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Texto desenvolvido para auxiliar e esclarecer tópicos sobre o planejamento e a carreira de secretariado executivo.
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PLANO DE CARREIRA DO PROFISSIONAL DE
SECRETARIADO: UMA AVALIAÇÃO DO MERCADO
CAREER PLANNING FOR EXECUTIVE ASSISTANT:
A MARKET ANALYSIS
Fernanda Saturnino Pires da Cunha
Graduanda em Automação de Escritórios e Secretariado pela FATEC-SP
E-mail: [email protected]
Marina Evangelista
Graduanda em Automação de Escritórios e Secretariado pela FATEC-SP
E-mail: [email protected]
Michelle Gonçalves da Silva
Graduanda em Automação de Escritórios e Secretariado pela FATEC-SP
E-mail: [email protected]
CAREER PLANNING FOR EXECUTIVE ASSISTANT: A MARKET ANALYSIS
PLANO DE CARREIRA DO PROFISSIONAL DE
SECRETARIADO: UMA AVALIAÇÃO DO MERCADO
RESUMO
Este estudo traz uma avaliação acerca do plano de carreira focado no profissional de
secretariado. O objetivo deste artigo é analisar a relação do profissional com o mercado
de trabalho e com a empresa em que atua, desta forma, evidenciando a importância de
um plano de carreira. A pesquisa foi realizada a partir de análises de perfis dos
profissionais (faixa etária, tempo de atuação na área, perspectivas de crescimento, etc.) e
o ambiente em que trabalham: se no setor privado ou no setor público. A partir dos
resultados, foi possível analisar como o planejamento de carreira é construído. Este
artigo trás uma contribuição à área de secretariado executivo e visa promover a
discussão e novas pesquisas a respeito do assunto.
Palavras- chave: Plano de Carreira; Profissional de Secretariado; Mercado de
Trabalho.
CAREER PLANNING FOR EXECUTIVE ASSISTANT:
A MARKET ANALYSIS
ABSTRACT
This study provides an assessment about the career planning focused on executive
assistant. The purpose of this article is to analyze the professional relationship with the
job market and the company in which it operates, therefore, highlights the importance of
a career plan. The survey was conducted from professional profiles analysis (age, work
experience in the area, growth prospects, etc.) and the environment in which they work:
if the private sector or the public sector. From the results it was possible to analyze how
the career planning is built. This article brings a contribution for the area of executive
assistant and aims to promote discussion and further research on the subject.
Key-words: Career Planning; Executive Assistant; Job Market.
1 INTRODUÇÃO
Atualmente é essencial para quem está ou quer entrar no mercado de trabalho, estar
atento a novos horizontes, não se prendendo a ultrapassadas e aparentemente
seguras funções. A carreira da secretária também passou por diversas mudanças ao
longo dos anos e hoje atua como agente facilitador e é elo entre os diversos setores
da empresa, clientes e fornecedores.
Não existe mais um caminho pré-definido para a ascensão profissional e tanto a
empresa como os empregados são responsáveis pelo desenvolvimento de carreira.
Dentro do Desenvolvimento de Carreiras, a carreira é uma sucessão ou sequência de
cargos ocupados por uma pessoa ao longo de sua vida profissional. A carreira
pressupõe desenvolvimento profissional gradativo e cargos crescentes mais elevados
e complexos (CHIAVENATO, I., 1999).
Da perspectiva do indivíduo, a carreira engloba o entendimento e a avaliação de sua
experiência profissional, enquanto, da perspectiva da organização, englobam
políticas, procedimentos e decisões ligadas a espaços ocupacionais, níveis
organizacionais, compensação e movimento de pessoas. Estas perspectivas são
conciliadas pela carreira dentro de um contexto de constante ajuste,
desenvolvimento e mudança (LONDON, M. e STUMPF, S.A., 1982).
