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PROCEDIMENTO DE COMPRAS OBJETIVO ÂMBITO DE …rh.unis.edu.br/wp-content/uploads/sites/67/2015/09/PROCEDIMENTO-DE... · A Solicitação de Manutenção também deve ser encaminhada

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  • Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 1

    PROCEDIMENTO DE COMPRAS

    1. OBJETIVO

    Descrever as instrues e normas gerais das atividades especficas do Setor de Compras

    da FEPESMIG, para processos aquisitivos de materiais e servios.

    2. MBITO DE APLICAO

    Este documento aplicvel a toda FEPESMIG.

    3. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES

    Manual de Conduta do Comprador

    Formulrio de Solicitao de Compra

    Formulrio de Solicitao de Oramento

    Formulrio de Solicitao de Manuteno

    Procedimento do setor de almoxarifado

    SIPOC_UNIS_Compra de Material Standard

    SIPOC_UNIS_Compra Tcnica ou Servio

    4. SIGLAS UTILIZADAS

    FEPESMIG Fundao de Ensino e Pesquisa do Sul de Minas

    OC Ordem de Compra

    5. GLOSSRIO E DEFINIES

    SAPIENS Sistema coorporativo para gerenciamento / troca de informaes

    Solicitante Responsvel Colaborador definido pelo Gestor de cada rea/setor/unidade

    para enviar Solicitaes de Compra ou Oramento.

    Cliente o mesmo que Solicitante Responsvel.

    Ordem de Compra Documento emitido pelo SAPIENS que aps devida aprovao

    formaliza e confirma a compra.

  • Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 2

    Cotao resposta dada pelo fornecedor a um pedido de oramento.

    Solicitao de Compra Emisso do Pedido de Compra

    Cdr. formato do arquivo digital

    6. CONTEDO

    6.1. SOLICITAES DE COMPRAS

    As aquisies realizadas pelo Setor de Compras da FEPESMIG referem-se a

    materiais e servios, sendo de carter obrigatrio o registro de uma solicitao de

    compra pelo cliente, mediante Formulrio de Solicitao de Compra encaminhado

    via e-mail ao Almoxarifado, para realizao da aquisio do material e/ou servio.

    Para solicitaes de manuteno em equipamentos/ativos, necessrio seguir o

    descritivo 6.2.4.

    6.2. TIPOS DE SOLICITAES

    6.2.1. Solicitao de Compras para estoque Almoxarifado

    Via sistema Sapiens caracterizam-se Solicitao via sistema Sapiens aquelas

    geradas para suprir o estoque, solicitaes especficas do setor de

    Almoxarifado. Para melhor entendimento visualizar o Procedimento do Setor

    de almoxarifado.

    6.2.2. Solicitao de Compras gerais Colaboradores Internos

    Via Formulrio de Solicitao de Compras caracterizam-se Solicitao de

    Compras via Formulrio as compras diretas de bens de consumo, servios e

    imobilizado, ou seja, que no fazem parte do estoque.

    A Solicitao de Compra gerada a partir do preenchimento correto do

    Formulrio de Solicitao de Compras e seu envio por e-mail com

    aprovao do Gestor / Reitoria ao Almoxarifado.

    Somente o responsvel de cada setor/unidade est autorizado a solicitar

    compras.

    O responsvel deve descrever detalhadamente TODAS as caractersticas

    que o produto ou servio contm e incluir arquivos que se faam

    necessrios para andamento do processo, como: arte em cdr,

  • Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 3

    especificao tcnica, foto, etc. A falta deste poder gerar a recusa da

    Solicitao.

    Todas as solicitaes devem estar aprovadas pelo Gestor / Diretoria de

    Operaes ou Superintendncia Executiva, conforme item 6.4.

    6.2.3. Solicitao de Oramento Colaboradores Internos

    Via Formulrio de Solicitao de Oramento caracterizam-se Solicitao de

    oramento via Formulrio de bens de consumo, servios e imobilizado, ou seja,

    que no fazem parte do estoque.

    A Solicitao gerada a partir do preenchimento correto do Formulrio

    de Solicitao de Oramento e seu envio por e-mail ao setor de Compras,

    afim de levantamento de valores para posterior aprovao de compra.

    Somente o responsvel de cada setor/unidade est autorizado a solicitar

    oramentos ao setor de compras.

    Somente o setor de compras est autorizado a solicitar oramento a

    fornecedores.

