PDI - Relatório de Progressoee05200/dissertacao/documentos/PDI/Rela... · O Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho (CHVNG/E) está organizado segundo três unidades: o

FACULDADE DE ENGENHARIA DA UNIVERSIDADE DO PORTO

PDI - Relatório de Progresso

Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho

Tiago Jorge Gadelho Tavares Barreiros

050503200

16-12-2011

Relatório de Progresso

1

Índice

Siglas e Acrónimos ........................................................................................................................................ 3

Legendas ....................................................................................................................................................... 4

Legenda da Matriz de Responsabilidade dos Processos ........................................................................... 4

Legenda da Descrição Detalhada dos Processos ...................................................................................... 4

Introdução .................................................................................................................................................... 5

Serviço de Equipamentos e Eletromedicina .................................................................................................. 6

Processos do SEE ........................................................................................................................................... 8

P1. Gestão de Ordens de Trabalho .................................................................................................... 8

Matriz de Responsabilidades ................................................................................................................ 9

Atender Requisição ............................................................................................................................. 10

Processar Ordem de Trabalho com Contracto de Assistência Técnica ............................................... 11

Processar Ordem de Trabalho sem Contracto de Assistência Técnica................................................ 12

Encerrar OT e Arquivo ......................................................................................................................... 13

P2. Suporte à Gestão de Ordens de Trabalho ................................................................................. 14

Matriz de Responsabilidades .............................................................................................................. 15

Orçamentar Intervenção .................................................................................................................... 16

Analisar Possibilidade de Retoma por Reparação .............................................................................. 17

Conferir e Encaminhar Facturas ......................................................................................................... 18

P3. Gestão do Inventário ................................................................................................................. 19


Adquirir Bem ....................................................................................................................................... 21

Receber e Conferir Bem ...................................................................................................................... 22

Inventariar e Identificar Bem .............................................................................................................. 23

Realizar Controlo Interno ao Inventário ............................................................................................. 24

Elaborar Plano de Abates ................................................................................................................... 25

Abater Bem ......................................................................................................................................... 26

P4. Gestão do Parque de Equipamentos ......................................................................................... 27


Transportar Bem ................................................................................................................................. 29

Receber Bem Cedido por Serviço ........................................................................................................ 30

Transferir Bem entre Serviços ............................................................................................................. 31

Emprestar Bem a Serviço .................................................................................................................... 32

P5. Gestão da Manutenção ............................................................................................................. 33


2


Elaborar Plano de Manutenção Preventiva ........................................................................................ 35

Definir Contratos de Assistência Técnica ............................................................................................ 36

Realizar Manutenção Preventiva Interna ........................................................................................... 37

P6. Monitorização e Controlo de Condições Ambientais e Energéticas .......................................... 38


Monitorizar Condições Ambientais com Assistência por CAT ............................................................. 40

Controlar Internamente a Qualidade da Água ................................................................................... 41

Realizar Manutenção das Centrais Térmicas e AVAC ......................................................................... 42

Interagir com Empresas de Assistência Técnica em Permanência ..................................................... 43

Realizar Manutenção de Infraestruturas ............................................................................................ 44

Aplicação de Gestão de Ordens de Trabalho .............................................................................................. 45


3

Siglas e Acrónimos

CA Conselho de Administração CAT Contrato de Assistência Técnica CC Centro de Custo CHVNG/E Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia / Espinho DAI Departamento de Apoio ao Imobilizado DCAE Departamento de Controlo Ambiental e Energético DEM Departamento de Eletromedicina e Manutenção HPQ Helpdesk, Planeamento e Qualidade MP Manutenção Preventiva OT Ordem de Trabalho PAT Prestador de Assistência Técnica PMP Plano de Manutenção Preventiva RS Responsável de Serviço SAL Serviço de Aprovisionamento e Logística SC Serviço Cedente SEE Serviço de Equipamentos e Eletromedicina SFC Serviços Financeiros e de Contabilidade SIE Serviço de Instalações e Equipamentos SOI Serviço de Obras e Instalações SR Serviço Requisitante UGI Unidades de Gestão Integrada


