Plano de prevenção corrupção ipdj

Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ,I.P.

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Plano de Prevenção de Riscos de Gestão (incluindo os riscos de corrupção e infrações conexas)

do Instituto Português do Desporto e

Juventude, I.P. (Sede e Direções Regionais)


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I. INTRODUÇÃO II. CARACTERIZAÇÃO DO IPDJ, I.P.

1. Natureza 2. Missão 3. Visão 4. Valores 5. Atribuições 6. Organograma 7. Instrumentos de Gestão

III. COMPROMISSO ÉTICO Carta Ética da Administração Pública – Dez Princípios Éticos IV. IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS

1. Conceito de risco e de gestão de risco 2. Fatores de risco 3. Funções e responsabilidades 4. Áreas de risco

V. IDENTIFICAÇÃO DAS ÁREAS E ATIVIDADES E DOS RISCOS ASSOCIADOS Áreas de Intervenção

Unidade e subunidade orgânica Missão Principais atividades Riscos identificados Medidas adotadas Mecanismos de controlo interno Responsáveis

VI. ACOMPANHAMENTO, AVALIAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO PLANO Constituição de uma Comissão de Acompanhamento e Monitorização do Plano. Deverá elaborar relatório atualização sempre que necessário ANEXOS:

Lei Orgânica e Estatutos Delegação e subdelegação de competências


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I. INTRODUÇÃO

Decorrente da Recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção, datado de 1 de Julho de

2009 e estando o Instituto Português do Desporto e Juventude, I.P. consciente de que a corrupção

é um sério obstáculo ao normal funcionamento das instituições, constituindo uma das grandes

preocupações quer dos Estados quer das organizações, prejudicando gravemente a fluidez das

relações entre cidadãos e a Administração, obstando, ainda, ao desejável desenvolvimento das

economias e ao normal funcionamento dos mercados, apresenta o seu Plano de Gestão de Riscos

de Corrupção e Infracções Conexas, o qual pretende ser um instrumento interno de gestão que

permita aferir responsabilidades que eventualmente ocorram na gestão dos recursos públicos.

Sendo este o primeiro Plano do Instituto Português do Desporto e Juventude, I.P. inclui medidas

já implementadas, evidenciando, deste modo, os princípios de atuação do Organismo, expressos

nos valores institucionais de transparência, qualidade, inovação, orientação para os resultados e

trabalho em equipa.

Pressupondo o acompanhamento e monitorização sistemática visando a sua eficácia e melhoria

contínua, o Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas estrutura-se do

seguinte modo:

I. Caracterização do Instituto Português do Desporto e Juventude, I.P. II. Compromisso Ético III. Identificação dos Riscos IV. Identificação das áreas e actividades e dos riscos associados V. Acompanhamento, Avaliação e Atualização do Plano VI. Lei Orgânica e Estatutos; VII. Delegação de Competências; VIII. Recomendações


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II. CARACTERIZAÇÃO DO IPDJ, I.P.

1. Natureza

O Instituto Português do Desporto e Juventude, I.P., (IPDJ,I.P), é um instituto público

integrado na administração indireta do Estado, dotado de autonomia administrativa e

financeira e de património próprio.

O IPDJ, I.P., prossegue atribuições da Presidência do Conselho de Ministros, sob

superintendência e tutela do Primeiro-Ministro, ou do membro do Governo com

responsabilidade na área do desporto e da juventude.

2. Missão

O IPDJ, I.P. tem por missão a execução de uma política integrada e descentralizada para as áreas do

desporto e da juventude, em estreita colaboração com entes públicos e privados, designadamente

com organismos desportivos, associações juvenis, estudantis e autarquias locais.

3. Visão

Ser uma organização de reconhecida referência nacional e internacional no desenvolvimento de

políticas públicas para as áreas do desporto e juventude.

4. Valores institucionais


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5. ATRIBUIÇÕES

São principais atribuições do IPDJ, I.P., em geral:

a) Promover a formação e a qualificação dos quadros necessários ao exercício de funções

específicas nas áreas do desporto e da juventude;

b) Assegurar as relações externas, no domínio das políticas do desporto e da juventude, em

particular com os países que integram a Comunidade dos Países de Língua Portuguesa

(CPLP);

c) Assegurar a realização de ações de informação e sensibilização, no âmbito do desporto e da

juventude;

d) Promover e apoiar, em colaboração com instituições públicas e privadas, a realização de

estudos sectoriais e intersectoriais e trabalhos de investigação sobre as áreas do desporto e

da juventude;

e) Assegurar a articulação horizontal entre o IPDJ, I. P., e os diferentes organismos da

Administração Pública envolvidos na resposta aos problemas suscitados, na área do desporto

e da juventude;

f) Promover a aplicação e fiscalizar, diretamente ou indiretamente através de pessoas ou

entidades qualificadas, o cumprimento das leis, regulamentos, normas e requisitos técnicos,

aplicáveis no âmbito das suas atribuições, bem como emitir as autorizações e licenças que

lhe estejam cometidas por lei e proceder à emissão de certidões e credenciações legalmente

previstas;

g) Gerir, administrar e conservar as infraestruturas da sua propriedade ou outras que lhe sejam

afetas para a prossecução da sua atividade;

h) Promover de uma forma extensiva, inclusiva e sistemática, junto dos jovens, o conhecimento

e acesso às tecnologias de informação e comunicação (TIC), nomeadamente através de ações

de formação;

i) Promover, criar e desenvolver sistemas integrados de informação;

j) Apoiar a execução de programas integrados de construção, beneficiação, ampliação e

recuperação de infraestruturas, bem como pronunciar-se sobre as normas relativas a

condições técnicas e de segurança, construção e licenciamento;

k) Solicitar aos serviços e organismos integrados na Administração Pública, em particular às

escolas, instituições de ensino superior e a entidades na área da saúde, a informação e a

colaboração que considere necessárias;

l) Promover a instituição de mecanismos de coordenação interministerial.

No domínio do Desporto:

a) Prestar apoio e propor a adoção de programas para a integração da atividade física e do

desporto nos estilos de vida saudável quotidiana dos cidadãos e apoiar técnica, material e

financeiramente o desenvolvimento da prática desportiva, assim como o desporto de alto

rendimento e as seleções nacionais;

b) Propor e aplicar medidas preventivas e repressivas no âmbito da ética no desporto,

designadamente no combate à dopagem, à corrupção, à violência, ao racismo e à xenofobia


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no desporto, bem como na defesa da verdade, da lealdade e correção das competições e

respetivos resultados;

c) Propor a adoção do controlo médico-desportivo no acesso e na prática desportiva;

d) Velar pela aplicação das normas relativas ao sistema de seguro dos agentes desportivos;

e) Promover e apoiar, em colaboração com instituições públicas ou privadas, a realização de

estudos e trabalhos de investigação sobre os indicadores da prática desportiva e os

diferentes fatores de desenvolvimento da atividade física e do desporto.

No domínio da Juventude:

a) Apoiar a definição das políticas públicas para a juventude, designadamente através da

adoção de medidas de estímulo à participação cívica dos jovens em atividades sociais,

económicas, culturais e educativas;

b) Acompanhar a execução das políticas públicas de juventude;

c) Apoiar o associativismo jovem, nos termos da lei, mantendo atualizado o Registo

Nacional do Associativismo Jovem (RNAJ);

d) Apoiar técnica e financeiramente os programas desenvolvidos non âmbito da Lei do

Associativismo Jovem;

e) Promover a implementação de programas destinados a responder às necessidades e

especificidade do universo jovem, nomeadamente nas áreas de ocupação de tempos

livres, do voluntariado, do associativismo, da educação não-formal e da formação;

f) Promover e implementar mecanismos de estímulo e apoio à iniciativa e ao espirito

empreendedor dos jovens;

g) Promover ações de sensibilização e aconselhamento, em particular nas áreas da saúde,

comportamento de risco, proteção de menores e ambiente, visando assegurar a

realização e o bem-estar dos jovens;

h) Apoiar a mobilidade dos jovens, promovendo a construção de infraestruturas de

alojamento e dinamizando, em particular, a rede nacional de pousadas da juventude,

segundo critérios de racionalidade geográfica e demográfica, bem como de eficiência

económica;

i) Incentivar o intercâmbio juvenil, promovendo a participação e integração em organismos

comunitários e internacionais e em projetos de cooperação e desenvolvimento social e

económico;

j) Promover o estabelecimento de parcerias com entidades públicas ou privadas de âmbito

regional, nacional ou internacional, com vista à prossecução das políticas de juventude.

O IPDJ, I.P. pode estabelecer relações de cooperação, no âmbito das suas atribuições, com outras

entidades, públicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras, sem que tais relações de cooperação

impliquem delegação ou partilha de atribuições e competências.

Para cumprimento da sua missão, o IPDJ, I.P. apoia-se na seguinte estrutura organizacional:

Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P

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7. INSTRUMENTOS DE GESTÃO

O IPDJ, I.P. norteia a sua gestão com suporte nos vários instrumentos de gestão

legalmente obrigatórios, enquadrados nos seguintes Documentos:

Orçamento;

QUAR;

Plano de Atividades;

Relatório de Atividades;

Planos de Formação;

Relatórios de Formação;

Normas de Controlo Interno;

Procedimentos no âmbito do Controlo da Qualidade;

Manuais de Procedimentos;

Fluxogramas.

III. COMPROMISSO ÉTICO E SERVIÇO PÚBLICO

A Constituição da República Portuguesa (CRP) e o Código de Procedimento Administrativo (CPA)

obrigam todos os trabalhadores da Administração Pública a respeitar um conjunto de princípios

no exercício da sua atividade.

Os trabalhadores do IPDJ, I.P. regulam o exercício das suas funções apoiado num conjunto de

princípios e valores, cujo conteúdo, em parte se encontra vertido na Carta Ética da

Administração Pública – Dez Princípios Éticos da Administração Pública, designadamente:

1. Princípio do Serviço Público

Os funcionários encontram-se ao serviço exclusivo da comunidade e dos cidadãos, prevalecendo sempre o interesse público sobre os interesses particulares ou de grupo.

