Unidade 1

Organização, Sistemas e Métodos

Prof. Jorge Araujo

Unidade 1 2

Introdução ao Estudo de O S M

O novo conceito de OSM é o desenvolvimento organi-zacional, que envolve a atuação do profissional como consultor em planos estratégicos, projetos de mudança organizacional, gestão de negócios, qualidade total e educação empresarial.

O novo O&M assume forma virtual, ligando-se diretamen-te ao ambiente da TI (Tecnologia da Informação. Neste ambiente, a Intranet, Internet, GED, sistemas workflow, CRM, formulários eletrônicos, B2B e outros, dão suporte a tomada de decisão.

Unidade 1 3

Denominações usuais de OSM

Organização, Métodos e Qualidade

Organização e Métodos

Modernização Administrativa

Análise Sistemas e Informações

Desenvolvimento Organizacional

Organização, Sistemas, Métodos e Informações

Planejamento e Métodos

Sistemas Administrativos

Análise Administrativa

Unidade 1 4

OSM é ...

Racionalização Administrativa e Operacional Criatividade Processo de Melhoria Contínua Luta contra os Desperdícios Simplificação do fluxo de trabalho Aumento da produtividade Ferramenta de competitividade Mudança de paradigmas Identificação dos problemas e busca soluções Estudos de ambiência / Estresse Treinamento de usuários / novas tecnologias Planejamento Estratégico Modernidade Organizacional e Sistêmica

Unidade 1 5

Objetivos Básicos de OSM

Racionalizar os processos administrativos e operacionais Processar a análise funcional/estrutural (“downsizing”) Identificar os pontos críticos e falhos da empresa (soluções) Processar a sinergia interdepartamental Sensibilizar os ativos intelectuais para a importância dos clientes Estimular a criação de Círculos de Controle de Qualidade Buscar a padronização de métodos e procedimentos (ISO

9000/14000) Minimizar os custos com a documentação Criar meios para agilizar e eliminar os ruídos das comunicações Possibilitar a troca de experiências (“Benchmarking”)

Unidade 1 6

Perfil Profissional

Conhecimentos especializados

Pesquisador

Facilidade de relacionamento humano

Versalidade e visão empresarial

Poder de criatividade

Capacidade de análise e síntese

Paciência e perseverança

Boa percepção

Reputação profissional

Unidade 1 7

O Ambiente de Trabalho

SISTEMAS INTERNOS SISTEMAS EXTERNOSCOORDENAÇÃO

ANALISTA DE OSMNÍVEL DE DECISÃO

PLANOS ESTRATÉGICOS

NÍVEL DE GESTÃOADEQUAÇÃO DOS MEIOS

NÍVEL DE EXECUÇÃOBUSCA DE RESULTADOS

COLETA DADOS

PROCESSAMENTO

(Análise)

RESULTADOS

Unidade 1 8

Fatores para Ação do Analista

Um Analista de OSM para fazer o que?

EVOLUÇÃO TECNOLÓGICA

MEIO AMBIENTE (Política, social, Econômico)

GLOBALIZAÇÃO (Competitividade)

SOLITAÇÃOSOBREVIVÊNCIA CLIENTES

Unidade 1 9

PosiçãoEstrutural do Órgão

A unidade de OSM deverá ficar posicionada o mais próximo possível da maior autoridade decisória da empresa.

PRESIDÊNCIA

ADMINISTRAÇÃO PRODUÇÃO MARKETING

O S M

Unidade 1 10

Cronograma

ConceitoCronograma é um gráfico que procura demonstrar o início e o término das diversas fases de um processo operacional, dentro das faixas de tempo previamente determinadas, possibilitando acompanhar e controlar a execução planejada.

Objetivos Permitir controlar o tempo de execução de cada atividade; Permitir visualizar qual a fase que está terminando e qual a que

deve ser iniciada; Possibilitar um melhor aproveitamento do tempo disponível e

uma diminuição de interrupções.

Unidade 1 11

Cronograma

.