    O responsvel deve descrever detalhadamente TODAS as caractersticas

    que o produto ou servio detm e incluir arquivos que se faam

    necessrios para andamento do processo, como: arte em cdr,

    especificao tcnica, foto, etc. A falta deste poder gerar a recusa da

    Solicitao.

    Oramentos devolvidos ao responsvel pela Solicitao sero apenas

    para aprovao da Solicitao de Compra. Negociaes sero efetuadas

    no processo de compra.

    Segue abaixo explicativo para preenchimento do Formulrio de solicitao de Compra:

  • Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 4

    SOLICITAO DE COMPRA

    Nmero:

    Data:

    Solicitante:

    Unidade:

    Setor: Centro de Custo:

    Responsvel / Gestor:

    Quant. Unid. Descrio do Material/ Especificao Tcnica/ Marca/ Modelo/ Fabricante

    JUSTIFICATIVA/OBSERVAES

    O nmero da

    solicitao definido

    pelo setor solicitante.

    Informar a data de

    preenchimento e

    envio da solicitao

    Informar o nome do solicitante.

    Informar o

    Responsvel ou

    Gestor do Setor

    Informar a Unidade de Medida do

    material ou servio. Ex. (Pea,

    Bloco, Pacote, Caixa, Galo, etc.).

    Informar a descrio completa do material ou servio especificando a marca,

    dimenso, modelo, fabricante, cor, espessura, e outra informao que se

    faa necessria para entendimento do setor de Compras e Almoxarifado.

    Informar o Setor

    (GEP,

    Administrativo,

    biblioteca, clnica,

    manuteno, etc.).

    Justificar o motivo da compra (onde ser

    utilizado, que benefcio agrega a instituio, etc.)

    Justificar solicitao emergencial, caso houver.

    Informar prazo de entrega esperado real.

    Informar a Quantidade do

    material ou servio em

    algarismo numrico.

    Informar a Unidade

    (FATEPS, FABE, FIC,

    Campus I, Campus II,

    Campus III, Cidade

    Universitria).

    Informar o cdigo do centro de custo

    ao qual o material ou servio ser

    alocado. Ex. (Centro de Custo: 3061

    Administrao Geral)

  • Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 5

    6.2.4. Solicitao de Manuteno Colaboradores Internos

    Via Formulrio de Solicitao de Manuteno caracterizam-se as Solicitaes

    de manutenes em equipamentos/ativos.

    O equipamento/ativo encaminhado ao almoxarifado juntamente

    Solicitao de Manuteno preenchida a fim de encaminha-lo ao

    prestador de servio especializado para efeito de oramento.

    A Solicitao de Manuteno tambm deve ser encaminhada ao setor de

    compras via e-mail.

    Aps oramento, o setor de compras encaminha, via e-mail, o valor do

    conserto afim aprovao, vide item 6.4.

    Aps aprovao, o Solicitante encaminha uma Solicitao de Compra ao

    almoxarifado autorizando a manuteno do equipamento referente

    Solicitao de Manuteno equivalente.

    Observao: Equipamentos/Ativos em que seu deslocamento seja invivel, a

    Solicitao de Manuteno deve ser encaminhada diretamente ao setor de

    compras informando onde o equipamento encontra-se para avaliao e

    oramento.

    6.3. COTAO

    As cotaes devero ser realizadas mediante a Solicitao de Compra via Sistema

    SAPIENS ou e-mail com formulrio de Solicitao de Oramento.

    6.3.1. Critrios para realizao de Cotao.

    Para realizao de uma aquisio necessrio seguir os critrios gerais

    (mnimos) conforme descrito na Tabela 01:

    APLICAO QUANDO

    CO

    TA

    ES

    Mnimo

    01

    Para solicitaes

    consideradas urgentes.

    Em todos os processos identificados,

    justificados pelo cliente como

    emergencial com e-mail do

    Solicitante.

  • Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 6

    Mnimo

    01

    Para solicitaes at R$

    100,00.

    Em todos os processos conforme

    descrio da aplicao.

    Mnimo

    01

    Indstria, fabricante,

    fornecedor exclusivo

    (nico).

    Em todos os processos conforme

    descrio da aplicao, porm com

    possvel anlise de opcionais.

    Mnimo

    02

    Para solicitaes de R$

    100,00 a R$ 1.000,00

    Em todos os processos conforme

    descrio da aplicao.

    Mnimo

    03

    Para solicitaes acima

    de R$ 1.000,00 /

    Compras normais.

    Em todos os processos conforme

    descrio da aplicao.

