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Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 1
PROCEDIMENTO DE COMPRAS
1. OBJETIVO
Descrever as instrues e normas gerais das atividades especficas do Setor de Compras
da FEPESMIG, para processos aquisitivos de materiais e servios.
2. MBITO DE APLICAO
Este documento aplicvel a toda FEPESMIG.
3. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
Manual de Conduta do Comprador
Formulrio de Solicitao de Compra
Formulrio de Solicitao de Oramento
Formulrio de Solicitao de Manuteno
Procedimento do setor de almoxarifado
SIPOC_UNIS_Compra de Material Standard
SIPOC_UNIS_Compra Tcnica ou Servio
4. SIGLAS UTILIZADAS
FEPESMIG Fundao de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas
OC Ordem de Compra
5. GLOSSRIO E DEFINIES
SAPIENS Sistema coorporativo para gerenciamento / troca de informaes
Solicitante Responsvel Colaborador definido pelo Gestor de cada rea/setor/unidade
para enviar Solicitaes de Compra ou Oramento.
Cliente o mesmo que Solicitante Responsvel.
Ordem de Compra Documento emitido pelo SAPIENS que aps devida aprovao
formaliza e confirma a compra.
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Cotao resposta dada pelo fornecedor a um pedido de oramento.
Solicitao de Compra Emisso do Pedido de Compra
Cdr. formato do arquivo digital
6. CONTEDO
6.1. SOLICITAES DE COMPRAS
As aquisies realizadas pelo Setor de Compras da FEPESMIG referem-se a
materiais e servios, sendo de carter obrigatrio o registro de uma solicitao de
compra pelo cliente, mediante Formulrio de Solicitao de Compra encaminhado
via e-mail ao Almoxarifado, para realizao da aquisio do material e/ou servio.
Para solicitaes de manuteno em equipamentos/ativos, necessrio seguir o
descritivo 6.2.4.
6.2. TIPOS DE SOLICITAES
6.2.1. Solicitao de Compras para estoque Almoxarifado
Via sistema Sapiens caracterizam-se Solicitao via sistema Sapiens aquelas
geradas para suprir o estoque, solicitaes especficas do setor de
Almoxarifado. Para melhor entendimento visualizar o Procedimento do Setor
de almoxarifado.
6.2.2. Solicitao de Compras gerais Colaboradores Internos
Via Formulrio de Solicitao de Compras caracterizam-se Solicitao de
Compras via Formulrio as compras diretas de bens de consumo, servios e
imobilizado, ou seja, que no fazem parte do estoque.
A Solicitao de Compra gerada a partir do preenchimento correto do
Formulrio de Solicitao de Compras e seu envio por e-mail com
aprovao do Gestor / Reitoria ao Almoxarifado.
Somente o responsvel de cada setor/unidade est autorizado a solicitar
compras.
O responsvel deve descrever detalhadamente TODAS as caractersticas
que o produto ou servio contm e incluir arquivos que se faam
necessrios para andamento do processo, como: arte em cdr,
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especificao tcnica, foto, etc. A falta deste poder gerar a recusa da
Solicitao.
Todas as solicitaes devem estar aprovadas pelo Gestor / Diretoria de
Operaes ou Superintendncia Executiva, conforme item 6.4.
6.2.3. Solicitao de Oramento Colaboradores Internos
Via Formulrio de Solicitao de Oramento caracterizam-se Solicitao de
oramento via Formulrio de bens de consumo, servios e imobilizado, ou seja,
que no fazem parte do estoque.
A Solicitao gerada a partir do preenchimento correto do Formulrio
de Solicitao de Oramento e seu envio por e-mail ao setor de Compras,
afim de levantamento de valores para posterior aprovao de compra.
Somente o responsvel de cada setor/unidade est autorizado a solicitar
oramentos ao setor de compras.
Somente o setor de compras est autorizado a solicitar oramento a
fornecedores.
O responsvel deve descrever detalhadamente TODAS as caractersticas
que o produto ou servio detm e incluir arquivos que se faam
necessrios para andamento do processo, como: arte em cdr,
especificao tcnica, foto, etc. A falta deste poder gerar a recusa da
Solicitao.
