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PERGUNTAS FREQUENTES - FEC · 2020. 2. 3. · PERGUNTAS FREQUENTES - FEC Este manual tem o objetivo de padronizar as respostas para as perguntas mais frequentes sobre a Fundação

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PERGUNTAS FREQUENTES - FEC Este manual tem o objetivo de padronizar as respostas para as perguntas mais frequentes sobre a Fundação Euclides da Cunha (FEC). Este material visa auxiliar o trabalho dos colaboradores da FEC e construir um atendimento de qualidade ao público interno e externo, independente do suporte em questão: e-mail, telefone ou redes sociais. Seguir um padrão de respostas cria uma identidade de atendimento que permite a valorização da imagem da Fundação frente à sociedade.

A padronização de respostas atende a alguns critérios a fim de garantir qualidade ao processo:

1. Escrita objetiva para evitar respostas ambíguas;2. Linguagem clara, coesa e coerente, com o intuito de facilitar a compreensão da Comunidade UFF e sociedade em geral;3. Conteúdo pensado de acordo com as peculiaridades de cada setor para que haja embasamento técnico nas respostas.

Ao buscar um atendimento eficiente, pode-se construir um relacionamento sólido entre a Fundação e as pessoas beneficiadas pelas soluções da FEC. Ainda é possível observar diversas vantagens quanto à padronização de dúvidas mais habituais:

1. Rapidez no atendimento;2. Coerência no repasse de informações;3. Priorização de demandas mais complexas;4. Possibilidade de atender mais pessoas.

Cabe ressaltar que a padronização de respostas não impede que o colaborador imprima sua personalidade e atenda questões particulares de forma diferenciada, o que poderá ser necessário em diversos momentos. Esta característica também contribui para uma imagem positiva da fundação, pois demonstra sentido de urgência e empatia com os clientes.

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Dúvidas frequentes quanto aos serviços e forma de ingresso na Fundação

1. Para que a FEC foi criada? A Fundação Euclides da Cunha - FEC é uma instituição privada, que foi criada com a finalidade de apoiar a Universidade Federal Fluminense - UFF na realização de projetos de ensino, pesquisa e extensão. A FEC promove parcerias com outras entidades públicas e privadas para fomentar a ciência, tecnologia e inovação, prezando sempre pela ética e humanismo em suas relações institucionais.

2. Quais são os serviços prestados pela FEC? A Fundação apresenta soluções eficazes e transparentes para gerenciar administrativa e financeiramente projetos de ensino, pesquisa, extensão e desenvolvimento institucional.

Captação e elaboração de propostas: Identificamos oportunidades de financiamento e auxiliamos o pesquisador na elaboração da proposta a fim de

apresentá-la aos financiadores privados ou públicos. Em seguida, acompanhamos a tramitação do projeto nos órgãos executores e financiadores, da concepção à aprovação.

Gestão de pessoal: Isentamos o coordenador do projeto de se preocupar com as questões burocráticas, legais e operacionais que englobam a contratação de pessoas. Por isso, realizamos a gestão de pessoas, desde o processo de recrutamento e seleção a admissões, demissões, controle de documentações, confecção de contrato, folha de pagamento, férias e rescisões.

Aquisição de bens e serviços: Efetuamos compras nacionais e importações de forma direta ou no âmbito da legislação vigente aplicada a cada instrumento. As aquisições são realizadas de forma mais ágil por sermos uma fundação de apoio, ou seja, a FEC não se submete à Lei 666/94, mas sim ao Decreto 8241/14, o qual possui prazos e procedimentos simplificados.

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Acompanhamento online e presencial: Por meio do “Portal do Coordenador”, é possível efetuar o acompanhamento financeiro do projeto e as solicitações de compras. Além disso, nossos analistas cuidam pessoalmente das questões administrativo-financeiras para isentar o coordenador questões burocráticas.

Prestação de contas: Nossos colaboradores são responsáveis pela elaboração, controle e encaminhamento de prestação de contas aos órgãos financiadores. Além disso, acompanhamos prazos e exigências.

3. Como o professor e/ou coordenador de projeto deve entrar em contato com a Fundação para obter uma nova proposta comercial? O primeiro contato do cliente com a Fundação é realizado a partir do Núcleo de Captação e Elaboração de Propostas - NUCAP, pertencente à Superintendência. Os interessados devem entrar em contato pelos telefones (21) 2109-1677 / 1623 / 1687 e pelos endereços de e-mail [email protected], [email protected] e [email protected].