2. Princípio da Legalidade

Os funcionários atuam em conformidade com os princípios constitucionais e de acordo com a lei e o direito.

3. Princípio da Justiça e Imparcialidade

Os funcionários, no exercício da sua atividade, devem tratar de forma justa e imparcial todos os cidadãos, atuando segundo rigorosos princípios de neutralidade.


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4. Princípio da Igualdade

Os funcionários não podem beneficiar ou prejudicar qualquer cidadão em função da sua ascendência, sexo, raça, língua, convicções políticas, ideológicas ou religiosas, situação económica ou condição social.

5. Princípio da Proporcionalidade

Os funcionários, no exercício da sua atividade, só podem exigir aos cidadãos o indispensável à realização da atividade administrativa.

6. Princípio da Colaboração e Boa-fé

Os funcionários, no exercício da sua atividade, devem colaborar com os cidadãos, segundo o princípio da Boa Fé, tendo em vista a realização do interesse da comunidade e fomentar a sua participação na realização da atividade administrativa.

7. Princípio da Informação e Qualidade

Os funcionários devem prestar informações e/ou esclarecimentos de forma clara, simples, cortês e rápida.

8. Princípio da Lealdade

Os funcionários, no exercício da sua atividade, devem agir de forma leal, solidária e cooperante.

9. Princípio da Integridade

Os funcionários regem-se segundo critérios de honestidade pessoal e de integridade de caráter.

10. Princípio da Competência e Responsabilidade

Os funcionários agem de forma responsável e competente, dedicada e crítica, empenhando-se na valorização profissional.


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IV. IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS

1. Conceito de Risco e de Gestão do Risco

1.1 Risco

De acordo com a Norma de Gestão de Riscos, elaborada pela FERMA (2003), pode definir-

se risco como “a combinação de evento, situação ou circunstância futura com

probabilidade de ocorrência e potencial consequência negativas na consecução dos

objetivos de uma unidade organizacional (ISO/IEC Guide 73)1. O simples facto de existir

atividade, abre a possibilidade de ocorrência de eventos ou situações cujas consequências

constituem oportunidades para obter vantagens (lado positivo) ou então ameaças ao

sucesso (lado negativo).

1.2 Gestão de Risco

A gestão de riscos é o processo através do qual as organizações analisam metodicamente

os riscos inerentes às respetivas atividades, com o objetivo de atingirem uma vantagem

sustentada em cada atividade individual e no conjunto de todas as atividades.

A gestão de risco deve ser um processo contínuo e em constante desenvolvimento

aplicado à estratégia da organização e à implementação dessa mesma estratégia. Assim, a

gestão de risco deve:

Analisar metodicamente todos os riscos inerentes às atividades;

Ser integrada na cultura da organização;

Traduzir a estratégia em objectivos operacionais, atribuindo responsabilidades na

gestão dos riscos por toda a organização,

Ser calculada ao nível das áreas de intervenção, designadamente, projetos,

atividades e programas e, consequentemente, ao nível da missão e funções de

cada departamento;

O presente Plano de prevenção de riscos de gestão que inclui os riscos de corrupção e

infrações conexas constitui um instrumento para a gestão do risco como suporte do

1 Norma de Gestão de Riscos, FERMA - Federation of European Risk Management Associations, 2003.

ISO 31000:2009, Risk management – Principles and guidelines ISO Guide 73:2009, Risk management vocabulary


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planeamento estratégico, do processo de tomada de decisão, de responsabilização e de

avaliação do desempenho (FERMA, 2003: 3).

2. Fatores de Risco

Podem ser vários os riscos de gestão que uma organização acarreta no exercício da sua

actividade. Esses riscos podem ter origem em factores internos ou externos à

organização. Destacam-se os seguintes:

Fatores internos:

Qualidade da Gestão

Sistemas de Partilha

Sistemas de Controlo Interno

Recursos Humanos

Motivação

Comunicação

Integridade das operações e dos processos

Fatores externos:

Reduções orçamentais;

Instabilidade governamental

Instabilidade económica (vigência do PAEF);

Redução de efetivos humanos e financeiros

3. Funções e responsabilidades

O Plano de Gestão de Risco identifica, relativamente a cada área de intervenção, distribuída pelos

departamentos do IPDJ, I.P., os riscos e infrações conexas, e as responsabilidades de cada

interveniente; os recursos necessários e disponíveis e as medidas adotadas que possam prevenir

as ocorrências e os responsáveis envolvidos na gestão do plano.


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No quadro seguinte identificam-se os intervenientes, funções e respetivas

responsabilidades:

Decisor/Intervenientes

Funções e Responsabilidades

Conselho Diretivo (CD)

Responsável pela gestão do plano; Estabelece os critérios de gestão de risco e a sua revisão; Responsável pelo acompanhamento e avaliação.

Dirigentes Intermédios dos Serviços Centrais, Direções Regionais e Coordenadores

Responsáveis pela organização, aplicação e acompanhamento do Plano de acordo com a sua área de intervenção; Devem dispor de indicadores de desempenho que permitam monitorizar as atividades chave; Identificam e comunicam ao CD todos os riscos novos ou falhas identificadas nas medidas de controlo interno;

Trabalhadores

Compreender o seu nível de responsabilização individual; Compreender de que forma podem contribuir para a melhoria contínua da gestão de riscos; Compreender que a gestão de riscos e a sensibilização para a existência de riscos são elementos chave da cultura da organização; Comunicar à direção de topo todos os riscos novos ou falhas constatadas nas medidas de controlo existentes.

Fonte: FERMA 2003.

Intervenientes Funções e Responsabilidades

4. Áreas de Risco

A identificação das áreas riscos tem como objetivo apontar os elementos de incerteza de

uma organização.

A identificação dos riscos deve ser abordada de forma metódica, de modo a garantir que

todas as atividades suscetíveis de risco dentro da Organização sejam identificadas bem

como todos os riscos que dai decorrem definidos.

Sublinhe-se que, ocorrências que prejudicam o exercício das atividades geram desvios

que podem ter maior ou menor impacto nos resultados da Organização.

No que se refere ao IPDJ, I.P., instituto público dotado de autonomia administrativa,

financeira e patrimonial, destacam-se as seguintes áreas com probabilidade de risco:

Gestão Estratégica;

Gestão Financeira e Patrimonial;


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Arrecadação de Receita;

Financiamento e atribuição de subsídios;

Gestão de Recursos Humanos;

Gestão processual;

Auditoria interna.

V. IDENTIFICAÇÃO DAS ÁREAS E ATIVIDADES E DOS RISCOS ASSOCIADOS

De seguida apresentam-se os Planos de Prevenção de Riscos de Gestão comuns aos

Departamentos e Serviços do IPDJ, Sede e Direções Regionais, onde se identifica a

Missão, as Principais Atividades, os Riscos Identificados, o Grau de Risco, as Medidas

Adotadas, os Mecanismos de Controlo Interno e os Responsáveis.

Optou-se por uma avaliação tendo em conta o grau de risco a considerar de acordo com a

probabilidade de ocorrência, a saber:

Risco Elevado – ocorrência provável

Risco Moderado – ocorrência possível

Risco Fraco – ocorrência remota

A apresentação dos Planos segue a lógica da estrutura organizacional (organograma)

inserida no presente Plano.


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Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P.

Áreas de Intervenção

Unidade Orgânica

Subunidade orgânica

Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco*

Medidas adotadas Mecanismos de

Controlo Interno

Responsáveis

ADoP

Autoridade Antidopagem de Portugal

Gabinete Jurídico

(GJ)

Prestar assessoria jurídica aos órgãos da ADoP; Colaborar e participar na elaboração de diplomas legais, nacionais e internacionais, relativos à luta contra a dopagem no desporto; Verificar a conformidade e proceder ao registo dos regulamentos federativos antidopagem; Instruir processos de contraordenação e analisar impugnações; Prestar apoio técnico no âmbito dos processos submetidos à AMA; Informar, dar parecer e acompanhar tecnicamente os procedimentos

Assegurar o Sistema de Localização do Praticante Desportivo: notificar os praticantes desportivos incluídos no grupo alvo; rececionar e verificar os formulários; verificar incumprimentos e violações das normas antidopagem.

Assegurar a gestão da base de dados do Sistema de Localização do Praticante Desportivo (SILP).

Notificar os praticantes desportivos sobre incumprimentos e violações das normas antidopagem no âmbito do sistema de localização do praticante desportivo.

Gerir o programa ADAMS® (Anti-Doping Administration and Management System).

Assegurar os backups da base de dados da qual é responsável

Fugas de informação relativas a: Violações de normas antidopagem ou processos conexos; Informação relacionada com o Sistema de Localização do Praticante Desportivo.

Elevado

Elevado

Processos relativos às violações normas antidopagem guardados em armários com acesso condicionado e controlado (os referidos processos só circulam entre GJ e o Presidente da ADoP); Porta de segurança com controlo biométrico que veda a passagem a pessoas estranhas não autorizadas; Segurança humana 24h e relatório diário de ocorrências.

Existência de Livro de Reclamações; Manual de procedimentos; Regulamentos Registo de Divulgações enviadas.

Luís Horta (Presidente)


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Unidade Orgânica




Controlo Interno

Responsáveis

ADoP

Autoridade Antidopagem de Portugal

Gabinete Jurídico

(GJ)

administrativos no âmbito da ADoP; Assegurar as demais funções que lhe sejam cometidas pelo Presidente da ADoP.

Participação e organização de ações de formação e reciclagem de MRCDs e ACDs, participação em seminários e conferências da ESPAD e outras no âmbito das suas responsabilidades.

Cumprir as obrigações de proteção de dados, confidencialidade e ética profissional aplicáveis.

