Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 1

PROCEDIMENTO DE COMPRAS

1. OBJETIVO

Descrever as instrues e normas gerais das atividades especficas do Setor de Compras

da FEPESMIG, para processos aquisitivos de materiais e servios.

2. MBITO DE APLICAO

Este documento aplicvel a toda FEPESMIG.

3. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

Manual de Conduta do Comprador

Formulrio de Solicitao de Compra

Formulrio de Solicitao de Oramento

Formulrio de Solicitao de Manuteno

Procedimento do setor de almoxarifado

SIPOC_UNIS_Compra de Material Standard

SIPOC_UNIS_Compra Tcnica ou Servio

4. SIGLAS UTILIZADAS

FEPESMIG Fundao de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas

OC Ordem de Compra

5. GLOSSRIO E DEFINIES

SAPIENS Sistema coorporativo para gerenciamento / troca de informaes

Solicitante Responsvel Colaborador definido pelo Gestor de cada rea/setor/unidade

para enviar Solicitaes de Compra ou Oramento.

Cliente o mesmo que Solicitante Responsvel.

Ordem de Compra Documento emitido pelo SAPIENS que aps devida aprovao

formaliza e confirma a compra.

Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 2

Cotao resposta dada pelo fornecedor a um pedido de oramento.

Solicitao de Compra Emisso do Pedido de Compra

Cdr. formato do arquivo digital

6. CONTEDO

6.1. SOLICITAES DE COMPRAS

As aquisies realizadas pelo Setor de Compras da FEPESMIG referem-se a

materiais e servios, sendo de carter obrigatrio o registro de uma solicitao de

compra pelo cliente, mediante Formulrio de Solicitao de Compra encaminhado

via e-mail ao Almoxarifado, para realizao da aquisio do material e/ou servio.

Para solicitaes de manuteno em equipamentos/ativos, necessrio seguir o

descritivo 6.2.4.

6.2. TIPOS DE SOLICITAES

6.2.1. Solicitao de Compras para estoque Almoxarifado

Via sistema Sapiens caracterizam-se Solicitao via sistema Sapiens aquelas

geradas para suprir o estoque, solicitaes especficas do setor de

Almoxarifado. Para melhor entendimento visualizar o Procedimento do Setor

de almoxarifado.

6.2.2. Solicitao de Compras gerais Colaboradores Internos

Via Formulrio de Solicitao de Compras caracterizam-se Solicitao de

Compras via Formulrio as compras diretas de bens de consumo, servios e

imobilizado, ou seja, que no fazem parte do estoque.

A Solicitao de Compra gerada a partir do preenchimento correto do

Formulrio de Solicitao de Compras e seu envio por e-mail com

aprovao do Gestor / Reitoria ao Almoxarifado.

Somente o responsvel de cada setor/unidade est autorizado a solicitar

compras.

O responsvel deve descrever detalhadamente TODAS as caractersticas

que o produto ou servio contm e incluir arquivos que se faam

necessrios para andamento do processo, como: arte em cdr,

Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 3

especificao tcnica, foto, etc. A falta deste poder gerar a recusa da

Solicitao.

Todas as solicitaes devem estar aprovadas pelo Gestor / Diretoria de

Operaes ou Superintendncia Executiva, conforme item 6.4.

6.2.3. Solicitao de Oramento Colaboradores Internos

Via Formulrio de Solicitao de Oramento caracterizam-se Solicitao de

oramento via Formulrio de bens de consumo, servios e imobilizado, ou seja,

que no fazem parte do estoque.

A Solicitao gerada a partir do preenchimento correto do Formulrio

de Solicitao de Oramento e seu envio por e-mail ao setor de Compras,

afim de levantamento de valores para posterior aprovao de compra.

Somente o responsvel de cada setor/unidade est autorizado a solicitar

oramentos ao setor de compras.

Somente o setor de compras est autorizado a solicitar oramento a

fornecedores.

O responsvel deve descrever detalhadamente TODAS as caractersticas

que o produto ou servio detm e incluir arquivos que se faam

necessrios para andamento do processo, como: arte em cdr,

especificao tcnica, foto, etc. A falta deste poder gerar a recusa da

Solicitao.