    Sem

    cotao

    Contrato de fornecimento

    / Acordo comercial.

    Contrato firmado e aprovado ou

    acordo comercial (considera-se na

    cotao o valor estipulado no contrato

    ou acordo).

    Tabela 01 Critrios para cotao

    6.3.2. Conferncia e Anlise das Cotaes

    Verificar se o item cotado pelo fornecedor o mesmo da Solicitao. Ex.

    marca, unidade de medida, especificao tcnica, etc.

    Verificar prazo de entrega e de pagamento se esto em conformidade

    com as necessidades de aquisio.

    Verificar se a cotao possui informaes padres como: os contatos e

    dados para faturamento da empresa, logo, valores, descontos, data de

    validade das condies.

    Em qualquer um dos casos, mencionados acima, que apresentem

    divergncias, o comprador dever entrar em contato com o fornecedor e

    solicitar a correo da cotao.

    6.4. AUTORIZAO DE COMPRA

    Todas as Solicitaes de Compras devem estar aprovadas pelo Gestor e/ ou

    Diretoria de Operaes e/ou Superintendente Executivo conforme Tabela 02 e 03

    abaixo:

  • Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 7

    SOLICITAO DE COMPRA USO E CONSUMO

    NVEL FAIXA APROVADOR

    01 AT R$ 500,00 GESTOR

    02 ACIMA DE R$

    501,00

    DIRETOR DE OPERAES e/ou

    SUPERINTENDENTE EXECUTIVO

    Tabela 02 Aprovao por nvel Uso e Consumo

    SOLICITAO DE COMPRA INVESTIMENTO

    NVEL FAIXA APROVADOR

    01 QUALQUER

    VALOR

    GESTOR / DIRETOR DE OPERAES e/ou

    SUPERINTENDENTE EXECUTIVO

    Tabela 03 Aprovao por nvel Investimento

    Observao: O aprovador poder aprovar ou no a solicitao, bem como alterar

    a quantidade e o valor mencionado para menos.

    6.5. NEGOCIAO

    Anlise da melhor proposta comercial, avaliando preo, condio e forma de

    pagamento, prazo de entrega, buscando atender a necessidade do cliente com o

    melhor custo x benefcio.

    Observao: Qualquer mudana realizada no processo original (solicitao), como:

    mudana de marca, cor, condies, etc., devem ser formalizadas por e-mail pelo

    comprador e solicitante para que no ocorram problemas diante as entregas e/ou

    aceite do produto ou servio.

    6.6. PRAZOS DO PROCESSO DE COMPRAS

    O Processo de compras contempla materiais e servios grupos, e etapas do processo

    de cada rea envolvida devido a grande complexidade de aquisies so necessrios

    diferenciar o tempo de compra conforme a dificuldade de aquisio.

  • Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 8

    O processo aquisitivo completo, do ponto de vista de atendimento ao cliente,

    contempla as seguintes etapas e respectivos prazos de atendimento:

    Processo de Compra: recebimento, anlise, cotao, avaliao, negociao,

    emisso de OC, envio ao fornecedor.

    Aprovao Sistmica.

    Processo de Entrega (Fornecedor): recebimento da OC pelo fornecedor at a

    entrega dos produtos ao Almoxarifado ou nas instalaes da FEPESMIG.

    Processo de Almoxarifado: recebimento, tratamentos internos fsicos e

    fiscais, comunicao para retirada do material.

    Para que o tempo do processo de compras seja cumprido, necessrio tambm contar

    com a preciso do Fornecedor, este que possui tempos de entrega diferenciados, tudo ir

    depender do item, da complexidade ou necessidade da compra.

    Desta forma, para que sejam compostos os tempos TOTAIS de atendimento, a tabela

    abaixo demonstra os grupos e rea envolvida.

    PRAZO

    GRUPO COD. SUBGRUPO COMPRAS APROVADOR FORNECEDOR ALMOX. TOTAL

    US

    O E

    CO

    NS

    UM

    O

    001 PAPELARIA 07 02 10 02 19

    002 INFORMTICA

    (PERIFRICO E

    REDE)

