PMBOK 5ª Edição Capítulo 10 Gerenciamento das comunicações do projeto

PMBOK 5ª EdiçãoCapítulo 10

Gerenciamento das comunicações do projeto

COMUNICAÇÕES

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Garantir a geração, coleta,

distribuição, armazenamento,

recuperação e destinação final das

informações sobre o projeto.

COMUNICAÇÕES

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O gerenciamento das comunicações determina as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas identificadas; quem precisa de qual informação, quando será requerida, como será fornecida, periodicidade, meio de transporte e por quem.

COMUNICAÇÕES

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.1 Planejar a gestão das comunicações Determinar as pessoas e organizações que

afetam, influem ou contribuem para o sucesso ou fracasso do projeto, baseado nas informações de suas disponibilidades, necessidades e requisitos.

COMUNICAÇÕES

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.2 Gerir as comunicações Criar, obter, distribuir, arquivar e

recuperar as informações do projeto conforme o plano elaborado.

COMUNICAÇÕES

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.3 Monitorar as informações

Colocação das informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto no momento adequado.

COMUNICAÇÕES

1. Planejar a gestão das comunicaçõesConsiderações importantes:

Quem precisa e/ou tem autorização para acessar determinadas informações;Quando são necessárias e/ou disponíveis;Onde devem ser apresentadas e arquivadas;Qual o formato e como podem ser obtidas;Quais problemas de fuso horário, idioma ou diferenças culturais a considerar.

COMUNICAÇÕES

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1. Planejar a gestão das comunicações

Entradas

.1 Plano de gestão do projeto

.2 Registros de pessoas interessadas

.3 Fatores ambientais da empresa

.4 Ativos de processos organizacionais TAP

COMUNICAÇÕES

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1. Planejar a gestão das comunicaçõesFerramentas e técnicas

.1 Análise dos requisitos de comunicaçãoDetermina as reais necessidades de informação do público, clientes, patrocinadores, legisladores e a organização executora, fontes de auxílio ou combate ao projeto, combinando tipo e formato, fazendo a análise do valor e do custo de obtenção, visando gastar apenas naquelas que de fato contribuem para o sucesso ou evitam prejuízos para o projeto.Organogramas, volumes, tecnologia, distribuição geográfica, hierarquia, responsabilidades e segurança de acesso aos dados...

COMUNICAÇÕES


Ferramentas e técnicasAnálise das partes interessadas

Localize os agentes e os trate de acordo

COMUNICAÇÕES


Ferramentas e técnicas.2 Tecnologia da comunicação

Os métodos usados para transferir informação entre os interessados podem variar bastante, conforme a situação. Conversas informais, memorandos, e-mails, telefone, registros via software, reuniões, chats, materiais escritos, web sites...Os fatores que interferem na escolha podem estar na urgência, disponibilidade da tecnologia, facilidade de uso, ambiente e confidencialidade e segurança requeridas.

COMUNICAÇÕES

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Ferramentas e técnicas3. Modelos das comunicações

COMUNICAÇÕES

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1. Planejar a gestão das comunicaçõesFerramentas e técnicas

3. Modelos das comunicações

Modelos emissor-receptor. Escolha dos meios de comunicação. Estilo de redação.Técnicas de apresentação. Técnicas de gerenciamento de reuniões. Codificação, Mensagem. Ruído. Meio físico. Decodificação ou compreensão.

COMUNICAÇÕES

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1. Planejar a gestão das comunicaçõesFerramentas e técnicas 4. Métodos de comunicação

interativareuniões, telefonemas, visitas

passiva (pull – nós mandamos)cartas, memos, relatórios, e-mails, comunicados pela

imprensa, correio

ativa (push – eles buscam)o destinatário tem acesso à informação – sites,

assinaturas...

COMUNICAÇÕES

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Ferramentas e técnicas5. Reuniões

buscar quem pode dar as informações – alta

administração, outros clientes, associações técnicas

e profissionais, fornecedores, bases de dados

privadas ou governamentais, especialistas na área,

gerentes e participantes de projetos anteriores...

Blá... Blá...

COMUNICAÇÕES

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Saídas1. Plano de gestão das comunicações

Registro das partes interessadas

Identificação, avaliação, classificação, acesso

Estratégia para o seu gerenciamento

Listados os interesses, medidas a tomar para ampliar oportunidades ou reduzir efeitos de ataques, estabelecer parcerias, prioridades e demais itens de relacionamento.

COMUNICAÇÕES

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1. Planejar a gestão das comunicaçõesSaídas1. Plano de gestão das comunicações

Item de comunicações. As informações que serão distribuídas às partes interessadas.

