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Plan institucional de Archivo “PINAR” EMPRESA DE ENERGIA DE ARAUCA
ENELAR ESP
2019
Enelar E.S.P. Secretaria General
“Energía que humaniza el desarrollo” Carrera 22 No. 22-46 PBX (097) 8852495 - 8853174 Fax (097) 8856329 Arauca – Arauca
www.enelar.com.co - [email protected]
SC-CER546783
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO PINAR
V2
PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL
Secretaría General ENELAR ESP
Arauca, enero 2019
Enelar E.S.P. Secretaria General
“Energía que humaniza el desarrollo” Carrera 22 No. 22-46 PBX (097) 8852495 - 8853174 Fax (097) 8856329 Arauca – Arauca
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Empresa de Energía de Arauca ENELAR ESP
Plan institucional de Archivo “PINAR”
V-2
INTRODUCCION.
El Plan Institucional de Archivo PINAR en su versión 2 es un instrumento de
planeación del proceso de Gestión Documental de la Empresa de Energía de
Arauca ENLAR ESP, en consonancia con la Ley 594 de 2000 “Ley General de
Archivos”, Ley 1712 de 2014 “Ley de transparencia y acceso a la información
pública”, el Decreto número 2609 de 2012 “por el cual se reglamenta el título V de
la Ley 594 de 2002.
La Gestión Documental que adelanta la empresa con sus instrumentos archivísticos
y los planes de acción cuyo horizonte se propone responder a las necesidades de
conservación, organización, identificación y preservación de la historia
documentada, para consultas posteriores e incluso crecer en la gestión del
conocimiento, es un reto que se asume en forma permanente hasta incidir en la
cultura interna, permitiendo con ello el fortalecimiento institucional.
Durante los últimos tres años se ha procurado empoderar a los líderes de los
diferentes procesos de la empresa, se logró articular el plan estratégico institucional,
con el plan de desarrollo del departamento, aplicando esfuerzos desde los procesos
internos misionales y transversales cuya vigencia es 2016 – 2019 y con proyección
para los años subsiguientes. Es relevante indicar que se tomó como referente para
su actualización el Manual para la Formulación del Plan Institucional de Archivos
PINAR emitido por el Archivo General de la Nación, como instrumento de apoyo
para las diferentes entidades y organismos del orden nacional, territorial y distrital,
centralizados y descentralizados (Archivo General de la Nación AGN, 2014).
Este instrumento de planeación y gestión ha sido observado bajo las normas
vigentes inclusive con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión adoptado por
ENELAR mediante resolución número 365 de 2018.
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La adopción del PINAR y sus versiones ha requerido un esfuerzo conjunto desde el
liderazgo del proceso de Gestión Documental, para conservar, actualizar y adoptar
acciones administrativas, que permitan alcanzar un resultado positivo en la
conservación de expedientes y documentos de la empresa tanto de gestión como
de fondos acumulados (archivos ubicados en el Archivo Central de la empresa).
Es vital indicar que se ha referenciado en todas las actuaciones el cumplimiento de
la normatividad archivística reflejada en el normograma del proceso, socializada
tanto en eventos como soporte para la consulta, la inversión en material de archivo
(cajas, carpetas, stikers de identificación, estantería, entre otros), con un esfuerzo
importante en la implementación del programa ORFEO aplicado en un primer
momento como gestión de correspondencia, al mismo tiempo fuente inicial en el
proceso de digitalización de documentos para la consulta y conservación. De esta
manera se hace énfasis en el uso de medios técnicos y tecnológicos para una
Gestión Documental coherente con las necesidades que surgen al interior de la
empresa, su capacidad de respuesta frente a los retos de la modernización, la
productividad y competitividad y sobre todo dar cumplimiento a la normatividad
establecida desde la nación hacia el territorio, liderada por el Archivo General de la
Nación.
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1. CONTEXTO ESTRATEGICO DE ENELAR ESP.
