Perfil Recepcionista

7/28/2019 Perfil Recepcionista

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Introduo

Nos tempos atuais, em que mudanas ocorrem a cada instante, ofluxo intenso de informaes e a competio so caractersticasque influenciam decisivamente na vida das pessoas.

A profissionalizao (treinamentos, participao em cursos epalestras) dos funcionrios torna-se um ferramenta essencial sobrevivncia da empresa dentro do mercado.

A quase totalidade das empresas de prestao de servios evendas de produtos, que tm sua frente um recepcionista, muita influenciada pelo ambiente externo, de forma que cenrios

socioeconmicos, novas tecnologias, polticas, disponibilidade demo- de- obra, preservao do meio natural etc., sero derelevncia para os rumos da empresa. Geralmente, a gestoestratgica analisa o ambiente externo e o traz para dentro daorganizao, buscando avaliar as oportunidades e ameaas,alterando rumos para atingir objetivos e sobrevivncia no longoprazo, mobilizando-se os recursos em prol do equilbrio e daestabilidade empresarial As empresas tm-se mobilizado einvestido na qualificao de seus funcionrios para no correrem

o risco de perder espao no competitivo mercado.Desse modo, no contexto empresarial, torna-se imprescindvel qualificao do recepcionista, pois este o ponto de partida, ouquase uma carta de apresentao de todas as organizaes. no momento da recepo que a empresa demonstra do que capaz. As funes nas empresas se aprimoram para atender sexigncias dos clientes. Hoje, o cliente o centro nas relaescomerciais e reivindica seu lugar de soberano, majestade.

Exige produtos, servios e atendimentos de qualidade. Ento:Mais do que atender s necessidades do cliente preciso


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encant-lo. Na hora da verdade, o funcionrio adequado quevai conquistar ou afastar clientes. O cliente avalia a qualidade nomomento do uso. Ele sempre o juiz; se satisfeito, pode fidelizar-se organizao, loja ou marca. Caso contrrio, no voltar.

A recepcionista um prestador de servio que exerce papelestratgico dentro da empresa. Reconhecer sua importncia eresponsabilidade no processo possibilita demonstrar ao cliente aqualidade e a excelncia da empresa. O papel da recepcionista,dentro da organizao, de desenvolver um trabalho eficaz quecontribua para o fluxo produtivo dos clientes internos e externos.Para isso, necessrio que haja sintonia entre ambos, e pr-ao do recepcionista. importante que o recepcionista tenha

clareza das suas atividades, deveres, direitos, rotinas,responsabilidades, limites de autonomia e expectativas da sualiderana.

As responsabilidades do recepcionista dependero da empresaem que trabalha. As principais atribuies so: informar, conduzir,orientar, anotar, encaminhar, servir, organizar, protocolar,arquivar, agendar e filtrar ligaes. Conforme a empresa, orecepcionista poder at realizar tarefas de assessoramento. Arecepcionista precisa estar sempre atento ao planejamento dirioe ao controle das providncias a serem tomadas. Poder darsugestes chefia que contribuam para o aumento da eficcia dotrabalho. A recepcionista comprometido com seu trabalho dinmico e participante. Em presena do cliente ele atencioso ededica-se ao atendimento (a); quando no h atendimento,dedica-se organizao, conferncias de agenda e escrita doseu trabalho (b).


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Perfil Ideal da Recepcionista

Ser recepcionista requer conscientizao de uma srie dehabilidades e competncias. necessrio vestir a camisa dainstituio, firma ou empresa.

A atuao deste profissional requer qualidades e habilidades, taiscomo:

Responsabilidade- consiste na obrigao de responder pelasprprias aes, e pressupe que as mesmas se apiam emrazes ou motivos.

Dinamismo consiste em administrar sabiamente as atividadespara que elas no se acumulem.

Discrio Permite treinar o silencio e proporcionar maturidade avivencias e processos.

Organizao Atitude de planejar, arrumar, organizar o ambientee as atividades. A organizao uma caracterstica que revelaplanejamento do recepcionista, podendo ser observada noambiente de trabalho.

Ateno manter ou aplicar a mente de forma cuidadosa ealguma coisa; cuidado, concentrao, reflexo.

