Prefeitura Municipal de Assis · 2019. 12. 11. · 3 Orientações Para Prestação de Contas de Anual Prefeitura Municipal de Assis Paço Municipal “Professora Judith de Oliveira

1 Orientações Para Prestação de Contas de Anual

Prefeitura Municipal de Assis Paço Municipal “Professora Judith de Oliveira Garcez”

Av. Rui Barbosa, 926 – Centro – PABX (018) 3302-3300-FAX (018) 3302-3300–CEP 19814-900–Assis-SP

ORIENTAÇÃO DETALHADA DA

PRESTAÇÃO DE CONTAS

ENTREGA DA DOCUMENTAÇÃO 1. Fazer ofício de entrega (usar o modelo do site) em 02 vias entregar

no SETOR DE PROTOCOLO DA PMA;

2. A documentação deverá ser entregue no SETOR DE PRESTAÇÃO DE

CONTAS DA PMA.

MONTAGEM DO PROCESSO

O processo deve ser montando em pastas identificadas obedecendo

impreterivelmente à ordem do checklist do manual:

1. Primeiro; a capa (modelo no site) com as informações;

2. Segundo; o oficio (que será entregue pelo Setor de Protocolo);

3. Terceiro; cópia do Termo;

Assim sucessivamente até completar o checklist.

Obs.: o manual foi elaborado para atender todas as entidades; por tanto,

pode ser que exista algum item que não se enquadre no seu tipo de

serviço. Nesse caso, é só ignorar o item.

Exemplo:

item20 - “Declaração de que a OSC possui veículo de transporte próprio

com cópia anexa do documento do veículo, caso tenha alguma despesa

com abastecimento ou manutenção de veículo” - se a OSC não possuir




veículo ou se não usou o recurso para manutenção/abastecimento, não

há necessidade de atender este item.

As declarações, relatórios e documentos contábeis não podem ser

fotocópias.

O processo de prestação de contas deverá conter apenas os itens

solicitados no checklist. Durante a conferência, caso haja necessidade será

solicitado documentos adicionais/complementares.

Os comprovantes de despesas devem ser cópias legíveis e sem rasuras,

não se deve colar absolutamente nada em cima destes documentos.

Devem constar nos comprovantes de despesas, no corpo da nota ou nas

‘Informações Adicionais’ (Item da nota) as seguintes informações:

Tipo do ajuste;

Número do ajuste;

Ano;

Órgão concessor

Guias de recolhimentos, faturas e Holerites devem ser carimbados nos

originais e depois fotocopiados.

Exemplo de carimbo:

Termo de _______________nº_____/_____

Prefeitura Municipal de Assis

_________________________________________

(Secretaria ou o Fundo Municipal)




Quando os documentos de despesa tiverem varias anexos, proceder como

modelo abaixo:

Exemplo utilizado: Empenho da PMA

Empenho, Requerimento de

empenho, DANFE e comprovante

de pagamento, documentos soltos.

Todos os documentos referentes ao

Empenho são agrupados e

grampeados, assim evitando que se

percam ou se misturem com outros

documentos.

Grupo de documentos grampeado,

no canto superior esquerdo

facilitando seu manuseio.




Todos os modelos estão no site

1 - Identificação da Pasta:

Fazer uma etiqueta com as informações do Ajuste e da OSC, e colar na

pasta correspondente.

Obs.:

Se sua prestação de contas tiver apenas 01 pasta:

- Volume 01 de 01

Se tiver mais de uma pasta, por exemplo, 03 pastas:

- Volume 01 de 03 para a primeira pasta

(Primeira pasta de um total de três)

- Volume 02 de 03 para a segunda pasta

(Segunda pasta de um total de três)

- Volume 03 de 03 para a terceira pasta

(Terceira pasta de um total de três)

Nome: Organização da Sociedade Civil

CNPJ: 00.000.000/0001-00

Termo de xxxxxxxx nº xxx

Órgão Concessor: PMA / Secretaria Municipal ou Fundo

Municipal

Exercício de 2019

Volume XX de XX




2 - Ofício de encaminhamento da prestação de contas a Prefeitura;

Utilizar o modelo disponível no site da PMA – Portal de Parcerias do

3º Setor;

Para cada processo de prestação de contas, utilizar um ofício

diferente com numeração diferente;

Em 02 vias que serão entregues no Protocolo da Prefeitura;

Informar no ‘ASSUNTO’ qual Ajuste está sendo entregue

Ex.:

Assunto: Entrega da Prestação de Contas do Termo de Fomento Nº

01/2019 - CMDCA




3 - Cópia do Termo de Fomento ou Colaboração e seus anexos;

4 - Cópia do Plano de Trabalho aprovado pelo Poder Público;

