UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO

MANUAL DE

ADMINISTRAÇÃO

PATRIMONIAL

Elaborado pela Subcomissão de Patrimônio - GEFIM

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INDÍCE

HISTÓRICO ...................................................................................................................................... 4

MISSÃO ............................................................................................................................................ 4

OBJETIVO ........................................................................................................................................ 5

CONCEITOS..................................................................................................................................... 5

Alienação..................................................................................................... 5 Baixa Patrimonial .......................................................................................... 5 Bens de Terceiros/Cessão de uso .................................................................... 5 Bens de Terceiros/Permissão de Uso................................................................ 5 Bens de Terceiros ......................................................................................... 5 Bens do Ativo Permanente ............................................................................. 5 Bens Semoventes ......................................................................................... 5 Comodato .................................................................................................... 5 Convênio ..................................................................................................... 5 Depósito ...................................................................................................... 6 Disponibilidade ............................................................................................. 6 Distribuição.................................................................................................. 6 Doação........................................................................................................ 6 Doação Clausulada........................................................................................ 6 Etiquetagem................................................................................................. 6 Levantamento Físico/Inventário ...................................................................... 6 Localização Física.......................................................................................... 6 Patrimônio ................................................................................................... 6 Responsável coletivo ..................................................................................... 6 Mudança de Local ......................................................................................... 6 Mudança de Responsabilidade......................................................................... 6 Transferência ............................................................................................... 6 Alteração de característica: ............................................................................ 6 Upgrade ...................................................................................................... 6 Usuário Responsável ou Detentor .................................................................... 6

COMPETÊNCIA DA ÁREA DE PATRIMÔNIO: ............................................................................... 7

Incorporação de Bens:................................................................................... 7 Gerenciamento de Bens:................................................................................ 7

COMPETÊNCIA DO USUÁRIO:....................................................................................................... 7

NORMAS E PROCEDIMENTOS DA ÁREA DE PATRIMÔNIO....................................................... 8

Avaliação..................................................................................................... 8 Bens de Terceiros, Convênios e Outros............................................................. 8 • Organização ........................................................................................ 8 • Pessoa física........................................................................................ 8

Compra SISPA.............................................................................................. 8 Convênio ..................................................................................................... 8 Doação........................................................................................................ 8 • Doação de Organizações ....................................................................... 8

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• Doação Pessoa Física............................................................................ 8 Em Poder de Terceiros, Convênios e Outros ...................................................... 8 Fabricação Própria ou de Terceiros .................................................................. 9 Mudança de Origens ...................................................................................... 9 Passagem de Bens (transferência)................................................................... 9 Passagem (contrapartida) .............................................................................. 9

Reincorporação.......................................................................................... 9 SISPA ...................................................................................................... 9

Inventário Físico ........................................................................................... 9

CRITÉRIOS PARA BAIXA DE BENS: ........................................................................................... 10

Divulgação:................................................................................................ 10 BENS PRÓPRIOS:........................................................................................ 10 BENS DE TERCEIROS: ................................................................................. 10

a) Pela devolução a Entidades Financiadoras, Convênios ou Contratos:............ 10 b)Por Baixa de qualquer natureza: ............................................................. 10

TIPOS DE BAIXAS:........................................................................................................................ 10

Por Consumo.............................................................................................. 10 Por Morte................................................................................................... 10 Por Sacrifício de Animais .............................................................................. 10 Por Outros Fornecimentos Gratuitos............................................................... 10 Por Obsolescência ....................................................................................... 11 Por Inservíbilidade ...................................................................................... 11 Por Doação ................................................................................................ 11

• Entidades Filantrópicas ....................................................................... 11 • Orgãos Públicos ................................................................................ 11

Por Indevida Incorporação em Exercício Anterior ............................................. 11 Por Resultado da Atividade Agropecuária........................................................ 12 Por Permuta............................................................................................... 12 Por Venda Direta e/ou Leilão ........................................................................ 12 Para venda de animal em pé......................................................................... 12 Extravio..................................................................................................... 12 Por Término da Cessão de Uso...................................................................... 12

BAIXAS ESPECIAIS: ..................................................................................................................... 12

Baixar Símbolos Nacionais............................................................................ 12 Materiais Radioativos................................................................................... 13

INUTILIZAÇÃO DE MATERIAIS: ................................................................................................... 13

OBSERVAÇÕES IMPORTANTES: ................................................................................................ 13

