégico.

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INCERTEZAINCERTEZA

No Planejamento Estratégico No Planejamento Estratégico o grau de incerteza é muito o grau de incerteza é muito maior do que no Tático, em maior do que no Tático, em função do número de variáveis função do número de variáveis envolvidas. Além da dimensão envolvidas. Além da dimensão no tempo que, no no tempo que, no P.E.P.E. é maior, é maior, os riscos são mais fáceis de os riscos são mais fáceis de serem avaliados no serem avaliados no P.T.P.T.

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NATUREZA DOS PROBLEMASNATUREZA DOS PROBLEMAS

No P.E. os problemas tendem No P.E. os problemas tendem a ser desestruturados e cada a ser desestruturados e cada um deles tende a ser um novo um deles tende a ser um novo problema.problema.No P.T. são mais estruturados No P.T. são mais estruturados e tendem a ser repetitivos em e tendem a ser repetitivos em sua natureza.sua natureza.

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INFORMAÇÕES NECESSÁRIASINFORMAÇÕES NECESSÁRIAS

No No P.E.P.E. se requer quantidades de se requer quantidades de informações derivadas ou relacionadas com informações derivadas ou relacionadas com áreas de conhecimento fora da organização. áreas de conhecimento fora da organização. A maior parte dos dados relevantes diz A maior parte dos dados relevantes diz respeito ao futuro, e é difícil de ser respeito ao futuro, e é difícil de ser conseguido com boa precisão.conseguido com boa precisão. No No P.T.P.T., existe o apoio dos dados gerados , existe o apoio dos dados gerados na própria organização, em especial nos na própria organização, em especial nos sistemas de contabilidade e no sistemas de contabilidade e no comportamento passado.comportamento passado. Obs.: Se for Base Zero, também as Obs.: Se for Base Zero, também as dificuldades se acentuam.dificuldades se acentuam.

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DURAÇÃO TEMPORALDURAÇÃO TEMPORAL

O O P.E. P.E. cobre um longo cobre um longo período de tempo 5, 10, 15 período de tempo 5, 10, 15 e 20 anos.e 20 anos.

O O P.T. P.T. é de curta duração, é de curta duração, 6 meses a 1 ano.6 meses a 1 ano.

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GRAU DE ABRANGÊNCIAGRAU DE ABRANGÊNCIA

O O P.E. P.E. cobre todas as áreas de cobre todas as áreas de empresa, embora em alguns empresa, embora em alguns momentos somente momentos somente determinadas áreas possam determinadas áreas possam estar sujeito a este tipo de estar sujeito a este tipo de planejamento.planejamento.

O O P.T., P.T., cobre uma área cobre uma área específica da empresa.específica da empresa.

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NÍVEL DE DETALHAMENTONÍVEL DE DETALHAMENTO

O O P.E. P.E. é de caráter amplo, o é de caráter amplo, o número de detalhes é reduzido. número de detalhes é reduzido. Tanto maior for o tempo, menor Tanto maior for o tempo, menor será o número de detalhes.será o número de detalhes.

O O P.T., P.T., pela elaboração pela elaboração operacional, há necessidades de operacional, há necessidades de maiores detalhes.maiores detalhes.

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POSSIBILIDADE DE AVALIAÇÃOPOSSIBILIDADE DE AVALIAÇÃO

No No P.E. P.E. é difícil a avaliação da é difícil a avaliação da eficiência. Muitas vezes é difícil eficiência. Muitas vezes é difícil precisar quais as forças que tiveram precisar quais as forças que tiveram importância para o alcance dos importância para o alcance dos resultados.resultados.

No No P.T., P.T., os resultados são os resultados são facilmente identificados e facilmente facilmente identificados e facilmente podem ser relacionados com as podem ser relacionados com as ações que as causaram.ações que as causaram.

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4.4.TIPOS DE ORÇAMENTO QUE TIPOS DE ORÇAMENTO QUE DEVEM SER PREPARADOSDEVEM SER PREPARADOS

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5. SISTEMAS DE CONTROLE DO 5. SISTEMAS DE CONTROLE DO ORÇAMENTOORÇAMENTO5.1. Conhecer a empresa5.1. Conhecer a empresa5.1.1. Na área de marketing5.1.1. Na área de marketing5.1.2. Na área de produção5.1.2. Na área de produção5.1.3. Na área de organização5.1.3. Na área de organização5.2. Descobrir os problemas que a 5.2. Descobrir os problemas que a empresa temempresa tem5.3. Descobrir como os custos por 5.3. Descobrir como os custos por unidade são calculados e usadosunidade são calculados e usados5.4 Analisar o sistema de controle de 5.4 Analisar o sistema de controle de custoscustos

