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Unidade 1 Organização, Sistemas e Métodos Prof. Jorge Araujo

OSM Unidade1

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Organizao, Sistemas e Mtodos

Prof. Jorge Araujo Unidade 1

Introduo ao Estudo O novo conceito de OSM o desenvolvimento organizacional, que envolve a atuao do profissional como consultor em planos estratgicos, projetos de mudana organizacional, gesto de negcios, qualidade total e educao empresarial. O novo O&M assume forma virtual, ligando-se diretamente ao ambiente da TI (Tecnologia da Informao. Neste ambiente, a Intranet, Internet, GED, sistemas workflow, CRM, formulrios eletrnicos, B2B e outros, do suporte a tomada de deciso.

de O S M

Unidade 1

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Denominaes usuaisde OSMOrganizao, Mtodos e Qualidade Organizao e Mtodos Modernizao Administrativa Anlise Sistemas e Informaes Desenvolvimento Organizacional Organizao, Sistemas, Mtodos e Informaes Planejamento e Mtodos Sistemas Administrativos Anlise Administrativa

Unidade 1

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OSM ... Racionalizao Administrativa e Operacional Criatividade Processo de Melhoria Contnua Luta contra os Desperdcios Simplificao do fluxo de trabalho Aumento da produtividade Ferramenta de competitividade Mudana de paradigmas Identificao dos problemas e busca solues Estudos de ambincia / Estresse Treinamento de usurios / novas tecnologias Planejamento Estratgico Modernidade Organizacional e Sistmica4

Unidade 1

Objetivos Bsicosde OSMRacionalizar os processos administrativos e operacionais Processar a anlise funcional/estrutural (downsizing) Identificar os pontos crticos e falhos da empresa (solues) Processar a sinergia interdepartamental Sensibilizar os ativos intelectuais para a importncia dos clientes Estimular a criao de Crculos de Controle de Qualidade Buscar a padronizao de mtodos e procedimentos (ISO 9000/14000) Minimizar os custos com a documentao Criar meios para agilizar e eliminar os rudos das comunicaes Possibilitar a troca de experincias (Benchmarking)

Unidade 1

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Perfil Profissional Conhecimentos especializados Pesquisador Facilidade de relacionamento humano Versalidade e viso empresarial Poder de criatividade Capacidade de anlise e sntese Pacincia e perseverana Boa percepo Reputao profissional

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O Ambientede Trabalho

SISTEMAS INTERNOSNVEL DE DECISOPLANOS ESTRATGICOS

COORDENAO ANALISTA DE OSM

SISTEMAS EXTERNOSCOLETA DADOS PROCESSAMENTO (Anlise) RESULTADOS

NVEL DE GESTOADEQUAO DOS MEIOS

NVEL DE EXECUOBUSCA DE RESULTADOS

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Fatores paraAo do AnalistaSOBREVIVNCIA

SOLITAO

CLIENTES

Um Analista de OSM para fazer o que?EVOLUO TECNOLGICA GLOBALIZAO (Competitividade)

MEIO AMBIENTE (Poltica, social, Econmico)

Unidade 1

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PosioEstrutural do rgoA unidade de OSM dever ficar posicionada o mais prximo possvel da maior autoridade decisria da empresa.PRESIDNCIA OSM ADMINISTRAO PRODUO MARKETING

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CronogramaConceito Cronograma um grfico que procura demonstrar o incio e o trmino das diversas fases de um processo operacional, dentro das faixas de tempo previamente determinadas, possibilitando acompanhar e controlar a execuo planejada. Objetivos Permitir controlar o tempo de execuo de cada atividade; Permitir visualizar qual a fase que est terminando e qual a que deve ser iniciada; Possibilitar um melhor aproveitamento do tempo disponvel e uma diminuio de interrupes. Unidade 110

Cronograma.