5 - Cópia atualizada do estatuto social, registrado e as alterações vigentes;

6 - Cópia da inscrição da OSC no Cadastro Nacional das Pessoas Jurídicas –

CNPJ;

7 - Cópia da ATA de eleição do quadro de dirigente atual da OSC;

8 e 9 - Declaração contendo as seguintes informações dos dirigentes e

conselheiros da organização da sociedade civil:

Os nomes;

Endereço residencial;

CPF;

RG ou RNE (Registro Nacional de Estrangeiros) número e órgão

expedidor;

Forma de remuneração;

Períodos de atuação;

E-mail pessoal;

Com destaque para o dirigente responsável pela administração dos

recursos recebidos à conta do termo de fomento/colaboração;

10 - Parecer do Conselho Fiscal sobre a exatidão da aplicação dos

recursos;

11 - Certidão expedida pelo Conselho Regional de Contabilidade – CRC,

comprovando a habilitação profissional dos responsáveis por balanços e

demonstrações contábeis;




12 - Publicação do Balanço Patrimonial da OSC, dos exercícios encerrado e

anterior;

Fazer a publicação apenas do BALANÇO PATRIMONIAL do ano

encerrado e anterior, e anexar ao processo o jornal, não será

aceito fotocópia.

13 - Demais demonstrações contábeis e financeiras da OSC,

acompanhadas do balancete analítico acumulado no exercício;

Este item é composto por 06 tipos de demonstrativos:

1. Balanço Patrimonial;

2. Demonstração de Resultado;

3. Balancete Analítico;

4. Demonstração de Fluxo de Caixa;

5. Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido;

6. Notas Explicativas: vão evidenciar as principais práticas contábeis

e suas demonstrações, com o objetivo de esclarecer aspectos

trabalhistas, tributários, previdenciários e dos seus benefícios;

7. Conciliação Bancária.

14 - Relação de bens adquiridos, produzidos ou construídos, quando for o

caso;

Entende-se por bens adquiridos, para este fim, aqueles obtidos com

recursos de capital.

Entende-se por bens produzidos ou construídos, aqueles elaborados

com a utilização de recursos de custeio, mas que se transformam

em bens permanentes.

Caso a OSC não adquira bens, deve fazer a Declaração Negativa.




Caso adquira algum bem (material permanente), deve seguir as

seguintes orientações:

1- Preenchimento do formulário:

BLOCO 01.: Documento Fiscal

a- Tipo: indicar se é DANFE ou nota fiscal

NFe = Nota Fiscal Eletrônica

DANFE = Documento de Auxilio a Nota Fiscal Eletrônica

b- Nº: número do documento fiscal

c- Data: data da expedição do documento

BLOCO 02.: Especificação dos Bens

Informar a especificação do bem adquirido ou produzido.

BLOCO 03.: Quantidade

Informar a quantidade do(s) bem(ns) relacionado(s).

BLOCO 04.: Valor (R$)

Informar o valor unitário e o valor total do bem.

2- Anexar:

a- Fotos dos bens;

b- Fotos dos números patrimoniais nos bens;




c- Impreterivelmente mínimo de 03 orçamentos em papel timbrado da

empresa pesquisada, com assinatura do responsável, para cada bem

adquirido.

Foto do Item Adquirido e Número Patrimonial

3- Inventário Patrimonial

Relação dos equipamentos adquiridos com o recurso da parceria,

atribuindo a cada equipamento um número, preferencialmente seguindo

a sequência do inventário de bens já existente na OSC.




4- Número Patrimonial

Os equipamentos e materiais permanentes adquiridos com recurso

deverão conter de forma visível no corpo do bem o mesmo número

informado no inventário patrimonial.

15 - Na hipótese de aquisição de bens móveis e/ou imóveis com os

recursos recebidos, prova do respectivo registro contábil, patrimonial e

imobiliário da circunscrição, conforme o caso;

16 – Declaração, relação e foto atestando o comprometimento da OSC de

transferência da propriedade dos equipamentos e materiais permanentes

adquiridos com recursos provenientes da celebração da parceria à

administração pública, na hipótese de sua extinção.

Ob.: Os itens 15 e 16 são complementares ao item 14, nas aquisições de

bens móveis/imóveis e materiais permanentes.

