PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E ...3 Com efeito, este Plano reitera os princípios consagrados no Código de Ética dos Trabalhadores da Secretaria Geral do Ministério

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PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E

INFRAÇÕES CONEXAS

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PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRAÇÕES

CONEXAS

1. Introdução

O presente Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e de Infrações Conexas constitui

um instrumento de suporte do planeamento estratégico, do processo de tomada de

decisão e do planeamento e da execução das atividades operacionais e instrumentais

da Secretaria Geral do Ministério das Finanças (SGMF).

Ganha especial ênfase a adoção de um Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e

Infrações Conexas que vigore em paralelo com o Código de Ética dos Trabalhadores

da Secretaria Geral do Ministério das Finanças, constituindo ambos os documentos

um quadro normativo de valores que vincule todos os trabalhadores da SGMF.

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Com efeito, este Plano reitera os princípios consagrados no Código de Ética dos

Trabalhadores da Secretaria Geral do Ministério das Finanças.

Visa-se ainda, através deste Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e de Infrações

Conexas, sistematizar o cumprimento que já é dado, nesta SGMF, às diversas

recomendações que o Conselho de Prevenção da Corrupção tem emitido, a saber :

“Permeabilidade da Lei a riscos de fraude, corrupção e infrações conexas “-

Recomendação do CPC de 4 de maio de 2017; “Combate ao Branqueamento de

Capitais”- Recomendação do CPC de 1 de julho de 2015; “Planos de Prevenção de

Riscos de Corrupção e Infrações Conexas”- Recomendação do CPC de 1 de julho de

2015; “ Prevenção de riscos de corrupção na contratação pública”- Recomendação do

CPC de 7 de janeiro de 2015; “ Gestão de conflitos de interesse no setor público”-

Recomendação do CPC de 7 de novembro de 2012; “Publicidade dos Planos de

Prevenção de riscos de corrupção e infrações conexas”- Recomendação do CPC de 7

de abril de 2010; “Planos de Gestão de riscos de corrupção e infrações conexas”

Recomendação do CPC de 1 de julho de 2009.

O presente Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e de Infrações Conexas

permitirá a monitorização dos riscos de maior criticidade e a avaliação da eficácia

das medidas previstas para a sua mitigação.

2. Caraterização da Secretaria Geral do Ministério das Finanças

2.1- Missão e visão

A SGMF tem como Missão “assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes

dos membros do Governo integrados no Ministério das Finanças e aos demais órgãos

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e serviços nele integrados, nos domínios da gestão de recursos internos, do apoio

técnico, jurídico e do contencioso, da documentação e informação e da comunicação

e relações públicas”.

A SGMF assume como desígnio “edificar a SGMF como um serviço público de

referência no âmbito do Ministério das Finanças, apostando numa melhoria contínua

dos seus recursos, através da qualificação das pessoas e da mudança de processos,

procurando satisfazer cada vez melhor os seus clientes”.

2.2 - Atribuições

A SGMF é um serviço central da administração direta do Estado dotado de

autonomia administrativa, cujas atribuições incluem:

Apoiar administrativa, técnica e juridicamente os gabinetes dos membros do

Governo integrados no MF, bem como os órgãos, serviços, comissões e grupos de

trabalho que não disponham de meios apropriados, bem como assegurar os serviços

de apoio jurídico-contencioso do MF;

Assegurar a prestação centralizada de serviços comuns, designadamente na área de

recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais, em particular para os

serviços integrados na administração direta, no âmbito do MF;

Assegurar as funções de Unidade Ministerial de Compras;

Gerir o edifício-sede do ministério e coordenar as ações referentes à organização e

preservação do património e arquivo histórico, procedendo à recolha, tratamento,

conservação e comunicação dos arquivos que deixaram de ser de uso corrente por

parte dos organismos produtores;

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Assegurar as atividades do ministério no âmbito da comunicação e relações públicas

e gerir a documentação e informação, assegurando o funcionamento da biblioteca,

dos arquivos dos gabinetes dos membros do Governo integrados no MF e da

Secretaria Geral;

Promover a aplicação das medidas de política de organização e de recursos humanos

definidas para a Administração Pública, coordenando e apoiando os serviços e

organismos do MF na respetiva implementação, bem como emitir pareceres em

matéria de organização, recursos humanos e criação ou alteração de mapas de

pessoal;

Processar, financiar e pagar as despesas resultantes de reconstituição de bens do

Estado ou de indemnizações devidas a funcionários ou terceiros, nos termos

definidos na lei;

Assegurar as funções de Unidade de Gestão Patrimonial do MF;

Processar, financiar e pagar as despesas resultantes de reconstituição de bens do

Estado ou de indemnizações devidas a trabalhadores ou terceiros, nos termos

definidos na lei.

2.3 - Estrutura

A organização interna da SGMF corresponde ao modelo de estrutura hierarquizada,

constituída por seis unidades orgânicas nucleares e quatro unidades orgânicas

flexíveis.

São unidades orgânicas nucleares:

A Direção de Serviços de Inovação e Qualidade;

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A Direção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso;

A Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas;

A Unidade Ministerial de Compras;

A Direção de Serviços de Coordenação e Gestão Orçamental;

A Direção de Serviços de Auditoria e Controlo Interno.

São unidades orgânicas flexíveis da SGMF:

A Divisão de Gestão Financeira;

A Divisão de Gestão de Recursos Humanos

A Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património;

A Divisão de Arquivos e Biblioteca.

3. Identificação dos riscos

3.1- O processo de identificação

A prática de crime de corrupção (ativa ou passiva) ou de infrações conexas implica a

conjugação dos seguintes elementos: ação ou omissão; prática de ato lícito ou ilícito;

contrapartida de uma vantagem indevida para o próprio ou para terceiro.

O risco de prática de crime de corrupção ou de infrações conexas é a probabilidade

de ocorrência de um evento, situação ou circunstância eventualmente conducente a

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essa prática. A gestão do risco é o processo organizado através do qual são

analisados metodicamente os riscos inerentes às atividades prosseguidas, com o

objetivo de os prevenir ou reprimir, alcançando-se exclusivamente as vantagens

inerentes às boas práticas individuais e coletivas.

Assim, cada departamento da Secretaria Geral do Ministério das Finanças

identificou:

As atividades prosseguidas internamente,

Os riscos respetivamente associados,

Os tipos de frequência e de impacto (elevado, médio ou baixo),

As medidas propostas como mecanismos de controlo,

Os trabalhadores responsáveis pelo exercício dessas atividades.

3.2- Classificação dos riscos

O nível de risco é uma combinação entre a probabilidade da ocorrência com a

gravidade da consequência, resultando na graduação do Risco.

A cada risco identificado por cada departamento foi atribuída uma classificação

fundada nas avaliações da probabilidade, da gravidade e do impacto da ocorrência,

classificados como “elevado, moderado ou baixo”.

Quanto ao impacto – medida qualitativa e quantitativa que traduz a importância do

efeito do evento no desempenho da atividade operativa e financeira da entidade - a

classificação é a seguinte:

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Classificação Caraterização

Elevado

Consequências significativas para os objetivos da entidade, não só em

termos operacionais e financeiros, mas também ao nível da sua

credibilidade.

Moderado Consequência de alguma importância para a entidade, em termos de

desempenho operativo e financeiro.

Baixo

Consequências circunscritas ao nível do desempenho do serviço, com

ou sem possibilidade de afetar a atividade operativa e financeira da

entidade.

A classificação dos riscos, no que se refere à graduação da probabilidade da

ocorrência , é a seguinte:

Transferir

Classificação Caraterização

Risco Elevado

Probabilidade de ocorrência elevada de evento de importância

significativa na gestão de risco, que exige atenção imediata da gestão,

através de implementação de novas medidas de prevenção,

procedimentos ou controlos.

Risco Moderado Probabilidade de ocorrência moderada de evento de importância que

requer ação da gestão, tendo em vista a sua redução para níveis

aceitáveis de risco.

Risco Baixo

Probabilidade de ocorrência baixa de evento que requer a monitorização

periódica das atividades, processos, procedimentos e controlos

relacionados e definição de programa para a sua resolução.

3.3- A moldura penal portuguesa

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A todos os departamentos da Secretaria Geral do Ministério das Finanças foi

fornecido o quadro da moldura penal portuguesa, segundo a qual são situações de

corrupção e infrações conexas as seguintes:

Corrupção Ativa: “Qualquer pessoa que por si, ou por interposta pessoa, der ou

prometer a trabalhador, com contrato de trabalho em funções públicas, ou a terceiro

com o conhecimento daquele, vantagem patrimonial ou não patrimonial, que a este

não seja devida, quer seja para a prática de um ato lícito ou ilícito, pratica o crime de

corrupção ativa”.

Corrupção Passiva para ato ilícito: “O trabalhador, com contrato de trabalho em

funções públicas, que solicite ou aceite, por si ou por interposta pessoa, vantagem

patrimonial ou promessa de vantagem patrimonial ou não patrimonial, para si ou

para terceiro, para a prática de um qualquer ato ou omissão contrários aos deveres

do cargo, pratica o crime de corrupção passiva para ato ilícito”.

Recebimento indevido de vantagem: “O funcionário que, no exercício das suas

funções ou por causa delas, por si, ou por interposta pessoa, com o seu

consentimento ou ratificação, solicitar ou aceitar, para si ou para terceiro, vantagem

patrimonial ou não patrimonial, que não lhe seja devida”.

São infrações conexas:

Abandono de funções: “O funcionário que ilegitimamente, com intenção de impedir

ou de interromper serviço público, abandonar as suas funções ou negligenciar o seu

cumprimento”.

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Abuso de Poder: “Comportamento do trabalhador, com contrato de trabalho em

funções públicas, que abusar de poderes ou violar deveres inerentes às suas funções,

com intenção de obter, para si ou para terceiro, benefício ilegítimo ou causar prejuízo

a outra pessoa”.

Concussão: “Conduta do trabalhador, com contrato de trabalho em funções públicas,

que, no exercício das suas funções ou de poderes de facto delas decorrentes, por si ou

por interposta pessoa com o seu consentimento ou ratificação, receber, para si, para o

Estado ou para terceiro, mediante indução em erro ou aproveitamento de erro da

vítima, vantagem patrimonial que lhe não seja devida, ou seja superior à devida,

nomeadamente contribuição, taxa, emolumento, multa ou coima”.

Falsificação ou contrafação de documento: “ Quem, com intenção de causar prejuízo

a outra pessoa ou ao Estado, de obter para si ou para outra pessoa benefício

ilegítimo, ou de preparar, facilitar, executar ou encobrir outro crime: fabricar ou

elaborar documento falso, ou qualquer dos componentes destinados a corporizá-lo;

falsificar ou alterar documento ou qualquer dos componentes que o integram; abusar

da assinatura de outra pessoa para falsificar ou contrafazer documento; fizer constar

falsamente de documento ou de qualquer dos seus componentes facto juridicamente

relevante; por qualquer meio, facultar ou detiver documento falsificado ou

contrafeito”.

Participação económica em negócio: “Comportamento do trabalhador, com contrato

de trabalho em funções públicas, que, com intenção de obter, para si ou para terceiro,

participação económica ilícita, lesar em negócio jurídico os interesses patrimoniais

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que, no todo ou em parte, lhe cumpre, em razão da sua função, administrar,

fiscalizar, defender ou realizar”.

Peculato: “Conduta do trabalhador, com contrato de trabalho em funções públicas,

que ilegitimamente se apropriar, em proveito próprio ou de outra pessoa, de

dinheiro ou qualquer coisa móvel, pública ou particular, que lhe tenha sido entregue,

esteja na sua posse ou lhe seja acessível em razão das suas funções”.

Peculato de uso: “O funcionário que fizer uso ou permitir que outra pessoa faça uso,

para fins alheios àqueles a que se destinem, de veículos ou de outras coisas móveis

de valor apreciável, públicos ou particulares, que lhe forem entregues, estiverem na

sua posse ou lhe forem acessíveis em razão das suas funções. Se o funcionário, sem

que especiais razões de interesse público o justifiquem, der dinheiro público destino

para uso público diferente daquele a que está legalmente afetado”.

Suborno: ”Pratica um ato de suborno quem convencer ou tentar convencer outra

pessoa, através de dádiva ou promessa de vantagem patrimonial ou não patrimonial,

a prestar falso depoimento ou declaração em processo judicial, ou a prestar falso

testemunho, perícia, interpretação ou tradução, sem que estes venham a ser

cometidos”.

Tráfico de influência: “Comportamento de quem, por si ou por interposta pessoa,

com o seu consentimento ou ratificação, solicitar ou aceitar, para si ou para terceiro,

vantagem patrimonial ou não patrimonial, ou a sua promessa, para abusar da sua

influência, real ou suposta, junto de qualquer entidade pública”.