Oramentos devolvidos ao responsvel pela Solicitao sero apenas

para aprovao da Solicitao de Compra. Negociaes sero efetuadas

no processo de compra.

Segue abaixo explicativo para preenchimento do Formulrio de solicitao de Compra:

Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 4

SOLICITAO DE COMPRA

Nmero:

Data:

Solicitante:

Unidade:

Setor: Centro de Custo:

Responsvel / Gestor:

Quant. Unid. Descrio do Material/ Especificao Tcnica/ Marca/ Modelo/ Fabricante

JUSTIFICATIVA/OBSERVAES

O nmero da

solicitao definido

pelo setor solicitante.

Informar a data de

preenchimento e

envio da solicitao

Informar o nome do solicitante.

Informar o

Responsvel ou

Gestor do Setor

Informar a Unidade de Medida do

material ou servio. Ex. (Pea,

Bloco, Pacote, Caixa, Galo, etc.).

Informar a descrio completa do material ou servio especificando a marca,

dimenso, modelo, fabricante, cor, espessura, e outra informao que se

faa necessria para entendimento do setor de Compras e Almoxarifado.

Informar o Setor

(GEP,

Administrativo,

biblioteca, clnica,

manuteno, etc.).

Justificar o motivo da compra (onde ser

utilizado, que benefcio agrega a instituio, etc.)

Justificar solicitao emergencial, caso houver.

Informar prazo de entrega esperado real.

Informar a Quantidade do

material ou servio em

algarismo numrico.

Informar a Unidade

(FATEPS, FABE, FIC,

Campus I, Campus II,

Campus III, Cidade

Universitria).

Informar o cdigo do centro de custo

ao qual o material ou servio ser

alocado. Ex. (Centro de Custo: 3061

Administrao Geral)

Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 5

6.2.4. Solicitao de Manuteno Colaboradores Internos

Via Formulrio de Solicitao de Manuteno caracterizam-se as Solicitaes

de manutenes em equipamentos/ativos.

O equipamento/ativo encaminhado ao almoxarifado juntamente

Solicitao de Manuteno preenchida a fim de encaminha-lo ao

prestador de servio especializado para efeito de oramento.

A Solicitao de Manuteno tambm deve ser encaminhada ao setor de

compras via e-mail.

Aps oramento, o setor de compras encaminha, via e-mail, o valor do

conserto afim aprovao, vide item 6.4.

Aps aprovao, o Solicitante encaminha uma Solicitao de Compra ao

almoxarifado autorizando a manuteno do equipamento referente

Solicitao de Manuteno equivalente.

Observao: Equipamentos/Ativos em que seu deslocamento seja invivel, a

Solicitao de Manuteno deve ser encaminhada diretamente ao setor de

compras informando onde o equipamento encontra-se para avaliao e

oramento.

6.3. COTAO

As cotaes devero ser realizadas mediante a Solicitao de Compra via Sistema

SAPIENS ou e-mail com formulrio de Solicitao de Oramento.

6.3.1. Critrios para realizao de Cotao.

Para realizao de uma aquisio necessrio seguir os critrios gerais

(mnimos) conforme descrito na Tabela 01:

APLICAO QUANDO

CO

TA

ES

Mnimo

01

Para solicitaes

consideradas urgentes.

Em todos os processos identificados,

justificados pelo cliente como

emergencial com e-mail do

Solicitante.

Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 6

Mnimo

01

Para solicitaes at R$

100,00.

Em todos os processos conforme

descrio da aplicao.

Mnimo

01

Indstria, fabricante,

fornecedor exclusivo

(nico).

Em todos os processos conforme

descrio da aplicao, porm com

possvel anlise de opcionais.

Mnimo

02

Para solicitaes de R$

100,00 a R$ 1.000,00

Em todos os processos conforme

descrio da aplicao.

Mnimo

03

Para solicitaes acima

de R$ 1.000,00 /

Compras normais.

Em todos os processos conforme

descrio da aplicao.

Sem

cotao

Contrato de fornecimento

/ Acordo comercial.

Contrato firmado e aprovado ou

acordo comercial (considera-se na

cotao o valor estipulado no contrato

ou acordo).