17 - Declaração atualizada acerca da existência ou não no quadro

diretivo da OSC de agentes políticos de Poder, de membros do

Ministério Público ou de dirigente de órgão ou entidade da

Administração Pública celebrante, bem como seus respectivos

cônjuges, companheiros ou parentes, até o segundo grau, em linha

reta, colateral ou por afinidade;

18 - Declaração atualizada de que não houve contratação ou

remuneração a qualquer título, pela OSC, com os recursos repassados,

de servidor ou empregado público, inclusive aquele que exerça cargo

em comissão ou função de confiança de órgão ou entidade da

Administração Pública celebrante, bem como seus respectivos

cônjuges, companheiros ou parentes, até o segundo grau, em linha

reta, colateral ou por afinidade




19 - Declaração atestando a regularidade dos recolhimentos de encargos

trabalhistas, quando a aplicação dos recursos envolver gastos com a Folha

de Pagamento no período de vigência;

Anexar à declaração:

CND previdenciária;

Certificado de Regularidade do FGTS – CRF.

Em casos em que a OSC também utilizar os recursos do Ajuste para

pagamento de encargos trabalhistas (INSS, FGTS e outros) deve-se

anexar os seguintes relatórios da SEFIP (do período):

a- Folha de Registro de Empregado;

b- Comprovante de Declaração das Contribuições a Recolher a

Previdência Social;

20 - Declaração de que a OSC possui veículo de transporte próprio com

cópia anexa do documento do veículo.

Obs.: Somente se teve alguma despesa com abastecimento ou

manutenção do veículo; não há necessidade de declaração negativa.

21 - Declaração sobre a ocorrência e a forma de cotação de preço.

Obs.: informar também quais os critérios e a forma para a seleção e

contratação de funcionários.

22 e 23 - Declaração de comprometimento de guarda do processo de

prestação de contas de acordo com a Lei 13019/2014 e Instrução 02/2016

– TCE.

Obs.: as duas declarações foram unificadas;

24 – Relação dos contratos e respectivos aditamentos firmados com a

utilização de recursos públicos administrados pela OSC para os fins

estabelecidos no termo de colaboração ou de fomento, contendo tipo e

número do ajuste, identificação das partes, data, objeto, vigência, valor




pago no exercício e condições de pagamento – (contrato com prestadores

de serviços).

Neste item anexar cópia dos contratos firmados com os prestadores de

serviço como monitoramento de alarme, contabilidade, seguros,

jardinagem, manutenção, dedetização e outros que prestam serviços

contínuos à OSC;

25 - Declaração e Comprovação da divulgação das parcerias celebradas

com a administração pública municipal de acordo com o art. 11 da Lei

13019/2014, seguindo as orientações abaixo;

Forma de comprovação (modelos no site)

1- Preencher o formulário com as informações do ajuste e afixar em

locais visíveis da sede OSC e em estabelecimentos onde exerce

atividades vinculadas ao Ajuste, fotografar, datar, identificar e

anexar à declaração.

obs.: apenas o formulário, a Declaração NÃO deve ser afixado; este

informativo deve permanecer em local visível durante todo o

exercício, logo após a assinatura do Instrumento de Parceria)

2- Estas informações devem ser publicadas no site da OSC, (imprimir o

print screen e anexar à declaração).

3- Nos casos em que o recurso foi usado para pagamento da equipe

técnica de trabalho preencher também o Formulário B.

26 - Relatório de execução do objeto, elaborado pela Organização da

Sociedade Civil, contendo as atividades ou projetos desenvolvidos para o

cumprimento do objeto e o comparativo de metas propostas com os

resultados alcançados;

27 - Material comprobatório do cumprimento do objeto em fotos, vídeos

ou outros suportes.

Obs.: as fotos devem estar relacionadas ao objeto proposto e o suficiente

para demonstrarem sua consecução.




28 - Relação Nominal de Atendidos.

Na relação deve constar nome, RG, ou outro documento de identificação

oficial, caso o atendido faça mais de um curso ou frequente mais de um

projeto, seu nome deve constar apenas uma vez;

Ex.

Relação de Atendidos Nº Nome RG CPF Obs.

01

29 - Lista de presença do pessoal treinado ou capacitado, quando for o

caso;

31 - Declaração atestando o cumprimento ou não do plano de trabalho e,

caso seja necessário, exposição das razões da não consecução ou

extrapolação das metas pactuadas;

32 - Cópia das notas de empenho vinculadas ao Termo;

33 - Extrato da conta bancária específica, inclusive os extratos de

rendimento de aplicação financeira.

Extratos detalhados, ou seja, com a identificação do credor.

OBS.: os extratos devem estar legíveis ordenados por mês e por tipo

(extratos da conta corrente e extratos aplicação), devem conter também

os extratos do mês anterior ao depósito dos recursos e do mês

subsequente ao fim da parceria.




35 - Declaração que não houve pagamento de taxas administrativas e

bancárias com os recursos recebidos;

Obs.: caso tenha feito ressarcimento das tarifas/taxas pagas com o

recurso fazer a DECLARAÇÃO DE RESSARCIMENTO e anexar cópia do

comprovante de deposito ou transferência bancária.