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SISTEMAS DE CONTROLE DO ORÇAMENTOSISTEMAS DE CONTROLE DO ORÇAMENTO

A comparação dos resultados com os A comparação dos resultados com os efetivamente atingidos proporciona elementos efetivamente atingidos proporciona elementos para reavaliação do planejamento. Um ambiente para reavaliação do planejamento. Um ambiente favorável ao controle depende, obviamente, de favorável ao controle depende, obviamente, de que os objetivos e metas sejam, primeiramente que os objetivos e metas sejam, primeiramente bem claros e aceitos pela entidade como um bem claros e aceitos pela entidade como um todo. Em segundo lugar, é preciso que a estrutura todo. Em segundo lugar, é preciso que a estrutura da mesma permita a adequada atribuição de da mesma permita a adequada atribuição de responsabilidades e finalmente, que os responsabilidades e finalmente, que os mecanismos de apreensão e evidenciação dos mecanismos de apreensão e evidenciação dos fatos planejados e reais sejam de tal forma que fatos planejados e reais sejam de tal forma que assegurem a fidelidade de tais dados, assegurem a fidelidade de tais dados, logicamente acompanhados da própria logicamente acompanhados da própria segregação de funções.segregação de funções.

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SISTEMAS DE CONTROLE DO ORÇAMENTOSISTEMAS DE CONTROLE DO ORÇAMENTO

São requisitos básicos para um bom sistema de São requisitos básicos para um bom sistema de controle, que as funções e responsabilidades controle, que as funções e responsabilidades sejam adequadamente definidas; que a captação sejam adequadamente definidas; que a captação dos fatores pertinentes seja fidedigna; Que a dos fatores pertinentes seja fidedigna; Que a demonstração das informações geradas seja de demonstração das informações geradas seja de tal maneira a ressaltar o que é importante. O tal maneira a ressaltar o que é importante. O controle deve chamar atenção para aquilo que controle deve chamar atenção para aquilo que merece reavaliação, consoante que está, merece reavaliação, consoante que está, planificado.planificado.

Temos que ter em mente que um sistema de Temos que ter em mente que um sistema de controle já existente ou a ser implantado deve controle já existente ou a ser implantado deve atender alguns procedimentos e princípios gerais.atender alguns procedimentos e princípios gerais.

Em se tratando de empresas já em Em se tratando de empresas já em funcionamento com controles existentes funcionamento com controles existentes necessário se faz que algumas etapas sejam necessário se faz que algumas etapas sejam observadas, que são:observadas, que são:

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CONHECER A EMPRESACONHECER A EMPRESA

Isso implica em que pelo menos três Isso implica em que pelo menos três áreas devem ser consideradas em áreas devem ser consideradas em detalhes, são elas: Marketing, detalhes, são elas: Marketing, Produção e Organização.Produção e Organização.

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NA ÁREA DE MARKETINGNA ÁREA DE MARKETING

Os principais produtos vendidos, Os principais produtos vendidos, incluindo natureza física, volume de incluindo natureza física, volume de vendas e meios de distribuição;vendas e meios de distribuição;

Fatores que determinam o total do Fatores que determinam o total do mercado e a quota da companhia mercado e a quota da companhia naquele mercado;naquele mercado;

Decisão sobre preçosDecisão sobre preços Composição das vendas;Composição das vendas; Alteração do modelo de produto;Alteração do modelo de produto; Despesas de venda por tipo de despesa.Despesas de venda por tipo de despesa.

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NA ÁREA DE PRODUÇÃONA ÁREA DE PRODUÇÃO Principais produtos fabricados e o valor Principais produtos fabricados e o valor

acrescido;acrescido; Processo de produção;Processo de produção; Montante dos custos diretos de materiais Montante dos custos diretos de materiais

e até que ponto esses custos são e até que ponto esses custos são controláveis;controláveis;

Montante de despesas com mão-de-obra Montante de despesas com mão-de-obra direta até que pontos padrões de direta até que pontos padrões de engenharia industrial são (ou podem ser) engenharia industrial são (ou podem ser) usados e as restrições sobre sua usados e as restrições sobre sua variabilidade;variabilidade;

O montante e a natureza dos custos O montante e a natureza dos custos indiretos da fabricação.indiretos da fabricação.

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NA ÁREA DE ORGANIZAÇÃONA ÁREA DE ORGANIZAÇÃO

A natureza de organização e as A natureza de organização e as decisões feitas em cada nível;decisões feitas em cada nível;

A competência do pessoal de A competência do pessoal de contabilidade;contabilidade;

A competência do outro pessoal A competência do outro pessoal chave;chave;

A natureza das atividades de pesquisa A natureza das atividades de pesquisa e a quantidade de dinheiro gasto e a quantidade de dinheiro gasto nesta área;nesta área;

O montante de dinheiro gasto com as O montante de dinheiro gasto com as funções administrativas e staff, por funções administrativas e staff, por tipo de atividade.tipo de atividade.

