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PROGRAMA CONTROLE DE FROTA
MANUAL
Em primeiro lugar, obrigado por adquirir nossa Planilha, esperamos
que seja muito útil para seus negócios e auxilie no planejamento
financeiro da sua empresa.
Dependendo do modelo da planilha, poderá aparecer a imagem
abaixo. Se aparecer, siga os passos recomendados.
Figura – 1
Na figura-1, acima, temos duas setas apontando para despesas diversas, o
usuário deverá inserir os dados apenas na de baixo, colocando o dia e o valor, e
em OBS colocará no que foi gasto (ex: borracharia, lanterneiro, eletricista, etc.).
Na tabela “Despesas Diversas” da seta de cima ficará, automaticamente, a soma
dos valores da tabela de baixo.
Ainda na tabela de cima “Despesas Diversas”, o campo “Despesa
Alimentação/Chapa” só será preenchida se o motorista teve alguma despesa
com alimentação e carregamento (chapa) durante a viagem. Se este valor for
fixo (Exemplo: 150,00 por cada viagem) as células deverão ser configuradas para
multiplicar o valor total das despesas de viagem (Ex.: R$ 150,00) pelo número
de viagens do mês (que está na tabela “Romaneios” – Figura-2).
Figura-2
Existem duas tabelas com os nomes ROMANEIOS (Empresa A e B), essas tabelas
são para colocar os valores recebidos das empresas para as quais a sua empresa
presta serviço, ou seja, ela faz a soma do Faturamento para quem presta serviço
a até duas empresas. Na tabela ROMANEIOS (EMPRESA-A) é calculado o
faturamento de acordo com a distância percorrida multiplicada pelo valor
unitário do quilômetro (Ex.: a empresa fez um frete para uma cidade e
percorreu 2.000km, a empresa contratante paga R$ 1,38 por quilômetro
percorrido, é só lançar esses dados na tabela ROMANEIOS EMPRESA-A que ela
dá os valores totais).
Se o valor do frete é fixo, é preferível inserir na tabela ROMANEIOS EMPRESA-B
(Figura-3), pois essa tabela é para quem já recebe o valor padrão por cada
distância percorrida.
OBS: Lembrar de renomear as tabelas “ROMANEIOS EMPRESA A e B” para o
nome da empresa que sua organização presta serviço.
Figura-3
Figura-4
Nessa tabela (da Figura-4), deverão ser colocadas as despesas administrativas
(Ex.: Salário de secretário, Salário de Office-Boy, Despesa com material de
escritório, mat. limpeza, desp. de correios, etc) e as Despesas Operacionais
(Compra de Pneus, salário do mecânico, pagamento para lava-jato, troca de
óleo, ou seja, é tudo aquilo que está ligado à finalidade principal da empresa, no
caso, o Transporte).
OBS: Quando for lançar diversos valores no mesmo mês, clique na célula
correspondente e coloque na barra de fórmulas (Figura-4, onde a seta está
apontando) o sinal de “=” e vá adicionando os valores com o sinal de “+”.
Exemplo (acima): No mês de Janeiro sua empresa teve as seguintes despesas
administrativas: R$ 600,00 de salário do secretário; R$ 30,00 de despesas de
correios; e R$ 50,00 de despesas de escritório. Somando esses valores
(conforme Figura-4) chega-se ao total de R$ 680,00 no mês de Janeiro (para
desp. Adm.).
Siga esse mesmo raciocínio para as demais despesas (Operacionais e outras).
Figura-5
Essa tabela com a seta “Despesas Gerais” representa a soma das Despesas
Administrativas + Operacionais inseridas na Planilha anterior “Despesas Gerais”.
Não é preciso colocar nenhum valor nela, já que ela traz automaticamente os
valores da Planilha “Despesas Gerais” (da Figura-4).
Figura-5
Observe na figura 5 que cada planilha foi feita para que sejam colocadas as
placas dos caminhões (ABC-0001, ABC-0002, etc). Para colocar as placas em
cada planilha basta clicar com o botão direito do mouse sobre o nome “ABC-
0001”, clicar em “renomear” e colocar a placa do caminhão. Isso deve ser feito
em todas as planilhas e onde estiverem as células com “ABC-0001, ABC-0002”
substituir esses nomes com as placas dos caminhões.
