Organização e otimização do tempoDicas práticas

Importância do tema

Adequação do tempo proporcionando maior qualidade de vida.

Permite o aumento da produtividade.Diminui o estresse.

A física e o tempoParadoxo dos Gêmeos – Teoria do físico

frânces Paul Langevin. “Enquanto um gêmeo fica na terra, o outro dá

uma volta pelo Universo à velocidade da luz e, ao retornar do espaço, descobre que seu irmão envelheceu mais que ele”.

Idéia baseada na teoria de Einstein, segundo a qual alterações de velocidade provocam alterações na percepção do tempo.

Utilização prática do conceito: Quanto maior o dinamismo que damos a nossa vida, maior a impressão de que o tempo passa depressa, no entanto, o envelhecimento é menor, uma vez que produzimos mais (ou vivemos mais) em um intervalo menor de tempo.

Como organizar seu tempoTríade do Tempo (Christian Barbosa)

Ótima ferramenta para organização do tempo.

Aumento do rendimento, já que com a separação do urgente do importante há um alivio da pressão.

Ótimo indicador de produtividade pessoal.Aplicação mais fácil que a Matriz do Tempo,

idealizada por Eisenhower e aperfeiçoada por Stephen Covey.

Os métodos

Matriz do Tempo Tríade do Tempo Urgente Menos

UrgenteImportante

Menos importante

Entendendo a Tríade do Tempo As tarefas devem ser divididas em importantes, urgentes e

circunstanciais. Importantes: atividades que tem prazo para serem feitas e

trazem resultado a curto, médio ou longo prazo. É a esfera que deve ser privilegiada.

Como identificar as tarefas importantes: tem prazo para serem feitas, proporcionam prazer ao serem executadas e tem um caráter pessoal, ou seja, outras pessoas geralmente não a consideram importantes.

Urgentes: tarefas realizadas com pressa, pois o tempo é curto ou já estourou. Trazem estresse, pressão e preocupação.

Como identificar as tarefas urgentes: prazos muito exíguos e sempre geram algum tipo de problema se não forem executadas.

Circunstanciais: tarefas desnecessárias, que apenas consomem tempo.

Como identificar as tarefas circunstanciais: nunca são importantes ou urgentes para você, coisas feitas em excesso com grande consumo de tempo, não geram resultados e dão sensação de insatisfação, angústia.

Utilizando a Tríade do TempoO segredo para fazer o tempo render mais

está em aumentar a quantidade de ocupações importantes e reduzir ao máximo o que faz parte das outras duas categorias, já que é impossível eliminá-las completamente.

5%25%

70% Bobagens

Urgências

AtividadesImportantes

Agenda Uma pessoa gasta até 28 minutos do dia

procurando informações que não sabe aonde anotou. No fim do mês isto representa um dia inteiro de trabalho perdido.

Tempo a ser gasto com o planejamento da agenda: - No máximo 10 minutos.

Vantagens: Centraliza as informações em um só lugar. Fornece uma visão global das atividades diárias e

semanais. Permite agrupar funções afins, otimizando o gasto do

tempo. Ferramenta útil para controle do tempo. Facilita a percepção das atividades que “roubam” tempo. Descarrega ansiedades e preocupações.

Como organizar sua agendaUtilizar agenda que ofereça visualização da

semana inteira na mesma página, o que permite que se tenha uma visão global das atividades e do tempo que será necessário para cumprir-las.

Priorize as tarefas.Agrupar atividades afins para serem feitas

ao mesmo momento.Seja realista, não exagere no número de

tarefas, pois se tornará impossível cumprir todas, o que acaba gerando estresse e até possíveis atrasos.

No final do dia anote o tempo gasto com cada

uma das atividades, assim depois de 1 mês você terá uma visão panorâmica do tempo despendido com cada atividade, permitindo que se adote medidas para se evitar desperdícios e ao mesmo tempo desenvolvendo a habilidade de programar as futuras tarefas de forma mais precisa.

Deixe na agenda horários livres, o que permitirá encaixar os possíveis imprevistos, não comprometendo desta forma a rotina pré-estabelecida.

Respeite seu ritmo – marque as tarefas mais complexas para o horário que você produz melhor, e as atividades mais simples e rotineiras devem ser reservadas para o período de menor rendimento.

Como gerenciar seu e-mailAo escrever um e-mail, seja o mais direto e

conciso possível, divida o texto e faça ele caber em uma página. Comece pelo objetivo da mensagem depois contextualize. No assunto, deixe claro o conteúdo do e-mail.

Reduza o número de e-mail’s enviados e o número de destinatários. Esta medida irá reduzir o número de e-mail’s que você receberá. Antes de enviar o e-mail, reflita sobre a importância da mensagem para o destinatário.

Caso não queira resposta, deixe isso claro no seu e-mail.

Tenha dois endereços eletrônicos – Quando

precisar se registrar em websites duvidosos ou em malas-diretas, utilize sempre um e-mail opcional para evitar que seu e-mail principal fique cheio de bobagens.

Crie horários – Feche seu programa de e-mail e crie horários específicos para checar novas mensagens, evitando desta forma interrupções constantes. Se precisar muito, crie uma regra em seu software para avisá-lo quando o e-mail de uma pessoa realmente importante chegar.

Evite caixa de entrada cheia – Muitas

mensagens podem significar muitas pendências. Se você precisa fazer algo referente a um e-mail, defina isso em sua agenda e apague-o da sua caixa de entrada. E-mails acumulados podem ser fontes de esquecimentos, problemas e dificuldade em localizar informações quando precisar.

Crie um número limitado de pastas e armazene nelas somente os e-mail’s imprescindíveis.

Como gerenciar sobrecarga de trabalho

Não seja eficiente, seja eficaz. “O eficiente faz as coisas de maneira correta, o eficaz faz aquilo que agrega mais valor”. Priorize as tarefas estratégicas.

Delegue trabalho e autoridade, sempre estipulando o prazo para o resultado.

Outras dicas Evitar interrupções. Um estudo da universidade de

Yale, Estados Unidos, aponta que uma pessoa leva até 11 minutos para retomar a concentração e voltar à atividade interrompida. Fontes comuns de distração: telefones, aparelhos

celulares, internet, e-mails e programas de bate-papo. Saiba dizer não, é melhor priorizar suas tarefas

importantes do que atender as circunstâncias dos outros.

Aproveite os intervalos para fazer coisas rápidas. Defina seus objetivos e suas prioridades, em

seguida avalie se você está usando seu tempo para persegui-las. Lembre-se “quem muito abraça, pouco aperta”.

Reserve tempo para cuidar de sua

saúde: “Correr 30 minutos, três vezes por semana, já pode reduzir em 60% o risco de infarto”.

Reserve tempo para ler e aprender: “se você se dedicar a um livro 30 minutos por dia, e conseguir ler 20 páginas, serão 600 páginas no fim do mês. Mantendo o ritmo por um ano, terá lido 24 livros de 300 páginas”.

Material consultado Revista Você S/A, outubro de 2007, edição 112, p.

36-45. Revista Você S/A, outubro de 2007, edição 112, p.

102. Administre seu tempo, Iain Maitland, Livraria

Nobel S/A. http://www.triadedotempo.com.br/

bn_conteudo_artigos.asp?cod=251&opr=113 http://carreiras.empregos.com.br/carreira/

parceiros/vencer/230106-metas_2006.shtm http://www.triadedotempo.com.br/bnews3/

images/multimidia/images/TriadedoTempo-ResumoCap3.pdf

Imagens e sons: http://office.microsoft.com/pt-br/clipart/FX101321031046.aspx http://www.gifmania.com.pt/relogios/