DISPOSIÇÕES GERAIS................................................................................................................. 14

LEGISLAÇÕES ESPECÍFICAS: .................................................................................................... 14

ANEXO I – MATERIAL PERMANENTE............................................................... 14 ANEXO II – MATERIAL RADIOATIVO .............................................................. 14 ANEXO III – AÇÕES NO SISTEMA MERCÚRIO(cartilha) ..................................... 14

GLOSSÁRIO:.................................................................................................................................. 15

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Histórico A Subcomissão de Patrimônio nasceu no III Encontro GEFIM / 2001, realizado no Campus de Pirassununga. Sua criação tem origem na descoberta comum das Unidades sobre a necessidade de reunir em uma só ferramenta (manual) as normas e procedimentos necessários ao bom andamento e à otimização das rotinas administrativas da área de Patrimônio da USP. Naquele encontro no Campus de Pirassununga, foi escolhido para compor a subcomissão um grupo de funcionários interessados em aumentar a qualidade do trabalho, até então estabelecida, buscando melhorar a produtividade da área.

MISSÃO Ser o elo entre os Setores de Patrimônio das Unidades com o GEFIM, criando Normas e Procedimentos com referências suficientes para abranger a grande maioria das especificações das diversas Unidades. Ser um grupo representativo dos funcionários, tendo a qualidade total como objetivo principal e a excelência como meta.

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MANUAL DE PADRONIZAÇÃO E NORMATIZAÇÃO DO PATRIMÔNIO DE BENS MÓVEIS DA

UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO

OBJETIVO Definir conceitos e competências, estabelecendo procedimentos para toda a movimentação física e contábil dos bens patrimoniais, próprios e de terceiros, sob a responsabilidade da Universidade. ÂMBITO DE APLICAÇÃO: UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO

CONCEITOS Alienação: procedimento de transferência da posse e propriedade de um bem, por intermédio de venda, doação ou permuta. NOTA: A alienação de bens da Administração Pública obedece às disposições contidas no artigo 17, Inciso II da lei Federal 8666/93. Avaliação: Procedimento adotado para incorporação de bens de origem desconhecida. Baixa Patrimonial: procedimento de exclusão de bens do Ativo Permanente da Universidade. Bens de Terceiros/Cessão de uso: “É a transferência gratuita da posse de um bem público de uma entidade ou órgão para outro, a fim de que o cessionário o utilize nas condições estabelecidas no respectivo termo, por tempo certo ou indeterminado. É ato de colaboração entre repartições públicas em que aquela que tem bens desnecessários aos seus serviços cede o uso a outra que o está precisando” (Direito Administrativo Brasileiro - Hely Lopes Meirelles). Bens de Terceiros/Permissão de Uso: “ato negocial com ou sem condições, gratuito ou remunerado, por tempo certo ou indeterminado, sempre modificável e revogável; unilateral, discricionário e precário, através do qual a Administração faculta ao particular a utilização individual de determinado bem, desde que, também de interesse da coletividade”. (Direito Administrativo Brasileiro - Hely Lopes Meirelles). Bens de Terceiros: é todo material permanente ingressado na Universidade através de contrato de CESSÃO DE USO/DEPÓSITO, ou quando o órgão financiador é o detentor da propriedade do bem. Bens do Ativo Permanente: classificado quanto a sua natureza do ponto de vista do patrimoniamento, valendo-se, para a adequada classificação, da assessoria de Órgãos Técnicos e/ou Unidades interessadas. Bens Semoventes: são bens constituídos por todos os animais utilizados pela Universidade, que contabilmente farão parte do ativo imobilizado. Comodato: é todo empréstimo gratuito de bem infungíveis (duráveis) que devem ser restituídos no tempo convencionado, ou recebidos por doação. Convênio: Acordo entre dois ou mais órgãos públicos, resolução (4715 de 22/10/99)