A partir desse artigo pretende-se mostrar, a partir de informações coletadas por
meio de entrevistas com profissionais atuantes no mercado de trabalho, a situação
do profissional de secretariado que trabalha tanto em empresas públicas como
privadas quanto a existência de um plano de carreira, seja ele individual ou
oferecida pela própria empresa.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
Na elaboração desse artigo científico foram utilizados como referencial teórico tanto
livros como artigos, a fim de proporcionar maior consistência ao tema abordado,
através de teóricos e estudiosos da área.
Autores como Chiavenato e Dutra darão embasamento teórico referente às teorias
administrativas, planejamento de carreira, suas definições, etapas, ferramentas e
papel das pessoas e empresas na construção de plano de carreira; para isso foi
optado por utilizar os livros Gestão de Pessoas: Desenvolvimento de Pessoas e
Organizações e o livro Administração de Carreiras: Uma proposta para repensar a
gestão de pessoas. Utilizou-se também uma monografia de TCC da Faculdade de
Tecnologia de São Paulo que tem como tema Planejamento de Carreira e a
utilização de técnicas para o sucesso profissional.
Em relação à mídia eletrônica, o site da revista de Gestão e Secretariado (GeSec) foi
o que deu subsídios à análise de artigos científicos correlatos ao tema abordado
pelas autoras, retirando informações de relevância, que por ventura pudesse ser
encontrado, auxiliando no desenvolvimento do artigo em questão.
Além disso, com entrevistas coletadas de profissionais atuantes na área de
secretariado foi possível extrair informações relevantes à construção do artigo.
Acredita-se que esses referenciais teóricos, tanto impressos como em mídia digital,
servirão para concretização desse projeto, e este agregará aos estudantes da área
secretarial conhecimentos relevantes em relação à carreira escolhida.
3 METODOLOGIA DE PESQUISA
A realização deste artigo tem por objetivo analisar se há e de que forma o plano de
carreira tem importância na vida do profissional de secretariado; e também as diferenças
do plano de carreira entre profissionais que trabalham no setor público e os que
trabalham no setor privado. Para isso, foi realizada uma pesquisa exploratória
envolvendo estudantes do curso de automação e secretariado da Faculdade de
Tecnologia de São Paulo, e também profissionais já formados e com maior tempo de
atuação na área de secretariado executivo.
Primeiramente, houve a pesquisa bibliográfica, utilizando como referência os
sites da revista GESEC (Revista de Gestão e Secretariado) e FENASSEC (Federação
Nacional das Secretárias e Secretários). A busca inicial guiou-se pela inserção da
palavra-chave: “lei”, na caixa de pesquisa do próprio site o que resultou em quatro
artigos científicos:
1- Características dos Cursos Superiores de Tecnologia e Bacharelado em Secretariado:
Um Estudo com Base na Interpretação das Diretrizes Curriculares.
Nesse artigo, são esclarecidas algumas dúvidas quanto à formação e atuação dos
profissionais formados na área de secretariado. Algumas das dúvidas esclarecidas são a
respeito da carga horária do curso, a oferta de idiomas e a nomenclatura dos cursos. E
também a importância da regulamentação da profissão, datada de 30/09/1985.
2- O Panorama do Cargo de Secretário Executivo em uma Instituição Federal de Ensino
Superior e as Implicações da Lei 11.091/2005.
Nesse artigo mostra-se que apesar de haver uma lei que regulamente a
profissão, a carreira de secretariado ainda encontra barreiras; há manobras para que
profissionais de outras áreas, como recepcionistas e administradores, atuem como
secretários. Porém, há uma abertura para esses profissionais no mercado, principalmente
no setor público e as autoras mostram esse panorama em uma Universidade Federal.
3- Análise dos Gêneros na Linguagem: A Atuação e o Preconceito Contra os Homens
na Área de Secretariado Executivo –
Esse artigo científico diz respeito às mudanças de gênero ocorridas durante o
passar dos tempos, em relação à carreira de secretariado. Analisando o porquê de ter se
tornado uma área quase que, predominantemente, feminina. Tendo a “hierarquia como
outro fator de consolidação do poder, sobrepondo o gênero masculino ao feminino
(Executivo e Secretária).”, além de remeter aos “homens no campo político e do
trabalho (produção) e as mulheres no doméstico (reprodução).” São destacadas também
concepções socioculturais entre os gêneros no mercado de trabalho e os fatores
históricos que de uma forma ou outra implicam na constituição da profissão como se
conhece hoje em dia.
