praticas administrativas

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2REFERENCIAL DE FORMAOOrganizao em Unidades Capitalizveis

rea de Formao

346. Secretariado e Trabalho AdministrativoItinerrio de Formao

34601. Prticas Administrativas

Sada Profissional Designao:

Assistente Administrativo/a 2

Nvel de Qualificao:

Modalidade de Formao Cursos de Educao e Formao As condies de acesso variam de acordo com o definido para cada tipologia de percurso. Observaes

Referencial de Formao homologado, no mbito do Sistema Nacional de Certificao Profissional, para a rede do IEFP (Certificado n. 37/04/ADG/SA/DCR-IEFP)

REFERENCIAL DE FORMAO

Sada Profissional: Assistente Administrativo/a

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ndice

1. Perfil de Sada

3

2. Matriz Curricular

4

3. Metodologias de Formao

5

4. Desenvolvimento da Formao 4.1. Unidades de Formao Capitalizveis 1 Correspondncia comercial e arquivo 2 Atendimento e documentao 3 Rotinas de contabilidade e informtica

6

7 10 14

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1. PERFIL DE SADA

Descrio Geral

O/A Assistente Administrativo/a o profissional que, com base nos procedimentos e tcnicas adequados, bem como nas normas de segurana, higiene, sade e ambiente, executa tarefas administrativas relativas ao funcionamento das organizaes (empresas ou servios pblicos) seguindo com as normas e as orientaes previamente estabelecidas.Actividades Principais

Preparar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral das organizaes, de acordo com procedimentos estabelecidos. Preencher e conferir documentao de apoio actividade das organizaes. Registar e actualizar dados necessrios gesto das organizaes. Atender e encaminhar o pblico interno e externo das organizaes.

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2. MATRIZ CURRICULAR

Organizao em Unidades de Formao Capitalizveis (UC)Cdigo SGFOR(vlido para o IEFP)

UNIDADES CAPITALIZVEIS

3460110

1.

Correspondncia comercial e arquivo

300 horas

3460120

2.

Atendimento e documentao

330 horas

3460130

3.

Rotinas de contabilidade e informtica TOTAL

255 horas 885 horas

A esta carga horria total acrescem, em funo da modalidade de desenvolvimento, as cargas horrias relativas s componentes de formao sociocultural, cientfica e prtica em contexto real de trabalho. Percurso FormativoPRECEDNCIAS (A considerar no traado de percursos formativos alternativos) ITINERRIO DE QUALIFICAO (Percurso formativo recomendado)