Unidade 1 12

O Processo deMudança

1ª FaseA Mudança Pessoal (Eu quero e irei conseguir)

2ª FaseA Iniciativa da Empresa (Ela quer e irá conseguir)

3ª Fase A Mudança Propriamente Dita (Nós queremos e iremos conseguir)

Unidade 1 13

Processo de MudançaOperacionalização

Não anunciar excelentes produtos / serviços antes de preparar os colaboradores para executá-los

Tratar igualmente os clientes internos e externos Desenvolver o relacionamento interpessoal Estabelecer programas de treinamento e desenvolvimento

de pessoal Divulgar sistematicamente as melhorias conquistadas Aperfeiçoar o sistema de recrutamento e seleção Fazer com que cada empregado tenha orgulho de

trabalhar na empresa

Unidade 1 14

Processo de MudançaDefinição dos Objetivos Básicos da Empresa

A empresa deve permanentemente, possuir e buscar o aperfeiçoamento de seus objetivos básicos, os quais servirão de guia referencial para a

condução de seus negócios:1. Qualidade2. Eficácia Organizacional3. Informações4. Desenvolvimento de Recursos Humanos5. Racionalização6. Efetividade7. Planejamento8. Custos9. Produtividade10. Decisão

Unidade 1 15

A Luta contra osDesperdícios

Desperdícios Visíveis (Só não vê quem não quer): excesso de reuniões; utilização “a vontade” dos veículos da empresa; ligações interurbanas sem controle; má utilização de energia elétrica;“ em caso de erro a culpa é do outro setor; altos índices de erros nas operações; retorno de garantia; retardamento nas decisões; conflitos pessoais; Iluminação inadequada.

Unidade 1 16

Desperdícios Invisíveis (Acontecem sem a percepção do executor, por incompetência ou preguiça mental):

excesso de burocracia; pagamento de multas e juros por ineficiência dos controles; demora no atendimento aos clientes; existência da “central de boatos” ; “bitolamento empresarial” não ouvindo os colaboradores; duplicidade de controles; falta de profissionalismo; má programação dos itens de estoque;Mau atendimento e uso indevido do telefone.

A Luta contra osDesperdícios

Unidade 1 17

Algumas “Armas” (ferramentas) para combater os Desperdícios:

Just In Time Seis SigmasAnálise e Distribuição do TrabalhoPrograma 5SAnálise e Distribuição do Espaço“call center”Raciocínio CartesianoPrograma de Qualidade TotalElaboração de Normas ProcedimentaisAnálise Funcional / EstruturalEstudo das Patologias Administrativas

A Luta contra osDesperdícios

Unidade 1 18

Fundamentos Básicos de OrganizaçãoReciclagem para o Estudo de OSM

Colaboradores da Administração Cientifica Funções Básicas da Organização Princípios Básicos de Organização Preceitos de Descartes Grupos Estruturais Básicos Centralização / Descentralização Tipos de Autoridade Departamentalização Patologias Organizacionais

Unidade 1 19

Colaboradores da Administração Cientifica

Taylor O homem treinado produz mais e com melhor qualidade; Qualquer trabalho necessita de planejamento; Co-participação entre o capital e trabalho – salários melhores

– aumento da produtividade; Introduziu o controle, para evitar o desperdício operacional; Inseriu, também , a supervisão funcional.

Unidade 1 20

Colaboradores da Administração Cientifica

Fayol Planejar

Prever, antecipadamente uma ação Organizar

É proceder a divisão do trabalho Comandar

É o poder de dirigir e se fazer obedecer Coordenar

Significa harmonizar esforços entre indivíduos e/ou unidades administrativas e operacionais

ControlarÉ avaliar os resultados de acordo com as metas estabelecidas

Unidade 1 21

Colaboradores da Administração Cientifica

Mc-Gregor

Teoria YO homem está permanentemente motivado para assumir

responsabilidades; tem iniciativa e não precisa ser comandado; está sempre preocupado com os problemas da empresa; gosta de participar das decisões e dirige seus esforços para os objetivos da organização, pois entende que o seu futuro dela depende.

Teoria XDentro do enfoque da Qualidade, sua contribuição, reside,

somente na teoria Y.

Unidade 1 22

Colaboradores da Administração Cientifica

MaslowHierarquia das Necessidades Humanas

Auto-RealizaçãoStatusSociais

SegurançaFisiológicas

Unidade 1 23

Funções Básicas da Organização

SegurançaPreocupa-se com os bens patrimoniais FinanceiraGerenciamento de capitais TécnicaCapacidade de gerenciar o processo produtivo ComercialEscoamento da produção ContábilFunção legal e de suporte para a tomada de decisões Administrativa (Fayol)Planejar, Organizar, Comandar, Coordenar e Controlar

Unidade 1 24

|Funções AdministrativasModernas

.

PLANEJAMENTO

ORGANIZAÇÃO

CONTROLEDIREÇÃO

COMANDAR COORDENAR TREINAR

QUAIS SÃO AS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS?

