POLÍTICA DE VIAGEM€¦ · O transporte aéreo deve ser adquirido pela agência de viagens homologada pelo Clube. O voo deve ser de classe econômica e o viajante tem direito a despachar

POLÍTICA DE VIAGEM

579111315 e 1617

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1. Objetivo2. Abrangência3. De�nição4. Cronograma5. Premissa6. Verba6.1 Moeda Estrangeira

Sumário

19 e 2021222324

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7. Transporte7.1 Transporte Aéreo7.1.1 Perda e Remarcação de Voo7.1.2 Passaporte e Vistos7.2 Transporte Terrestre

242526 e 2728303232

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7.2.1 Transporte Interno / Transfer ou Translado 7.2.2 Taxi7.2.3 Transporte Próprio7.2.4 Transporte Locado 8. Seguro Viagem9. Hospedagem9.1 Hospedagem Faturada

Sumário

3335 e 3638 e 3941

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9.2

10. Alimentação11. Despesas não reembolsáveis 12. Prestação de Contas

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Hospedagem Locada

1 Objetivo

5

1. Objetivo

POLÍTICA DE VIAGEM DATA DE IMPLANTAÇÃO: 01/11/2019 VERSÃO: 00

A Política de Viagens tem o objetivo de estabelecer diretrizes e critérios referentes ao reembolso de despesas de viagens, visando delimitar a abrangência das despesas e a correta utilização dos recursos oferecidos para viagem relacionada ao negócio do Clube.

2Abrangência

7POLÍTICA DE VIAGEM

1. Abrangência

Esta polít ica tem caráter obrigatório para todos os colaboradores, estagiários, diretores, atletas, candidatos a atletas e comissão técnica, os quais são denominados “usuários” nesta política.

DATA DE IMPLANTAÇÃO: 01/11/2019 VERSÃO: 00

3 De�nição

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3. De�nição

POLÍTICA DE VIAGEM

Denomina-se “viagem corporativa” as atividades de campo externa relacionadas ao trabalho e/ou competição. Aplica-se também quando um usuário exerce temporariamente um trabalho oficial fora das dependências do Clube.A viagem iniciará quando o usuário sair do local de onde partira diretamente para a viagem (local de trabalho, residência ou outro local), sendo o seu término quando retornar ao local de trabalho ou residência.

Nota: Qualquer outro local para o término da viagem que não seja residência ou trabalho só serão aceitas se não contribuir significativamente com tempo, distância e valor da viagem.


4Cronograma

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4. Cronograma

POLÍTICA DE VIAGEM

O usuário deve limitar a duração total da viagem e o tempo viajado somente ao que for necessário. Qualquer tempo extra, resultante do não atendimento a esta regra, não será considerado dentro do cronograma total da viagem e, portanto, não será custeado pelo Esporte Clube Pinheiros.


5 Premissa

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5. Premissa

POLÍTICA DE VIAGEM

A solicitação de autorização de viagem deve seguir os procedimentos internos disponíveis na intranet, sendo o usuário responsável pelas informações fornecidas na solicitação de viagem.O Clube se responsabiliza por despesas de viagens, tais como: transporte (terrestre e/ou aéreo), hospedagem e alimentação e despesas extraordinárias.Despesas extraordinárias - São despesas extras incorridas, tais como: despesas médicas, incluindo medicamentos, sala de conferencias, lavanderia (apenas quando houver emenda de competição), e ambos devem ser comprovados por meio de recibos originais.


6 Verba

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6. Verba

POLÍTICA DE VIAGEM

Por questões de segurança e controle, é recomendável que toda verba (moeda local ou estrangeira) utilizada para despesas com viagens sejam realizadas via cartão de débito pré-pago. O cartão corporativo é disponibilizado somente aos colaboradores contratados em regime CLT, é de débito pré-pago e seu credito deve seguir os procedimentos internos específicos.Saques em espécie são autorizados somente na impossibilidade de utilizar a função débito. O valor da tarifa deve ser previsto na solicitação da verba e considerado na prestação de contas.


16POLÍTICA DE VIAGEM DATA DE IMPLANTAÇÃO: 09/10/2019 VERSÃO: 00

Os cartões estão habilitados para realizar saques de no máximo R$2.000 por transação, R$15.000 por dia e R$35.000 por mês. Havendo um limite de 10 saques por dia, limitados a 20 saques por mês. É proibida a utilização do cartão corporativo para pagamento de despesas pessoais.

