PF – Agente Administrativo

Noções de Administração

de Recursos Materiais

Rafael Ravazolo www.facebook.com/ravazolo

• Noções de Administração de Recursos Materiais: ‒Compras. Modalidades de compra. Cadastro de

fornecedores. ‒Gestão de estoques. Recebimento e armazenagem. Entrada.

Conferência. Critérios e técnicas de armazenagem. ‒Classificação de materiais. Tipos de classificação.

• Principais autores usados pelo CESPE:

‒Marco Aurélio Dias ‒João José Viana ‒Hamilton Pozo ‒Outros: Ballou, Chiavenato e Petrônio Martins

Materiais • Instrução Normativa 205/88 da SEDAP

‒Material é a “[...]designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas federais[...]”.

• Em suma: é todo o bem que pode ser contado, registrado e que tem por função atender às necessidades de produção ou de prestação de serviço de uma organização pública ou privada.

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Materiais

• Materiais de Consumo X Permanentes ‒Portaria n° 448, de 13/09/2002, da STN. ‒Instrução Normativa n. 142 DASP

• Material Permanente ‒ Aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua

identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos. ‒Bem adquirido especificamente para compor o acervo patrimonial da

Instituição.

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Materiais

• Material de Consumo I - Durabilidade - perde ou tem reduzidas suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos; II - Fragilidade – estrutura quebradiça ou deformável, causando irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade; III - Perecibilidade – sujeito a modificações (químicas, físicas) ou que se deteriora ou perde sua característica normal de uso; IV - Incorporabilidade - destinado à incorporação a outro bem, não podendo ser retirado sem prejuízo do principal; V - Transformabilidade - adquirido para fim de transformação. - Relação custo de aquisição X custo de controle do material.

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Administração de Materiais

• É o conjunto de atividades que tem por objetivo planejar, executar e controlar, da forma mais eficiente e econômica possível, os materiais adquiridos e usados por uma organização com base nas especificações dos produtos necessários.

Tem por finalidade o abastecimento de materiais para a organização no tempo certo, na quantidade certa, na qualidade

solicitada e ao menor custo possível.

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Administração de Materiais – áreas/atividades • Dias (2009): controle de estoques; compras; almoxarifado;

planejamento e controle da produção; importação; transportes e distribuição.

• Viana (2006):

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Administração de Materiais - atividades

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Administração de Materiais • Principais objetivos:

‒Preço Baixo ‒Alto Giro de Estoque ‒Baixo Custo de Aquisição e Posse ‒Continuidade de Fornecimento ‒Consistência de Qualidade ‒Qualificação, ou Maximização do uso dos recursos ‒Relações favoráveis com Fornecedores ‒Aperfeiçoamento de Pessoal ‒Bons registros ‒Bom nível de serviço ‒Conciliar interesses conflitantes entre áreas (vendas X finanças) 9

Questões CESPE:

A gestão ou administração dos estoques é responsável por equilibrar as necessidades de recursos das organizações.

A administração de materiais pode ser conceituada como um sistema integrado que garante o suprimento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo.

A área de administração de materiais pode atuar como conciliadora de interesses conflitantes entre as áreas de vendas e de administração financeira, uma vez que desenvolve técnicas de planejamento para garantir 100% da entrega dos pedidos realizados pelos clientes.

Uma das metas da gerência financeira é a minimização dos estoques; para a gerência de vendas, ao contrário, é desejável um estoque elevado, para melhor atender aos clientes.

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Compras

• Aquisição de um bem ou de um direito pelo qual se paga um preço estipulado. ‒Visão antiga = setor burocrático, operacional ‒Visão moderna = setor estratégico

oCompetitividade oRedução de custos oParcerias o Integração

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Compras

• Objetivo do setor de compras: ‒comprar todos os produtos e serviços necessários para a

produção e o funcionamento da organização.

• Atributos: ‒melhor qualidade possível ‒quantidade correta ‒no prazo estabelecido ‒com preço compatível com o mercado

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Compras • Metas do setor de compras:

‒Atender o cronograma de produção – fornecimento contínuo. ‒Mínimo de investimento em estoques, sem comprometer a segurança

da produção; ‒Prazos de pagamento superiores à velocidade das vendas, reduzindo a

necessidade de capital de giro. ‒Evitar multiplicidade de itens similares, desperdício, deterioração e

obsolescência; ‒Atender às especificações a baixo custo; ‒Procurar as melhores condições, sempre mediante negociações justas; ‒Analisar/avaliar os fornecedores e buscar parcerias de longo prazo,

visando ao crescimento mútuo e formando cadeias de suprimento (supply chain).

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Compras • Lógica de compras: o que comprar? Quanto? Quando? Onde? Como? • Processo (Viana, 2006):

1. determinação do que, de quanto e de quando comprar; 2. estudo dos fornecedores e verificação de sua capacidade técnica,

relacionando-os para consulta; 3. promoção de concorrência, para a seleção do fornecedor vencedor; 4. fechamento do pedido, mediante autorização de fornecimento ou

contrato; 5. acompanhamento ativo durante o período que decorre entre o

pedido e a entrega; 6. encerramento do processo, após recebimento do material, controle

da qualidade e da quantidade. 14

Etapas do Processo 1. Preparação - recebimento da Requisição de Compras 2. Planejamento - manutenção do cadastro de fornecedores + definição

de critérios de compra 3. Seleção - consulta aos fornecedores + recebimento das propostas 4. Concorrência - análise das propostas + escolha + negociação 5. Contratação - emissão do contrato / pedido de compras 6. Controle da entrega - acompanhamento do pedido (follow-up) +

recebimento do material + aprovação para pagamento.