4

Legendas

Legenda da Matriz de Responsabilidade dos Processos

Figura 1 – Legenda da Matriz de Responsabilidades dos Processos

Legenda da Descrição Detalhada dos Processos

Figura 2 – Legenda da Descrição Detalhada de Processos


5

Introdução

Este documento tem como objectivo apresentar o trabalho efectuado até ao momento pelo aluno Tiago

Barreiros para a disciplina de PDI, mais concretamente o trabalho desenvolvido no local de estágio.

O Serviço de Instalações e Equipamentos (SIE) do Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho está

dividido em dois serviços, o Serviço de Obras e Instalações (SOI) e o Serviço de Equipamentos e

Eletromedicina (SEE).

É deste último que se focará o âmbito deste trabalho, mais concretamente nos processos de Gestão de

Ordens de Trabalho e Gestão da Manutenção.

A análise aos processos efectuada neste documento tomou como base os processos definidos no Manual

de Processos e no Manual de Procedimentos do SEE e teve como objectivo a análise de base das

actividades do SEE (com relevância aos processos pretendidos).


6

Serviço de Equipamentos e Eletromedicina

O Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho (CHVNG/E) está organizado segundo três unidades:

o Hospital Eduardo Santos Silva (Unidade I); o Hospital Comendador Manuel Moreira de Barros (Unidade

II) e o Hospital Nossa Senhora da Ajuda (Unidade III).

De forma a facilitar a gestão integrada e a comunicação vertical entre os serviços de prestação de

cuidados de saúde e as actividades que os suportam, estes estão divididos em Unidades de Gestão

Integrada (UGIs). Estas são definidas de acordo com a natureza dos diferentes serviços médicos,

existindo 6 UGIs distintas, que gerem e respondem relativamente ao serviço médico do qual são

responsáveis.

Uma destas unidades é a Unidade de Operações e Logística que se centra na gestão de instalações e

equipamentos do CHVNG/E. O Serviço de Eletromedicina e Equipamentos (SEE) posiciona-se nesta

unidade e tem como missão assegurar a manutenção e monitorização dos equipamentos necessários

aos serviços de prestação de cuidados.

O SEE é caracterizado pela estrutura organizacional representada na seguinte figura.

Figura 3 – Estrutura Organizacional do SEE

O serviço é composto por três departamentos de áreas de actuação distintas:

DAI – Responsável pela gestão ao imobilizado, realizando a inventariação dos Bens, a

reparação do equipamento não médico, o acompanhamento de mudanças e a gestão do

parque de equipamentos, aquisições, recepções e abates.

DCAE – Responsável pelo controlo ambiental e energético, gerindo as áreas técnicas associadas

como centrais térmicas, gases medicinais, AVAC, gestão de consumos e fiscalização de obras.

DEM – Responsável pela manutenção preventiva e correctiva dos equipamentos de

eletromedicina do centro hospitalar.

Os três departamentos são liderados por um Responsável pelo Serviço, que gere todo o serviço

relacionado com o SEE, e são apoiados pelo HPQ, que tem como responsabilidades o atendimento de

clientes, a gestão de ordens de trabalho, o apoio à administração e o planeamento operacional do

serviço.


7

O HPQ recebe os pedidos de intervenção, através de requisição interna via software ou via telefónica, de

seguida trata da triagem e priorização destes e finalmente abre Ordens de Trabalho (OT) que serão

encaminhadas para o departamento responsável pela execução do serviço.

Com o objectivo de poupança de recursos internos, o Helpdesk serve de apoio não só aos serviços do SEE

como também aos serviços do SOI. Embora as actividades de Planeamento e Qualidade sejam internas

ao SEE, a abertura e encerramento de OTs é realizada pelo Helpdesk em relação a ambos os serviços.