Oramentos devolvidos ao responsvel pela Solicitao sero apenas
para aprovao da Solicitao de Compra. Negociaes sero efetuadas
no processo de compra.
Segue abaixo explicativo para preenchimento do Formulrio de solicitao de Compra:
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SOLICITAO DE COMPRA
Nmero:
Data:
Solicitante:
Unidade:
Setor: Centro de Custo:
Responsvel / Gestor:
Quant. Unid. Descrio do Material/ Especificao Tcnica/ Marca/ Modelo/ Fabricante
JUSTIFICATIVA/OBSERVAES
O nmero da
solicitao definido
pelo setor solicitante.
Informar a data de
preenchimento e
envio da solicitao
Informar o nome do solicitante.
Informar o
Responsvel ou
Gestor do Setor
Informar a Unidade de Medida do
material ou servio. Ex. (Pea,
Bloco, Pacote, Caixa, Galo, etc.).
Informar a descrio completa do material ou servio especificando a marca,
dimenso, modelo, fabricante, cor, espessura, e outra informao que se
faa necessria para entendimento do setor de Compras e Almoxarifado.
Informar o Setor
(GEP,
Administrativo,
biblioteca, clnica,
manuteno, etc.).
Justificar o motivo da compra (onde ser
utilizado, que benefcio agrega a instituio, etc.)
Justificar solicitao emergencial, caso houver.
Informar prazo de entrega esperado real.
Informar a Quantidade do
material ou servio em
algarismo numrico.
Informar a Unidade
(FATEPS, FABE, FIC,
Campus I, Campus II,
Campus III, Cidade
Universitria).
Informar o cdigo do centro de custo
ao qual o material ou servio ser
alocado. Ex. (Centro de Custo: 3061
Administrao Geral)
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6.2.4. Solicitao de Manuteno Colaboradores Internos
Via Formulrio de Solicitao de Manuteno caracterizam-se as Solicitaes
de manutenes em equipamentos/ativos.
O equipamento/ativo encaminhado ao almoxarifado juntamente
Solicitao de Manuteno preenchida a fim de encaminha-lo ao
prestador de servio especializado para efeito de oramento.
A Solicitao de Manuteno tambm deve ser encaminhada ao setor de
compras via e-mail.
Aps oramento, o setor de compras encaminha, via e-mail, o valor do
conserto afim aprovao, vide item 6.4.
Aps aprovao, o Solicitante encaminha uma Solicitao de Compra ao
almoxarifado autorizando a manuteno do equipamento referente
Solicitao de Manuteno equivalente.
Observao: Equipamentos/Ativos em que seu deslocamento seja invivel, a
Solicitao de Manuteno deve ser encaminhada diretamente ao setor de
compras informando onde o equipamento encontra-se para avaliao e
oramento.
6.3. COTAO
As cotaes devero ser realizadas mediante a Solicitao de Compra via Sistema
SAPIENS ou e-mail com formulrio de Solicitao de Oramento.
6.3.1. Critrios para realizao de Cotao.
Para realizao de uma aquisio necessrio seguir os critrios gerais
(mnimos) conforme descrito na Tabela 01:
APLICAO QUANDO
CO
TA
ES
Mnimo
01
Para solicitaes
consideradas urgentes.
Em todos os processos identificados,
justificados pelo cliente como
emergencial com e-mail do
Solicitante.
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Mnimo
01
Para solicitaes at R$
100,00.
Em todos os processos conforme
descrio da aplicao.
Mnimo
01
Indstria, fabricante,
fornecedor exclusivo
(nico).
Em todos os processos conforme
descrio da aplicao, porm com
possvel anlise de opcionais.
Mnimo
02
Para solicitaes de R$
100,00 a R$ 1.000,00
Em todos os processos conforme
descrio da aplicao.
Mnimo
03
Para solicitaes acima
de R$ 1.000,00 /
Compras normais.
Em todos os processos conforme
descrio da aplicao.
Sem
cotao
Contrato de fornecimento
/ Acordo comercial.
Contrato firmado e aprovado ou
acordo comercial (considera-se na
cotao o valor estipulado no contrato
ou acordo).
