Organizao de Eventos

Formao Pedaggica Inicial para FormadoresCarla Vanessa Rebelo Cunha Silva

Organizao de EventosPlaneamento Estratgico para Eventos1 grande passo para a produo de um evento;Antes de qualquer ao necessrio traar um perfil detalhado de tudo o que se pretende com o evento e de tudo o que necessrio para a sua realizao.

Importncia do Planeamento Estratgico para EventosCircuito do Processo de PlaneamentoEtapas da Organizao de EventosDefinir de forma clara e precisa qual o objetivo do evento;Controlar a amplitude que se quer atingir;Exemplos de objetivos: Lanamento de um novo produto / marca / empresa;Apresentao institucional de uma empresa.1. ObjetivosEtapas da Organizao de EventosIdentificar e selecionar o pblico de interesse;Perceber as suas necessidades, interesse e expetativas;Definir o nmero de pessoas a atingir.2. Pblico-Alvo

A identificao e conhecimento do pblico-alvo torna todas as decises do planeamento do evento mais claras.Etapas da Organizao de EventosVerificar e analisar o oramento disponvel;Estabelecer um oramento bsico e definir o grau de flexibilidade.3. Oramento disponvel

A verificao do oramento permite distribuir as verbas pelas atividades a incluir no oramento.Etapas da Organizao de EventosAps definio de finalidades e oramento deve-se optar pela melhor estratgia de execuo do evento (micro);Essa estratgia definida j no mbito de uma estratgia mais geral (macro) do evento.4. Estratgia do Evento

A estratgia o meio que nos permite atingir osobjectivos gerais do evento.Etapas da Organizao de EventosA definio do tema implica escolha dos meios de divulgao do evento, escolha do local, pblico-alvo, potenciais patrocinadores, convites;O tema principal dever ser curto, objectivo, claro e ter impacto. 5. Definio do Tema

A definio do tema ajuda a orientar todas asdecises seguintes.Etapas da Organizao de EventosEtapas para definio da data: (1) melhor altura para a realizao; (2) verificar aspectos como feriados, eventos concorrentes, pocas altas e baixas, datas comemorativas; (3) identificar dias da semana mais adequados;A par da data, a escolha dos melhor horrio fundamental. Deve-se j prever eventuais atrasos.6. Data e Local

A escolha de uma m data/hora para a realizao do evento pode causar o INSUCESSO do mesmo!Etapas da Organizao de EventosDefinio do programa provisrio vs definitivo; interno vs externo;Definio do programa geral: horrios, interrupes, refeies, durao, contedo, espectculos/animao.7. Programa

Deve ter-se em conta que o programa o mapa que orientar o participante ao longo de todo o evento. Se esse mapa no existe ou est mal construdo as dvidas sero maiores sero defraudadas as expectativas dos participantes.Etapas da Organizao de EventosRecursos Financeiros:Capital disponvel;Despesas a efetuar;Fontes de financiamento: subsdios pblicos, doaes de entidades privadas, contribuies particulares, programas especiais, venda de bilhetes, patrocnio, mecenato.8. Afetao dos Recursos FinanceirosEtapas da Organizao de EventosRecursos Humanos:Determinar necessidade de pessoal;Analisar e descrever funes;Definir polticas e procedimentos;Elaborar oramento;Efectuar recrutamento e seleco;Formar equipa;Supervisionar e avaliar desempenho.8. Afetao dos Recursos FinanceirosEtapas da Organizao de EventosRecursos Fsicos, Materiais e Servios:Infraestruturas;Equipamentos diversos;Servios diversos: catering, audiovisuais, decorao, etc;Servios de apoio: abastecimento, limpeza.8. Afetao dos Recursos FinanceirosEtapas da Organizao de EventosRecursos Legais e de Risco:Contratos;Registo de marcas;Segurana;Servios de emergncia.8. Afetao dos Recursos Financeiros

Um levantamento exaustivo dos recursos a necessitar para cada evento revela-se uma etapa fundamental no processo de planeamento.Etapas da Organizao de EventosNecessidade de transmitir a informao sobre o evento aos colaboradores envolvidos no planeamento, execuo e controlo;Envolvidos: colaboradores da empresa, hospedeiros de eventos, fornecedores de servios.9. Reunir os envolvidos

Etapas da Organizao de EventosEsta fase envolve a contratao de todos os servios necessrios realizao do evento:Catering: escolher a empresa, definir tipos de refeies, formatos de servio (sentado, volante, buffet), menus, horrios, n de pessoas para o servio.10. Contratao de Servios

Etapas da Organizao de EventosAnimao: artistas circenses (andas, malabaristas, mimos, palhaos, trapzio), Dj, msica ao vivo.

10. Contratao de Servios

Etapas da Organizao de EventosDecorao: escolha de local (quente/fresco; aberto/fechado; localizao/histria); tipo de evento (oficial, formal, informal), durao do evento (tipo de materiais a utilizar).10. Contratao de Servios

Etapas da Organizao de EventosFilmagem e fotografia.10. Contratao de Servios

Etapas da Organizao de EventosVarivel do marketing utilizada para divulgar/promover o evento: imagem a criar, mensagem a transmitir, posicionamento do evento;Apostar num bom levantamento de meios nacionais, regionais e locais;Utilizar instrumentos de divulgao como o press-release e o convite;11. Estratgia de ComunicaoEtapas da Organizao de EventosPreparar sempre um Kit de Imprensa que fornea todas as informaes necessrias sobre o evento;A mensagem do evento deve sempre ser clara, concisa, correcta, completa.11. Estratgia de Comunicao

A escolha da estratgia de comunicao ditar o sucesso ou insucesso do evento.Etapas da Organizao de EventosClassificar e ordenar de forma lgica as actividades a desempenhar;Atribuir responsabilidades e tarefas;Fixar alternativas possveis no caso de sucederem falhas;Preparar sistema de registo de visitantes, elaborar cronograma geral do evento, checklists, dirio de gesto de espao.12. Planeamento LogsticoEtapas da Organizao de EventosVerificar o indicar o investimento total previsto para o evento;Aps definio clara de toadas as actividades deve-se elaborar novo oramento mais preciso e real comparando-o com o preestabelecido e proceder a ajustes.12. Novo Oramento

Etapas da Organizao de EventosFase fundamental do planeamento, muitas vezes esquecida;Permite fazer um balano construtivo do evento;Identifica erros cometidos e aspectos positivos;Informao fundamental para a realizao dos prximos eventos.13. AvaliaoEm Suma:O planeamento do evento dever responder s seguintes questes:O que (natureza do projecto);Por que (origem);Para que (objectivos);Onde (Local);Como (actividades, planeamento logsticos, metodologia);

Em Suma:O planeamento do evento dever responder s seguintes questes:Quando (calendarizao);A quem (pblico-alvo);Quem (entidade anfitri, organizadora, colaboradores);Com que (recursos materiais, financeiros).

Questionrio de Avaliao dos FormandosResponda verdadeiro ou falso O Planeamento estratgico para eventos o 1 grande passo para a produo de um evento.

As etapas da organizao de eventos so 12.

A contratao de servios pode abranger 5 categorias.VerdadeiroFalsoVerdadeiro