PROCEDURA DI PROTOCOLLAZIONE CON IL SOFTWARE IRIDE

Procedura di Protocollazione con il Software IRIDE

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PROCEDURA DI PROTOCOLLAZIONE CON IL SOFTWARE IRIDE



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Per poter protocollare un documento occorre accedere a IRIDE con il proprio username e password e selezionare la voce Protocollo dalla schermata iniziale. Il sistema come procedura standard apre la maschera del Protocollo sulla Ricerca (per evidenziare la possibilità che ciò che stiamo per protocollare sia già stato protocollato); selezionare quindi la voce Protocollo: si aprirà una maschera che permette di completare i campi per la protocollazione in arrivo o in partenza, mettendo un segno di spunta a seconda di ciò che si deve fare.

Selezionando Partenza, il sistema visualizzerà una maschera identica a quella dell’Arrivo, aggiungendo la voce Mittente Interno. Per il resto la procedura di compilazione sarà la stessa per entrambe le tipologie.



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1.PROTOCOLLARE IN ARRIVO e in PARTENZA Selezioniamo la voce Arrivo/Partenza presente all’interno della maschera di protocollo. Il sistema compila in automatico l’anno, il numero (che sarà assegnato in un secondo momento) e la data. Possiamo utilizzare il tasto TAB per muoverci più facilmente all’interno della schermata. Posizioniamoci sulla voce Classifica (il Titolario), se conosciamo già il codice della categoria di appartenenza possiamo inserirlo nel primo campo e automaticamente il sistema riconoscerà e autocompilerà anche il secondo, altrimenti clicchiamo sull’icona Aiuto Valori corrispondente e selezioniamo con un doppio clic la voce del titolario che ci interessa.

Passiamo quindi alla voce Tipo Documento e inseriamo, sempre utilizzando la stessa metodologia che abbiamo usato per la Classifica, la tipologia DGI – Documento Generico con Iter.



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Poi dobbiamo inserire l’Oggetto, cioè il titolo del nostro documento in arrivo.



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Saltiamo le voci Fascicolo, Anno Numero e compiliamo la voce In carico a, cliccando per aiutarci sull’icona Aiuto Valori per inserire il Settore o Servizio a cui sarà assegnato il documento protocollato e che si ritroverà sulla propria scrivania.



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Inseriamo quindi il Mittente, compiliamo la voce Cognome se il soggetto è già presente all’interno dell’anagrafica, altrimenti il sistema ci aprirà la maschera di compilazione dell’anagrafica che occorre compilare nella maniera più lineare possibile. Non è possibile inserire un nominativo che non sia memorizzato all’interno dell’anagrafica del sistema. Se siamo sicuri che il soggetto che stiamo inserendo non sia già presente nell’anagrafica, possiamo cliccare direttamente sul tasto in basso Soggetti per aggiungere un nominativo.



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Si aprirà una finestra di dialogo, selezioniamo dal menu orizzontale Soggetto e compiliamo i campi, oltre al nome e cognome o Ragione sociale, almeno il CAP, e clicchiamo su Aggiorna. Il campo si autocompilerà. Torniamo al campo del Mittente/destinatario alla voce Tipo S.: questa voce è da compilare nel caso in cui vi siano più destinatari, in particolare specifica qual è il Destinatario principale. A questo punto possiamo inserire il nostro allegato e dare il numero di protocollo.

Cliccando su Inserisci Nuovo il sistema ci fornisce il numero di protocollo.



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A questo punto possiamo andare a caricare il nostro allegato, clicchiamo su DM – Nuovo Allegato.

Possiamo acquisire direttamente il documento avviando lo Scanner cliccando su Nuovo - Acquisisci da Scanner – Salva. In generale è possibile decidere se allegare un file già pronto (soluzione consigliata) o se crearne uno da dentro al programma. Infatti, cliccando sull’icona di word o excel si apriranno i due programmi e sarà possibile scrivere il proprio documento. Cliccando su Salva il documento



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verrà salvato nel sistema. Questa soluzione è poco consigliata perché si ha un tempo limitato a circa ½ ora per scrivere il documento, successivamente si rischia di perdere il lavoro fatto.

Per caricare un documento già esistente occorre cliccare sempre su DM – Esistente. E’ sempre meglio preparare un documento sul proprio PC e poi cliccare sulla linguetta Esistente e sfogliare il file per inserirlo.



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A questo punto il nostro allegato è stato caricato e possiamo cliccare su Esci.

Il sistema ci riporta alla maschera iniziale aggiungendo un’icona di Word per mostrare che è stato inserito un allegato.