Assim sendo o trabalho do SEE pode ser resumido nas seguintes fases:

Atendimento de pedidos de intervenção e abertura de OT;

Triagem e priorização das OT e encaminhamento para o departamento responsável (SOI, DAI,

DCAE, DEM ou Empresa Externa);

Realização da intervenção necessária com responsabilidade do DAI, DCAE ou DEM;

Resolução da OT e encerramento e arquivo da mesma.


8

Processos do SEE

Esta abordagem toma como base os processos de trabalho do SEE, focando-se nas actividades de Gestão

de Ordens de Trabalho e Gestão da Manutenção, e actividades inerentes a estas.

P1. Gestão de Ordens de Trabalho

Descrição:

Atendimento dos pedidos de intervenção por parte dos serviços ou dos departamentos do SEE.

Triagem, priorização, encaminhamento e encerramento destas destas.

Entradas:

Pedidos de Intervenção via telefone

Pedidos de Intervenção via software

Pedido de Emissão de Ordem de Trabalho

Emissão de Ordem de Trabalho Programada

Objectivo:

Resposta eficiente e eficaz às intervenções requisitadas, mantendo o estado das OT em

permanente actualização.

Saídas:

Ordens de Trabalho encerradas no software

Ordens de Trabalho arquivadas

Pedidos de Abate

Pedidos de Aquisição

Gestor do Processo:

Helpdesk, Planeamento e Qualidade

Actividades:

Intervenientes do SEE

Atender Requisição

Processar OT com CAT

Processar OT sem CAT

Encerrar OT e Arquivo

RS

HPQ Executa Executa Executa Executa

DAI Executa/Supervisiona Executa/Supervisiona

DCAE Executa/Supervisiona Executa/Supervisiona

DEM Executa/Supervisiona Executa/Supervisiona

Matriz de Responsabilidades

Figura 4 – Matriz de Responsabilidades do Processo de Gestão de Ordens de Trabalho

Atender Requisição

Objectivo: Definir a sequência de etapas necessárias ao atendimento de um pedido de um serviço

requisitante, com abertura da respectiva ordem de trabalho.

Figura 5 – Atender Requisição


11

Processar Ordem de Trabalho com Contracto de Assistência Técnica

Objectivo: Definir o procedimento de execução e supervisão de Ordens de Trabalho para equipamentos

com Contracto de Assistência Técnica.

Figura 6 – Processar OT com CAT


12

Processar Ordem de Trabalho sem Contracto de Assistência Técnica

Objectivo: Definir o procedimento de execução e supervisão de Ordens de Trabalho para equipamentos

com realização interna ou por empresa externa sem CAT.

Figura 7 – Processar OT sem CAT


13

Encerrar OT e Arquivo

Objectivo: Definir o procedimento de encerramento e verificação de conformidade de Ordens de

Trabalho para conclusão do processo e respectivo arquivo.

Figura 8 – Encerrar OT e Arquivo


14

P2. Suporte à Gestão de Ordens de Trabalho

Descrição:

Actividades auxiliares realizadas durante a execução das ordens de trabalho, com enfoque nas

análises do custo associado às intervenções.

Entradas:

Pedidos de Orçamentação

Histórico de Manutenção

Facturas para Conferência

Objectivo:

Resposta eficiente e eficaz aos procedimentos de orçamentação de intervenções, da análise da

possibilidade de retoma de um equipamento por reparação e da conferência da facturação

inerente ao SEE, procurando a minimização dos custos da intervenção para a instituição e a

correcta facturação de todo o processo.

Saídas:

Pedido de Retoma por Reparação

Pedido de Aquisição

Facturas Conferidas

Facturas Não Conferidas

Gestor do Processo:

Helpdesk, Planeamento e Qualidade

Actividades:


Orçamentar Intervenção

Analisar a Possibilidade de Retoma por Reparação

Conferir e Encaminhar Facturas

RS Supervisiona/Aprova Supervisiona/Aprova Consulta

HPQ Executa Executa Executa

DAI Consulta Consulta/Executa Consulta/Executa

DCAE Consulta Consulta Consulta

DEM Consulta Consulta Consulta


Figura 9 – Matriz de Responsabilidades para os Processos de Suporte à Gestão de Ordens de Trabalho

Orçamentar Intervenção

Objectivo: Definir o procedimento adoptado para a orçamentação das intervenções cuja realização

necessite reparação/aquisição com o custo inerente não presente em CAT.