ENELAR ESP es una empresa industrial y comercial del estado del orden
departamental, creada mediante Acuerdo 004 de 1985 del Consejo Intendencial de
Arauca, como entidad descentralizada con personería jurídica, autonomía
administrativa y patrimonio propio. Ha logrado armonizar su Plan Estratégico
Institucional con el Plan de Desarrollo Departamental, conformando sus planes de
acción anuales para dar cumplimiento a la misión que le es inherente en la
Comercialización y Distribución de energía en el Departamento de Arauca.
1.1 MARCO LEGAL
Ley 142 de 1994 mediante la que se establece le régimen de los servicios públicos
domiciliarios.
Ley 143 de 1994 mediante la que se establece el régimen para la generación,
interconexión, transmisión, distribución, comercialización de energía en el territorio
nacional.
Ley 689 de 2001 por la cual se modifica parcialmente la Ley 142 de 1994.
Decreto 2482 de 2012 mediante el que se establecen lineamientos generales para
la integración de la planeación y Gestión.
Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” y disposiciones complementarias.
Resolución CREG 070 de 1998, aplica el reglamento de distribución de energía
eléctrica como parte del reglamento de operación del sistema interconectado
nacional.
Acuerdo 060 de 2002 del Archivo General de la Nación.
Ley 962 de 2005 sobre reglamentación de ley anti tramites.
Acuerdo 004 de 2008, mediante el cual se aprobaron las tablas de retención
documental.
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Norma NTC ISO 9001 – 2015 Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos.
Decreto 612 de 2018 relacionado con la implementación de las políticas de Gestión
y desempeño de MIPG.
Resolución 0367 de 2018 Por medio de la cual se adopta el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión MIPG – Actualizado para ENELAR ESP.
Y demás normas regulatorias del sistema energético, de gestión de la calidad, do al
territorial y las recientes relacionadas con la Planeación y Gestión del a empresa.
1.2 MARCO ESTRATEGICO.
MEGA META: Mejorar la percepción e imagen institucional basados en principios
de calidad en la atención y en el servicio al usuario, articulada con la capacidad
operativa organizacional.
MISIÓN. ENELAR ESP es una empresa que presta el servicio de distribución y
comercialización de energía aportando al desarrollo económico y social de la región
araucana.
VALORES. Compromiso, Integridad, Calidad, Honestidad, Tolerancia y Ética.
VISION. Para el año 2020 ENELAR ESP será una empresa rentable y productiva,
modelo en la distribución y comercialización de energía para el beneficio de la
Comunidad Araucana.
ESTRATEGIA del plan. Generar un sentido de unidad para la correcta interacción
de los procesos.
OBJETIVOS ESTRATEGICOS Y DE LA CALIDAD
Aumentar el índice de satisfacción de los usuarios basados en principios de calidad en la atención.
Fortalecer el sistema eléctrico del departamento de Arauca en aras de garantizar la continuidad y calidad del servicio bajo las condiciones y parámetros establecidos en la regulación vigente.
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Implementar estrategias en las actividades de distribución y comercialización de energía para hacer de ENELAR E.S.P. una empresa rentable.
1.3 DIMENSIONES DEL PLAN
INSTITUCIONAL: Eje potenciar la Gestión Institucional.
SOCIAL. Eje Desarrollo con calidad de Vida.
ECONOMICA. Eje Rentabilidad con sostenibilidad en el tiempo.
AMBENTAL. Eje Responsabilidad con el medio ambiente.
1.4 GESTION DOCUMENTAL – UBICACIÓN DESDE LO ESTRATEGICO.
Se encuentra inmersa en la Dimensión Institucional, cuyo eje es potenciar la gestión
institucional y responde a los requerimientos normativos como parte de la
perspectiva de procesos internos de gestión, calidad, transversalidad, aplicación de
la tecnología informática de la comunicación TIC y fortalecimiento continuo.
Se lidera desde la alta dirección con compromiso e incidencia en la cultura
organizacional.
