PROGRAMA CONTROLE DE FROTA

MANUAL

Em primeiro lugar, obrigado por adquirir nossa Planilha, esperamos

que seja muito útil para seus negócios e auxilie no planejamento

financeiro da sua empresa.

Dependendo do modelo da planilha, poderá aparecer a imagem

abaixo. Se aparecer, siga os passos recomendados.

Figura – 1

Na figura-1, acima, temos duas setas apontando para despesas diversas, o

usuário deverá inserir os dados apenas na de baixo, colocando o dia e o valor, e

em OBS colocará no que foi gasto (ex: borracharia, lanterneiro, eletricista, etc.).

Na tabela “Despesas Diversas” da seta de cima ficará, automaticamente, a soma

dos valores da tabela de baixo.

Ainda na tabela de cima “Despesas Diversas”, o campo “Despesa

Alimentação/Chapa” só será preenchida se o motorista teve alguma despesa

com alimentação e carregamento (chapa) durante a viagem. Se este valor for

fixo (Exemplo: 150,00 por cada viagem) as células deverão ser configuradas para

multiplicar o valor total das despesas de viagem (Ex.: R$ 150,00) pelo número

de viagens do mês (que está na tabela “Romaneios” – Figura-2).

Figura-2

Existem duas tabelas com os nomes ROMANEIOS (Empresa A e B), essas tabelas

são para colocar os valores recebidos das empresas para as quais a sua empresa

presta serviço, ou seja, ela faz a soma do Faturamento para quem presta serviço

a até duas empresas. Na tabela ROMANEIOS (EMPRESA-A) é calculado o

faturamento de acordo com a distância percorrida multiplicada pelo valor

unitário do quilômetro (Ex.: a empresa fez um frete para uma cidade e

percorreu 2.000km, a empresa contratante paga R$ 1,38 por quilômetro

percorrido, é só lançar esses dados na tabela ROMANEIOS EMPRESA-A que ela

dá os valores totais).

Se o valor do frete é fixo, é preferível inserir na tabela ROMANEIOS EMPRESA-B

(Figura-3), pois essa tabela é para quem já recebe o valor padrão por cada

distância percorrida.

OBS: Lembrar de renomear as tabelas “ROMANEIOS EMPRESA A e B” para o

nome da empresa que sua organização presta serviço.

Figura-3

Figura-4

Nessa tabela (da Figura-4), deverão ser colocadas as despesas administrativas

(Ex.: Salário de secretário, Salário de Office-Boy, Despesa com material de

escritório, mat. limpeza, desp. de correios, etc) e as Despesas Operacionais

(Compra de Pneus, salário do mecânico, pagamento para lava-jato, troca de

óleo, ou seja, é tudo aquilo que está ligado à finalidade principal da empresa, no

caso, o Transporte).

OBS: Quando for lançar diversos valores no mesmo mês, clique na célula

correspondente e coloque na barra de fórmulas (Figura-4, onde a seta está

apontando) o sinal de “=” e vá adicionando os valores com o sinal de “+”.

Exemplo (acima): No mês de Janeiro sua empresa teve as seguintes despesas

administrativas: R$ 600,00 de salário do secretário; R$ 30,00 de despesas de

correios; e R$ 50,00 de despesas de escritório. Somando esses valores

(conforme Figura-4) chega-se ao total de R$ 680,00 no mês de Janeiro (para

desp. Adm.).

Siga esse mesmo raciocínio para as demais despesas (Operacionais e outras).

Figura-5

Essa tabela com a seta “Despesas Gerais” representa a soma das Despesas

Administrativas + Operacionais inseridas na Planilha anterior “Despesas Gerais”.

Não é preciso colocar nenhum valor nela, já que ela traz automaticamente os

valores da Planilha “Despesas Gerais” (da Figura-4).

Figura-5

Observe na figura 5 que cada planilha foi feita para que sejam colocadas as

placas dos caminhões (ABC-0001, ABC-0002, etc). Para colocar as placas em

cada planilha basta clicar com o botão direito do mouse sobre o nome “ABC-

0001”, clicar em “renomear” e colocar a placa do caminhão. Isso deve ser feito

em todas as planilhas e onde estiverem as células com “ABC-0001, ABC-0002”

substituir esses nomes com as placas dos caminhões.