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Usurpação de funções: “Quem, sem para tal estar autorizado, exercer funções ou

praticar atos próprios de funcionário, de comando militar ou de força de segurança

pública, arrogando-se, expressa ou tacitamente, essa qualidade; exercer profissão ou

praticar ato próprio de uma profissão para a qual a lei exige título ou preenchimento

de certas condições, arrogando-se, expressa ou tacitamente, possuí-lo ou preenchê-

las, quando o não possui ou não as preenche; ou continuar no exercício de funções

públicas, depois de lhe ter sido oficialmente notificada demissão ou suspensão de

funções”.

4. Identificação das medidas de prevenção de riscos

A qualidade da governação, a integridade das operações e dos processos, a

qualidade do sistema de controlo interno, a motivação e a boa comunicação, são as

bases de um modelo que previne riscos de corrupção e de infrações conexas.

Com efeito, a qualidade da governação pauta-se pela exemplaridade e pela

excelência da conduta dos dirigentes, repercutindo-se o seu padrão valorativo a

todos os níveis da cadeia hierárquica; a motivação individual dos trabalhadores gera

cumprimentos íntegros, que se refletem no bom desempenho do serviço; a

comunicação assume um papel crucial na motivação dos trabalhadores, bem como

em todos os aspetos da socialização, pelo que é um elemento importante no processo

de gestão e de controle interno da SGMF .

Para além daquelas bases essenciais, é considerada indispensável a elaboração, por

cada departamento:

Da descrição das atividades prosseguidas,

Da identificação de potenciais riscos associados,

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Da classificação da frequência e do impacto possíveis,

Da descrição de medidas propostas e de mecanismos de controlo,

Da identificação dos responsáveis pela boa execução das tarefas inerentes às

atividades internamente prosseguidas.

5. Riscos departamentais e medidas mitigadoras

Foram construídas matrizes de riscos para cada uma das áreas, com a indicação dos

riscos críticos e dos processos em que se manifestam e respetivas medidas de

prevenção.

Juntam-se, abaixo, os quadros que exprimem o resultado da ponderação que a gestão

de riscos de corrupção e de infrações conexas mereceu por parte de todos os

departamentos desta Secretaria Geral do Ministério das Finanças.

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DIREÇÃO SUPERIOR - SECRETÁRIO GERAL E SECRETÁRIOS GERAIS ADJUNTOS

Descrição de atividades Riscos identificados Frequência

(E/M/B) Impacto (E/M/B)

Medidas propostas / Mecanismos de controlo Responsáveis

Exercer a representação do MF, de harmonia com a lei e as orientações do Ministro;

Coordenar a atividade dos serviços do MF nas matérias de gestão comum que estão confiadas à SG, promovendo a elaboração de instruções e acompanhando os procedimentos adequados ao bom funcionamento dos serviços;

Exercer as funções de oficial público nos atos e contratos em que participem como outorgantes os membros do Governo.

Exercer as competências delegadas pelo Ministro das Finanças através do Despacho n.º 2777/2016, de 15 de fevereiro de 2016, e do Despacho n.º 5207/2017, de 24 de maio de 2017.

Prevaricação.

Abuso de poder.

Corrupção.

Recebimento indevido de vantagem.

Qualquer tipo de favorecimento pessoal.

Não promover, não conduzir, ou não decidir em processos pendentes para daí extrair vantagem.

Participação económica em negócio.

Tráfico de influências.

Devassa da vida privada.

Fuga de informação confidencial.

Impedimento ou conflito de interesses.

Aproveitamento indevido de segredo.

Danificação, falsificação ou subtração de documento.

Despacho incorreto de processos para obtenção de benefício próprio direto

B E

•. Cumprir e fazer cumprir a lei. •. Cumprir e fazer cumprir o Código de Ética da SGMF. • Apreciar os Manuais de Procedimentos de todas as UO da SGMF e assegurar o respetivo cumprimento. • Observar e fazer observar os princípios, regras e padrões de conduta constantes da legislação laboral pública, do CPA e do PPRIC. • Acompanhar os conteúdos dos relatórios mensais das atividades desenvolvidas por todas as UO. • Participar a fazer participar regularmente todos os trabalhadores em ações de Formação adequadas. • Garantir que toda a SGMF adota medidas técnicas e organizativas internas que assegurem o cumprimento das disposições legais em matéria de proteção de dados e confidencialidade dos procedimentos.

Secretário Geral (Rogério Peixoto)

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ou indireto.

Sonegação de informação para benefício próprio.

Incumprimento das disposições em matéria de proteção de dados pessoais.

Coordenar a organização, funcionamento e gestão das unidades orgânicas Unidade Ministerial de Compras e Divisão de Gestão de Recursos Humanos.

Prevaricação.

Abuso de poder.

Corrupção.


Qualquer tipo de favorecimento pessoal









Despacho incorreto de processos acompanhados pelas unidades orgânicas

B

• Cumprir e fazer cumprir a lei. •. Cumprir e fazer cumprir o Código de Ética da SGMF. • Apreciar os Manuais de Procedimentos das unidades orgânicas Unidade Ministerial de Compras e Divisão de Gestão de Recursos Humanos e assegurar o respetivo cumprimento. • Observar e fazer observar os princípios, regras e padrões de conduta constantes da legislação laboral pública, do CPA e do PPRIC. • Acompanhar os conteúdos dos relatórios mensais das atividades desenvolvidas pelas unidades orgânicas Unidade Ministerial de Compras e Divisão de Gestão de Recursos Humanos. • Participar a fazer participar regularmente os trabalhadores das unidades orgânicas Unidade Ministerial de Compras e Divisão de Gestão de Recursos Humanos em ações de Formação adequadas. • Garantir que as unidades orgânicas Unidade Ministerial de Compras e Divisão de Gestão de Recursos Humanos adotam medidas técnicas e organizativas internas que assegurem o cumprimento das disposições legais em matéria de proteção de dados e confidencialidade dos procedimentos.

Secretário Geral Adjunto

(Adérito Tostão)

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Unidade Ministerial de Compras e Divisão de Gestão de Recursos Humanos para obtenção de benefício próprio direto ou indireto.



Coordenar a organização, funcionamento e gestão das unidades orgânicas Direção de Serviços de Inovação e Qualidade (com exceção das competências previstas nas alíneas a) a c) do artigo 2.º da Portaria n.º 112/2012, de 27 de abril) e Divisão de Planeamento e Gestão Financeira.

Prevaricação.

Abuso de poder.

Corrupção.


Qualquer tipo de favorecimento pessoal.








B E

• Cumprir e fazer cumprir a lei. •. Cumprir e fazer cumprir o Código de Ética da SGMF. • Apreciar os Manuais de Procedimentos das unidades orgânicas Direção de Serviços de Inovação e Qualidade e Divisão de Planeamento e Gestão Financeira e assegurar o respetivo cumprimento. • Observar e fazer observar os princípios, regras e padrões de conduta constantes da legislação laboral pública, do CPA e do PPRIC. • Acompanhar os conteúdos dos relatórios mensais das atividades desenvolvidas pelas unidades orgânicas Direção de Serviços de Inovação e Qualidade e Divisão de Planeamento e Gestão Financeira . •Participar a fazer participar regularmente os trabalhadores das unidades orgânicas Direção de Serviços de Inovação e Qualidade e Divisão de Planeamento e Gestão Financeira em ações de Formação adequadas. • Garantir que as unidades orgânicas Direção de Serviços de Inovação e Qualidade e Divisão de Planeamento e Gestão Financeira adotam medidas técnicas e organizativas internas que assegurem o cumprimento das disposições legais em

Secretário Geral Adjunto

(Diva Sousa)

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Despacho incorreto de processos acompanhados pelas das unidades orgânicas Direção de Serviços de Inovação e Qualidade e Divisão de Planeamento e Gestão Financeira para obtenção de benefício próprio direto ou indireto.



matéria de proteção de dados e confidencialidade dos procedimentos.

UO: Direção de Serviços de Inovação e Qualidade

Identificação de procedimentos e respetivos manuais

Manual (Sim/Não) Caso exista por favor remeter cópia junto com resposta

Aplicação / plataforma de suporte

Coordenação e Planeamento Anual (Plano de Atividades; Siadap 1; Relatório de Atividades)

sim Sistema de Gestão Documental - Fabasoft Components

Controlo de Execução(Plano de Atividades; Siadap 1; Relatório de Atividades)


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Administração da Central Telefónica

Acompanhamento da execução de projetos tecnológicos

Administração de Sistemas, Rede e Bases de Dados

Manutenção Corretiva/Evolutiva de Sistemas de informação

Manutenção da infraestrutura tecnológica

Desenvolvimento Aplicacional

Suporte ao utilizador (interno e externo)

sim easyvista- service manager

Gestão de Conteúdos em sitesinternos e externos

Diagnóstico de atividades de formação


Acompanhamento do plano de formação sim Sistema de Gestão Documental - Fabasoft Components

Inscrição de ação de formação interna ou externa SIGEF (Do INA)

Realização de ação de formação (interna e externa)

Reporte de informação sim Sistema de Gestão Documental - Fabasoft Components

Gestão do Parque Informático - Indicação de Abate

Gestão de Portais de Serviços

Gestão de Incidentes (ServiceDesk)

sim easyvista- service manager

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Análise/definição/pareceres de novas soluções tecnológicas

Sistema de Gestão Documental - Fabasoft Components

Gestão de Projetos

Gestão de utilizadores (Saidas e Entradas)

Backup

Gestão do Parque Informático - Afetação de recurso a trabalhador

easyvista- service manager

Descrição de atividades Riscos identificados

Frequência da

Atividade (E/M/B)

Impacto (E/M/B)

Medidas propostas / Mecanismos de controlo

Responsáveis

Suporte ao utilizador (interno e externo) - Sistemas de informação

Risco de reutilização, para outras finalidades, de dados pessoais ou outras informações Risco de extemporaneidade na resposta aos eventos Riscos de incumprimento das disposições legais em matéria de proteção de dados

B B

Observar as orientações do Código de Ética; Obrigatoriedade de registo de eventos no Servicedesk e identificação da prioridade; Observar o estrito cumprimento das disposições em matéria de proteção de dados pessoais.

DSIQ

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Planeamento Anual de Atividades e Projetos TIC

Risco de baixa execução do planeamento anual de tecnologias de Informação

M M

Adoção de planos operacionais e de monitorização sistematica e periódica dos objetivos

DSIQ

Administração e Monitorização de Sistemas de Informação

Risco de falta de adequação do ambiente de controlo de informação

M M

Realização de ações de Administração diárias e consequente correção do sistema de informação

DSIQ

Risco de falta de adequação a requisitos legais que afetam as Tecnologias de Informação

M M

Realização de ações periódicas de revisão com a incorporação dos procedimentos de conformidade que determinem a aplicação de requisitos

DSIQ

Adoção de novas soluções tecnológicas (definição, análise e parecer)

Risco de falhas na identificação das necessidades tecnológicas e no adequado licenciamento de software por: 1 - Ausência de rigor, de isenção e de objetividade que resultem na adulteração dos fundamentos técnicos e pareceres; 2 -Prática intencional de erro na apreciação de processos. 3 - Possibilidade de prática de irregularidades, ilegalidades e interpretações desviantes da legislação aplicável, por existência de impedimento ou conflito de interesses. 4 - Tráfico de influências. M M

Observar as orientações plasmadas no Código de Ética da SGMF e observar as normas instituídas, nomeadamente na obtenção de declaração de conflitos de interesses; Revisão dos pareceres emitidos por pessoa diferente à da sua execução, de molde a avaliar a qualidade da opinião ou posição expressa; Controlo transversal ,

DSIQ

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realizado por várias UO da SGMF ( procedimento de aprovação inicia no SGD e a realização do procedimento para aquisição de soluções através de concurso público); Gestão do ciclo de vida para a seleção, aquisição, manutenção e abate de todos os recurso tecnológicos/ hardware e Software.

Continuidade de serviço na área tecnológica

Risco de não contratualização de níveis de serviço em áreas tecnológicas dependentes de infra-estruturas externas à SGMF

B B

Definição e contratualização de niveis de serviço Monitorização e comunicação das vulnerabilidades encontradas na disponibilidade de serviço

DSIQ

Risco de perda de informação e do controlo sobre os recursos disponibilizados pelas Tecnologias de Informação

B M

Manutenção do plano de continuidade de procedimentos de consolidação de backups, bem como o armazenamento dos suportes físicos em espaços seguros.

DSIQ

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Risco de interrupção de serviço contínuo e consequente perda de informação

M M

Procedimentos de salvaguarda (backup) e recuperação/reconstrução (restore) de informação; Identificação, classificação e monitorização dos componentes mais críticos da infraestrutura tecnológica.

DSIQ

Gestão da infraestrutura tecnológica, de redes e de segurança

Risco de perda, modificação ou adulteração de informação por acessos indevidos ou outros

M M

Procedimentos de controlo de acessos, autorização e autenticação; Procedimentos de classificação de informação confidencial (SGD); Mecanismos de controlo de versões dos documentos; Assegurar o estrito cumprimento das disposições em matéria de proteção de dados pessoais.