Tabela 01 Critrios para cotao
6.3.2. Conferncia e Anlise das Cotaes
Verificar se o item cotado pelo fornecedor o mesmo da Solicitao. Ex.
marca, unidade de medida, especificao tcnica, etc.
Verificar prazo de entrega e de pagamento se esto em conformidade
com as necessidades de aquisio.
Verificar se a cotao possui informaes padres como: os contatos e
dados para faturamento da empresa, logo, valores, descontos, data de
validade das condies.
Em qualquer um dos casos, mencionados acima, que apresentem
divergncias, o comprador dever entrar em contato com o fornecedor e
solicitar a correo da cotao.
6.4. AUTORIZAO DE COMPRA
Todas as Solicitaes de Compras devem estar aprovadas pelo Gestor e/ ou
Diretoria de Operaes e/ou Superintendente Executivo conforme Tabela 02 e 03
abaixo:
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SOLICITAO DE COMPRA USO E CONSUMO
NVEL FAIXA APROVADOR
01 AT R$ 500,00 GESTOR
02 ACIMA DE R$
501,00
DIRETOR DE OPERAES e/ou
SUPERINTENDENTE EXECUTIVO
Tabela 02 Aprovao por nvel Uso e Consumo
SOLICITAO DE COMPRA INVESTIMENTO
NVEL FAIXA APROVADOR
01 QUALQUER
VALOR
GESTOR / DIRETOR DE OPERAES e/ou
SUPERINTENDENTE EXECUTIVO
Tabela 03 Aprovao por nvel Investimento
Observao: O aprovador poder aprovar ou no a solicitao, bem como alterar
a quantidade e o valor mencionado para menos.
6.5. NEGOCIAO
Anlise da melhor proposta comercial, avaliando preo, condio e forma de
pagamento, prazo de entrega, buscando atender a necessidade do cliente com o
melhor custo x benefcio.
Observao: Qualquer mudana realizada no processo original (solicitao), como:
mudana de marca, cor, condies, etc., devem ser formalizadas por e-mail pelo
comprador e solicitante para que no ocorram problemas diante as entregas e/ou
aceite do produto ou servio.
6.6. PRAZOS DO PROCESSO DE COMPRAS
O Processo de compras contempla materiais e servios grupos, e etapas do processo
de cada rea envolvida devido a grande complexidade de aquisies so necessrios
diferenciar o tempo de compra conforme a dificuldade de aquisio.
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O processo aquisitivo completo, do ponto de vista de atendimento ao cliente,
contempla as seguintes etapas e respectivos prazos de atendimento:
Processo de Compra: recebimento, anlise, cotao, avaliao, negociao,
emisso de OC, envio ao fornecedor.
Aprovao Sistmica.
Processo de Entrega (Fornecedor): recebimento da OC pelo fornecedor at a
entrega dos produtos ao Almoxarifado ou nas instalaes da FEPESMIG.
Processo de Almoxarifado: recebimento, tratamentos internos fsicos e
fiscais, comunicao para retirada do material.
Para que o tempo do processo de compras seja cumprido, necessrio tambm contar
com a preciso do Fornecedor, este que possui tempos de entrega diferenciados, tudo ir
depender do item, da complexidade ou necessidade da compra.
Desta forma, para que sejam compostos os tempos TOTAIS de atendimento, a tabela
abaixo demonstra os grupos e rea envolvida.
