Portfolio, Programme and Project OfficesP3O® - Modelo, tipologia, implantação

Farhad Abdollahyan, MSc, PMP

P3O, MSP e PRINCE2 Practitioner

farhad@uol.com.br

Diretrizes de Melhores Práticas de

OGC

Portfolio,

Programme

and Project

Manageme

nt Maturity

Model

Guias

Portfolio,

Programme and

Project Offices

OGC

GatewayTM

Manageme

nt of Risk

(M_o_R®)

ITIL®

Glossário Comum

Modelos

Model

(P3M3)

PRINCE2®MaturityModel

(P2MM)

Offices

(P3O®)Portfolio Management Guide

MSPTM Programme Management

PRINCE2 Project Management

Achieving Excellence in Construction

Agenda

1. Introdução

2. Por que ter um P3O?

3. O que é o modelo P3O?

4. Como implementar ou reenergizar um P3O?

5. Como operar um P3O?

– Ferramentas e Técnicas.– Ferramentas e Técnicas.

Apendices:A: Papeis e ResponsabilidadesB: Exemplo de Business Case

C: Customizações

D: Exemplos de Ferramentas e Técincas

E: Resumo de P3M3F: Funções e serviços

INTRODUÇÃO

Terminologia

• O que é Portfólio? • O que é gerenciamento

de portfólio?

• O Portfólio é a totalidade (ou um

• O Gerenciamento de Portfólio é a coleção totalidade (ou um

segmento) de investimentos da organização nas mudanças requeridas para atingir os objetivos estratégicos

Portfólio é a coleção coordenada de processos e decisões que juntos permitem o equilíbrio mais efetivo entre mudanças organizacionais e negócios do dia a dia.

Terminologia (continuação)

• O que é Programa? • O que é gerenciamento de programas?• O Programa é uma organização

temporária e flexível criada para coordenar, dirigir e supervisionar um conjunto de projetos e atividades visando entregar

• O Gerenciamento de Programas é a ação de realizar a organização, direção e atividades visando entregar

resultados e benefícios relacionados com objetivos estratégicos da organização.

a organização, direção e implantação coordenada de um dossiê de projetos e atividades transformacionais para obter resultados e realizar benefícios que tem importância estratégica para os negócios.

• O que é um projeto?• Também é uma organização

temporária , normalmente de menor duração, que visa entregar um ou mais produtos de negócios de acordo com umbusiness case.

Valor adicionado através de

Programas e Projetos

Mudar o Negócio

Gerir o Negócio

Gestão de

Portfólio

Gestão do dia a

dia

Benefícios

gerenciadosEntendendo asnecessidade do dia a

dia, seu ciclo de vida e

eventos chaves, aentrega de mudanças

através de programas eprojetos pode ser

Programas e

Projetos

gerenciados

Fonte: OGC. P3O® - Portfolio, Programme and Project Offices, 2008

projetos pode serplanejado e gerenciado

garantindo a menor

perturbação.

O que é P3O®?

– P3O® provê um modelo de facilitação de tomada

de decisão/suporte na entrega de mudanças

organizacionais (programas e projetos).

– Pode ser através de um escritório único e

permanente (Portfolio Office, Departamento de

Planejamento Estratégico, Centro de Excêlencia,Planejamento Estratégico, Centro de Excêlencia,

PMO corporativo, etc.)

– Conjunto de escritórios (portfólio, programas e

projetos) tanto temporários quanto permanentes

ou ainda centralizados ou localizados.

Não há regra de “One size fits all”!

POR QUE TER UM P3O?

Questões Chaves de P3O

• Como convencer a diretoria do valor que um modelo “best-in-class” de P3O pode adicionar à organização?

• Como iniciar o processo de mudanças?

Consequências de não investir no

modelo P3O correto

Cenário 1 – Percepção de P3O como overhead

Cenário 2 – Reinventar a roda e outsourcing

Cenário 3 - Dispersa e nãointegrado

Maturidade de P3O

P3O imaturo se limita a coletar dados, refletindo a faltade competência de seus integrantes, enquanto um P3Omaduro terá a competência de ir alem oferecendo umasérie mais ampla de serviços e funções inclusivequestionar os dados e transformá-los em informaçãovaliosa para tomada de decisão.valiosa para tomada de decisão.

P3O Maduro propicia:

�Governança

�Transparência

�Suporte à entrega

�Reusabilidade

�Rastreabilidade

Valor de P3O

Um modelo efetivo de P3O provê eficiência

operacional na entrega bem sucedida de

iniciativas de mudanças bem como assegura

otimização de investimentos da organização

escolhendo os projetos e programas certos.escolhendo os projetos e programas certos.