    07 02 10 02 19

    003 EPI 07 02 10 02 19

    004 MATERIAL

    ELTRICO

    07 02 10 02 19

    005 LIMPEZA 07 02 10 02 19

    006 ALIMENTO 07 02 10 02 19

    007 UTENSILIOS 07 02 10 02 19

    008 MATERIAIS DE

    CONSUMO DE

    LABORATRIOS

    14 02 15 02 31

    009 MEDICAMENTO 07 02 03 02 12

  • Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 9

    010 PRODUO

    GRFICA

    07 02 10 02 19

    011 LOCAO DE

    EQUIPAMENTO

    07 02 03 02 12

    INV

    ES

    TIM

    EN

    TO

    013 MAQUINA E

    EQUIPAMENTO

    14 02 20 02 38

    014 OBRA 21 02 ** - -

    015 SERVIO DE

    MANUTENO

    E REPARO

    14 02 ** - -

    016 INFORMTICA

    (COMPUTADOR)

    14 02 15 02 33

    017 FERRAMENTA 07 02 15 02 26

    018 MATERIAIS

    PARA OBRA

    21 02 20 02 45

    019 MATERIAL

    ESPORTIVO

    14 02 15 02 33

    020 PRODUO

    GRFICA

    07 02 10 02 21

    021 MOBILIRIO 14 02 30 04 *** 50

    022 UNIFORME 14 02 30 02 48

    023 VEICULO 14 02 30 02 48

    024 OUTRAS

    PRESTAES

    DE SERVIOS

    14 02 ** - -

    025 OUTROS

    MATERIAIS

    14 02 20 02 38

    026 AUDIOVISUAL 07 02 15 02 26

    027 SEGURANA

    DO TRABALHO

    07 02 15 02 26

    028 SEGURANA

    PATRIMONIAL

    07 02 15 02 26

  • Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 10

    029 MATERIAL

    PARA

    MANUTENO

    07 02 15 02 26

    030 BIBLIOGRAFIA 14 02 30 02 48

    Tabela 04 Prazo total de aquisio

    ** - Prazo ser determinado em cada negociao, pois depende de fatores externos.

    *** - Prazo total de 04 dias, sendo 02 dias almoxarifado e 02 dias Patrimnio.

    Observaes:

    Prazos medidos em dias teis;

    Os prazos sero considerados a partir da Solicitao de Compra no SAPIENS.

    No ser considerado no prazo Solicitao de Compra recusada mediante a falta

    de informaes ou aprovao.

    6.7. EMISSO DE ORDEM DE COMPRA

    As Ordens de Compra so geradas pelo Sistema coorporativo SAPIENS sob

    comando do Comprador.

    Para que uma Ordem de Compra seja emitida, necessrio que toda tratativa com o

    fornecedor vencedor esteja formalizada e atualizada em proposta comercial.

    6.8. PARTICULARIDADES DO PROCESSO DE COMPRAS

    6.8.1. Processo de Aquisio de Materiais Bibliogrficos

    As aquisies de Livros e afins so efetuadas de uma maneira diferenciada dos

    demais itens comprados pelo setor de compras.

    Para solicitar livros de qualquer rea necessrio:

    1. O gestor da rea solicitante deve redigir um Ofcio (no h padro), solicitando

    determinado livro e envia-lo para a responsvel pela Biblioteca, juntamente o

    formulrio de solicitao de Livros (se houver).

    2. A biblioteca analisa a Solicitao e avalia a existncia do item solicitado, no sendo

    localizado o item, a responsvel envia uma Solicitao de Oramento para o setor de

  • Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 11

    compras.

    3. O setor de compra efetua as cotaes necessrias, monta o mapa de cotaes com

    preos e prazos e envia a Biblioteca.

    4. A Biblioteca recebe, analisa, seleciona os itens e encaminha para aprovao. Estes

    aprovam e devolvem a Biblioteca e ao Setor de Compras.

    5. A Biblioteca gera a Solicitao de Compra e encaminha ao almoxarifado.

    6. O almoxarifado recebe e lana no sistema. Laado no sistema o setor de compras d

    sequencia no processo de compras.

    6.8.2. Solicitao de Compra Emergencial

    Para solicitaes de Compras emergenciais com prazo mximo de 24 horas,

    deve ser encaminhado um e-mail para o Comprador e Almoxarifado,

    justificando a urgncia e apontando o material ou servio, via formulrio, para

    que a solicitao seja tratada de forma diferenciada pelo Setor de Compras.

    Sero consideradas Emergenciais as solicitaes que:

    Coloquem em risco a segurana de colaboradores, alunos e comunidade;

    Provoquem prejuzos financeiros significativos a Instituio;

    Coloquem em risco o patrimnio da Instituio;

    Impeam o andamento das aulas acadmicas;

    Comprometam a imagem da Instituio perante a comunidade;

    Que causem impactos ambientais.