4. Qual é o procedimento para docentes e coordenadores apresentarem projetos para FEC? Os coordenadores de projetos devem apresentar ao Núcleo de Captação de Projetos - NUCAP o escopo do projeto e incluir esse projeto no Sistema de Acompanhamento de Projetos - SisPro para emissão da proposta comercial. Em seguida, deve encaminhar a relação de documentos solicitados pela Coordenação de Projetos - PLAP, ligada à Pró-Reitoria de Planejamento - PROPLAN UFF.

5. Qual é a relação de documentos para entrega na Coordenação de Projetos - PLAP para iniciar um projeto? A PLAP/PROPLAN exige a seguinte documentação para abertura de um novo processo de projeto.

a) Projeto;b) Atas de aprovação pelos colegiados;c) Proposta comercial;d) Plano de trabalho;e) Termos de concessão de bolsas;f) Justificativa para a contratação da fundação;g) Minuta Contratual;

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h) Despacho indicando um fiscal.

6. Posso apresentar ideias de projetos à FEC? Sim. A Fundação está de braços abertos para receber ideias de todos as áreas do saber e, caso o projeto seja viável e esteja de acordo com o Estatuto, a Fundação dará as orientações necessárias para a execução. Deve-se entrar em contato com o Núcleo de Captação e Elaboração de Propostas - NUCAP.

7. Estudantes podem levar ideias de projetos diretamente à FEC? Como Fundação de Apoio à uma universidade pública, A FEC se coloca à disposição do corpo docente e discente da UFF para as devidas orientações e esclarecimentos a fim de discutir novas oportunidades. Os projetos, no entanto, precisam de coordenadores que contenham matrícula SIAPE (número de identificação de servidores públicos).

8. Quais são os contratos existentes na Fundação?

Na Fundação, existem os seguintes vínculos jurídicos entre a FEC e a UFF e/ou FEC e outras empresas, de acordo com a Resolução CUV nº 026/2017.

Contrato de Repasse: quando envolver repasses de recursos financeiros pela UFF à Fundação de Apoio para a realização de atividades acadêmicas e gestão administrativa e financeira de projetos acadêmicos, na forma do art. 1º da Lei no 8.958/94.

Autossustentável: quando ensejar atividades de apoio administrativo, onde os recursos financeiros são originados pela própria execução do projeto e captados pela Fundação de Apoio.

Tripartite: quando envolver a celebração de instrumentos jurídicos de captação de recursos por meio de editais públicos, chamadas públicas ou outro equivalente, entre Fundação de Apoio e as agências financeiras oficiais de fomento ou outras entidades públicas ou privadas, com finalidade dar apoio à UFF, nos moldes do art. 1ºA da Lei nº 8.958/94.

Segundo a Resolução CUV nº 026/2017, também há a modalidade Convênio.

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Convênio: acordo ou ajuste que discipline a transferência de recursos financeiros de dotações consignadas nos Orçamento Fiscal e da Seguridade Social da União e tenha como partícipe, de um lado, a UFF, e, de outro lado, a Fundação de Apoio, ou ainda terceiro interessado (tripartite), visando a execução de projeto, atividade, serviço, aquisição de bens ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua cooperação.

9. Quais são as atribuições de um coordenador de projeto? De acordo com a Resolução CUV nº 026/2017, o coordenador de projetos deverá se atentar aos seguintes tópicos:

a) Indicar a Fundação de Apoio, credenciada pela UFF, para gestão administrativa e financeira de projetos a serem executados;

b) Garantir que o projeto seja realizado por, no mínimo, dois terços de pessoas vinculadas a UFF, incluindo docentes e servidores técnico-administrativos ativos ou inativos, estudantes regulares, pesquisadores de pós-doutorado e bolsistas com vínculo formal a programas de

pesquisa da UFF, ressalvadas as autorizações excepcionais do Conselho Superior da Universidade, na forma prevista nos §§ 4° e 5° do Art. 6° do Decreto 7423/2010;

c) Responsabilizar-se pela plena execução do contrato de acordo com o previsto em suas cláusulas;

d) Certificar-se de que estão em poder da contratada cópia do projeto e Plano de Trabalho;

e) Expedir as ordens de serviços de acordo com os procedimentos da Fundação de Apoio contratada e demais atividades necessárias a execução das atividades previstas no projeto, conforme previsão do Plano de Trabalho;

f) Responsabilizar-se pelo cumprimento de todas as etapas, metas e prazos, na execução do projeto;

g) Responsabilizar-se pela formalização de alterações ocorridas no Projeto e no Plano de Trabalho durante a execução do Contrato,

