Planejamento e OrganizaçãoPlanejamento e Organização de Eventos Empresariaisp

Leo Togashig01‐Abril‐2011

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO EVENTOPLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO EVENTO

• Por quê fazer o eventoq

• Importância de um Briefing completo

• Objetivo estratégico para a empresaj g p p– Calendário de eventos e datas comemorativas

– Criação de um calendário específico para a empresa e suas necessidades

• Definição do perfil do público

D fi i ã d• Definição do evento– Corporativo

– SocialSocial

– Cultural

– Comercial

A bi t l– Ambiental

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO EVENTOPLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO EVENTO

• Responsabilidade dos promotores, patrocinadores e p p , porganizadores

• Quais os resultados que se pode esperar

• Quais eventos podem ser constantes– Periodicidade (annual, semestral, mensal, semanal, diário)

• Gestão de responsabilidades

• Relação e administração de recursos necessários

• Definição de Cerimonial e Protocolo

• Elaboração do plano para Contingências

• Preparação do Check‐list

CRIATIVIDADE – COMO INOVAR PARA IMPRESSIONARCRIATIVIDADE – COMO INOVAR PARA IMPRESSIONAR

• O pensamento criativo sobre eventos

• Tendências e atualidades nos vários tipos de eventos

• Novidade em eventos empresariais

• Ações para criar integração

• Desenvolvimento de diferenciais exclusivos

• Hospitalidade

ESTRATÉGIAS DE COMUNICAÇÃOESTRATÉGIAS DE COMUNICAÇÃO

• Estratégia de comunicação e divulgaçãod d d d l• Icones de identidade visual

• Criação de peças de comunicação do evento:– Comunicação pessoal com público e convidados– Comunicação visual e ambiental (cenários e decoração)Comunicação visual e ambiental (cenários e decoração)– Vídeos e apresentações– Som e Luz

• Desenvolvimento de estímulos à participação• Networking pessoal e dos executivos• Posturas pessoais

– Funcionários da empresa envolvidosFuncionários do Staff– Funcionários do Staff

– Pessoal de apoio

• Planejamento do apoio de assessoria de imprensa– Comunicação com imprensa– Midia training

• Registro do evento (fotos/video)• Brindes e presentes que encantam

C i ã ó t• Comunicação pós‐evento• Cronograma

RECURSOS FÍSICOSRECURSOS FÍSICOS

• O local mais atraente/adequado• Espaços de apoio• Fatores de logísticag• Visita técnica• HospedagemHospedagem• Serviços de alimentação e bebidas• Deslocamento• Deslocamento

– AéreoTerrestre– Terrestre

– Transfers

RECURSOS HUMANOSRECURSOS HUMANOS

• Dimensionamento das equipes

• Responsabilidades e autonomiaResponsabilidades e autonomia

• Motivação e comprometimento da equipe i / ffinterna/staff

• Plano de contingência para falta de pessoalg p p

PLANEJAMENTO FINANCEIRO E CUSTOSPLANEJAMENTO FINANCEIRO E CUSTOS

• Planilhas de custos

• Gestão dos recursos financeirosGestão dos recursos financeiros

• Captação de recursos externos

• Permutas e apoios

• Plano de contingênciasPlano de contingências

EXECUÇÃOEXECUÇÃO

• Elaboração do roteiro passo‐a‐passo

• Mestre de CerimôniasMestre de Cerimônias

• Palestrantes

• Interação com público

• Dinâmicas e atividades em grupoDinâmicas e atividades em grupo

• Homenagens e premiações

• Shows e performances

METODOLOGIA PARA AVALIAÇÃO DO EVENTOMETODOLOGIA PARA AVALIAÇÃO DO EVENTO

• Definição dos critérios a serem avaliados

• Criação de ferramentas de avaliação e próximos passos

• Conceito de pós‐evento

• Geração de oportunidades

FIMFIM