DSIQ

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Planeamento e report anual de Atividades

Risco da redução da Qualidade dos produtos elaborados Erros técnicos na análise e tratamento do dados Não cumprimento de prazos establecidos

M M

Supervisão e revisão dos produtos Sensibilização de todos os intervenientes para o cumprimentos dos prazos indicados.

DSIQ

Gestão da formação Risco de ineficácia e ineficiência da seleção de ações de formação (falta de pre-requisitos dos formandos); Risco de incumprimento das disposições em matéria de protecção de dados pessoais.

M M

Definir perfil de competências detidas e a melhorar em sede de SIADAP3;

DSIQ

Gestão de conteúdos (site da SGMF e Intranet da SGMF, Sites Externos)

Risco de colocação de informação indevida;

M M

Supervisão e revisão periódica dos conteúdos por parte da SGMF e por parte das entidades públicas a quem prestamos serviços.

DSIQ

UO: Direcção de Serviços de Apoio Jurídico e do Contencioso


Manual (Sim/Não) Caso exista por favor remeter cópia

junto com resposta Aplicação / plataforma de suporte

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os processos da DSAJC estão totalmente desmaterializados e são rigidos, pelo que o respetivo

Manual é o fornecido pela aplicação FABASOFT

sim Fabasoft




Prestar apoio jurídico e contencioso a todos os organismos do MF

1. Fuga de informação confidencial 2. Falsidade e deturpação dolosa dos fundamentos de facto e de direito invocados em informações e pareceres. 3. Impedimento ou conflito de interesses. 4. Abuso de poder. 5. Devassa da vida privada. 6. Aproveitamento indevido de segredo. 7. Danificação ou subtração de documentos. 8. Corrupção. 9. Recebimento indevido de vantagem. 10. Favorecimento pessoal praticado por trabalhador. 11. Participação económica em negócio. 12. Tráfico de influências. 13. Incumprimento das disposições em matéria de proteção de dados pessoais.

B M

• Cumprir a Código de Ética da SGMF. • Elaborar e cumprir Manual de Procedimentos da DSAJC. • Observar princípios, regras e padrões de conduta constantes da legislação laboral pública, do CPA, e do PPRIC. • Obter declarações de interesses privados e/ou públicos de todos os trabalhadores da DSAJC, quando legalmente previsto. • Elaborar relatórios periódicos da atividade desenvolvida pela DSAJC, com tipologia e número de processos, pendentes e/ou findos, bem como identificação dos trabalhadores em cada caso intervenientes. • Formação regular de todos os trabalhadores da DSAJC. • Adopção de medidas técnicas e organizativas internas que assegurem o

DSAJC

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Elaborar estudos, pareceres e informações de carácter jurídico

cumprimento das disposições legais em matéria de proteção de dados e confidencialidade do procedimento.

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Elaborar os projetos de resposta nos recursos contenciosos.

1. Fuga de informação confidencial. 2. Inobservância dolosa ou com negligência grosseira de prazos judiciais ou administrativos. 3. Dolo ou negligência grosseira na deficiente sustentação jurídica da posição do Ministério das Finanças. 4. Impedimento ou conflito de interesses não declarado. 5. Devassa da vida privada. 6. Aproveitamento indevido de segredo. 7. Danificação ou subtração de documentos. 8. Corrupção. 9. Recebimento indevido de vantagem. 10. Favorecimento pessoal praticado por trabalhador. 11. Participação económica em negócio. 12. Tráfico de influências. 13. Incumprimento das disposições em matéria de proteção de dados pessoais.

B M

• Cumprir a Código de Ética da SGMF. • Elaborar e cumprir Manual de Procedimentos da DSAJC. • Observar princípios, regras e padrões de conduta constantes da legislação laboral pública, do CPA, e do PPRIC. • Obter declarações de interesses privados e/ou públicos de todos os trabalhadores da DSAJC, quando legalmente previsto. • Elaborar relatórios periódicos da actividade desenvolvida pela DSAJC, com tipologia e número de processos, pendentes e/ou findos, bem como identificação dos trabalhadores em cada caso intervenientes. • Formação regular de todos os trabalhadores da DSAJC. • Adoção de medidas técnicas e organizativas internas que assegurem o cumprimento das

DSAJC

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Intervir nos recursos e demais processos de contencioso administrativo, acompanhando a respetiva tramitação.

disposições legais em matéria de proteção de dados e confidencialidade do procedimento.

DSAJC

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Participar na preparação, elaboração e análise de projetos de diplomas legais, produzindo os prévios estudos jurídicos

1. Fuga de informação confidencial. 2. Falsidade ou incorreção dolosa da análise jurídica realizada. 3. Impedimento ou conflito de interesses. 4. Aproveitamento indevido de segredo. 5. Danificação ou subtração de documentos. 6. Recebimento indevido de vantagem. 7. Favorecimento pessoal praticado por trabalhador. 8. Participação económica em negócio. 9. Tráfico de influências. 10. Incumprimento das disposições em matéria de proteção de dados pessoais.

B M

• Cumprir a Código de Ética da SGMF. • Elaborar e cumprir Manual de Procedimentos da DSAJC. • Observar princípios, regras e padrões de conduta constantes da legislação laboral pública, do CPA, e do PPRIC. • Obter declarações de interesses privados e/ou públicos de todos os trabalhadores da DSAJC. • Elaborar relatórios periódicos da actividade desenvolvida pela DSAJC, com tipologia e número de processos, pendentes e/ou findos, bem como identificação dos trabalhadores em cada caso intervenientes. • Formação regular de todos os trabalhadores da DSAJC. • Adoção de medidas técnicas e organizativas internas que assegurem o cumprimento das disposições legais em matéria de proteção de dados e confidencialidade do procedimento.

DSAJC

29

Intervir em quaisquer processos de sindicância, inquéritos ou disciplinares; emitir parecer habilitante da decisão ministerial a proferir em processos disciplinares

1. Fuga de informação confidencial. 2. Falsidade ou incorreção dolosa da análise jurídica realizada. 3. Impedimento ou conflito de interesses. 4. Abuso de poder. 5. Aproveitamento indevido de segredo. 6. Danificação ou subtração de documentos. 7. Corrupção. 8. Recebimento indevido de vantagem. 9. Favorecimento pessoal praticado por trabalhador. 10. Participação económica em negócio. 11. Tráfico de influências. 12. Incumprimento das disposições em matéria de proteção de dados pessoais.

B E

• Cumprir a Código de Ética da SGMF. • Elaborar e cumprir Manual de Procedimentos da DSAJC. • Observar princípios, regras e padrões de conduta constantes da legislação laboral pública, do CPA, e do PPRIC. • Obter declarações de interesses privados e/ou públicos de todos os trabalhadores da DSAJC, quando legalmente previsto • Elaborar relatórios periódicos da actividade desenvolvida pela DSAJC, com tipologia e número de processos, pendentes e/ou findos, bem como identificação dos trabalhadores em cada caso intervenientes. • Formação regular de todos os trabalhadores da DSAJC. • Procedimento totalmente sujeito a reserva ou confidencialidade, com níveis diferenciados, registados, de acesso à informação recolhida e produzida • Adoção de medidas técnicas e organizativas internas que assegurem o cumprimento das disposições legais em matéria de proteção de dados e confidencialidade do procedimento.

30

Analisar e instruir os processos resultantes da reconstituição de bens do Estado ou de indemnizações devidas a trabalhadores ou terceiros, nos termos da lei

1.Fuga de informação confidencial. 2. Risco de incumprimento das disposições em matéria de proteção de dados pessoais. 3. Devassa da vida privada. 4. Aproveitamento indevido de segredo. 5. Danificação ou subtração de documento. 6. Dolo na fundamentação de facto e de direito. 7. Abuso de poder. 8. Corrupção. 9. Recebimento indevido de vantagem. 10. Falsificação praticada por trabalhador. 11. Favorecimento pessoal praticado por trabalhador. 12. Participação económica em negócio. 13. Tráfico de influências. 14. Incumprimentos processuais, dolosos ou negligentes. 15. Instrução incorreta do processo de pagamento com insuficiência ou com base em informação falsa, para obtenção de benefício próprio direto ou indireto.

B M

• Cumprir a Código de Ética da SGMF. • Elaborar e cumprir Manual de Procedimentos da DSAJC. • Observar princípios, regras e padrões de conduta constantes da legislação laboral pública, do CPA, e do PPRIC. • Obter declarações de interesses privados e/ou públicos de todos os trabalhadores da DSAJC, quando legalmente previsto. • Elaborar relatórios periódicos da actividade desenvolvida pela DSAJC, com tipologia e número de processos, pendentes e/ou findos, bem como identificação dos trabalhadores em cada caso intervenientes. • Formação regular de todos os trabalhadores da DSAJC. • Adoção de medidas técnicas e organizativas internas que assegurem o cumprimento das disposições legais em matéria de proteção de dados e confidencialidade do procedimento. • Procedimento de pagamento com segregação de funções e níveis diversos de instrução e autorização.

DSAJC

31

Riscos da unidade

1. Adoção de comportamentos funcionais que com dolo ou por negligência sejam lesivos do interesse público ou dos direitos dos cidadãos. 2. Fuga de informação confidencial. 3. Falsidade e deturpação dolosa dos fundamentos de facto e de direito invocados em informações e pareceres. 4. Impedimento ou conflito de interesses. 5. Abuso de poder. 6. Tráfico de influências. 7. Devassa da vida privada. 8. Aproveitamento indevido de segredo. 9. Danificação ou subtração de documentos. 10. Corrupção. 11. Recebimento indevido de vantagem. 12. Favorecimento pessoal praticado por trabalhador. 13. Participação económica em negócio. 14. Incumprimento das disposições em matéria de proteção de dados pessoais.

B M

• Cumprir a Código de Ética da SGMF. • Elaborar e cumprir Manual de Procedimentos da DSAJC. • Observar princípios, regras e padrões de conduta constantes da legislação laboral pública, do CPA, e do PPRIC. • Obter declarações de interesses privados e/ou públicos de todos os trabalhadores da DSAJC, quando legalmente previsto. • Elaborar relatórios periódicos da actividade desenvolvida pela DSAJC, com tipologia e número de processos, pendentes e/ou findos, bem como identificação dos trabalhadores em cada caso intervenientes. • Formação regular de todos os trabalhadores da DSAJC. • Adopção de medidas técnicas e organizativas internas que assegurem o cumprimento das disposições legais em matéria de proteção de dados e confidencialidade do procedimento. • Segregação de funções.

DSAJC

UO: Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas

Identificação de procedimentos e

respetivos manuais



Manual de Acolhimento

http://mira/Lists/Vitrine/list.aspx?IsDlg=1#

Manual de Viagens ( para Gabinetes)

Sim, existe Manual que aguarda despacho

Procedimento

http://mira/Lists/Vitrine/list.aspx?IsDlg=1

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Elaboração do Anuário

procedimento para Gestão de E-mails

Procedimento Viagens

Gestão de Questionários

Portal dos Questionários

Registo do Património Cultural a cargo da SGMF

Base de dados Access

Registo de visitantes e correspondência da área Governamental

Base de dados Access

Procedimento elaboração cartões de funcionário

Procedimento da Síntese de Imprensa

Descrição de atividades

Riscos identificados Frequência



1. Receção área Governamental

1. Violação e extravio de correspondência B E 1. Manual de procedimentos para o cumprimento de normas para o controlo do acesso aos conteúdos e encaminhamento da correspondência recebida.

DSIRP

2. Registo do Património Cultural

2. Registos incorretos devido a alterações de local desse mesmo património sem conhecimento das UOs responsáveis.

M M 2. Instituir procedimentos de verificação periódica (ex. semestral). DSIRP/ DGAP

3. Organização de Viagens

3.1 Incumprimento de prazos para marcação ou cancelamento de viagens e alojamento com custos adicionais para o estado

M E 3.1 reforçar a análise e revisão da informação trocada com todos os agentes envolvidos. Manual de procedimentos.

DSIRP

3.2 Favorecimento de entidades; uso de influencias; M E 3.2 Manual de procedimentos DSIRP

33

maior despesa

UO: Unidade Ministerial de Compras


respetivos manuais



Levantamento e agregação de necessidades

(Não) Manual em elaboração

Contratação Pública

(Não) Manual em elaboração Plataforma eletrónica de contratação do SNCP/ESPAP; plataforma eletrónica de contratação da SGMF/UMC disponibilizada aos restantes Serviços do MF para aquisições fora do âmbito de AQ (ESPAP); Catálogo Nacional de Compras Públicas (ESPAP); Sistema de Recolha e Validação de Informação (ESPAP)





1. Organização do processo de contratação

1.1 - Falta de segregação de funções nas diversas fases do processo;

E B 1.1 - Rotação de funções aleatória, dentro do possível e atenta a necessidade de "expertise" na área, bem como sensibilização dos trabalhadores para os riscos que advêm de tal circunstância.