1. Correspondncia comercial e arquivo

1

2. Atendimento e documentao

2

3. Rotinas de contabilidade e informtica

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3. METODOLOGIAS DE FORMAO

A organizao da formao com base num modelo flexvel, como o dos percursos formativos assentes em unidades capitalizveis visa facilitar o acesso dos indivduos a diferentes percursos de aprendizagem, bem como a mobilidade entre nveis de qualificao. Esta organizao favorece o reingresso, em diferentes momentos, no ciclo de aprendizagem e a assuno por parte de cada cidado de um papel mais activo e de relevo na edificao do seu percurso formativo, tornando-o mais compatvel com as necessidades que em cada momento so exigidas por um mercado de trabalho em permanente mutao e, por esta via, mais favorvel elevao dos nveis de eficincia e de equidade dos sistemas de educao e formao. A nova responsabilidade que se exige a cada indivduo na construo e gesto do seu prprio percurso impe, tambm, novas atitudes e competncias para que este exerccio se faa de forma mais sustentada e autnoma. As prticas formativas devem, neste contexto, conduzir ao desenvolvimento de competncias profissionais, mas tambm pessoais e sociais, designadamente, atravs de mtodos participativos que posicionem os formandos no centro do processo de ensino-aprendizagem e fomentem a motivao para continuar a aprender ao longo da vida. Devem, neste mbito, ser privilegiados os mtodos activos, que reforcem o envolvimento dos formandos, a auto-reflexo sobre o seu processo de aprendizagem, a partir da partilha de pontos de vista e de experincias no grupo, e a co-responsabilizao na avaliao do processo de aprendizagem. A dinamizao de actividades didcticas baseadas em demonstraes directas ou indirectas, tarefas de pesquisa, explorao e tratamento de informao, resoluo de problemas concretos e dinmica de grupos afiguram-se, neste quadro, especialmente, aconselhveis. A seleco dos mtodos, tcnicas e recursos tcnico-pedaggicos deve ser efectuada tendo em vista os objectivos de formao e as caractersticas do grupo em formao e de cada formando em particular. Devem, por isso, diversificar-se os mtodos e tcnicas pedaggicos, assim como os contextos de formao, com vista a uma maior adaptao a diferentes ritmos e estilos de aprendizagem individuais, bem como a uma melhor preparao para a complexidade dos contextos reais de trabalho. Esta diversificao de meios constitui um importante factor de sucesso nas aprendizagens. Revela-se, ainda, de crucial importncia o reforo da articulao entre as diferentes componentes de formao, designadamente, atravs do tratamento das diversas matrias de forma interdisciplinar e da realizao de trabalhos de projecto com carcter integrador, em particular nas formaes de maior durao, que contribuam para o desenvolvimento e a consolidao de competncias que habilitem o futuro profissional a agir consciente e eficazmente em situaes concretas e com graus de complexidade diferenciados. Esta articulao exige que o trabalho da equipa formativa se faa de forma concertada, garantindo que as aprendizagens se processam de forma integrada. tambm este contexto de trabalho em equipa que favorece a identificao de dificuldades de aprendizagem e das causas que as determinam e que permite que, em tempo, se adoptem estratgias de recuperao adequadas, que potenciem as condies para a obteno de resultados positivos por parte dos formandos que apresentam estas dificuldades. A equipa formativa assume, assim, um papel fundamentalmente orientador e facilitador das aprendizagens, atravs de abordagens menos directivas, traduzido numa interveno pedaggica diferenciada no apoio e no acompanhamento da progresso de cada formando e do grupo em que se integra.

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4. DESENVOLVIMENTO DA FORMAO

Unidades de Formao Capitalizveis

1.

Correspondncia comercial e arquivo1.1 Estrutura organizacional da empresa 1.2 Documentao administrativa 1.3 Correspondncia e circuito de documentos comerciais lngua portuguesa e inglesa 1.4 Tcnicas de arquivo

300 horas60 75 105 60

2.

Atendimento e documentao2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Atendimento presencial e encaminhamento Comunicao presencial e telefnica Legislao laboral Direito comercial e fiscal Clculo comercial Documentao comercial e administrativa

330 horas30 60 60 60 45 75

3.

Rotinas de contabilidade e informtica3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 Peas contabilsticas - patrimnio, inventrio e balano Rotinas de contabilidade escriturao comercial Rotina contabilstica mensal plano oficial de contabilidade Escritrio electrnico Aplicaes informticas na actividade administrativa Meios informticos utilizados na comunicao empresarial

255 horas30 30 60 30 75 30

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Unidade de Formao Itinerrio Prticas Administrativas Objectivos

1. Correspondncia comercial e arquivo Sada Profissional Assistente Administrativo/a

Identificar a organizao, a classificao e o funcionamento das empresas. Executar e arquivar correspondncia comercial e administrativa em lngua portuguesa e inglesa.

Subunidades de FormaoN. / Durao Designao / Objectivos Especficos

Contedos programticos

1.1. 60 horas

Estrutura organizacional da empresa Identificar e classificar a empresa, enquadrando a produo na actividade comercial

A empresa e a produo Organizao: conceitos e tipos Empresa - Conceito - Objectivos e papel na sociedade - Elementos constitutivos Classificao das organizaes - Forma jurdica - Dimenso - Propriedade - Ramo de actividade Produo na actividade comercial - Meio envolvente - Elementos de produo - Produo e consumo

Identificar e interpretar a estrutura organizacional e as principais funes da empresa

Organizao empresarial: estrutura e funes Modelos organizacionais - Conceito e tipos - Representao grfica - Anlise Funes da empresa - Produo - Comercial - Recursos humanos - Financeira e contabilstica - Planeamento estratgico

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Subunidades de FormaoN. / Durao Designao / Objectivos Especficos