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Depósito: local de “trânsito” de bens permanentes, onde se guarda o bem até sua destinação final. Disponibilidade: procedimento pelo qual o usuário informa o desuso/inservibilidade do bem. Distribuição: processo de entrega, recebimento e posse de um bem. Doação: entrega gratuita de direito de propriedade, constituindo-se em liberalidade do doador. Doação Clausulada: entrega gratuita de direito de propriedade, constituindo-se em liberalidade do doador, cuja utilização e/ou destinação encontra-se estabelecida no respectivo termo de doação. Etiquetagem: identificação física do bem através da atribuição de número patrimonial, por meio de etiqueta. NOTA: sempre que possível, deve-se fixar uma etiqueta em lugar visível e outra oculta, como medida de segurança, tendo a precaução necessária para que não seja afetado o funcionamento do bem. Quando não for possível a fixação da etiqueta, adotar outros meios para identificação do bem: como pintura, gravação, etc. Nenhum bem incorporado ao patrimônio deve ficar sem número de identificação. Levantamento Físico/Inventário: levantamento e identificação dos bens e locais, visando comprovação de existência física, integridade das informações contábeis e identificação do usuário responsável. NOTA: após a migração do SISPA para Mercúrio(Levantamento Físico),o inventário deverá ser efetuado anualmente. Localização Física: edifício, andar ou outra edificação situada ou não nos Campi da Universidade, registrado no seu cadastro de bens imóveis, onde se encontram os bens móveis. NOTA: Instalação Física dos edifícios da USP, identificados por número gerado pelo Sistema Mercúrio. Patrimônio: conjunto de bens, direitos e obrigações suscetíveis de apreciações econômicas, obtidas através de compra, doação ou outra forma de aquisição, devidamente identificado e registrado. Responsável coletivo: aquele que detém a guarda dos bens de uso comum. Mudança de Local: procedimento pelo qual se transfere um bem de um Setor para outro, dentro da mesma Unidade. Mudança de Responsabilidade: procedimento pelo qual se transfere a responsabilidade sobre os bens, nas mudanças de seus detentores. Transferência: procedimento pelo qual se desloca fisicamente um bem de uma Unidade para outra. Alteração de característica: procedimento pelo qual é efetuado a alteração das características originais, provenientes da necessidade de divisão, supressão de partes, aumento ou redução de medidas, resultando em novo número de bem. Upgrade: atualização tecnológica, mas sem a sua transformação física. Usuário Responsável ou Detentor: aquele que detém o bem sob sua guarda (conforme lei 4.320, artigo 94 e Portaria GR 2991 de 1996);

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COMPETÊNCIA DA ÁREA DE PATRIMÔNIO: Incorporação de Bens:

• Recebimento da documentação pertinente à incorporação dos bens; • Cadastramento dos bens no Sistema Mercúrio; • Emissão do termo de responsabilidade; • Identificação física do bem, com a fixação de etiqueta patrimonial (ou gravação),

observada a padronização da etiqueta de código de barras, gerada pelo Sistema Mercúrio;

• Incorporação de animais; • Incorporação de livros; lançamento contábil. • Incorporação de Museus; • Incorporação de Acervos;

Gerenciamento de Bens:

• Transferência do bem; • Conscientização do Usuário; • Divulgação de Procedimentos; • Atualização de Sistema; • Propostas de Melhorias; • Recebimento de bens à disposição, inservíveis ou não, bem como sua

redistribuição; • Baixa do bem; • Realização de Levantamento Físico/Inventário patrimonial

NOTA1: finalizando os procedimentos patrimoniais, os processos deverão ser encaminhados à Contabilidade da Unidade. NOTA2: fica a critério da Unidades/Órgãos a definição de Normas para o recebimento e distribuição de bens, bem como a elaboração do esboço da Liquidação da Despesa.

COMPETÊNCIA DO USUÁRIO:

• De acordo com os artigos 167 e 170 do E.S.U. regulamentado pela Portaria Gr. 2991 de 19/03/1996, os servidores docentes, técnicos e administrativos são pessoalmente responsáveis pelos bens da Universidade, de qualquer espécie, postos sob sua guarda, assim como toda movimentação de bens (troca de responsável, mudança de local, solicitação de recolhimento, transferência) deverá ser comunicada ao Patrimônio.

• Providenciar a manutenção de bens sob sua responsabilidade. • Quando do seu desligamento da Unidade, entregar a Seção de Pessoal relação de bens

sob a sua guarda, solicitando providencias junto a Seção de patrimônio. • Providenciar a lavratura do Boletim de ocorrência quando houver furto ou extravio de bens

sob sua responsabilidade. • Ter relação de bens sob sua guarda (Termo de Responsabilidade).

