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PORTARIA CG/ADG Nº 89 DE 4 DE JANEIRO DE 2010.

Dispõe sobre a instrução processual e

procedimentos inerentes à apresentação à

Auditoria Geral das Prestações de Contas de

Dirigentes de Secretarias Municipais,

Especiais e Extraordinárias e dos

Arrecadadores de Receitas, com vistas às

certificações do exercício-base 2009.

O AUDITOR GERAL da CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO DO RIO DE

JANEIRO, no uso de suas atribuições legais, e

CONSIDERANDO que o art. 40, da Lei nº 289, de 25 de novembro de 1981, alterada

pela Lei Complementar nº 82, de 16 de janeiro de 2007, dispõe que integrarão a

Prestação de Contas, dentre outros elementos, a documentação determinada pelo

Controle Interno,

RESOLVE:

Art. 1º O processo administrativo de Prestação de Contas dos Dirigentes de

Secretarias Municipais, Especiais e Extraordinárias, para fins de análise e certificação

pela Auditoria Geral para o exercício sob análise, deve ser instruído com a seguinte

documentação, mantendo-se a seqüência estabelecida nos incisos:

I - Relatório Anual da Gestão, emitido pelo Titular da secretaria, compreendendo as

seguintes peças:

a) Relação de todos os ordenadores, os quais tenham ou não ordenado despesas no

órgão, na forma do Anexo I;

b) Relatório de Avaliação de Programas e Ações, instituído pela Resolução SMF nº

2521, de 30/11/2007;

c) Relatório contendo a descrição das principais ações, projetos, atividades, bem como

os resultados alcançados pela Secretaria no exercício;

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II - Demonstrativo da execução das ações previstas no PPA - Plano Plurianual - Anexo

II, alocando as posições orçamentárias e respectivas metas físicas, a ser emitido pelo

Sistema de Informações Gerenciais – SIG, no módulo PPA / Execução / Execução das

Ações Previstas no PPA, devendo as colunas referentes às justificativas ser

preenchidas pelo órgão;

III – Relatório Empenhos por Ordenador (relatório FCON 09508 do Sistema FINCON -

item I, letra "a", do Anexo X);

IV - Relação de Créditos Adicionais e Cancelamentos ocorridos no exercício (relatórios

FCONR 07002 e 07003 do Sistema FINCON - item I, letra "b", do Anexo X);

V - Quadro Demonstrativo da Despesa (relatório FCONR 09612 do Sistema FINCON -

item I, letra "c", do Anexo X);

VI - Relação de Restos a Pagar - Processados e não Processados - em 31 de

dezembro do exercício sob análise (relatório FCONR 09712 e 09713 do Sistema

FINCON - item I, letra "d", do Anexo X);

VII - Relação das despesas eventualmente impugnadas;

VIII - Formulário de Follow-up - Providências para Sanar as Fragilidades - Anexo III,

que será encaminhado previamente pela Auditoria Geral, e deverá ser preenchido pelo

órgão com as ações adotadas para sanar as fragilidades, conforme instruções contidas

no referido anexo;

IX - Demonstrativo das Despesas de Exercícios Anteriores, empenhadas no exercício

sob análise, na forma do Anexo IV;

X - Relação das Sindicâncias instauradas no exercício sob análise e das pendentes de

conclusão no término do exercício anterior, na forma do Anexo V, em atendimento ao

disposto no Decreto nº 22.796/03, normatizado pela Portaria CG/ADG nº 42/03; exceto

as relacionadas ao item anterior;

XI - Demonstrativo das concessões e prestações de contas referentes a todos os

recursos movimentados através do Sistema Descentralizado de Pagamentos - SDP -

mediante a inclusão do Anexo VI;

XII - Demonstrativo de recebimento de recursos mediante convênios, acordos, ajustes,

parcerias ou instrumentos congêneres, no exercício, na forma do Anexo VII;

XIII - Posição das prestações de contas referentes aos recursos transferidos a outros

órgãos públicos ou instituições públicas/privadas mediante convênios, acordos, ajustes

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e instrumentos congêneres, ainda que a título de subvenção, auxílio ou contribuição,

encerrados e em vigor no exercício sob análise, através do preenchimento do Anexo

VIII;

XIV – Declaração referente ao atendimento do disposto no Decreto nº 30.933, de 30 de

julho de 2009, que trata dos exames que devem ser realizados, com vistas à redução

dos preços contratados ou conveniados em razão da possível existência da CPMF na

composição dos custos na forma do Anexo IX

XV – Cópia dos esclarecimentos encaminhados ao Tribunal de Contas do Município do

Rio de Janeiro, referente às recomendações constantes do Parecer Prévio do exercício

de 2008, publicado no suplemento do DCM de 21 de julho de 2009, nos termos da

Resolução CGM nº 936 de 25 de novembro de 2009.