4-A Profissão e Atuação do Secretário Escolar no Ensino Público e Privado em Escolas
de São Sebastião-DF-
No texto, são discutidas as observações feitas em escolas públicas e privadas de
São Sebastião-DF sobre a atuação e as atribuições do secretário na sua rotina de
trabalho, e as diferenças entre o trabalho em cada instituição.
Também buscou-se a palavra-chave: “plano de carreira” e foram encontrados os
seguintes artigos:
1- Retenção de Talentos na profissão de Secretariado.
Nesse artigo, abordam-se as formas de retenção de talentos, com a valorização
do profissional através da confiança em propor tarefas mais desafiadoras e do seu
alinhamento com os valores da empresa. O salário não é mais o principal incentivo, o
profissional quer um plano de carreira bem estruturado, buscando sempre o crescimento
pessoal e profissional.
2- Análise das competências secretariais requeridas pela Universidade Federal de Santa
Catarina em comparação ao perfil profissiográfico¹ do secretário executivo.
O artigo aborda a atuação dos profissionais de secretariado em universidades
federais, mais especificamente na Universidade Federal de Santa Catarina. Além de ter
como foco discutir sobre o modelo de gestão por competência, como as atribuições
desses profissionais foi adequado ao contexto dessas instituições, e apresentar
estratégias, a fim de conciliar as competências dos profissionais à instituição,
desenvolvendo e aumentando-as. Nessas instituições não existem definições de
competência, nem definição de cargo ou programas de capacitação do secretário
executivo.
Analisaram-se os seis artigos para verificar se havia algo referente ao plano de
carreira na área de secretariado. Somente um dos artigos citou o plano de carreira.
Para o melhor desenvolvimento deste artigo, foi aplicada uma entrevista direcionada a
estudantes e profissionais de secretariado que trabalham em órgãos públicos e privados.
Os profissionais trabalham em locais como a IBM, VOLKSWAGEM, USP, FATEC-
SP. As respostas fornecidas permitiram a análise de pontos de vistas diferentes acerca
de questões feitas com o mesmo conteúdo. Dessa maneira, pretende-se viabilizar o
resultado dessa análise que explora as expectativas dos profissionais em relação a sua
carreira.
4 APRESENTAÇÃO DAS ENTREVISTAS
1. Os profissionais que realizaram a pesquisa estão em uma faixa etária de 18 a 34 anos
na média.
Percebe-se uma característica de que são profissionais jovens, que estão ingressando no
mercado de trabalho/ de pouca a média experiência, sendo a faixa etária média da
população economicamente ativa.
Figura 1 - Idade
Fonte: Elaborado pelas autoras
2. Ao analisar o sexo dos entrevistados, nota-se que os atuantes na área são, em sua
maioria, do sexo feminino. Essa predominância é devido a fatores históricos e
socioculturais relativos ao profissional de secretariado, tais confirmações têm como
base o artigo científico pesquisado na resista GESEC com título: Análise dos Gêneros
na Linguagem: A Atuação e o Preconceito Contra os Homens na Área de Secretariado
Executivo.
16%
17%
17% 17%
33%
IDADE DOS ENTREVISTADOS
24 anos 25 anos 27 anos 30 anos 34 anos
Figura 2 - Sexo
Fonte: Elaborado pelas autoras
3. No item “local de trabalho” observa-se que há no contexto geral dos atuantes da área,
dois entrevistados que correspondem a 33,33% no setor público, três entrevistados que
correspondem a 50% do setor privado e o último, no momento, não está no mercado de
trabalho e corresponde a 16,67% dos entrevistados.