Direção SGMF

1.2 - Conflito de interesses, incompatibilidades e impedimentos;

B M 1.2 - Assinatura por parte dos elementos de júri e trabalhadores de declaração de inexistência de conflito de interesses, com menção expressa ao dever de renúncia, em conformidade com o artigo 67.º do CCP.

Dirigente Intermédio

1.3 - Desconhecimento ou não exercício do dever de denúncia relativo a conhecimento de fatos que levem a suspeitas de fraude, corrupção ou atividades lesivas para os interesses do Estado

B M 1.3 -Informação e sensibilização dos trabalhadores sobre o dever de denúncia e as suas consequências conforme estipulado no Artigo 242.º do Código de Processo Penal.

Dirigente Intermédio

2. Levantamento e agregação de

necessidades e desenvolvimento

2.1 - Risco de definição deficiente de aquisições, privilegiando sistematicamente aquisições pontuais e urgentes

B B 2.1 e 2.2 - Continuação da aplicação de sistema estruturado de planificação de necessidades, que anualmente promove o planeamento das aquisições no decurso de cada ano e informando todas as unidades orgânicas-cliente.

Dirigente Intermédio e Técnicos

2.2 - Risco de falta de um sistema B B

34

dos procedimentos de

contratação pública

estruturado de recolha das necessidades

2.3 - Cadernos de encargos potencialmente restritivos à concorrência;

B B 2.3 e 2.4 - As aquisições centralizadas são maioritariamente realizadas no âmbito dos acordos quadro estabelecidos e, na ausência destes, os procedimentos de contratação realizados são estruturados tendo por base os termos dos AQ findos ou por celebrar.


2.4 - Risco de favorecimento, com consulta e posterior contratação sistemática dos mesmos fornecedores

B B

2.5 - Quebra de confidencialidade ou utilização indevida de informações sigilosas para obtenção de vantagem indevida e/ou favorecimento ou prejuízo de terceiros;

B E

2.5 a 2.12 - Elaboração e divulgação de um manual de procedimentos para Gestão de Aquisições Centralizadas, no estrito cumprimento da legislação aplicável, que defina a tramitação dos processos com vista à normalização de procedimentos, preferencialmente com a adoção de "checklists”;


2.6 - Risco de seleção deliberada de fornecedores com impedimentos legais à contratação pública

B E 2.5 a 2.12 - Estabelecimento no programa de procedimento, ou no convite, critérios de adjudicação, fatores e subfactores que possibilitem a avaliação objetiva das propostas.

2.7 - Risco da elaboração de peças de procedimento que contenham cláusulas pouco claras e discriminatórias ou até claramente direcionadas

B E 2.5 a 2.12 - Utilização de plataforma eletrónica de contratação pública para todos os procedimentos;

2.8 - Risco de falhas deliberadas de aplicação dos normativos, procedimentos e regulamentos de natureza legal (Legislação de contratação pública em vigor e manuais de procedimentos aprovados)

B E 2.5 a 2.12 - Consciencialização e alerta de todos os trabalhadores para os riscos e consequências de favorecimentos ou direcionamento de procedimentos;

2.9 - Risco de definição e aplicação de prazos muito reduzidos para apresentação de propostas, direcionando o n.º de propostas ao procedimento e próprios concorrentes

B E 2.5 a 2.12 - Segregação de funções e responsabilidade das operações;

2.10 - Risco de conluio entre concorrentes e trabalhadores

B E 2.5 a 2.12 - Introdução de níveis de controlo interno em várias fases do procedimento, e não apenas a posteriori;

2.11 - Risco de favorecimento na análise de propostas por parte dos elementos dos júris

B E 2.5 a 2.12 - Realização de iniciativas de controlo interno efetuadas por elementos externos à área da gestão de aquisições;

2.12 - Risco de elaboração de relatórios de B M

35

análise de propostas insuficientemente fundamentados e direcionados

UO: Direção de Serviços de Coordenação e Gestão Orçamental




Não SIGO; SOL; BIORC; FABASOFT




1. Elaboração de Relatório de Coordenação do Programa Orçamental

1.1 Não cumprimento dos prazos estabelecidos; 1.2 Dados utilizados insuficientes e análise sem correspondência com os requisitos estabelecidos; 1.3 Relatórios produzidos com erros

M B

1.1 Determinar prazos para o tratamento atempado dos dados a constar do relatório e efetuar controlo junto das fontes de informação; 1.2 Determinar prazos para o tratamento atempado da informação de acordo com o pretendido e em articulação com os outros intervenientes; 1.3 Sensibilizar para a verificação de informação – controlo interno e verificação de erro/omissão por amostragem.

DSCGO/NP

2. Acompanhamento da Execução Orçamental do Programa Orçamental

2.1 Informação extemporânea; 2.2 Dados utilizados insuficientes e análise sem correspondência com os requisitos estabelecidos; 2.3 Informação fornecida com erros.

M B

2.1 Determinar prazos para o tratamento atempado dos dados a constar no relatório e efetuar controlo junto das fontes de informação; 2.2 Determinar prazos para o tratamento atempado da informação de acordo com o pretendido e em articulação com os outros intervenientes; 2.3 Sensibilizar para a verificação de informação – controlo interno e verificação de erro/omissão por amostragem.

DSCGO/NP

3. Emissão de parecer prévio sobre as alterações que careçam de autorização do membro do governo

3.1 Não serem respeitados os regulamentos legais em vigor; 3.2 Uso de influências no que respeita a dar prioridade a pedidos; 3.3 Avaliação deficiente dos elementos recebidos

M B

3.1 Controlo interno e verificação por amostragem; 3.2 Código de Ética e Controlo Interno; 3.3 Controlo interno da verificação de erro/omissão por amostragem. DSCGO/NP

36

4. Preparação do orçamento anual do Programa Orçamental

4.1 Incumprimento dos prazos 4.2 Informação extemporânea

M B 4.1 Iniciar os trabalhos de preparação do OE em maio. 4.2 Sensibilizar e fazer insistências para obter a informação em falta, proceder ao seu registo do ponto de situação.

DSCGO/NP

5. Distribuição dos Fundos Disponíveis pelas entidades do programa orçamental

5.1 Tráfico de influências M B

5.1.1 Criação de mapas de controlo da execução orçamental das entidades. 5.1.2 Código de ética e controlo interno.

DSCGO/NP

UO: Direção de Serviços de Auditoria e Controlo Interno


Manual (Sim/Não) Caso exista por favor remeter

cópia junto com resposta


Preparação de auditorias e ações de controlo Código de conduta dos trabalhadores/Auditores da DSACI

Execução de auditorias e ações de controlo Manual de procedimentos de auditoria interna

Elaboração de relatórios de auditorias e ações de controlo

Manual de procedimentos de auditoria interna

Acompanhamento de auditorias externas

Análise do processo de utilização dos fundos GeRFip

Desenvolvimento de ações de sensibilização

Apoiar na elaboração do plano de prevenção de riscos de gestão, corrupção e infrações conexas




37

1. Realização de auditorias / ações de controlo

1.1 Falta de isenção e imparcialidade técnicas na emissão de pareceres em benefício ou detrimento de interesses específicos

M E 1.1 Código de Conduta dos Trabalhadores/Auditores da DSACI Diretor de Serviços

1.2 Utilização / divulgação de informação privilegiada relacionada com as auditorias ou ações de controlo realizadas em benefício próprio ou de terceiros


1.3 Aceitação de favorecimentos por parte das UO objeto de ações de auditoria ou controlo em troca da concessão de vantagens e / ou benefícios


1.4 Omissão / manipulação de informação com o objetivo de condicionar a tomada de decisão superior

M E 1.4 Código de Conduta dos Trabalhadores/Auditores da DSACI ; Existência de manuais de procedimentos

Diretor de Serviços

1.5 Risco de falhas de uniformização na aplicação das normas, métodos e técnicas de auditoria e controlo.

M E 1.5 Existência de manuais de procedimentos Diretor de Serviços

38

1.6Incumprimento de prazos nos planos e/ou ações de controlo e de auditoria interna.

M M 1.6Realização de reuniões periódicas de acompanhamento; Calendarização das atividades.


2. Guarda e conservação de documentos e equipamentos

2. Risco de extravio de documentos e/ou equipamentos, ou sua inutilização, por ação humana ou causas naturais

M E 2. Ações regulares de verificação do cumprimento das regras de manuseamento e utilização dos documentos e equipamentos.


3.Exercício ético e profissional das funções

3.Risco de quebra dos deveres funcionais e valores, tais como a independência, integridade, responsabilidade, transparência, imparcialidade e confidencialidade.

M E

3.Acompanhamento e supervisão pelos dirigentes do rigoroso cumprimento dos princípios e normas éticas inerentes às funções; Realização de ações de auditoria e controlo por um mínimo de 2 elementos; Acompanhamento e supervisão dos técnicos e equipas de trabalho pelo dirigente; Rotatividade na constituição de equipas de auditoria e controlo;



4.Resistência à adoção dos procedimentos, modelos e metodologias.

B M 4.Reforço do acompanhamento durante a execução do trabalho; Diretor de Serviços


5.Acesso indevido a sistemas de informação fora do âmbito de ações de auditoria ou controlo

M M 5.Atribuição de acessos a cada técnico em função do planeamento específico de cada auditoria ou ação de controlo; Registar o acesso a informação reservada;

Diretor de Serviços ;Ténicos intervenientes

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UO: Divisão de Gestão Financeira

Identificação de procedimentos e respetivos

manuais

Manual (Sim/Não) Caso exista por favor remeter cópia

junto com resposta Aplicação / plataforma de suporte

Manuais GeRFiP (consulta online) GeRFiP; Homebanking; SOL, SIGO; FABASOFT




1. Preparação dos instrumentos de gestão previsional, alterações, revisões e controlo da sua execução. Preparação dos documentos de prestação de contas, do registo contabilístico e da legalidade dos fatos patrimoniais e das operações de natureza orçamental. Cumprimento das obrigações de natureza contributiva e fiscal, os pagamentos e os recebimentos. Aquisição de bens móveis e serviços.

1.1 Insuficiência em matéria de organização e controlo dos processos administrativos.

M M

1.1.1 Promoção da cultura de responsabilização dos Serviços para a necessidade de garantir a aplicação das Normas, procedimentos e despachos. 1.1.2 Elaboração de manual de procedimentos.

DGF/SCO

1.2 Inexistência do Sistema de Controlo Interno. E E 1.2 Criação de uma norma de controlo interno. DGF/SCO

1.3 Desadequada interação e articulação entre diversas unidades orgânicas e intervenientes nos processos, nos casos em que tal interação e articulação tenham de ocorrer.

M M

1.3.1 Incremento de monitorização dos procedimentos de circulação interna de todas as informações ao nível de Dirigentes e Técnicos da SGMF e das restantes entidades. 1.3.2 Elaboração de manual de procedimentos.

DGF/SCO

1.4 Não deteção de incumprimentos de Normas Legais, administrativas, Planos e Procedimentos estabelecidos para o exercício da atividade.

M M

1.4 Criação/Atualização/Reformulação dos procedimentos estabelecidos no SCI no manual de procedimentos e restantes manuais de controlo.

DGF/SCO

40

1.5 Não avaliação/monitorização/controlo do cumprimento de implementação efetiva do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas aprovado.

M M 1.5 Monitorização da aplicação das medidas propostas.

DGF/SCO

2. Elaboração dos Instrumentos de Gestão Previsional e respetivas alterações e revisões.

2. Das dotações iniciais incritas no PO não corresponderem às efetivas necessidades dos serviços.

M M

2.1 Estabelecimento de métodos, regras e prazos, relativamente à informação a prestar. 2.2 Harmonização da informação a prestar pelos Serviços.

DGF/SCO

3. Acompanhamento e gestão do Orçamento de atividades e projeto.

3. Insuficiências da qualidade do reporte da informação orçamental e financeira

M M

3.1 Sensibilização da entidade gestora da aplicação informática - ESPAP. 3.2 Implementação de plataformas de painel de bordo ou dashboard.

DGF/SCO

4. Cabimentação da Despesa. 4.1 Incorreções na classificação da despesa (orgânica, económica e financeira).

M M 4.2 Implementação de mecanismos que visem a prestação de informação clara e fidedigna quanto ao tipo de bem/serviço a adquirir.

DGF/SCO

5. Assegurar os deveres de informação no âmbito da LOE e DLEO e outra legislação aplicável.

5.1 Não apresentação em tempo útil da informação. M M

5.1 Estabelecimento de contactos regulares com entidades para obtenção de informação, através do envio de documento, para os respetivos serviços, estabelecendo datas fixas, para recolha da informação necessária para o cumprimentos dos deveres de informação.