Contedos programticos

1.2. 75 horas

Documentao administrativa Identificar e aplicar as tcnicas de digitao

Tcnicas de digitao Posio correcta de sentar face ao posto de trabalho Teclado - Utilizao - Tipos de teclado Mtodo decadactilar - Vantagens e desvantagens - Diagrama do esquema digitativo Digitar na fila guia - Distribuio dos dedos pelo teclado: as teclas-guias - Capacitar a prtica da pulsao - Usa o controlo da barra de espaos Digitar nas filas superior inferior - Ginstica digitativa - Incorporao de letras, slabas e palavras Digitar nas filas superior, guia e inferior - Ginstica digitativa - Incorporao de letras, slabas e palavras - Incorporao do teclado numrico Normalizao - Principais normas . NP 17; NP 5; NP 6; NP 9; NP 950

Aplicar as tcnicas de organizao do posto de trabalho

Organizao e gesto do posto de trabalho Organizao do posto de trabalho Noes de ergonomia Equipamento de escritrio Materiais e utenslios do escritrio e sua manuteno

1.3. 105 horas

Correspondncia e circuito de documentos comerciais lngua portuguesa e inglesa Identificar e aplicar as tcnicas de elaborao de correspondncia

Tcnicas de escrita em lngua portuguesa Conceito de correspondncia Funes da correspondncia Tcnicas de elaborao da correspondncia Importncia da correspondncia na comunicao empresarial Tratamento da correspondncia Correspondncia confidencial Correspondncia pessoal Cartas/Ofcios Circulares e convocatrias Memorandos e comunicaes internas Relatrios Certides e procuraes Documentos bancrios Faxes Correio electrnico Normalizao - Normas portuguesas de carcter administrativo - Regras para elaborao de cartas e ofcios - Regra dos 3 Cs (clareza, correco e conciso) - Frmulas iniciais e finais - Cartas de apresentao da organizao - Pedidos de informaes, estaes, condies de venda - Notas de encomenda - Cartas de reclamao e de adjudicao

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Contedos programticos

1.3.

Correspondncia e circuito de documentos comerciais lngua portuguesa e inglesa Identificar as tcnicas de elaborao de documentos lngua inglesa.

Tcnicas de escrita em lngua inglesa Documentos comerciais e contabilsticos Documentos bancrios Frases comerciais

Identificar as diferentes fases do circuito da correspondncia na empresa.

Correspondncia comercial Recepo, classificao, registo, distribuio e expedio Diferentes formas de expedio

1.4. 60 horas

Tcnicas de arquivo Identificar as tcnicas do arquivo e os processos de classificao de documentos

Arquivo e classificao de documentos Estrutura organizacional do arquivo - Noo - Recolha - Seleco - Classificao - Ordenao - Conservao - Consulta Classificao de documentos - Alfabtico - Cronolgico - Geogrfico - Numrico - Ideolgico - Outros

Identificar, utilizar e gerir ficheiros e arquivos

Organizao e manuteno de arquivos Equipamentos de arquivo Plano de arquivo - Quanto forma - Quanto frequncia de consulta - Quanto utilizao Actualizao de arquivo Prazo de conservao de documentos Microfilmagem - Noes e suportes - Vantagens e invonvenientes - Legislao Organizao de diversos ficheiros - Contactos - Mercadorias - Contas correntes - Pessoal - Confidenciais - Outros

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Unidade de Formao Itinerrio Prticas Administrativas Objectivos

2. Atendimento e documentao Sada Profissional Assistente Administrativo/a

Identificar os princpios bsicos da comunicao empresarial. Sistematizar os direitos e deveres nas relaes laborais. Aplicar noes bsicas de direitos e deveres nas relaes laborais. Preencher documentao comercial, fiscal e administrativa. Efectuar clculos comerciais.Subunidades de FormaoN. / Durao Designao / Objectivos Especficos

Contedos programticos

2.1. 30 horas

Atendimento presencial e encaminhamento Identificar e desenvolver as tcnicas e procedimentos necessrios ao atendimento

Acolhimento e encaminhamento Noo de atendimento e qualidade de servio Procedimento a adoptar no acolhimento e encaminhamento Aspectos comportamentais no atendimento - Colocao da voz - Postura correcta - Apresentao cuidada - Atitudes gestuais - Saber ouvir Linguagem - Correco lingustica - Clareza na exposio - Expresses a utilizar e a evitar Interlocutores - Tipos de personalidade Aspectos positivos e negativos de cada tipo. Atitudes adequadas face a cada um deles. - Importncia dos interlocutores Responsveis/Dirigentes Entrevistas com hora marcada Visitantes de improviso Clientes frequentes Vendedores Outros Encaminhamento - Apresentao - Forma de tratamento - Encaminhamento - Ser prestvel