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bem como os aditamentos que se fizerem necessários, devendo para tanto, observar os prazos estabelecidos, justifica-los formalmente e anexar tais documentos ao processo original;

h) Responsabilizar-se pela elaboração de Relatórios parciais de acompanhamento da execução do projeto, assim como, do Relatório de Cumprimento do Objeto, ao final do projeto;

i) Ajustar o piano de trabalho nos casos em que a receita prevista não se realize, ou seja superior a inicialmente prevista, adequando as despesas a receita arrecadada;

j) Em caso de aquisições de bens patrimoniais, o Coordenador do Projeto deverá tomar providências para a efetivação da transferência dos bens ao patrimônio da UFF e a juntada do Termo de Doação ao processo;

k) Subsidiar o Fiscal com informações e atos necessários para a plena execução do contrato;

l) Decidir sobre a redução ou isenção de multa e juros relativos a inadimplência de

mensalidades;m) Assinar, em conjunto com a Fundação de Apoio, a Prestação de Contas Financeira, parcial e/ou final;

n) Cumprir integralmente as determinações desta Norma de Serviço.

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Dúvidas frequentes quanto aos projetos gerenciados pela Fundação

1. A Coordenação dos Projetos pode contratar diretamente as aquisições de materiais e serviços? Não. É vedada qualquer aquisição direta realizada pelos coordenadores dos Projetos, conforme § Único do art. 13 da Norma de Serviços nº 637/2014. Quem realiza essas aquisições é a Fundação.

2. Qual é a legislação aplicada para aquisições de materiais e serviços? A legislação aplicada é o Decreto 8241/2014, que regulamentou o art. 3º da Lei nº 8.958/94 (que dispõe sobre a aquisição de bens e a contratação de obras e serviços pelas fundações de apoio), e a Lei 8.666/93.

3. Existem tratamentos diferenciados para aquisições e serviços com recurso

público ou privado? Não. O Decreto 8241/2014 se aplica às contratações cujos recursos sejam ou não provenientes do Poder Público conforme o § 1º do Art. 1º.

4. As contratações devem ser precedidas de pesquisa de mercado? Sim. As contratações devem ser precedidas de pesquisa de mercado, conforme Art. 4º do Decreto 8241/2014.

5. Quem pode aprovar o mapa de cotação simplificado e atestar a nota fiscal? Somente o coordenador ou o vice-coordenador do projeto.

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6. A Coordenação do Projeto pode escolher a marca do produto a ser adquirido? Sim. Pode ser indicado marca e modelo do produto a ser adquirido, desde que tecnicamente justificado pelo coordenador do projeto, conforme o § 2º do art. 7º do Decreto 8241/2014.

7. Há necessidade de Termo de Referência e indicação dos recursos orçamentários? Sim. Nenhuma compra poderá ser feita sem a adequada caracterização do material/equipamento e indicação dos recursos orçamentários para seu pagamento, sendo necessário constar no Plano de Trabalho, conforme art. 14 da Lei 8666/93. É importante observar que a disponibilidade orçamentária é por rubrica, levando-se em conta o subelemento da despesa.

8. Onde encontro os formulários de solicitações da FEC?No site da Fundação , na área do coordenador, por meio do link.

9. Quais são as hipóteses de Contratação Direta (Dispensa de Licitação)? As possibilidades de contratação direta estão elencadas no Art. 26 do Decreto 8241/2014, conforme abaixo:

- Inciso I, para obras e serviços de engenharia em valor inferior a R$ 100.000,00.

- Inciso II, para outros serviços e compras em valor inferior a R$ 40.000,00.

- Inciso III, para contratação de bens produzidos ou serviços prestados por órgãos ou entidade que integre a administração pública, desde que o preço seja compatível com o mercado.