4. Em relação à questão “é o primeiro emprego?”, foi computado quatro entrevistados que
disseram não ser o primeiro emprego, que equivale a 66,67% e dois entrevistados
disseram que era o primeiro emprego, que corresponde a 33,33%.
5. O tempo de atuação dos que se propuseram a colaborar para pesquisa tiveram variações
e três deles estão de 3 a 7 meses atuando na área secretarial, tendo uma média
aproximadamente 4 meses de atuação constatada entre eles. E dois entrevistados estão
de 12 a 13 anos trabalhando como profissionais de secretariado. E um entrevistado com
4 anos e 4 meses de atuação. Devido a isso, analisa-se que está crescendo o número de
profissionais, ingressando na área e por isso, muitos tem somente alguns meses de
experiência.
6. No item “O que o (a) levou a escolher a profissão de secretariado?”
Muitas foram às justificativas para o motivo da escolha da profissão entre elas estão às
oportunidades existentes, pretensões salariais, estar ao lado do poder decisório, garantia
de acesso ao mercado de trabalho, além de identificação com a área (possuir vocação).
67%
33%
SEXO DOS ENTREVISTADOS
Feminino Masculino
7. “Pretende seguir carreira nessa área?”
A maioria dos entrevistados optou por continuar a seguir carreira, visto que, acreditam
que o profissional de secretariado possui grandes ofertas no mercado de trabalho,
todavia, os que começaram a carreira há pouco tempo, ou não tem certeza, ou afirmam
que não querem seguir carreira na área.
8. A organização em que você trabalha – abre espaço para que você (progrida
funcionalmente) se desenvolva? ( não fazer pergunta com S/N)
A maioria dos entrevistados afirmou que as empresas em que atuam (ou já atuaram)
adotam a progressão funcional. O (a) secretário (a) pode se desenvolver
intelectualmente, dando subsídios a fazer cursos para melhor prepara-lo (a) (s) para a
área, por exemplo. Nas empresas públicas, não há plano de carreira, somente um maior
reconhecimento dos funcionários com o passar dos anos.
9. Se existe a progressão funcional, quais os níveis existentes (Ex: Secretária Júnior,
Pleno, Sênior)?
A análise das respostas mostra que a maior parte dos entrevistados não vivenciou a
progressão funcional durante sua carreira. Nas empresas privadas, as secretárias
“acompanham” os chefes caso eles subam de cargo, ou podem ser promovidas a cargos
de chefia. Além disso, com relação ao entrevistado que atua no banco Santander relatou
que há progressão funcional, descreveu todos os níveis desde estagiário a secretário da
presidência ou secretário executivo 10, que seria o nível máximo, e que a partir de
secretário executivo 9 abre-se uma vertente para secretário voltado à área/ cargos de
gestão. O entrevistado que trabalha na USP disse que há carreira vertical, mas não
explicou como seria isso.
10. Quais os critérios exigidos para mudar de nível de carreira?
Nas empresas públicas há diferentes critérios para mudar de nível de carreira. Na Fatec-
SP a secretária só pode progredir funcionalmente por meio de concurso público. Na
Universidade de São Paulo, os avaliadores hierárquicos fazem uma avaliação funcional
dos funcionários para definir os critérios.
Nas empresas privadas, cada organização adota seus critérios para evolução de carreira,
tendo como exemplos de critérios: possuir graduação, a secretaria executar seu trabalho
com eficiência, destacar-se para mudar de nível, os idiomas são um dos critérios mais
relevantes apontados pelos entrevistados e, sobretudo, para alcançar a maior posição em
relação a área de secretariado, o tempo em que o profissional atua na organização está
dentre um dos mais significativos apontados pelas entrevistas.
11. Quais transformações/sugestões considera importantes para o desenvolvimento da
carreira na organização em que atua?
