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Unidade 1
Organização, Sistemas e Métodos
Prof. Jorge Araujo
Unidade 1 2
Introdução ao Estudo de O S M
O novo conceito de OSM é o desenvolvimento organi-zacional, que envolve a atuação do profissional como consultor em planos estratégicos, projetos de mudança organizacional, gestão de negócios, qualidade total e educação empresarial.
O novo O&M assume forma virtual, ligando-se diretamen-te ao ambiente da TI (Tecnologia da Informação. Neste ambiente, a Intranet, Internet, GED, sistemas workflow, CRM, formulários eletrônicos, B2B e outros, dão suporte a tomada de decisão.
Unidade 1 3
Denominações usuais de OSM
Organização, Métodos e Qualidade
Organização e Métodos
Modernização Administrativa
Análise Sistemas e Informações
Desenvolvimento Organizacional
Organização, Sistemas, Métodos e Informações
Planejamento e Métodos
Sistemas Administrativos
Análise Administrativa
Unidade 1 4
OSM é ...
Racionalização Administrativa e Operacional Criatividade Processo de Melhoria Contínua Luta contra os Desperdícios Simplificação do fluxo de trabalho Aumento da produtividade Ferramenta de competitividade Mudança de paradigmas Identificação dos problemas e busca soluções Estudos de ambiência / Estresse Treinamento de usuários / novas tecnologias Planejamento Estratégico Modernidade Organizacional e Sistêmica
Unidade 1 5
Objetivos Básicos de OSM
Racionalizar os processos administrativos e operacionais Processar a análise funcional/estrutural (“downsizing”) Identificar os pontos críticos e falhos da empresa (soluções) Processar a sinergia interdepartamental Sensibilizar os ativos intelectuais para a importância dos clientes Estimular a criação de Círculos de Controle de Qualidade Buscar a padronização de métodos e procedimentos (ISO
9000/14000) Minimizar os custos com a documentação Criar meios para agilizar e eliminar os ruídos das comunicações Possibilitar a troca de experiências (“Benchmarking”)
Unidade 1 6
Perfil Profissional
Conhecimentos especializados
Pesquisador
Facilidade de relacionamento humano
Versalidade e visão empresarial
Poder de criatividade
Capacidade de análise e síntese
Paciência e perseverança
Boa percepção
Reputação profissional
Unidade 1 7
O Ambiente de Trabalho
SISTEMAS INTERNOS SISTEMAS EXTERNOSCOORDENAÇÃO
ANALISTA DE OSMNÍVEL DE DECISÃO
PLANOS ESTRATÉGICOS
NÍVEL DE GESTÃOADEQUAÇÃO DOS MEIOS
NÍVEL DE EXECUÇÃOBUSCA DE RESULTADOS
COLETA DADOS
PROCESSAMENTO
(Análise)
RESULTADOS
Unidade 1 8
Fatores para Ação do Analista
Um Analista de OSM para fazer o que?
EVOLUÇÃO TECNOLÓGICA
MEIO AMBIENTE (Política, social, Econômico)
GLOBALIZAÇÃO (Competitividade)
SOLITAÇÃOSOBREVIVÊNCIA CLIENTES
Unidade 1 9
PosiçãoEstrutural do Órgão
A unidade de OSM deverá ficar posicionada o mais próximo possível da maior autoridade decisória da empresa.
PRESIDÊNCIA
ADMINISTRAÇÃO PRODUÇÃO MARKETING
O S M
Unidade 1 10
Cronograma
ConceitoCronograma é um gráfico que procura demonstrar o início e o término das diversas fases de um processo operacional, dentro das faixas de tempo previamente determinadas, possibilitando acompanhar e controlar a execução planejada.
Objetivos Permitir controlar o tempo de execução de cada atividade; Permitir visualizar qual a fase que está terminando e qual a que
deve ser iniciada; Possibilitar um melhor aproveitamento do tempo disponível e
uma diminuição de interrupções.
Unidade 1 11
Cronograma
.