- Inciso IV, para contratação de microempresas e empresas de pequeno porte de base tecnológica criadas no ambiente das atividades de pesquisa das IFES e demais ICT, desde que o preço seja compatível com o mercado.

- Inciso V, para importação de bens, estritamente relacionados a projetos de pesquisa, desenvolvimento científico, tecnológico e

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estímulo à inovação, até o valor de R$ 250.000,00, justificada tecnicamente pelo Coordenador do projeto, quando houver similar nacional.

- Inciso VI, em todas as hipóteses legais de contratação direta por DISPENSA ou INEXIGIBILIDADE de licitação aplicáveis na administração pública federal.

10. Quais são os requisitos para contratação direta? Confira os requisitos para contratação direta de acordo com a necessidade:

I) Pequenas compras e prestação de serviços de até R$ 8.000,00

a) Formulário 013 – Solicitação de Compras assinada pela Coordenação ou Formulário 017 – Solicitação de Prestação de Serviços;b) Especificação completa ou Termo de Referência;c) Disponibilidade Orçamentária;d) Pesquisa de mercado com o mínimo 3 (três) propostas de fornecedores cujo objeto social seja compatível com o material/ serviço a ser

contratado;e) Apresentar Certidão Negativa de Débitos dos Tributos Federais e do FGTS;f) Aprovação da Coordenação.

II) Pequenas obras e serviços de engenharia de até R$ 15.000,00

a) Formulário 017 – Solicitação de Prestação de Serviços assinado pela Coordenação;b) Anuência da SAEN;c) Termo de Referência ou Memorial Descritivo;d) Projeto Executivo;e) Disponibilidade Orçamentária;f) Pesquisa de mercado com o mínimo 3 (três) propostas de fornecedores cujo objeto social seja compatível com o serviço a ser contratado;g) Apresentar Certidão Negativa de Débitos dos Tributos Federais e do FGTS;h) Aprovação da Coordenação.

III) Contratação Direta - aquisição de bens e prestação de serviços (de R$ 8.000,01 a R$ 39.999,99)

a) Formulário 013 – Solicitação de Compras assinado pela Coordenação ou Formulário 017 – Solicitação de Prestação de Serviços;b) Especificação completa ou Termo de

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Referência;c) Disponibilidade Orçamentária;d) Pesquisa de mercado com o mínimo 3 (três)propostas de fornecedores cujo objeto social seja compatível com o material/ serviço a ser contratado;e) Documentos de Habilitação conforme relação anexa;f) Declarações conforme modelos anexos;g) Parecer Jurídico;h) Aprovação da autoridade máxima da FEC;i) Publicação no site da FEC.

IV) Contratação Direta – obras e serviços de engenharia (de R$ 15.000,01 a R$ 99.999,99)

a) Formulário 017 – Solicitação de Prestação de Serviços assinado pela Coordenação;b) Anuência da SAEN;c) Termo de Referência ou Memorial Descritivo;d) Projeto Executivo;e) Planilha Orçamentária Detalhada;f) Disponibilidade Orçamentária;g) Pesquisa de mercado com o mínimo 3 (três) propostas de fornecedores cujo objeto social seja compatível com o serviço a ser contratado;h) Documentos de habilitação conforme relação

anexa;i) Declarações conforme modelos anexos;j) Parecer Jurídico;k) Aprovação da autoridade máxima da FEC;l) Publicação no site da FEC.

V) Contratação de Direta – DISPENSA DE LICITAÇÃOa) Formulário 013 – Solicitação de Compras assinado pela Coordenação ou Formulário 017 – Solicitação de Prestação de Serviços;b) Justificativa da contratação por Dispensa de Seleção Pública (Aquisição de bens e insumos destinados a pesquisa científica e tecnológica – art. 24 XXI, Situação de Emergência – art. 24 IV, Licitação Deserta – art. 24 V, Locação de Imóvel – art. 24 X, Entidades da Administração Pública – art. 24 VIII, Instituição Brasileira de pesquisa, Ensino e Desenvolvimento Institucional – art. 24 XIII da Lei 8.666/93);c) Especificação completa ou Termo de Referência;d) Disponibilidade Orçamentária;e) Pesquisa de mercado com o mínimo 3 (três) propostas de fornecedores cujo objeto social seja compatível com o material/ serviço a ser contratado;

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f) Documentos de Habilitação conforme relação anexa;g) Declarações conforme modelos anexos;h) Parecer Jurídico;i) Aprovação da autoridade máxima da FEC;j) Publicação no site da FEC.

