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2015 Material desenvolvido em coautoria entre: Edmilson O. de Oliveira Eduardo P. de Souza Physis SPED Fiscal (AF0009)

Physis Sped Manual do Usuário

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Manual geração sped fiscal Physis Sped

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Page 1: Physis Sped Manual do Usuário

2015

Material desenvolvido em coautoria entre: Edmilson O. de Oliveira Eduardo P. de Souza

Physis SPED Fiscal (AF0009)

Page 2: Physis Sped Manual do Usuário

PHYSIS SPED FISCAL (AF0009)

AEDOS SOFTWARE | Geração SPED Fiscal 1

Sumário 1 Geração SPED Fiscal .............................................................................................................. 2

2 Controle de acesso ................................................................................................................ 3

3 Acessando o Physis SPED Fiscal ............................................................................................. 4

4 A tela principal ...................................................................................................................... 5

5 Dados da empresa ................................................................................................................. 6

6 CFOP ...................................................................................................................................... 7

7 Unidades de medida ............................................................................................................. 8

8 Tipo de item .......................................................................................................................... 9

9 Observações da NF-e ........................................................................................................... 11

10 Nota Fiscal ....................................................................................................................... 12

11 Importação de arquivos .................................................................................................. 14

12 Geração de arquivos........................................................................................................ 15

13 Usuários ........................................................................................................................... 16

14 Editar menu ..................................................................................................................... 17

15 Listar Ano/Mês ................................................................................................................ 18

16 Processos ativos .............................................................................................................. 19

17 Processar SQL .................................................................................................................. 20

18 Upload do sistema ........................................................................................................... 21

19 Excluir dados ................................................................................................................... 22

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PHYSIS SPED FISCAL (AF0009)

AEDOS SOFTWARE | Geração SPED Fiscal 2

1 Geração SPED Fiscal

O software Physis Sped Fiscal (AF0009) tem como principal função ler arquivos XML de notas fiscais eletrônicas e também arquivos TXT em formato previamente especificado e com base nestas informações gerar o arquivo de SPED Fiscal nos padrões da SEFAZ. O software também conta com alguns recursos como a possibilidade de editar as

informações importadas dos arquivos antes da geração do arquivo padrão SPED.

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AEDOS SOFTWARE | Controle de acesso 3

2 Controle de acesso

Para começar a utilizar o AF0009 o usuário precisa solicitar a permissão de acesso abrindo um chamado via Service Desk. Para isto precisaremos do:

Número de registro do empregado;

Nome completo do empregado;

O prazo para liberação do acesso é 24 horas.

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AEDOS SOFTWARE | Acessando o Physis SPED Fiscal 4

3 Acessando o Physis SPED Fiscal

O AF009 é um software com interface web, portanto para acessa-lo o usuário através do seu navegador favorito (Internet Explorer, Firefox) entrar no endereço abaixo:

http://af0009.metroweb.sp.gov.br/

Deverá aparecer a tela conforme figura abaixo:

Nesta tela devemos preencher com o registro geral com o R minúsculo ou maiúsculo seguido dos números sem hífen e a senha de rede (metronet). Ex.: Usuário R000000 Senha: xxxxxxx Mês/Ano: Informar o mês e ano de geração. Feito isto podemos clicar no botão “login” para acessar o sistema.

Dica: é altamente aconselhável que o usuário sempre encerre a sessão aberta no sistema

através do botão “Sair” e não simplesmente fechando o navegador.

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PHYSIS SPED FISCAL (AF0009)

AEDOS SOFTWARE | A tela principal 5

4 A tela principal

A tela principal do AF009 deverá se

parecer como da figura ao lado, ela

é dividida em três partes:

- Tour: Apresentação rápida do

software.

- Cabeçalho (parte superior): nesta

área ficam as opções padrão do

sistema que são:

Mudar tema: altera o padrão de

cores do sistema;

Sair do sistema: encerra a

sessão;

Conectado em: mostra o mês/ano para geração do arquivo;

Aedos Software: abre uma página externa para o site www.aedos.com.br;

Base de conhecimento: Exibe a ajuda do sistema;

- Menu lateral: nesta parte podemos acessar todas as funções do sistema que serão explicadas

posteriormente neste manual;

- área central: na tela principal podemos obter ajuda e também informações de contato para

suporte, ao acessar as demais rotinas do sistema as informações serão exibidas nesta área.