Unidade 1 12
O Processo deMudança
1ª FaseA Mudança Pessoal (Eu quero e irei conseguir)
2ª FaseA Iniciativa da Empresa (Ela quer e irá conseguir)
3ª Fase A Mudança Propriamente Dita (Nós queremos e iremos conseguir)
Unidade 1 13
Processo de MudançaOperacionalização
Não anunciar excelentes produtos / serviços antes de preparar os colaboradores para executá-los
Tratar igualmente os clientes internos e externos Desenvolver o relacionamento interpessoal Estabelecer programas de treinamento e desenvolvimento
de pessoal Divulgar sistematicamente as melhorias conquistadas Aperfeiçoar o sistema de recrutamento e seleção Fazer com que cada empregado tenha orgulho de
trabalhar na empresa
Unidade 1 14
Processo de MudançaDefinição dos Objetivos Básicos da Empresa
A empresa deve permanentemente, possuir e buscar o aperfeiçoamento de seus objetivos básicos, os quais servirão de guia referencial para a
condução de seus negócios:1. Qualidade2. Eficácia Organizacional3. Informações4. Desenvolvimento de Recursos Humanos5. Racionalização6. Efetividade7. Planejamento8. Custos9. Produtividade10. Decisão
Unidade 1 15
A Luta contra osDesperdícios
Desperdícios Visíveis (Só não vê quem não quer): excesso de reuniões; utilização “a vontade” dos veículos da empresa; ligações interurbanas sem controle; má utilização de energia elétrica;“ em caso de erro a culpa é do outro setor; altos índices de erros nas operações; retorno de garantia; retardamento nas decisões; conflitos pessoais; Iluminação inadequada.
Unidade 1 16
Desperdícios Invisíveis (Acontecem sem a percepção do executor, por incompetência ou preguiça mental):
excesso de burocracia; pagamento de multas e juros por ineficiência dos controles; demora no atendimento aos clientes; existência da “central de boatos” ; “bitolamento empresarial” não ouvindo os colaboradores; duplicidade de controles; falta de profissionalismo; má programação dos itens de estoque;Mau atendimento e uso indevido do telefone.
A Luta contra osDesperdícios
Unidade 1 17
Algumas “Armas” (ferramentas) para combater os Desperdícios:
Just In Time Seis SigmasAnálise e Distribuição do TrabalhoPrograma 5SAnálise e Distribuição do Espaço“call center”Raciocínio CartesianoPrograma de Qualidade TotalElaboração de Normas ProcedimentaisAnálise Funcional / EstruturalEstudo das Patologias Administrativas
A Luta contra osDesperdícios
Unidade 1 18
Fundamentos Básicos de OrganizaçãoReciclagem para o Estudo de OSM
Colaboradores da Administração Cientifica Funções Básicas da Organização Princípios Básicos de Organização Preceitos de Descartes Grupos Estruturais Básicos Centralização / Descentralização Tipos de Autoridade Departamentalização Patologias Organizacionais
Unidade 1 19
Colaboradores da Administração Cientifica
Taylor O homem treinado produz mais e com melhor qualidade; Qualquer trabalho necessita de planejamento; Co-participação entre o capital e trabalho – salários melhores
– aumento da produtividade; Introduziu o controle, para evitar o desperdício operacional; Inseriu, também , a supervisão funcional.
Unidade 1 20
Colaboradores da Administração Cientifica
Fayol Planejar
Prever, antecipadamente uma ação Organizar
É proceder a divisão do trabalho Comandar
É o poder de dirigir e se fazer obedecer Coordenar
Significa harmonizar esforços entre indivíduos e/ou unidades administrativas e operacionais
ControlarÉ avaliar os resultados de acordo com as metas estabelecidas
Unidade 1 21
Colaboradores da Administração Cientifica
Mc-Gregor
Teoria YO homem está permanentemente motivado para assumir
responsabilidades; tem iniciativa e não precisa ser comandado; está sempre preocupado com os problemas da empresa; gosta de participar das decisões e dirige seus esforços para os objetivos da organização, pois entende que o seu futuro dela depende.
Teoria XDentro do enfoque da Qualidade, sua contribuição, reside,
somente na teoria Y.
Unidade 1 22
Colaboradores da Administração Cientifica
MaslowHierarquia das Necessidades Humanas
Auto-RealizaçãoStatusSociais
SegurançaFisiológicas
Unidade 1 23
Funções Básicas da Organização
SegurançaPreocupa-se com os bens patrimoniais FinanceiraGerenciamento de capitais TécnicaCapacidade de gerenciar o processo produtivo ComercialEscoamento da produção ContábilFunção legal e de suporte para a tomada de decisões Administrativa (Fayol)Planejar, Organizar, Comandar, Coordenar e Controlar
Unidade 1 24
|Funções AdministrativasModernas
.
PLANEJAMENTO
ORGANIZAÇÃO
CONTROLEDIREÇÃO
COMANDAR COORDENAR TREINAR
QUAIS SÃO AS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS?
Unidade 1 25
Princípios Básicos de Organização
Divisão do TrabalhoCaracteriza-se pela decomposição das atividades dos órgãos
em tarefas e passos a serem executados pelos elementos humanos da organização de forma que o trabalho seja realizado, sem sobrecarga, com eficiência e eficácia.