Iniciativa Ao daquele que o primeiro a propor e , ouempreender algo no ambiente de trabalho ou em dadas

situaes.


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Criatividade Capacidade criadora; plena de engenho einventividade.

Imparcialidade atitude de no sacrificar a sua opinio prpriaconvenincia, atitude de retido.Flexibilidade- disponibilidade de

esprito; compreenso, complacncia para atuar na profisso. Comunicabilidade atitude de comunicar de forma franca e

adequada. Para uma comunicao adequada, eficiente e eficaz, preciso observar que necessrio desarmar-seemocionalmente; que as discordncias so um encontro deidias;

importante reforar as concordncias e minimizar asdiscordncias;

Trabalhar no processo ganha-ganha; Colocar-se na posio do outro; Reconhecer que no somos o

dono da verdade; Compreender que as opinies divergentes devem ser

respeitadas; O bom desempenho da recepcionista tem entre seus pontos

principais a comunicao, incluindo simpatia e educao. Ponderao capacidade de examinar com ateno e mincia

uma situao; apreciar maduramente um conflito; considerar,medir, pesar algo para tomar uma deciso.

Educao- forma de agir em que o profissional manifestacivilidade, delicadeza, polidez e cortesia.

Simpatia tendncias a fazer com que as relaes existentesentre as pessoas se intensifiquem e permitam que,instintivamente, estas se sintam atradas entre si.

Confiana consiste na segurana ntima de procedimento, paraque desperte o crdito das pessoas do convvio e da empresa.

Sigilo dever tico que impede a revelao de assuntos

confidncias ligados profisso. Autonomia faculdade de se governar por si mesmo, tomando

atitudes decisivas para o bom desempenho e harmonia dotrabalho.

Segurana confiana em si mesmo; autoconfiana, conviconas atitudes.

Lealdade atitude daquele que fiel aos seus compromissos. Postura ( boa aparncia) manuteno e expresso de ponto de

visita; maneira de pensar e agir; atitude. Empatia em todo ambiente onde agem duas ou mais pessoas,

est sujeito ocorrer conflitos, dadas as diferenas que existem
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entre os seres humanos. Essas diferenas so desenvolvidas,desde quando se nasce e vo se acumulando no decorrer dosanos.

Estas diferenas que nos fazem nicos no universo. Paracompreender melhor as pessoas, importante aplicar o princpioda empatia, que nos colocarmos no lugar da outra pessoa paraexperimentar seus sentimentos da mesma maneira como estapessoa experimenta.

ALERTA:As pessoas no sentem prazer em se sentirem preteridas ou emficar esperando atendimento com recepo demonstrando

descaso.PlanejamentoPlanejar decidir antecipadamente o que fazer, como fazer, porque, quando, quanto e quem deve fazer. O planejamento oponto bsico indispensvel a toda e qualquer atividade. Facilita aao, contribui na administrao do tempo e redireciona asatividades do cotidiano.

a) Faa uso de uma agenda. Nela, voc vai anotar todos os seuscompromissos para uma determinada data. No confie namemria, anote todos os recados.

b) Planeje o seu dia seguinte no final de cada dia. Assim quechegar ao trabalho, consulte a agenda e o arquivo follow-up, paraver quais so as suas obrigaes para aquele dia. Verifique seficou alguma pendncia do dia anterior e resolva-aimediatamente. Caso envolva uma terceira pessoa, lembre-a dapendncia. Faa uma lista com as prioridades e resolva-as nesta

ordem.c) Para ganhar tempo, resolva primeiro o que importante eurgente.

Importante aquilo que traz consequncias. E urgente quandoh uma presso de tempo para realizao daquela tarefa. Porexemplo, um documento a ser entregue urgente e importante.O planejamento para o seu trabalho importante, mas no tourgente.


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ControleControle todo sistema desenvolvido para acompanhamento eredirecionamento das atividades especificas. Permiteacompanhar os objetivos planejados para os ajustes necessrios,

se for o caso. O controle inclui, tambm , a avaliao dosresultados conseguidos. Em primeiro lugar, tenha sempre emmos um organograma da empresa com os profissionais de cadacargo. Assim voc saber exatamente a quem procurar quandotiver que encaminhar algum ou dar algum recado.