Benefícios de P3O

• Visão global do portfólio

• Suporte na tomada de decisão – Programas e projetos certos.

• Padrões e processos para entrega consistente

• Gerenciamento de riscos e problemas

• “Accountability”, transparência e visibilidade

• Proteger receitas e gastospara entrega consistente

• Segunda opinião

• Assurance, coaching & Mentoring.

• “Fonte única da verdade” e dashboard.

• Proteger receitas e gastos

• Execução mais eficaz e eficiente de mudanças e melhoria na entrega de projetos e programas

• Reputação e confiança de stakeholders.

Suporte e facilitação de Governança

Estratégia de Mudanças

Fazemos a coisa

certa?

Valor de Mudanças Obtemos os

benefícios de

negócios?Governança

de

Validação

Entrega de Mudanças

Fazemos certa a

coisa?

Desenho de Mudanças

Fazemos da

maneira certa?

de Mudanças

de Negócios

Verificação

Princípios OGC de extrair valor de

Programas e Projetos

• Governança efetiva

• Responsabilizar as pessoas

• Priorizar, alinhar e ajusta os investimentos à estratégia de negócios

• Salvaguardar Valor

• Investir nas pessoas e processos

• Acompanhar progresso através de relatos regulares e de excessão

Justificar o P3O

• Definir claramente o problema que o P3O irá resolver

• Identificar os stakeholders

• Criar a declaração de visão e blueprint

• Qual será o desempenho esperado?

– Grau de sucesso em termos de custo, duração e

realização de benefícios de iniciativas que P3O

dará suporte

– Balanceamento de portfólio

– Contribuição aos objetivos estratégicos.

Matriz de Valor de P3OM

atr

iz d

e V

alo

r de P

3O

“Hub de Informação” para os

dados consolidados do portfólio

e provisão de suporte à decisão

para diretoria

Centralizar as funções de

gestão de programas e projetos

que podem ser mais eficiente e

Otimização do investimento nas mudanças para atingir as imperativas estratégicas e intervenção para tirar as barreiras a entrega bem sucedidas considerando o ambiente multi-GPP

Garantir a viabilidade de estratégias desejadas onde os passos da sua realização não

Nív

el de M

udanças d

e

negócio

s

Pro

gra

ma

Port

fólio

Matr

iz d

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alo

r de P

3O

GovernançaFacilitando Restringindo

Suporte Auditoria

que podem ser mais eficiente e

eficazmente feitas pelo P3O

Prover técnicas, ferramentas,

habilidades e repositórios de

dados para os projetos na fase

de entrega

passos da sua realização não necessariamente são conhecidos

Verificação da realização de

entregas planejadas quando cronograma, custo e

qualidade são conhecidos

Nív

el de M

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e

negócio

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Pro

jeto

Pro

gra

ma

O QUE É O MODELO P3O?

Visão Geral do Modelo

Escritório Organizacional

de Portfóilo(permanente)

Hub / Divisão

Centro de Excelência

(pode ser uma unidade, função

ou time separado Hub / Divisão Portfolio ou

ProgramOffice

(permanente)

Escritório de Projetos para uma iniciativa

específica (temporário)

Escritório de Programa para uma iniciativa

específica(temporário)

ou time separado dentro da

estrutura de PMO corporativo

ou HUB)

• Padrões

•Treinamento

•Garantia de

qualidade

•Gestão de

Conhecimento

Alinhamento de PMO com Ciclos de VidaF

unções e

Serv

iços d

e C

entr

o d

e E

xcelê

ncia

Funções e Serviços de Portfólio Office

Visão, Valores e

Metas

Definir Estratégias de Entrega e KPIs

Identificar Iniciativas,

Programas e Projetos

Priorizar e Balancear o

Portfólio

Entregar e Rastrear as Mudanças

Operação Rotineira

Política, Visão e Identificar DEFINIR

Entregar a capacidade

Realizar Encerrar

OperaçãoPós-

Ciclo de Vida de Portfólio / Negócios

Ciclo de Vida do Programa

Funções e

Serv

iços d

e C

entr

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e E

xcelê

ncia

Program Office (HUB permanente ou temporário)

Portfólio OfficePortfólio Office

Project Office (temporário)

Program Office (departamental, divisional, HUB permanente ou temporário)

Visão e Estratégia

Identificar DEFINIRRealizar

benefícios

Encerrar Pós-Programa

Mandato

Pré-ProjetoStart-up

(Organizar)Initiation

(planejamento)

Realização via Estágios

e GatesEncerrar

Operação Pós-Projeto

Ciclo de Vida do Projeto

• Permanentes X Temporários

• Classificados por funcões e serviços:

– Portfólio,

– Centro de Excelência ou

– Suporte aos programas e projetos.

