POLÍTICA DE DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES DA · PDF fileda UNESP - Campus de Botucatu estabelece normas e padrões para orientar o processo decisório de determinar a conveniência

POLÍTICA DE DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES DA DIVISÃO TÉCNICA DE BIBLIOTECA E DOCUMENTAÇÃO

UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA CAMPUS DE BOTUCATU / RUBIÃO JR.

Botucatu 2013

Sulamita Selma Clemente Colnago Diretora Técnica

Revisora: Aparecida Regina Denadai da Silva

Política de desenvolvimento de coleções da ...

Divisão Técnica de Biblioteca Documentação - Unesp - Campus de Botucatu /Rubião Jr

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO 3

2 CARACTERIZAÇÃO INSTITUCIONAL 4

2.1 Histórico 4

2.2 Estrutura organizacional 5

2.3 Missão, visão e valores 6

2.4 Serviços e produtos 6

2.5 Participação em sistemas e redes de informação 7

2.6 Estrutura física 8

2.7 Comunidade usuária 8

2.8 Acervo 8

2.8.1 Composição 9

2.8.2 Cobertura temática 9

2.8.3 Perfil das coleções 9

3 PROCESSO DE SELEÇÃO 10

3.1 Fases do processo 10

3.2 Critérios de seleção 11

3.2.1 Seleção qualitativa 11

3.2.2 Seleção quantitativa 12

3.3 Critérios gerais 13

3.4 Critérios específicos 13

4 PROCESSO DE AQUISIÇÃO 15

4.1 Compra 15

4.2 Doação 16

4.3 Permuta 17

4.4 Transferência 18

4.5 Produção própria 18

5 PROCESSO DE AVALIAÇÃO DO ACERVO 18

5.1 Métodos de avaliação 19

5.2 Resultados da avaliação 20

6 PROCESSO DE BAIXA PATRIMONIAL 21

7 CONSIDERAÇÕES FINAIS 22

ANEXO I - TERMO DE DOAÇÃO DE MATERIAL

ANEXO II - FLUXOGRAMA DA DOAÇÃO

ANEXO III – FLUXOGRAMA DO DESBATAMENTO

3 Política de desenvolvimento de coleções da ...


1 INTRODUÇÃO

A Política de Desenvolvimento de Coleções da Divisão Técnica de Biblioteca e Documentação

da UNESP - Campus de Botucatu estabelece normas e padrões para orientar o processo decisório de

determinar a conveniência de se adquirir, manter e descartar coleções, visando ao desenvolvimento

uniforme do acervo, de forma coerente e com qualidade, que atenda às necessidades reais de sua

comunidade. Define os critérios e as diretrizes para a seleção e aquisição de materiais em todas as suas

formas, por meio da compra, doação e permuta, além de orientar a avaliação do acervo existente,

identificando os documentos que devem ser descartados ou remanejados. Porém, esse documento não

deve ser estático, pronto e definitivo e sim um instrumento dinâmico da execução da política que visa

acompanhar as mudanças impostas pelas necessidades dos usuários, pelo surgimento de novas

tecnologias e pelos novos programas e linhas de ação da instituição.

Segundo Miranda (2007) o principal papel da biblioteca universitária é atender às necessidades

informacionais da comunidade acadêmica, corpo docente, discente, técnico-administrativo e

pesquisadores, direcionando sua coleção aos conteúdos programáticos ou projetos acadêmicos dos cursos

ministrados pela universidade na qual encontra-se inserida.

Nesse contexto, a Política de Desenvolvimento de Coleções pode ser vista como uma ferramenta

de trabalho para planejar e acompanhar de forma padronizada e segura a formação e o desenvolvimento

de coleções na Biblioteca, desde sua seleção até o seu possível descarte, servindo de instrumento para

tomada de decisões na alocação e aplicação dos recursos orçamentários, para manutenção e atualização

das coleções bibliográficas.

O processo de desenvolvimento de coleções foi, durante muito tempo, considerado como uma

soma das atividades de seleção e aquisição. Hoje, os termos seleção e aquisição já não são mais capazes

de expressar toda a complexidade das atividades correlatas, necessárias para formar e desenvolver

coleções. Seu conceito foi ampliado para gerenciamento de coleções e é representado por um processo

dinâmico, que envolve a análise da comunidade e dos programas acadêmicos, concretizando-se nas

atividades de alocação de recursos financeiros, seleção, aquisição, desbastamento e avaliação de

coleções.

Os bibliotecários, para determinar a inclusão de uma obra na coleção, deparam-se com grandes

desafios: as limitações orçamentárias, o acelerado avanço da tecnologia, a multiplicidade de suporte, a

explosão bibliográfica e a racionalização do espaço físico.



No tocante à formação e desenvolvimento de acervos de biblioteca, o diferencial se dá pela

filtragem adequada das informações, obedecendo a padrões estabelecidos de seleção que garantam a

disponibilidade de obras confiáveis nos diversos suportes informacionais. Assim sendo, é imprescindível

conhecer as necessidades da comunidade a fim de permitir um planejamento com qualidade e eficácia na

formação e desenvolvimento das coleções.

