Organizaçaoe Manutençao

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  • 7/23/2019 Organizaaoe Manutenao

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    Aluno: Ruben SilvaProfessor: Rui Bandeira

    Arquivo: Organizao e Manuteno

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    ndice

    Introduo--------------------------------------------------------------- Pg.2Controlo de ra!os---------------------------------------------------- g."Agregao de do#u$entos e%ternos e internos---------------- g."&%ortao de infor$ao------------------------------------------- g."Restrio de a#esso aos do#u$entos----------------------------- g.'(e#anis$os de alertas e noti)#a*es---------------------------- g.'Con#luso---------------------------------------------------------------- g.+

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    Introduo

    &ste trabal,o surgiu no $bito da dis#ilina de esto de Progra$as e

    Pro/e#tos 0esortivos ue le##ionada no 23 ano do #urso de gestodesortiva e ue te$ #o$o )nalidade a re4e%o da seguinte uesto:

    5un#ionalidades de u$ siste$a de gesto do#u$ental

    5oi neste #onte%to ue surgiu a ideia de reali!ar u$ trabal,o uee%e$li)ue tudo o ue este/a ligado dire#ta$ente #o$ as fun#ionalidadesde u$ siste$a de gesto do#u$ental.

    6 ob/e#tivo deste trabal,o /usta$ente aresentar alguns desses itens:

    Controlo de Pra!os7 agregao de do#u$entos e%ternos e internos

    8ro#esso97 e%ortao de infor$ao7 restrio de a#esso a do#u$entos e$e#anis$os de alerta e noti)#a*es.

    u$ trabal,o ue reuer $uita esuisa $as u$a $ais-valia ara todosos ue seguire$ estas infor$a*es ris#a no$eada$ente as e$resas.

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    Aruivos o #on/unto de do#u$entos re#ebidos e e%edidos or u$a entidade7 node#orrer das suas fun*es.&%iste$ dois $todos de aruivo:-Aruivo &le#tr;ni#o-Aruivo e$ astasA$bos os $todos de aruivo t =o se o#ua esao> seguro>

    rido> Possibilita traduo $ais f#il ara os do#u$entos> Per$ite fa#ilitar a artil,a e envio de do#u$entos> Custos $enos elevados: esao7 $aterial7 re#ursos ,u$anos7 te$o> &)##ia e e)#i 5#il a#esso> 5a#ilidade e$ deter$inar a#essos ? infor$ao> Possibilita a #onsulta ? distn#ia> 5a#ilita a $obilidade.

    Desvantagens

    Segurana> Custo do investi$ento ini#ial no $aterial infor$ti#o> Possibilidade de di$inuir ostos de trabal,o> Custos de $anuteno de $aterial> 0eend 5a#ilidade da er#a de dados> =e#essidade de do$inar e #on,e#er as novas te#nologias> 0i)#uldade de utili!ar os siste$as e$ rede uando , fal,as

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    Aruivos e$ astasVantagens

    organi!ado Aruivar s; o ue ne#essrio> 5#il de transortar 8se euena uantidade9> seguro> 5#il de $anusear e #onsultar infor$ao se estiver be$ organi!ado> &li$ina a barreira do no do$@nio das novas te#nologias> 0o#u$entos autenti#ados ue ode$ fa!er rova do are#er de

    algu$> Atra#tividade ini#ial de ne#essitar de ou#o te$o e esforo> Atra#tivos ara ra$os de a#tividade e$ ue a do#u$entao

    utili!ada #essa ou#a e%ressividade> 5#il e si$les.

    Desvantagens

    0urabilidade> 0i)#uldade de transortar 8se grande uantidade9> =o u$a $edida a$iga do a$biente> 6#ua $uito esao f@si#o> Custos elevados #o$ esao ara ar$a!ena$ento> Su/eito a #ondi*es #li$ti#as> Su/eito a roubo> Consulta e%#lusiva no te$o> Possibilidade de falsi)#ar do#u$entos> A#ess@vel a vrias essoas7 tornando-se f#il restringir o a#esso> Custo $ais elevado> 0ifi#uldade de unifor$i!ar #ritrios de #lassifi#ao> Possibilidade de en#ontrar do#u$entos eleg@veis.