PRAZO
GRUPO COD. SUBGRUPO COMPRAS APROVADOR FORNECEDOR ALMOX. TOTAL
US
O E
CO
NS
UM
O
001 PAPELARIA 07 02 10 02 19
002 INFORMTICA
(PERIFRICO E
REDE)
07 02 10 02 19
003 EPI 07 02 10 02 19
004 MATERIAL
ELTRICO
07 02 10 02 19
005 LIMPEZA 07 02 10 02 19
006 ALIMENTO 07 02 10 02 19
007 UTENSILIOS 07 02 10 02 19
008 MATERIAIS DE
CONSUMO DE
LABORATRIOS
14 02 15 02 31
009 MEDICAMENTO 07 02 03 02 12
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010 PRODUO
GRFICA
07 02 10 02 19
011 LOCAO DE
EQUIPAMENTO
07 02 03 02 12
INV
ES
TIM
EN
TO
013 MAQUINA E
EQUIPAMENTO
14 02 20 02 38
014 OBRA 21 02 ** - -
015 SERVIO DE
MANUTENO
E REPARO
14 02 ** - -
016 INFORMTICA
(COMPUTADOR)
14 02 15 02 33
017 FERRAMENTA 07 02 15 02 26
018 MATERIAIS
PARA OBRA
21 02 20 02 45
019 MATERIAL
ESPORTIVO
14 02 15 02 33
020 PRODUO
GRFICA
07 02 10 02 21
021 MOBILIRIO 14 02 30 04 *** 50
022 UNIFORME 14 02 30 02 48
023 VEICULO 14 02 30 02 48
024 OUTRAS
PRESTAES
DE SERVIOS
14 02 ** - -
025 OUTROS
MATERIAIS
14 02 20 02 38
026 AUDIOVISUAL 07 02 15 02 26
027 SEGURANA
DO TRABALHO
07 02 15 02 26
028 SEGURANA
PATRIMONIAL
07 02 15 02 26
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029 MATERIAL
PARA
MANUTENO
07 02 15 02 26
030 BIBLIOGRAFIA 14 02 30 02 48
Tabela 04 Prazo total de aquisio
** - Prazo ser determinado em cada negociao, pois depende de fatores externos.
*** - Prazo total de 04 dias, sendo 02 dias almoxarifado e 02 dias Patrimnio.
Observaes:
Prazos medidos em dias teis;
Os prazos sero considerados a partir da Solicitao de Compra no SAPIENS.
No ser considerado no prazo Solicitao de Compra recusada mediante a falta
de informaes ou aprovao.
6.7. EMISSO DE ORDEM DE COMPRA
As Ordens de Compra so geradas pelo Sistema coorporativo SAPIENS sob
comando do Comprador.
Para que uma Ordem de Compra seja emitida, necessrio que toda tratativa com o
fornecedor vencedor esteja formalizada e atualizada em proposta comercial.
6.8. PARTICULARIDADES DO PROCESSO DE COMPRAS
6.8.1. Processo de Aquisio de Materiais Bibliogrficos
As aquisies de Livros e afins so efetuadas de uma maneira diferenciada dos
demais itens comprados pelo setor de compras.
Para solicitar livros de qualquer rea necessrio:
1. O gestor da rea solicitante deve redigir um Ofcio (no h padro), solicitando
determinado livro e envia-lo para a responsvel pela Biblioteca, juntamente o
formulrio de solicitao de Livros (se houver).
2. A biblioteca analisa a Solicitao e avalia a existncia do item solicitado, no sendo
localizado o item, a responsvel envia uma Solicitao de Oramento para o setor de
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compras.
3. O setor de compra efetua as cotaes necessrias, monta o mapa de cotaes com
preos e prazos e envia a Biblioteca.
4. A Biblioteca recebe, analisa, seleciona os itens e encaminha para aprovao. Estes
aprovam e devolvem a Biblioteca e ao Setor de Compras.
5. A Biblioteca gera a Solicitao de Compra e encaminha ao almoxarifado.
6. O almoxarifado recebe e lana no sistema. Laado no sistema o setor de compras d
sequencia no processo de compras.
6.8.2. Solicitao de Compra Emergencial
Para solicitaes de Compras emergenciais com prazo mximo de 24 horas,
deve ser encaminhado um e-mail para o Comprador e Almoxarifado,
justificando a urgncia e apontando o material ou servio, via formulrio, para
que a solicitao seja tratada de forma diferenciada pelo Setor de Compras.
Sero consideradas Emergenciais as solicitaes que:
Coloquem em risco a segurana de colaboradores, alunos e comunidade;
Provoquem prejuzos financeiros significativos a Instituio;
Coloquem em risco o patrimnio da Instituio;
Impeam o andamento das aulas acadmicas;
Comprometam a imagem da Instituio perante a comunidade;
Que causem impactos ambientais.