Tabela 01 Critrios para cotao

6.3.2. Conferncia e Anlise das Cotaes

Verificar se o item cotado pelo fornecedor o mesmo da Solicitao. Ex.

marca, unidade de medida, especificao tcnica, etc.

Verificar prazo de entrega e de pagamento se esto em conformidade

com as necessidades de aquisio.

Verificar se a cotao possui informaes padres como: os contatos e

dados para faturamento da empresa, logo, valores, descontos, data de

validade das condies.

Em qualquer um dos casos, mencionados acima, que apresentem

divergncias, o comprador dever entrar em contato com o fornecedor e

solicitar a correo da cotao.

6.4. AUTORIZAO DE COMPRA

Todas as Solicitaes de Compras devem estar aprovadas pelo Gestor e/ ou

Diretoria de Operaes e/ou Superintendente Executivo conforme Tabela 02 e 03

abaixo:

Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 7

SOLICITAO DE COMPRA USO E CONSUMO

NVEL FAIXA APROVADOR

01 AT R$ 500,00 GESTOR

02 ACIMA DE R$

501,00

DIRETOR DE OPERAES e/ou

SUPERINTENDENTE EXECUTIVO

Tabela 02 Aprovao por nvel Uso e Consumo

SOLICITAO DE COMPRA INVESTIMENTO

NVEL FAIXA APROVADOR

01 QUALQUER

VALOR

GESTOR / DIRETOR DE OPERAES e/ou

SUPERINTENDENTE EXECUTIVO

Tabela 03 Aprovao por nvel Investimento

Observao: O aprovador poder aprovar ou no a solicitao, bem como alterar

a quantidade e o valor mencionado para menos.

6.5. NEGOCIAO

Anlise da melhor proposta comercial, avaliando preo, condio e forma de

pagamento, prazo de entrega, buscando atender a necessidade do cliente com o

melhor custo x benefcio.

Observao: Qualquer mudana realizada no processo original (solicitao), como:

mudana de marca, cor, condies, etc., devem ser formalizadas por e-mail pelo

comprador e solicitante para que no ocorram problemas diante as entregas e/ou

aceite do produto ou servio.

6.6. PRAZOS DO PROCESSO DE COMPRAS

O Processo de compras contempla materiais e servios grupos, e etapas do processo

de cada rea envolvida devido a grande complexidade de aquisies so necessrios

diferenciar o tempo de compra conforme a dificuldade de aquisio.

Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 8

O processo aquisitivo completo, do ponto de vista de atendimento ao cliente,

contempla as seguintes etapas e respectivos prazos de atendimento:

Processo de Compra: recebimento, anlise, cotao, avaliao, negociao,

emisso de OC, envio ao fornecedor.

Aprovao Sistmica.

Processo de Entrega (Fornecedor): recebimento da OC pelo fornecedor at a

entrega dos produtos ao Almoxarifado ou nas instalaes da FEPESMIG.

Processo de Almoxarifado: recebimento, tratamentos internos fsicos e

fiscais, comunicao para retirada do material.

Para que o tempo do processo de compras seja cumprido, necessrio tambm contar

com a preciso do Fornecedor, este que possui tempos de entrega diferenciados, tudo ir

depender do item, da complexidade ou necessidade da compra.

Desta forma, para que sejam compostos os tempos TOTAIS de atendimento, a tabela

abaixo demonstra os grupos e rea envolvida.

PRAZO

GRUPO COD. SUBGRUPO COMPRAS APROVADOR FORNECEDOR ALMOX. TOTAL

US

O E

CO

NS

UM

O

001 PAPELARIA 07 02 10 02 19

002 INFORMTICA

(PERIFRICO E

REDE)

07 02 10 02 19

003 EPI 07 02 10 02 19

004 MATERIAL

ELTRICO

07 02 10 02 19

005 LIMPEZA 07 02 10 02 19

006 ALIMENTO 07 02 10 02 19

007 UTENSILIOS 07 02 10 02 19

008 MATERIAIS DE

CONSUMO DE

LABORATRIOS

14 02 15 02 31

009 MEDICAMENTO 07 02 03 02 12

Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 9

010 PRODUO

GRFICA

07 02 10 02 19

011 LOCAO DE

EQUIPAMENTO

07 02 03 02 12

INV

ES

TIM

EN

TO

013 MAQUINA E

EQUIPAMENTO

14 02 20 02 38

014 OBRA 21 02 ** - -

015 SERVIO DE

MANUTENO

E REPARO

14 02 ** - -

016 INFORMTICA

(COMPUTADOR)