Cumprir a política da qualidade

ESPAD

Estrutura de Suporte ao Programa

Antidopagem

Informar, formar e controlar de forma a

dissuadir os praticantes desportivos de práticas de

dopagem

Sistema de Localização do Praticante Desportivo Registo de Autorizações de Utilização Terapêutica Elaboração do Programa Nacional Antidopagem

Acesso à informação sobre os praticantes desportivos no formulário de localização enviado trimestralmente Acesso à informação médica dos praticantes desportivos que solicitam AUT

Moderado

Moderado

Moderado

Moderado

Acesso à informação limitado aos responsáveis (acesso à BD) Acesso à informação limitado aos responsáveis; só os 2 responsáveis têm acesso ao arquivo e à respetiva BD Acesso à informação limitado ao responsável

Todos os colaboradores da ESPAD assinam um termo de confidencialidade e o acesso às respetivas Bases de Dados está também limitado aos respetivos responsáveis pela área

Luís Horta (Presidente da ADoP)

Ana Paula Melo

(Diretora Executiva da

ADOP)


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Unidade Orgânica




Controlo Interno

Responsáveis

ADoP

Autoridade

Antidopagem de Portugal

ADoP

Apoio Logístico ao Programa Nacional Antidopagem Receção de Malas Gestão da Qualidade Informação e educação

Acesso a toda a documentação que envolve a ação de controlo de dopagem

Moderado

Fraco

Fraco

Fraco

Luís Horta

LAD

Laboratório de Análises

de Dopagem

Realizar as análises relativas aos controlos de dopagem a nível nacional e internacional, nomeadamente executando as análises de amostras colhidas no âmbito do Plano Nacional Antidopagem

Executar as análises relativas ao controlo da dopagem, a nível nacional ou internacional, se para tal for solicitado; Executar as análises bioquímicas e afins destinadas a apoiar as ações desenvolvidas pelos organismos e entidades competentes na preparação dos praticantes desportivos, designadamente os de alto rendimento, e colaborar nas ações de recolha necessárias; Dar execução, no âmbito das suas competências, aos protocolos celebrados entre o IPDJ, I. P., e outras instituições; Colaborar em ações de formação e investigação no âmbito da dopagem;

Análise e tratamento dos resultados e/ou amostras de forma não imparcial

Moderado

Assinatura de Compromisso deontológico por parte dos colaboradores Procedimentos Técnicos de cumprimento obrigatório Acesso controlado por meios biométricos Serviço de Segurança Acesso fora do horário normal de funcionamento não permitido sem autorização. Existência de uma rede informática interna sem acesso ao exterior (Internet) para toda a informação relativa aos procedimentos analíticos.

Atribuição de código interno às amostras recebidas Cadeia de Custódia Interna para manuseamento e acesso às amostras

Rodrigo Aguilera

(Coordenador Científico)


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Unidade Orgânica

Missão Principais Atividades Riscos Identificados

Grau de Risco*

Medidas adotadas Mecanismos de Controlo

Interno

Responsá-

veis

DICRI

Departamento de Informação,

Comunicação e Relações

Internacionais

Assegura a comunicação

interna e externa do

IPDJ, I.P.

Proceder ao controlo e avaliação dos apoios atribuídos no âmbito das competências conferidas; Promover e acompanhar a representação externa portuguesa na área da juventude e desporto, no quadro das prioridades definidas pelo Governo para a área da juventude e do desporto; Apoiar a cooperação externa na área da juventude e do desporto, em especial com os Estados membros da Comunidade de Países de Língua Portuguesa e no espaço europeu e ibero-americano; Assegurar a presença do IPDJ, I.P. em feiras, exposições, festivais e outros acontecimentos de interesse para o IPDJ, I.P. Proceder à aquisição de bens e serviços no âmbito das atribuições do Departamento

Proposta de pagamento de apoios indevidos mediante não verificação das condições subjacentes aos mesmos; Tráfico de influência Tráfico de influência Assumpção de compromissos sem prévia autorização e cabimento orçamental; Realização de despesas não previstas e excedendo os limites impostos; Assumpção de compromissos sem prévia autorização e cabimento orçamental

Moderado

Fraco

Fraco

Fraco

Assegurar verificação e acompanhamento constante de processos A representação externa de entidades e/ou de pessoas que não são funcionários do IPDJ está sempre sujeita a verificação e autorização superior, designadamente da SEDJ; As ações realizadas devem estar sempre sempre a coberto de um programa/regulamento/ contrato-programa ou serem superiormente autorizadas, designadamente pelo SEDJ; Processos só são viabilizados após autorização superior expressa, devendo incluir previsão de custos escaladas por áreas de despesa; Elaboração de relatórios de atividades; Verificação constante do cumprimento das regras previstas na legislação em vigor incentivando consulta a outras UO sempre que há dúvidas quanto ao melhor procedimento a adotar, bem como assegurando sugestão diversificada de potenciais fornecedores de bens ou serviços.

Monitorização interna dos processos e sujeição a parecer prévio do DRHFP e/ou DJurídico Verificação caso-a-caso das fundamentações da proposta Sujeição a parecer prévio das UO envolvidas, nomeadamente do DJurídico e/ou DRHFP Recolha de parecer/informação prévia do DRHFP e verificação dos relatórios correspondentes Recolha de parecer/informação prévia do DRHFP

Jorge Queirós

(Diretor)


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Unidade Orgânica



Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno

Responsáveis

DRHFP

Departamento de Recursos Humanos,

Financeiros e Patrimoniais

Divisão de Recursos

Financeiros (DRF)

Assegurar o apoio administrativo e

financeiro do IPDJ, I.P.

Preparar a proposta de orçamento, elaborar a conta de gerência e os relatórios de execução orçamental; Assegurar a gestão financeira, bem como a contabilidade geral, analítica e de tesouraria; Garantir o processamento, liquidação e a arrecadação da receita, de acordo com as normas legais em vigor; Classificar a despesa e registá-la de acordo assegurando as normas legais em vigor, sobretudo ao nível da contratação pública e das normas emanadas pela DGO e Tribunal de Contas;

Falha no controlo dos compromissos assumidos e das dotações orçamentais disponíveis; Pagamentos sem documento justificativo ou fora do âmbito de despesa ilegível; Valores não declarados na totalidade; procedimentos diferentes nos diversos pontos recolha de receita; Assunção de compromissos sem o prévio cabimento orçamental ou fundo disponível suficiente; Despesas com inadequada classificação económica e patrimonial; pagamentos não autorizados superiormente ou sem a respetiva autorização da despesa. Incumprimento da execução das atividades previstas no plano de atividades aprovado;

Moderado

Elevado

Moderado

Moderado

Fraco

Elaboração do orçamento previsional anual e sua análise mensal. Imputação por centros de custos de cada unidade orgânica, conferência prévia dos processamentos para pagamento; Arrecadação de receita prevista de acordo com o fluxograma aprovado e legislação em vigor Assunção de compromisso apenas após o prévio cabimento, análise à legalidade da despesa em causa e afetação do respetivo fundo disponível com os adequados registos contabilísticos nos sistemas internos e da DGO; Acompanhamento da execução do plano de atividades; Informatização integrada dos procedimentos de controlo interno e contabilidade

SIAG Fiscal Único Técnico Oficial de Contas DGO Tribunal de Contas Inspeção-geral de finanças Fluxogramas de controlo interno Regulamento da receita e do fundo de maneio

Silvia Alves

(Diretora)

Carla Monteiro (Chefe de Divisão)


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Unidade Orgânica




Responsáveis

DRHFP



Divisão de Recursos

Financeiros (DRF)

Assegurar o apoio administrativo e

financeiro do IPDJ, I.P.

Assegurar o acompanhamento da execução dos planos anuais e plurianuais numa perspetiva de gestão e controlo orçamental; Assegurar a existência de adequados sistemas de controlo interno; Assegurar a afetação dos recursos financeiros aos serviços, tendo em vista a execução do plano de atividades aprovado.

Incumprimento da legislação em vigor Agravamento das reduções ao orçamento aprovado (cativos, congelamentos, etc).

Fraco

Moderado

Gestão eficiente com a racionalização dos recursos financeiros;

Carla Monteiro (Chefe de Divisão)


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Unidade Orgânica




Responsáveis

DRHFP



Divisão de

Aprovisionamento e

Património (DAP)

Assegurar a

tramitação de todos os processos de

concursos públicos de empreitadas e de aquisição de bens e serviços;

Garantir aprovisionamento,

gestão, conservação e inventário do

património;

Aquisições de bens e serviços;

Gestão patrimonial;

Aquisições Ausência de manuais de procedimento quanto às responsabilidades dos diferentes intervenientes nos processos de aquisição de bens e serviços e de empreitadas; Inexistência de formação adequada que impeça irregularidades e favorecimentos na elaboração dos cadernos de encargos Ausência de um plano formal anual de compras; Pedidos extraordinários urgentes conducentes a procedimentos abreviados; Tratamento deficiente dos dados e custos Área de improvável risco de corrupção

Elevado

Fraco

Elaboração de manuais de

procedimento;

Possibilitar formação adequada;

Sensibilizar para o

cumprimento das normas legais e consequências da

prática de atos menos lícitos.

Realização de auditorias internas periódicas;

Conceber indicadores que permitam a monitorização da execução dos procedimentos aquisitivos, execução da despesa e cálculo das poupanças

Fátima Tavares

(Chefe de Divisão)


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Unidade Orgânica

Missão Principais Atividades Riscos Identificados

Grau de Risco*


Controlo Interno

Responsáveis

DJA

Departamento Jurídico e de Auditoria

Prestação de poio e assessoria jurídica, pela coordenação e

pelo desenvolvimento e aperfeiçoamento

do quadro legal que incida direta e

indiretamente no desporto e na

juventude, bem como realizar

auditorias internas

Prestar assessoria ao presidente e restantes unidade orgânicas do IPDJ, I.P.; Intervir nos processos de averiguações e disciplinas no âmbito do IPDJ, I.P.; Intervir na instrução e proposta de decisão dos processos de contra-ordenação; Intervir nos processos judiciais em o IPDJ, I.P., seja parte.