Objetivo. A razão da distribuição dessas informações.

Frequência. A frequência de distribuição dessas informações.

Datas de início / conclusão. O prazo para a distribuição das informações.

Formato / meio físico. O layout das informações e o método de transmissão.

Responsabilidade. O membro da equipe encarregado da distribuição das informações.

COMUNICAÇÕES

1. Planejar a gestão das comunicaçõesSaídas1. Plano de gestão das comunicações As informações que serão comunicadas, inclusive o

formato, conteúdo e nível de detalhes, segurança, confirmações e registros

A pessoa responsável pela comunicação das informações

A pessoa ou os grupos que receberão as informações

Os métodos ou tecnologias usados para transmitir as informações, como memorandos, e-mail e/ou comunicados à imprensa.

COMUNICAÇÕES

1. Planejar a gestão das comunicaçõesSaídas1. Plano de gestão das comunicações

Os prazos para identificar processos para aumentar o

nível e a cadeia gerencial (nomes) para levar para

níveis mais altos problemas que não podem ser

resolvidos em um nível hierárquico mais baixo

O método para atualizar e refinar o plano de

gerenciamento das comunicações conforme o

projeto se desenvolve e avança

Glossário da terminologia comum.

COMUNICAÇÕES

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1. Planejar a gestão das comunicaçõesSaídas

1. Plano de gestão das comunicações

Restrições As restrições são fatores que podem limitar as opções da equipe de gerenciamento de projetos.

Exemplos de restrições incluem membros da equipe em locais geográficos diferentes, versões incompatíveis de software de comunicação ou capacidades técnicas de transmissão ou divulgação limitadas, bem como legislação, regulamentos ou políticas da organização.

COMUNICAÇÕES


Saídas2. Atualizações para documentos do

projeto

Lançamentos para os cronogramas, registros de participantes, instruções para terceiros...

COMUNICAÇÕES

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2. Gerir as comunicações

Envolve colocar as informações à disposição das partes interessadas no projeto no momento oportuno.

Implementar o plano de comunicações

Responder a solicitações de informações não previstas

Preparar e realizar apresentações

COMUNICAÇÕES

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2. Gerir as comunicações

Entradas.1 Plano de gerenciamento do projeto

(capítulo comunicações).2 Relatórios de desempenho

.3 Fatores ambientais

.4 Ativos de processos organizacionais

COMUNICAÇÕES

2. Gerir as comunicaçõesFerramentas e técnicas.1 Tecnologia de comunicação

As habilidades de gerenciamento geral relacionadas às comunicações incluem garantir que as pessoas certas obtenham as informações certas na hora adequada;O emissor é responsável por garantir que as informações estejam claras e completas, de forma que o receptor as possa receber corretamente, e pela confirmação de que elas são adequadamente entendidas.

COMUNICAÇÕES

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2. Gerir as comunicaçõesFerramentas e técnicas

2. Modelos das comunicações 3. Métodos de comunicação

interativo, ativo, passivo• Reuniões, conferências (tele e reais)• Linguagens escrita e oral, ouvir e falar • Interna (dentro do projeto) e externa (o cliente,

os meios de comunicação, o público)• Formal (relatórios, briefings) e informais

(memorandos, conversas para fins específicos)• Vertical (para cima e para baixo na

organização) e horizontal (entre os pares).

COMUNICAÇÕES


.4 Sistemas de gestão das informações

As informações podem ser coletadas e recuperadas por diversos meios, inclusive sistemas manuais de arquivamento, bancos de dados eletrônicos, software de gerenciamento de projetos e sistemas que possibilitam o acesso à documentação técnica, como desenhos de engenharia, especificações de design e planos de teste.

COMUNICAÇÕES

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.4 Sistemas de gestão das informaçõesReuniões do projeto, distribuição de cópias impressas de documentos, sistemas manuais de arquivamento e bancos de dados eletrônicos de acesso compartilhadoFerramentas para conferências e comunicação eletrônica, como e-mail, fax, correio de voz, telefone, videoconferência e conferências, e publicações na Internet.Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos, como interfaces Web para software de gerenciamento de projetos e elaboração de cronogramas, suporte a reuniões e escritórios virtuais, portais e ferramentas de gerenciamento de trabalho colaborativo.

.5 Relatórios de desempenho

COMUNICAÇÕES

2. Gerir as comunicaçõesSaídas1. Comunicações do projeto2. Atualizações para os planos do projeto3. Atualizações para documentos do projeto4. Atualizações para ativos de processos

organizacionais1. Notificações para participantes do proejto2. Relatórios formais e informais3. Apresentações do projeto4. Registros do projeto5. Informações recebidas de participantes6. Documentação de lições aprendidas

COMUNICAÇÕES

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2. Gerir as comunicaçõesSaídas

Registros do projeto. Incluem correspondências, memorandos e documentos que descrevem o projeto; conforme possível e adequado, mantidas de uma forma organizada.

