Processo Administrativo:ORGANIZAÇÃO

Administração Geral e EconomiaProf Patrícia Cruz Rodrigues

Processo Administrativo

Planejamento Organização

Direção Controle

Processo Administrativo

Planejamento Organização

Direção Controle

Organização

Organização é o instrumento de operacionalização do planejamento, é a estrutura organizacional que possibilita a transformação de um modelo teórico, traçado no planejamento, em ação organizacional para o alcance dos objetivos e metas.

Objetivose metas

Planejamentoorganização

Organização

Metas e objetivos

Estruturar a empresa, reunindo as pessoas, recursos materiais e físicos, de acordo com o planejamento construído.

Organização

Aspectos da Teoria da Burocracia

Burocracia (Taylor, Fayol e Weber)• Divisão do trabalho• Hierarquia• Formalização das Comunicações• Cargos e competências• Regras e Regulamentos• Procedimentos Técnicos

Divisão do trabalho

homem não consegue fazer tudo

distribuição da autoridade e das responsabilidades

Organização

Ao dividir o trabalho estamos criando diversas seções/áreas que executam as funções ou serviços.

princípio fundamental da organização

Divisão do trabalhoFases para dividir áreas de uma empresa:

Síntese- Compor o todo, reunindo todas as partes conhecidas- Agrupar as funções ou serviços em áreas específicas

Análise- Decompor um todo, com a finalidade de conhecer suas partes- Conhecer cada uma das funções ou serviços, de acordo com sua natureza

Exemplo...

Divisão de áreas/setores do Pet Perto

Vendas (acessórios, cosméticos e alimentação)

Aluguel e vendas de cães e gatos

Assistência Médica Veterinária

Estética (banho, tosa, etc)

Hospedagem e Day use

Adestramento

Contabilidade e Financeiro

Compras e estoque

Gerência

Limpeza

Estrutura organizacionalCargosProfissional que ocupa o cargo desenvolvendo atividades específicas. Todos ocupantes de um mesmo cargo devem desenvolver as mesmas atribuições.

Descrição de cargosEspecificações das atribuições e responsabilidade das pessoas que o ocupam, da formação e das competências requeridas a cada cargo. Formato: título do cargo, principais atividades, requisitos e competências.

• 2 recepcionistas• 4 vendedores• 3 tosadores• 1 esteticista de animais• 2 técnicos em veterinária• 3 cuidadores de animais• 1 adestrador• 2 médicos veterinários

Cargos para o Pet Perto

• 1 contador• 1 supervisor de compras

e vendas• 1 auxiliar de limpeza• 1 técnico em logística• 1 assistente

administrativo• 1 gerente

TOTAL: 24 profissionais

Cargos, atribuições e competências

Cargo: RECEPCIONISTA

Atribuições e competências do cargo:- Atender os clientes por telefone e

pessoalmente;- Realizar agendamentos de banho, tosa,

consultas, etc;- Receber mercadorias e fornecedores;- Conhecer a finalidade da recepção- Boa comunicação verbal e não verbal- Ter escuta e acolhimento qualificado- Ser proativo

Requisitos:- Ensino médio completo

Estrutura organizacionalHierarquia

Linha de autoridade:Quem o ocupante do cargo deverá supervisionar ou dirigir autoridade, ou seja, quem serão os seus subordinados.

Linha de responsabilidade:A quem o ocupante do cargo deve prestar responsabilidade, isto é, quem é o seu superior imediato.

OrganogramaRepresenta graficamente a estrutura hierárquica da empresa.

Mostra como estão dispostas unidades funcionais (setores/áreas), a hierarquia e as relações de comunicação

existentes entre estes.

Organograma do Pet Perto

Gerente

Assistente Administrativo

Contador Supervisor de Compras e vendas

Médico Veterinário

Esteticista de animais

RecepcionistaVendedor TosadorTécnico em veterinária

Técnico em Logística

Cuidador de Animais

CLIENTE

Estrutura piramidal ou verticalVantagens: • unidade de comando (executor recebe ordens de um

único supervisor)• simplicidade de estruturação (fácil esquema da empresa)Desvantagem:O modelo em forma de pirâmide é muito rígido e que, por isso, cria dificuldades nas transmissões de informações.

Recomendações: reduzir ou achatar a organização vertical ou piramidal, reduzindo os níveis hierárquicos.

Novas propostas de organograma

Novas propostas de organograma

Recursos Físicos e Materiais• Definição do espaço físico com suas respectivas divisões para

organização das diferentes áreas/setores, bem como, mobílias, instalações e materiais de consumo para o desenvovimento das atividades.