Tipos de PMO

– Suporte aos programas e projetos.

• Físicas X Virtuais

Curso: Gestão de Projetos para

Executivos

Critérios de escolha do modelo P3O

• A visão e metas tanto da organização quanto do patrocinador do P3O.

• Necessidade do negócio.

• A maturidade do P3RM – Gerenciamento de Portfólio, Programas, Projetos e Riscos.

• Tamanho do pool de recursos.

• Número de programas e projetos.

• Ambiente organizacional, política e cultural.

• A estrutura divisional/departamental e a localização geográfica do time.

• A maturidade da estrutura gerencial matricial.

Modelos P3O

Modelo Definição

Modelo P3O A estrutura total implantada para entregar funções e serviços ao longo

da organização ou corporação através de um escritório singular ou

múltiplo

OrganizationPorfolio Office

Escritório permanente criado para dar suporte à definição e entrega do

portfólio de iniciativas de mudanças ao longo da organização ou

corporação

Hub Portfolio/ Escritório permanente criado para dar suporte à definição e entrega do Hub Portfolio/ Program Office

Escritório permanente criado para dar suporte à definição e entrega do

portfólio de iniciativas de mudanças dentro de departamento, divisão,

região geográfica ou unidade de negócios.

Program Office Escritório temporário criado para dar suporte a uma iniciativa de

mudanças específica sendo entregue via um programa

Project Office Escritório temporário criado para dar suporte a uma iniciativa de

mudanças específica sendo entregue via um projeto

Centro de Excelência

Unidade padronizadora de portfólios, programas e projetos, que define

padrões (processos, templates e ferramentas), habilidades e

treinamento, gerencia conhecimento e pode prover auditoria

independente. COE pode ser parte de um Portfolio Office ou existir de

maneira separada.

Modelos e Funcionalidades P3O

Nome do Modelo Funcionalidades

Modelo Organization

Portfolio OfficeEscritório de portfólio singluar, permanente e organizacional,

focando em dar suporte do portfólio estratégico provendo suporte, planejamento e funções de centro de excelência

com escritórios de programa e projetos temporários para novas iniciativas.

Modelo Hub & Spoke

(Rede de PMOs)Modelo para grandes organizações com Hub PortfolioOffices multiplos, descentralizados e permanentes Offices multiplos, descentralizados e permanentes

desenhados para servir divisões, regiões geográficas, unidades de negócios, departamentos e funções.

Modelo de Escritório

TemporárioNão há escritórios permanentes; escritórios temporários de

programas e projetos são estabelecidos cada vez que novas iniciativas são lançadas.

Modelo de Escritório

VirtualNenhum escritório físico central; As funções P3O são

realizadas as áreas de negócios ao longo da organização

Modelo para uma

Pequena OrganizaçãoEscritório muito pequeno ou até um único individuo encarregado de consistência de métodos, treinamentos, etc.

Resumo de Funções e Serviços de P3O

Port

fólio

, P

rogra

ma e

Pro

jeto

Offic

es

Pla

neja

mento

(Port

fólio

)

Constituição, Priorização, Análise e Reporte de Portfólio

Lançamento de Programas e Projetos e seu Encerramento

Engajamento de Stakeholders e Comunicação

Planejamento e Estimativas

Planejamento da Capacidade e Gestão de Recursos

Gestão de Realização de Benefícios

Monitoramento de Desempenho

Monitoramento, Revisão e Reporte

Port

fólio

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CO

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Excelê

ncia

)

Gestão de Riscos, Problemas e Mudanças

Finanças

Comercial (inclui gestão de fornecedores e contratos)

Garantia de qualidade (auditorias)

Gestão de informações (inclui gestão de configuração e ativos)

Gestão da Transição

Apoio administrativo

Padrões e Métodos (processos e ferramentas)

Consultoria Interna

Aprendizado Organizacional e Gestão de Conhecimentos

Pessoas e Habilidades (Competências P3RM)

COMO IMPLEMENTAR OU REENERGIZAR UM P3O?