Miranda (2007) afirma que para que a informação tenha qualidade é necessário que seja

relevante, confiável, atual, acessível, precisa, oportuna e deve ser ajustada às demandas e expectativas

dos usuários. O valor da informação está associado à utilidade que ela apresenta para o público a quem se

destina.

A inexistência de uma política de desenvolvimento de coleções pode ter como consequência a

duplicidade desnecessária de material bibliográfico, o grande número de obras obsoletas ocupando

espaços preciosos nas bibliotecas e um crescimento desordenado do acervo.

Um acervo que não é planejado não é capaz de atender às necessidades dos seus usuários e para

uma efetiva atuação da política de desenvolvimento de coleções é necessário haver uma estreita interação

entre os objetivos da instituição e a coleção existente na Biblioteca.

A política de desenvolvimento de coleções é tão importante quanto o próprio acervo.

2 CARACTERIZAÇÃO INSTITUCIONAL

2.1 Histórico

A Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho” (UNESP) resultou da incorporação

dos Institutos Isolados de Ensino Superior do Estado de São Paulo, então unidades universitárias,

situadas em diferentes pontos do interior paulista. Abrangendo diversas áreas do conhecimento, tais

unidades haviam sido criadas, em sua maior parte, em fins dos anos 50 e inícios dos anos 60.

Em 1976, por determinação do então governador Paulo Egydio Martins e de comum acordo com

o Secretário da Educação, essas escolas passaram a assumir uma direção própria, na forma de

Universidade, uma autarquia submetida ao governo do Estado de São Paulo. De conformidade com a Lei

952 de 30 de janeiro de 1976, foi criada a Universidade Estadual Paulista que recebeu do governador o

nome de "Júlio de Mesquita Filho", da qual passavam a fazer parte os Institutos Isolados.



A Divisão Técnica de Biblioteca e Documentação do Campus de Botucatu/Rubião Jr. foi criada

em 1964, na então Faculdade de Ciências Médicas e Biológicas de Botucatu (FCMBB), inicialmente

denominada Serviço de Biblioteca e Documentação.

O primeiro livro do acervo, publicado em 1957, foi tombado e adicionado ao patrimônio da

Universidade em 31/07/1964.

2.2 Estrutura organizacional

A Biblioteca faz parte da Rede de Bibliotecas da UNESP, composta por 32 Bibliotecas

distribuídas em 23 cidades do Estado de São Paulo, sob a coordenação da Coordenadoria Geral de

Bibliotecas (CGB).

É subordinada hierarquicamente ao Grupo Administrativo do Campus de Botucatu (GAC),

formado pelos diretores e vice-diretores das quatro unidades universitárias do campus: Faculdade de

Medicina, Faculdade de Medicina Veterinária e Zootecnia, Instituto de Biociências de Botucatu e

Faculdade de Ciências Agronômicas, esta última com uma Biblioteca exclusiva para a Unidade.

Seu organograma é composto de uma Diretoria de Divisão, uma Secretaria e duas Seções

Técnicas: Seção Técnica de Aquisição e Tratamento da Informação (STATI) e Seção Técnica de

Referência e Atendimento ao Usuário e Documentação (STRAUD).

O quadro de pessoal conta com dez bibliotecários e dezesseis assistentes de suporte acadêmico

I.

Possui duas comissões: a Comissão de Biblioteca, composta por seis docentes e seis

discentes representantes de cada uma das três unidades universitárias do campus, dois bibliotecários e

um assistente e também a Comissão Técnica, composta por quatro bibliotecários e um assistente.

2.3 Missão, visão e valores

Missão: Contribuir para o desenvolvimento integral da sociedade, promovendo o acesso e a

produção do conhecimento nas Unidades do Campus de Botucatu e UNESP, prioritariamente, e também

a todo cidadão, por meio de atendimento direto ou por intermédio da participação de sistemas locais,

regionais e internacionais de informação.



Visão: Ser uma instituição imprescindível ao Campus de Botucatu, não só como meio de acesso

e produção do conhecimento científico, técnico ou cultural, mas também, como agente de agregação

entre as Unidades e as pessoas do Campus e um elo entre as comunidades do Campus e a cidade de

Botucatu. Ser reconhecida, por essas comunidades, como uma instituição ligada à preservação da

memória e da vida e como um espaço de compartilhamento do conhecimento.

Valores: Ética, Respeito, Equidade, Qualidade, Acessibilidade, Solidariedade, Responsabilidade

social, Conhecimento e inovação, Liderança e gestão participativa e descentralizada.

2.4 Serviços e produtos

A Biblioteca oferece serviços de informação e apoio às atividades de ensino, pesquisa e

extensão desenvolvidas pelas Unidades do Campus de Botucatu: Faculdade de Medicina de Botucatu,

Faculdade de Medicina Veterinária e Zootecnia e Instituto de Biociências de Botucatu.