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AEDOS SOFTWARE | Dados da empresa 6

5 Dados da empresa

Nesta tela cadastramos os dados essenciais da empresa.

Para utilizar esta tela devemos utilizar o menu de opções na parte inferior da tela:

Adicionar: Abre a tela para o cadastro de uma nova empresa;

Editar: Permite alterar os dados de uma empresa existente e selecionada na lista;

Apagar: Permite apagar a empresa selecionada na lista;

Procurar: Permite efetuar uma busca avançada pela empresa;

Atualizar: Atualiza as informações exibidas na tela.

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PHYSIS SPED FISCAL (AF0009)

AEDOS SOFTWARE | CFOP 7

6 CFOP

Nesta rotina podemos informar o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) de origem e

o respectivo código de destino. Aqui podemos fazer um “de x para” dos códigos utilizados nas

notas fiscais recebidas para os códigos que iremos utilizar na escrituração.

Para utilizar esta tela devemos utilizar o menu de opções na parte inferior da tela:

Adicionar: Abre a tela para o cadastro de uma nova CFOP;

Editar: Permite alterar os dados de uma CFOP existente e selecionada na lista;

Apagar: Permite apagar a CFOP selecionada na lista;

Procurar: Permite efetuar uma busca avançada pela CFOP;

Atualizar: Atualiza as informações exibidas na tela.

Page 9: Physis Sped Manual do Usuário

PHYSIS SPED FISCAL (AF0009)

AEDOS SOFTWARE | Unidades de medida 8

7 Unidades de medida

Nesta rotina podemos informar as siglas bem como a descrição completa utilizada nas notas

fiscais eletrônicas.

Para utilizar esta tela devemos utilizar o menu de opções na parte inferior da tela:

Adicionar: Abre a tela para o cadastro de uma nova unidade de medida;

Editar: Permite alterar os dados de uma unidade de medida existente e selecionada na

lista;

Apagar: Permite apagar a unidade de medida selecionada na lista;

Procurar: Permite efetuar uma busca avançada pela unidade de medida;

Atualizar: Atualiza as informações exibidas na tela.

Page 10: Physis Sped Manual do Usuário

PHYSIS SPED FISCAL (AF0009)

AEDOS SOFTWARE | Tipo de item 9

8 Tipo de item

Nesta rotina informamos os tipos de itens utilizados nas notas fiscais eletrônicas, segue abaixo

a descrição detalhada dos campos utilizados nesta rotina:

Campo Descrição Obrigatório

Código Código do tipo de produto (alfanumérico) Sim

Descrição Descrição resumida do tipo de produto Sim

Tipo de item Informar o tipo de item:

Mercadoria para revenda;

Matéria-prima;

Embalagem;

Produto em processo;

Produto acabado;

Subproduto;

Produto intermediário;

Material de uso e consumo;

Ativo imobilizado;

Serviços;

Outros insumos;

Outras;

Sim

Para utilizar esta tela devemos utilizar o menu de opções na parte inferior da tela:

Adicionar: Abre a tela para o cadastro de um novo tipo de item;

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PHYSIS SPED FISCAL (AF0009)

AEDOS SOFTWARE | Tipo de item 10

Editar: Permite alterar os dados de um tipo de item existente e selecionado na lista;

Apagar: Permite apagar o tipo de item selecionado na lista;

Procurar: Permite efetuar uma busca avançada pelo tipo de item;

Atualizar: Atualiza as informações exibidas na tela.