DGF/SCO

5.2 Classificação incorreta e o não registo contabilístico da receita.

M M 5.2 Criar Checklist de validações. DGF/SCO

6. Arrecadação de receita 6. Cobrar receita que não está em conformidade a legislação em vigor

M M 6. Conferir mensalmente os documentos de receita remetidos pelos diversos serviços.

DGF/SCO

41

7. Reconstituição Fundo de Maneio

7. Utilização indevida do Fundo de Maneio da responsabilidade da Unidade Orgânica e o seu não lançamento contabilístico

M M 7. Aplicação dos procedimentos constantes do Regulamento do Fundo de Maneio.

DGF/SCO

8. Verificação do processo de pagamento

8. (a) ausência de cabimentação da despesa; (b) ausência de despacho de autorização; (c) ausência de instrução ao abrigo do CCP, contrato escrito e indicação dos procedimentos de aquisição (d) Desconformidade no prazo de vencimento das faturas relativamente à adjudicação, (e) ausência de visto do Tribunal de contas quando a legislação o obrigue.

M M 8. Criar Checklist de validações. DGF/SCO

Prestação de Contas:

9. Entrega das Prestações de Contas ao Tribunal de Contas;

9.1 Incumprimento do prazo limite para a entrega ao Tribunal de Contas.

M M

9.1.1 Preparar, atempadamente a documentação a enviar, efetuando Checklist, de acordo com a Resolução do Tribunal de Contas. 9.1.2 Definir prazos intermédios, para recolha atempada da informação a prestar ao tribunal de contas.

DGF/SCO

10. Elaboração de Prestação de Contas da Contabilidade Orçamental e Financeira.

10. Desconformidade nos mapas de prestação de contas.

M M 10. Conferência e verificação mensal dos diversos mapas da contabilidade orçamental.

DGF/SCO

11. Assegurar a elaboração do balanço, demonstrações de resultados e do anexo às demonstrações financeiras.

11. Desconformidade das demonstrações financeiras. M M

11. Implementação de mecanismos de validação, nomeadamente o cruzamento entre mapas orçamentais e financeiros e entre eles próprios.

DGF/SCO

42

12. Reconciliação de contas de terceiros periodicamente.

12. Divergência de registos contabilísticos entre terceiros e a não reconciliação periódica.

M M 12. Implementação de mecanismos de validação .

DGF/SCO

13. Proceder, periodicamente, a reconciliações bancárias.

13. Divergência no registo das disponibilidades (conciliações bancárias) e a não realização de reconciliações

M M 13. Efetuar as conciliações bancárias diárias ou, em caso de inviabilidade, no máximo, semanalmente.

DGF/SCO

14. Proceder à parametrização e validação do sistema POCP/SNC-AP e respetivos subsistemas. (partilhado)

14. Incoerência entre a classificação orçamental e financeira na criação de tipos de despesa e receita.

M M

14. Procedimentos efetivos e documentados de acordo com o previsto no POCP/SNC-AP, de acordo com orientações/circulares e entendimentos da DGO.

DGF/SCO

15. Coordenar as ações necessárias, com as diversas UO, tendo como objetivo a elaboração da prestação de contas

15. Desconformidades e erros nos registos contabilísticos e a ausência de documentos obrigatórios

M M 15. Obrigatoriedade de anexar todos os documentos com justificações do procedimento/lançamento.

DGF/SCO

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UO: Divisão de Gestão de Recursos Humanos


Manual (Sim/Não) Caso exista por favor remeter cópia junto

com resposta Aplicação / plataforma de suporte

SIADAP: PROC. 36/SGMF - Avaliação individual de desempenho; PROC. 61/SGMF- Elaboração de relatório SIADAP.

Manual de Procedimentos - SIADAP (em fase de revisão)

GEADAP

ASSIDUIDADE: PROC. 11/ SGMF- Acumulação de férias; PROC. 16/SGMF- Alteração e marcação de férias; PROC. 48/SGMF- Controlo de greve; PROC. 65/SGMF- Elaboração do mapa anual de férias; PROC. 101/SGMF- Justificação de faltas; PROC. 104/SGMF - Licença sem remuneração;PROC. 122/SGMF- Pedido de horário especial; PROC. 128/SGMF- Pedido de submissão a junta médica; PROC. 160/SGMF- Regularização de ponto.

Manual de Procedimentos sobre Assiduidade (em fase de elaboração)

GeRHup; NEXUS

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RECRUTAMENTO E SELEÇÃO DE RH: PROC. 09/SGMF- Acordo de cedência de interesse público SGMF; PROC 45 - Contrato de Avença; PROC-51/SGMF - Curso de Estudos Avançados em Gestão Pública (CEAGP); PROC- 111- Mobilidade; PROC. 143/SGMF -Procedimento concursal; PROC. 138/SGMF- Plano de estágios profissionais (PEPAC); PROC. 334/SGMF - Consolidação da mobilidade.

Manual de Procedimentos do Recrutamento e Seleção de Recursos Humanos (em fase de revisão)

FABA; GeRHup

REMUNERAÇÕES: PROC - 14/SGMF- Alteração de Posicionamento Remuneratório; PROC - 19/SGMF - Aposentação; PROC 33/SGMF - Atribuição de prémios de Desempenho; PROC. 35/SGMF - Atribuição de subsídio; PROC. 53/SGMF - Deslocação em serviço; PROC. 80/SGMF - Execução de Penhora Fiscal; PROC. 81/SGMF - Execução de Penhora Judicial; PROC. 104/SGMF - Licença sem remuneração; PROC. 124/SGMF - Pedido de reembolso de vencimentos perdidos por doença (Cofre de Previdência); PROC. - 145/SGMF - processsamento de Remunerações; PROC. 159/SGMF -Processamento de remunerações; PROC. 166/SGMF - Reposição; PROC. 172/SGMF -Submissão do modelo 10; PROC.

Manual de Procedimentos de Proteção de Social (em fase de elaboração); Manual de Procedimentos sobre Vencimentos, Subsidios e Abonos - Processamento de vencimentos, Ajudas de custo, Trabalho suplementar e Prestações sociais (em fase de elaboração)

GeRHup; FABA

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175/SGMF - Trabalho Suplementar; PROC. 344/SGMF - Atribuição de subsídio de frequência de estabelecimento de educação especial; PROC. 345/SGMF - Atribuição de subsídio mensal vitalício; PROC. 370/SGMF - Processar ajudas de custo.

GESTÃO DOS ACIDENTES DE TRABALHO: PROC. 02./SGMF - Acidentes de trabalho e doenças profissionais; PROC. 369/SGMF - Acidentes de trabalho e doenças profissionais - Reembolso;

Manual de Procedimentos sobre Acidentes de Trabalho na Administração Pública

SGATDP

GESTÃO DOCUMENTAL: Entrada e saída de correspondência; Arquivo de processos

FABA

PROCESSOS INDIVIDUAIS Manual de Organização e de Tratamento dos

processos individuais dos Trabalhadores (em fase de revisão)

N/A



Medidas propostas / Mecanismos de controlo

Responsáveis

1. Acumulação de funções 1.1 Existência de situações de acumulação de funções não autorizadas.

B M 1.1 Atestar e comunicar a existência de situações de incumprimento

DGRH - CD

46

pelo trabalhador (casos de impedimento, escusa/suspeição e acumulação de funções);

1.2 Inobservância dos pressupostos para a autorização da acumulação de funções.

B M

1.2.Assegurar que o parecer do serviço dos RH expressamente atesta, através de checklist, o cumprimento de todos os requisitos legais, necessários à autorização, bem como a existência de formulário próprio para o efeito.

DGRH - CD

2. Processos Individuais

2.1. Acesso indevido às informações pessoais e quebra de sigilo.

B E

2.1.1 Medidas de segurança nos arquivos dos processos individuais

DGRH - SAPRE

2.1.2 Acesso restrito aos trabalhadores da DGRH/SAPRE e interessados

2.1.3 Manual de procedimentos

2.2. Falhas no registo da informação das bases de dados do pessoal

M M 2.2. Testes de qualidade ao sistema de informação versus processo físico.

3. Recrutamento e Seleção de Recursos Humanos

3.1 Risco de quebra dos deveres de transparência, isenção e imparcialidade, podendo configurar potenciais crimes de abuso de poder e tráfico de influência.

B E

3.1.1 Divulgação do regime de impedimentos, associada à obrigatoriedade de entrega, pelos membros do júri, de uma declaração de

47

inexistência de impedimentos, que deverá ser expressa sob a forma escrita, e apensa ao procedimento em causa.

3.1.2 Colegialidade na tomada de decisão.

DGRH - NAT

3.1.3 Rotatividade dos trabalhadores designados para a constituição de júris.

JURI

3.1.4 Revisão do manual de procedimentos de recrutamento, avaliação e seleção, ou de outros atos de gestão de pessoal, a fornecer ao júri, ressalvando para a necessidade de fundamentação das suas decisões.

4. Processamento de remunerações e outros abonos

4.1 Manipulação de informação de modo a facilitar o pagamento indevido de remunerações e outros abonos.

B E 4.1 Manual de Procedimentos sobre Vencimentos, Subsídios e Abonos;

DGRH -SAPRE

4.2 Aceitação de favores e/ou favorecimentos ilícitos em troca de concessão de vantagens indevidas aos trabalhadores na sua remuneração.

B E

4.2 Controlos ao nível de procedimentos internos e da aplicação informática utilizada.

DGRH

5. Acidentes de Trabalho 5.1. Transmissão ou uso indevido de informação confidencial e/ou categorias especiais de dados pessoais.

B E

5.1 Controlo do circuito dos processos, de forma a permitir identificar os trabalhadores que tiveram contacto com o mesmo (processo) e aferir eventuais responsabilidades.

DGRH - DSIQ

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5.2 Ausência deliberada de independência, integridade e objetividade na realização da análise do processo.

M M 5.2 Verificações realizadas por um elemento do NATDP.

DGRH -NATDP

5.3 Adulteração e omissão intencional de evidências, dados e informação, de forma a beneficiar terceiros.

B E

5.3.1 Supervisão e revisão de verificação e controlo sistemáticos para garantia de não omissão de fatos relevantes. DGRH -

NATDP 5.3.2 Garantir que as verificações efetuadas são preferencialmente realizadas por mais de que um membro da NATDP.

6. Avaliação de Desempenho

6.1 Quebra dos deveres de transparência, isenção e imparcialidade , podendo configurar potenciais crimes de abuso de poder e tráfico de ifluência; Favorecimento de avaliados; Definição intencional de objetivos pouco precisos e de baixo grau de exigência.

M E

6.1.1 Realizar ações periódicas de controlo, monitorização e avaliação dos objetivos propostos a cada avaliado.

DGRH - Avaliadores

M E

6.2.1 Revisão de manual de procedimentos SIADAP. 6.2.2 Avaliação das propostas apresentadas pelos avaliadores, pela confrontação do trabalho desenvolvido pelos avaliados, atitude demonstrada e autoavaliação. 6.2.3 Avaliação criteriosa das classificações de distinção, de forma a não serem afetas sempre aos mesmos avaliados

DGRH DGRH - CCA

49

como rotina, sem ter em conta o grau de exigência e relevância do cumprimento dos diversos objetivos para a missão da SGMF.

7. Assiduidade

7.1 Justificação indevida de faltas; Corrupção passiva por ato ilicito; Concussão .

B B

Acesso restrito ao sistema de controlo; Revisão das regras existentes , visando o reforço de prevenção da corrupção e infrações conexas.

DGRH -SAPRE

7.2 Atribuição de dias de férias em número superior ao que os trabalhadores têm direito; Corrupção passiva por ato ilicito .

B B

UO: Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património


respetivos manuais



Contratação Pública

Sim (Desatualizado/Incompleto) - http://mira/sgmf/DPI/Procedimentos/DPI.htm

Plataformas de contratação Vortal e Saphety

Aprovisionamento Sim (Desatualizado/Incompleto) - http://mira/SGMF/DPI/SPEI/Procedimentos/SPEI.htm

Gestão de Instalações

Não

http://mira/sgmf/DPI/Procedimentos/DPI.htm

http://mira/sgmf/DPI/Procedimentos/DPI.htm

http://mira/SGMF/DPI/SPEI/Procedimentos/SPEI.htm

http://mira/SGMF/DPI/SPEI/Procedimentos/SPEI.htm

50

Gestão de viaturas Sim (Desatualizado/Incompleto) - http://mira/SGMF/DPI/SVC/Procedimentos/SVC.htm

Gestão de Fundo de Maneio





0. Organização do processo de contratação

Falta de segregação de funções nas diversas fases do processo

M M

Implementar a segregação de funções nas várias fases do processo aquisitivo; consagrar em manual de procedimentos o princípio de separação de responsabilidades entre o serviço requisitante e a entidade vocacionada para a condução e controlo do processo de aquisição, definindo previamente as funções e deveres dos diferentes intervenientes em cada um das fases do processo (ex: planeamento; identificação da necessidade e especificações; adjudicação e contratação; execução do contrato e monitorização e controlo.