Figura-6
Nessa tabela (Figura-6) será feito o controle de tráfego, da seguinte forma:
Células:
SAÍDA: Data da saída do caminhão
CHEGADA: Data da Chegada do caminhão
OD/SAÍDA: Odômetro da saída do caminhão (pode ser do velocímetro ou do
tacógrafo);
OD/CHEGADA: Odômetro da chegada do caminhão;
DISTÂNCIA PERCORRIDA: Não precisa preencher, o Excell fará o cálculo (OD
chegada – OD saída);
ABST Ltr – Colocar a quantidade de óleo que abasteceu o caminhão (depois que
chegou da viagem)
CONS. ÓLEO – Não precisa preencher, o Excell fará o cálculo de quantos litros de
óleo diesel o caminhão está consumindo por km (consumo de óleo).
OBS-1: Para esses cálculos serem exatos, é fundamental que o caminhão saia
com o tanque cheio e quando chegar da viagem o tanque seja completamente
abastecido;
OBS-2: É importante ficar sempre de olho nessa tabela para verificar se o
caminhão está consumindo muito combustível (fazendo poucos km por litro). Se
estiver consumindo muito combustível pode ser por três motivos:
1- Falha na manutenção do veículo;
2- Condições precárias das estradas;
3- Desvio de combustível.
Figura-7
Nessa figura acima (Figura-7) está a tabela “RESUMO GERAL”, é nessa tabela
que estará todo o resultado (Lucro ou Prejuízo) de todas as tabelas anteriores.
Ela fornece (em cada mês e o acumulado do ano) o resultado econômico da sua
empresa. É nela que se deve ter a maior atenção para analisar se o seu negócio
está trazendo o resultado esperado. Se os resultados não forem satisfatórios, o
usuário deverá procurar (nas outras tabelas) onde está a causa do problema
(Ex.: alto consumo de combustível, despesas altas com salários ou comissões,
gastos elevados com manutenção dos veículos, etc).
Na planilha “Resumo Geral”, temos dois gráficos.
Um é o da Lucratividade, que é o resultado da divisão entre o “Resultado” e o “Faturamento”. Traz uma ideia (percentual) de quanto sobra para o empresário após serem deduzidos todos os custos. Uma rentabilidade ideal para as pequenas e médias empresas gira em torno de 2% a 4% ao mês. Mas quanto maior esse índice, melhor.
O outro gráfico é o do “Resultado Financeiro” que traz todas as Receitas,
Despesas e o Resultado (Lucro ou Prejuízo). As Receitas estão na cor azul, as
Despesas em vermelho e o Resultado na cor verde.
Veja na figura abaixo:
Figura - 8
LEMBRETES:
1. Não apagar as células que contêm fórmulas;
2. Renomear as planilhas (e as tabelas) com as placas dos caminhões;
3. A planilha está configurada para atender (prestar serviço) a até duas
empresas.
4. Por mais que seja corrigida, essas planilhas podem apresentar erros, favor
informar para que possamos corrigi-la.
5. As tabelas da Planilha “Resumo Geral” não devem ser preenchidas, elas são o
resultado das outras Planilhas.
6. Ter cuidado para não lançar dados duas vezes (Ex.: na tabela “Despesas
Diversas” e na tabela “Despesas Gerais”). E é bom estabelecer, com
antecedência, o que é Despesa Diversa e o que é Despesa Geral, e utilizar do
início ao fim esse critério.
7. Solicito, por favor, que não faça cópias dessas planilhas e distribua para
outras pessoas. Tivemos muito trabalho para confeccioná-las e dependo delas
para ajudar no sustento da casa. Conto com sua consciência e sua colaboração,
o valor dela já é baixo para desestimular a cópia indevida.
8. Se o Sr(a) gostou deste trabalho, por favor divulgue para outras pessoas.
Espero que essa ferramenta seja muito útil para o crescimento da sua empresa.
Qualquer dúvida favor entrar em contato: [email protected]
“MUITO OBRIGADO E SUCESSO NOS NEGÓCIOS.”
Disse Jesus: Eu sou a ressurreição e a vida; quem crê em
mim, ainda que esteja morto, viverá; (João 11 : 25)