Veja abaixo um exemplo de organograma.

Mantenha as listas telefnicas internas e externas sempreatualizadas para localizar uma pessoa rapidamente.

Tenha uma agenda parte com os telefones e endereos detodos que so ligados a empresa de alguma forma.

Mantenha o seu material de consumo organizado e completo.Assim voc evita o desperdcio, pois no vai precisar pegarmaterial novo enquanto ainda tem o seu.

Mantenha atualizados os dados da chefia e de seus familiares.Quando for solicitado, voc estar frente.

Tenha controle sobre todas as informaes necessrias spessoas que chegarem a sua recepo. A primeira atitude

saber quem se encontra na empresa para ter o controle sobre ainformao solicitada.


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Marketing Pessoal

Marketing todo um conjunto de atitudes tomadas paraconquistar e manter um cliente. Esse conceito, normalmente, usado quando queremos vender um produto. Quando omarketing pessoal, o produto a ser vendido a sua imagem. Acompetncia e a maturidade profissional tambm transparecematravs da maneira de voc se vestir, de se calar, de se maquiare de se relacionar.

Transmitir um impacto visual agradvel, que denote bem estar esegurana, consolidar uma imagem de respeito, estima ecompetncia.

Ateno! Na apresentao pessoal, ajuste o figurino sua personalidade,

com perfeio. Na comunicao, afie o discurso com boas ferramentas de

verbalizao e ampliao de conhecimentos gerais e especficos. No relacionamento, torne mais ampla a faixa de contatos para

incluir lideranas e entidades significativas.


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Na organizao, elabore uma boa agenda a cumprir com cuidadoe um arquivo eficiente de fato.

Na sintonia com a realidade, mantenha as antenas poderosassobre fontes de informao.

Fixe metas, definindo passos gradativos a serem conquistadospara alcanar os objetivos.

a) Como se vestir1. Em primeiro lugar, o seu vesturio deve estar sempre limpo e

bem passado. Evite o exagero. No caso das mulheres, no usebrincos, pingentes, flores na cabea, pulseiras tilitantes eperfumes fortes.

2. Os melhores tipos de sapatos para o trabalho so o mocassim,

um sapato baixo fechado, ou uma sandlia discreta para o calor.No use saltos muito altos. Esses so para noite. Procure usarsempre sapatos na cor que combine com o uniforme. Procureno usar sapatos na cor da roupa a no ser que esta seja neutra.Na dvida, use calados pretos. Use sempre sapatos em bomestado de conservao.

3. Se na empresa onde trabalha no for hbito usar uniforme, use,no caso das mulheres, um blazer com uma cala que combine oucom uma saia que deve estar, no mximo, 4-5 dedos acima do

joelho. No use decotes e transparncias. Se o seu uniforme forsaia, use meia fina, da cor da pele. Nunca use meias escurasdurante o dia. As meias escuras so somente para a noite.

4. No caso dos homens, apresente-se de terno escuro e gravata. Acor da meia deve acompanhar a cor da cala mesmo se o sapatofor mais claro. Procure no usar sapatos claros com roupasescuras. Os cabelos sempre bem tratados e limpos. Faa barbatodos os dias. Para mulheres um coque sempre bem-vindo.

Guarda-roupa bsico para o trabalho

FEMININOo Dois conjuntos, um de saia e outro de cala comprida para cada

estao opte por cores como o preto (jamais sai de moda) e umtom mais claro. Mais um terno de microfibra, que no amassa.

o Dois blazers de diferentes tecidos - um para o frio e um para ocalor, que possam ser coordenados com calas e saias avulsas.
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Evite cores espalhafatosas; no resistem a mudana de estao.Se estiver fora do peso, desista de tons claros e pastis.

o Duas saias pretas (uma de l e outra de tecido leve). Deexcelente caimento e comprimento comportado. Um despojado

vestido tubo ou chemisier.o Camisas e blusas coordenveis com as demais peas. Cardigs

e malhas.o Dois pares de sapatos para cada estao, duas bolsas idem. Em

cores neutras que dispensem a troca diria. Uma sandlia para overo. Uma discreta pasta executiva.

o Acessrios (cintos, bijuterias, relgio, echarpes, meias) quefuncionem como tempero e acabamento. Sem exageros.