Dirigente intermédio;

1. Planeamento de necessidades e seleção de fornecedores a consultar (ajuste direto/consulta prévia)

1.1 - Estimativa de encargos pouco rigorosa; 1.2 - Selecionar os fornecedores sem observância dos procedimentos legais e/ou sem as adequadas qualificações; 1.3 - Convite à apresentação das propostas foi formulado a empresas do mesmo grupo. 1.4 - Propor convite, ou convidar, entidades a apresentar proposta que tenham excedido os limites definidos no CCP

B E

1.1 - Introdução de valores unitários e especificados tanto quanto possível de forma a permitirem uma leitura comparativa futura, e uma análise com histórico; Verificação comparativa de preços similares; Planificação Anual das necessidades, baseada em anos anteriores, como mecanismo de comparação; 1.2 - Garantir a rotatividade dos elementos que compõem o júri dos procedimentos e obter declaração em como não têm impedimentos ou conflitos de interesses; Implementar procedimento relativo à avaliação periódica de fornecedores no que respeita à qualidade, cumprimento de prazos e de preços de bens e serviços adquiridos. 1.3 - Analisar os concorrentes, de forma a evitar a existência de propostas fictícias; 1.4 - Elaboração/consulta a base de dados e evidenciar no processo que houve consulta e explicitar dados encontrados na mesma.

1.1 - Técnicos intervenientes no procedimento; 1.2 - Dirigente intermédio; 1.3 - Técnicos intervenientes no procedimento; 1.4 - Técnicos intervenientes no procediment

http://mira/SGMF/DPI/SVC/Procedimentos/SVC.htm

http://mira/SGMF/DPI/SVC/Procedimentos/SVC.htm

51

o;

2. Aquisição de bens, serviços e empreitadas

2.1 - Quebra de confidencialidade ou utilização indevida de informações sigilosas para obtenção de vantagem indevida e/ou favorecimento ou prejuízo de terceiros; 2.2 - Excesso de uso e fundamentação insuficiente do recurso a ajuste direto; 2.3 - Violação de disposições legais; 2.4 - Ausência ou deficiente fundamentação da necessidade 2.5 - Inexistência ou existência deficiente de um sistema de controlo interno, destinado a verificar e a certificar os procedimentos pré-contratuais

M M

2.1 - Promoção de ações de sensibilização relativas ao código conduta e ética da SGMF; 2.2 - Adoção do procedimento por ajuste direto deverá ser bem fundamentada junto do dirigente máximo, tanto em termos de legalidade como de benefício para a entidade; Definir um número mínimo de entidades a consultar, eventualmente utilizando um critério financeiro; 2.3 - Implementar a segregação de funções nas várias fases do processo aquisitivo; 2.4 - Justificação da necessidade através de informação, indicando se é para substituição ou reforço de recursos existentes ou se é para satisfazer uma nova necessidade, bem como sustentando a adequação entre as quantidades solicitadas face às necessidades; 2.5 - Elaboração de um manual de controlo interno. verificação e controle sucessivo pela respetiva cadeia hierárquica com introdução de checklists e explicações da tramitação seguida.

2.1 - Dirigente intermédio; 2.2 - Dirigente intermédio; 2.3 - Dirigente intermédio; 2.4 - Dirigente intermédio; 2.5 - Dirigente intermédio

3. Celebrar contrato

Inexistência de correspondência entre as clausulas contratuais e as estabelecidas nas peças dos respetivos concursos

B B A minuta do contrato deve refletir o conteúdo da proposta vencedora, não podendo incluir prestações que não foram colocadas no objeto da contratação.


52

4. Elaboração das peças do procedimento

4.1 - Falta de critérios técnicos na fixação de critérios de adjudicação; 4.2 - Cadernos de encargos potencialmente restritivos à concorrência; 4.3 - Cadernos de encargos ambíguos e/ou omissos; 4.4 - Fracionamento da despesa; 4.5 - Inexistência de clausulas sancionatórias para salvaguarda do cumprimento integral do contrato;

M M

4.1 - Estabelecer no programa de procedimento ou no convite critérios de adjudicação, fatores e subfactores que possibilitem a avaliação objetiva das propostas. O relatório de avaliação deverá conter obrigatoriamente a análise realizada em relação a cada critério e a referência ao mérito de cada uma das propostas (pontos fortes e fracos). 4.2 - As especificações devem ser o mais abertas possível, por forma a potenciar a apresentação de propostas de preço e incorporação por um número alargado de potenciais fornecedores. 4.3 - Estabelecimento de critérios de adjudicação, fatores e subfactores que possibilitem a avaliação objetiva das propostas. 4.4 - O total da contratação deve ser posta a concurso. 4.5 - O contrato deve conter cláusulas sobre penalidades para o não cumprimento, cumprimento defeituoso ou atrasos na execução.

4.1 - Júri do procedimento ou técnicos intervenientes; 4.2 - Júri do procedimento ou técnicos intervenientes; 4.3 - Júri do procedimento 4.4 - Júri do procedimento ou técnicos intervenientes; 4.5 - Técnicos intervenientes no procedimento;

5. Análise de propostas

Subjetividade dos critérios de avaliação das propostas, com inserção de dados não quantificáveis nem comparáveis

B M

Estabelecer no programa de procedimento ou no convite critérios de adjudicação, fatores e subfactores que possibilitem a avaliação objetiva das propostas. O relatório de avaliação deverá conter obrigatoriamente a análise realizada em relação a cada critério e a referência ao mérito de cada uma das propostas (pontos fortes e fracos).

Dirigente intermédio e Técnicos intervenientes no procedimento;

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6. Constituição e notificação do júri

6.1 - Constituição do júri sem observância dos requisitos; 6.2 - Conflito de interesses, incompatibilidades e impedimentos; 6.3 - Pouca rotação na composição de júris

M E

6.1 - Constituição de uma bolsa de elementos passiveis de integrar o júri; 6.2 - Assinatura por parte dos elementos de júri de declaração de inexistência de conflito de interesses; 6.3 - Nomeação de júris diferentes para cada procedimento.

6.1 - Direção SGMF 6.2 - Elementos do Júri do procedimento; 6.3 - Dirigente máximo sobre proposta de Dirigente Intermédio;

7. Decisão de contratar

7.1 - Prática de ato sem competência legal para o efeito; 7.2 - Falta de fundamentação na escolha do adjudicatário; 7.3 - Falta/Insuficiente fundamentação na decisão de contratar; 7.4 - Escolha do tipo de procedimento - eventual fracionamento de despesa

B M

7.1 - Validação por parte do corpo técnico e Chefia intermédia da competência legal para a prática dos atos deixando rasto processual da validação. 7.2 - O relatório de avaliação das propostas deve conter de forma clara a análise realizada em cada critério e sub critério. 7.3 - Justificação da necessidade através de informação, indicando se é para substituição ou reforço de recursos existentes ou se é para satisfazer uma nova necessidade; 7.4 - Implementar mecanismos que permitam o despiste do eventual fracionamento de despesa.

7.1 - Dirigente intermédio e Técnicos intervenientes no procedimento; 7.2 - Júri dos procedimentos; 7.3 - Dirigente intermédio e Técnicos intervenientes da UO proponente; 7.4 - Dirigente

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intermédio

Constrangimentos orçamentais - verificação do cumprimento da aplicação do Código dos Contratos Públicos

E E

Elaboração/Atualização e divulgação de um manual de procedimentos de contratação que defina a tramitação dos processos com vista à normalização de procedimentos, preferencialmente com a adoção de "checklists".


8. Acompanhamento da execução do contrato

8.1 - Receção de bens e serviços, em quantidade e, ou qualidade, diferentes do exigido no contrato; 8.2 - Inexistência ou deficiente controlo dos prazos contratados para o fornecimento de bens e, ou prestação de serviços.

B B

8.1 - Verificar a correspondência dos bens e serviços rececionados, em termos de qualidade e quantidade, com o que se encontra consignado no contrato ou CE, nomeadamente em termos de qualidade; · Desenvolver complementarmente procedimento que implique a participação dos serviços utilizadores na avaliação periódica da qualidade dos fornecimentos e serviços prestados. 8.2 - Nomeação de um Gestor do contrato;

8.1 - Trabalhadores da DGAP e UO que usufrui dos bens ou serviços;

9. Vigência dos contratos

Prorrogação ilegal da vigência dos contratos B M

9 - Implementar controlo regular de contratos suscetíveis de renovação para que a avaliação da eventual renovação, ou não, se processe dentro dos prazos estabelecidos entre as partes. - Partilha de informação pelos elementos da equipa;

Dirigente intermédio; Trabalhadores da UO.

10. Gestão contratual

Inexistência de um sistema informático para a gestão de contratos

E M 10 - Criação de uma ferramenta informática para gestão de contratos partilhada pela equipa;


11. Inventariação Omissão de bens no processo de inventário; inexistência de inventário

B M 11 - Conferências físicas periódicas; Informatização de inventário e etiquetagem; Rotatividade na execução do processo de inventário;

Dirigente intermédio; Trabalhadores da UO.

55

12. Receção de bens ou serviços

Receção/inspeção e/ou avaliação da quantidade e qualidade dos bens e/ou serviços serem efetuados apenas por um trabalhador;

M M

12 - Rotatividade de trabalhadores na receção de bens e serviços, nomeadamente no âmbito de um mesmo contrato, bem como na avaliação periódica da qualidade de bens e serviços rececionados; - Rasto processual claro de quem recebeu e validou os bens ou serviços rececionados;


13. Gestão de Armazém

13.1 - Deficiente controlo interno na área do aprovisionamento quanto á gestão de stocks, receção, e armazenagem dos bens; 13.2 - Falta de recursos humanos; 13.3 - Deficiente mecanismo de controlo de acessos aos armazéns; 13.4 - Dispersão geográfica de armazéns; 13.5 - Falta de espaço para armazenamento de materiais;

E M

13.1 - Partilha de tarefas e informação no que à gestão de stocks diz respeito criando ou aprimorando as ferramentas existentes; 13.2 - Promoção de medidas que aumentem a eficiência dos processos e reforço da equipa. 13.3 - Criação de Norma de Controlo Interno onde conste a definição de políticas e procedimentos de controlo específicos orientados para os armazéns; 13.4 e 13.5 - Elaboração de manual de procedimentos onde constem rotinas de Identificação periódica de bens para abate, e regras relativas à armazenagem de bens, com o intuito de normalizar a utilização e aumentar a eficiência da gestão de espaço de armazém;


14. Gestão de bens

14.1 - Desvio de material/equipamentos; 14.2 - uso indevido de equipamentos, material e instalações; 14.3 - Apropriação ilegítima de bens públicos;

B M

14.1 - Implementar uma adequada vigilância e controlo de acessos físicos; 14.2 - Elaboração/Atualização e divulgação pela equipa de manual de procedimentos e Norma de Controlo Interno; 14.3 - Conferências físicas periódicas a fazer constar em Manual de procedimentos e Norma de Controlo Interno.


