Portal interno B2E (Pharmagazine N5)

Pharmagazine | edição n.º 5 | 2009 41 de 94

Portal interno B2E: criação da cidade virtual

PharmaLand para os seus colaboradores

Rui BelonaResponsável Pharmedia - JRS Pharmarketing

O que é um portal B2E? A Internet revolucionou um dos elementos críticos das estratégias de negócio: a maneira como os negócios se efectuam entre os seus vários intervenientes. Desde o início foi dado especial destaque à ligação da empresa com os seus fornecedores e clientes, e foram introduzidas novas formas de comunicação através da Internet como o B2B (business-to-business) e B2C (business-to-consumer).

Rui BelonaResponsável Pharmedia - JRS Pharmarketing

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Notas:


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Portal interno B2E: criação da cidade virtual PharmaLand para os seus colaboradores

fig. 1

Actualmente encontramo-nos numa segunda fase: o B2E (business-to-employee), sendo um princípio fulcral para as empresas mais desenvolvidas, nas quais o capital humano é considerado um factor imprescindível. De uma forma simplificada, o B2E é um portal que permiti aos colaboradores da companhia o acesso a sistemas, processos e informações necessárias, internos ou externos, para que possam realizar o seu trabalho da melhor maneira. O portal B2E está a tornar-se, rapidamente, a base para a comunicação e colaboração entre os colaboradores. Tendo isto em mente, foi desenvolvido um conceito que permite abranger os princípios do B2E, melhorar a comunicação entre os colaboradores das companhias

da Indústria Farmacêutica através da adopção dos portais B2E, nos quais são introduzidos conteúdos dinâmicos e aplicações self-service: a PharmaLand. O que é a PharmaLand?A PharmaLand consiste na criação de um portal interno B2E, orientado para os colaboradores de uma companhia, permitindo disponibilizar conteúdos, informações, acesso a aplicações, colaboração e conhecimentos necessários para o desempenho das suas funções.

A PharmaLand baseia-se no conceito da cidade virtual. Porque as cidades são centros geográficos de pessoas, actividades e serviços, e a sua forma urbana é familiar à maior parte das pessoas, é utilizado como uma metáfora face ao agrupamento de serviços

e informações que se pretende conjugar num portal desta natureza.

Assim, ao dirigir-se a uma comunidade virtual PharmaLand, qualquer colaborador sabe que lá poderá encontrar informação relevante para o seu dia-a-dia (quer seja de natureza profissional ou pessoal). Porquê fazer uma PharmaLand?A informação é um activo em qualquer mercado ou sector. Num sector como a Indústria Farmacêutica, onde o conhecimento atempado de toda a informação, sejam normas e regras que foram alteradas pelas entidades reguladoras, seja o conhecimento científico das áreas e produtos da companhia, leva a que a forma e o timing em que essa informação é

Função

Comunicação

Informação

Lazer

Notas:


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fig. 2

disponibilizada possa ser um factor diferenciador e gerador de sucesso. As razões que estimulam a criação de portais corporativos nas empresas são muitas. As que lideram as listas de alguns estudos são:

dificuldade dos colaboradores no acesso a toda a informação, principalmente quando esta vem de departamentos diferentes (Departamento Médico, Departamento de Marketing, Assuntos Regulamentares, etc.);

perda de tempo a responder a dúvidas dos colaboradores sobre processos internos, quando estas poderiam estar disponíveis no portal 24 horas por dia / 7 dias por semana;

intranet geral que oferece tudo para todos (falta de

personalização), nomeadamente no caso de companhias multinacionais;

falta de informação e conteúdos aplicáveis ao trabalho (farmacovigilância, esclarecimentos, reporte de casos especiais, pedidos de informação médica, best practices, formação científica, etc...);

baixa qualidade das informações que chegam aos colaboradores de forma deficiente, por outros canais da companhia (papel, reuniões, correio interno, etc.);

desperdício de tempo na procura de informações;

necessidade de manter os colaboradores informados de forma rápida e disseminada;

PharmaLand

Motivar oscolaboradores

Formarnas maisdiversasáreas

Inovar nacomunicação

interna

Medir grau desatisfação doscolaboradores

Promover agestão e a

autonomia doscolaboradores

Prevenira falta

de informação

Promover arelação

companhia/colaboradores

Notas:


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fig. 3

vários nichos de informação dentro da companhia, implicando uma produtividade deficiente das equipas que têm a informação fragmentada.

Entre todas as razões que possamos dar, o que torna mais urgente os serviços tipo B2E é a possibilidade de dar aos colaboradores de uma companhia o bem mais precioso de nossos dias: o tempo. Segundo pesquisas realizadas em 2001 pela Agency.com e Harris Interactive, os colaboradores que utilizam soluções de Portal Corporativo, em média, economizam cerca de 2,84 horas por semana, o que significa 7,1% de seu tempo.

Depto. A

Abordagem tradicional Abordagem PharmaLand

Depto. C

Depto. B

Depto. A Depto. C

Depto. B

NovaLand

Notas:


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informação

informação

fig. 5

fig. 6

Qual seria o seu aumento de produtividade se os seus colaboradores trabalhassem mais um mês em cada ano?