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NORMAS E PROCEDIMENTOS DA ÁREA DE PATRIMÔNIO

Avaliação: incorporação um bem patrimoniável que se encontra na Unidade com origem desconhecida. Documentação necessária: termo de avaliação emitida pela Comissão de Avaliação da Unidade, o processo necessita de autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE. NOTA: a Comissão de Avaliação deverá ser composta preferencialmente por 03 membros (compras, patrimônio e contabilidade) e constituída pela Unidade, devendo proceder a cotação com 03(três) empresas, obter a média e depreciar em 40%. Bens de Terceiros, Convênios e Outros: registro de um bem Patrimoniado que está na Unidade proveniente de um Convênio, Pessoa Física ou Organização. Documentação necessária:

• Organização: instrumento do convênio, termo de permissão de uso, termo de depósito, ou nota fiscal;

• Pessoa física: termo de permissão de uso, constando CPF, descrição e valor do bem, ou nota fiscal, o processo necessita de autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Compra SISPA: incorporação de bem patrimoniável adquirido via empenho. Documentação necessária: nota fiscal, nota de empenho, documento de compra emitido pelo Sistema Mercúrio. NOTA: Autuar processo anual de incorporação, com a juntada dos seguintes documentos:

• Documento de compra; • Nota Fiscal; • Nota de Empenho

A nota fiscal deverá estar em conformidade com a nota de empenho. Convênio: incorporação de bem adquirido com verbas de Convênios. Documentação necessária relativa a cada Convênio: cópia do instrumento de convênio; nota fiscal, relação detalhada dos bens, respectivos valores e em caso de importações, declaração de importação. O processo necessita de autorização de autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE. Doação: As incorporações devem ser incorporadas das seguintes formas.

• Doação de Organizações: documentação necessária: termo de doação, termo de aceitação e transferência de domínio e relação dos bens com os respectivos valores, declaração de importação em caso de bens importados.

NOTA: A Reserva Técnica está inserida nesta modalidade, com exigência da Nota fiscal.

• Doação Pessoa Física: documentação necessária: termo de doação constando CPF, descrição e valor do bem, ou nota fiscal. O processo necessita de aprovação do CTA e/ou CD, Coordenadorias, Superintendências ou COP para posterior autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Em Poder de Terceiros, Convênios e Outros: registro de um bem patrimoniado utilizado por terceiros fora da Universidade. Documentação necessária: instrumento do convênio ou termo de Permissão de uso. O processo necessita de autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE. NOTA: No termo deverá constar o período, e o tipo de vínculo (Empréstimo, Comodato, ou Contrato).

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Fabricação Própria ou de Terceiros: procedimento para incorporar um bem patrimoniável fabricado na própria Unidade ou em outro local. Documentação necessária: guia de produção, documento que comprove a fabricação do bem emitido pelo executor no caso de fabricação própria, nota fiscal no caso de fabricação de terceiros. O processo necessita de autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE. Mudança de Origens: utiliza-se desta ação, quando a uma alteração de qualquer origem de incorporação; ex1: bens de terceiros para integrar o quadro definitivo da Universidade, ex2 quando um bem incorporado deixa de integrar por um período pré-determinado o quadro definitivo de bens da Universidade. O processo necessita de autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE. Passagem de Bens (transferência): utiliza-se desta ação para se transferir um bem patrimoniado de uma Unidade para outra. Documentação necessária: ofício demonstrando o interesse pelo bem. O processo necessita de autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE CEDENTE. Passagem (contrapartida): procedimento para incorporar um bem proveniente de transferência. Documentação necessária: processo de transferência, necessita de autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE. Reincorporação: incorporação de um bem baixado. Documentação necessária: autuar processo com o oficio de solicitação da referida incorporação. Necessita de autorização do CHEFE IMEDIATO da área requerente. SISPA: migração de um bem patrimoniado do SISPA/RUSP ou SISPA/PRÓPRIO para o Sistema Mercúrio. NOTA: procedimento considerado temporário, até que termine a transição dos Sistemas. Inventário Físico: procedimento adotado anualmente após o Levantamento Físico, como segue:

• Enviar relatórios correspondentes à cada local de sua Unidade; • Receber as alterações ocorridas no período, informadas pelo Usuário; • Confrontar os relatórios, executando as devidas alterações no Sistema;

Finalizar o processo de Inventário Físico, com a emissão de relatórios dos respectivos locais. Se houver alterações, gerar o Termo de Responsabilidade e etiquetas.