15. Abate de bens Omissão da justificação do abate e/ou na identificação do destino do bem

B M - Elaboração/Atualização e divulgação pela equipa de manual de procedimentos


16. Utilização de viaturas de serviço

Omissão de boletins e registo de km's - utilização da viatura para o fim diverso ao qual se destina

E M - Elaboração/Atualização e divulgação pela equipa de manual de procedimentos


17. Gestão do fundo de maneio

18.1 - Risco de desvio de dinheiros; 18.2 - Falta de competência para autorizar a despesa;

B B

17.1 - Elaboração/Atualização e divulgação de manual de procedimentos; 17.2 - Validação dos documentos de despesa e processo de reconstituição a ser efetuado de forma rotativa por vários elementos da equipa;

17.1 - Dirigente intermédio; 17.2 - Dirigente intermédio e

56

técnicos da UO;

UO:Divisão de Arquivos e Biblioteca


respetivos manuais



Regulamento do Arquivo Contemporâneo

Sim Disponível no site institucional em: http://www.sgmf.pt/media/dados/PDF/ARQ/ARQ_REGULAMENTO.pdf

Regulamento da Biblioteca Central

Sim Disponível no site institucional em: http://www.sgmf.pt/media/dados/PDF/BIB/regulamento_Biblioteca_Central.pdf

Aquisição de livros pelos gabinetes ministeriais

Despacho Disponível em: http://www.sgmf.pt/media/1468/biblioteca-central-do-minist%C3%A9rio-das-finan%C3%A7as-aquisi%C3%A7%C3%A3o-de-livros-e-de-publica%C3%A7%C3%B5es.pdf

Normas técnicas relativas a tarefas desempenhadas pelos técnicos

Sim Disponível na área da DBA do Fabasoft para facilitar a consulta

Regulamento de microfilmagem

Sim Disponível na área da DBA do Fabasoft para facilitar a consulta

Aplicações específicas utilizadas na DAB

Koha (base de dados de descrição bibliográfica)

ArqHist (base de dados de descrição arquivística)

Arquivo e Biblioteca Digital (inclui: Searchplace, Purl e Contente)

Digesto (base de dados de legislação ligada ao DRE, administrada pela PCM)

57





Organizar e gerir a Biblioteca Central do Ministério; Assegurar a coordenação do Catálogo Central, base de dados bibliográfica das bibliotecas e centros de documentação do Ministério

1. Falhas na classificação, incorreta descrição das obras/publicações; 2. Favorecimento / Prejuízo de terceiros / Favorecimento pessoal praticado por funcionário; 3. Incumprimento da legislação em vigor; 4. Dispersão do espólio documental; 5. Inexistência de Plano de Segurança e Risco para documentos e edifício da Biblioteca; 6. Inexistência de práticas e medidas de conservação e de preservação preventiva e curativa do espólio documental; 7. Incorreção nos procedimentos e instrumentos de gestão de documentos (tratamento, registo, classificação, organização, inventariação, avaliação, seleção e eliminação); 8. Deslocação dos processos e da documentação à guarda da

M E

• Cumprir a Carta Ética da SGMF; • Cumprir Manual de Procedimentos da DAB; • Formação regular de todos os trabalhadores da DAB; • Acompanhamento e supervisão da atividade pelos superiores hierárquicos; • Medidas de segurança no acesso ao fundo documental; • Obter declarações de interesses privados e/ou públicos de todos os trabalhadores; • Elaborar relatórios mensais da atividade desenvolvida pela DAB, bem como identificação dos trabalhadores em cada caso intervenientes; • Sensibilização regular de todos os trabalhadores para a importância do cumprimento do PRRCIC; • Atualização do inventário dos fundos documentais; • Incremento da aplicação de medidas de conservação e preservação documentais; • Medidas de higienização, de monitorização e de restauro dos documentos, de digitalização • Atualização do plano de preservação digital; • Incremento da aplicação das regras constantes de Manual de Procedimentos, bem como da aplicação da legislação e Normas Portuguesas (NP) atinentes; • Digitalização de documentação; • Criação de Plano de segurança contra incêndios e intrusão; • Assegurar a comunicação e disponibilização do fundo documental; • Rotatividade e variabilidade dos técnicos na execução das tarefas.

Dirigente intermédio

Garantir a manutenção das bases de dados sob a sua direta responsabilidade;

58

Integrar fundos documentais e bases de dados de organismos do Ministério que tenham sido ou venham a ser extintos;

Biblioteca para outras Unidades Orgânicas do MF e consequente perda ou deterioração; 9. Falta de localização de obras por incorreto tratamento documental; 10. Risco de natureza ambiental de deterioração das obras / Risco de destruição das obras, decorrente de sinistros naturais, designadamente de inundações, incêndios e terramotos, pragas, falta de condições de conservação adequadas; 11. Risco de deterioração dos documentos causados pela ação humana resultante de acondicionamento incorreto da Documentação e de deficiências no manuseamento das obras; 12. Riscos para a saúde de trabalhadores e utentes resultantes da emissão ou ausência de medidas de contenção de substâncias tóxicas e nocivas (poeiras, gases, etc.) 13. Apropriação ilegítima

59

de bens públicos.

60

Prestar apoio e orientar os serviços de documentação dos organismos do Ministério no que respeita à normalização dos procedimentos técnicos nacionais e internacionais;

1. Incumprimento da legislação em vigor. 2. Impedimento ou conflito de interesses 3. Abuso de poder; 4. Tráfico de influências; 5. Incumprimentos processuais, dolosos ou negligentes. 6. Administração danosa. 7. Falsidade de perícia ou interpretação. 8. Falsificação de documento. 9. Incompatibilidades e impedimentos. 10. Violação de regras de imparcialidade. 11. Apropriação ilegítima de bens públicos.

M E

• Acompanhamento e supervisão da atividade pelos superiores hierárquicos; • Formação regular de todos os trabalhadores da DAB; • Cumprir Manual de Procedimentos da DAB; • Elaborar relatórios mensais da atividade desenvolvida pela DAB, bem como identificação dos trabalhadores em cada caso intervenientes; • Sensibilização regular de todos os trabalhadores para a importância do cumprimento do PRRCIC; • Incremento da aplicação da legislação internacional e Normas Portuguesas (NP) atinentes;


61

Divulgar a informação produzida pelos Serviços do Ministério, através da Biblioteca Digital;

1. Risco de incumprimento das disposições legais e regulamentares em matéria de proteção de dados pessoais. 2. Risco de incumprimento das disposições legais e regulamentares em matéria de documentação sigilosa e confidencial. 3. Violação de segredo. 4. Aproveitamento indevido de segredo.

M E

• Cumprir a Carta Ética da SGMF; • Acompanhamento e supervisão da atividade pelos superiores hierárquicos; • Formação regular de todos os trabalhadores da DAB; • Elaborar e cumprir Manual de Procedimentos da DAB; • Elaborar registos de tratamento de dados; • Sensibilização regular de todos os trabalhadores para a importância do cumprimento do PRRCIC; • Assegurar o estrito cumprimento das disposições em matéria de proteção de dados pessoais; • Rotatividade e variabilidade dos técnicos na execução das tarefas.


62

Assegurar o atendimento, consulta, empréstimo e difusão da informação existente nos fundos documentais à sua guarda;

1. Ineficácia do atendimento; 2. Tratamento diferenciado de situações idênticas; 3.Risco de incumprimento das disposições legais e regulamentares em matéria de proteção de dados pessoais. 4. Falta de registo sequencial dos processos que dão entrada; 5. Falta de cobrança, ou cobrança indevida dos valores de taxas e licenças; 6. Cobrança de valores ao utente, sem a emissão e entrega de fatura, ou documento equivalente, bem como a situação inversa (entrega de fatura sem cobrança). 7. Abuso de poder; 8. Tráfico de influências; 9. Incumprimentos processuais, dolosos ou negligentes. 10. Administração danosa. 11. Falsidade de testemunho, perícia, interpretação. 12. Falsificação de notação técnica. 13. Falsificação ou

M E

• Cumprir a Carta Ética da SGMF; • Acompanhamento e supervisão da atividade pelos superiores hierárquicos; • Formação regular de todos os trabalhadores da DAB; • Cumprir o Manual de Procedimentos da DAB; • Medidas de segurança no acesso ao arquivo; • Obter declarações de interesses privados e/ou públicos de todos os trabalhadores; • Elaborar relatórios mensais da atividade desenvolvida pela DAB, com tipologia e número de processos, pendentes e/ou findos, bem como identificação dos trabalhadores em cada caso intervenientes; • Sensibilização regular de todos os trabalhadores para a importância do cumprimento do PRRCIC; • Assegurar o estrito cumprimento das disposições em matéria de proteção de dados pessoais; • Procedimento de pagamento com segregação de funções e níveis diversos de instrução e autorização; • Instalação de módulos com chave; • Atualização do inventário anual dos fundos documentais; • Incremento da aplicação de medidas de conservação e preservação documentais; • Medidas de higienização, de monitorização e de restauro dos documentos, de digitalização e desmaterialização de processos; • Atualização do plano de preservação digital; • Incremento da aplicação das regras constantes de Manual de Procedimentos, bem como da aplicação da legislação e Normas Portuguesas (NP) atinentes; • Criação de Plano de Classificação e Avaliação Documental - Lista Consolidada; • Digitalização de documentação/processos - desmaterialização de processos; • Criação de Plano de segurança contra incêndios e intrusão;


63

contrafação de documento. 14. Incompatibilidades e impedimentos. 15. Violação de regras de imparcialidade. 16. Apropriação ilegítima de bens públicos. 17. Violação de segredo. 18. Aproveitamento indevido de segredo. 19. Peculato.

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Proceder à integração de exemplares de todas as publicações editadas pelos Serviços do Ministério que não disponham de bibliotecas próprias;

1. Faltas no tratamento documental (registo, catalogação, cotação, classificação, indexação e armazenamento). 2.. Incumprimento da legislação em vigor; 3. Dispersão do espólio documental; 4. Inexistência de Plano de Segurança e Risco para documentos e edifício da Biblioteca; 5. Inexistência de práticas e medidas de conservação e de preservação preventiva e curativa do espólio documental / Ausência de plano de conservação digital; 6. Perda de documentos sem registo; 7. Risco de natureza ambiental de deterioração dos documentos / Risco de destruição dos documentos, decorrente de sinistros naturais, designadamente de inundações, incêndios e terramotos; 8. Risco de deterioração dos documentos causados pela acção humana

M E

• Cumprir a Carta Ética da SGMF; • Elaborar e cumprir Manual de Procedimentos da DAB; • Formação regular de todos os trabalhadores da DAB; • Acompanhamento e supervisão da atividade pelos superiores hierárquicos; • Medidas de segurança no acesso à Biblioteca; • Obter declarações de interesses privados e/ou públicos de todos os trabalhadores; • Elaborar relatórios mensais da atividade desenvolvida pela DAB, com tipologia e número de processos, pendentes e/ou findos, bem como identificação dos trabalhadores em cada caso intervenientes; • Sensibilização regular de todos os trabalhadores para a importância do cumprimento do PRRCIC; • Atualização do inventário dos fundos documentais; • Incremento da aplicação de medidas de conservação e preservação documentais; • Medidas de higienização, de monitorização e de restauro dos documentos, de digitalização e desmaterialização de processos; • Atualização de plano de preservação digital; • Incremento da aplicação das regras constantes de Manual de Procedimentos, bem como da aplicação da legislação e Normas Portuguesas (NP) atinentes; • Criação de Plano de segurança contra incêndios e intrusão; • Assegurar a comunicação e disponibilização de toda a documentação em arquivo; • Rotatividade e variabilidade dos técnicos na execução das tarefas: triagem/recepção e receção/triagem.


65

resultante de acondicionamento incorreta da documentação e de deficiências no manuseamento dos documentos.

66

Colaborar em programas que visem dar a conhecer o património documental através de exposições, colóquios e outras atividades;

1. Incumprimento da legislação em vigor. 2. Impedimento ou conflito de interesses 3. Abuso de poder; 4. Tráfico de influências; 5. Incumprimentos processuais, dolosos ou negligentes. 6. Administração danosa. 7. Falsidade de perícia ou interpretação. 8. Falsificação de documento. 9. Incompatibilidades e impedimentos. 10. Violação de regras de imparcialidade. 11. Apropriação ilegítima de bens públicos.

M E

Acompanhamento e supervisão da atividade pelos superiores hierárquicos; Formação regular de todos os trabalhadores da DAB;

Cumprir Manual de Procedimentos da DAB;

Elaborar relatórios mensais da atividade desenvolvida pela DAB, com tipologia e número de processos, pendentes e/ou findos, bem como identificação dos trabalhadores em cada caso intervenientes;

Sensibilização regular de todos os trabalhadores para a importância do cumprimento do PRRCIC;

Incremento da aplicação da legislação internacional e Normas Portuguesas (NP) atinentes;


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Gerir o Arquivo Contemporâneo do Ministério, assegurando, designadamente: i) A recolha, conservação, tratamento e disponibilização da informação considerada de conservação permanente produzida pelos serviços dependentes do MF; ii) A recolha, organização e elaboração de instrumentos de descrição e recuperação da informação dos fundos documentais provenientes de organismos extintos que fiquem à sua guarda; iii) A promoção e realização da transferência de suportes de informação em ordem à salvaguarda da

1. Falhas na classificação, incorreta descrição e armazenamento dos processos/documentos; 2. Acesso indevido a informação reservada / Quebra de sigilo / Risco de incumprimento das disposições em matéria de proteção de dados pessoais; 3. Erro intencional no reencaminhamento de documentação, com atrasos na cadeia documental e na correspondência recebida e a enviar para o exterior; 4. Favorecimento/Prejuízo de terceiros; 5. Incumprimento da legislação em vigor; 6. Dispersão do espólio documental; 7. Inexistência de Plano de Segurança e Risco para documentos e edifício do Arquivo; 8. Inexistência de práticas e medidas de conservação e de preservação preventiva e curativa do espólio documental / Inadequação de plano de preservação

M E

• Cumprir a Carta Ética da SGMF; • Acompanhamento e supervisão da atividade pelos superiores hierárquicos; • Formação regular de todos os trabalhadores da DAB; • Elaborar e cumprir Manual de Procedimentos da DAB; • Medidas de segurança no acesso ao arquivo; • Obter declarações de interesses privados e/ou públicos de todos os trabalhadores; • Elaborar relatórios mensais da atividade desenvolvida pela DSAB, com tipologia e número de processos, pendentes e/ou findos, bem como identificação dos trabalhadores em cada caso intervenientes; • Sensibilização regular de todos os trabalhadores para a importância do cumprimento do PRRCIC; • Assegurar o estrito cumprimento das disposições em matéria de proteção de dados pessoais; • Instalação de módulos com chave; • Atualização do inventário dos fundos documentais; • Incremento da aplicação de medidas de conservação e preservação documentais; • Medidas de higienização, de monitorização e de restauro dos documentos, de digitalização e desmaterialização de processos; • Atualização do plano de preservação digital; • Incremento da aplicação das regras constantes de Manual de Procedimentos, bem como da aplicação da legislação e Normas Portuguesas (NP) atinentes; • Digitalização de documentação/processos - desmaterialização de processos; • Criação de Plano de segurança contra incêndios e intrusão.