6.9. CANCELAMENTO DE SOLICITAO PELO SETOR DE COMPRAS E
ALMOXARIFADO.
Sero canceladas todas as solicitaes que:
No apresentem especificaes do Item e suas particularidades para compra;
Divergncias de informaes. (Ex. solicitao do item um produto e a
especificao outra nomenclatura).
Solicitao sem aprovao, conforme item 6.4 deste procedimento.
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6.10. GARANTIA DE COMPRA
A garantia do material ou servio evidenciada na proposta comercial e nota fiscal
do fornecedor, assim como na Ordem de Compra do comprador.
6.11. ARQUIVOS
Todas as tratativas so arquivadas em e-mail do comprador, SAPIENS e arquivo
fsico mensal.
6.12. ATRIBUIES E RESPONSABILIDADES NAS ETAPAS DE COMPRAS
Para cada funo so destinadas algumas atividades fins para o perfeito
funcionamento do Setor de Compras, as quais esto discriminadas abaixo:
6.12.1. Comprador
Receber as solicitaes de compras no SAPIENS;
Avaliar se os requisitos da solicitao foram atendidos e as informaes
so o suficiente;
Encaminhar as solicitaes para cotao junto aos fornecedores aptos;
Realizar acompanhamento junto aos fornecedores para os quais foram
enviados;
Receber as cotaes e equaliza-las;
Garantir as premissas para o repasse da etapa seguinte. Ex.: mnimo de
cotaes, preos, prazos previamente alinhados e execues documentadas;
Negociar melhores condies comerciais baseadas em preo, prazo, entrega
e condies de pagamento;
Enviar Ordens de Compra para os fornecedores;
Realizar Follow Up junto aos Fornecedores e Clientes;
Buscar novos fornecedores para anlise do setor de Compras mais rea
tcnica.
6.12.2. Analista de Compras / Supervisor
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Receber as solicitaes de compras no SAPIENS;
Avaliar se os requisitos da solicitao foram atendidos e as informaes so
o suficiente;
Encaminhar as solicitaes para cotao junto aos fornecedores aptos;
Realizar acompanhamento junto aos fornecedores para os quais foram
enviados;
Receber as cotaes e equaliza-las;
Garantir as premissas para o repasse da etapa seguinte. Ex.: mnimo de
cotaes, preos, prazos previamente alinhados e execues documentadas;
Negociar melhores condies comerciais baseadas em preo, prazo, entrega
e condies de pagamento;
Enviar Ordens de Compra para os fornecedores;
Realizar Follow Up junto aos Fornecedores e Clientes;
Buscar novos fornecedores para anlise do setor de Compras mais rea
tcnica;
Identificar novos contratos;
Elaborao de Acordos Comerciais;
Contribuir com conhecimento tcnico;
Exercer atividades de Natureza especializada;
Disponibilizar-se por projetos;
Atuar com autonomia com base em diretrizes;
Oferecer suporte na realizao das atividades dirias dos compradores;
Estudar demandas e propor aes para otimizao de processos;
Realizar reunies com reas tcnicas para discusso de processos de
aquisies;
Verificar condies de melhorias para a rea, bem como melhores preos
sempre que necessrio junto aos fornecedores;
Desenvolvimento de projetos;
Envolvimento em negociaes de grande porte.
Observao: Todo processo de compras dever estar em conformidade e em
obedincia ao contedo descrito no Manual de Conduta do Comprador.
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6.13. FLUXO DE COMPRAS
6.13.1. Fluxo para Processo de Compras Standard
Vide arquivo: SIPOC_UNIS_Compra de Material Standard
6.13.2. Fluxo para Processo de Compra Tcnica ou Servio.
Vide arquivo: SIPOC_UNIS_Compra Tcnica ou Servio
7. Histrico
REVISO DATA ALTERAO AUTOR/DEPART. APROVADO
POR
00
17/07/12
Emisso Inicial
Setor de
Compras
Diretoria de
Operaes e
Gerncia
Administrativa
01 25/01/13 Retirada da data de entrega
do formulrio de Solicitao
de Compra
Setor de
Compras
Setor de
Compras /
Gerencia
Administrativa