Page 12: Physis Sped Manual do Usuário

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AEDOS SOFTWARE | Observações da NF-e 11

9 Observações da NF-e

Nesta rotina devemos cadastrar as observações das notas fiscais eletrônicas, segue abaixo a

descrição detalhada dos campos utilizados nesta rotina:

Campo Descrição Obrigatório

ID da NF-e Número da NF-e Sim

Tipo Informar o tipo da observação:

Registro C195 + 0460 – Observações do lançamento fiscal;

Registro C110 + 0450 – Informação complementar da NF-e (Código 01, 1B, 04, 55);

Sim

Texto Texto completo da observação da NF-e Sim

Para utilizar esta tela devemos utilizar o menu de opções na parte inferior da tela:

Adicionar: Abre a tela para o cadastro de uma nova observação;

Editar: Permite alterar os dados de uma observação existente e selecionada na lista;

Apagar: Permite apagar a observação selecionada na lista;

Procurar: Permite efetuar uma busca avançada pela observação;

Atualizar: Atualiza as informações exibidas na tela.

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AEDOS SOFTWARE | Nota Fiscal 12

10 Nota Fiscal

Nesta rotina são visualizadas as notas fiscais eletrônicas importadas no período, segue abaixo

uma descrição detalhada dos campos utilizados nesta rotina:

Campo Descrição Obrigatório

ID Número sequencial do registro, definido automaticamente. Sim

Data da emissão

Data da emissão do documento fiscal Sim

Data da Entrada

Data da entrada do documento fiscal Sim

Tipo Tipo de documento:

Entrada;

Saída;

Sim

Número da NF

Número do documento fiscal; Sim

Nome Nome do destinatário / emitente do documento fiscal; Sim

ID NF-e Chave de acesso do documento fiscal; Sim

Tipo emissão Informar o tipo de emissão:

Emissão própria;

Terceiros;

Sim

Tipo Documento

Informar o tipo de documento fiscal:

Nota fiscal;

Nota fiscal avulsa;

Nota fiscal de venda a consumidor;

Cupom fiscal;

Cupom fiscal bilhete de passagem;

Nota Fiscal de produtor;

Nota Fiscal / Conta de energia elétrica;

Nota Fiscal de serviços de transporte;

Sim

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AEDOS SOFTWARE | Nota Fiscal 13

Conhecimento de transporte rodoviário de cargas;

Conhecimento de transporte de cargas avulso;

Conhecimento de transporte aquaviário de cargas;

Conhecimento aéreo;

Nota fiscal de serviços de telecomunicação;

Nota fiscal eletrônica-NF-e;

Conhecimento de transporte eletrônico – CT-e;

Para utilizar esta tela devemos utilizar o menu de opções na parte inferior da tela:

Adicionar: Esta tela não permite adição de itens;

Editar: Permite alterar os dados de uma nota fiscal existente e selecionada na lista;

Apagar: Permite apagar a nota fiscal selecionada na lista;

Procurar: Permite efetuar uma busca avançada pela nota fiscal;

Atualizar: Atualiza as informações exibidas na tela.

Page 15: Physis Sped Manual do Usuário

PHYSIS SPED FISCAL (AF0009)

AEDOS SOFTWARE | Importação de arquivos 14

11 Importação de arquivos

Neste módulo iremos selecionar os arquivos (XML, TXT, XLS) que serão importados para o

sistema para a posterior geração do arquivo SPED Fiscal.

Toda a informação contida nos demais módulos tem como origem sempre a importação dos

arquivos efetuada nesta tela.

Temos a opção de deixar marcada a opção “Limpar diretório antes do upload”, desta forma os

arquivos anteriormente importados serão apagados, mantendo apenas os arquivos da

importação atual.

Após clicar no botão “Upload” será exibida uma tela com o progresso de importação do(s)

arquivo(s) selecionado(s), é necessário aguardar o término da importação para efetuar outra

operação no sistema.