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6.1 Moeda Estrangeira

POLÍTICA DE VIAGEM

Para viagem internacional, a verba solicitada deve considerar despesas com taxa de câmbio e transações internacionais. A tarifa para saques no exterior é a mesma para saques nacionais (para valores, consulte o setor de tesouraria), porém alguns países possuem um serviço local do caixa eletrônico que pode tarifar um valor adicional, o qual é debitado diretamente na fatura do cartão já com o valor convertido em reais.Se necessário dinheiro em espécie, deve ser solicitado à quantia já na moeda local do país de origem.Caso haja a necessidade de converter verba durante a viagem, o comprovante de conversão de câmbio deve ser retido e apresentado na prestação de contas com uma justificativa.


7 Transporte

7. Transporte

POLÍTICA DE VIAGEM

Para solicitação de transporte, é necessário considerar a regra abaixo:- deslocamento dentro da cidade de São Paulo e até 4 pessoas deve ser utilizado taxi ou carro próprio;- deslocamento até 300km e até 4 pessoas deve ser utilizado veículo próprio ou van;- deslocamento até 300km e grupos de 5 a 14 pessoas deve ser utilizado van;- deslocamento até 300km e grupos superiores a 15 pessoas deve ser utilizado micro-ônibus ou ônibus executivo;- deslocamento acima de 301km e 600km e até 4 pessoas deve ser utilizado veículo locado, veículo próprio ou transporte aéreo, se houver aeroporto na cidade de destino;



- deslocamento entre 301km e 600km e grupos de 5 a 19 pessoas deve ser utilizado ônibus leito turismo ou transporte aéreo, se houver aeroporto na cidade de destino;- deslocamentos entre 301km e 600km e grupos superiores a 20 pessoas deve ser utilizado ônibus leito turismo;- deslocamento acima de 601km deve ser cotado transporte aéreo.


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7.1 Transporte Aéreo

POLÍTICA DE VIAGEM

O transporte aéreo deve ser adquirido pela agência de viagens homologada pelo Clube.O voo deve ser de classe econômica e o viajante tem direito a despachar uma bagagem. Equipamento/ recurso para a competição é considerado bagagem, sendo possível despacha-lo no modo frágil e o custo é de responsabilidade do Clube. O trajeto aéreo nacional não pode haver mais de 1 escala e o trajeto internacional mais de 2 escalas. E o tempo total de voo (da origem ao destino final) não deve aumentar o percurso em mais de 2 horas comparado ao trecho direto para viagem nacional e mais de 5 horas para viagem internacional.


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7.1.1 Perda e Remarcação de Voo

POLÍTICA DE VIAGEM

Quando houver necessidade de remarcação de voo por descumprimento de antecedência mínima exigida pela companhia aérea por parte do viajante, as despesas de remarcação não são restituídas pelo Clube.As perdas de voo devem ser comunicadas à área para devidas providências.


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7.1.2 Passaporte e Vistos

POLÍTICA DE VIAGEM

As despesas com emissão e/ou renovação de passaporte, bem como emissão de visto é de responsabilidade do viajante, exceto para os atletas e comissão técnica que forem representar o Esporte Clube Pinheiros no exterior.Quando o atleta for competir pela Seleção Brasileira, o Esporte Clube Pinheiros não custeia as despesas com visto.


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7.2 Transporte Terrestre

POLÍTICA DE VIAGEM

O transporte do Clube é utilizado para trajetos até 300 km de acordo com a disponibilidade, e deve ser solicitado ao setor de Transportes conforme procedimento interno.

7.2.1 Transporte interno / Transfer ou Translado


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7.2.2 Taxi

POLÍTICA DE VIAGEM

É permitido utilizar taxi para grupos de até 4 integrantes, para ir e voltar do aeroporto, hospedagem e/ou competição, preferencialmente, com as empresas homologadas pelo Clube – Cabify, WAPPA e UBER, desde que tal despesa tenha sido prevista na solicitação da viagem.Na impossibilidade de utilizar as empresas parceiras, pode ser utilizado taxi comum, sendo necessário apresentar o recibo original de taxi, contendo as informações: data, hora, placa do carro, local de origem e local de destino.


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7.2.3 Transporte Próprio

POLÍTICA DE VIAGEM

A utilização de carro próprio só será permitida quando não houver transporte disponibilizado pelo clube, preferencialmente transportando grupos, e o trajeto autorizado para cálculo de reembolso deve considerar o Esporte Clube Pinheiros como ponto de origem. No caso de utilização de carro próprio em competição, a quilometragem a considerar deve ser calculada com base na distância da hospedagem até o local de competição e vice e versa.