XVI - Declaração das respectivas unidades de pessoal de que os ordenadores

cumpriram a exigência de apresentação de declaração de bens e rendas, na forma da

Deliberação TCMRJ nº 104 de 05/05/94 e do Decreto nº 21.488/02 regulamentado pela

Resolução SMA nº 1085/02;

XVII - Relação dos dados do instrumento contratual e sua execução, por órgão,

referente a cada instrumento encerrado ou em andamento no exercício, a qual deverá

ser apresentada em CD-ROM e juntada ao processo de prestação de contas de acordo

com instruções do item II do Anexo X;

XVIII - Declaração do gerente da Gerência de Infraestrutura e Logística ou setor

equivalente de que as informações constantes do CD-ROM são fidedignas às do

sistema Fincon, conforme modelo constante do item II do Anexo X desta Portaria;

Art. 2º Os titulares das Secretarias que possuem Fundos Especiais vinculados deverão,

além da documentação estabelecida no artigo anterior, inserir no processo de

Prestação de Contas de Gestão a seguinte documentação relativamente a esses

Fundos:

I - Parecer quanto à repartição, transferência e aplicação de recursos, emitido pelo

Conselho ou Comissão Gestora, quando previsto na lei de criação do fundo;

II - Balanço Orçamentário;

III - Balanço Financeiro;

IV - Balanço Patrimonial;

V - Demonstração das Variações Patrimoniais;

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VI - Notas Explicativas;

VII - Demonstrativo das Receitas Arrecadadas, por código e Fonte de Recurso,

acumuladas no exercício;

Parágrafo único. Os documentos referentes aos incisos II, III, IV e V deverão estar

assinados pelo Contador Geral.

Art. 3º A prestação de contas de Programas de Trabalho de outros órgãos/entidades

ordenados pela Secretaria, deverá ser apresentada juntamente com a prestação de

contas da sua própria gestão, em seção específica, contendo a documentação prevista

nos arts. 1º e 2º desta Portaria.

Art. 4º As Prestações de Contas de Arrecadadores de Receitas dos órgãos da

Administração Direta deverão ser apresentadas na forma dos incisos a seguir:

I - Os processos de prestação de contas dos arrecadadores de receita por delegação

de competência deverão conter:

a) Cópia da publicação da nomeação do responsável pela arrecadação, sendo

evidenciado o período de sua gestão.

b) Relatório do responsável pela arrecadação, contendo as seguintes informações:

1. Demonstrativo contendo, por tipo de receita, os valores arrecadados mensalmente, a

numeração inicial e final das guias arrecadadas no mês;

2. Relação das guias de arrecadação canceladas no exercício, contendo número, data,

tipo de receita e valor, caso possível;

3. Relação dos depósitos bancários efetuados em favor do Tesouro Municipal,

contendo data, nome do banco, número da guia de depósito e valor.

c) Cópia dos atos que fixam os preços pertinentes aos serviços prestados durante o

exercício;

d) Pronunciamento do dirigente, a quem o responsável esteja subordinado, sobre as

contas apresentadas; e

e) Formulário de Follow-up - Providências para Sanar as Fragilidades - Anexo III, que

será encaminhado previamente pela Auditoria Geral, e deverá ser preenchido pelo

órgão com as ações adotadas para sanar as fragilidades, conforme instruções contidas

no referido anexo;

II - As prestações de contas das receitas arrecadadas diretamente pelo Tesouro serão

inseridas na prestação de contas do Secretário Municipal de Fazenda que deverá

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incluir a seguinte documentação, em seção específica do processo de prestação de

contas:

a) Termos de Encerramento de Caixa e Meios de Pagamento, devidamente

autenticados pela Auditoria Geral;

b) Cópia dos atos de nomeações dos responsáveis pela Superintendência do Tesouro

Municipal;

c) Documentação referente às alterações nas participações acionárias ocorridas no

exercício;

d) Boletim das Receitas e Operações de Crédito Realizáveis contendo a posição

acumulada em 31/12/09;

e) Boletim de Disponibilidade Bancária em 31/12/09;

f) Demonstrativo em 31/12/09 do Saldo de Cheques Emitidos;

g) Boletim Diário de Despesas contendo a posição acumulada em 31/12/09;

h) Demonstrativo de Movimentação de Ações ocorrida no exercício.

Art. 5º Todos os documentos, planilhas e quadros apresentados no processo de

prestação de contas deverão estar completos e legíveis, estando sujeitos à devolução

os processos que não apresentarem documentos em tais condições.

§1º As Secretarias deverão informar, no processo, os artigos e/ou incisos contidos

nesta portaria que não forem aplicáveis.