1.5 ASPECTOS CRITICOS.
Se ha logrado incidencia en el mejoramiento del proceso de Gestión documental
con el empoderamiento en el talento humano: líderes de proceso y equipos de
trabajo, sin embargo es necesario considerar:
Cumplir con la normatividad archivística mediante la creación y actualización
de instrumentos como procesos, procedimientos e instrumentos aplicables a
la empresa.
Actualizar el diagnóstico del proceso como parte de la política aplicada de
mejora continua en el enfoque de la calidad de los procesos e institucional.
Continuar con las capacitaciones al talento humano de la organización, para
cumplir con el empoderamiento de la normatividad archivística aplicable a la
organización.
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Fortalecer la gestión archivística a través del mejoramiento en la
documentación como actas e inventarios documentales.
Documentar el proceso y difundir a través de medios físicos y tecnológicos:
conceptos, instrumentos, documentos, procesos y procedimientos de la
gestión archivística en el marco normativo del proceso de Gestión
Documental.
Fortalecer mediante la inmersión en la planta de personal al menos una
persona formada en el nivel técnico, tecnológico o profesional que apoye el
desarrollo continuo de la gestión archivística.
Actualizar el normograma periódicamente en el marco de la modernización
institucional y en consonancia con los planes de desarrollo que surjan en
nuevas administraciones.
En el marco de la actualización redefinir, rediseñar y aplicar medios de
seguimiento y evaluación del proceso Archivístico y de Gestión Documental.
Tabla 1Aspectos Críticos
ASPECTOS CRITICOS RIESGO
Instalaciones locativas de los depósitos de archivos de gestión carecen del espacio suficiente para conservación y consulta.
Deterioro de los documentos, expedientes y perdida por deterioro.
No aplicación o aplicación parcial de las tablas de retención documental.
Dificultad para la organización, identificación, depósito y consulta de los expedientes y documentos de Gestión y fondos acumulados en el Archivo Central.
Fondo documental acumulado. Extravío de documentos y expedientes. Desmembración de los expedientes / perdida de documentos que hacen parte de los expedientes. Dificultad para la consulta / trazabilidad de documentos y expedientes. Pérdida de tiempo en la consulta de la información contenida en expedientes y documentos.
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Extravío o perdida de documentos en el proceso de consulta.
Archivos de Gestión. Duplicidad de documentos y expedientes. Desorganización de expedientes y documentos. Falta de control sobre documentos y expedientes vitales para los procesos.
Fuente: Proceso de gestión documental.
2. VISION ESTRATEGICA DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL Y
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS.
Interpretando que la función archivística es el eje fundamental de la memoria
histórica de la empresa, su trayectoria, crecimiento, desarrollo y modernización,
sumado a la innovación de sus procesos y herramientas, requiere una
armonización desde lo interno hacia lo externo.
Interno con el Plan Estratégico Institucional que ha sido ajustado en el actual
cuatrienio, y al mismo tiempo con el Plan de Desarrollo Territorial 2016 – 2019 y
a su vez requerirá ascender de manera armónica y coherente con el Plan de
Desarrollo Nacional. Esta armonización responde a procesos de planificación
definido por la Constitución Nacional.
Es necesario indicar que todos los planes requieren la asignación de recursos
técnicos, logísticos y económicos que permitan dar cumplimiento en el tiempo
programado, de tal suerte que su evaluación coincida con la situación deseable,
con la premisa de la racionalidad en el uso de estos.
3. OBJETIVOS
3.1 GENERAL.
Aplicar la normatividad archivística, mediante la aplicación del PINAR, en
todos los procesos misionales y transversales de la empresa, en
cumplimiento de una gestión moderna, utilizando los recursos técnicos,
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tecnológicos y de innovación a su alcance, aportando al cumplimiento de una
gestión con calidad, oportunidad, pertinencia y coherencia de los objetivos
estratégicos de la empresa.
3.2 ESPECÍFICOS.
Cumplir con el plan de acción definido para la vigencia 2019, dejando retos
que surjan desde este entorno, para vigencias posteriores.
Aplicar el plan de capacitación sobre el uso de las tablas de retención
documental para su aplicación permanente en todos los procesos.