VI) Contratação Direta – INEXIGIBILIDADEa) Formulário 013 – Solicitação de Compras assinado pela Coordenação ou Formulário 017 – Solicitação de Prestação de Serviços;b) Justificativa da inviabilidade de competição (Fornecedor Exclusivo – art. 25 I, Notória Especialização – art. 25 II, Profissional do Setor Artístico – art. 25 III);c) Carta de exclusividade fornecida pelo órgão de registro do comércio do local em que se realizaria a licitação ou a obra ou serviço, pelo Sindicato Federação ou Confederação Patronal, ou ainda, pelas entidades equivalentes;d) Comprovação de desempenho anterior, currículo, estudos, experiências, publicações;e) Comprovação de consagração pela crítica especializada ou pela opinião pública;f) Disponibilidade Orçamentária;g) Documentos de Habilitação conforme relação

anexa;h) Declarações conforme modelos anexos;i) Parecer Jurídico;j) Aprovação da autoridade máxima da FEC;k) Publicação no site da FEC.

11. Quais são os documentos necessários para contratação de serviço de docência? Os documentos necessários para contratação de serviço de docência são os descritos a seguir:

I) Formulário 017 – Solicitação de Prestação de Serviços de Pessoa Jurídica. (Esse formulário se encontra no site da FEC na área do coordenador);II) Justificativa de contratação de serviços de docência – Pessoa Jurídica. (O modelo desse documento se encontra no site da FEC na área do coordenador);III) Ementa do curso;IV) Currículo do docente.

12. Quais são os requisitos para Seleção Pública (Licitação)? Confira os requisitos para licitação de acordo

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com a necessidade.I) SELEÇÃO PÚBLICA AQUISIÇÃO E SERVIÇOS COMUNS – Aquisição de bens e prestação de serviços comuns. OBS: deverá ser preferencialmente eletrônica – BB LICITAÇÕES

a) Formulário 013 – Solicitação de Compras assinado pela Coordenação ou Formulário 017 – Solicitação de Prestação de Serviços;b) Especificação completa ou Termo de Referência;c) Disponibilidade Orçamentária;d) Pesquisa de mercado com o mínimo 3 (três)propostas de fornecedores cujo objeto social seja compatível com o material/ serviço a ser contratado;e) Parecer Jurídico.

II) SELEÇÃO PÚBLICA DE OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA

a) Formulário 017 – Solicitação de Prestação de Serviços assinado pela Coordenação;b) Anuência da SAEN;c) Termo de Referência ou Memorial Descritivo;d) Projeto Arquitetônico;e) Projeto Executivo e Legal;f) Planilha Orçamentária Detalhada;

g) Disponibilidade Orçamentária;h) Disponibilidade orçamentária para pagamento de despesas com fiscalização;i) Parecer Jurídico.

13. Qual é o prazo para publicidade da Seleção Pública? O prazo para publicidade de Seleção Pública de aquisição de bens e prestação de serviços é de 05 (cinco) dias úteis. Já para a de obras e serviços de engenharia é de 15 (quinze) dias úteis.

14. Qual é o local de publicidade da Seleção Pública? A Seleção Pública é publicada no site da Fundação (no item de Licitações), no site de Licitações do Banco do Brasil (no item Seleção Pública Eletrônica) e, se couber, no Diário Oficial da União.

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Dúvidas frequentes quanto às questões financeiras dos projetos gerenciados pela fundação

4. Estou negativado, após o pagamento da dívida, qual o prazo para ser excluído do Serasa? Após a compensação do pagamento, imediatamente será feita a solicitação para retirada do CPF do pagante do Serviço Central de Proteção ao Crédito (Serasa), que ocorrerá em até 5 (cinco) dias úteis. Nos casos de parcelamento, a retirada ocorrerá após a compensação do pagamento da primeira parcela. Ressaltamos que o não cumprimento dos pagamentos das parcelas caracterizará quebra de acordo e o CPF voltará a ser incluído no cadastro de inadimplentes do Serasa.