Roteiro de Implantação

Identificar o P3O Definir o P3O EncerrarEntregar

Diagnosticar

a situação

Definir a

declaração

de visão,

estabelecer

Definição Desenhar

como P3O irá operar definir:

Planejar

estágios da

entrega e

Implantação

em estágios:

�Entrega

Encerramen

to do

programa ou

projeto e

Ciclo de Vida de Implantação do P3O

a situação

atual do

PMO. Quais

problemas

resolver?

estabelecer

objetivos e

metas e

business

case

preliminar

operar definir: �Time�Governança�Blueprint�Business case detalhado

entrega e

acordar as

fases da

implantação

e transição

�Entrega

�Transição

�Realizaçã

o de

benefícios

projeto e

revisão,

avaliação

formal e

lições

aprendidas

Mandato Plano Preliminar

Relatório Final de Encerramento

Plano do Programa ou do

Projeto

Engajamento de Stakeholders e ComunicaçãoEngajamento de Stakeholders e Comunicação

Antes de tudo o diagnóstico

Avaliar a Maturidade

Competências

• Processo– Planejamento e controle de Portfólio,

programa e projeto

– Gestão financeira

– Arquitetura e gestão de processos

– Desenho e implementação de Governança

– Procurement e contratos

– Gestão de requisitos

– Gestão de benefícios

• Tecnológica– SW de GPPP instalação, configuração e

treinamento

– Sistema de Gestão de Riscos e Problemas

– Sistema de Gestão de conhecimento

– WEB Portal

– Sistemas de Gestão de Configuração

– Etc...– Gestão de benefícios

• Organizacional– Desenho organizacional

– Papeis & Responsabilidade

– Gestão de Mudanças Organizacionais

– Treinamento

– Metoring e Coaching

– Etc...

• Informação– Gestão de Desempenho

– Relatos gerenciais – Dashboard

– Governança

– Gestão de Informações e conhecimentos

– Modelagem de Arquitetura Corporativa

– Planejamento Estratégico

– Etc...

Sizing

1. Valor do Programa

– 3 a 5% do valor total do programa

2. Tamanho do Programa

3. Por Função

Unidade RH RH RH RH RH RH RH

Programa 30 60 120 200 300 500 1000

ProgramOffice

3 4 7 9 12 17 25

% PMO 10% 7% 6% 5% 4% 3% 3%

Sizing – por funções

COMO OPERAR UM P3O? FERRAMENTAS E TÉCNICAS.

Ferramentas colaborativas e

Integradas

Ferramentas x P3RM

Técnicas X P3RM

Lista de Funcionalidades de GP3R

Gestão de Portfólio Gestão de Programas e Projetos

Gestão de Recursos

Planejamento Estratégico Suporte à Entrega e Workflow Mapeamento de habilidade (skills)

Orçamento corporativo Processos de Governança Alocação de RecursosIdentificação de Componentes de Portfólio

Revisão de Portões (Stage-Gates)

Planejamento e Previsão de Capacidades

Categorização de Portfólio Gestão de benefícios Timesheets

Análise de Portfólio Guias de suporte a metodologias

Priorização de Portfólio Controle de MudançasPlanejamento de Portfólio Portais de InformaçãoGerenciamento Estratégico de Riscos

Gestão de demanda e colaboração

Resolução de Problemas Estratégicos

Gestão de Informação e Documentação

Planejamento estratégico de recursos

Planejamento, gestão e suporte

Controle de Portfólio –Dashboard

Gestão de Riscos e Problemas

Balanceamento do Portfólio Gestão de Business Case

Gestão de Ativos

SLIDES DE SUPORTE

39

Ambiente do Gerenciamento

Ambiente interno ou externo de negócios

(político, economico, social, tecnologico)

Estratégias, políticas, iniciativas e metas

Programas

Influencia e Forma

Define escopo e prioriza

Projetos e atividades relacionadas

Operações, serviços e capacidades de negócios novos ou

transformados

Resultados alcançados e benefícios obtidos

Inicia, monitora e alinha

Entrega e implanta

Fonte: MSP - Managing Successful Programmes.

Gestão de Programa segundo MSP

Políticas, Estratégi

aVisão

Mandato

Definir o

Programa

Identificar o Programa

Programme Brief

Definição do

Entrega de nova ou melhorada capacidade ou habilidade

Fonte: MSP - Managing Successful Programmes

Revisão e Preparação

e

Entregar a

capacidad

e

Realizar o

BenefícioEncerrar o

Programa

Definição do Programa , Controles,

Framework & Planos/Cronogram

as

Finalização do programa,

Lições Aprendidas

finais

Gestão de Projeto segundo PRINCE2

42

PrincípiosProcessos

Adotar,

Rever e

Metodologia de Gestão de Riscos

Abordagem

Rever e

melhorar