Hacer una revisión periódica y ajustar el PINAR con las propuestas del plan
estratégico institucional y el plan de desarrollo departamental, frente a las
metas trazadas y que son pertinentes a la Gestión Documental.
Revisar y ajustar periódicamente los instrumentos de la Gestión Documental
y de Archivo, actualizado estos de acuerdo a los nuevos entornos internos
de la empresa en el marco de la Gestión de la Calidad adoptada por la
empresa.
Identificar anualmente las necesidades de información y priorizar estas, en el
contexto de la Gestión Documental institucional, aplicando los medios y
tecnología a disposición.
4. AMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE DEL PINAR.
Cumplimiento de los propósitos de la función archivística y gestión documental de ENELAR, mediante la orientación de procesos desarrollados paso a paso con metas y objetivos cuantificables a corto, mediano y largo plazo.
Gestión y cuantificación los recursos humanos, financieros, infraestructura y tecnológicos que son soporte para la ejecución de los proyectos para el desarrollo de la función archivística a corto, mediano y largo plazo, para gestionar su asignación oportunamente.
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Contribución efectiva al fortalecimiento institucional, la transparencia y el uso adecuado de los recursos invertidos en la función archivística.
Presentación de la herramienta en el cual se registre el seguimiento y monitoreo de los proyectos y acciones de mejora en el contexto de la función archivística institucional a través de la consolidación de la Información, el monitoreo y la planeación requerida para atender eventos del mismo contexto.
5. POLITICA.
ENELAR ESP establece para su adopción como política institucional de la gestión
documental el compromiso de implementar las mejores prácticas, la correcta
conformación de expedientes, foliación, identificación en el destino transitorio o
definitivo y aplicar esta información en el inventario documental, para el
fortalecimiento de la cultura de la Gestión Documental en todos los procesos
misionales y transversales, haciendo incidencia en la productividad y competitividad
de la empresa.
Articular los requisitos para la conservación y accesibilidad para garantizar que los
documento y expedientes estén disponibles susceptibles de consulta a lo largo del
tiempo para la consulta y reproducción cuando sea necesario por usuarios y partes
interesadas.
ENELAR ESP reconoce que los documentos y expedientes son fuente histórica de
las actuaciones en los procesos misionales y transversales y constituyen su
patrimonio cultural dando el valor esencial en el contexto territorial del Departamento
de Arauca.
6. PRINCIPIOS.
Salvaguarda histórica documental de la empresa.
Aplicación de los medios físicos y tecnológicos al alcance de la empresa y de los
líderes de proceso.
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Conservación de expedientes y documentos.
Preservación adecuada.
Acceso a la consulta.
Atención al ciudadano.
Transparencia.
Eficiencia
Eficacia
Modernización
Protección del Medio Ambiente.
Cultura Archivística.
ORGANO RECTOR INTERNO: Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Se aprobó resolución No.0367 del 12 de marzo de 2018, por medio de la cual se
adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG. Se crean algunas
instancias administrativas al interior de ENELAR E.S.P facilitando el cumplimiento
de políticas de gestión de la empresa, adoptar las decisiones y aplicar el Modelo
Integrado de Planeación y Gestión (MIPG). Instancia ante la cual se aplicarán todas
las acciones necesarias que permitan ejecutar el plan de acción y de igual manera
orientar el seguimiento y evaluación del mismo.
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7. FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS DEL PLAN INSTITUCIONAL
DE ARCHIVOS.
7.1 Plan de Acción Anual de la Gestión Documental, incluye asistencia técnica y
capacitación e intervención en los procesos misionales y transversales.
7.2 Sistema integrado de Conservación.
7.3 Registro y control de comunicaciones oficiales, con armonización a la
atención al ciudadano en el marco de la transparencia.
7.4 Administración del módulo archivo, sistema de gestión de documentos
electrónicos con ORFEO.
NOMBRE DEL PLAN / PROYECTO OBJETIVO DEL PLAN / PROYECTO
Plan de Acción Anual de Gestión Documental.