MASCULINOo Dois ternos para cada estao (vero e inverno). Cores: preto,

azul-marinho ou neutra, mais clara, como o bege.o Dois blazers. Para o vero prefira um tecido leve e sem forro.o Calas que possam ser coordenadas com blazers e palets de

ternos.o Camisas clssicas e algumas adaptadas moda. Aqui cabem

toques de ousadia que combinem com voc.o Dois pulveres lisos em tons neutros. Um par de sapatos pretos,

outro de marrons, para usar com meias da mesma cor.o Acessrios: cintos da mesma cor dos sapatos, gravatas de varias

padronagens, sem exagero na quantidade, para ir acrescentandonovas opes de acordo coma as ltimas tendncias. Se preferir,aposte no clssico. Difcil de errar, mas com o risco de faltartempero.

b) Como se maquiar

Use uma maquiagem leve para o dia. Passe sempre uma base no rosto da cor da sua pele e um p damesma cor para disfarar as imperfeies.

Se usar sombra, procure usar tons neutros um pouco maisescuros que a prpria pele.

Comece fazendo o fundo dos olhos com a sombra. Voc podepassar um tom um pouco mais claro nas partes mais salientespara ressalt-las.

Passe um lpis marrom para ressaltar o contorno dos olhos e, se

precisar, nas sobrancelhas, para completar falhas. Mas bemdiscreto.


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Passe me seguida, uma mscara preta ou incolor para clios paracurvar os clios. Para muitos, a maquiagem feita dessa formaser at despercebida. S que d a impresso de rosto bemcuidado.

Os cabelos devem estar sempre bem tratados e limpos. Para asmulheres um coque sempre bem-vindo. Mantenha as unhas em tamanho confortvel, limpas e no muito

compridas. As unhas muito compridas dificultam o trabalho noteclado do computador. Elas devem ser feitas toda a semana, eno use esmalte escuro no trabalho. Eles so prprios parafestas.

Importante:O mau hlito, em 90% dos casos, tem origem na boca. Quandoele acontece sinal que voc no est fazendo uma boa higieneoral. Ou ento, h algo errado no seu organismo. Visiteregularmente o dentista pois a sade bocal um fatorimportantssimo para a sua apresentao pessoal. Alm disso, fundamental para a preservao da sua sade.

Nada mais detestvel do que odores desagradveis debaixo dobrao. Escolha um bom desodorante, pois mesmo suando, no

h formao de odores. Se voc sua muito, normalmente, e forparticipar de uma reunio, por exemplo, use o desodoranteantitranspirante que impede a sada do suor. Mas, no o usesempre, pois impede a sada das toxinas que precisam sereliminadas do seu organismo junto com o suor.


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Etiqueta Social

Quando o recepcionista apresenta um conjunto harmnico de

boas maneiras, bons costumes, boas atitudes, gestos prprios,palavras certas, tom de voz adequado, alm da fisionomia e trajecorretos, isso facilita as relaes humanas, tornando-as maisagradveis e simpticas. Melhora o relacionamento em todos osnveis.

O cumprimento obrigatrio tanto ao chegar quanto ao sair doseu local de trabalho. Um bom dia dito num tom agradvel eatencioso mais do que suficiente para comear um bom dia detrabalho. Pea aos colegas notcias de suas famlias, mas eviteas questes indiscretas.

Se for falar ao seu patro, pea licena antes de entrar na sala emantenha-se de p enquanto fala com ele. Caso seja necessriofaltar, explique-se corretamente com o seu supervisor. No mintae no fique falando de problemas pessoais na sua empresa.Lembre-se: a vida no escritrio e a vida privada nada tem emcomum.

No impea os outros de trabalhar para contar o filme a que

assistiu ou os seus projetos para o final de semana.
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Se algum muito superior ao seu cargo lhe dirigir a palavra parauma ordem ou recomendao, fique de p para ouvir se no tivernenhuma cadeira para lhe oferecer.