Acesso à Internet wireless,

Achados e perdidos,

Alimentação de bases de dados (referenciais e bibliográficas),

Apoio técnico ao serviço Biblioteca sobre Rodas,

Assessoria na aquisição de material bibliográfico,

Assessoria para publicações periódicas e monográficas,

Atendimento ao Fale Conosco,

Catalogação na fonte (para publicações locais, teses e trabalhos de conclusão de curso), Catálogos

informatizados,

Comutação bibliográfica nacional e internacional,

Consulta e empréstimo,

Cursos e treinamentos,

Disponibilização de sala de multimídia,

Empréstimo de netbooks,

Empréstimo entre bibliotecas,

Envio e recebimento de fax para usuários,

Fotocópias,

Guarda volumes,

Impressão e escaneamento de documentos,

Levantamento bibliográfico,



Manutenção do site na Internet,

Mezzanino da Biblioteca (exposições artísticas) ,

Orientação bibliográfica,

Participação em campanhas sociais,

Posto de Atendimento da FAPESP e

Venda de livros e instrumentos do programa PALTEX.

2.5 Participação em sistemas e redes de informação

BIBLIODATA

Biblioteca Virtual de Educação Médica – RAEM,

Biblioteca Virtual em Medicina Veterinária e Zootecnia,

BIBLIOSUS,

BIREME,

British Library,

BVS - Biblioteca Virtual de Saúde,

CENDOTEC.

CIN-CNEN,

COMUT,

N.L.M.,

Rede SUS,

Rede UNESP e

UNIBIBLI.

2.6 Estrutura física

A Biblioteca tem um prédio próprio construído na década de 70, estrategicamente localizado no

campus, com fácil acesso pela comunidade usuária.

Ocupa uma área total de 2.755 m2, dividido em : 1.540 m

2 de acervo

, 435 m

2 de áreas de

consulta, 245 m2

de salas de leitura, 100 m2

de salas de estudo em grupo e 435 m2 de área administrativa.



2.7 Comunidade usuária

A comunidade usuária é formada principalmente por alunos de graduação, pós-graduação,

aprimoramento e especialização, residentes, estagiários, docentes e funcionários das 3 Unidades

Universitárias do Campus de Botucatu.

Uma política de desenvolvimento de coleções deve se adequar às demandas dos usuários à

medida que as necessidades vão se atualizando. É preciso estar atento a essas necessidades, processo

fundamental para nortear o planejamento e a tomada de decisões.

2.8 Acervo

O acervo é especialmente voltado para as áreas de graduação em Medicina, Enfermagem,

Medicina Veterinária, Zootecnia, Ciências Biológicas, Ciências Biomédicas, Nutrição e Física Médica,

programas de pós-graduação nas áreas de Medicina Humana, Medicina Veterinária e Biologia,

residências em Medicina e Medicina Veterinária e cursos de aprimoramento e especialização ofertados

pelas Unidades locais.

Está organizado de acordo com a sua natureza, de forma a preservar e disponibilizar a

informação em todos os tipos de suporte.

2.8.1 Composição

O acervo geral é composto de livros, folhetos, periódicos e materiais especiais. Essa coleção do

acervo é destinada à consulta e ao empréstimo e obedece às regras estabelecidas no Regulamento da

Biblioteca, gerenciado pela STRAUD, área responsável por fixar as diretrizes quanto ao atendimento da

Biblioteca.

O acervo de teses, trabalhos de conclusão de curso e obras de referência são destinados apenas

para consulta local.

2.8.2 Cobertura temática

A cobertura temática definida para a formação e desenvolvimento do acervo está focada nas

áreas específicas dos cursos oferecidos nas unidades universitárias do campus de Botucatu, mas o acervo

pode também disponibilizar documentos de apoio aos servidores que atuam nas diversas áreas do

campus, nas áreas de Biblioteconomia e Ciência da Informação, Administração, Direito, Informática,

dentre outras, mediante acordo e justificativa de necessidade destes documentos para o desenvolvimento



de suas atividades técnicas e administrativas e que são disponibilizados para empréstimo, obedecendo

ao regulamento da Biblioteca.

2.8.3 Perfil das coleções

Tabela 1 - Distribuição percentual do acervo de Livros e folhetos

Tabela 2 - Idade do acervo geral

classes áreas títulos porcentagem

0 Generalidades 359 2,14%

100 Filosofia 576 3,44%

200 Religião 13 0,08%

300 Ciências Sociais 1.882 11,24%

400 Linguística 30 0,18%

500 Ciências puras 2.866 17,12%

600 Ciências aplicadas 10.649 63,60%

700 Artes 44 0,26%

800 Literatura 223 1,33%

900

História e

Geografia 103 0,62%

total

16.745

ano titulos porcentagem

2000-2012 10.788 39,51%

1990-1999 6.341 23,22%

1980-1989 4.199 15,38%

1970-1979 3.343 12,24%

até 1969 2.636 9,65%

total 27.307



Tabela 3 - Idiomas cobertos pela coleção geral

3 PROCESSO DE SELEÇÃO

Miranda (2007) afirma que uma das etapas mais importantes da política de desenvolvimento de

coleções é o processo de seleção, pois através dele são estabelecidos os critérios que garantem a qualidade

e o ajustamento para atender a contento as reais necessidades dos usuários.

O processo de seleção consiste em aplicar um conjunto de normas, critérios e procedimentos

que orientam a tomada de decisão nas ações de incorporação de documentos ao acervo em formação,

desenvolvimento e atualização.