Unidade 1 25

Princípios Básicos de Organização

Divisão do TrabalhoCaracteriza-se pela decomposição das atividades dos órgãos

em tarefas e passos a serem executados pelos elementos humanos da organização de forma que o trabalho seja realizado, sem sobrecarga, com eficiência e eficácia.

CoordenaçãoConsiste em harmonizar os esforços de todos os setores e/ou

pessoas, processando a sinergia necessária a satisfação dos clientes

Alcance do Controle

Unidade 1 26

Sistemas de Controle

Sistema Atual

SistemaTradicionalENTRADA

Contato/Pedido do Cliente

PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO

Pedido do Cliente

SAÍDA

Produto ou Serviço

ENTRADA

Contato/Pedido do Cliente

PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO

Pedido do Cliente

SAÍDA

Produto ou Serviço

Unidade 1 27

Raciocínio Cartesiano(Preceitos de Descartes)

Princípio da EvidênciaNão aceitar nada como verdadeiro, enquanto não for conhecido como tal.

Princípio da AnáliseFracionar as dificuldades em tantas partes quantas forem necessárias, de modo a facilitar a sua compreensão.

Princípio da SíntesePensar ordenadamente, a partir dos fatos mais simples até chegar aos mais complexos.

Princípio da EnumeraçãoFazer enumerações tão completas e revisões tão detalhadas, de modo a certificar-se de que nada foi omitido.

Unidade 1 28

Grupos Estruturais Básicos

(DIREÇÃO)

DIRETORIA EXECUTIVA

(QUASE-FIM)

DEPARTAMENTO DE DISTRIBUIÇÃO

DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRAÇÃO

DEPARTAMENTO DE

PRODUÇÃO

(MEIO)(FIM)

Unidade 1 29

Centralização / DescentralizaçãoConcentração / Desconcentração

Poder de Decisão(Autoridade)

Área Geográfica(Localização)

- Centralização

- Descentralização

- Desconcentração

- Concentração

{{

Unidade 1 30

Tipos de Autoridade

DeliberativaEstabelece as políticas e diretrizes

ExecutivaFazer cumprir o que foi deliberado

FiscalVerificar, acompanhar e controlar os resultados

ConsultivaOferecer aconselhamento, apresentar sugestões

TécnicaOrienta e fiscaliza as operações

CoordenadoraArticular e harmonizar os esforços das aéreas sob sua coordenação

Unidade 1 31

DepartamentalizaçãoProcedimentos

DepartamentalizaçãoÉ uma forma de fracionar a estrutura organizacional, objetivando agrupar

atividades homogêneas que possuam uma mesma linha de ação. Visa fortalecer o desempenho funcional.

Procedimentos Agregação

Colocar “especialistas” numa mesma unidade de trabalho Controle

Agrupar as atividades de forma que possam ser facilmente supervisionadas

Unidade 1 32

DepartamentalizaçãoProcedimentos

CoordenaçãoAgrupamento de atividades correlatas e de objetivos comuns.

EnquadramentoAgrupamento das atividades de acordo com seu “grupo estrutural básico” (direção, fim, meio e quase-fim).

ProcessosAtividades mais relevantes que possuam objetivos comuns.

Unidade 1 33

DepartamentalizaçãoCritérios

⇌ Critério da QualidadeAtividades ligadas à geração da qualidade.

⇌ Critério da Direção SuperiorDirecionado à gestão dos negócios empresariais.

⇌ Critério FuncionalAtividades que possuem o mesmo propósito.

⇌ Critério de Produto e ServiçoDiretamente relacionada com os produtos e serviços.

⇌ Critério de Objetividade / ClientelaAtendimento exclusivo ao cliente externo.

Unidade 1 34

DepartamentalizaçãoCritérios

⇌ Critério GeográficoVisa atender a clientes dispersos geograficamente.

⇌ Critério de Processo ou EquipamentoAtividades que usam o mesmo tipo de máquina, equipamento ou técnica.

⇌ Critério IninterruptoDestinado ao atendimento dos clientes 24 horas por dia.

⇌ Critério pela Força de TrabalhoDestinado normalmente a supervisão dos serviços terceirizados.

⇌ Critério MultifuncionalObjetiva atender vários órgãos independente da vinculação hierárquica.

Unidade 1 35

Patologias Organizacionais

Semelhante ao corpo humano, a estrutura organizacional da empresa apresenta diversos tipos de enfermidades que, se não medicados em tempo hábil, irão se agravando e prejudicando os demais órgãos da empresa.