14 02 15 02 33

017 FERRAMENTA 07 02 15 02 26

018 MATERIAIS

PARA OBRA

21 02 20 02 45

019 MATERIAL

ESPORTIVO

14 02 15 02 33

020 PRODUO

GRFICA

07 02 10 02 21

021 MOBILIRIO 14 02 30 04 *** 50

022 UNIFORME 14 02 30 02 48

023 VEICULO 14 02 30 02 48

024 OUTRAS

PRESTAES

DE SERVIOS

14 02 ** - -

025 OUTROS

MATERIAIS

14 02 20 02 38

026 AUDIOVISUAL 07 02 15 02 26

027 SEGURANA

DO TRABALHO

07 02 15 02 26

028 SEGURANA

PATRIMONIAL

07 02 15 02 26

Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 10

029 MATERIAL

PARA

MANUTENO

07 02 15 02 26

030 BIBLIOGRAFIA 14 02 30 02 48

Tabela 04 Prazo total de aquisio

** - Prazo ser determinado em cada negociao, pois depende de fatores externos.

*** - Prazo total de 04 dias, sendo 02 dias almoxarifado e 02 dias Patrimnio.

Observaes:

Prazos medidos em dias teis;

Os prazos sero considerados a partir da Solicitao de Compra no SAPIENS.

No ser considerado no prazo Solicitao de Compra recusada mediante a falta

de informaes ou aprovao.

6.7. EMISSO DE ORDEM DE COMPRA

As Ordens de Compra so geradas pelo Sistema coorporativo SAPIENS sob

comando do Comprador.

Para que uma Ordem de Compra seja emitida, necessrio que toda tratativa com o

fornecedor vencedor esteja formalizada e atualizada em proposta comercial.

6.8. PARTICULARIDADES DO PROCESSO DE COMPRAS

6.8.1. Processo de Aquisio de Materiais Bibliogrficos

As aquisies de Livros e afins so efetuadas de uma maneira diferenciada dos

demais itens comprados pelo setor de compras.

Para solicitar livros de qualquer rea necessrio:

1. O gestor da rea solicitante deve redigir um Ofcio (no h padro), solicitando

determinado livro e envia-lo para a responsvel pela Biblioteca, juntamente o

formulrio de solicitao de Livros (se houver).

2. A biblioteca analisa a Solicitao e avalia a existncia do item solicitado, no sendo

localizado o item, a responsvel envia uma Solicitao de Oramento para o setor de

Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 11

compras.

3. O setor de compra efetua as cotaes necessrias, monta o mapa de cotaes com

preos e prazos e envia a Biblioteca.

4. A Biblioteca recebe, analisa, seleciona os itens e encaminha para aprovao. Estes

aprovam e devolvem a Biblioteca e ao Setor de Compras.

5. A Biblioteca gera a Solicitao de Compra e encaminha ao almoxarifado.

6. O almoxarifado recebe e lana no sistema. Laado no sistema o setor de compras d

sequencia no processo de compras.

6.8.2. Solicitao de Compra Emergencial

Para solicitaes de Compras emergenciais com prazo mximo de 24 horas,

deve ser encaminhado um e-mail para o Comprador e Almoxarifado,

justificando a urgncia e apontando o material ou servio, via formulrio, para

que a solicitao seja tratada de forma diferenciada pelo Setor de Compras.

Sero consideradas Emergenciais as solicitaes que:

Coloquem em risco a segurana de colaboradores, alunos e comunidade;

Provoquem prejuzos financeiros significativos a Instituio;

Coloquem em risco o patrimnio da Instituio;

Impeam o andamento das aulas acadmicas;

Comprometam a imagem da Instituio perante a comunidade;

Que causem impactos ambientais.