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O Processo de Mudana 1 Fase A Mudana Pessoal (Eu quero e irei conseguir) 2 Fase A Iniciativa da Empresa (Ela quer e ir conseguir) 3 Fase A Mudana Propriamente Dita (Ns queremos e iremosconseguir)

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Processo de MudanaOperacionalizaoNo anunciar excelentes produtos / servios antes de preparar os colaboradores para execut-los Tratar igualmente os clientes internos e externos Desenvolver o relacionamento interpessoal Estabelecer programas de treinamento e desenvolvimento de pessoal Divulgar sistematicamente as melhorias conquistadas Aperfeioar o sistema de recrutamento e seleo Fazer com que cada empregado tenha orgulho de trabalhar na empresa Unidade 113

Processo de MudanaDefinio dos Objetivos Bsicos da EmpresaA empresa deve permanentemente, possuir e buscar o aperfeioamento de seus objetivos bsicos, os quais serviro de guia referencial para a conduo de seus negcios:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Qualidade Eficcia Organizacional Informaes Desenvolvimento de Recursos Humanos Racionalizao Efetividade Planejamento Custos Produtividade Deciso14

Unidade 1

A Luta contra osDesperdciosDesperdcios Visveis (S no v quem no quer): excesso de reunies; utilizao a vontade dos veculos da empresa; ligaes interurbanas sem controle; m utilizao de energia eltrica; em caso de erro a culpa do outro setor; altos ndices de erros nas operaes; retorno de garantia; retardamento nas decises; conflitos pessoais; Iluminao inadequada. Unidade 115

A Luta contra osDesperdciosDesperdcios Invisveis (Acontecem sem a percepo doexecutor, por incompetncia ou preguia mental): excesso de burocracia; pagamento de multas e juros por ineficincia dos controles; demora no atendimento aos clientes; existncia da central de boatos ; bitolamento empresarial no ouvindo os colaboradores; duplicidade de controles; falta de profissionalismo; m programao dos itens de estoque; Mau atendimento e uso indevido do telefone. Unidade 116

A Luta contra osDesperdciosAlgumas Armas (ferramentas) para combater os Desperdcios:Just In Time Seis Sigmas Anlise e Distribuio do Trabalho Programa 5S Anlise e Distribuio do Espao call center Raciocnio Cartesiano Programa de Qualidade Total Elaborao de Normas Procedimentais Anlise Funcional / Estrutural Estudo das Patologias Administrativas

Unidade 1

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Fundamentos Bsicos de OrganizaoReciclagem para o Estudo de OSM Colaboradores da Administrao Cientifica Funes Bsicas da Organizao Princpios Bsicos de Organizao Preceitos de Descartes Grupos Estruturais Bsicos Centralizao / Descentralizao Tipos de Autoridade Departamentalizao Patologias Organizacionais

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Colaboradores daAdministrao CientificaTaylor O homem treinado produz mais e com melhor qualidade; Qualquer trabalho necessita de planejamento; Co-participao entre o capital e trabalho salrios melhores aumento da produtividade; Introduziu o controle, para evitar o desperdcio operacional; Inseriu, tambm , a superviso funcional.

Unidade 1

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Colaboradores daAdministrao CientificaFayol Planejar Prever, antecipadamente uma ao Organizar proceder a diviso do trabalho Comandar o poder de dirigir e se fazer obedecer Coordenar Significa harmonizar esforos entre indivduos e/ou unidades administrativas e operacionais Controlar avaliar os resultados de acordo com as metas estabelecidas

Unidade 1

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Colaboradores daAdministrao Cientifica Mc-Gregor Teoria Y O homem est permanentemente motivado para assumir responsabilidades; tem iniciativa e no precisa ser comandado; est sempre preocupado com os problemas da empresa; gosta de participar das decises e dirige seus esforos para os objetivos da organizao, pois entende que o seu futuro dela depende. Teoria X Dentro do enfoque da Qualidade, sua contribuio, reside, somente na teoria Y. Unidade 121

Colaboradores daAdministrao Cientifica MaslowHierarquia das Necessidades Humanas

Auto-Realizao Status Sociais Segurana FisiolgicasUnidade 122

Funes Bsicas daOrganizao Segurana Preocupa-se com os bens patrimoniais Financeira Gerenciamento de capitais Tcnica Capacidade de gerenciar o processo produtivo Comercial Escoamento da produo Contbil Funo legal e de suporte para a tomada de decises Administrativa (Fayol) Planejar, Organizar, Comandar, Coordenar e Controlar

Unidade 1

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|Funes AdministrativasModernas .QUAIS SO AS FUNES ADMINISTRATIVAS? ORGANIZAO PLANEJAMENTO