Quando for utilizado veículo próprio, é reembolsado o valor de R$0,80/km rodado. A composição da taxa contempla despesas de depreciação, manutenção, seguro e demais despesas com o automóvel. Despesas com pedágio e estacionamento também são reembolsáveis com a apresentação de recibos originais.O condutor é responsável por possuir habilitação válida e seguir as normas de trânsito. O valor de multa ou outros gastos decorrentes da utilização de veículo próprio não são reembolsáveis.


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7.2.4 Transporte Locado

POLÍTICA DE VIAGEM

Não é recomendado a locação de veículos. Caso haja necessidade, deve ser previamente aprovada pela Gerência.A locação de veículos deve ocorrer somente de categoria econômica (com ar condicionado e direção hidráulica) e deve ser contratado seguro contra danos morais, materiais e pessoais, inclusive para terceiros.Não é permitida a cobrança de quilometragem para veículos alugados. O reembolso do combustível deve ser solicitado via comprovante de abastecimento (nota ou cupom fiscal).


8Seguro Viagem

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8. Seguro Viagem

POLÍTICA DE VIAGEM

O seguro é contratado por meio da agência de turismo e a necessidade de contratação deve ser informada pelo departamento junto com as informações de compra de passagem.No caso de sinistro, cabe ao responsável pela viagem informar, primeiramente, o responsável pela contratação do seguro, para tomar conhecimento das orientações e para que as providências sejam processadas.


9Hospedagem

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9. Hospedagem

POLÍTICA DE VIAGEM

A reserva de hospedagem deve ser realizada via Suprimentos, preferencialmente com café da manhã incluso. O voucher de reserva do hotel deve ser encaminhado ao viajante com antecedência mínima de 48 horas.O consumo de itens do quarto e/ou frigobar não é reembolsável, exceto água.

9.1 Hospedagem Faturada



O setor/seção esportiva é responsável por pesquisar e locar a hospedagem comprovando que é o menor custo em comparação com o orçado por Suprimentos, ou justificando a necessidade da escolha.A despesa deve ser tratada como reembolso e o recibo da locação deve ser entregue à área na prestação de contas.

9.2 Hospedagem Locada


10Alimentação


O reembolso de refeição é aplicável para viagens e reuniões de negócios (relacionados às atividades fins do Clube).São reembolsadas as tarifas de café da manhã em hotéis e/ou restaurantes, desde que, não estejam inclusas nas tarifas do hotel. O reembolso de refeições deve obedecer aos limites individuais estabelecidos abaixo, os quais já incluem a taxa de serviço, agua, suco ou refrigerante:

10. Alimentação



Notas de consumo de mercado são aceitas, desde que se trate de produtos triviais essenciais a alimentação.Não é reembolsável o consumo de bebida alcóolica, bem como o consumo de itens do quarto e/ou frigobar, exceto água.

Localização Desjejum Almoço/Jantar

Nacional

Internacional

R$ 15,00

US$ 10

R$ 45,00

US$ 35


11Despesas não reebolsáveis


Não será reembolsado despesa como:

• Bebida alcóolica;• Chamadas telefônicas;• Internet;• Filme;• Medicamentos de uso contínuo; • Objeto pessoal;• Cosméticos, itens de maquiagem, produtos de higiene pessoal e outros serviços pessoais;

11. Despesas não reembolsáveis

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• Barbeiro, cabeleireiro, manicure;• Revista, livro, jornal;• Multa e juros de cartão de crédito pessoal;• Multa de trânsito;• Upgrades em hotel;• Upgrades/seleção de assento preferencial em companhia aérea;• Embarque preferencial e/ou antecipado em companhia aérea;• Transporte, taxas alfandegárias, impostos e outras taxas associadas ao envio de itens de uso pessoal;• Itens pessoais perdidos, roubados ou danificados durante uma viagem;• Despesas sem documentação comprobatória.

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12 Prestação de Contas


Toda despesa deve ser devidamente comprovada através de documentação com valor fiscal e não deve conter o CPF do colaborador e/ou diretor. Para os casos que houver, os documentos não serão aceitos.Os recibos e notas fiscais de despesa devem ser apresentados em até 5 dias da data final da viagem. A partir desse prazo, o reembolso será avaliado. É vedado qualquer reembolso de viagem há mais de 30 dias da data final do evento.Não serão aceitos recibos ilegíveis.Em caso de perda ou extravio de comprovante fiscal, a despesa não é reembolsada.

12. Prestação de Contas


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