É uma operação intelectual que se faz presente na rotina diária da unidade de desenvolvimento

de coleção das bibliotecas.

A tarefa de selecionar o material para o acervo é executada pelo bibliotecário, com a assistência

de especialistas da área, se necessário.

língua títulos porcentagem

alemão 98 0,36%

espanhol 1.076 3,94%

francês 425 1,56%

inglês 6.217 22,77%

português 19.272 70,58%

multiplos idiomas e

outras línguas 219 0,80%

Total 27.307



3.1 Fases do processo

O processo de seleção se dá em dois momentos:

Antes da aquisição, no caso do processo de compra, quando se seleciona primeiramente o

material a ser adquirido, comparando diferentes documentos bibliográficos ou especiais. Alguns

critérios são bastante relevantes neste caso: a demanda, o preço e a acessibilidade do documento

em outros meios, buscando aperfeiçoar a aplicação dos recursos financeiros disponíveis.

Após o recebimento dos documentos por meio de doação espontânea, utilizando o mesmo

conjunto de critérios, porém adotando maior rigor na aplicação dos mesmos, pois o fator preço

não é decisivo neste caso.

Todos os documentos recebidos pela biblioteca são submetidos ao processo de seleção, exceto

as teses, dissertações e trabalhos de conclusão de curso, pois são avaliados pelas respectivas Bancas e

Conselhos de Curso de cada uma das Unidades Universitárias do Campus.

3.2 Critérios de seleção

Alguns critérios determinam a condição favorável ou não de incorporação ao acervo:

3.2.1 Seleção qualitativa

Assunto – os documentos incorporados ao acervo da biblioteca devem estar inseridos nas áreas

temáticas, abrangendo a literatura convencional e não convencional;

Relevância – além da cobertura temática o documento deve ser analisado sob o aspecto da sua

relevância técnico-científica, informativa, histórica ou simplesmente como contribuição ao

desenvolvimento e atualização do acervo; publicações com cobertura temática interdisciplinar

poderão integrar o acervo após a análise de sua relevância;

Idioma – os idiomas dos documentos incorporados ao acervo devem ser acessíveis aos usuários da

Biblioteca, preferencialmente o português, inglês e espanhol. Os documentos com os demais

idiomas poderão ser incluídos no acervo após análise minuciosa por parte do selecionador e

aprovação de especialistas, verificando a demanda real existente;

Idade – deve ser observada a relação idade/demanda/custo de manutenção de documentos muito

antigos, bem como seu valor histórico. Outro fator a ser observado é a atualização do tema

abordado no documento;



Originalidade – não é permitida a incorporação ao acervo de cópias de qualquer tipo de material,

com exceção daqueles que possam ser reproduzidos legalmente conforme dispõe a legislação

brasileira de direito autoral, Lei nº 9.610, de 19 de fevereiro de 1998, caso o original tenha sido

inutilizado ou extraviado. Outras exceções devem ser analisadas com cuidado pela equipe de

seleção da Biblioteca;

Censura – não há qualquer tipo de censura aos conteúdos dos documentos, respeitando o direito de

liberdade de expressão;

Formato/edições – não há restrições quanto ao formato dos documentos para incorporação ao

acervo. Há, no entanto, uma orientação para não adquirir documentos em suporte ou

edições/versões que necessitam de equipamentos especiais não disponíveis na Biblioteca;

Preço – o custo do material a ser adquirido deve ser compatível com a expectativa de uso e

corresponder aos valores praticados no mercado para documentos similares;

Estado de conservação (no caso da doação espontânea): não serão aceitos materiais em mal estado

de conservação, deteriorados e/ou infectados, pois poderão contaminar o acervo da biblioteca.

3.2.2 Seleção quantitativa

Livros, folhetos e materiais especiais – quantidade vinculada ao uso da obra, de acordo com

estatística de empréstimo, consulta e reserva do material; para os livros da bibliografia básica dos

cursos, a Biblioteca segue a orientação de um exemplar da obra para cada oito alunos; esse cálculo

deve ser feito com base no número de alunos de cada disciplina que usará simultaneamente o

material;

Teses de doutorado e dissertações de mestrado – 1 exemplar impresso com capa dura e 1 arquivo

eletrônico em pdf somente de trabalhos apresentados por autores vinculados às unidades do

campus; é obrigatório o preenchimento da autorização para publicação online na Biblioteca

Digital C@thedra, disponível no site da Biblioteca; a entrega do arquivo eletrônico e a autorização

para publicação online é opcional para as teses de livre-docência;

Trabalhos de conclusão de curso – 1 arquivo eletrônico em pdf; é obrigatório o preenchimento da

Autorização para publicação online na Biblioteca Digital C@pelo, disponível no site da Biblioteca

para os trabalhos aprovados pela Coordenação do curso;

Periódicos – 1 exemplar de cada fascículo do título existente no acervo.



3.3 Critérios gerais

Os documentos que necessitam de uma avaliação mais consistente para determinar sua

incorporação ou não ao acervo recebem um tratamento diferenciado.