CoordenaçãoConsiste em harmonizar os esforços de todos os setores e/ou
pessoas, processando a sinergia necessária a satisfação dos clientes
Alcance do Controle
Unidade 1 26
Sistemas de Controle
Sistema Atual
SistemaTradicionalENTRADA
Contato/Pedido do Cliente
PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO
Pedido do Cliente
SAÍDA
Produto ou Serviço
ENTRADA
Contato/Pedido do Cliente
PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO
Pedido do Cliente
SAÍDA
Produto ou Serviço
Unidade 1 27
Raciocínio Cartesiano(Preceitos de Descartes)
Princípio da EvidênciaNão aceitar nada como verdadeiro, enquanto não for conhecido como tal.
Princípio da AnáliseFracionar as dificuldades em tantas partes quantas forem necessárias, de modo a facilitar a sua compreensão.
Princípio da SíntesePensar ordenadamente, a partir dos fatos mais simples até chegar aos mais complexos.
Princípio da EnumeraçãoFazer enumerações tão completas e revisões tão detalhadas, de modo a certificar-se de que nada foi omitido.
Unidade 1 28
Grupos Estruturais Básicos
(DIREÇÃO)
DIRETORIA EXECUTIVA
(QUASE-FIM)
DEPARTAMENTO DE DISTRIBUIÇÃO
DEPARTAMENTO DE
ADMINISTRAÇÃO
DEPARTAMENTO DE
PRODUÇÃO
(MEIO)(FIM)
Unidade 1 29
Centralização / DescentralizaçãoConcentração / Desconcentração
Poder de Decisão(Autoridade)
Área Geográfica(Localização)
- Centralização
- Descentralização
- Desconcentração
- Concentração
{{
Unidade 1 30
Tipos de Autoridade
DeliberativaEstabelece as políticas e diretrizes
ExecutivaFazer cumprir o que foi deliberado
FiscalVerificar, acompanhar e controlar os resultados
ConsultivaOferecer aconselhamento, apresentar sugestões
TécnicaOrienta e fiscaliza as operações
CoordenadoraArticular e harmonizar os esforços das aéreas sob sua coordenação
Unidade 1 31
DepartamentalizaçãoProcedimentos
DepartamentalizaçãoÉ uma forma de fracionar a estrutura organizacional, objetivando agrupar
atividades homogêneas que possuam uma mesma linha de ação. Visa fortalecer o desempenho funcional.
Procedimentos Agregação
Colocar “especialistas” numa mesma unidade de trabalho Controle
Agrupar as atividades de forma que possam ser facilmente supervisionadas
Unidade 1 32
DepartamentalizaçãoProcedimentos
CoordenaçãoAgrupamento de atividades correlatas e de objetivos comuns.
EnquadramentoAgrupamento das atividades de acordo com seu “grupo estrutural básico” (direção, fim, meio e quase-fim).
ProcessosAtividades mais relevantes que possuam objetivos comuns.
Unidade 1 33
DepartamentalizaçãoCritérios
⇌ Critério da QualidadeAtividades ligadas à geração da qualidade.
⇌ Critério da Direção SuperiorDirecionado à gestão dos negócios empresariais.
⇌ Critério FuncionalAtividades que possuem o mesmo propósito.
⇌ Critério de Produto e ServiçoDiretamente relacionada com os produtos e serviços.
⇌ Critério de Objetividade / ClientelaAtendimento exclusivo ao cliente externo.
Unidade 1 34
DepartamentalizaçãoCritérios
⇌ Critério GeográficoVisa atender a clientes dispersos geograficamente.
⇌ Critério de Processo ou EquipamentoAtividades que usam o mesmo tipo de máquina, equipamento ou técnica.
⇌ Critério IninterruptoDestinado ao atendimento dos clientes 24 horas por dia.
⇌ Critério pela Força de TrabalhoDestinado normalmente a supervisão dos serviços terceirizados.
⇌ Critério MultifuncionalObjetiva atender vários órgãos independente da vinculação hierárquica.
Unidade 1 35
Patologias Organizacionais
Semelhante ao corpo humano, a estrutura organizacional da empresa apresenta diversos tipos de enfermidades que, se não medicados em tempo hábil, irão se agravando e prejudicando os demais órgãos da empresa.