§ 2º As instruções para emissão dos relatórios do Sistema Fincon estão contidas no

item I do Anexo X.

Art 6º A Secretaria após a instrução do processo de prestação de contas, emitirá a

Declaração de Conformidade, na forma do Anexo XI.

Art. 7º Os processos de Prestação de Contas a que se refere esta Portaria deverão ser

encaminhados à Auditoria Geral até o dia 26 de fevereiro de 2009 .

Art. 8º Deverão ser encaminhados à Auditoria Geral, por meio do endereço eletrônico

auditoriacertifica.cgm@pcrj.rj.gov.br, concomitantemente ao envio dos processos das

prestações de contas respectivas, no prazo do artigo anterior, o Anexo II –

Demonstrativo da Execução das Ações Previstas no PPA e Anexo III - Formulário de

Follow-up - constante da presente Portaria, em modo somente leitura, na fonte Arial

com tamanho 10.

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Art. 9º A presente Portaria e seus anexos serão disponibilizados na Internet na página

da CGM http://www.rio.rj.gov.br/cgm.

Art. 10. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as

disposições em contrário, em especial a Portaria CG/ADG nº 83, de 2 de dezembro de

2008.

D. O RIO 05.01.2010

Republ. em 07.01.2010

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Regras para preenchimento do Quadro Geral de Ocorrência das Sindicâncias Administrativas 1 - Nº de controle seqüencial de cada órgão/entidade que deverá ser zerado a cada novo exercício. 2 - Nº e tipo do ato que instaurou a sindicância (ordem de serviço, portaria, resolução, decreto). 3 - Nome e cargo do responsável pela instauração da Sindicância. 4 - Data da publicação do ato no Diário Oficial. 5 - Nº do processo administrativo que instruirá a sindicância. 6 - Natureza da sindicância, conforme a seguir: 1 – furto 2 – fraudes 3 – arrombamento 4 – má conduta administrativa 5 – má conduta de servidor 6 – abandono de serviço

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7 – validade de medicamentos 8 – falsificação de documentos 9 – abalroamento de veículos 10 – impropriedades na licitação 11 – extravio de documentos 12 – outros 7 - Descrição sucinta dos fatos que motivaram a sindicância de forma que possam ser entendidos perfeitamente. 8 - Descrição sucinta da conclusão da sindicância, informando se houve, ou não comprovação de responsabilidade. 9 - Descrição das providências adotadas pelo gestor para correção das situações reportadas nas conclusões da sindicância, bem como para evitar a ocorrência de fatos semelhantes. 10 - Descrição do encaminhamento do processo, após conclusão da sindicância ( SMA para inquérito, arquivo, etc.).

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ANEXO IX

DECLARAÇÃO DE ATENDIMENTO AO DECRETO Nº 30.933

Órgão / Entidade: Declaro que foram examimados os contratos/convênios assinados e em vigor até o dia 31/07/2009, data da publicação do Decreto nº 30.933, e os encerrados entre o dia 1º de janeiro de 2008 e a data de publicação do referido Decreto, com vistas a redução dos preços contratos ou conveniados em razão da possível existência da CPMF na composição dos custos, identificando possíveis pagamentos sem o competente expurgo da CPMF. Rio de Janeiro, de de . Titular do órgão/entidade Matrícula

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ANEXO XI

DECLARAÇÃO DE CONFORMIDADE DO PROCESSO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS DOS ORDENADORES DE DESPESA

Secretaria: ____________________________________ Declaramos que o presente processo encontra-se instruído com a documentação comprobatória estabelecida pela Portaria CG/ADG nº _____ (citar) de de dezembro de 2009, conforme a seguir indicado:

Documentos

Referência N/A

.a) Relação de todos os ordenadores, os quais tenham ou não ordenado despesas no órgão Fls. a

I.b) Relatório de Avaliação de Programas e Ações Fls. a

I.c) Relatório contendo a descrição das principais ações, projetos, atividades, bem como os resultados alcançados pelo Órgão/Entidade no exercício;

Fls. a

II - Demonstrativo da execução das ações previstas no PPA - Plano Plurianual Fls. a

III – Relatório Empenhos por Ordenador Fls. a

IV - Relação de Créditos Adicionais e Cancelamentos ocorridos no exercício Fls. a

V - Quadro Demonstrativo da Despesa Fls. a

VI - Relação de Restos a Pagar - Processados e não Processados - em 31 de dezembro Fls. a

VII - Relação das despesas eventualmente impugnadas; Fls. a

VIII - Formulário de Follow-up - Providências para Sanar as Fragilidades Fls. a

IX - Demonstrativo das Despesas de Exercícios Anteriores, empenhadas no exercício sob análise