36 - Demonstrativo Integral das Receitas e Despesas, computadas por

fontes de recurso e por categorias ou finalidades dos gastos, aplicadas no

objeto do Termo de Fomento/Colaboração, conforme modelo contido no

Anexo RP14 do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo (Anexo A);

Obs.: Este relatório é obrigatório, deve ser feito por todos, não pode ser

alterado, seu layout, estrutura e informações não podem ser modificados

37 – Declaração e comprovante do recolhimento do saldo remanescente

da conta bancária específica, quando houver, inclusive os provenientes de

aplicação financeira, caso não sejam utilizados na execução do objeto;

38 – Relação de Gastos, em ordem cronológica da emissão dos

documentos de despesa (Notas fiscais, RPA) ou competência do

documento (Holerites, Encargos), com subtotais por natureza da despesa

de acordo com o plano de trabalho aprovado;

Obs.: competência da despesa compreende o mês e o ano:

Ex. 04/2019 – mês 04 de 2019

Abr/2019 – abril de 2019




Tabela A – Recursos Humanos

Esta tabela será utilizada apenas para relacionar os gastos com a folha de

pagamento:

1. Natureza da Despesa: Recursos Humanos

2. Competência: para esta despesa usa-se competência

3. Especificação do documento: Holerite

4. Tipo de documento: será detalhada a especificação da despesa

a. Salário, quando do pagamento mensal;

b. Adiantamento, quando do adiantamento do salário;

c. 1º parcela do 13ª salário;

d. 2º parcela do 13º salário;

e. Férias

5. Nome do funcionário: em ordem alfabética;

6. Valor: colocar o valor do salário líquido em R$, indicar ‘Pagamento

Parcial’ quando o funcionário receber salário família salário/maternidade

e descontar esse valor;

Exemplo de pagamento parcial

Como deve configurar na Relação de Gastos

(esta regra vale para todas as despesas que forem pagas parcialmente)




Como deve configurar no holerite

Tabela B – Encargos Trabalhistas

1. Natureza da Despesa: Encargos Trabalhistas

2. Competência: para esta despesa usa-se competência

3. Especificação do documento: Encargos Trabalhistas

4. Tipo de documento: será detalhada a especificação da despesa

a. GPS – Guia da Previdência Social

b. DARF - PIS

c. DARF - IRRF

d. DARF – FGTS

5. Nome do Credor: em ordem alfabética;




6. Valor: colocar o valor pago em R$, indicar ‘Pagamento Parcial’ quando

houver multas por atraso e descontar do valor;

Tabela C – Material de Consumo/Permanente

1. Natureza da Despesa: indicar se é Material de Consumo.

2. Data de Emissão: para esta despesa usa-se data de emissão do

documento fiscal, DIA/MÊS/ANO;

3. Especificação do documento: indicar NF-e;

NF-e nº 000000

4. Credor: Razão Social da empresa

5. Valor: valor da nota fiscal em R$

Exemplo de Documento Fiscal

de Despesa paga parcialmente.




Tabela D – Serviços de Terceiros (PJ/PF)

1. Natureza da Despesa: indicar se é Serviço de Terceiros Pessoa

Jurídica ou Pessoa Física, cada tipo em uma lista diferente;

2. Data de Emissão: para esta despesa usa-se data de emissão do

documento fiscal, DIA/MÊS/ANO;

3. Especificação do documento: indicar NFS-e (nota fiscal de serviço

eletrônica) ou RPA (recibo de pagamento autônomo):

a. NFS-e nº 000000

b. RPA nº 00

4. Credor: Razão Social da empresa ou nome do profissional;

5. Valor: valor da nota fiscal em R$.

Tabela E – Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica - Utilidade Pública

1. Natureza da Despesa: Serviço de Terceiros Pessoa Jurídica -

Utilidade Pública (água, luz, internet, telefone);

2. Competência: para esta despesa usa-se competência, MÊS/ANO;

3. Especificação do documento: Faturas, informar o número da fatura;

4. Credor: Razão Social;

5. Valor: colocar o valor pago em R$, indicar ‘Pagamento Parcial’ quando

houver multas por atraso, descontar o valor;




39- Cópias legíveis e sem rasuras dos Documentos Fiscais comprobatórios

de despesas, contendo:

Data de emissão do documento;

Valor;

Dados da organização da sociedade civil;

Descrição detalhada dos produtos ou serviços;

Informações da parceria;

OBS: Obrigatoriamente no corpo dos documentos fiscais

originais que comprovem a despesa – nota fiscal eletrônica

de serviço e de consumo, holerite, boletos, guia de INSS,

FGTS etc – deverá constar o número do ajuste e o ano, a

identificação do órgão público concessor a que se refere e

agrupadas na ordem da Relação de Gastos (item 33);

FIM

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