Tráfico de influência; Intervenção em processo em situação de impedimento; Tráfico de influência; Intervenção em processo em situação de impedimento; Tráfico de influência; Intervenção em processo em situação de impedimento;

Fraco

Médio

Fraco

Acompanhamento, enquanto dirigente responsável pela unidade orgânica, da assessoria prestada, procurando garantir a total autonomia técnica dos técnicos superiores (claramente posta em crise, face à eventual aprovação do novo regime do contrato de trabalho em regime de funções públicas, que prevê o fim da cessação do respetivo vinculo, eliminando a norma de salvaguarda prevista no art.º 88º, n.º 4, da Lei n.º 12-A/2008), de modo a determinar a responsabilidade de cada um; Face ao número de juristas do DJA é imposta uma rotatividade na nomeação dos instrutores e assegurado, tanto quanto possível, que o instrutor não tenha a proximidade ou contacto regular com o arguido. Relativamente às situações de impedimento, observação das regras consagradas no nosso ordenamento jurídico em matéria de impedimentos ou incompatibilidades. Acompanhamento, enquanto dirigente responsável pela unidade orgânica, de todos os processos.

Base de dados (pasta

partilhada do DJA) que permite

acompanhar o desenvolvimento e a gestão dos processos

João Rosa

(Diretor)


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Unidade Orgânica Subunidade

orgânica Missão Principais Atividades Riscos Identificados

Grau de Risco*


Responsáveis

DD

Departamento do Desporto

Divisão de Desporto Federado

Instruir os processos relativos ao apoio técnico, material e financeiro a conceder no âmbito do desporto federado; Promover e apoiar a organização de eventos desportivos; Apoiar a preparação e a participação dos praticantes desportivos, designadamente dos praticantes desportivos em regime de alto rendimento e das seleções nacionais, nas

Promover a celebração de contratos-programa de desenvolvimento desportivo, em particular com as federações desportivas e confederações de caráter nacional, onde se inclui os comités Olímpico e Paralímpico de Portugal, no âmbito do Desenvolvimento da Prática Desportiva, Enquadramento Técnico, Alto Rendimento e Seleções Nacionais, Programa de Preparação Olímpica e Paralímpica, Eventos Desportivos Internacionais; Acompanhar a execução dos programas alvo de apoio através dos contratos-programa acima indicados. Inscrever os agentes desportivos no Registo de Agentes Desportivos de Alto Rendimento (RADAR) e garantir as medidas de apoio previstas legalmente. Concessão de medidas escolares e laborais aos

Atendimento: parcial, Falta de isenção; Tratamento diferenciado: Concessão de medidas a elementos que não terão direito às mesmas (tem especial relevância o Seguro do Praticante de Alto Rendimento e o acesso ao Ensino

Moderado Fraco

Acompanhamento/ Monitorização das tarefas; Divulgação dos critérios e procedimentos existentes; Existência de regulamentos; Publicação e publicitação dos atos mais relevantes Decisões que envolvem pagamentos e alteração dos termos do contrato-programa são alvo de despacho. As medidas principais são exclusivas aos praticantes do RADAR As consequências financeiras dos pedidos das licenças especiais incidem nas entidades que solicitam a licença

Manual de procedimentos; Informações tipificadas Registo de comunicações enviadas. A inscrição no RADAR depende de despacho do Presidente mediante informação tipificada. As licenças especiais dependem de despacho superior.

Jorge Carvalho (Diretor)

Paulo Gonçalves (Chefe de Divisão)


24

Unidade Orgânica Subunidade

orgânica Missão Principais Atividades Riscos Identificados

Grau de Risco*


Responsáveis

DD

Departamento do Desporto

Divisão de Desporto Federado

principais competições internacionais;

praticantes de alto rendimento e seleções nacionais.

Superior, licenças especiais)

Paulo Gonçalves (Chefe de Divisão)

Organizar e manter atualizado o registo nacional de federações desportivas, clubes e demais entidades com intervenção na área do desporto; Organizar e manter atualizado o registo nacional de pessoas singulares ou coletivas, distinguidas por feitos e méritos desportivos;

Organizar as respetivas bases de dados; Elaborar declarações de inscrição nos registos.

Sem riscos identificados

Fraco


25

Unidade Orgânica




Responsáve

is

DJ

Departamento de Juventude

Divisão de Programas

Assegura a coordenação

e a gestão dos programas e projetos do

IPDJ, I.P. dirigidos aos

jovens

Promover a realização de parcerias com entidades públicas e/ou privadas no âmbito de programas e projetos a realizar; Aquisição de Serviços; Atribuição de N.º de Alvarás/N.º de registos de campos de férias; Acompanhar o desenvolvimento e execução dos programas afetos à divisão junto dos serviços desconcentrados; Proceder ao controlo e avaliação dos apoios atribuídos.

Favorecimento de privados; Atribuição de apoios indevidos; Intervenção em processo em situação de impedimento; Participação económica em negócio; Corrupção passiva para ato ilícito; Tráfico de influência; Abuso de poder. Atribuição de N.º de registo de campos de férias sem que as entidades reúnam os requisitos exigidos na legislação; Corrupção passiva para ato ilícito. Inexistência de controlo dos procedimentos executados pelos serviços desconcentrados; Tráfico de influência. Por vezes controlo pouco aprofundado e avaliação dos apoios atribuídos, dependendo dos Programas. Corrupção passiva para ato ilícito. Área de improvável risco de corrupção

Moderado

Fraco

Fraco

Fraco

As regras para os apoios a entidades externas estão definidas em leis próprias e em regulamentos e procedimentos internos Realização de Auditorias. Sensibilização para as consequências da corrupção; Elaboração anual do plano de atividades; Acompanhamento/ Monitorização das tarefas; Divulgação dos critérios e procedimentos existentes; Controlo efetuado por unidades orgânicas distintas: serviços desconcentrados e Divisão de Programas. Instituição de mecanismos formais de controlo dos processos executados pelas Direções Regionais. Realização de Auditorias. Realização de Auditorias

Existência de legislação própria para cada programa Manual de procedimentos; Regulamentos Registo de Divulgações enviadas. Existência de Livro de Reclamações;

Existência de legislação própria para cada programa; Manual de procedimentos; Regulamentos Realização de relatórios de avaliação

Murta Rosa (Diretor)

Conceição Pereira

(Chefe de Divisão)


26

Unidade Orgânica




Responsáve

is

DJ


Divisão de

Associati-vismo

Exercício das competências referidas nas alíneas a), b), c), d), f), h), j) e l) do n.º 2 do artigo 7.º da Portaria

n.º 11/2012, de 11 de Janeiro

Coordenar, organizar e manter atualizado o Registo Nacional do Associativismo Jovem RNAJ; Coordenar e organizar o processo de reconhecimento das Associações Juvenis; Coordenar, organizar e manter atualizado o sítio Web oficial de publicação do reconhecimento das associações juvenis; Coordenar os processos de candidatura aos programas de apoio ao associativismo jovem, nomeadamente, os apoios técnicos e financeiros; Coordenar e organizar o processo de atribuição do estatuto de dirigente associativo jovem, nos termos da lei

Transversalmente: Favorecimento de privados; Atribuição de apoios indevidos; Intervenção em processo em situação de impedimento; Corrupção passiva para ato ilícito; Tráfico de influência; Abuso de poder. Corrupção passiva para ato ilícito. Tráfico de influência.

Fraco

Fraco

A Constituição de Associações é efetuada nos termos gerais de direito, nas instâncias competentes; internamente, há recurso à análise jurídica específica nos processos de reconhecimento previstos na Lei 23/2006 de 23 de Junho. Os processos RNAJ seguem um circuito de análise de dupla validação técnica, quer nos serviços regionais, quer nos serviços centrais do IPDJ. O controlo final é centralizado e os processos são instruídos em cada região. Os Programas de apoio (PAJ, PAE, PAI) são submetidos por via de candidaturas on-line, havendo barramento técnico de ações ou inscrição de dados não conforme aos princípios legais; O processo decorre de interligação com o RNAJ, de registo obrigatório para quem se candidata a apoios financeiros, acrescendo os mecanismos de controlo já mencionados. As candidaturas são validadas após análise que é centralmente supervisionada, integrando as candidaturas ficheiros de controlo informático.

Existência de legislação própria; Validação informática por perfis; (interna e de cada associação/ presidente) Workflow de procedimentos; Regulamentos Publicação regular no portal da Juventude Relatórios de avaliação Avaliação por relatórios intercalar e final; Acompanhamento e avaliações de terreno; Validação informática por perfis; (interna e de cada associação/Auditorias Ligação com as validações RNAJ Publicação de apoios no Portal da Juventude; Prestação de contas ao abrigo do SNC; Duplas validações entre serviços centrais e regionais do IPDJ


Carlos Pereira

(Chefe de Divisão)


27

Unidade Orgânica




Responsáve

is

DJ


Divisão de

Associati-vismo

Proceder ao controlo e avaliação dos apoios atribuídos no âmbito das competências conferidas; Promover o associativismo como escola de cidadania e de aquisição de competências; Fomentar e apoiar a participação cívica e democrática dos jovens; Promover o Dia do Associativismo Jovem;

Neste sentido, os dados são duplamente analisados tecnicamente, embora em dimensão estrita e de supervisão. A atribuição dos apoios financeiros é efetuada, no caso dos apoios anuais (os de maior envolvimento financeiro) mediante fórmula pré-definida e aplicada centralmente, a todas as candidaturas aprovadas, em simultâneo; como o processo é interdependente, isto é, as diversas candidaturas obtêm apoio em função das características de todo o universo a concurso, é extremamente difícil prever o resultado final concreto. São previstas auditorias regulares, à execução qualitativa e quantitativa dos projetos, num processo de decorria de contratação de auditoria especializada externa, mas que agora tem a mais-valia de o IPDJ ter um Departamento Jurídico e de Auditoria. Existem momentos de avaliação e acompanhamento dos projetos definidos ao longo do ano, entre eles, relatórios intercalares e finais, bem como um plano de acompanhamento anual, de entidades e ações, numa percentagem de entidades

Validação de NIB’s NIF e Situações de dívida/ penhora no âmbito do deptº financeiro do IPDJ Há legislação, regulamentos e manuais claramente definidos


Carlos Pereira

(Chefe de Divisão)


28

Unidade Orgânica




Responsáve

is

DJ


Divisão de

Associati-vismo

Fraco

candidatas, a nível de cada distrito/ região, transversal a todos os Programas e mecanismos de apoio ao Associativismo. Os pagamentos são efetuados com verificação dos NIB, situações fiscais perante segurança social e finanças, mediante entrega de ficha de fornecedor de cada entidade apoiada e certidões. Os dados de cada entidade são geridos, on-line (candidaturas, manutenções RNAJ, etc) por um utilizador especialmente registado com username e password, decorrentes do processo RNAJ (habitualmente é o presidente eleito e em exercício da Associação). As próprias Associações têm mecanismos internos de controlo (ex,. aprovação de relatório e contas em Assembleia Geral). Os processos e procedimentos estão claramente definidos na Lei 23/2006 de 23 de Junho e Portarias regulamentares associadas; internamente, todos os aspetos técnicos não especificados, são aprovados superiormente e difundidos por todas as regiões/ distritos;

Regulamentos; legislação Manuais Cruzamento sectorial e dupla validação Validação de dados junto dos serviços regionais e processamento central; processo instruído no IPDJ mas concluído em cada Estabelecimento Interligação RNAJ Legislação Regulamentos e procedimentos É comum a todos os procedimentos a Existência de Livro de - Reclamações;


Carlos Pereira

(Chefe de Divisão)


29

Unidade Orgânica




Responsáveis

DI Departamento

de Infraestruturas

Divisão de Infra-

estruturas Desportivas

Gerir, promover e qualificar o património

edificado bem como das

infraestruturas tecnológicas.