Fls. a

X - Relação das Sindicâncias instauradas no exercício sob análise e das pendentes de conclusão no término do exercício anterior

Fls. a

XI - Demonstrativo das concessões e prestações de contas referentes a todos os recursos movimentados através do Sistema Descentralizado de Pagamentos - SDP

Fls. a

XII - Demonstrativo de recebimento de recursos mediante convênios, acordos, ajustes, parcerias ou instrumentos congêneres

Fls. a

XIII - Posição das prestações de contas referentes aos recursos transferidos a outros órgãos

Fls. a

XIV – Declaração da realização dos exames, com vistas à redução dos preços contratados ou conveniados em razão da possível existência da CPMF na composição

dos custos

Fls. a

XV – Cópia dos esclarecimentos encaminhados ao TCMRJ, referente às recomendações constantes do Parecer Prévio do exercício de 2008

Fls. a

XVI - Declaração de que os ordenadores cumpriram a exigência de apresentação de declaração de bens e rendas

Fls. a

XVII - Relação dos dados do instrumento contratual e sua execução em CD-ROM Fls. a

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Documentos

Referência N/A

XVIII - Declaração de que as informações constantes do CD-ROM são fidedignas às do sistema Fincon,

Fls. a

Art. 2º Os titulares das Secretarias que possuem Fundos Especiais vinculados, deverão, além da documentação estabelecida no artigo anterior, inserir no processo de Prestação

de Contas de Gestão a seguinte documentação relativamente a esses Fundos:

Fls. a

I - Parecer quanto à repartição, transferência e aplicação de recursos, emitido pelo Conselho ou Comissão Gestora, quando previsto na lei de criação do fundo;

Fls. a

II - Balanço Orçamentário; Fls. a

III - Balanço Financeiro; Fls. a

IV - Balanço Patrimonial; Fls. a

V - Demonstração das Variações Patrimoniais; Fls. a

VI - Notas Explicativas; Fls. a

VII - Demonstrativo das Receitas Arrecadadas, por código e Fonte de Recurso, acumuladas no exercício;

Fls. a

Parágrafo único. Os documentos referentes aos incisos II, III, IV e V estão assinados pelo Contador Geral.

Fls. a

Nome do Títular da Secretaria ou servidor designado para a elaboração da prestação de contas Matr.

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ANEXO XII

DECLARAÇÃO DE CONFORMIDADE DO PROCESSO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS DOS

ARRECADADORES DE RECEITA Órgão/Entidade: ____________________________________ Declaramos que o presente processo encontra-se instruído com a documentação comprobatória estabelecida Portaria CG/ADG nº _____ de de dezembro de 2009, conforme a seguir indicado:

Documentos

Referência N/A

ARRECADADORES DE RECEITA POR DELEGAÇÃO DE COMPETÊNC IA

I.a) Cópia da publicação da nomeação do responsável pela arrecadação, sendo evidenciado o período de sua gestão.

Fls. a

I.b.1) Demonstrativo contendo, por tipo de receita, os valores arrecadados mensalmente, a numeração inicial e final das guias arrecadadas no mês;

Fls. a

I.b.2) Relação das guias de arrecadação canceladas no exercício, contendo número, data, tipo de receita e valor, caso possível;

Fls. a

I.b.3) Relação dos depósitos bancários efetuados em favor do Tesouro Municipal, contendo data, nome do banco, número da guia de depósito e valor.

Fls. a

I.c) Cópia dos atos que fixam os preços pertinentes aos serviços prestados durante o exercício;

Fls. a

I.d) Pronunciamento do dirigente, sobre as contas apresentadas; e Fls. a

I.e) Formulário de Follow-up Fls. a

RECEITAS ARRECADADAS DIRETAMENTE PELO TESOURO

II.a) Termos de Encerramento de Caixa e Meios de Pagamento, devidamente autenticados pela Auditoria Geral;

Fls. a

II.b) Cópia dos atos de nomeações dos responsáveis pela Superintendência do Tesouro Municipal;

Fls. a

II.c) Documentação referente às alterações nas participações acionárias ocorridas no exercício;

Fls. a

II.d) Boletim das Receitas e Operações de Crédito Realizáveis contendo a posição acumulada em 31/12/09;

Fls. a

II.e) Boletim de Disponibilidade Bancária em 31/12/09; Fls. a

II.f) Demonstrativo em 31/12/09 do Saldo de Cheques Emitidos; Fls. a

II.g) Boletim Diário de Despesas contendo a posição acumulada em 31/12/09; Fls. a

II.f) Demonstrativo de Movimentação de Ações ocorrida no exercício. Fls. a

Nome do Títular do órgão/ Entidade ou servidor designado para a elaboração da prestação de contas Matr.