A maioria dos entrevistados acredita que a constante atualização do profissional através
se cursos, participação em congressos e feiras na área secretarial ou áreas correlatas, é a
melhor maneira de se desenvolver profissionalmente. As habilidades interpessoais,
como a liderança, pró- atividade, flexibilidade e capacidade de fazer networking
também foram destacadas pelos entrevistados.
12. Qual a importância do plano de carreira para o desenvolvimento do profissional e a
empresa?
Os entrevistados consideram o plano de carreira essencial para o desenvolvimento
profissional. O profissional deve ter um plano de carreira estabelecido, independente se
houver dentro da empresa ou não, para alcançar seus objetivos profissionais.
Um dos entrevistados relatou que o banco Santader possui um plano de carreira
profundo e estruturado para o profissional de secretariado a nível global, atendendo as
necessidades da organização nos seus diversos níveis, a fim de enxergar nas pessoas o
desenvolvimento, apostando de forma que cresçam, ou seja, consigam progressão e
evolução contínua, visto que a melhor forma de uma organização prosperar é acreditar
no seu capital humano.
13. Quais os empecilhos encontrados dentro da profissão que impedem ou
desestimulam continuar atuando como profissional de secretariado?
Os empecilhos e fatores que desestimulam o profissional a seguir na profissão citados
pelos entrevistados foram: desvalorização da profissão por terceiros, a pressão a que são
submetidos o profissional em seu ambiente de trabalho, a falta de um plano de carreira
pré-estabelecido pela empresa e também à instabilidade em meio a cortes no quadro de
funcionários ou a problemas que venham a ocorrer. A desvalorização foi citada por mais
de três entrevistados.
Contudo, um dos entrevistados relatou que mesmo com todos esses empecilhos, “o
reconhecimento virá tão logo você pare de pensar que você merece ser promovido, mais
que qualquer outro; não existe profissional ruim, existe profissional mal colocado na organização. ”.
14. Quais são as razões que motivam a prosseguir essa profissão?
As razões que os motivam a seguir na profissão foram, em sua maioria, a satisfação
pessoal, pois se o profissional não gostar do que faz, fica difícil trabalhar bem, então
acima de tudo deve-se gostar da carreira e ter vocação; e as oportunidades existentes no
mercado de trabalho para o profissional de secretariado também são outras fontes de
motivação. Os salários e a valorização do trabalho do secretário dentro da empresa
também foram citados por duas entrevistadas.
E para aqueles que ainda possuem dúvidas em relação em seguir carreira, um dos
entrevistados destacou algumas questões à serem respondidas.
Qual profissão você é o pescoço do negócio, em que seu chefe é a cabeça e você
o virá para onde quiser?
Qual profissão você é pessoa de confiança da alta direção em poucos anos de
carreira?
Qual profissão você é convidado para trabalhar?
Qual profissão você só fica desempregado, se você quiser?
Qual profissão você pode inovar e fazer diferente sempre?
Qual profissão você pode desenvolver inúmeras funções que contribuam para
diferentes controles internos, inclusive para redução de custos?
Qual profissão em poucos anos pode sem dúvida ter altos salários?
Com isso, destacam-se apenas alguns itens do por que de ser um profissional de
secretariado, e que a valorização deve partir do próprio profissional para de
posteriormente, outros mudem seus conceitos e haja valorização e respeito à carreira,
visto que esses profissionais fazem do impossível, possível, para melhor colaborar no
seu ambiente profissional.
5 ANÁLISE DOS RESULTADOS
O perfil do profissional de secretariado sofreu mudanças com o passar do tempo, passou
de um mero executor de tarefas a níveis decisórios e cargos de gerência.
As novas gerações atualmente são de jovens que querem crescer de forma rápida no
mercado de trabalho, estando ligados nesse mundo globalizado, e trocando com mais
frequência de emprego, então, devido a esse novo perfil de profissional, as organizações
para acompanhar essas mudanças devem estruturar um plano de carreira, haja vista que
será a melhor forma de reter esses novos profissionais. Todavia, percebe-se que não são
todas as empresas que optam a desenvolver planos de carreira em suas empresas, fato
esse, que dificulta o profissional a desenvolver-se profissionalmente dentro da
organização, não tendo noção de quais são as expectativas e pretensões da empresa para
com o profissional e este em relação à empresa em que atua.