Page 16: Physis Sped Manual do Usuário

PHYSIS SPED FISCAL (AF0009)

AEDOS SOFTWARE | Geração de arquivos 15

12 Geração de arquivos

Este módulo do sistema é responsável pela geração do SPED Fiscal, a primeira etapa é selecionar

o Tipo de Importação, ou seja, quais tipos dos arquivos importados deverão ser lidos:

XML – Arquivos de notas fiscais eletrônicas;

TXT – Arquivos texto tabulados, o arquivo deverá ter o nome: SAIDAS.txt

XLS – Planilhas previamente tabuladas, a planilha deverá conter o seguinte nome:

ACERTOS.XLS

VALIDA – Após feito a importação dos XML é possível validar se a situação está

realmente como emitida; Obs.: A SEFAZ tem um limite de validações por um

determinado tempo;

LEGADO – Importação dos arquivos AFL, o arquivo deverá ter o nome: AFL.xls

Feito isto podemos clicar no botão “Executar Leitura dos arquivos”, para que o sistema prepare

todos os arquivos do filtro selecionado anteriormente.

A última etapa é a opção “Gerar arquivo SPED Fiscal” onde finalmente será gerado o arquivo no

padrão SPED baseado nas configurações selecionadas.

O arquivo gerado deverá ser validado, assinado e enviado através do software da SEFAZ.

Lembre-se: ao corrigir uma informação no software da SEFAZ, deve ser corrigido também no

AF0009.

Page 17: Physis Sped Manual do Usuário

PHYSIS SPED FISCAL (AF0009)

AEDOS SOFTWARE | Usuários 16

13 Usuários

Esta função deve ser utilizada somente pelos administradores do sistema

Permite cadastrar e alterar o status de usuários do sistema. Para utilizar esta tela devemos

utilizar o menu de opções na parte inferior da tela:

Adicionar: Abre a tela para o cadastro de um novo usuário, no cadastro deve ser

informado o registro da companhia sendo R + número sem hífen;

Editar: Permite alterar o status do usuário selecionado na lista (Ativo/Inativo);

Apagar: Permite apagar o usuário selecionado na lista;

Procurar: Permite efetuar uma busca avançada pelo usuário;

Atualizar: Atualiza as informações exibidas na tela.

Page 18: Physis Sped Manual do Usuário

PHYSIS SPED FISCAL (AF0009)

AEDOS SOFTWARE | Editar menu 17

14 Editar menu

Esta função deve ser utilizada somente pelos administradores do sistema

Permite alterar a ordem e descritivo do menu do sistema, a ordem dos itens no menu deve

respeitar o padrão das tags XML, o que irá influenciar na ordenação é o descritivo dentro da

chave “Caption”.

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PHYSIS SPED FISCAL (AF0009)

AEDOS SOFTWARE | Listar Ano/Mês 18

15 Listar Ano/Mês

Esta função deve ser utilizada somente pelos administradores do sistema

Permite cadastrar os meses e anos que ficarão disponíveis para geração do SPED.

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PHYSIS SPED FISCAL (AF0009)

AEDOS SOFTWARE | Processos ativos 19

16 Processos ativos

Permitem eliminar os processos do sistema que estão ativos, todos os processos (caso exista

algum) devem aparecer nesta lista, após seleciona-lo clicamos no botão “Finalizar processo”.

Page 21: Physis Sped Manual do Usuário

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AEDOS SOFTWARE | Processar SQL 20

17 Processar SQL

Esta função deve ser utilizada somente pelos administradores do sistema

Ela permite que sejam feitos ajustes avançados nos registros do sistema, o conhecimento da

estrutura da base de dados é essencial para utilizar esta rotina corretamente.

Page 22: Physis Sped Manual do Usuário

PHYSIS SPED FISCAL (AF0009)

AEDOS SOFTWARE | Upload do sistema 21

18 Upload do sistema

Esta função deve ser utilizada somente pelos administradores do sistema

Ela permite a atualização de rotinas internas do sistema por meio de um script disponibilizado

pela desenvolvedora (AEDOS).

Page 23: Physis Sped Manual do Usuário

PHYSIS SPED FISCAL (AF0009)

AEDOS SOFTWARE | Excluir dados 22

19 Excluir dados

Esta opção tem a finalidade de apagar todos os dados do mês/ano selecionado, é muito útil para

fazer todo o processo do zero, porque elimina erros de importações anteriores.

Esta função deve ser utilizada com muito cuidado, pois após apagar os registros não é possível

recuperá-los.