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CRITÉRIOS PARA BAIXA DE BENS: Divulgação: Os bens deverão ser colocados como disponíveis no campo situação do Sub-Sistema de Patrimônio, Objeto Patrimônio do Mercúrio, ficando no site http://www.sistemas.usp.br por 15 dias (quinze dias). BENS PRÓPRIOS: Cabe ao usuário enviar o formulário “Movimentação de Bens” devidamente preenchido a Seção de Patrimônio, especificando a condição do bem. A efetivação de Baixa dos Bens Patrimoniais é de Competência do DIRIGENTE DA UNIDADE. BENS DE TERCEIROS: a) Pela devolução a Entidades Financiadoras, Convênios ou Contratos: Operação prevista quando, cessado o Convênio ou concluído o trabalho que vinha sendo desenvolvido, a Entidade ou Órgão financiador exigir a devolução do material adquirido. b)Por Baixa de qualquer natureza: A Unidade detentora do bem deverá entrar em contato com a Entidade ou Órgão Financiador, solicitando a autorização para proceder à baixa patrimonial. TIPOS DE BAIXAS: Por Consumo: baixa de bens patrimoniais que foram descaracterizados da condição de permanente. Documentação necessária: relação dos bens descaracterizados fornecida pela Reitoria (Departamento Financeiro). NOTA: Fica a critério da Unidade encaminhar ao DF sugestão de descaracterização de bens específico de sua Unidade, justificando o motivo. Por Morte: procedimento adotado para animais. Documentação necessária: documento do responsável pelo animal atestando a causa da morte e a sua forma de descarte. Em casos mais específicos, atestado de óbito fornecido pelo Veterinário responsável. O processo necessita de autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE. Por Sacrifício de Animais: procedimento adotado para baixar um animal que foi sacrificado por doença, queimadura, experiência ou algo semelhante. Documentação necessária: atestado de óbito fornecido pelo Veterinário responsável. O processo necessita de autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE. Por Outros Fornecimentos Gratuitos: procedimento para baixar um bem patrimoniado, que será vendido ou comercializado por outro órgão ou Entidade da Administração Pública. Documentação necessária: laudo Técnico do Responsável. Esse procedimento se aplica em caso de animais. Referente a outros bens a COP deverá ser consultada. O processo necessita de autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE.

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Por Obsolescência: baixa de bens patrimoniais, em condições de uso. NOTA: por um período de 15 dias este bem fica disponível na página. www.sistemas.usp.br Documentação necessária: declaração do responsável pelo bem se dispondo do mesmo e sua situação de conservação e/ou funcionamento. Processo necessita de autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE. Por Inservíbilidade: baixa de bens patrimoniais, sem condições de uso, avariados, em estado irrecuperável ou que o orçamento para o seu conserto seja igual ou superior a 50% do seu valor de mercado, (anti econômico) de acordo com Decreto 99.658 de 30/10/1990, artigo 3º, parágrafo único. Documentação necessária: declaração do responsável pelo bem sobre o estado do mesmo. Toda solicitação de baixa por inservibilidade é dispensado da divulgação(portaria GR 3483 de 15/04/04 republicada em 28/04/04).O processo necessita de autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE. NOTA: este procedimento não se aplica para obras de arte ou patrimônios históricos. Por Venda em Exercícios Anteriores: baixa de um bem patrimoniado, que foi vendido em um exercício e não foi baixado. Documentação necessária: comprovante de venda e/ou guia de recolhimento. O processo necessita de autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE. Por Doação: baixa de bens patrimoniais doados para Entidades declaradas de Utilidade Pública, Órgãos ou Entidades da Administração Pública, permitida exclusivamente para fins e uso de interesse social, sem fins lucrativos. NOTA: neste caso o bem já foi divulgado. Documentação necessária:

• Entidades Filantrópicas: cópia do estatuto ou atos constitutivos em vigor, ata da eleição de posse dos órgãos superiores de deliberação e administração que estejam em exercício, cópia do CNPJ, declaração de utilidade pública, ofício timbrado, dirigido à Diretoria da Unidade demonstrando seu interesse:

• Orgãos Públicos: ofício timbrado, dirigido ao Dirigente da Unidade demonstrando seu

interesse. O processo necessita de aprovação do CTA e/ou CD e autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE. Por Dúplice Incorporação em Exercício Anterior: baixa de bens patrimoniais em duplicidade de incorporação. Documentação necessária: abertura de processo de baixa. O processo necessita de autorização do SUPERIOR IMEDIATO. Por Indevida Incorporação em Exercício Anterior: baixa de bens patrimoniais incorporado indevidamente. Documentação necessária: abertura de processo de baixa.O processo necessita de autorização do SUPERIOR IMEDIATO. Sinistro: processo de danificação de um bem por ação dos elementos da natureza: como raio, vendaval, granizo; por ação criminosa (vandalismo); colisão, explosão ou incêndio. Documentação necessária: boletim de Ocorrência (lavratura imediata pelo usuário do bem),

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Parecer conclusivo da Comissão de Sindicância Interna, encaminhamento a CJ para análise. O processo necessita de autorização da CODAGE. Por Resultado da Atividade Agropecuária: baixa de um bem patrimoniado em decorrência da sua venda para outros Órgãos ou Entidades da Administração Pública, em virtude da finalidade do bem. Documentação necessária: comprovante de venda. O processo necessita de autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE. Por Permuta: baixa de bens patrimoniais em decorrência de permutas, permitida entre órgãos ou Entidades da Administração Pública e Privada. Documentação necessária: ofício demonstrando o interesse das partes e justificativa; recibo de entrega. O processo necessita de aprovação do CTA e/ou CD e autorização da CODAGE. Por Venda Direta e/ou Leilão: baixa de bens patrimoniais que serão vendidos para outros Órgãos ou Entidades da Administração Pública e Privadas. Em caso de leilão, onde participarão empresas Privadas, a COP – USP deverá ser consultada. Aplica-se para venda de bens móveis avaliados isoladamente ou globalmente, em quantia não superior ao limite previsto no art. 23, inciso II, alínea “b” da Lei 8.666 de 21/06/1993. O processo necessita de aprovação do CTA e/ou CD e autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE. Para venda de animal em pé: baixa de animal que será vendido vivo, como descarte ou na categoria de matriz. Documentação necessária: processo de comercialização de animais, o processo necessita de autorização do Dirigente de Unidade, laudo de avaliação emitido pela Comissão de Avaliação designada pelo Dirigente da Unidade, Guia de Recolhimento. Por Furto e/ou Roubo: baixa de bens patrimoniais que foram roubados ou furtados. Documentação necessária: boletim de Ocorrência (lavratura imediata pelo usuário do bem), Parecer conclusivo da Comissão de Sindicância Interna, encaminhamento a CJ para análise. O processo necessita de aprovação do CTA e/ou CD e autorização da CODAGE. Extravio: desaparecimento de um bem provocado por roubo, furto ou perda. Procedimento adotado somente para bens em trânsito. Documentação necessária: boletim de Ocorrência (lavratura imediata pelo usuário do bem), Parecer conclusivo da Comissão de Sindicância Interna, encaminhamento a CJ para análise. O processo necessita de aprovação do CTA e/ou CD e autorização da CODAGE. Por Término da Cessão de Uso: baixa de bens patrimoniais em que ao término do projeto, a Entidade Financiadora ou Pessoa Física não concede a continuidade da utilização dos bens. Documentação necessária: documento de Término de Permissão de Uso. O processo deverá ser autorizado pelo DIRIGENTE DA UNIDADE.

BAIXAS ESPECIAIS: Baixar Símbolos Nacionais: Estes não poderão ser doados, de acordo com o Decreto n. º 99.658 - art. 16 e art. 17, os símbolos nacionais (selo, brasão, hino e a bandeira), armas, munições e materiais pirotécnicos serão inutilizados em conformidade com a legislação específica. NOTA: Estes bens deverão ser recolhidos em local apropriado. Símbolos nacionais, armas, munições (no setor do exercito mais próximo ou Casa Civil).O processo necessita de autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE.

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Materiais Radioativos: poderão ser doados mediante autorização do órgão competente, sendo que sua retirada deverá ser acompanhada por um técnico especializado. O processo necessita de autorização do DIRIGENTE DA UNIDADE.