Devido a isso, é importante o profissional fazer seu próprio plano de carreira, e
estabelecer as diretrizes para alcança-los, além de procurar empresas que possuam esse
tipo de plano dentro da organização e que venha de encontro as seus anseios.
A característica desse profissional é ser predominantemente do sexo feminino, fato esse
que ainda se mantem, contudo, os homens também já veem a carreira de profissional de
secretariado como opção, isso é um ponto positivo, visto que está havendo a
desmistificação de haver áreas ocupadas unicamente por um determinado sexo.
Pode-se destacar como motivos para essa nova situação as oportunidades existentes na
área secretarial, poder estar em contato com diversas pessoas de distintas áreas de
atuação (networking), possuir flexibilidade, estar antenado as constantes mudanças do
mundo tecnológico e delas tirar proveito, além de participar do papel decisório, atuando
como co-gestor na área secretarial.
Com relação aos critérios exigidos ao profissional de secretariado para que possa haver
promoções, de modo geral, destacam-se: possuir titulação de ensino superior,
conhecimento em idiomas, maior tempo de atuação na organização, iniciativa, pró-
atividade e assertividade, desse modo, nota-se que não são somente aspectos técnicos,
mas também características interpessoais possuem grande relevância para atuar na área.
Contudo, são distintos os critérios de progressão funcional entre o setor público e
privado, sendo que muitas vezes a única forma de progredir no setor público seria por
meio de concurso público, para haver progressão salarial ou por tempo de carreira. Já no
setor privado, isso depende de cada organização, seus métodos e critérios.
Deste modo, todos os dados coletados nas entrevistas serviram para esclarecer
questionamentos a respeito de plano de carreira, destacando seus pontos positivos e
negativos, colaborando para o desenvolvimento de um artigo científico mais
consistente, de forma a relatar o perfil do profissional de secretariado em sua área de
atuação.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O planejamento de Carreira tornou-se peça fundamental nos dias de hoje para a vida de
todos os profissionais, pois possibilita manter-se competitivo no mercado de trabalho.
A partir das entrevistas realizadas, percebe-se que o profissional de secretariado atual
sabe da importância do Plano de Carreira para a sua trajetória profissional, e mesmo que
a empresa onde trabalham não tenha critérios pré-estabelecidos para a progressão
funcional, eles procuram desenvolver seu plano de carreira individualmente e manter-se
sempre atualizados, pois acreditam que essa é a melhor maneira de se alcançar os
próprios objetivos profissionais.
Por meio da análise das entrevistas percebe-se que através do profissional de
secretariado, muitas decisões são tomadas e muitas situações resolvidas. Apesar de
alguns entrevistados terem citado a banalização do uso da denominação secretária, que
acaba sendo desvalorizada por terceiros, nota-se hoje um papel mais participativo e
dinâmico, com mais autonomia na tomada de decisão.
Quanto à existência do plano de carreira, constata-se uma maior preocupação das
empresas privadas do que as públicas com o tema. Algumas empresas, como o
Santander, possuem estratégias organizacionais que possibilitam o crescimento
profissional de seus secretários de forma bem definida. Outras contam com critérios
mais subjetivos, como avaliação de superiores hierárquicos ou acompanham seus chefes
conforme eles progridem na carreira.
Conclui-se que ainda há questões a serem aprimoradas pelas empresas e pelos
indivíduos. Cabe ao profissional de secretariado demonstrar seu valor através do
comprometimento com suas funções e o aperfeiçoamento profissional, visando agregar
mais valor à profissão, e às organizações proporcionar suporte e recursos adequados aos
seus colaboradores, para que estes atinjam uma carreira profissional se sentindo
valorizados e colaborem assim, de maneira mais efetiva na busca por melhores
resultados na empresa.
REFERÊNCIAS
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