Figura 10 – Orçamentar Intervenção


17

Analisar Possibilidade de Retoma por Reparação

Objectivo: Definir o procedimento adoptado para a análise, juntos dos fornecedores, da possibilidade de

obter retoma do equipamento em reparação.

Figura 11 – Analisar a Possibilidade de Retoma por Reparação


18

Conferir e Encaminhar Facturas

Objectivo: Definir o procedimento a executar para a conferência de facturas associadas ao SEE e o

respectivo circuito que estas percorrem na instituição.

Figura 12 – Conferir e Encaminhar Facturas


19

P3. Gestão do Inventário

Descrição:

Aquisição, Inventariação e Controlo Interno ao Inventário dos Equipamentos pelos quais o SEE é

responsável assim como elaborar e executar o Plano de Abates de Equipamentos não

necessários pelo SEE.

Entradas:

Necessidade de Aquisição

Plano de Aquisições Programadas

Registo de Entrada de Bem

Necessidade de Abate

Objectivo:

Realização das actividades de entrada e saída de bens do CHVNG/E. Expressa a realidade

patrimonial do CHVNG/E permitindo manter o estado, valor, afectação e localização dos bens

em permanente actualização.

Saídas:

Novo Bem Inventariado

Inventário Actualizado

Relatório de Controlo ao Inventário

Plano de Abates

Auto de Abate

Cedência de Bem

Gestor do Processo:

Departamento de Apoio ao Imobilizado

Actividades:


Adquirir Bem

Receber e Conferir

Bem

Inventariar e

Identificar Bem

Realizar Controlo

Interno ao Inventário

Elaborar Plano de Abates

Abater Bem

RS Consulta/ Executa

Aprova/ Consulta

Supervisiona Supervisiona Supervisiona/ Consulta

HPQ Executa Executa Executa Executa

DAI Executa Executa Executa Executa Executa Executa

DCAE

DEM


Figura 13 – Matriz de Responsabilidades do Processo de Gestão de Inventário

Adquirir Bem

Objectivo: Definir o procedimento a adoptar para a análise da necessidade de aquisição de novo bem

para instituição.

Figura 14 – Adquirir Bem


22

Receber e Conferir Bem

Objectivo: Definir o procedimento a adoptar na recepção de um bem, após a sua aquisição, e respectiva

conferência.

Figura 15 – Receber e Conferir Bem


23

Inventariar e Identificar Bem

Objectivo: Descrever o procedimento a realizar para a inventariação do bem para controlo e supervisão

do mesmo. Identificação física do bem através da atribuição de um código identificativo.

Figura 16 – Identificar e Inventariar Bem


24

Realizar Controlo Interno ao Inventário

Objectivo: Definir o procedimento adoptado na conferência de todos os bens de um serviço para a

actualização de inventário.

Figura 17 – Realizar Controlo Interno ao Inventário


25

Elaborar Plano de Abates

Objectivo: Definição do Plano Anual de Abate de Bens para o Ano subsequente.

Figura 18 – Elaborar Plano de Abates


26

Abater Bem

Objectivo: Definir o procedimento a adoptar para a realização do abate de bens da instituição.

Figura 19 – Abater Bem


27

P4. Gestão do Parque de Equipamentos

Descrição:

Transporte, Transferência, Cedência e Empréstimo de Bens entre os serviços pelos quais o SEE é

responsável.