Indiferente às condições económicas, a produtividade laboral é um factor essencial para se atingir, de forma sustentada, as margens de lucro e as quotas de mercado ambicionadas. Os colaboradores que trabalham eficientemente, podem dedicar mais tempo ao serviço das necessidades dos clientes, angariando novas oportunidades de rendimento e inovando de forma contínua. A quem se destina a PharmaLand?A PharmaLand destina-se a todas as companhias que pretendam ser mais eficientes na comunicação com os seus colaboradores, dotando-os

das ferramentas necessárias para desempenharem o seu papel dentro da organização de uma forma mais informada e pro-activa. Isto significa, para os colaboradores, terem um único ponto de acesso a todas as informações relevantes, ferramentas de colaboração, aplicações e serviços que eles precisam para fazer o seu trabalho.

Do ponto de vista da companhia, representa o aumento comprovado da economia e da produtividade da equipa, baseando-se em duas premissas: “sempre que quiser - onde quiser”

(anytime, anywhere) self-service

“Sempre que quiser - onde quiser”À medida que avançamos para a premissa “sempre que quiser -

onde quiser”, um vasto conjunto de interfaces e plataformas múltiplas de integração de dados são reconhecidas como essenciais.Esta premissa torna-se tão mais importante quanto o colaborador estiver fora do espaço físico da companhia. A PharmaLand assume um papel importante em manter os colaboradores que estão no terreno (nomeadamente as equipas de venda) informados sobre os acontecimentos relevantes para a companhia, ao mesmo tempo que lhes fornecem ferramentas para melhor realizarem as suas tarefas (e-Learning, questionários de auto-avaliação, processos internos etc.) ao seu ritmo, sem impor um tempo ou local físico.

Se aliarmos esta autonomia dada à equipa que está no terreno, permitindo-lhe escolher o ritmo

sef-service

Notas:


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com que assimila as informações e realiza as suas operações, a um conceito de Closed Loop Marketing (tema que iremos discutir num próximo artigo), podemos perceber as potencialidades que a PharmaLand pode oferecer às equipas de vendas. “Self-service”A Internet/Intranet ganhou uma importância tremenda, fazendo evoluir os sistemas self-service. Como a PharmaLand tem a sua base na internet, não obriga à instalação de programas específicos, bastando a utilização de um web browser normal, sendo este a plataforma deste conceito. O conceito de employee self-service tem também um vasto impacto nas organizações, na medida em que é desenhado e concebido para ser manuseado por utilizadores casuais, não formados, isto é,

Notas:


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para uma vasta audiência que não os utilizadores dos tradicionais sistemas cliente/servidor. O volume de informação com que temos de lidar, no dia-a-dia, continua a crescer descontroladamente. As Intranets, em certa medida, contribuíram para este problema quando permitiram que muita informação inútil fosse acedida, explorada e multiplicada por utilizadores, colaboradores e pessoas anónimas. A PharmaLand, contendo informação específica e útil para os seus utilizadores, autorizados para a sua utilização, vem reduzir significativamente esse problema. Vantagens da PharmaLandO primeiro passo deve passar pela identificação dos benefícios que a Pharmaland pode oferecer, e

a importância desses benefícios para os objectivos específicos da organização. Despertar a curiosidade para a PharmaLand Despertar o interesse dos colaboradores para esta nova realidade é um dos factores críticos de sucesso do projecto. O envolvimento inicial dos colaboradores é vital para o sucesso do projecto pois serão eles os impulsionadores que darão vida à PharmaLand. Tendo isto em conta, uma campanha de comunicação interna deve ser realizada ANTES do início do projecto, de forma a preparar os colaboradores para a mudança que irá acontecer.

Outra questão prende-se com a cadeia hierárquica. Sem o envolvimento das chefias

Alavancar o capital intelectual

Simplificar os processos internos (paper less organization)

Fortalecimento das relações entre colaboradores(reforçar a cultura da empresa)

Melhorar a comunicação com os colaboradores

Eliminar actividades repetitivas e não geradoras de valor,que consomem tempo e recursos

Aumento da produtividade e competitividade

Redução de custos

Tomada de decisões mais eficaz

Permitir às várias comunidades profissionais internaspartilharem conhecimento

fig. 6

Notas:


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dificilmente o projecto irá ter sucesso. Uma abordagem top-down é necessária para retirar todas as vantagens da PharmaLand. Desde o Director Geral, passando pelos Product Managers e Area Managers, todos os que assumam uma função de liderança deverão contribuir, de forma activa, para o desenvolvimento do projecto, nomeadamente com a publicação de conteúdos da sua autoria ou de interesse para a equipa que lideram.

O que pode fazer com a PharmaLand?As possibilidades são infindáveis. Além dos conteúdos a disponibilizar, poderão ser adicionadas funcionalidades que irão permitir um maior nível de interacção com os utilizadores.