Tais documentos são cadastrados na base local de forma resumida (catalogação rápida),

possibilitando sua identificação, localização e recuperação para consulta e empréstimo.

São armazenados em local separado do acervo geral mas estrategicamente acessível ao público

para que sejam facilmente visualizados, de forma que o próprio usuário seja um agente no processo de

seleção.

A obra consultada ou emprestada é então selecionada para compor de forma definitiva o acervo

da Biblioteca, passando pelo processo completo de cadastramento.

É importante ressaltar que alguns tipos de publicação não farão parte do acervo por estarem fora

do escopo ou em desacordo com a legislação vigente.

O material não selecionado para incorporação no acervo é encaminhado como doação para

outras instituições, outras unidades da UNESP, outros departamentos de ensino ou seções do campus ou

ainda para usuários da própria Biblioteca. A Biblioteca mantém uma estante no hall de entrada com o

material de doação para os usuários.

A estatística de uso dos materiais, seja consulta, empréstimo ou reserva, é sempre necessária

para a tomada de decisão no processo de seleção e aquisição do material.

3.4 Critérios específicos

a) Periódicos

São adotados critérios nacional e internacionalmente aceitos para seleção de periódicos, como a

completeza da coleção, o fator de impacto, a indexação do título em base de dados e o comitê editorial.

Também devem ser observados outros aspectos como a existência do título em outras bibliotecas da

Rede UNESP e em outras bibliotecas brasileiras, a disponibilização e acesso online e a demanda de

comutação bibliográfica do título.



b) Publicações eletrônicas

A seleção de publicações eletrônicas requer, além da aplicação de todos os critérios

mencionados, um estudo especial que exige a avaliação de especialistas tanto das áreas de interesse da

comunidade universitária, como da Ciência da Informação, sempre assessorado pelo pessoal de suporte

de informática.

Na maioria dos casos se adquire assinaturas feitas com empresas de bases de dados, por algum

período definido, em que o acesso é disponibilizado. Ao final da assinatura, fica impossibilitado este

acesso, não se caracterizando, portanto, como acervo, devido à temporalidade.

Assim, é necessária uma avaliação mais focada na necessidade de informação do usuário

naquele tempo e espaço, e não na formação e desenvolvimento da coleção física real. É neste momento,

portanto, que deve ser discutido o que é mais adequado, se a propriedade do documento físico ou o

acesso eletrônico à informação.

c) Eventos

As publicações de eventos realizados nas Unidades do Campus são incorporadas ao acervo,

independente de trazerem os trabalhos completos ou apenas resumos dos trabalhos.

As publicações de outras instituições que apresentarem somente resumos dos trabalhos não são

adicionadas ao acervo da Biblioteca

d) Teses, dissertações e outros trabalhos acadêmicos

As teses, dissertações e outros trabalhos acadêmicos apresentados em outras instituições por

autores que não tenham vínculo com as unidades do campus de Botucatu não serão incorporados ao

acervo, exceto em casos especiais em que se justifique a necessidade da Biblioteca disponibilizar

localmente a obra.

4 PROCESSO DE AQUISIÇÃO

Aquisição é um procedimento para agregar itens à coleção para o desenvolvimento do acervo, o

qual é formado por meio dos processos de compra, doação, permuta e transferência, além da modalidade

de produção própria.



4.1 Compra

Compra é a aquisição remunerada de bens, ou seja, ato para adquirir material informacional com

moeda corrente.

Sendo a UNESP uma instituição pública, o processo de compra segue a Lei 8.666 de 1993,

que estabelece normas gerais sobre licitações.

Licitação é o procedimento administrativo formal em que a administração pública convoca,

mediante condições estabelecidas em ato próprio (edital ou convite), empresas interessadas na

apresentação de propostas para o oferecimento de bens e serviços.

A Seção de Materiais de cada Unidade do Campus é responsável pela efetivação do processo de

compra desde o contato com os fornecedores para abertura do processo até o controle de recebimento e

conferência do material solicitado. O pagamento e a contabilização do material é feito respectivamente,

pela Seção de Finanças e Seção de Contabilidade.

Os documentos adquiridos pelo processo de compra são identificados e selecionados por meio

de vários instrumentos de solicitação, tais como indicação da comunidade usuária pelo site da biblioteca,

indicação da equipe da biblioteca com base nas solicitações da comunidade usuária, indicação de

docentes e consulta à bibliografia básica dos cursos.

A Biblioteca é responsável por reunir todas as solicitações, completar os dados necessários para

identificação das obras, verificar a disponibilidade da obra no mercado, fazer o levantamento da

estimativa de preço e encaminhar a listagem completa aos representantes de cada Unidade na Comissão

de Biblioteca. As sugestões são reunidas e organizadas em bases de dados de demanda pretendida,

separadas por Unidade do Campus e submetidas aos critérios de seleção. Esse procedimento contribui

para que seja adquirido somente material indispensável e dentro da disponibilidade dos recursos

orçamentários e financeiros da unidade.