DIREO CONTROLE

COMANDAR

COORDENAR

TREINAR

Unidade 1

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Princpios Bsicosde Organizao Diviso do Trabalho Caracteriza-se pela decomposio das atividades dos rgos em tarefas e passos a serem executados pelos elementos humanos da organizao de forma que o trabalho seja realizado, sem sobrecarga, com eficincia e eficcia. Coordenao Consiste em harmonizar os esforos de todos os setores e/ou pessoas, processando a sinergia necessria a satisfao dos clientes Alcance do Controle Unidade 125

Sistemas de ControleENTRADA Contato/Pedido do Cliente SistemaTradicionalPROCESSO DE TRANSFORMAO

SADA Produto ou Servio

Pedido do Cliente

Sistema Atual ENTRADA Contato/Pedido do ClientePROCESSO DE TRANSFORMAO

SADA Produto ou Servio

Pedido do Cliente

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Raciocnio Cartesiano(Preceitos de Descartes) Princpio da Evidncia No aceitar nada como verdadeiro, enquanto no for conhecido como tal. Princpio da Anlise Fracionar as dificuldades em tantas partes quantas forem necessrias, de modo a facilitar a sua compreenso. Princpio da Sntese Pensar ordenadamente, a partir dos fatos mais simples at chegar aos mais complexos. Princpio da Enumerao Fazer enumeraes to completas e revises to detalhadas, de modo a certificar-se de que nada foi omitido. Unidade 127

Grupos EstruturaisBsicos (DIREO)DIRETORIA EXECUTIVA

DEPARTAMENTO DE PRODUO

DEPARTAMENTO DE DISTRIBUIO

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAO

(FIM)Unidade 1

(QUASE-FIM)

(MEIO)28

Centralizao / Descentralizao

Poder de Deciso (Autoridade)

rea Geogrfica (Localizao)

{ {

Concentrao / Desconcentrao

- Centralizao - Descentralizao

- Desconcentrao - Concentrao

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Tipos de Autoridade Deliberativa Estabelece as polticas e diretrizes Executiva Fazer cumprir o que foi deliberado Fiscal Verificar, acompanhar e controlar os resultados Consultiva Oferecer aconselhamento, apresentar sugestes Tcnica Orienta e fiscaliza as operaes Coordenadora Articular e harmonizar os esforos das areas sob sua coordenao

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DepartamentalizaoProcedimentos Departamentalizao uma forma de fracionar a estrutura organizacional, objetivando agrupar atividades homogneas que possuam uma mesma linha de ao. Visa fortalecer o desempenho funcional.

Procedimentos AgregaoColocar especialistas numa mesma unidade de trabalho

ControleAgrupar as atividades de forma que possam ser facilmente supervisionadas

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DepartamentalizaoProcedimentos CoordenaoAgrupamento de atividades correlatas e de objetivos comuns.

EnquadramentoAgrupamento das atividades de acordo com seu grupo estrutural bsico (direo, fim, meio e quase-fim).

ProcessosAtividades mais relevantes que possuam objetivos comuns.

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Departamentalizao Critrio da Qualidade Critrio Funcional

Critrios

Critrio da Direo Superior

Atividades ligadas gerao da qualidade.

Direcionado gesto dos negcios empresariais. Atividades que possuem o mesmo propsito.

Critrio de Produto e Servio

Critrio de Objetividade / ClientelaAtendimento exclusivo ao cliente externo.

Diretamente relacionada com os produtos e servios.

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Departamentalizao Critrio Geogrfico

Critrios

Critrio de Processo ou Equipamento Critrio Ininterrupto Critrio pela Fora de Trabalho Critrio Multifuncional Unidade 1

Visa atender a clientes dispersos geograficamente. Atividades que usam o mesmo tipo de mquina, equipamento ou tcnica. Destinado ao atendimento dos clientes 24 horas por dia.

Destinado normalmente a superviso dos servios terceirizados.

Objetiva atender vrios rgos independente da vinculao hierrquica.34

PatologiasOrganizacionaisSemelhante ao corpo humano, a estrutura organizacional da empresa apresenta diversos tipos de enfermidades que, se no medicados em tempo hbil, iro se agravando e prejudicando os demais rgos da empresa. Empresa Excessivamente Organizada Problemas (bitolamento empresarial; iniciativa pessoal tolhida; multiplicao da atividade de staff; estrutura amarrada ...) Solues (reestudo dos manuais internos; elaborao de normas que dem abertura para a criatividade; flexibilizao estrutural ...) Inexistncia de Instrumentos de Formalizao Estrutural Problemas (conflitos e politicagem; ineficincia e inveja; insegurana e irresponsabilidade; insatisfao dos clientes...) Solues (criao de documentos formais de organizao; definio das linhas de autoridade; elaborao de guias de atribuies ...)