Inutilização de Materiais: O material quando radioativo deverá antes de ser descartado (Baixa), seguir alguns procedimentos: 1 – Preenchimento do formulário do CNEN (Comissão Nacional de Energia Nuclear), “Formulário RTR”, solicitando autorização, e atendimento a “NE - 5.01 - Transporte de Materiais Radioativos” 2 – Autorização do Ministério dos Transportes de acordo com o Decreto 96044, e Decreto nº 23.941, de 11 de janeiro de 2002. 3 – Autorização do IBAMA,, Resolução Conama nº 05 e Resolução Conama nº 237 de 19.12.1997. Toda Unidade que utiliza material radioativo, deve ser cadastrada (licença) no CNEN, e ter na equipe, pessoas especializadas no manejo destes produtos, denominado Supervisor de Radioproteção, de acordo com a “Norma CNEN-NE-3.01 “Diretrizes Básicas de Radioproteção", Norma CNEN 6.05. No Estado de São Paulo, o Órgão responsável pelos rejeitos e materiais radioativos é o IPEN (Instituto de Pesquisa em Energia Nuclear), desde que atendidas as Normas acima. Trata-se de uma prestação serviço, cobrado na entrega do material. NOTA:

• Consultar o CNEN antes de efetuar importação de material radioativo. • O IPEN só retirará ou analisará tais produtos quando se tratar de emergência comprovada

de perigo iminente, neste caso não será cobrado.

OBSERVAÇÕES IMPORTANTES: 1 Todo Patrimônio deve possuir as plantas ou croquis das edificações de sua Unidade,

fornecidas pela Administração, devendo sempre ser informado sobre qualquer alteração efetuada por agentes internos ou externos, que propicie aumento ou diminuição de salas, por exemplo;

2 Todo bem adquirido para a Unidade através de convênios, projetos devem ser informados ao Patrimônio, com cópia do Termo de Outorga ou Contrato, juntamente com a relação dos bens com seus respectivos valores, ou cópia da nota fiscal.

3 As Unidades devem possuir um espaço mínimo, (depósito) para guarda dos bens, quando solicitado sua baixa, até serem transferidos de responsabilidade ou alienados;

4 Criação de processo Anual de Incorporação de aquisições por Empenho, juntando: Nota Fiscal, empenho e documento de compra.

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DISPOSIÇÕES GERAIS Este Manual foi elaborado pela Subcomissão de Patrimônio – GEFIM, instituída através da Portaria CAG-1.339, DE 20-9-2001, conforme abaixo: Diário Oficial do Estado, São Paulo, Poder Executivo, Seção I, 111(181), 25/9/2001, fls. 26 Reitor: Jacques Marcovitch REITORIA COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO GERAL Portaria CAG-1.339, DE 20-9-2001. O Coordenador de Administração Geral baixa a seguinte portaria: Artigo 1º - Institui a Subcomissão de Patrimônio para a Normalização dos procedimentos do Sistema de Patrimônio da Comissão para Reestruturação dos Sistemas de Gestão Administrativa e Financeira e de Materiais, integrada por servidores da Universidade de São Paulo: Artigo 2º - São Atribuições da Subcomissão:

I. Elaboração de manuais e criação de normas de trabalho visando à padronização dos procedimentos, em todas as Unidades da USP.

II. Desburocratizar a parte operacional na destinação dos bens inservíveis e a disposição para doação.

III. Criação de um link junto à página Recad para tratar especificamente do patrimônio.

LEGISLAÇÕES ESPECÍFICAS: ANEXO I – MATERIAL PERMANENTE ANEXO II – MATERIAL RADIOATIVO Em documento anexo

ANEXO III – AÇÕES NO SISTEMA MERCÚRIO(cartilha) Documento em elaboração.

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GLOSSÁRIO:

CD: Conselho Deliberativo

CJ: Consultoria Jurídica

CNEN: Conselho Nacional de Energia Nuclear

CODAGE: Coordenadoria de Administração Geral

COMPATRIM: Subcomissão de Patrimônio do Gefim CONAMA: Conselho Nacional do Meio Ambiente COP: Comissão de Orçamento e Patrimônio

CTA: Conselho Técnico Administrativo

E.S.U: Estatuto dos Servidores da USP

FORMULÁRIO RTR: Requerimento para transferência de fonte radioativa

GEFIM: Gestão Financeira e de Materiais IBAMA: Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis IPEN: Instituto de Pesquisas Energéticas e Nucleares MERCÚRIO: Sistema Financeiro e Administrativo da USP

NEWS PROTEOS: Sistema de Protocolo Automatizado da USP

RUSP: Reitoria da USP SISPA: Sistema Patrimonial da USP

CODAGE, em 2004.

_______________________ Prof. Dr. Adilson Carvalho

Coordenador de Administração Geral