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DESCOBRIR OS PROBLEMAS DESCOBRIR OS PROBLEMAS QUE A EMPRESA TEMQUE A EMPRESA TEM

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DESCOBRIR COMO OS CUSTOS DESCOBRIR COMO OS CUSTOS POR UNIDADE SÃO POR UNIDADE SÃO

CALCULADOS E USADOSCALCULADOS E USADOS

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ANALISAR O SISTEMA DE CONTROLE DE CUSTOSANALISAR O SISTEMA DE CONTROLE DE CUSTOS

Nessa abordagem a respeito do controle de Nessa abordagem a respeito do controle de custos é necessário enfatizar que os custos custos é necessário enfatizar que os custos somente podem ser controlados somente podem ser controlados efetivamente, através de um planejamento efetivamente, através de um planejamento adequado, de esforços continuados e um adequado, de esforços continuados e um bem projetado sistema de controle. O bem projetado sistema de controle. O controle de custos é uma responsabilidade controle de custos é uma responsabilidade de linha que tende a se tornar mais eficaz de linha que tende a se tornar mais eficaz na medida em que a administração de linha na medida em que a administração de linha tenha instrumentos de controle com a sua tenha instrumentos de controle com a sua responsabilidade definida.responsabilidade definida.

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6. 6. FORMULÁRIOS PARA FORMULÁRIOS PARA

CONTROLECONTROLE

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Quadro A:Quadro A:Comparativo da Receita com Vendas:Comparativo da Receita com Vendas: Mês: Mês: ______________________________________________________

M.Interno Volume Preço Médio Variações em R$ Linha Orçado Realizado Orçado Realizado Orçado Realizado

Total:

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Em resumo, faríamos todos os Em resumo, faríamos todos os quadros comparativos seguindo a quadros comparativos seguindo a ordem dos quadros planejados. ordem dos quadros planejados. Haveria quadros para produção, Haveria quadros para produção, consumo, despesas administrativas e consumo, despesas administrativas e despesas financeiras líquidas.despesas financeiras líquidas.

Todos comparando Orçado x Todos comparando Orçado x Realizado.Realizado.

Também como instrumento principal Também como instrumento principal de controle, faríamos um quadro de controle, faríamos um quadro comparativo do resultado.comparativo do resultado.

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7. O SUCESSO DE UM BOM 7. O SUCESSO DE UM BOM CONTROLE ORÇAMENTÁRIOCONTROLE ORÇAMENTÁRIO

7.1. vantagens e limitações do 7.1. vantagens e limitações do orçamentoorçamento

7.1.1. Vantagens7.1.1. Vantagens7.1.2. Limitações7.1.2. Limitações

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SUCESSO DE UM BOM SUCESSO DE UM BOM CONTROLE ORÇAMENTÁRIOCONTROLE ORÇAMENTÁRIO

Como já vimos nas abordagens dos Como já vimos nas abordagens dos itens anteriores um orçamento se itens anteriores um orçamento se fundamenta por um planejamento fundamenta por um planejamento adequado e estruturado, e se adequado e estruturado, e se completa pelo próprio sistema de completa pelo próprio sistema de controle. Maior ou menor controle é controle. Maior ou menor controle é determinado pelo detalhamento a determinado pelo detalhamento a que se quer chegar.que se quer chegar.

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VANTAGENSVANTAGENS A utilização de um sistema orçamentário, entendido aqui A utilização de um sistema orçamentário, entendido aqui

como um plano abrangendo todo o conjunto das como um plano abrangendo todo o conjunto das operações anuais de uma empresa, através da operações anuais de uma empresa, através da formalização do desempenho dessas importantes funções formalização do desempenho dessas importantes funções administrativas gerais, oferecem inúmeras vantagens que administrativas gerais, oferecem inúmeras vantagens que decorrem diretamente dessa formalização:decorrem diretamente dessa formalização:

Através da sistematização do processo de planejamento e Através da sistematização do processo de planejamento e controle, graças ao uso de orçamentos, isto introduz o controle, graças ao uso de orçamentos, isto introduz o hábito do exame prévio e cuidadoso de “todos” os fatores hábito do exame prévio e cuidadoso de “todos” os fatores antes da tomada de decisões importantes, além de antes da tomada de decisões importantes, além de obrigar a administração da empresa a dedicar atenção obrigar a administração da empresa a dedicar atenção adequada e oportuna aos efeitos eventualmente adequada e oportuna aos efeitos eventualmente causados pelo surgimento de novas condições externas.causados pelo surgimento de novas condições externas.