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Abbiamo così terminato la nostra procedura di protocollazione. Successivamente se dobbiamo protocollare un nuovo documento simile a quello precedente, il sistema ci permette di duplicare il documento. Cliccando sul tasto DUPLICA – Inserisci Nuovo il sistema crea una maschera uguale a quella precedente lasciando vuoto il campo del numero di protocollo, del mittente interno e del destinatario/mittente.



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Se vogliamo assegnare il documento anche ad un altro servizio possiamo farlo cliccando sul tasto COPIE.

Selezioniamo il/i servizio/i che ci interessa utilizzando il segno di spunta e clicchiamo su Aggiorna.



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1. Invio/arrivo tramite PEC

1.1. Inviare un documento protocollato Per inviare un documento protocollato clicchiamo sull’ultimo tasto nel menu a destra: E-mail/sms.

Si aprirà una maschera con l’indirizzo mail del destinatario da selezionare



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Clicchiamo su Conferma e il sistema procederà direttamente all’invio dalla PEC.

1.2. Segnatura Prima di inviare il documento protocollato è possibile aggiungere la Segnatura. Entriamo in DM, selezioniamo il nostro allegato e clicchiamo su Segnatura.



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Nella maschera che si aprirà dobbiamo selezionare il documento e impostarlo come Primario

Clicchiamo quindi su Inserisci



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Infine clicchiamo su ok. Abbiamo così generato la segnatura del nostro documento.



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A questo punto il sistema ci darà la possibilità di inviare la PEC direttamente da questa maschera. Cliccando su Invio si aprirà la maschera con il messaggio di posta elettronica certificata. Controlliamo bene tutti i campi visualizzati in particolar modo verifichiamo che i documenti che abbiamo inserito siano effettivamente allegati (deve essere presente il segno di spunta); andiamo poi a modificare il campo Oggetto della mail, togliendo la dicitura Documento Generico con Iter. Quando abbiamo verificato che i dati inseriti sono tutti corretti possiamo procedere con l’Invio della mail.



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1.3. Protocollare un documento in Arrivo Per protocollare un documento in arrivo tramite PEC possiamo accedere direttamente dal menu principale dopo aver fatto login cliccando su E-mail.



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Si aprirà una finestra che ci permetterà di selezionare l’indirizzo di posta che vogliamo visualizzare e clicchiamo su conferma.

In alternativa, se stiamo già lavorando sulla nostra Scrivania, accediamo alla voce E-mail dal menu orizzontale.

In entrambi i casi apparirà una schermata con l’elenco delle mail in arrivo alla nostra casella PEC. Il sistema si comporta come un normale client di posta elettronica; avremo la possibilità di gestire gli Arrivi alla casella PEC, gli Inviati, gli Altri Messaggi (messaggi di posta provenienti da indirizzi non pec) le Consegne, le Accettazioni e gli Eliminati. Per procedere all’acquisizione del documento contenuto nel messaggio, mettiamo un segno di spunta nel checkbox e apriamo il messaggio cliccando sulla busta a fianco.



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Si aprirà una maschera con i dati del messaggio in arrivo e con l’elenco degli allegati. Per passare alla fase di protocollazione selezioniamo la voce IRIDE



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e andiamo a compilare i campi riichiesti: Tipo documento, Classifica e In carico a.

Possiamo anche sistemare il testo dell’oggetto del messaggio se non fosse abbastanza chiaro.



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Possiamo ora procedere alla protocollazione del documento cliccando sul tasto +IRIDE

Apparirà una finestra che richiede la conferma dell’avvio della procedura di protocollazione

Clicchiamo su Conferma. Il sistema ci restituirà un messaggio di avvenuta protocollazione.



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Clicchiamo su Ok. Ora avremo la possibilità di aprire il nostro documento.

Verrà così visualizzata la maschera con i dati del messaggio protocollato e potremo così andare a scaricare e visualizzare gli allegati che ci hanno inviato.



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Infine, in fase di chiusura del documento il sistema ci chiederà di eliminare il messaggio di posta, per tenere pulita la casella è sempre consigliato cancellare il messaggio di posta, il sistema provvederà in questo modo a spostare il messaggio nella sezione Eliminati.

Altrimenti, se desideriamo tenere il messaggio nella sezione Arrivo, clicchiamo su Annulla, ritroveremo nell’elenco dei messaggi in arrivo la nostra mail con a fianco l’immagine di una paginetta, che ci indica che quel messaggio è stato acquisito e protocollato.

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