• O pedido de compra tem força de contrato e sua aceitação pelo fornecedor implica o atendimento de todas as condições aí estipuladas, tais como: quantidade, qualidade, frequência de entregas, prazos, preços e local de entrega.

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Organização do setor de Compras • Dias (2009): independentemente do porte da empresa, os seguintes

princípios básicos de organização constituem-se em normas fundamentais: ‒Autoridade para compra; ‒Registro de compras, de preços, de estoques e de consumo; ‒Cadastro de fornecedores; ‒Arquivos de produtos e de especificações técnicas (catálogos).

• Um setor de compras eficaz deve manter um arquivo onde deve registrar a vida do produto, controlando todas as fases do processo de compra, as variações de preço, as modificações das quantidades solicitadas, a indicação de uma nova condição de pagamento e as entradas de mercadorias correspondentes ao pedido colocado.

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Organização do setor de Compras

• Atividades típicas: pesquisa, aquisição e gestão. • Pesquisa

‒Estudo do mercado ‒Estudo dos materiais ‒Análise econômica e de custos ‒Análise de embalagens e transporte ‒Investigação das fontes de fornecimento ‒Desenvolvimento de fontes de fornecimento ‒Criação de diretrizes e normas para as aquisições

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Organização do setor de Compras

• Aquisição (ações de suprimento) ‒Conferência das requisições de compras ‒Cotação e decisão sobre compras ‒Negociação de contratos ‒Efetuar encomendas ‒Acompanhar o recebimento e o pagamento

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Organização do setor de Compras

• Gestão/Administração ‒Manutenção de estoques baixos ‒Transferência de materiais ‒Cuidados com excessos e obsolescência ‒Desenvolvimento e orientação dos compradores ‒Integração com outras áreas da organização ‒Intercâmbio de informações com áreas e fornecedores ‒Avaliação do desempenho dos fornecedores

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Organização do setor de Compras

• Atividades compartilhadas com outros setores: ‒Determinação de fabricar ou comprar ‒Padronização e normalização ‒Especificação e substituição de materiais ‒Testes de qualidade ‒Recebimento e controle de estoques ‒Programas de produção

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Centralização x Descentralização

• Centralização ‒Área de compras ‒Comitê

• Descentralização

‒ Unidades com autonomia

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Centralização x Descentralização • Vantagens Centralização

‒ Visão do todo quanto à organização do serviço; ‒ Análise do mercado com eficácia - especialização; ‒ Melhor aproveitamento e controle das verbas; ‒ Redução dos preços médios pela aquisição em escala; ‒ Facilitação do relacionamento estratégico com fornecedores; ‒ Homogeneidade na qualidade dos materiais;

• Comitê ‒ Decisões tornam-se mais técnicas; ‒ O nível de pressões sobre compras é mais baixo; ‒ A coparticipação das áreas cria um ambiente favorável tanto do ponto de vista

político, como profissional.

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Centralização x Descentralização

• Descentralização ‒Unidades independentes em diversos locais/regiões ‒Aquisição mais rápida ‒Menor custo de transporte ‒Facilidade de contato com fornecedores ‒Peculiaridades regionais

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Fazer ou Comprar

• Make or Buy ‒Verticalização: estratégia que prevê que a empresa tentará

produzir internamente tudo o que puder.

‒Horizontalização: estratégia de comprar de terceiros o máximo possível dos serviços necessários e dos itens que compõem o produto final.

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Perfil do Comprador • O comprador moderno:

‒vê a função como estratégica e geradora potencial de lucro/economia;

‒acredita que deve contribuir para os planos de longo prazo da organização;

‒possui conhecimentos técnicos e utiliza ferramentas de planejamento;

‒possui metas bem definidas para atingir objetivos; ‒é criativo; ‒colabora com outras áreas da empresa.

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Negociação

Elementos característicos de disputa X

Necessidades mútuas a serem atendidas

• Negociação ganha-ganha ‒Baseada em credibilidade, confiança e ética ‒Habilidades técnicas + habilidades interpessoais

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Organização do setor de Compras

• Características de um sistema adequado de compras: ‒Sistema de compras a três cotações

oSegurança e justiça no preço oBusca e incentiva novos fornecedores.

‒Sistema de preço objetivo oConhecimento prévio do preço justo oDupla verificação – mostra realidade do mercado

‒Duas ou mais aprovações ‒Documentação escrita (em papel ou digitais)

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Modalidades de compra • Três situações de compra típicas:

‒Nova Compra ‒Recompra Simples ‒Recompra Modificada

• Quanto ao trâmite: normal; de emergência; contratadas • Quanto ao objetivo: para investimento; para consumo • Quanto à origem/ local de aquisição: locais; importadas • Quanto à formalização: formais e informais • Outros tipos: antecipadas e especulativas

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