PMO Overview

Escritório de

Autor: Paulo H. Pinhão Tel.: 21-991101649

Escritório deProjetos de TI

– O PMO abriga conhecimentos e recursos em gestão de projetos, necessários ao suporte aos GPs e suas equipes.

– O PMO retira a sobrecarga dos GPs na definição de padrões, na análise de dados, nas tomadas de decisão e na integração multi-departamental.

– O PMO atua na qualificação e na previsibilidade dos projetos, tendo como base o alinhamento estratégico.

O que é um PMO (Escritório de Projetos)

Projetos


projetos, tendo como base o alinhamento estratégico.

– O PMO passa a ser o 2º nível de escalação nos projetos ( o 1º é o GP).

– O PMO age como facilitador na interface entre GP e a alta gestão e na interface entre as equipes e as áreas de negócio envolvidas.

– Não é um centro burocrático, não tem função policial e não é um modismo. TeamWork

Áreas de Suporte do PMO

– Priorização e Gestão do Portfólio.

– Definição e Planejamento dos Projetos.

– Padronização e Refinamento metodológico.

– Escolha e uso de Ferramentas.

– Desenvolvimento Humano e Profissional.

– Revisões , Auditoria e Monitoramento.


– Revisões , Auditoria e Monitoramento.

– Implantação e manutenção da Base de conhecimentos (Conteúdos e Documentos)

– Análise de Processos do Negócio

– Estudos de viabilidade e ROI de projetos

– Gestão da Mudança.

PMO PMO –– PM OfficePM Office

Visão Estratégica do Negócio

Centro de Competência

Desenvolvimento

$


Boa Prática de Gestão de Projetos requer Maturidade e Apoio Executivo

Desenvolvimento Metodológico

Suporte ferramental

Educação / Treinamento / Comunicação

Aumento da

participação

Fazer o projeto certo ...

Primeiro movimento ...


ROI

Análise

Custo

Benefício

participação

no mercado

Melhoria da

imagem da

empresa

Alinhamento

Estratégico

Co

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nicação

Ris

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Integração

Fazer certo o projeto

Segundo movimento ...


Escopo

Qualidade

AquisiçõesRH

Co

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projeto

Estratégico

Tático

Estratégico

Tático

Seleção e Priorização de projetos

Necessidades diferentes de gerenciamento


Operac.Operacional

Situação BSituação A Situação C

Grande Importância Média Pequena

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Missão e Visão

Estratégia

Mapa Estratégico

Objetivos Estratégicos

> Selecionar e priorizar projetos

> Estabelecer um portfolio otimizado

> Alocação de recursosPortfolio de

Projetos

PlanejamentoEstratégico

Organização do PMO

PlanejamentoEstratégico


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Gestã

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Pro

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> Coordenação inter-projetos

> Comunicação consolidada

> Gestão do ciclo de vida

> Cronograma

> Ferramentas e

processos de gestão

de projetos

Depart. 1 Depart. 2 Depart. 3 Depart. 4

Projeto AProjeto A

Projeto BProjeto B

Projeto CProjeto C

PMO

Justificativas para adoção do PMO

• Crescimento dos negócios demandando um aumento no nº de projetos em andamento.• Demanda por projetos mais complexos (multi-departamentais).• Tempo e recursos escassos (GPs).• Pouca visibilidade do desempenho real dos projetos pelos executivos.

• Baixa qualidade das informações sobre


• Baixa qualidade das informações sobre projetos para a tomada de decisões estratégicas.

• As lições aprendidas não são documentadas e reutilizadas (perda do capital intelectual).• Baixo valor agregado ao negócio pelos projetos.

• Retrabalhos e altos custos• ROI Baixo

Fatores Críticos de Sucesso do PMO

• Patrocínio Executivo• Estabelecer Métricas de Acompanhamento do PMO.• Pragmatismo / Factibilidade de Metas.• Priorização / Foco nos objetivos de Negócio.• Definição clara de papéis e responsabilidades.• Boas instalações e recursos para o trabalho em


• Boas instalações e recursos para o trabalho em equipe.• Colaboração e disseminação de conhecimentos• Uso de Ferramentas otimizadoras (Tecnologia)• Ênfase na capacitação (Treinamentos)• Adoção de um Modelo de referência (melhores práticas em gestão de projetos) – PMBoK

Erros Comuns na Adoção do PMO

• Supervalorizar a implantação de um SW de Gestão de Projetos (ferramenta).• Não comprometimento e não envolvimento Executivo.• Maior preocupação com a Fiscalização do que com a Colaboração e o Suporte.• Não nivelar conhecimentos antes.