    Classi)#ao de aruivoQuanto ao uso

    6s do#u$entos durante o seu #i#lo vital assa$ or trsfases:

    Arquivo corrente - auele onde so aruivados os do#u$entos #o$utili!a*es $ais freuentes.

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    Arquivo intermdio =este so aruivados aueles e$ fase transit;ria7ue / no so utili!ados #o$ $uita freu

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    D

    )a"itualmente o documento escrito% este pode tam"m teroutro suporte material alm do papel * registo em disquete%+D% pen% micro&lme% etc#

    5un*es do 0o#u$ento

    ,epresentao de um 'acto ou situao# +onservao -su"siste posteriormente ao 'acto que l.e deu

    origem/#

    Classi)#ao dos do#u$entosDocumentos de transmisso8infor$ao a trans$itir9

    =otas de en#o$enda7 guias de re$essa7 fa#tura...

    Documentos de posio8infor$ao a #onservar9

    5i#,as de #lientes e forne#edores7 #ontas-#orrentes7 do#u$entos deregistos #ontabil@sti#osE

    6 aruivo e a infor$aoAs e$resas t

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    4ocal destinado conservao e guarda de documentosdevidamente classi&cados e ordenados3

    0nidade de servio administrativo especializado cu1a missoconsiste em rece"er% classi&car% guardar e emprestardocumentos# 5este sentido o arquivo 'unciona como a

    mem(ria organizada da instituio que serve#

    5un*es do aruivo

    $rdenao da documentao: $ediante a re#ol,a7 registo e#lassi)#ao dos do#u$entos>

    Despac.o: forne#e os do#u$entos soli#itados #o$ raide! ara osdiversos servios7 ? $edida ue a do#u$entao se vaidesa#tuali!ando

    +onservao da documentao: no s; $ediante a utili!ao deeuia$ento adeuado 8ar$rios7 )#,eiros7 et#.97 #o$o ta$b$7roor#ionando #ondi*es a$bientais ideais de for$a a no sedani)#are$ os suortes 8sob a a#o da ,u$idade7 #alor e frio7in#id

    G freu

    G osio dos do#u$entos>

    Ao grau de infor$ati!ao.

    Classi)#ao dos aruivosuanto ? for$a de organi!ao

    +entralizados nas euenas e $dias e$resas7 o aruivoen#ontra-se nor$al$ente #entrali!ado nu$ Hni#o se#tor7 #o$u$ aosvrios dearta$entos.

    Descentralizados =as grandes e$resas7 #ada

    se#tordearta$ento te$ u$ aruivo r;rio7 ,avendo ou noduli#ados ou a#esso infor$ti#o da arte da ad$inistraogesto.

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    istos- #o$binao dos dois siste$as#

    Classi)#ao dos aruivosuanto ? freu

    6emiactivos di!e$ reseito aos do#u$entos #o$ bai%o @ndi#e de#onsulta7 ou de #onsulta eri;di#a.

    Inactivos ou mortos #ont

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    ,otativos - os do#u$entos so resos a u$ siste$a ue roda e$torno de u$ ei%o 8verti#al ou ,ori!ontal9. Pode ser #o$binado #o$ oaruivo susenso7 sendo neste #aso nor$al$ente guardado e$ar$rio r;rio.

    Classi)#ao dos aruivosuanto ao n@vel deinfor$ati!ao

    5o in'ormatizados ou tradicionais3 ;arcial ou totalmente in'ormatizados

    A infor$ao #,ega ? e$resas vei#ulada de for$as $uito variadas: #orreionor$al7 e-$ail7 fa%7 i$agens e$ v@deo ou )%as7 $ensagens udio7 et#.

    M tend

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    1Q

    !ipos de documentao

    A do#u$entao ue se entrega ao #liente divide-se #lara$ente e$duas #ategorias7 interna e e%terna:

    Interna: auela ue se #ria no $es$o #;digo7 / ode ser e$for$a de #o$entrios ou de aruivos de infor$ao dentro daali#ao.