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Contedos programticos

2.2. 60 horas

Comunicao presencial e telefnica Aplicar as atitudes adequadas na comunicao a estabelecer com o pblico interno e externo

Comunicao empresarial Linguagem como instrumento de comunicao Atitudes comunicacionais e seus efeitos no interlocutor Atitudes a cultivar e a desenvolver Atitudes a evitar Expresses a evitar Expresses alternativas Vantagens Inconvenientes Encadeamento de ideias Expresses a usar Expresses a evitar Telefone/Telemvel Atendedor de Chamadas Telebip Servio de telecpia Servio de vdeo - conferncia Apresentao Receber e encaminhar mensagens Oferecer ajuda Tomar notas Ficheiros de contactos telefnicos Utenslios para uma gesto eficaz

Identificar e aplicar os procedimentos do atendimento telefnico

Atendimento telefnico Sistemas de servios nas telecomunicaes Comunicao telefnica - Linguagem - Colocao da voz - Clareza - Cuidados a ter em conta - Terminologia a utilizar - Saber ouvir Mensagens recebidas ou emitidas - Pontos fundamentais - Registo de dados - Verificao de dados - Transmisso em tempo til Suportes fundamentais - Listas telefnicas das vrias zonas geogrficas - Telefones de utilizao frequente - Endereos - Horrios de chegadas e partidas - Mapas e roteiros - Restaurantes

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Contedos programticos

2.3. 60 horas

Legislao laboral Enunciar os princpios gerais do Direito de Trabalho

Introduo ao direito do trabalho Noes fundamentais de direito - Fontes de direito - Caractersticas da norma jurdica - Distino entre direito pblico e privado Noo de direito do trabalho Sujeitos da relao jurdica do trabalho

Descrever as componentes do contrato de trabalho, as condies de cessao e as normas de Segurana Social subjacentes

Contratos de trabalho Noo de contrato de trabalho Tipos de contratos Durao Retribuio Frias Faltas Formas de cessao do contrato Despedimentos Resciso do contrato por iniciativa do trabalhador Aps cessao do contrato. Direitos e deveres do trabalhador Direitos e deveres da entidade patronal

2.4. 60 horas

Direito comercial e fiscal Enunciar os fundamentos gerais do direito comercial e as vrias formas de comrcio, assim como as condies para o exerccio da actividade

Contratos comerciais e ttulos de crdito Noo de comrcio Funo econmica Agentes econmicos Comrcio interno e externo Noo e mbito do Direito Comercial Principais caractersticas do Direito Comercial Legislao comercial mais importante Tipos de comerciantes Empresas Obrigaes dos comerciantes Quem pode exercer o comrcio Empresas singulares e colectivas Obrigaes especiais dos comerciantes Noo de contrato Requisitos de validade e forma Classificao dos contratos Cumprimento e incumprimento dos contratos Noo de sociedade comercial Processo de constituio das sociedades comerciais Sociedades em nome colectivo Sociedades por quotas Sociedades annimas Sociedades em comandita Cooperativas Ttulos de crdito - Noes e tipos - Cheque - Letra - Liderana

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Contedos programticos

2.4.

Direito comercial e fiscal Reconhecer os conceitos e a aplicao do direito fiscal

Os impostos e a empresa Conceito de direito fiscal Fontes do direito fiscal Aplicao da lei fiscal no tempo e no espao Conceito de imposto Classificao dos impostos Fases do imposto Noo de taxa IVA IRS e IRC Imposto de selo IMI

2.5. 45 horas

Clculo comercial Efectuar clculos comerciais necessrios ao desenvolvimento da actividade da empresa

Clculo comercial mdias, percentagens e proporcionalidades Clculo comercial - Mdia aritmtica simples - Mdia aritmtica ponderada - Proporcionalidade directa - Proporcionalidade inversa - Percentagem sem preo de venda. - Percentagem sem preo de compra - Descontos sucessivos

2.6. 75 horas

Documentao comercial e administrativa Identificar e caracterizar a os diferentes documentos de apoio actividade comercial

Tipos de documentos de apoio actividade comercial Noo de documento Partes constitutivas de um documento Nota de encomenda, requisio, nota de venda, etc. Guia de remessa Factura Documentos rectificativos Recibo Cheque Letra Livrana Proposta de desconto Proposta de cobrana Fichas de abertura de contas bancrias Guias de depsito Cadernetas de cheques Conta corrente e extracto de conta