A compra de livros didáticos, ou seja, os títulos fundamentais e consagrados em cada área ou

disciplina dos cursos, é realizada a partir de uma verba liberada anualmente pela Reitoria para cada uma

das unidades e são efetivadas de acordo com as prioridades estabelecidas pelo Conselho de Curso de

cada unidade. O valor liberado anualmente para cada uma das Unidades Universitárias do Campus é

definido a partir de critérios adotados pela Coordenadoria Geral de Bibliotecas para a distribuição da

verba total recebida pela Reitoria. São considerados o número de alunos matriculados por curso e o

preço médio do livro em cada área, calculando assim, o percentual da verba destinado a cada unidade.



Os livros de pesquisa são adquiridos com verba própria das Unidades do Campus, por meio de

fundações locais e também em programas especiais como o FAPLIVROS da FAPESP (Fundação de

Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo), que acontece, em média, a cada cinco anos e destina-se às

Bibliotecas de Unidades que tenham pesquisadores vinculados a trabalhos apoiados pela FAPESP. O

objetivo do Programa é apoiar a aquisição de livros necessários para a pesquisa científico-tecnológica,

além de e-books e de textos publicados em outras mídias. Esses materiais de pesquisa não estão sujeitos

aos critérios de seleção estabelecidos pela Biblioteca, pois são adquiridos para atender necessidades de

projetos específicos.

4.2 Doação

O processo de doação é uma forma bastante usual de formação de acervos e é adotado pela

Biblioteca representando uma grande parte de suas aquisições.

Porém, para receber um documento em doação, é aplicado o mesmo critério de seleção

utilizado para os documentos adquiridos por compra, ou seja, não é aceito como doação qualquer

material que não seria adquirido caso possuísse a verba para tanto, pois nenhum material é

absolutamente gratuito para qualquer biblioteca. O custo para tratamento técnico e armazenamento de

um material recebido por doação é idêntico ao daquele adquirido por compra.

As doações podem acontecer de duas formas: espontânea ou solicitada.

No caso da doação espontânea, a biblioteca recebe todas as doações mediante assinatura do

Termo de Doação de Material (Anexo I) mas se reserva o direito de submeter os documentos recebidos

aos critérios de seleção com o objetivo de definir as ações, ou seja, incorporar ao acervo, remanejar ou

descartar, conforme fluxograma (Anexo II)

A doação solicitada é feita por meio da identificação, análise e envio de listas de duplicatas e

doações de instituições da área ou outras bibliotecas da própria rede UNESP. A Biblioteca solicita

também doações de novas publicações, como livros, periódicos e materiais especiais, por meio de

contatos e correspondências às editoras, livrarias, instituições de ensino e pesquisa, órgãos

governamentais e/ou qualquer instituição que publique/edite e distribua publicações de interesse da

Biblioteca.



Os documentos recebidos por doação que, pelos critérios de seleção, não são incorporados ao

acervo, são disponibilizados para doação às bibliotecas da Rede UNESP ou de outras instituições, para

usuários da própria biblioteca ou para descarte, a saber:

Banco de duplicatas – documentos que já fazem parte do acervo da biblioteca em número de

exemplares suficientes;

Banco de doações – documentos doados que não foram selecionados para incorporar o acervo da

Biblioteca;

Descarte – documentos que pelo estado de conservação precário, erros de encadernação,

comprometimento de conteúdo, informações desatualizadas não serão incorporados ao acervo,

não devem ser doados e/ou permutados sendo somente passíveis de descarte.

4.3 Permuta

É uma modalidade de aquisição que consiste na troca de documentos publicados por duas

instituições. Para tanto, deve-se possuir uma lista de instituições nacionais e internacionais e suas

respectivas publicações para que se possa realizar o processo de permuta.

Tendo definido os títulos a serem permutados, deve-se realizar um acordo de permuta entre as

duas instituições manifestando o interesse no recebimento das publicações.

A Coordenadoria Geral de Bibliotecas é responsável pela modalidade de permuta para todas as

bibliotecas da Rede UNESP.

4.4 Tranferência

É um processo não muito usual que consiste, de forma oficial, na transferência de material

bibliográfico entre as Unidades da Unesp, visando a adequação e melhor localização do acervo.

A Biblioteca interessada faz a solicitação formal à Biblioteca que possui o material disponível

para transferência e recebe o material após o cumprimento de todas as etapas do processo, aberto

especialmente para formalizar essa modalidade de aquisição.



4.5 Produção própria

É por meio desta modalidade que a Biblioteca recebe as teses, dissertações e trabalhos de

conclusão de curso apresentados nos cursos das faculdades de cada Unidade Universitária do Campus.

As teses e dissertações devem ser entregues em formato impresso e também em formato

eletrônico, juntamente com a devida autorização parcial ou integral para disponibilização na Biblioteca

Digital C@thedra.

Os trabalhos de conclusão de curso devem ser entregues somente em formato eletrônico,

juntamente com a respectiva autorização para disponibilização na Biblioteca Digital C@pelo.

5 PROCESSO DE AVALIAÇÃO DO ACERVO

Ao iniciar-se a avaliação do acervo deve ser verificado, segundo Lancaster (1996), o que a

biblioteca deveria possuir e não possui, e o que possui, mas não deveria possuir, tendo em vista fatores

de qualidade e adequação da literatura publicada, sua observância, as mudanças de interesses dos

usuários, e a necessidade de otimizar o uso de recursos financeiros limitados.