5. Estou bloqueado, impossibilitando a minha rematrícula na UFF, por quê? Como resolvo? O bloqueio do cadastro é realizado em casos de débitos em aberto. O desbloqueio só ocorrerá com a liquidação total da dívida.

1. Enquanto aluno, como posso saber se possuo alguma pendência financeira? O aluno deverá enviar um e-mail para o endereço [email protected] e solicitar sua pendência financeira.

2. Como posso renegociar minha divida? Após a solicitação da pendência financeira, será enviada uma proposta de quitação com as formas de pagamento, ficando sobre registro toda renegociação conforme acordado entre o aluno e a FEC.

3. Como cancelar meu curso? O cancelamento deve ser efetuado presencialmente na secretaria mediante preenchimento de documentação, caso contrário o(a) aluno(a) permanecerá inadimplente em nossos registros.

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6. Qual o prazo para o pagamento ser compensado? Os pagamentos levam até 48 horas úteis para serem compensados em nosso sistema.

7. Como atualizar boletos? Informamos que os boletos vencidos permanecem disponíveis no banco durante 90 dias após o vencimento para atualização. Decorrido ese prazo, os mesmos são cancelados pelo banco, devendo ser solicitada sua remissão à FEC, através do e-mail [email protected]. Para liquidação de boletos vencidos, o próprio aluno deverá acessar o site do Banco do Brasil, por meio do endereço www.bb.com.br, e efetuar a atualização ou pagar diretamente no caixa das agências do Banco do Brasil.

8. É possível retirar os juros e multa de boletos em atraso? A possibilidade da retirada de juros e multa será analisada pela FEC, ficando sujeita a aprovação ou não da Fundação.

9. Não consigo efetuar meu pagamento via Internet Banking, o que fazer? A forma utilizada para liquidação de boletos é de responsabilidade do pagante, sendo assim, não serão isentos de juros e multa os boletos pagos ou agendados via Internet Banking cujos pagamentos não sejam confirmados pelo banco. Caso apresente algum erro ao tentar efetuar o pagamento no Internet Banking, o(a) aluno(a) deverá se dirigir ao Banco do Brasil mais próximo. Ressaltamos que há diversas formas de pagamento conforme as listadas abaixo:

- Qualquer agência bancária.- Lojas credenciadas.- Caixa Eletrônico. - Internet Banking (opcional)

10. Paguei meu boleto em duplicidade, o que devo fazer? O(A) pagante deve enviar um e-mail para [email protected] e informar pagamento em duplicidade, anexando os boletos pagos. Após apuração pela FEC, o pagamento excedente substituirá o de outro título que estiver em aberto.

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11. O pagamento do meu boleto foi estornado, como proceder? O(A) pagante deve atualizar o boleto por meio do site do Banco do Brasil ou se dirigir a agência bancária mais próxima para pagamento. Caso tenha decorrido mais de 90 dias, a emissão de um novo boleto deverá ser solicitada à FEC via e-mail [email protected].

12. Meu boleto consta como inexistente ao atualizá-lo e recomenda que eu procure o beneficiário, o que fazer? O boleto deve ser solicitado à FEC via e-mail [email protected].

13. Ao tentar pagar meu boleto, o pagamento foi recusado por estar com o título “baixado, liquidado ou cancelado”, o que fazer? O(A) pagante deve entrar em contato com a FEC via e-mail ([email protected]) solicitando uma averiguação.

14.Perdi o prazo de entrega de monografia, sei que tenho que pagar uma taxa, como fazer? O(A) estudante deve entrar em contato com a secretaria do seu curso e informar sobre o prazo perdido, lá será emitido um boleto para a validação de um novo prazo de entrega de monografia.

15. Posso alterar meu vencimento? Solicitações de alteração de vencimento serão analisadas caso a caso, mediante solicitação na secretaria.

16. Meus dados estão incorretos, como ajustar? O acerto de dados cadastrais deve ser solicitado na secretaria do curso.

17. Como faço para solicitar uma declaração para fins de imposto de renda ou quitação? Declarações são solicitadas à FEC via e-mail

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[email protected].

18. Preciso de uma nota fiscal referente ao meu pagamento, como solicitar? Notas fiscais devem ser solicitadas diretamente na secretaria do seu curso.