★ Empresa Excessivamente Organizada Problemas (“bitolamento empresarial”; iniciativa pessoal tolhida;

multiplicação da atividade de staff; estrutura “amarrada” ...) Soluções (“reestudo dos manuais internos; elaboração de normas que

dêem abertura para a criatividade; flexibilização estrutural ...)★ Inexistência de Instrumentos de Formalização Estrutural Problemas (conflitos e politicagem; ineficiência e inveja; insegurança e

irresponsabilidade; insatisfação dos clientes...) Soluções (criação de documentos formais de organização; definição das

linhas de autoridade; elaboração de guias de atribuições ...)

Unidade 1 36

Patologias Organizacionais

Problemas (impossibilidade de dar um atendimento rápido e solução correta a todos os subordinados; dificuldade da chefia em dominar todos os assuntos e diferentes problemas existentes na empresa ...)

Soluções (dividir o trabalho a ser supervisionado entre diversas chefias, segundo sua área de responsabilidade...)

Chefe★ Coordenação Acumulativa

A LKJIHGFEDCB M

Unidade 1 37

Patologias Organizacionais

.

Problemas (multicomando; excessiva proliferação da autoridade funcional; má definição da autoridade de linha; dúvidas com relação a quem obedecer primeiramente ...)

Soluções (fazer com que cada funcionário seja responsável apenas perante a um superior hierárquico; utilizar a autoridade funcional com moderação, zelando para que seus titulares tenham as respectivas áreas de atuação perfeitamente delineadas ...)

★Multicomando

Unidade 1 38

Patologias Organizacionais

★ Falta ou Excesso de Delegação de Autoridade

Problemas (engarrafamento do poder de decisão, excesso de problemas insignificantes na “mesa” da alta administração; estímulo à criação de unidades organizacionais independentes no seio da organização; emperramento dos processos, causando transtornos e, conseqüentemente, prejuízos aos clientes ...)

Soluções (criar um ponto de equilíbrio entre a centralização e a descentralização administrativa de forma que o trabalho flua normalmente sem que os entraves decisórios possam prejudicá-lo...)

Unidade 1 39

Patologias Organizacionais

.

Problemas (uma das atividades será preterida; as duas atividades serão prejudicadas; insatisfação e conflito entre as áreas ...)

Soluções (processar a divisão do trabalho por meio da redepartamentalização das atividades, dividindo-as e colocando-as sob chefias específicas ...)

★ Conjugação de Atividades Divergentes

Departamento de Contabilidade

Auditoria Interna

Lançamentos Contábeis

Fiscalizado e Auditor sob a mesma chefia

Unidade 1 40

Patologias Organizacionais

Problemas (aumento do nível de ruído nas comunicações; demora excessiva na tomada de decisão, muitas vezes quando chega ao interessado já “estourou” o prazo para a ação; alto custo com pessoal, em virtude do grande número de chefias...)

Soluções (processar a análise funcional / estrutural, “enxugar” a estrutura aplicando o downsizing, eliminando as unidades / chefias desnecessárias ...)

★ Excesso de Níveis Hierárquicos

Unidade 1 41

Patologias Organizacionais

★ Insegurança Executiva ou “Trincheira de Assessores”

Problemas (alerta contra a incapacidade do executivo; demora nas decisões; conflito entre os órgãos de linha e assessorias; indefinição das funções e ociosidade da maioria dos assessores ...)

Soluções (rever quais assessorias são realmente necessárias ao desempenho da função; agrupar as assessorias com objetivos comuns; eliminar as assessorias desnecessárias...)

Presidente

R. Públicas

Marketing

Secretaria

Consultor

Jurídico

Imprensa

Auditoria

Gabinete

Comercial Operacional

Unidade 1 42

Patologias Organizacionais

.★O Chefe do Chefe

Problemas (uma da chefias fica ociosa; “briga” pelo poder; despesa desnecessária com uma das chefias ...)

Soluções (eliminar uma das duas chefias, após a verificação de qual delas é a mais importante para os objetivos da empresa ...)

Departamento de Recursos

Humanos

Divisão de Serviços Sociais

Unidade 1 43

Patologias Organizacionais

★Outros Problemas de Natureza Diversa

Estrutura organizacional obsoleta e antiquada Indefinição dos objetivos e das metas e obscuridade das políticas e diretrizes Tolerância a incompetência Normas e rotinas administrativas pesadas e inflexíveis Incoerência entre o que foi planejado e o que está sendo executado Ausência de agregação de valor na execução dos serviços Uso inadequado da tecnologia da informação Ênfase nas aparências, ignorando e/ou prejudicando as substâncias Recursos humanos mal dimensionados, alguns setores com excesso e outros ... Falta de integração e sinergia entre os diversos departamentos, entre outros