Acompanhar a elaboração e execução de projetos relativos às infraestruturas próprias do IPDJ I.P.

Desenvolver estudos e proceder á divulgação de informação técnica e sobre o planeamento tendo em vista a gestão programação construção e modernização de infraestruturas de sua propriedade.

Elaborar os procedimentos relativos a empreitadas de obras públicas.

Produção de documentação e consultoria técnica

Promover, incentivar e apoiar iniciativas de ecossustentabilidade tendo em vista a redução de consumo da água e energia bem como a eficiência na gestão de resíduos

Manter atualizadas as infraestruturas informáticas e de comunicação

Elaborar e executar o plano estratégico no domínio das TIC

Acompanhar, no quadro da cooperação técnica e financeira, os programas de intervenção em infraestruturas desportivas em especial na segurança, salubridade e funcionalidade.

Irregularidade no trato com as empresas quer públicas quer privadas Favores a entidades com ou sem benefício (material ou não) do funcionário Não cumprimento do contratado sem justificação técnica formal

Fraco

Moderado

Moderado

Informar as respetivas divisões no sentido de precaver as irregularidades entre as empresas e as entidades públicas Sensibilização ao chefe de divisão para as consequências diretas e indiretas da corrupção e que estes informem os seus colaboradores Execução de tarefas por mais que um funcionário (grupo) Comunicação imediata aos superiores hierárquicos Elaboração de relatórios pormenorizados onde conste a justificação deste incumprimento

Relatório interno onde conste a documentação produzida na sequência das medidas adotadas

Armando Pais Nobre

(Diretor)


30

Unidade Orgânica




Responsáveis

DI Departamento

de Infraestruturas

Divisão de Infra-

estruturas Desportivas

Apoio técnico associado à construção,

manutenção e gestão de

infraestruturas desportivas

Promover a conservação, gestão e manutenção dos equipamentos e instalações do IPDJ, I. P., ou que lhe estejam afetos Analisar, acompanhar e dar parecer sobre os programas e planos de ordenamento do território e projetos em matéria de infraestruturas desportivas e de recintos de diversões aquáticas Organizar e manter atualizados, em base de dados, registos de informação respeitantes à segurança de infraestruturas desportivas, bem como das licenças emitidas e condições de funcionamento dos recintos desportivos; Participação na elaboração da Carta Desportiva Nacional Realização de vistorias a infraestruturas desportivas e recintos de diversões aquáticas Produção de documentação técnica Acompanhar, no quadro da cooperação técnica e financeira, os programas de

Abuso de poder no trato com empresas e entidades públicas ou privadas Favorecimento de empresas e entidades públicas ou privadas, com ou sem benefício (material ou não) do funcionário Não cumprimento do contratado sem justificação técnica formal

Fraco

Moderado

Moderado

Recurso a meios legais disponíveis Sensibilização dos funcionários da divisão para as consequências diretas e indiretas da corrupção Monotorização de tarefas por mais que um funcionário Comunicação aos superiores hierárquicos Elaboração de relatórios

Registo interno da documentação produzida na sequência das medidas adotadas

Alexandra Frazão

(Chefe de Divisão)


31

Unidade Orgânica




Responsáveis

intervenção em infraestruturas desportivas - contratos-programa celebrados entre o IPDJ, I. P., e outras entidades Participar na transposição de normas e especificações técnicas europeias e internacionais

DI Departamento

de Infraestruturas

Divisão de Infra-

estruturas Tecnológicas

Gestão,

implementação e criação de

soluções tecnológicas

Assegurar a operacionalização e integração do sistema de informação e comunicações do IPDJ, I. P Gerir o sistema de informação e comunicações do IPDJ, I. P. Promover e afetar recursos para a componente de Inovação e Desenvolvimento; Garantir a atualização técnica dos recursos humanos do IPDJ, I. P. Apoiar os utilizadores no uso das tecnologias de informação e comunicação; Participar na realização das ações necessárias à racionalização, simplificação e modernização dos circuitos administrativos e de suporte de informação com recurso às novas tecnologias de informação;

Falhas de hardware, provocando perda de informação. Falta de conhecimentos Falta dos mesmos Falta de formação Falta de conhecimentos Área de improvável risco de corrupção

Moderado

Fraco

Fraco

Fraco

Fraco

Contractos de manutenção com prazos de resposta rápida Passagem de conhecimento. Alocação temporária de elementos Passagem de conhecimento. Passagem de conhecimento.

Verificação diária Colocação dos elementos em campo Validação pelo utilizador final Colocação dos elementos em campo Colocação dos elementos em campo

Rui Canizes (Chefe de Divisão)


32

Unidade Orgânica




Responsáveis

DFQ

Departamento de Formação e Qualificação

Elaborar, apoiar e

executar programas de

formação e qualificação, nas

áreas do desporto,

juventude e tecnologias de informação e comunicação.

Certificação e homologação da formação Financiamento ao Associativismo Desportivo Implementação do Programa Nacional de Formação de Treinadores Licenciamento de Prestadores de Serviços de Desporto Emissão de Títulos Profissionais Formação de jovens – formação modular certificada (PoPh) Atendimento ao público no âmbito da formação e certificação Produção de regulamentação no âmbito da aplicação ds legislação associada a formação de RH’s do desporto.

Atendimento parcial, falta de isenção; tratamento diferenciado Falta de isenção; tratamento diferenciado Área de improvável risco de corrupção Atendimento: parcial, falta de isenção; tratamento diferenciado Atendimento parcial, falta de isenção Área de improvável risco de corrupção Falta de isenção; tratamento diferenciado Área de improvável risco de corrupção

Fraco

Moderado

Fraco

Fraco

Fraco

Sensibilização para as consequências da corrupção; Elaboração anual do plano de atividades; Acompanhamento/ Monitorização das tarefas; Divulgação dos critérios e procedimentos existentes; Existência de regulamentos.

Existência de Livro de Reclamações; Manual de procedimentos; Regulamentos Registo de Divulgações enviadas. Existência de sistemas informáticos de registo e controlo

Mário Francisco da

Costa Moreira (Diretor)


33

Unidade Orgânica




Responsáveis

DMD

Departamento de Medicina Desportiva

Centro de Medicina

Desportiva do Porto

(CMDP)

Assegurar o apoio médico - desportivo a atletas de Alto Rendimento, Seleções Nacionais e outros praticantes desportivos federados. Colaborar na formação de médicos e outros técnicos de saúde, no âmbito médico desportivo.

Realização de Exames Médico desportivos. Realização de Consultas e Exames Complementares de Diagnóstico e Terapêutica. Avaliação e Controlo do Treino a Atletas de Alto Rendimento.

Falta de pontualidade (horários) Quebra do sigilo profissional Erro profissional

fraco

moderado

fraco a

moderado

Gestão da assiduidade Formação em serviço e divulgação de boas práticas Reuniões Clínicas regularem (Formação em Serviço).

Existência de Livro de Reclamações; Manual de procedimentos Normas de Orientação Clínica

Raul Pacheco (Diretor CMDL)

Paula Pedreira (Chefe Divisão -

CMDP)


34

Unidade Orgânica




Responsáve

is

CDNJ

Centro Desportivo

Nacional do Jamor

Divisão de Gestão e

Ordenamento

Apoiar e fomentar a

prática desportiva,

através da

disponibilização de

instalações e

equipamentos

adequados à

formação e

aperfeiçoamento

dos praticantes,

técnicos e

dirigentes no

âmbito do

rendimento

desportivo e,

complementarment

e, no âmbito do

lazer.

Assegurar gestão das instalações desportivas do CDNJ; Garantir a gestão da unidade de alojamento dos praticantes em regime de alto rendimento Assegurar o acompanhamento das obras no âmbito das intervenções de modernização e reabilitação das instalações Garantir uma adequada qualificação e ordenamento paisagísticos da respetiva zona de intervenção Apoiar o desenvolvimento das atividades desportivas nas instalações desportivas

Favorecimento de funcionário em matéria de assiduidade Tráfico de influências Abuso de poder Deficiente avaliação das necessidades de contratação Estimativas desadequadas de custos Conluio entre funcionários e adjudicatários Existência de discrepâncias entre o estipulado no caderno de encargos, o contratado e o executado Entrega de bens ou prestação de serviços em desconformidade com o contratado Corrupção passiva para ato ilícito Emissão de faturas e recibos por valor inferior ao recebido ou sua anulação e apropriação de valores por funcionário Peculato

Moderado

Confirmação de atos pelo superior hierárquico Sistema estruturado de avaliação de necessidades de contratação Manutenção de uma base dados sobre contratações anteriores Segregação de funções e controlo da execução do caderno de encargos por mais de um funcionário Processos sujeitos a dupla validação no momento de abertura do procedimento e na entrega de obra. Sistema de controlo interno que garanta que a elaboração do contrato e a sua execução estão de acordo com o caderno de encargos Os preços de bens e serviços estão superiormente definidos, não sendo possível faturação de valores diferentes Prestação de contas pelo funcionário responsável e

Sistemas de gestão documental Monitorização de processos. Monitorização e conferência múltipla dos procedimentos de angariação de receita. Auditorias internas

João Graça (Diretor)

Manuel Resende (Chefe de Divisão)


35

Unidade Orgânica




Responsáve

is

Pagamentos sem documento justificativo ou fora de âmbito de despesa elegível Favorecimento de privados ao nível da cedência de instalações

reposição de verbas se detetadas diferenças. As regras para os apoios a entidades externas estão definidas em leis próprias e em regulamento e procedimentos internos.