• Não nivelar conhecimentos antes.• Seguir modismos sem avaliar aderências (métodos e ferramentas)• Implantação “Big Bang” em todas as áreas• Inflexibilidade em relação ao modelo de referência metodológico (Ex. PMBoK).

Ações Assertivas na Adoção do PMO

• Facilitar a comunicação vertical (estratégias) e a comunicação inter-departamental.• Romper o paradigma do imediatismo (os resultados não são instantâneos).• Criar um ambiente com benefícios a todos os envolvidos (não somente aos executivos)


envolvidos (não somente aos executivos)• Estabelecer mecanismos de consenso democrático. • Começar pelo entendimento e análise dos processos atuais de gestão de projetos.• Atuar na prevenção das falhas (análise de riscos)

Abordagem de Implantação do PMO de TI

• Diagnóstico Situacional (Situação Atual da Gestão de Projetos)• Análise da Maturidade Organizacional

• Visão Estratégica• Entendimento organizacional e do planejamento estratégico• Mapeamento de macro-processos• Entendimento das aplicações e projetos existentes por macro-processo• Workshops de entendimento das demandas de projetos de TI.• Proposição de projetos potenciais de TI• Alinhamento de projetos com as estratégias de negócio (priorização)• Programação do portfólio crítico


• Programação do portfólio crítico• Organização do Centro de Excelência (Escritório de Projetos)

• Descrição de papéis, processos e métricas do CoE PMO• Adoção de Referências Metodológicas , Frameworks e ferramentas

• Implantação do CoE PMO• Configuração do ambiente de documentação, colaboração e controle

(Ferramentas)• Capacitação nos Modelos de Referência e Ferramentas• Kickoff corporativo (junto ao Board) - Mobilização

Obs.: Eleger e conduzir projetos Piloto para o startup do CoE PMO

Operacionalização do PMO de TI

• Atuação por projeto:• Suporte ao Desenho da Arquitetura da Solução:

• Detalhamento das premissas de negócio• Detalhamento das premissas da aplicação• Detalhamento dos serviços de TI• Detalhamento da Infraestrutura tecnológica

• Integração com outros projetos e o planejamento estratégico• Suporte ao Planejamento e Organização do Projeto:

• Definição de métricas de resultado• Detalhamento do Escopo• Definição da Abordagem e Entregáveis


• Definição da Abordagem e Entregáveis• Definição de papéis e responsabilidades no projeto• Preparação do Cronograma• Estudo de Riscos, Aquisições, Custos e Qualidade

• Aquisição e contratação de novos recursos:• Estudos de produto e mercado• Preparação (RFQ e RFP)• Avaliação e Negociação (Provedores)

• Alocação de Recursos aos projetos• Definição de padronizações e implantação de mudanças• Melhoria Contínua (feedback operacional)

• Refinamentos Sucessivos nos aspectos metodológicos, processuais, humanos, tecnológicos e documentacionais

• Revisão do Portfólio (Programação)

Perfil dos Líderes do PMO

• Experiência e Vivência Prática em Projetos• Orientado aos Resultados e Metas• Sede por novos conhecimentos (melhores práticas)• Senso de qualidade Total (conformidade)• Criativo e Orientado às mudanças (Agente da melhoria contínua)• Persistente, Determinado e Paciente.• Flexível e Adaptável• Conduta Ética (manutenção da reputação).


• Conduta Ética (manutenção da reputação).• Usar corretamente o poder / Saber delegar• Atuação otimista e empática• Equilíbrio emocional, segurança e auto-controle.• Relacionamento integrador (Éspírito de Equipe)• Comunicação investigativa e influente• Postura de mentor e facilitador• Bom negociador• Visão Estratégica e Processual

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