A avaliação do acervo é um procedimento periódico que deve ser realizado pela Biblioteca ao

menos uma vez a cada dois anos para adequá-lo às novas diretrizes traçadas pela instituição e originadas

pela demanda da comunidade usuária, identificando falhas anteriormente não percebidas no processo de

seleção ou mesmo o reposicionando de modo a otimizar o espaço físico disponível.

Figueiredo (1991) enfatiza que um meio para realizar a avaliação é através da análise

comparativa do que é comprado, verso o uso subsequente; esta análise favorece o melhoramento da

seleção, quer pela identificação dos tipos de material com pouca chance de ser utilizado, quer pela

alteração no processo de seleção que acarreta em compra de materiais desnecessários para a clientela.

5.1 Métodos de avaliação

Os métodos utilizados para avaliar o acervo são: quantitativos (tamanho e crescimento) e

qualitativos (julgamento por especialistas, análise do uso real), em que os resultados são comparados e

analisados, assegurando o alcance dos objetivos da avaliação da coleção e garantindo uma melhor

qualidade da política de desenvolvimento de coleções.



Os indicadores quantitativos são coletados ao longo de um período definido de uso do acervo,

priorizando o número de empréstimos e consultas e a relação existente entre o número de exemplares e o

número de usuários.

A avaliação qualitativa é orientada pelos mesmos critérios e procedimentos já descritos no

processo de seleção.

O processo de avaliação do acervo da Biblioteca deve ser executado pela Comissão de

Biblioteca e Comissão Técnica, pautada em critérios qualitativos e quantitativos, definidos neste

documento.

Os serviços de Referência e Processamento Técnico são os responsáveis pela pré-seleção dos

documentos para posterior análise da Comissão de Biblioteca e Comissão Técnica.

Não são passíveis de avaliação, remanejamento ou descarte as obras que compõem o Acervo

Histórico da Biblioteca, coleção essa armazenada em sala especial, onde são preservados um exemplar de

cada edição dos títulos do acervo.

5.2 Resultados da avaliação

O resultado do processo de avaliação gera uma lista de títulos com recomendações que devem

ser implementadas para correção dos erros apontados. Após essa avaliação, o acervo passa pelo processo

de desbastamento, conforme fluxograma (Anexo III)

O desbastamento é o processo pelo qual se retira o livro ativo, títulos e/ou exemplares, partes de

coleções, seja para remanejamento ou descarte.

Deve ser realizado periodicamente, logo após o processo de Avaliação do Acervo, e tem como

objetivos principais adequar a coleção aos interesses dos usuários, evitar o crescimento desordenado da

coleção e evitar desperdícios de recursos humanos, financeiros e de infraestrutura. São duas as

modalidades de desbastamentos:

a) Remanejamento

É o processo de deslocamento de um documento ou uma coleção para locais de menor acesso,

igualmente seguros e higienizados, como forma de facilitar a sua recuperação caso venha a ser solicitado

pelo usuário. Assim o documento ou a coleção remanejada não são descartados, ao contrário, continuam

fazendo parte do acervo.



O processo de remanejamento do acervo é fundamental para a organização e disponibilização da

coleção, tendo em vista que o espaço físico disponível não oferece condições de crescimento.

A Biblioteca tem uma sala especial para as obras remanejadas do acervo geral. As obras são

armazenadas exatamente como no acervo normal, podendo ser consultadas ou emprestadas da mesma

forma como qualquer outro material do acervo.

São remanejadas as obras que não são mais tão frequentemente usadas, para consulta ou

empréstimo, na maioria dos casos por ter sido atualizadas com edições mais recentes por meio de compra

ou doação.

Essas obras remanejadas são avaliadas pelo período mínimo de dois anos; se forem consultadas

ou emprestadas, voltam para o acervo normal imediatamente após o uso; se no período de dois anos não

foram solicitadas, entram na lista de baixa e são descartadas do acervo após serem devidamente avaliadas

pelos órgãos competentes.

b) Descarte

Descarte é o processo de retirada definitiva e total do documento ou da coleção, motivada pelo

desuso comprovado: exemplares excedentes, títulos fora da área de cobertura temática definida,

documentos danificados (sujos, infectados, deteriorados ou rasgados), desatualizados, ou seja, com

conteúdos superados por novas edições, entre outros critérios definidos pela comissão de avaliação para

cada estudo em andamento.

Após rigorosa análise do conteúdo e relevância do documento, se for considerado de valor e não

estiver disponível no mercado para substituição, o documento passa por um processo de restauração.

Quando houver possibilidade de substituição e o seu custo for inferior ao da restauração, é feita a

aquisição e o documento danificado descartado. No caso de dúvida a comissão analisa novamente o

documento, para que sejam evitadas perdas de documentos de valor cultural, científico ou histórico.

No processo de descarte a coleção de periódicos recebe uma atenção especial e é avaliada com

base em alguns critérios especiais como: coleções não correntes ou incompletas, títulos disponíveis

online e com baixo uso do exemplar impresso, título não solicitado pelo serviço de comutação

bibliográfica, existência do título em outras bibliotecas da Rede UNESP ou em outras bibliotecas

brasileiras.