36

Direções Regionais

Unidade Orgânica



Interno

Responsáveis

DRN

Direção Regional do

Norte

As Direções Regionais

asseguram e acompanham as

atividades desenvolvidas e apoiadas pelo IPDJ, I.P.,

a nível regional, em estreita colaboração com

os serviços Centrais.

Emissão de faturas e

recibos

Emissão de faturas e recibos de valor inferior ao recebido ou sua anulação e apropriação

de valores pelo funcionário; Peculato;

Abuso de poder.

Não faturação ou subfaturação de venda de bens e serviços prestados;

Corrupção passiva para ato ilícito; Abuso de poder.

Moderado

Os preços de bens e serviços vendidos

foram superiormente definidos não sendo possível faturação ou

recebimento de valores diferentes

Iportaldoc SIAG – AP

Manuel Dias Barros

(Diretor Regional)

Gestão de tesouraria e fundo de maneio

Peculato; Pagamentos sem documento justificativo ou

fora do âmbito de despesa elegível; Corrupção passiva para ato ilícito;

Abuso de poder.

Moderado

Prestação de contas pelo funcionário responsável e reposição de verbas se

detetadas diferenças; Auditorias internas ou externas ao

cumprimento de normas do fundo de maneio.

Iportaldoc SIAG - AP

Justificação de faltas e requerimentos diversos

Favorecimento de funcionário Corrupção passiva para ato ilícito;

Abuso de poder.

Fraco Confirmação do superior hierárquico

Tempus Bio


37

Unidade Orgânica



Interno

Responsáveis

DRN


Norte

As Direções Regionais asseguram e

acompanham as atividades desenvolvidas e apoiadas pelo IPDJ, I.P.,

a nível regional, em estreita colaboração com

os serviços Centrais

Gestão de imobilizado

Não inventariação de bens; Peculato;

Bem abatido continuar nos serviços; Utilização da doação como aliciamento da

instituição para futuras aquisições; Corrupção passiva para ato ilícito.

Fraco

O destinatário do bem confirma a sua receção sendo a classificação e inventariação do bem feita por funcionário diferente; Segregação de funções. O abate dos bens é solicitado pela UO que o detém, autorizado pelo superior hierárquico e executado pela Sede. As doações são documentadas e autorizadas pelos responsáveis envolvidos; A saída de bens para serviço externo só pode ser efetuada mediante autorização superior com controlo documental da sua devolução.

Iportaldoc

José Cardoso (Diretor

Regional)

Desenvolvimento e execução de Ações

afetos aos Programas e Associativismo

Existência de situações de conluio entre intervenientes nos processos ou favorecimentos de beneficiário;

Peculato; Corrupção passiva para ato ilícito;

Fraco

Existência de declarações de interesses privados dos funcionários envolvidos nos processos; Segregação de funções com verificação do cumprimento de todos os requisitos de atribuição de subsídios por mais de um funcionário; Realização de auditorias.

Aplicações Informáticas

Emissão de declarações

Falsificação de documento com prestação de falsas declarações Corrupção passiva para ato ilícito

Fraco

Segregação de funções e rotatividade ao nível do processo de emissão de documentos.


38

Unidade Orgânica


Mecanismos de Controlo Interno

Responsáveis

DRC


Centro

Execução de uma política

integrada e descentralizada para as áreas do desporto e da juventude, em estreita

colaboração com entes públicos e privados,

designadamente com organismos desportivos,

associações juvenis, estudantis e autarquias

locais.

Prestação de serviços ou

fornecimento de bens

Centralização do processo de receção de documentos de despesa (faturas), não permitindo à unidade orgânica DR um controlo efetivo sobre os gastos; Fornecimento de economato e consumíveis é enviado para a DRC via serviços centrais sem indicação dos respetivos custos.

Elevado

Moderado

Controlo por via de cópia das faturas


Regional)

Concessão de apoios financeiros a associações

juvenis

Falta de informação sobre o tipo de apoios possíveis não enquadráveis nos programas existentes/inexistência de resposta e/ou orientação aos clientes; Incapacidade em verificar o número de sócios na faixa etária “menos 30 anos” das associações RNAJ; Favorecimento na atribuição dos apoios pontuais no âmbito do PAAJ; Inexistência de resposta à entidade que solicita apoio à DR; Desconhecimento de apoios concedidos a organizações RNAJ que também desenvolvam a vertente desportiva, podendo haver duplo financiamento; Inexistência de uma listagem de clubes e federações desportivas, e respetivos apoios atribuídos, o que provoca situações constrangedoras em reuniões e representações

Moderado

Elevado

Elevado

Moderado

Moderado Moderado

Produção de manual de procedimentos perante a possibilidade de apoios “pontuais”

Controlo sobre as bases de dados dos associados

Rotatividade dos técnicos que analisam os pedidos

Necessidade de obtenção de resposta/Feedback da sede perante informações enviadas Informação dos serviços centrais à DR das respostas enviadas

Mapa mensal de apoios concedidos pelo Conselho Diretivo, a enviar à DR Cruzamento de informação desporto/juventude

Elaboração de base de dados Mapa mensal de apoios concedidos pelo Conselho Diretivo, a enviar à DR


39

Unidade Orgânica


Mecanismos de Controlo Interno

Responsáveis

DRC

Direção

Regional do

Centro

Atendimento e informação

Inexactidão da informação e do serviço prestado aos utentes;

Inexistência de competências informativas na área do

desporto;

Duplicação de contas de mail nas DR (geral IPDJ e Loja JÁ), o que provoca não respostas.

Moderado

Moderado

Fraco

Formação nas duas vertentes do Instituto: Desporto e Juventude

Envio das respostas ao utente por

parte dos serviços centrais, Cc da DR Envio da resposta por parte da DR

Uniformização das contas de email


Regional)

Fiscalização e monitorização de

programas e procedimentos

Procedimentos diferenciados entre serviços desconcentrados;

Inexistência de ficha de avaliação que resulte numa avaliação com ponderação para aprovação;

Fraco

Moderado

Necessidade de fiscalização pedagógica Uniformização de procedimentos;

Alternância dos técnicos envolvidos no processo;

Criação de ficha de avaliação, a nível nacional, de projetos promovendo

seleção prudente e criteriosa.

Arrecadação de receita Arrecadação de receita sem a correspondente emissão

de documento ao utente

Elevado

Atribuição de mais passwords que permitam a mais colaboradores passar

recibos

Gestão de bens

Inventários de equipamentos desatualizados

Utilização indevida de viaturas

Moderado

Moderado

Atualização inventário; Envio para abate de materiais e equipamentos avariados e/ou

obsoletos;

Verificação de via verde; Comparação de quilometragem com

folhas de saída.


40

Unidade Orgânica


Medidas Adotadas/Mecanismos de Controlo Interno

Responsáveis

DRLVT

Direção Regional de

Lisboa e Vale do Tejo

Execução de uma política integrada e

descentralizada para as áreas do desporto e da juventude, em estreita colaboração com entes

públicos e privados, designadamente com

organismos desportivos, associações juvenis,

estudantis e autarquias locais.

Execução de contrato de prestação de serviços ou


Execução de contrato de prestação de serviços ou


Execução de contrato de prestação de serviços ou fornecimento de bens;

Execução de contrato de prestação de serviços ou fornecimento de bens; Concessão de apoios

financeiros a associações juvenis

Concessão de apoios financeiros a associações

juvenis

Requisição de trabalhos ou serviços sem cabimento e compromisso orçamental.

Deficiente controlo dos bens fornecidos e serviços prestados.

Possibilidade de haver conflito de interesses que ponham em causa a transparência dos procedimentos;

Indefinição das responsabilidades de cada

unidade orgânica e trabalhador nas diferentes fases do processo

Falta de informação de algumas entidades apoiadas que permita conhecer a

legalidade da sua constituição e requisitos de aplicação e reporte dos recursos

disponibilizados;

Inexistência de instrumentos que orientem os procedimentos, regras e critérios de

apoio;

Elevado

Elevado

Elevado

Moderado

Moderado

Solicitar a prestação dos serviços ou fornecimento de bens apenas após envio da nota de encomenda

a fornecedores; Elaboração trimestral de relatório dos bens e

serviços encomendados, notas de encomenda e serviços prestados e faturados.

Divulgação dos atributos dos serviços e bens junto

dos colaboradores; Exigir a verificação do fornecimento pelo menos

em dois níveis; Planificar a verificação periódica dos serviços

prestados.

Verificação dos atributos do caderno de encargos; Diversificação frequente de fornecedores.

Descrição pormenorizada de funções; Produção de manual de procedimentos.

Realização de sessões periódicas de divulgação dos procedimentos;

Produção de manual ou folheto que resuma os procedimentos.

Produção de manual e suportes explicativos dos procedimentos e critérios de apoio;

Formação interna de RH

Carlos Alves Pereira (Diretor

Regional)


41

Unidade Orgânica



Responsáveis

DRLVT



Controlo da execução dos apoios atribuídos

Processo de decisão e prazo de pagamento dos apoios

concedidos

Possibilidade de haver conflitos de interesse entre a DR e entidades beneficiárias

Utilização das verbas concedidas às associações para fins diferentes dos que

foram objeto de candidatura; Envio de documentação não conforme ou não fidedigna pela entidade beneficiária.