Preencher documentao administrativa de carcter geral

Tipos e preenchimento de documentos administrativos Registo simples Aviso de recepo Telegrama Vale postal nacional Elaborao e preenchimento da folha de vencimentos Preenchimento dos recibos de vencimentos

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Unidade de Formao Itinerrio Prticas Administrativas Objectivos

3. Rotinas de contabilidade e informtica Sada Profissional Assistente Administrativo/a

Classificar a documentao contabilstica de acordo com o Plano Oficial de Contabilidade (POC). Registar as operaes que constituem as rotinas diria e mensal das pequenas e mdias empresas. Utilizar software, na execuo de tarefas administrativas. Manusear aplicaes informticas especficas para as comunicaes e para os ficheiros de contactos.Subunidades de FormaoN. / Durao Designao / Objectivos Especficos

Contedos programticos

3.1. 30 horas

Peas contabilsticas patrimnio, inventrio e balano Identificar os conceitos fundamentais da contabilidade aplicandoos em situaes prticas

Patrimnio, inventrio e balano Contabilidade - Funes da contabilidade - Divises da contabilidade - Princpios contabilsticos e caractersticas da informao contabilstica. - A normalizao contabilstica e o POC Principais conceitos contabilsticos - Patrimnio - Inventrio - Pauta - Balano

3.2. 30 horas

Rotinas de contabilidade escriturao comercial Caracterizar e movimentar diversos tipos de contas, registando diferentes factos patrimoniais

Estudo geral da conta, escriturao comercial e lanamentos Variao das contas - Noo de conta - Aspectos qualitativos e quantitativos da conta - Tipos de contas - Saldo da conta - Fecho e reabertura de uma conta - Leis de movimentao das contas Escriturao comercial e lanamentos - Factos patrimoniais permutativos - Factos patrimoniais modificativos - Lanamentos contabilsticos

3.3. 60 horas

Rotina contabilstica mensal plano oficial de contabilidade Classificar documentos contabilsticos em diversas contas e subcontas

Classes do Plano Oficial de Contabilidade Classe 1 Disponibilidades Classe 2 Terceiros Classe 3 Existncias Classe 4 Imobilizaes Classe 5 Capital Classe 6 Custos e perdas Classe 7 Proveitos e ganhos Classe 8 Resultados

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Contedos programticos

3.3.

Rotina contabilstica mensal plano oficial de contabilidade Preencher livros e mapas contabilsticos

Livros e mapas contabilsticos Dirio - Lanamentos Razo - Escriturao - Estornos Balancetes - Noo - Classificao Demonstrao dos resultados - Noo - Anlise dos resultados

3.4. 30 horas

Escritrio electrnico Sistematizar as componentes do escritrio electrnico, caracterizando o equipamento e as comunicaes e racionalizando a sua organizao

Racionalizao do escritrio electrnico, segurana e partilha de ficheiros Organizao e gesto do escritrio electrnico - Noo - Vantagens da informatizao - Sistemas de informao apoiadas em diferentes tecnologias. - Internet e a informao - Correio electrnico - Vdeo-conferncia - Racionalizao dos equipamentos

3.5. 75 horas

Aplicaes informticas na actividade administrativa Identificar e utilizar aplicaes informticas na rea administrativa

Aplicaes informticas em gesto comercial, recursos humanos e contabilidade Aplicaes informticas - Aplicaes informticas e as organizaes - Possibilidades das aplicaes informticas Aplicaes informticas especficas - Apresentao do software - Mdulo de facturao, gesto de vendas e clientes - Mdulo de gesto de compras e fornecedores - Mdulo de gesto de pessoal e salrios - Mdulo de gesto de bancas e tesouraria - Mdulo de gesto de contabilidade

Utilizar, de forma integrada, as aplicaes informticas adquiridas nas subunidades anteriores

Aplicaes informticas integradas Conceito de integrao Vantagens Inconvenientes Configurao Parmetros de integrao

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Subunidades de FormaoN. / Durao Designao / Objectivos Especficos

Contedos programticos

3.6. 30 horas

Meios informticos utilizados na comunicao empresarial Utilizar o correio electrnico como meio de comunicao e de sistematizao de dados

Correio electrnico Criao e gesto de base de dados Correio electrnico

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