68

documentação de valor permanente; iv) A orientação dos utilizadores, tanto internos como externos, fornecendo-lhes informação sobre a documentação existente e disponível no arquivo

digital; 9. Ausência de procedimentos e instrumentos de gestão de documentos (tratamento, registo, classificação, organização, inventariação, avaliação, seleção e eliminação); 10. Deslocação dos processos e da documentação à guarda do Arquivo para outras Unidades Orgânicas do MF e consequente perda ou deterioração; 11. Extravio de documentos dos processos; 12. Perda de documentos sem registo.

69

13. Risco de natureza ambiental de deterioração dos documentos / Risco de destruição dos documentos, decorrente de sinistros naturais, designadamente de inundações, incêndios e terramotos; 14. Risco de deterioração dos documentos causados pela ação humana resultante de acondicionamento incorreto da documentação e de deficiências no manuseamento dos documentos; 15. Impedimento ou conflito de interesses 16. Abuso de poder; 17. Tráfico de influências; 18. Incumprimentos processuais, dolosos ou negligentes.

• Obrigatoriedade de emissão de fatura-recibo para cada serviço prestado, através de documento pré numerado sequencialmente, com controlo diário de emissão, assente em Tabela; • Assegurar a comunicação e disponibilização de toda a documentação em Arquivo; • Rotatividade e variabilidade dos técnicos na execução das tarefas: triagem/receção e receção/triagem.

70

Prestar apoio e orientar tecnicamente, de acordo com as normas nacionais e internacionais, os arquivos dos gabinetes dos membros do Governo e dos serviços do Ministério, com vista a uniformizar procedimentos que garantam a integridade e o acesso à informação;

1. Incumprimento da legislação e das normas em vigor. 2. Risco de incumprimento das disposições legais e regulamentares em matéria de proteção de dados pessoais.

M E

• Cumprir a Carta Ética da SGMF; • Acompanhamento e supervisão da atividade pelos superiores hierárquicos; • Formação regular de todos os trabalhadores da DAB; • Elaborar e cumprir Manual de Procedimentos da DAB; • Obter declarações de interesses privados e/ou públicos de todos os trabalhadores; • Elaborar relatórios mensais da atividade desenvolvida pela DAB, com tipologia e número de processos, pendentes e/ou findos, bem como identificação dos trabalhadores em cada caso intervenientes; • Sensibilização regular de todos os trabalhadores para a importância do cumprimento do PRRCIC; • Assegurar o estrito cumprimento das disposições em matéria de proteção de dados pessoais; • Incremento da aplicação de medidas de conservação e preservação documentais; • Aplicação do plano de preservação digital; • Incremento da aplicação das regras constantes de Manual de Procedimentos, bem como da aplicação da legislação e Normas Portuguesas (NP) atinentes; • Aplicação do Plano de Classificação e Avaliação Documental do Ministério das Finanças.


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Organizar o sistema de arquivo geral da Secretaria-Geral de forma a proporcionar um meio rápido e eficiente de recuperação da informação;

1. Falhas na classificação, incorreta descrição e arquivo dos processos/documentos; 2. Acesso indevido a informação reservada / Quebra de sigilo / Risco de incumprimento das disposições em matéria de proteção de dados pessoais; 3. Erro intencional no reencaminhamento de documentação, com atrasos na cadeia documental e na correspondência recebida e a enviar para o exterior; 4. Favorecimento / Prejuízo de terceiros; 5. Incumprimento da legislação em vigor; 6. Dispersão do espólio documental; 7. Inexistência de Plano de Segurança e Risco para documentos e edifício do Arquivo; 8. Inexistência de práticas e medidas de conservação e de preservação preventiva e curativa do espólio documental / Ausência de plano de conservação

M E

• Cumprir a Carta Ética da SGMF; • Acompanhamento e supervisão da atividade pelos superiores hierárquicos; • Formação regular de todos os trabalhadores da DAB; • Elaborar e cumprir Manual de Procedimentos da DAB; • Medidas de segurança no acesso ao arquivo; • Obter declarações de interesses privados e/ou públicos de todos os trabalhadores; • Elaborar relatórios mensais da atividade desenvolvida pela DSAB, com tipologia e número de processos, pendentes e/ou findos, bem como identificação dos trabalhadores em cada caso intervenientes; • Sensibilização regular de todos os trabalhadores para a importância do cumprimento do PRRCIC; • Assegurar o estrito cumprimento das disposições em matéria de proteção de dados pessoais; • Atualização do inventário anual dos fundos documentais; • Incremento da aplicação de medidas de conservação e preservação documentais; • Medidas de higienização, de monitorização e de restauro dos documentos, de digitalização e desmaterialização de processos; • Elaboração de plano de conservação digital; • Incremento da aplicação das regras constantes de Manual de Procedimentos, bem como da aplicação da legislação e Normas Portuguesas (NP) atinentes; • Implementação do Plano de Classificação e Avaliação do Ministério das Finanças.


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digital; 9. Ausência de procedimentos e instrumentos de gestão de documentos (tratamento, registo, classificação, organização, inventariação, avaliação, seleção e eliminação); 10. Deslocação dos processos e da documentação à guarda do Arquivo para outras Unidades Orgânicas MF e consequente perda o deterioração; 11. Extravio de documentos dos processos; 12. Perda de documentos sem registo;

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Elaborar e atualizar as tabelas gerais de avaliação, seleção e eliminação de documentos;

1. Falhas na classificação e incorreta descrição das atividades produzidas pelo serviço; 2. Incumprimento da legislação em vigor; 3. Incumprimento da legislação no que diz respeito aos prazos de conservação documental;

M E

• Cumprir a Carta Ética da SGMF; • Acompanhamento e supervisão da atividade pelos superiores hierárquicos; • Formação regular de todos os trabalhadores da DAB; • Cumprir Manual de Procedimentos da DAB; • Obter declarações de interesses privados e/ou públicos de todos os trabalhadores; • Sensibilização regular de todos os trabalhadores para a importância do cumprimento do PRRCIC; • Incremento da aplicação de medidas de conservação e preservação documentais; • Atualização do plano de preservação digital; • Incremento da aplicação das regras constantes de Manual de Procedimentos, bem como da aplicação da legislação e Normas Portuguesas (NP) atinentes;


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Organizar e manter o arquivo histórico de

acordo com as regras arquivísticas nacionais

e internacionais.

1. Falhas na classificação, incorreta descrição e arquivo dos processos/documentos; 2. Acesso indevido a informação reservada / Quebra de sigilo / Risco de incumprimento das disposições em matéria de proteção de dados pessoais; 3. Erro intencional no reencaminhamento de documentação, com atrasos na cadeia documental e na correspondência recebida e a enviar para o exterior; 4. Favorecimento / Prejuízo de terceiros; 5. Incumprimento da legislação em vigor; 6. Dispersão do espólio documental; 7. Inexistência de Plano de Segurança e Risco para documentos e edifício do Arquivo; 8. Inexistência de práticas e medidas de conservação e de preservação preventiva e curativa do espólio documental / Ausência de

M E

• Cumprir a Carta Ética da SGMF; • Acompanhamento e supervisão da atividade pelos superiores hierárquicos; • Formação regular de todos os trabalhadores da DAB; • Cumprir Manual de Procedimentos da DAB; • Medidas de segurança no acesso ao arquivo; • Obter declarações de interesses privados e/ou públicos de todos os trabalhadores; • Elaborar relatórios mensais da atividade desenvolvida pela DAB, com tipologia e número de processos, pendentes e/ou findos, bem como identificação dos trabalhadores em cada caso intervenientes; • Sensibilização regular de todos os trabalhadores para a importância do cumprimento do PRRCIC; • Assegurar o estrito cumprimento das disposições em matéria de proteção de dados pessoais; • Instalação de módulos com chave; • Manter atualizado o inventário dos fundos documentais; • Incremento da aplicação de medidas de conservação e preservação documentais; • Medidas de higienização, de monitorização e de restauro dos documentos, de digitalização e desmaterialização de processos; • Aplicação das medidas previstas no plano de preservação digital; • Incremento da aplicação das regras constantes de Manual de Procedimentos, bem como da aplicação da legislação e Normas Portuguesas (NP) atinentes. • Criação de Plano de Classificação e Avaliação Documental - Lista Consolidada; • Digitalização de documentação/processos - desmaterialização de processos; • Criação de Plano de segurança contra incêndios e intrusão; • Obrigatoriedade de emissão de fatura-recibo para cada serviço prestado, através de documento pré numerado sequencialmente, com controlo diário de emissão, assente em Tabela; • Assegurar a comunicação e disponibilização da documentação em Arquivo de acesso público; • Rotatividade e variabilidade dos técnicos na execução das tarefas: triagem/receção e receção/triagem.


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plano de conservação digital; 9. Ausência de procedimentos e instrumentos de gestão de documentos (tratamento, registo, classificação, organização, inventariação, avaliação, seleção e eliminação); 10. Deslocação dos processos e da documentação à guarda do Arquivo para outras Unidades Orgânicas MF e consequente perda ou deterioração; 11. Extravio de documentos dos processos; 12. Perda de documentos sem registo.

Riscos transversais

Deslealdade ao serviço público consubstanciada na adoção de comportamentos funcionais que com dolo ou por negligência sejam lesivos do interesse público e dos direitos dos cidadãos

M E • Segregação de funções; • Adoção das adequadas medidas repressivas em caso de verificação de deslealdade ao serviço público.


Reprodução de documentos relacionada com o atendimento ao público

Não cobrar o valor estipulado na tabela de preços

B B Nota: Os valores são tão insignificantes que o risco não é compensador, pelo que não se propõe qualquer medida ou mecanismo de controlo.

Assistentes técnicos e técnicos superiores que façam o atendimento ao cliente.

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Sugestão de empresas específicas nesta área para o lançamento do procedimento de contratação

Escolher empresas que não cumprem com o estipulado no contrato

M M

Nota: Como a adjudicação é sempre feita pelo preço mais baixo, não há qualquer possibilidade de controlo da capacidade efetiva do concorrente responder ao pretendido. De qualquer forma o processo aquisitivo não é da responsabilidade deste serviço com exceção do pedido aquisitivo e sugestões para a formulação do caderno de encargos.


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7. Acompanhamento, avaliação e atualização

A SGMF assume que a qualidade da governação, a integridade das operações e dos

processos, a qualidade do sistema de controlo interno, a motivação do pessoal e a boa

comunicação são as bases de um modelo que previne riscos de corrupção e de

infrações conexas.

A qualidade da governação pauta-se pela exemplaridade e pela excelência das

condutas dos trabalhadores e dirigentes, repercutindo-se o seu padrão valorativo a

todos os níveis da cadeia hierárquica; a motivação individual dos trabalhadores e

dirigentes gera cumprimentos íntegros, que se refletem no bom desempenho do

serviço; a comunicação tem um papel crucial na motivação dos trabalhadores e

dirigentes , bem como em todos os aspetos da socialização, pelo que o presente

PPRIC é amplamente divulgado nesta SGMF em ações de sensibilização específicas.

Compete ao Secretário Geral proceder ao controlo do cumprimento das regras do

Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas, com o apoio da

Direção de Serviços de Auditoria e Controlo Interno.

Anualmente elabora, para o efeito, um relatório, que remete ao Tribunal de Contas.

O acompanhamento anual do Plano deve basear-se na análise das respostas dos

Departamentos e Serviços envolvidos no seu cumprimento, obtidas na sequência de

formulários e ações específicas para o efeito preparadas e validadas pela Direção de

Serviços de Auditoria e Controlo Interno.

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Todos os departamentos da Secretaria Geral do Ministério das Finanças elaboram

manuais de procedimentos que refletem a transparência e a integridade das

operações e dos processos respetivos.

Os Dirigentes devem informar o Secretário-Geral, sempre que surjam riscos de

prática de corrupção ou de infrações conexas, elevados ou novos, que importe

prevenir ou reprimir.

A Direção de Serviços de Auditoria e Controlo Interno deve, no Relatório Anual de

Execução do Plano, recomendar a atualização do Plano, sempre que tal se revele

necessário.

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PLANO DE GESTÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E ...3 Com efeito, este Plano reitera os princípios consagrados no Código de Ética dos Trabalhadores da Secretaria Geral do Ministério