Tomada de decisão fora dos prazos

estabelecidos e pagamento atrasado

Moderado

Moderado

Fraco

Conferência e validação de propostas entre pares Regular troca de atribuição de funções de análise

entre colaboradores; Exigência de apresentação atempada de relatório e

de documentos de despesa; Realização de ações de fiscalização

Produção de manual de análise de relatórios e de fiscalização de entidades.

Monitorização periódica e informação para

conhecimento hierárquico; Plano interno de auditoria documental por

técnicos de áreas afins

Plano de verificação da capacidade das entidades beneficiárias executarem as ações previstas Plano

de verificação e de alerta do cumprimento de prazos


Regional)

Analisar os pedidos de inscrição e de manutenção no RNAJ

Informações falsas prestadas pelas entidades, em termos de nº e idades dos associados (ex: alínea a) do ponto 1 do artigo 3º da Lei nº 23/2006, de 23 de junho); Existência de um registo com dados não fidedignos; Eventual atribuição de apoio financeiro ao abrigo dos programas previstos na Lei nº 23/2006, a entidades que, pelo facto de não cumprirem os requisitos, não deveriam constar no RNAJ ou permanecer no mesm

Moderado

Elaboração de modelos de declarações a ser facultadas às entidades, de modo a que as mesmas atestem a veracidade dos dados introduzidos no RNAJ; Exigência de apresentação de comprovativos do nº de associados (listagens) Nota: para uniformizar o procedimento, sugere-se que estas normas sejam estabelecidas superiormente


42

Unidade Orgânica



Responsáveis

DRLVT



Atendimento e informação

Inexatidão da informação e do serviço prestado aos utentes Falta de controlo e imprecisão da entrada e encaminhamento de documentos

Fraco Fraco

Identificação rigorosa e tempestiva das necessidades de formação; Definição de fluxograma de atendimento e descrição de procedimentos; Atualização frequente da informação disponível em meios tradicionais e on-line. Produção de respostas a questões frequentes; Realização de questionários de satisfação de utentes. Definição de fluxograma de atendimento e de encaminhamento de documentação; Monitorização do tempo de resposta e de encaminhamento de documentos; Rigorosa definição de responsáveis pelo encaminhamento de documentos.

Gestão de arquivo

Reduzido controlo sobre o arquivamento de processos Extravio de documentação

Fraco

Fraco

Conceção de manual de procedimentos de arquivamento; Formação interna de técnicos. Existência de base de dados de documentos arquivados; Privilegiar a utilização de plataformas de gestão documental


Regional)

Fiscalização e monitorização de programas e procedimentos

Ausência de procedimentos, monitorização ou falta de aplicação dos procedimentos definidos; Ausência de atuação em situação de irregularidade face aos procedimentos

Moderado Moderado

Auditoria interna aos procedimentos estabelecidos superiormente; Existência de metodologias de informação de retorno. Penalização no âmbito da avaliação de desempenho; Abertura de processo disciplinar.


43

Unidade Orgânica



Responsáveis

DRLVT



Arrecadação de receita

Falta de cobrança, ou cobrança indevida, dos preços aprovados

Arrecadação de receita sem a correspondente emissão de documento ao

utente

Apropriação indevida de receita

Elevado

Elevado

Moderado

Auditoria interna à receita e bens e serviços

prestados; Segregação de funções de tesouraria e de

prestação do serviço ou fornecimento do bem; Existência de incentivos ao aumento da receita.

Existência de Manual de controlo interno;

Segregação de funções de tesouraria e de

prestação do serviço ou fornecimento do bem

Análise dos documentos de controlo de caixa; Controlo de depósitos e documentos de receita.

Gestão dos bens móveis Inventários desatualizados de bens móveis

Apropriação indevida de bens móveis

Moderado

Moderado

Atualização regular do inventário;

Padronização dos procedimentos de empréstimos, transporte e cedência de bens móveis


Regional)

Gestão do processo de

seleção de candidaturas aos programas

Favorecimento na seleção das entidades

ou pessoas candidatas;

Ausência monitorização do cumprimento dos critérios de seleção das candidaturas

Moderado

Moderado

Existência de critérios para seleção das

candidaturas; Realização de um relatório de avaliação da

execução dos projetos e avaliação dos candidatos; selecionados.

Realização de visitas de acompanhamento das

entidades selecionadas; Auditoria interna ao processo após validação por

técnico exterior ao processo.


44

Unidade Orgânica



Responsáveis

DRLVT



Gestão do processo de seleção de voluntários ou

participantes em programas

Favorecimento na seleção de candidatos.

Fraco

Existência de critérios para seleção das candidaturas;

Realização de um relatório de avaliação da execução dos projetos e inquérito aos candidatos;

selecionados.


Regional)

Fiscalizações e atribuição de registos

Favorecimento de agentes económicos nas vistorias e pareceres técnicos

Moderado

Auditoria interna ao processo após validação por técnico exterior ao processo;

Alternância de técnicos envolvidos no processo de vistoria e de emissão de pareceres.


45

Unidade Orgânica



Responsáveis

DRALe

Direção Regional

do Alentejo

Garantir uma permanente articulação com as demais entidades públicas e privadas que na área de atuação desenvolvem ações no âmbito do desporto e juventude; Promover e monitorizar o estabelecimento de indicadores sobre a situação do desporto e da juventude ao nível regional, permitindo uma melhor deteção das necessidades das populações em matéria de desporto e atividade associativa juvenil; Proceder ao estabelecimento de registos, em base de dados de agentes e organismos desportivos, de associações juvenis e estudantis, bem como infraestruturas desportivas, procedendo à sua atualização regular e divulgação pública; Executar as medidas necessárias ao desenvolvimento concretização e gestão dos programas destinados aos jovens, em articulação com parceiros ao nível local e de acordo com orientações dos Serviços Centrais;

Assegurar os serviços de expediente geral, através do Iportal e email geral dos serviços da DRALE; Arrecadar as receitas próprias da DRALE, e elaborar procedimentos relativos às mesmas, assim como efetuar a emissão da receita na aplicação SIAG e remeter aos SC; Efetuar a gestão das infraestruturas e equipamentos de cada serviço Desconcentrado; Gerir e executar os procedimentos referentes aos recursos humanos Gerir e executar os procedimentos patrimoniais

Risco de extravio de documentos Risco de desvio de dinheiro e valores; Risco de afetação de contas aos Serviços Centrais Risco de extravio de equipamentos Incorreto preenchimento de mapa de assiduidade Risco de extravio de equipamentos

Fraco

Fraco

Fraco

Fraco

Fraco

orreta classificação e arquivamento dos documentos na aplicação Iportal; Conferência intermédia e final e medidas para controlar os prazos; Verificação de mapas e correto preenchimento das GC e verificação periódica das mesmas; Divulgação do Regulamento de Utilização de instalações e espaços; Monitorização de cedência de espaços de cada serviço desconcentrado através de preenchimentos dos respetivos mapas; Recolha de informação sobre assiduidade e dos restantes assuntos inerentes ao Pessoal; Atualização permanente do cadastro;

Aplicação IPortal Mapas de controlo interno de receita Guias de cedência de equipamentos e mapa de controlo do mesmo Regulamento interno “Utilização de instalações e espaços das Direções Regionais do IPDJ” Mapas por serviço Desconcentrado de controlo de cedência de espaços Mapas de assiduidade e impressos próprios Cadastro dos respetivos Serviços Desconcentrado Regulamento de “Uso

João Araújo (Diretor

Regional)


46

Unidade Orgânica



Responsáveis

DRALe

Direção Regional

do Alentejo

Assegurar as ações de formação integradas nos projetos dinamizados pelo IPDJ para o desenvolvimento de competências em novas tecnologias na área geográfica da sua intervenção; Assegurar o controlo e acompanhamento das Lojas e postos de juventude, responsáveis principais pelo relacionamento presencial com os jovens e seus representantes, complementando os serviços por estes prestados e apoiando o respetivo funcionamento e gestão; Propor a criação de programas regionais nas áreas do desporto e juventude; Zelar pela representação institucional, bem como promover a imagem do IPDJ, I.P., na respetiva área geografia; Assegurar as demais funções que lhe são cometidas pelo Conselho Diretivo.

Gerir e executar os procedimentos relativos aos veículos da DRALe Gerir e efetuar os procedimentos referentes à receita de produtos Movijovem; Executar o fundo de maneio Elaborar propostas Informações relativas a necessidades de aquisições de bens ou de serviços Organizar documentos de despesas recebidos, efetuar os procedimentos relativos à sua confirmação e reencaminhar ao DRHFP Assegurar a gestão de equipamentos desportivos Atendimento

Risco de desvio de dinheiro e valores; Risco de afetação de conta à Movijovem; Risco de desvio de dinheiro Violação dos princípios gerais da atividade administrativa; Parcialidade; Falta de isenção; Tratamento diferenciado dos utentes Não salvaguarda da confidencialidade de dados individuais;

Fraco

Fraco

Moderado

Existência de Regulamento Interno Conferência intermédia e final e medidas para controlar os prazos Existência de Regulamento Interno Execução de Informação com relação de necessidades e respetivas propostas de fornecedores Acompanhamento e monitorização através de preenchimento de mapas internos de despesa Monitorização de cedências Sensibilização para as consequências da corrupção e infrações conexas; Ampla divulgação dos princípios gerais da atividade administrativa

de veículos do IPDJ” e Mapas de controlo dos mesmos com respetivas manutenções Mapas de controlo de receita proveniente de produtos “Movijovem” Regulamento de Fundo de Maneio das Direções Regionais do IPDJ Informação no Iportal Mapas de encargos mensais de despesa por Serviço Mapas de cedências e respetivas guias Questionários aos utentes de qualidade no Atendimento e monitorização, constante, de resultados


Regional)


47

Unidade Orgânica



Responsáveis

DRALe

Direção Regional

do Alentejo

Recolha, validação e tratamento de dados, para a divulgação de informação; Manutenção de uma base de dados de informação relativa aos interesses dos utentes Organizar ações de esclarecimento junto do movimento associativo Analisar candidaturas PAJ/PAE/PAI Propor apoios financeiros PAI Elaborar protocolos