Mesmo que voc seja ntimo do seu patro, no o trate com

intimidade no trabalho. No adquira o hbito desagradvel de reclamar por tudo ou por

nada e no discuta as ordens recebidas. Mantenha a postura ereta quando sentada em sua cadeira de

trabalho. Alm de proporcionar boa sade para a sua coluna, fazcom que voc fique elegante. Uma postura correta transmiteharmonia, elegncia e sade. A boa postura essencial para obom funcionamento dos rgos, evitando o aparecimento dedeformidades e proporcionando melhor circulao sangnea.

Mantenha o seu lugar de trabalho limpo e organizado. Issotambm faz parte da boa educao e, com certeza, serpercebido por todos.

Seja prestativo com todos, na sua empresa. Seja generoso.Nunca sugira que s est fazendo o favor para obter retribuio.

Quando for pedir ajuda a algum, faa-o de tal maneira que apessoa no se sinta obrigada a te ajudar. Quando um colega teajudar e voc no puder retribuir imediatamente, agradea ofavor com um pequeno presente, um almoo, um livro, um objeto

de mesa ou uma caixa de bombons. Procure guardar a data de aniversrio de seus colegas de

trabalho e dos seus superiores. sempre elegante enviar umcarto de felicidades nesse dia.

Quando conversar com algum, procure olh-lo nos olhos.Quando voc olha transmite segurana e ateno.

Quando falamos, geralmente, usamos gestos para acompanhar afala. Procure no usar gestos exagerados.

Procure manter a fisionomia sempre serena e sorria sempre. Isso

contagiante. Mantenha o autocontrole emocional e no se irrite.Um recepcionista temperamental no tem lugar em nenhumaempresa.

Cultive sempre a pacincia. A pessoa paciente tem intelignciaemocional. Voc ficar sabendo que paciente quando umapessoa lhe fazer uma mesma pergunta vrias vezes,e, na ltima,voc lhe responder com o mesmo tom de voz da primeira vez.

Quando falar com algum, preocupe-se com o seu tom de voz.Nunca fale alto demais ou baixo de mais que dificulte que os

outros lhe ouam. Tambm no fale rpido ou devagar demais.


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Quando falar ao telefone, antes de retirar o fone do gancho,respire fundo, sorria e no permita que o seu tom de voz deixe depassar nenhuma emoo negativa.

Ao telefone, no remeta o cliente de uma seo para a outra s

porque decidiu que ele um chato. Tente sentir como a outra pessoa se sente em determinadas

situaes para compreend-la, ante de tomar qualquer atitude. A linguagem usada deve ser respeitosa e simples. No use

palavras em outras lnguas quando tiver algum que no asentenda. No use grias ou palavres.

Use sempre por favor, bom dia, boa tarde,e boa noite, comlicena, obrigada e desculpe-me.

Seja objetivo nas conversas com clientes e colegas de trabalho. Fumar faz mal a sade. No entanto se voc fuma, no pode, emhiptese alguma, incomodar os outros. No fume na presena de

clientes e jamais jogue cinzas no cho, em pires ou em copos.Fume em um local afastado, no seu horrio de folga.

Seja sempre amvel e gentil. Esteja sempre pronto a darinformaes corretas. Respeite cada indivduo como eles so.No faa discrio entre os seus colegas ou clientes. Mostreinteresse sempre que algum lhe dirigir a palavra

Deixe todos os problemas pessoais em casa. Nada pode interferir

na qualidade o seu trabalho. A higiene corporal de grande importncia, pois transmite um

aspecto saudvel e cuidadoso. O vesturio o smbolo extremo da nossa elegncia, refletindo

nossa personalidade e influenciando nos contatos pessoais eprofissionais. O traje deve ser confortvel, bem cuidado e que setenha bom senso ao us-lo. Use de uniforme ideal, poistransmite imagem de organizao e cuidado da empresa.

Existe tambm elegncia on-line. Em primeiro lugar, responda

todos os e-mails e no perturbe os outros com correntes depiadinhas.

Nunca deixe visvel a lista de pessoas para a qual voc enviouuma mensagem.

Evite saudaes pomposas como ilustrssimo senhor. Utilize Sr.ou Sr.

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