    E notariais7 de$inistrios7 de es#olas7 de entidades ad$inistrativas variadas soindisensveis ara a rote#o da roriedade e outros direitoslegais dos #idados9

    - Aruivos e$resariais

    - Aruivos de fa$@lia ou rivados

    - Aruivos e#lesisti#os

    !ipos de arquivos-quanto permanncia dos documentos/:

    - Aruivos #orrentes ou ad$inistrativos 8assegura$ o fun#iona$entodas Institui*es e a ali#ao dos direitos legais e das ol@ti#asinstitu#ionais e overna$entais9

    - Aruivos inter$dios 8#ont

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    - Aruivos digitais

    As unidades aruivistas:Constituio7 ordenao e tio;rocessos * 0e)ne$-se #o$o #on/untos de do#u$entos #onstitu@dos or#orresond=as reas fun#ionais da #ontabilidade e essoal as uais t?=as fun*es )$ de u$a instituio uando o ro#esso de u$a deter$inada srieno te$ segui$ento ou uando a do#u$entao ue #orresonde ? #ole#one#essite de ser alterada eventual$ente.

    Dossier * Con/unto de do#u$entos reunidos ara u$ deter$inado )$ sendonor$al$ente #onstitu@dos or #;ias de artigos de revistas7 artes de livros7legislao ou estudos t#ni#os no tendo valor ad$inistrativo. &stes tios dedo#u$entos so nor$al$ente utili!ados elo essoal do servio.

    6rie * &ntende-se or srie u$ #on/unto de do#u$entos si$les ou #o$ostos

    aos uais fora$ dados7 original$ente u$a ordenao seuen#ial7 e$ #on#ordn#ia#o$ u$ siste$a de re#uerao da infor$ao. &stes deve$ #orresonder aoe%er#@#io de u$a $es$a a#tividade ou funo7 dentro da $es$a rea de a#tuao.

    6u"srie * Refere-se a u$a subdiviso da srie deter$inada ela sua organi!aoini#ial7 #orresondendo ?s $es$as fases do ro#esso7 a subdivis*es siste$ti#as deu$ assunto7 a tiologias do#u$entais ou a do#u$entos #o$ ne#essidades dea#ondi#iona$ento r;rios.

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    ransfer

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    5aa a#o$an,ar a do#u$entao #o$ o original da uia de In#ororaodevida$ente reen#,ido e o Auto da &ntrega>

    Por )$ e deois de veri)#ada a do#u$entao elo SIAP7 ser enviadou$ e%e$lar7 devida$ente assinado e datado7 da uia de In#ororaoenviada e do rese#tivo Auto de &ntrega.

    +oncluso

    Co$o vi$os7 este trabal,o resultado de u$ estudo $inu#ioso ue e%igiu7no de#orrer do $es$o $uita anlise7 s@ntese e re4e%o.

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    O$a das vantagens ofere#idas e ue #onsidero a $ais i$ortante foi o

    #on,e#i$ento ue tive a reseito das fun#ionalidades de u$ siste$a de

    gesto do#u$ental7 visto ue gosto bastante do ue este/a rela#ionado #o$

    a gesto do#u$ental7 tornou-se assi$ $uito $ais f#il e interessante a

    abordage$ do $es$o.

    Con#lui #o$ este trabal,o alguns dos itens ue no er#ebia$uito7 a#u$ulando assi$ $ais alguns #on,e#i$entos7 )uei a saberrofunda$ente detal,ada$ente o #ontrolo de ra!os7 assi$ #o$o aagregao de do#u$entos e%ternos e internos7 e%ortao de infor$ao7restrio de a#esso a do#u$entos e or )$ $e#anis$os de alerta enoti)#a*es.

    u$ trabal,o ue reuer $uita esuisa $as no )nal obte$os grandesinfor$a*es ara ali#ar$os no s; no resente $as ta$b$ no futuro.

    =a $in,a oinio toda a so#iedade devia de estar a#tuali!ada segundoestas infor$a*es7 reuer $uita esuisa $as u$a $atria f#il deassi$ilar ou arender ue seguida #orre#ta$ente fa! toda a diferena eode a/udar $uitas e$resas e$ todos os ase#tos.

    MODULO 8

    Arquivo: Organizao e manuteno

    Arquivo: Conceitos Fundamentais Conceito! "un#es e caracteristicas do arquivo $i%o&ogia da documentao interna e e'terna( )rocessos!registos!co&e#es e dossies tem*ticos + As unidades arquivistas : Constituio ! ordenao e ti%o $rans"er,ncia-incor%orao de documentos