Entradas:

Pedido de Transporte

Pedido de Transferência de Bens

Pedido/Devolução de Empréstimo de Bem

Pedido de Cedência de Bem

Objectivo:

Realização das actividades de movimentação de bens do CHVNG/E, garantindo a

disponibilização dos recursos necessários à actividade da instituição.

Saídas:

OT de Transporte

Ficha de Transferência de Bens

Inventário Actualizado

Empréstimo/Cedência Definitiva de Bens

Listagem de Bens para Empréstimo

Auto de Abate

Cedência de Bem

Gestor do Processo:

Departamento de Apoio ao Imobilizado

Actividades:


Transportar Bem Receber o Bem Cedido por Serviço

Transferir Bens Entre

Serviços

Emprestar Bem a Serviço

RS Aprova Aprova Consulta

HPQ Executa Executa Executa Aprova

DAI Executa/Supervisiona Executa Executa Executa

DCAE Executa

DEM Executa


Figura 20 – Matriz de Responsabilidades do Processo de Gestão do Parque de Equipamentos

Transportar Bem

Objectivo: Definir o procedimento a adoptar para o transporte de um bem no interior da instituição.

Figura 21 – Transportar Bem


30

Receber Bem Cedido por Serviço

Objectivo: Definir o procedimento a executar aquando a cedência para empréstimo de um bem não

necessário a um serviço.

Figura 22 – Receber Bem Cedido por Serviço


31

Transferir Bem entre Serviços

Objectivo: Definir o procedimento a adoptar quando existe transferência de bens entre serviços da

instituição.

Figura 23 – Transferir Bem entre Serviços


32

Emprestar Bem a Serviço

Objectivo: Definir o procedimento a realizar aquando o empréstimo de um bem a um serviço que dele

necessite.

Figura 24 – Emprestar Bem a Serviço


33

P5. Gestão da Manutenção

Descrição:

Elaborar e definir as necessidades do plano de manutenção preventiva anual para os bens da

instituição. Definição dos contratos de assistência técnica para os bens com necessidade de

intervenção externa. Realizar a manutenção preventiva interna ao SEE, dos bens sem cobertura

de CAT.

Entradas:

Necessidade de Manutenção

Plano de Manutenção Preventiva

Pedido de Manutenção

Objectivo:

Definir as necessidades de manutenção dos bens da instituição, bem como elaborar os

contratos de assistência técnica para os bens que o necessitem e também planear e realizar a

manutenção preventiva dos restantes, tentando garantir a operacionalidade e bom

funcionamento de todos os bens da instituição.

Saídas:

Contratos de Assistência Técnica

Plano de Manutenção Preventiva

Manutenção Preventiva de Bens

Gestor do Processo:

Departamento de Eletromedicina e Manutenção

Actividades:

Intervenientes do SEE Elaborar Plano de Manutenção Preventiva

Definir Contratos de Assistência

Técnica

Realizar Manutenção Preventiva Interna

RS Executa/Aprova Executa Supervisiona

HPQ Executa Executa Executa

DAI

DCAE

DEM Executa Consulta Executa/Supervisiona


Figura 25 – Matriz de Responsabilidades do Processo de Gestão da Manutenção

Elaborar Plano de Manutenção Preventiva

Objectivo: Descrever o procedimento adoptado no planeamento da manutenção preventiva anual da

instituição.

Figura 26 – Elaborar Plano de Manutenção Preventiva


36

Definir Contratos de Assistência Técnica

Objectivo: Definir o procedimento adoptado na contratação de empresas externas para manutenção

específica de bens.

Figura 27 – Definir CAT


37

Realizar Manutenção Preventiva Interna

Objectivo: Definir o procedimento da realização de manutenção preventiva aos bens da instituição por

parte dos técnicos de eletromedicina.

Figura 28 – Realizar Manutenção Preventiva Interna


38

P6. Monitorização e Controlo de Condições Ambientais e Energéticas

Descrição:

Monitorizar as condições ambientais, energéticas e de infraestruturas, bem como as centrais

térmicas, AVAC e qualidade da água, garantindo o bom funcionamento e a segurança de todas

as áreas da instituição.