    6.9. CANCELAMENTO DE SOLICITAO PELO SETOR DE COMPRAS E

    ALMOXARIFADO.

    Sero canceladas todas as solicitaes que:

    No apresentem especificaes do Item e suas particularidades para compra;

    Divergncias de informaes. (Ex. solicitao do item um produto e a

    especificao outra nomenclatura).

    Solicitao sem aprovao, conforme item 6.4 deste procedimento.

  • Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 12

    6.10. GARANTIA DE COMPRA

    A garantia do material ou servio evidenciada na proposta comercial e nota fiscal

    do fornecedor, assim como na Ordem de Compra do comprador.

    6.11. ARQUIVOS

    Todas as tratativas so arquivadas em e-mail do comprador, SAPIENS e arquivo

    fsico mensal.

    6.12. ATRIBUIES E RESPONSABILIDADES NAS ETAPAS DE COMPRAS

    Para cada funo so destinadas algumas atividades fins para o perfeito

    funcionamento do Setor de Compras, as quais esto discriminadas abaixo:

    6.12.1. Comprador

    Receber as solicitaes de compras no SAPIENS;

    Avaliar se os requisitos da solicitao foram atendidos e as informaes

    so o suficiente;

    Encaminhar as solicitaes para cotao junto aos fornecedores aptos;

    Realizar acompanhamento junto aos fornecedores para os quais foram

    enviados;

    Receber as cotaes e equaliza-las;

    Garantir as premissas para o repasse da etapa seguinte. Ex.: mnimo de

    cotaes, preos, prazos previamente alinhados e execues documentadas;

    Negociar melhores condies comerciais baseadas em preo, prazo, entrega

    e condies de pagamento;

    Enviar Ordens de Compra para os fornecedores;

    Realizar Follow Up junto aos Fornecedores e Clientes;

    Buscar novos fornecedores para anlise do setor de Compras mais rea

    tcnica.

    6.12.2. Analista de Compras / Supervisor

  • Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 13

    Receber as solicitaes de compras no SAPIENS;

    Avaliar se os requisitos da solicitao foram atendidos e as informaes so

    o suficiente;

    Encaminhar as solicitaes para cotao junto aos fornecedores aptos;

    Realizar acompanhamento junto aos fornecedores para os quais foram

    enviados;

    Receber as cotaes e equaliza-las;

    Garantir as premissas para o repasse da etapa seguinte. Ex.: mnimo de

    cotaes, preos, prazos previamente alinhados e execues documentadas;

    Negociar melhores condies comerciais baseadas em preo, prazo, entrega

    e condies de pagamento;

    Enviar Ordens de Compra para os fornecedores;

    Realizar Follow Up junto aos Fornecedores e Clientes;

    Buscar novos fornecedores para anlise do setor de Compras mais rea

    tcnica;

    Identificar novos contratos;

    Elaborao de Acordos Comerciais;

    Contribuir com conhecimento tcnico;

    Exercer atividades de Natureza especializada;

    Disponibilizar-se por projetos;

    Atuar com autonomia com base em diretrizes;

    Oferecer suporte na realizao das atividades dirias dos compradores;

    Estudar demandas e propor aes para otimizao de processos;

    Realizar reunies com reas tcnicas para discusso de processos de

    aquisies;

    Verificar condies de melhorias para a rea, bem como melhores preos

    sempre que necessrio junto aos fornecedores;

    Desenvolvimento de projetos;

    Envolvimento em negociaes de grande porte.

    Observao: Todo processo de compras dever estar em conformidade e em

    obedincia ao contedo descrito no Manual de Conduta do Comprador.

  • Elaborado por Gisele Fvaro Setor de Compras FEPESMIG 25/01/2012 14

    6.13. FLUXO DE COMPRAS

    6.13.1. Fluxo para Processo de Compras Standard

    Vide arquivo: SIPOC_UNIS_Compra de Material Standard

    6.13.2. Fluxo para Processo de Compra Tcnica ou Servio.

    Vide arquivo: SIPOC_UNIS_Compra Tcnica ou Servio

    7. Histrico

    REVISO DATA ALTERAO AUTOR/DEPART. APROVADO

    POR

    00

    17/07/12

    Emisso Inicial

    Setor de

    Compras

    Diretoria de

    Operaes e

    Gerncia

    Administrativa

    01 25/01/13 Retirada da data de entrega

    do formulrio de Solicitao

    de Compra

    Setor de

    Compras

    Setor de

    Compras /

    Gerencia

    Administrativa