Regulamento Interno, Manual de Conduta Ética ou Complince

- Orientações e preceitos para a manutenção de um ambiente de trabalho saudável e ético, sendo propício para o bom desempenho das atividades.

- Condutas aceitas ou não durante o horário e no local de trabalho

Características- Forma escrita- Entrega para todo novo funcionário- Considerar o uso do bom senso, o respeito aos costumes

institucionais e à legislação trabalhista.- Pode fazer parte do contrato de trabalho, tornando a aplicação

obrigatória.

Pet PertoRegulamento Interno

Das finalidades ou objetivos:Organizar, orientar e documentar todo o desenvolvimento dos serviços oferecidos pelo Pet Perto, visando sua missão e valores.

1. Deveres e responsabilidades o empregado:1.1 Cumprir os compromissos expressamente assumidos no contrato individual de trabalho, com zelo, espírito de colaboração, atenção e competência profissional;1.2 Acatar com presteza e consideração às ordens e instruções emanadas de superiores hierárquicos e gestores imediatos1.3 Observar a máxima disciplina no local de trabalho; zelar pela organização, manutenção e asseio no local de trabalho, bem como nas demais dependências da empresa;1.4 Fazer as refeições no local disponibilizado para esta finalidade;1.5 Zelar pela boa conservação das instalações e equipamentos, comunicando as anormalidades notadas;1.6 Evitar desperdício de materiais, energia elétrica e água.1.7 Cumprir rigorosamente o horário de trabalho, podendo ser alterado pela Empresa sempre que se fizer necessário.

Manual• É um instrumento que se destina a regulamentar uma

instituição, um sistema ou uma atividade, de forma a servir como guia para os agentes integrantes do processo, seja na condição de executores ou na condição de clientes ou usuários.

Manual• linguagem objetiva, clara e acessível, facilmente

compreendida pelo usuário.• Apresenta a estrutura da unidade organizacional,

suas atribuições, descreve os procedimentos e estabelece os formulários a serem utilizados na consecução das rotinas detalhadas.

• Manuais:

Estrutura Normas

Procedimentos Rotinas

Características de um manual

• Informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada

• Permite a compreensão da estrutura e funcionamento dos sistemas e subsistemas, orientando a execução do processo

• Orienta a execução de atribuições• Divulga normas de trabalho, procedimentos e

rotinas.

Manual de Rotinas e Procedimentos

Orienta sobre a forma correta e a melhor sequência das etapas do trabalho, facilitando o gerenciamento, a comunicação interna e possibilitando aos funcionários maior facilidade para compreensão das rotinas de trabalho.

FluxogramasRepresentam o movimento dos processos de trabalho e serviços de uma empresa, através de retângulos ligados por linhas em forma de flechas. O fluxograma serve também para acusar os defeitos, os erros, as falhas, os retrabalhos, as demoras ou atrasos e assim por diante.

Alguns símbolos para fluxograma

Início ou fim

Manual de procedimentosNome do procedimento: Recepção

Objetivo: Realizar o primeiro atendimento ao cliente, direcionando-o ao setor responsável

Descrição do processo:1 – Recepcionista acolhe o cliente perguntando-lhe como poderia ajudá-lo;2 – Explica sobre os serviços oferecidos pelo estabelecimento, entregando-lhe folder institucional.3 – Realiza o cadastro do pet e de seu dono no sistema eletrônico, caso não tenha.4 – Atualiza ficha de vacinação no animal no sistema eletrônico.5 – Caso o cliente relate sinais e/ou sintomas do animal, orientar o cliente a aguardar atendimento, comunicar o médico imediatamente e levar ficha de atendimento ao consultório.6 – Caso o cliente tenha interesse pelo serviço de Estética, realizar agendamento.6 – Caso o cliente tenha interesse em adestramento, compra de animais ou produtos, hospedagem, day care ou aluguem de animais, encaminhá-lo para orientações específicas pelo profissional da área.

FluxogramaNome do procedimento: Recepção

Acolher o cliente perguntando-lhe como poderia ajudá-lo

Explicar os serviços oferecidos e entregar o

folder institucional

O cliente tem cadastro?

Início

Sim Não

Realizar cadastro no sistema eletrônicoA

A

A

Atualizar situação de vacina do animal no sistema eletrônico

Há queixas de saúde no

momento?

Sim Não

Encaminhar imediatamente para o

veterinário com ficha de atendimento

Fim

Realizar agendamento de estética ou

encaminhar para o setor responsável

Fim

Uma visão sem uma ação não passa de um sonho...

Ação sem uma visão é só um passatempo...

Uma visão com ação pode transformar o mundo!