Figura-6

Nessa tabela (Figura-6) será feito o controle de tráfego, da seguinte forma:

Células:

SAÍDA: Data da saída do caminhão

CHEGADA: Data da Chegada do caminhão

OD/SAÍDA: Odômetro da saída do caminhão (pode ser do velocímetro ou do

tacógrafo);

OD/CHEGADA: Odômetro da chegada do caminhão;

DISTÂNCIA PERCORRIDA: Não precisa preencher, o Excell fará o cálculo (OD

chegada – OD saída);

ABST Ltr – Colocar a quantidade de óleo que abasteceu o caminhão (depois que

chegou da viagem)

CONS. ÓLEO – Não precisa preencher, o Excell fará o cálculo de quantos litros de

óleo diesel o caminhão está consumindo por km (consumo de óleo).

OBS-1: Para esses cálculos serem exatos, é fundamental que o caminhão saia

com o tanque cheio e quando chegar da viagem o tanque seja completamente

abastecido;

OBS-2: É importante ficar sempre de olho nessa tabela para verificar se o

caminhão está consumindo muito combustível (fazendo poucos km por litro). Se

estiver consumindo muito combustível pode ser por três motivos:

1- Falha na manutenção do veículo;

2- Condições precárias das estradas;

3- Desvio de combustível.

Figura-7

Nessa figura acima (Figura-7) está a tabela “RESUMO GERAL”, é nessa tabela

que estará todo o resultado (Lucro ou Prejuízo) de todas as tabelas anteriores.

Ela fornece (em cada mês e o acumulado do ano) o resultado econômico da sua

empresa. É nela que se deve ter a maior atenção para analisar se o seu negócio

está trazendo o resultado esperado. Se os resultados não forem satisfatórios, o

usuário deverá procurar (nas outras tabelas) onde está a causa do problema

(Ex.: alto consumo de combustível, despesas altas com salários ou comissões,

gastos elevados com manutenção dos veículos, etc).

Na planilha “Resumo Geral”, temos dois gráficos.

Um é o da Lucratividade, que é o resultado da divisão entre o “Resultado” e o “Faturamento”. Traz uma ideia (percentual) de quanto sobra para o empresário após serem deduzidos todos os custos. Uma rentabilidade ideal para as pequenas e médias empresas gira em torno de 2% a 4% ao mês. Mas quanto maior esse índice, melhor.

O outro gráfico é o do “Resultado Financeiro” que traz todas as Receitas,

Despesas e o Resultado (Lucro ou Prejuízo). As Receitas estão na cor azul, as

Despesas em vermelho e o Resultado na cor verde.

Veja na figura abaixo:

Figura - 8

LEMBRETES:

1. Não apagar as células que contêm fórmulas;

2. Renomear as planilhas (e as tabelas) com as placas dos caminhões;

3. A planilha está configurada para atender (prestar serviço) a até duas

empresas.

4. Por mais que seja corrigida, essas planilhas podem apresentar erros, favor

informar para que possamos corrigi-la.

5. As tabelas da Planilha “Resumo Geral” não devem ser preenchidas, elas são o

resultado das outras Planilhas.

6. Ter cuidado para não lançar dados duas vezes (Ex.: na tabela “Despesas

Diversas” e na tabela “Despesas Gerais”). E é bom estabelecer, com

antecedência, o que é Despesa Diversa e o que é Despesa Geral, e utilizar do

início ao fim esse critério.

7. Solicito, por favor, que não faça cópias dessas planilhas e distribua para

outras pessoas. Tivemos muito trabalho para confeccioná-las e dependo delas

para ajudar no sustento da casa. Conto com sua consciência e sua colaboração,

o valor dela já é baixo para desestimular a cópia indevida.

8. Se o Sr(a) gostou deste trabalho, por favor divulgue para outras pessoas.

Espero que essa ferramenta seja muito útil para o crescimento da sua empresa.

Qualquer dúvida favor entrar em contato: macielangelo@hotmail.com

“MUITO OBRIGADO E SUCESSO NOS NEGÓCIOS.”

Disse Jesus: Eu sou a ressurreição e a vida; quem crê em

mim, ainda que esteja morto, viverá; (João 11 : 25)