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PatologiasOrganizacionais Coordenao Acumulativa Chefe F G H I J K L M

A

B

C

D

E

Problemas (impossibilidade de dar um atendimento rpido e soluo correta a todos os subordinados; dificuldade da chefia em dominar todos os assuntos e diferentes problemas existentes na empresa ...) Solues (dividir o trabalho a ser supervisionado entre diversas chefias, segundo sua rea de responsabilidade...)

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PatologiasOrganizacionais . Multicomando

Problemas (multicomando; excessiva proliferao da autoridade funcional; m definio da autoridade de linha; dvidas com relao a quem obedecer primeiramente ...) Solues (fazer com que cada funcionrio seja responsvel apenas perante a um superior hierrquico; utilizar a autoridade funcional com moderao, zelando para que seus titulares tenham as respectivas reas de atuao perfeitamente delineadas ...)

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PatologiasOrganizacionais Falta ou Excesso de Delegao de Autoridade Problemas (engarrafamento do poder de deciso, excesso de problemas insignificantes na mesa da alta administrao; estmulo criao de unidades organizacionais independentes no seio da organizao; emperramento dos processos, causando transtornos e, conseqentemente, prejuzos aos clientes ...) Solues (criar um ponto de equilbrio entre a centralizao e a descentralizao administrativa de forma que o trabalho flua normalmente sem que os entraves decisrios possam prejudic-lo...)

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PatologiasOrganizacionais . Conjugao de Atividades DivergentesDepartamento de ContabilidadeFiscalizado e Auditor sob a mesma chefia

Lanamentos Contbeis

Auditoria Interna

Problemas (uma das atividades ser preterida; as duas atividades sero prejudicadas; insatisfao e conflito entre as reas ...) Solues (processar a diviso do trabalho por meio da redepartamentalizao das atividades, dividindo-as e colocando-as sob chefias especficas ...)

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PatologiasOrganizacionais Excesso de Nveis Hierrquicos Problemas (aumento do nvel de rudo nas comunicaes; demora excessiva na tomada de deciso, muitas vezes quando chega ao interessado j estourou o prazo para a ao; alto custo com pessoal, em virtude do grande nmero de chefias...) Solues (processar a anlise funcional / estrutural, enxugar a estrutura aplicando o downsizing, eliminando as unidades / chefias desnecessrias ...)

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PatologiasOrganizacionais Insegurana Executiva ou Trincheira de Assessores Problemas (alerta contra a incapacidade do executivo; demora nas decises; conflito entre os rgos de linha e assessorias; indefinio das funes e ociosidade da maioria dos assessores ...) Solues (rever quais assessorias so realmente necessrias ao desempenho da funo; agrupar as assessorias com objetivos comuns; eliminar as assessorias desnecessrias...) PresidenteR. Pblicas Marketing Secretaria Consultor Jurdico Imprensa Auditoria Gabinete

Comercial

Operacional

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PatologiasOrganizacionais .O Chefe do Chefe Problemas (uma da chefias fica ociosa; briga pelo poder; despesa desnecessria com uma das chefias ...) Solues (eliminar uma das duas chefias, aps a verificao de qual delas a mais importante para os objetivos da empresa ...) Departamento de Recursos Humanos Diviso de Servios Sociais

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PatologiasOrganizacionais Outros Problemas de Natureza Diversa Estrutura organizacional obsoleta e antiquada Indefinio dos objetivos e das metas e obscuridade das polticas e diretrizes Tolerncia a incompetncia Normas e rotinas administrativas pesadas e inflexveis Incoerncia entre o que foi planejado e o que est sendo executado Ausncia de agregao de valor na execuo dos servios Uso inadequado da tecnologia da informao nfase nas aparncias, ignorando e/ou prejudicando as substncias Recursos humanos mal dimensionados, alguns setores com excesso e outros ... Falta de integrao e sinergia entre os diversos departamentos, entre outros43

Unidade 1