Os documentos descartados em bom estado de conservação e sem comprometimento de seu

conteúdo são disponibilizados para doação a outras instituições ou a usuários.



Documentos em mal estado de conservação, deteriorados, obsoletos e sem valor histórico,

inutilizados e sem conteúdo relevante para outras bibliotecas devem ser descartados.

6 PROCESSO DE BAIXA PATRIMONIAL

Processo de Baixa de Material Bibliográfico para os periódicos incorporados ao patrimônio da

Universidade é o instrumento onde deve constar a relação dos documentos a serem eliminados, com a

concordância da Comissão de Biblioteca e a devida aprovação do Presidente do Grupo Administrativo

do Campus (GAC) para posterior contabilização da baixa patrimonial pela Seção de Contabilidade da

Administração Geral do Campus.

Somente os periódicos precisam ser baixados do patrimônio, pois não foram descaracterizados

como material permanente como os demais códigos.

Os materiais retirados do acervo poderão ser doados ou descartados somente após a finalização

do Processo de Baixa.

7 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A adoção de uma Política de Desenvolvimento de Coleções é imprescindível para o

crescimento racional do acervo para que esse se desenvolva com qualidade e responda de forma coerente

às necessidades da comunidade servida pela Biblioteca.

Critérios bem definidos contribuem para que a tomada de decisão quanto aos processos de

seleção, aquisição, avaliação e desbastamento seja realizada de forma mais segura, evitando erros de

interpretações pessoais quanto a necessidade de um documento ser ou permanecer incorporado ao

acervo da Biblioteca.



REFERÊNCIAS

LANCASTER, F.W. Avaliação de serviços de bibliotecas. Brasília: Briquet de Lemos, 1996. 356 p.

MIRANDA, A.C.C. Desenvolvimento de coleções em bibliotecas universitárias. Rev. Digit. Bibliotecon.

Cienc. inf.. v. 4. p. 1-19, 2007.

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

ANDRADE, D. ; VERGUEIRO, W. Aquisição de materiais de informação. Brasília: Briquet de

Lemos, 1996. 118p.

BRASIL. Ministério da Saúde. Secretaria-Executiva. Subsecretaria de Assuntos Administrativos.

Política de desenvolvimento de coleções da Biblioteca do Ministério da Saúde. 2. ed. Brasília:

Editora do Ministério da Saúde, 2009. 64 p. Série A. Normas e Manuais Técnicos.

CARVALHO, M.C.R. Estabelecimentos de padrões para bibliotecas universitárias. Fortaleza : UFC

; Brasilia : ABDF, 1981. 71 p.

FIGUEIREDO, N. M. Metodologias para a promoção do uso da informação: técnicas

aplicadas particularmente em bibliotecas universitárias e especializadas. São Paulo: Nobel,

1991.

FIGUEIREDO, N.M. Paradigmas modernos da ciência da informação. São Paulo: Polis : APB, 1999.

168 p.

RANGANATHAN, S.R. As cinco leis da biblioteconomia. Brasília: Briquet de Lemos, 2009. 336 p.

VALENTIM, M.L.P. (Org.) Ambientes e fluxos de informação. São Paulo: Cultura Acadêmica, 2010.

281p.

VERGUEIRO, W.C.S. Desenvolvimento de coleções. São Paulo: Polis, APB, 1989. 96 p.

VIEIRA, S. Como escrever uma tese. 5. ed. ver. ampl. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2004.

102 p.

WEITZEL, S.R. Elaboração de uma política de desenvolvimento de coleções em bibliotecas

universitárias. Rio de Janeiro: Interciência; Niterói: Intertexto, 2006. 76p.



ANEXO I

TERMO DE DOAÇÃO DE MATERIAL

Eu, ,

declaro que estou ciente que o material doado à Divisão Técnica de Biblioteca e Documentação, listado em

anexo, poderá ser enviado a outra Biblioteca, doado aos usuários ou mesmo ser descartado, se for constatado

que o mesmo não atende aos critérios de seleção adotados pela Biblioteca para incorporação do material ao

acervo.

Botucatu, / /

_______________________



ANEXO II



ANEXO III

Desbastamento do

acervo

Obra foi

emprestada/consulta

da menos que 5

vezes no últimos 10

anos?

Está em boas

condições físicas,

sem

comprometimento

de seu conteúdo?

Foi

utilizado?

Remanejara para outro

local para ser avaliado por

2 anos

Volta para o acervo

normal

NÃO

SIM SIM

SIM

NÃO NÃO

NÃO

Oferecer para as bibliotecas

da Rede Unesp depois para

demais instituições e

usuários

Houve

interesse?

Enviar para o

interessado

Disponibilizar na estante de

doação para usuário no hall

da biblioteca por 15 dias

Descarte

SIM

NÃO

NÃO

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POLÍTICA DE DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES DA · PDF fileda UNESP - Campus de Botucatu estabelece normas e padrões para orientar o processo decisório de determinar a conveniência