Entradas:

Condições Ambientais a Monitorizar

Inspecções Periódicas Obrigatórias

Plano de Manutenção de Condições Ambientais e Energéticas

Infraestruturas Existentes

Condições de Ambiente de Trabalho

Objectivo:

Definir as necessidades de monitorização de condições ambientais e energéticas da instituição,

bem como descrever a interacção com as empresas de assistência técnica em permanência e

realizar a manutenção de infraestruturas e áreas técnicas, tentando garantir a

operacionalidade e bom funcionamento de todos os áreas de funcionamento da instituição.

Saídas:

Monitorização de Condições Ambientais e Energéticas

Relatórios de Intervenções de AT

Manutenção de Infraestruturas

Proposta de Melhoria de Instalações Técnicas

OT avaria

Gestor do Processo:

Departamento de Controlo Ambiental e Energético

Actividades:


Monitorizar Condições

Ambientais com CAT

Controlar Internamente a Qualidade

da Água

Realizar Manutenção das Centrais Térmicas e

AVAC

Realizar Manutenção

de Infraestruturas

Interagir com

Empresas de Assistência Técnica em

Permanência

RS Aprova Executa/ Supervisiona

HPQ Executa Executa Executa Executa/ Supervisona

Executa

DAI

DCAE Executa/ Supervisiona

Executa Executa Executa/ Supervisiona

DEM


Figura 29 – Matriz de Responsabilidades do Processo de Monitorização de Condições Ambientais e Energéticas

Monitorizar Condições Ambientais com Assistência por CAT

Objectivo: Descrever o procedimento adoptado na coordenação da monitorização das condições

ambientais realizadas pelas empresas prestadores de assistência técnica.

Figura 30 – Monitorizar Condições Ambientais com Assistência por CAT


41

Controlar Internamente a Qualidade da Água

Objectivo: Descrever a metodologia utilizada para controlo do nível de qualidade da água nas

instalações da instituição.

Figura 31 – Controlar Internamente a Qualidade da Água


42

Realizar Manutenção das Centrais Térmicas e AVAC

Objectivo: Descrever a metodologia de manutenção das centrais térmicas e ar condicionado, de modo a

assegurar o seu bom funcionamento na instituição.

Figura 32 – Realizar Manutenção das Centrais Térmicas e AVAC


43

Interagir com Empresas de Assistência Técnica em Permanência

Objectivo: Descrever o procedimento adoptado na interacção com as empresas de assistência técnica

localizadas em permanência no interior das instalações da instituição.

Figura 33 – Interagir com Empresas de AT em Permanência


44

Realizar Manutenção de Infraestruturas

Objectivo: Definir o procedimento da realização de manutenção das infraestruturas da instituição.

Figura 34 – Realizar Manutenção de Infraestruturas


45

Aplicação de Gestão de Ordens de Trabalho

Algumas sugestões de melhoria à actual aplicação informática de gestão de OT:

Deveria incluir não só o serviço responsável pela execução da OT mas também os restantes

serviços que nela actuarem;

Documentação inerente à OT deveria estar em suporte informático associada a esta;

Melhor distinção entre o estado dos bens (livre, em uso, abatido, etc);

Permissões restritas a quem deve inserir dados (actualmente qualquer utilizador com acesso à

OT pode modificar qualquer campo, como por exemplo o valor de imobilizado);

Suporte Estatístico acentuado e de fácil utilização;

Suporte para dispositivos móveis (PDAs, etc);

Gestão de utilizadores com registo de quem altera e o que altera no sistema;

Verificar no sistema o estado de conclusão da OT e quem é o responsável pela execução, a

todos os momentos;

Existir apenas uma OT original e todas as seguintes impressões estarem bem sinalizadas como

cópias.

Documents

PDI - Relatório de Progressoee05200/dissertacao/documentos/PDI/Rela... · O Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho (CHVNG/E) está organizado segundo três unidades: o