Os membros da equipe podem também manter registros em um diário do projeto.

Mudanças solicitadasAs mudanças surgidas no processo distribuição das informações devem causar alterações nos planos de gerenciamento do projeto e das comunicações.

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Relatórios do projeto. Os relatórios formais e informais do projeto detalham o andamento do projeto e incluem lições aprendidas, registros de problemas, relatórios de encerramento do projeto e saídas de outras áreas de conhecimentoApresentações do projeto. A equipe do projeto fornece informações, formal ou informalmente, a algumas ou a todas as partes interessadas no projeto. Essas informações são relevantes para as necessidades da audiência e o método de apresentação é adequado.

COMUNICAÇÕES

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Feedback das partes interessadas.

As informações recebidas das partes interessadas relativas às operações do projeto podem ser distribuídas e usadas para modificar ou melhorar o desempenho futuro do projeto.

Notificações das partes interessadas.

É possível fornecer informações às partes interessadas sobre problemas resolvidos, mudanças aprovadas e andamento geral do projeto.

COMUNICAÇÕES

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3. Monitorar as informações

Entradas1.Plano de gerenciamento do projeto

2.Comunicações do projeto

3.Registros de questões e mudanças

4.Dados de desempenho do trabalho

5.Ativos de processos organizacionais

COMUNICAÇÕES

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3. Monitorar as informaçõesEntradas

Registros de questões e mudançasRegistro de problemas ou um registro de itens de ação são ferramentas que podem ser usadas para documentar e monitorar a resolução de problemas.

Em geral, os problemas não chegam a ter a importância de um projeto ou atividade, mas normalmente são abordados para manter bons relacionamentos construtivos de trabalho entre as várias partes interessadas, inclusive os membros da equipe.

Um registro de mudanças documenta as alterações e permite comunicar as consequências aos interessados a respeito dos impactos em tempo, custo e risco.

COMUNICAÇÕES

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Ferramentas e técnicas

1. Sistemas de Gestão da Informação

Trazem um conjunto de instruções padrão para a coleta, arquivamento e distribuição de informações para os interessados a respeito de progressos, custos e desempenho.

2. Opinião especializada

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Ferramentas e técnicas

3. Reuniões

As reuniões presenciais dos membros são os meios mais eficazes de comunicação e resolução de problemas com as partes interessadas.

COMUNICAÇÕES

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3. Monitorar as informaçõesSaídas

1. Reportar o desempenhoO processo de reportar o desempenho envolve a coleta de todos os dados de linha de base e a distribuição das informações sobre o desempenho às partes interessadas.O relatório de desempenho deve normalmente fornecer informações sobre escopo, cronograma, custo e qualidade, dando a situação atual das entregas, e sobre o que foi realizado, coletadas como parte da execução do projeto.

COMUNICAÇÕES


1. Reportar o desempenhoMedições de desempenho do trabalho

Os valores calculados da variação de datas de início e fim, do índice de desempenho de prazos, custos e técnicos.

Previsão de orçamento

Um valor calculado de Estimativa de Prazo e Custos fornecido pela organização executora é documentado e comunicado às partes interessadas.

COMUNICAÇÕES

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1. Reportar o desempenho

Análise das variações

Visão das causas das diferenças entre a realização e a linha de base– Verificar a qualidade das informações coletadas– Determinar as variações– Determinar impacto em custos e cronograma do

projeto

COMUNICAÇÕES

3. Monitorar as informaçõesSaídas1. Reportar o desempenho - Análise das variações

COMUNICAÇÕES


Saídas

2. Solicitações de mudanças

Incluem mudanças no andamento dos

problemas das partes interessadas no plano de

gerenciamento de pessoal, que são necessárias para

refletir as mudanças em como as comunicações com

as partes interessadas irão ocorrer.

COMUNICAÇÕES

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Saídas

3. Plano de gerenciamento do projeto (atualizações)

O plano de gerenciamento do projeto é atualizado para refletir as mudanças feitas no plano das comunicações, escopo etc.

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Saídas

4. Documentos do projeto (atualizações)

Ações corretivas incluem mudanças para fazer com que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto.

Registros das partes interessadas

Registros das questões

etc

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Saídas

5. Ativos de processos organizacionais (atualizações)

A documentação das lições aprendidas inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre o gerenciamento das partes interessadas.

Documents

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