A PharmaLand é segura?Com o registo de todos os utilizadores do portal, a partilha de informação apresenta-se fácil pois, desde o momento que o acesso é feito em área privada, apenas acedem aos mesmos as pessoas devidamente “credenciadas”. Será igualmente possível a monitorização dos visitantes da PharmaLand a partir do momento em que se registam.

eNewsletter

envio de uma e-newsletter para todos os utilizadores registados

Questionários

auto-avaliação de conhecimento sobre determinado assunto/ patologia/produto

Testes de avaliação

avaliação de conhecimentos sobre determinado assunto/patologia/produto, com pontuação final

Caixa de sugestões

recolha de sugestões e feedback junto dos utilizadores

Agenda

introdução de reuniões, eventos e congressos por área/perfil de utilizador, incluindo os aniversários dos colaboradores

Sondagens

recolha da opinião sobre questões pontuais junto dos utilizadores

Sondagens

gestão de perfis com diferentes níveis de visualização dos conteúdos

Fórum

integração de uma área de discussão sobre os mais variados temas

Outras

Outras funcionalidades podem ser customizadas e incluídas na PharmaLand

Notas:

C

A B


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Sou Director Geral e a PharmaLand vai ajudar-me a:

• Chegar a todos os colaboradores da mesma forma; • Comunicar os objectivos da companhia para todos; • Publicar notícias de interesse para todos os colaboradores da companhia; • Fazer comunicados para toda a companhia e deixá-los disponíveis 24h/dia - 7 dias/semana.

Sou Director Financeiro e a PharmaLand vai ajudar-me a:

• Colocar todos os procedimentos financeiros, como plafond de despesas, reporte de custos, etc.no mesmo local, sempre disponível para consulta e download; • Publicar as condições dos acordos com instituições financeiras para os colaboradores, permitindo que estes estejam sempre actualizados e informados; • Disponibilizar documentos e templates de carácter financeiro para todos os colaboradores; • Comunicar a evolução do fundo de pensões dos colaboradores.

Sou Director da Área Médica e Assuntos Regulamentares e a PharmaLand vai ajudar-me a:

• Comunicar alterações de RCM, Folheto Informativo, embalagens, renovações de AIM, novas formas farmacêuticas, novas dosagens, novas apresentações, etc. • Gerir e comunicar os processos de farmacovigilância, principalmente junto da equipa de vendas; • Implementar e monitorizar programas de qualidade; • Comunicar deliberações do Infarmed sobre os produtos da companhia, assim como alterações de normas e regras que possam influenciar os processos dos mesmos, • Transmitir regras e normas internas da companhia que a equipa de vendas deve cumprir junto dos seus clientes.

Sou Director Médico e a PharmaLand vai ajudar-me a:

• Disponibilizar informação científica associada aos produtos e áreas terapêuticas, permitindo à equipa de vendas aceder a estes conteúdosno seu tempo e ritmo; • Responder a pedidos de informação científica internos e externos; • Gerir a formação científica interna, através de e-Learning com a aplicação de questionários de avaliação ou auto-avaliação sobre os conteúdos disponibilizados.

Notas:


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Sou Director de Marketing e a PharmaLand vai ajudar-me a:

• Comunicar as estratégias Marketing e campanhas de comunicação para as diferentes áreas da companhia; • Apontar eventos de interesse para a companhia nas suas várias áreas; • Publicar conteúdos sobre os produtos que melhorem a performance da equipa de vendas.

Sou Product Manager e a PharmaLand vai ajudar-me a:

• Colocar toda a informação sobre os meus produtos disponível para consulta pela equipa de vendas; • Publicar alterações aos materiais utilizados nos meus produtos; • Testar os conhecimentos da equipa de vendas sobre os meus produtos com questionários; • Comunicar os eventos relevantes para os meus produtos e a forma como iremos abordá-los.

Sou Product Manager e a PharmaLand vai ajudar-me a:

• Colocar toda a informação sobre os meus produtos disponível para consulta pela equipa de vendas; • Publicar alterações aos materiais utilizados nos meus produtos; • Testar os conhecimentos da equipa de vendas sobre os meus produtos com questionários; • Comunicar os eventos relevantes para os meus produtos e a forma como iremos abordá-los.

Sou Director de Recursos Humanos e a PharmaLand vai ajudar-me a:

• Gerir processos administrativos (férias, mapas de assiduidades, etc.) de forma online permitindo o acesso a todos os interessados; • Publicar regras e normas institucionais de horários, cantinas, higiene e segurança no trabalho, programas de qualidade, etc; • Criar manuais de acolhimento virtuais e multimédia para novos colaboradores; • Introduzir sondagens que permitam avaliar o estado de espírito da companhia em determinado momento; • Promover uma área de sugestões para uma gestão participativa dos colaboradores.

Sou Director de IT e a PharmaLand vai ajudar-me a:

• Publicar procedimentos de segurança e avisos necessários para a utilização das IT; • Promover a ajuda técnica online; • Dar dicas e conselhos sobre ferramentas informáticas de utilização diária; • Elaborar testes de auto-avaliação sobre as ferramentas de IT; • Criar manuais virtuais multimédia que ajudem os colaboradores da companhia a tiraremmais partido das IT.

Notas:

Documents

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