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VANTAGENSVANTAGENS Por meio de uma integração de diversos orçamentos Por meio de uma integração de diversos orçamentos

parciais num orçamento global (ou seja, para as parciais num orçamento global (ou seja, para as operações de toda a empresa em dado período), operações de toda a empresa em dado período), este sistema de planejamento força todos os este sistema de planejamento força todos os membros da administração a fazerem planos de membros da administração a fazerem planos de acordo com os planos de outras unidades da acordo com os planos de outras unidades da empresa, aumentando o seu grau de participação na empresa, aumentando o seu grau de participação na fixação de objetivos, mesmo que não sejam os mais fixação de objetivos, mesmo que não sejam os mais altos objetivos da empresa, mas sim na medida do altos objetivos da empresa, mas sim na medida do alcance de sua autoridade.alcance de sua autoridade.

Obriga os administradores a quantificarem e Obriga os administradores a quantificarem e datarem as atividades pelas quais serão datarem as atividades pelas quais serão responsáveis, em lugar de se limitarem a responsáveis, em lugar de se limitarem a compromissos com metas ou alvos vagos e compromissos com metas ou alvos vagos e imprecisos.imprecisos.

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VANTAGENSVANTAGENS Reduz o envolvimento dos altos administradores Reduz o envolvimento dos altos administradores

com as operações diárias, através da delegação de com as operações diárias, através da delegação de poderes e de autoridade que se refletem nos poderes e de autoridade que se refletem nos orçamentos das diferentes unidades operacionais.orçamentos das diferentes unidades operacionais.

Identifica os pontos de eficiência ou ineficiência no Identifica os pontos de eficiência ou ineficiência no desempenho das unidades da empresa e permite desempenho das unidades da empresa e permite acompanhar em que termos está havendo acompanhar em que termos está havendo progresso no sentido da consecução dos objetivos progresso no sentido da consecução dos objetivos gerais e parciais da empresa.gerais e parciais da empresa.

Finalmente, a preparação de um orçamento para Finalmente, a preparação de um orçamento para toda a empresa tende a melhorar a utilização dos toda a empresa tende a melhorar a utilização dos recursos a ela disponíveis, bem como ajustá-los às recursos a ela disponíveis, bem como ajustá-los às atividades consideradas prioritárias, para que atividades consideradas prioritárias, para que sejam alcançados os seus objetivos.sejam alcançados os seus objetivos.

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LIMITAÇÕESLIMITAÇÕES

Os dados contidos nos orçamentos não passam de Os dados contidos nos orçamentos não passam de

estimativas, estando assim sujeito a erros maiores ou estimativas, estando assim sujeito a erros maiores ou

menores, segundo a sofisticação do processo de menores, segundo a sofisticação do processo de

estimação e a própria incerteza inerente ao ramo de estimação e a própria incerteza inerente ao ramo de

operações da empresa. Entretanto, se a finalidade é operações da empresa. Entretanto, se a finalidade é

planejar, nada pode ser feito para eliminar planejar, nada pode ser feito para eliminar

inteiramente qualquer margem de erro. Afinal de inteiramente qualquer margem de erro. Afinal de

contas, é melhor planejar com consciência do erro que contas, é melhor planejar com consciência do erro que

possa estar sendo cometido do que simplesmente possa estar sendo cometido do que simplesmente

admitir o futuro como incerto e não fazer preparativos admitir o futuro como incerto e não fazer preparativos

para enfrentá-lo.para enfrentá-lo.

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LIMITAÇÕESLIMITAÇÕES

O custo do sistema. É claro que esta técnica O custo do sistema. É claro que esta técnica

não pode ser usada com a mesma não pode ser usada com a mesma

intensidade e complexidade por empresas de intensidade e complexidade por empresas de

todos os tamanhos, ou seja, nem todas as todos os tamanhos, ou seja, nem todas as

empresas contam com os recursos empresas contam com os recursos

necessários para contratar pessoal necessários para contratar pessoal

especializado em supervisão de orçamento e especializado em supervisão de orçamento e

desviar tempo do pessoal de linha para desviar tempo do pessoal de linha para

planejar e elaborar orçamentos.planejar e elaborar orçamentos.

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LIMITAÇÕESLIMITAÇÕES

O uso de um sistema desta natureza ajusta-O uso de um sistema desta natureza ajusta-

se melhor a uma dada filosofia e a um certo se melhor a uma dada filosofia e a um certo

estilo de administração (com participação) estilo de administração (com participação)

que talvez não sejam aceitáveis em algumas que talvez não sejam aceitáveis em algumas

empresas. Na empresa com administração empresas. Na empresa com administração

de caráter excessivamente autoritário, não de caráter excessivamente autoritário, não

recomendamos o emprego desta técnica em recomendamos o emprego desta técnica em

suas ramificações de controle e suas ramificações de controle e

responsabilidade.responsabilidade.