Acompanhar projetos/atividades das associações

Analisar relatórios

Apuramento de devoluções a efetuar pelas associações

Análise de requerimentos EDA, pedidos de Equiparação

Risco de divulgação de informação incorreta ou inadequada. Planificação e calendarização de atividades de recolha, tratamento e validação de dados Risco improvável Possível falta imparcialidade na aplicação dos apoios resultante da verba a distribuir pelas associações

Moderado

Moderado

Fraco

Cumprimento das regras internas de divulgação e tratamento de dados; Cuidados significativos na informação que sai para o exterior e, por vezes, segregação de funções. Segregação de funções Aplicação de questionário de avaliação Grelhas de análise com notas explicativas, guiões de ajuda, despacho de critérios Conferência de dados Relatórios técnicos e de visita Relatórios em Excel Calculador de reposições Documentos internos próprios

Coordenação à priori aquando da emissão de mensagens para os utentes e controle efetivo sobre as bases de dados. Tratamento da informação recolhida Mapas de controlo interno Relatório do Programa; Aplicação Informática;


Regional)


48

Unidade Orgânica



Responsáveis

DRALe

Direção Regional

do Alentejo

Operacionalizar as medidas do Programa CUIDA-TE;

Promover ações de informação/divulgação do Programa Cuida-te, em particular dos Gabinetes de Saúde Juvenil;

Apoiar eventos e iniciativas regionais na área da saúde, através da presença da Unidade Móvel CUIDA-TE.

Elaborar a planificação anual da DR de acordo com as metas propostas superiormente;

Calendarizar as ações de formação de acordo com as disponibilidades dos espaços bem como dos formadores;

Fazer a divulgação das ações junto de entidades, desempregados, jovens e população em geral;

Organizar os dossiers pedagógicos de formação;

Organizar a logística de acordo com as orientações do POPH;

Executar as ações de formação;

Prestar apoio ao formador;

Risco da inexistência de recursos humanos qualificados, para assegurar as ações; Risco da inexistência de recursos humanos qualificados, para assegurar os eventos Ações não enquadradas com as necessidades formativas da região; Dificuldades de angariar formandos para a realização das ações; Falta de responsabilidade dos formandos e não comprometimento com a formação; Recursos tecnológicos fracos e pouco fiáveis; Falta de climatização adequada as salas de formação;

Moderado

Moderado

Fraco

Moderado

Moderado

Moderado

Moderado

Análise, implementação, acompanhamento e avaliação de candidaturas; Acompanhamento/monitoriza-ção das atividades;

Acompanhamento e monitorização das ações que estiverem a decorrer Bases de dados atualizadas

Relatório do Programa; Relatório do Programa: Mapa de intervenções com a Unidade Móvel; Aplicação Informática Mapa de controlo de assiduidade; Mapa de controlo dos sumários; Mapa de controlo de avaliação;


Regional)


49

Unidade Orgânica



Responsáveis

DRALe

Direção Regional

do Alentejo

Divulgação dos programas e respetivos regulamentos junto de entidades e jovens Receção e análise das candidaturas de entidades e jovens Ações de sensibilização e formação para entidades e jovens Acompanhamento de projetos Análise de relatórios, aplicação de questionários e tratamento dos dados recolhidos

Área de improvável risco de corrupção Parcialidade Área de improvável risco de corrupção Área de improvável risco de corrupção Área de improvável risco de corrupção

Moderado

Grelhas de avaliação Relatórios em Excel

Manual de procedimentos por cada programa Regulamentos dos programas Registo das divulgações enviadas Registo de presenças, avaliações e relatório Relatório de visita Mapas de controlo interno


Regional)


50

Unidade Orgânica



Responsáveis

DRALg

Direção

Regional do Algarve

Assegurar e acompanhar as atividades desenvolvidas e apoiadas pelo IPDJ, I.P., a nível regional, em estreita colaboração com os serviços centrais.

Execução de contratos de prestação de serviços ou fornecimento de bens

Beneficiação de determinados prestadores de serviços e/ou de fornecedores de bens; Não verificação adequada dos serviços prestados e/ou bens adquirido

Moderado

Fraco

Instrução de propostas de prestação de serviços e de fornecimento de bens com recurso a consultas múltiplas; Intervenção obrigatória de dois colaboradores nos processos de elaboração de informações e propostas de fornecimento de serviços e de aquisição de bens. Verificação por colaboradores não envolvidos no processos de contratação dos serviços prestados e/ou bens fornecidos.

Arquivo de pedidos de orçamentos efetuados Listagens de prestadores de serviços e fornecedores de bens; Arquivo de propostas e informações elaboradas Elaboração trimestral de relatório sobre serviços e bens adquiridos Registo e arquivo de reclamações sobre serviços prestados e/ou bens fornecidos.

Luís Romão

(Diretor Regional)

Gestão dos bens móveis Inventários desatualizados de bens móveis

Apropriação indevida de bens móveis

Moderado Moderado

Atualização regular do inventário; Estabelecimento de manuais de procedimentos de empréstimos e cedência de bens móveis

Arrecadação de receita Falta de cobrança, ou cobrança indevida, dos preços aprovados

Apropriação indevida de receita

Moderado Moderado

Elaboração de manual de procedimentos de arrecadação de receitas Elaboração de relatórios mensais de receitas arrecadadas Análise mensal dos documentos de controlo de caixa; Controlo periódico de depósitos e documentos de receita.

Gestão de arquivos documentais

Controlo insuficiente e/ou inadequado do arquivo de processo

Fraco

Conceção de manual de procedimentos sobre arquivo documental;

Generalizar a utilização de plataformas de gestão documental


51

Unidade Orgânica

Subunidade orgânica Missão Principais Atividades

Riscos Identific

ados

Grau de Risco*


Controlo Interno

Responsáveis

DRALg

Direção

Regional do Algarve

Concessão e controlo de apoios financeiros a associações juvenis

Informação diferenciada às entidades que podem beneficiar da concessão de apoios Eventuais conflitos de interesse entre os técnicos envolvidos na análise e acompanhamento de apoios financeiros e as entidades beneficiárias Tratamento desigual das entidades candidatas e beneficiadas com apoios financeiros

Moderado

Fraco

Moderado

Produção e difusão objetiva e simplificada de informação escrita sobre programas de concessão de apoios financeiros; Realização regular de ações públicas de informação e/ou esclarecimento para as entidades. Troca regular de funções de análise e de acompanhamento e monitorização de pedidos de apoio financeiro entre os colaboradores Produção de manuais de procedimentos sobre análise e acompanhamento de pedidos de concessão de apoios financeiros; Divisão entre colaboradores diferentes das funções de análise de candidaturas e de acompanhamento e monitorização de apoios concedidos

Luís Romão (Diretor

Regional)

Análise de pedidos de inscrição e de manutenção

no RNAJ

Informação diferenciada às entidades que podem inscrever-se no RNAJ Tratamento desigual das entidades candidatas e beneficiadas com apoios financeiros

Moderado

Fraco

Produção e difusão objetiva e simplificada de informação escrita sobre a inscrição e manutenção da inscrição no RNAJ; Realização regular de ações públicas de informação e/ou esclarecimento para as entidades. Produção de manuais de procedimentos sobre análise e acompanhamento de pedidos de inscrição/manutenção da inscrição no RNAJ;


52

Unidade Orgânica

Subunidade orgânica Missão Principais Atividades

Riscos Identifica

dos

Grau de Risco*


Interno

Responsáveis

DRALg


Algarve

Informação e Atendimento ao público

Tratamento diferenciado e/ou preferencial de utentes presenciais Tratamento diferenciado e/ou preferencial de utentes não presenciais (telefone, email e outros suportes

Moderado

Moderado

Elaboração de suportes de informação a disponibilizar aos utentes; Elaboração de manuais de procedimentos de atendimento ao público; Produção de respostas a questões frequentes colocadas pelos utentes Aplicação e tratamento de questionários de satisfação de utentes; Existência de caixa de reclamações e sugestões e tratamento das mesmas; Registo e monitorização da qualidade e rapidez das respostas a pedidos de informação efetuados por telefone, email e outros suportes.

Luís Romão

(Diretor Regional)

.

Gestão local de programas nas áreas da juventude e do

desporto

Favorecimento na análise, aprovação e seleção das entidades ou pessoas candidatas aos programas; Deficiente ou inadequado acompanhamento e monitorização dos apoios concedidos no âmbito dos programas

Moderado

Moderado

Estabelecimento prévio de critérios objetivos para análise e seleção das candidaturas e candidatos; Elaboração de informações e de relatórios sobre os processos de análise e seleção de candidaturas e candidatos; Divisão por técnicos diferentes das funções de análise e seleção de candidaturas e candidatos e de acompanhamento e monitorização de candidaturas e candidatos aprovados; Rotação periódica de funções entre os técnicos Realização de visitas de acompanhamento das entidades selecionadas; Auditorias internas por técnicos exteriores ao processo

Fiscalização e atribuição de registos

Favorecimento de entidades nas vistorias e pareceres técnicos

Moderado

Auditoria interna ao processo após validação por técnico exterior ao processo; Alternância de técnicos envolvidos no processo de vistoria e de emissão de pareceres.


53

VI. ACOMPANHAMENTO, AVALIAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO PLANO

A implementação das medidas identificadas no presente Plano é assegurada pelos

responsáveis nele indicados, devendo no final de cada ano ser elaborado um relatório de

execução do Plano, o qual deverá contemplar, entre outros:

a) Análise das medidas adotadas;

b) Definição das medidas a adotar;

c) Descrição dos riscos eliminados;

d) Identificação dos riscos observados e não contemplados no presente Plano;

e) Cronograma anual.

A metodologia a seguir para os efeitos supramencionados, deverá consistir em

entrevistas com os responsáveis de cada unidade orgânica, tendo como suporte uma

check-list previamente elaborada para identificação das medidas executadas e a executar,

bem como riscos associados.

Documents

Plano de prevenção corrupção ipdj