Diseñar y definir el plan de acción anual que se aplique de manera transversal a todos los procesos misionales y transversales de la empresa. Incluir la capacitación a líderes de proceso. Incluir Asistencia Técnica a todos los procesos.
Sistema integrado de conservación SIC Diseñar y definir las estrategias para la implementación del sistema integrado de conservación en sus componentes de preservación digital a largo plazo de documentos electrónicos y plan de conservación documental.
Registro y control de comunicaciones oficiales – Atención al ciudadano.
Realizar el control y seguimiento de la gestión documental de ENELAR ESP, en cumplimiento de los tiempos de respuestas a las solicitudes de los grupos de valor.
Administración del módulo archivo, sistema de gestión de documentos electrónicos con ORFEO.
Concertar y aplicar los procesos y procedimientos para aplicar el ORFEO en la Gestión de documentos electrónicos, a partir de las Tablas de Retención Documental. Empoderar a los usuarios de las utilidades de la herramienta ORFEO.
Fuente. Secretaria General – Proceso de Gestión Documental – Gestión archivística.
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8. MAPA DE RUTA.
Fuente. Diseño Secretaria General.
•Diseñar y definir el plan de acción anual que se aplique de manera transversal a todos los procesos misionales y transversales de la empresa.
•Incluir la capacitación a líderes de proceso.
•Incluir Asistencia Técnica a todos los procesos.
Plan de Acción Anual de Gestión
Documental. 2019
•Diseñar y definir las estrategias para la implementación del sistema integrado de conservación en sus componentes de preservación digital a largo plazo de documentos electrónicos y plan de conservación documental.
Sistema integrado de conservación SIC
2019 - 2020•Realizar el control
y seguimiento de la gestión documental de ENELAR ESP, en cumplimiento de los tiempos de respuestas a las solicitudes de los grupos de valor.
Registro y control de comunicaciones
oficiales – Atención al ciudadano 2019 . Y
SIGUIENTES AÑOS
•Concertar y aplicar los procesos y procedimientos para aplicar el ORFEO en la Gestión de documentos electrónicos, a partir de las Tablas de Retención Documental.
•Empoderar a los usuarios de las utilidades de la herramienta ORFEO.
Administración del módulo archivo,
sistema de gestión de documentos electrónicos con
ORFEO.
2019 - 2029
PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL PINAR ENELAR ESP
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9. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO.
Se estima necesario diseñar un instrumento que facilite la realización de una
auditoria, logrando la verificación con evidencias del cumplimiento del Plan.
Con el resultado se orientará la aplicación del plan de mejoramiento instrumento
que se encuentra diseñado en el SIGELAR.
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GLOSARIO: TERMINOLOGÍA UTILIZADA EN EL PINAR - Plan: diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el
futuro.
Plan Estratégico Institucional: entiéndase como Plan Indicativo Cuatrienal como lo establece la Ley 152 de 1994. Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo de 4 años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo.
Plan de Acción Anual. Es la programación anual de las actividades, proyectos y recursos que va a desarrollar en la vigencia cada dependencia de la entidad y articulado con el Plan Estratégico Sectorial e Institucional.
Función archivística: actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
Instrumentos archivísticos: herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y archivística, los cuales están contemplados en el artículo 8 del Decreto 2609 de 2012.
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FIRMAS DE APROBACIÓN
NOMBRE CARGO FIRMA FECHA
BEATRIZ HELENA VAGEON PABON Gerente ENELAR
LUZ GIOCONDA LARA LOZADA
Secretaria General ENELAR
ACTUALIZADO POR
FECHA VERSIÓN STATUS MOTIVO ROL NOMBRES
29/01/2019 0.2 ED Actualización Líder proceso Gestión Documental.
HISTORIA DE REVISIONES
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
0.1 19/12/2014 Actualización realizada sobre el documento y el proceso.
0.2 29/01/2019 Actualización conforme a los requisitos de la calidad y del proceso armonizado con el MIPG.