★ Empresa Excessivamente Organizada Problemas (“bitolamento empresarial”; iniciativa pessoal tolhida;
multiplicação da atividade de staff; estrutura “amarrada” ...) Soluções (“reestudo dos manuais internos; elaboração de normas que
dêem abertura para a criatividade; flexibilização estrutural ...)★ Inexistência de Instrumentos de Formalização Estrutural Problemas (conflitos e politicagem; ineficiência e inveja; insegurança e
irresponsabilidade; insatisfação dos clientes...) Soluções (criação de documentos formais de organização; definição das
linhas de autoridade; elaboração de guias de atribuições ...)
Unidade 1 36
Patologias Organizacionais
Problemas (impossibilidade de dar um atendimento rápido e solução correta a todos os subordinados; dificuldade da chefia em dominar todos os assuntos e diferentes problemas existentes na empresa ...)
Soluções (dividir o trabalho a ser supervisionado entre diversas chefias, segundo sua área de responsabilidade...)
Chefe★ Coordenação Acumulativa
A LKJIHGFEDCB M
Unidade 1 37
Patologias Organizacionais
.
Problemas (multicomando; excessiva proliferação da autoridade funcional; má definição da autoridade de linha; dúvidas com relação a quem obedecer primeiramente ...)
Soluções (fazer com que cada funcionário seja responsável apenas perante a um superior hierárquico; utilizar a autoridade funcional com moderação, zelando para que seus titulares tenham as respectivas áreas de atuação perfeitamente delineadas ...)
★Multicomando
Unidade 1 38
Patologias Organizacionais
★ Falta ou Excesso de Delegação de Autoridade
Problemas (engarrafamento do poder de decisão, excesso de problemas insignificantes na “mesa” da alta administração; estímulo à criação de unidades organizacionais independentes no seio da organização; emperramento dos processos, causando transtornos e, conseqüentemente, prejuízos aos clientes ...)
Soluções (criar um ponto de equilíbrio entre a centralização e a descentralização administrativa de forma que o trabalho flua normalmente sem que os entraves decisórios possam prejudicá-lo...)
Unidade 1 39
Patologias Organizacionais
.
Problemas (uma das atividades será preterida; as duas atividades serão prejudicadas; insatisfação e conflito entre as áreas ...)
Soluções (processar a divisão do trabalho por meio da redepartamentalização das atividades, dividindo-as e colocando-as sob chefias específicas ...)
★ Conjugação de Atividades Divergentes
Departamento de Contabilidade
Auditoria Interna
Lançamentos Contábeis
Fiscalizado e Auditor sob a mesma chefia
Unidade 1 40
Patologias Organizacionais
Problemas (aumento do nível de ruído nas comunicações; demora excessiva na tomada de decisão, muitas vezes quando chega ao interessado já “estourou” o prazo para a ação; alto custo com pessoal, em virtude do grande número de chefias...)
Soluções (processar a análise funcional / estrutural, “enxugar” a estrutura aplicando o downsizing, eliminando as unidades / chefias desnecessárias ...)
★ Excesso de Níveis Hierárquicos
Unidade 1 41
Patologias Organizacionais
★ Insegurança Executiva ou “Trincheira de Assessores”
Problemas (alerta contra a incapacidade do executivo; demora nas decisões; conflito entre os órgãos de linha e assessorias; indefinição das funções e ociosidade da maioria dos assessores ...)
Soluções (rever quais assessorias são realmente necessárias ao desempenho da função; agrupar as assessorias com objetivos comuns; eliminar as assessorias desnecessárias...)
Presidente
R. Públicas
Marketing
Secretaria
Consultor
Jurídico
Imprensa
Auditoria
Gabinete
Comercial Operacional
Unidade 1 42
Patologias Organizacionais
.★O Chefe do Chefe
Problemas (uma da chefias fica ociosa; “briga” pelo poder; despesa desnecessária com uma das chefias ...)
Soluções (eliminar uma das duas chefias, após a verificação de qual delas é a mais importante para os objetivos da empresa ...)
Departamento de Recursos
Humanos
Divisão de Serviços Sociais
Unidade 1 43
Patologias Organizacionais
★Outros Problemas de Natureza Diversa
Estrutura organizacional obsoleta e antiquada Indefinição dos objetivos e das metas e obscuridade das políticas e diretrizes Tolerância a incompetência Normas e rotinas administrativas pesadas e inflexíveis Incoerência entre o que foi planejado e o que está sendo executado Ausência de agregação de valor na execução dos serviços Uso inadequado da tecnologia da informação Ênfase nas aparências, ignorando e/ou prejudicando as substâncias Recursos humanos mal dimensionados, alguns setores com excesso e outros ... Falta de integração e sinergia entre os diversos departamentos, entre outros