6.9. CANCELAMENTO DE SOLICITAO PELO SETOR DE COMPRAS E

ALMOXARIFADO.

Sero canceladas todas as solicitaes que:

No apresentem especificaes do Item e suas particularidades para compra;

Divergncias de informaes. (Ex. solicitao do item um produto e a

especificao outra nomenclatura).

Solicitao sem aprovao, conforme item 6.4 deste procedimento.

Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 12

6.10. GARANTIA DE COMPRA

A garantia do material ou servio evidenciada na proposta comercial e nota fiscal

do fornecedor, assim como na Ordem de Compra do comprador.

6.11. ARQUIVOS

Todas as tratativas so arquivadas em e-mail do comprador, SAPIENS e arquivo

fsico mensal.

6.12. ATRIBUIES E RESPONSABILIDADES NAS ETAPAS DE COMPRAS

Para cada funo so destinadas algumas atividades fins para o perfeito

funcionamento do Setor de Compras, as quais esto discriminadas abaixo:

6.12.1. Comprador

Receber as solicitaes de compras no SAPIENS;

Avaliar se os requisitos da solicitao foram atendidos e as informaes

so o suficiente;

Encaminhar as solicitaes para cotao junto aos fornecedores aptos;

Realizar acompanhamento junto aos fornecedores para os quais foram

enviados;

Receber as cotaes e equaliza-las;

Garantir as premissas para o repasse da etapa seguinte. Ex.: mnimo de

cotaes, preos, prazos previamente alinhados e execues documentadas;

Negociar melhores condies comerciais baseadas em preo, prazo, entrega

e condies de pagamento;

Enviar Ordens de Compra para os fornecedores;

Realizar Follow Up junto aos Fornecedores e Clientes;

Buscar novos fornecedores para anlise do setor de Compras mais rea

tcnica.

6.12.2. Analista de Compras / Supervisor

Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 13

Receber as solicitaes de compras no SAPIENS;

Avaliar se os requisitos da solicitao foram atendidos e as informaes so

o suficiente;

Encaminhar as solicitaes para cotao junto aos fornecedores aptos;

Realizar acompanhamento junto aos fornecedores para os quais foram

enviados;

Receber as cotaes e equaliza-las;

Garantir as premissas para o repasse da etapa seguinte. Ex.: mnimo de

cotaes, preos, prazos previamente alinhados e execues documentadas;

Negociar melhores condies comerciais baseadas em preo, prazo, entrega

e condies de pagamento;

Enviar Ordens de Compra para os fornecedores;

Realizar Follow Up junto aos Fornecedores e Clientes;

Buscar novos fornecedores para anlise do setor de Compras mais rea

tcnica;

Identificar novos contratos;

Elaborao de Acordos Comerciais;

Contribuir com conhecimento tcnico;

Exercer atividades de Natureza especializada;

Disponibilizar-se por projetos;

Atuar com autonomia com base em diretrizes;

Oferecer suporte na realizao das atividades dirias dos compradores;

Estudar demandas e propor aes para otimizao de processos;

Realizar reunies com reas tcnicas para discusso de processos de

aquisies;

Verificar condies de melhorias para a rea, bem como melhores preos

sempre que necessrio junto aos fornecedores;

Desenvolvimento de projetos;

Envolvimento em negociaes de grande porte.

Observao: Todo processo de compras dever estar em conformidade e em

obedincia ao contedo descrito no Manual de Conduta do Comprador.

Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 14

6.13. FLUXO DE COMPRAS

6.13.1. Fluxo para Processo de Compras Standard

Vide arquivo: SIPOC_UNIS_Compra de Material Standard

6.13.2. Fluxo para Processo de Compra Tcnica ou Servio.

Vide arquivo: SIPOC_UNIS_Compra Tcnica ou Servio

7. Histrico

REVISO DATA ALTERAO AUTOR/DEPART. APROVADO

POR

00

17/07/12

Emisso Inicial

Setor de

Compras

Diretoria de

Operaes e

Gerncia

Administrativa

01 25/01/13 Retirada da data de entrega

do formulrio de Solicitao

de Compra

Setor de

Compras

Setor de

Compras /

Gerencia

Administrativa