PROCESSO DE ADESÃO DE ENTIDADES PÚBLICAS

Manual de Onboarding

Referência: Adesão Entidades

Data: 04/05/2020

Versão: 2.0

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Índice

Metodologia de projeto ............................................................................................................... 4

Receção de faturas eletrónicas – fases do projeto ..................................................................... 7

R1 Pedido de adesão de entidades públicas à FE-AP ............................................................ 7

R2 Formalidades: Acordo EDI e Adesão à solução FE-AP ..................................................... 8

R3 Gestão de utilizadores e e-learning ................................................................................... 9

Integração com sistemas – fases do projeto ............................................................................ 10

I4 Adesão e comunicações ................................................................................................. 10

I5 Implementação de serviços de integração ...................................................................... 10

I6 Testes ............................................................................................................................. 11

Notas finais .............................................................................................................................. 12

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Revisões

Versão Data Descrição Revisto por

1.0 21/02/2020 Versão inicial eSPap

2.0 04/05/2020

Pág. 8 - inclusão da versão pdf para formalização do pedido de adesão;

Pág. 12 - atualização da imagem pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7/04.

eSPap

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Metodologia de projeto

Vamos iniciar o projeto de adesão à Fatura Eletrónica:

A adesão dos contraentes públicos (entidades da Administração Pública) à solução FE-

AP é feita por etapas.

O modelo de adesão é iniciado pela entidade pública com o preenchimento de um questionário

que visa caracterizar a entidade e obter contexto para o processo de adesão.

De acordo com as perspetivas de integração com os sistemas do cliente, que podem ser

sistemas contabilísticos, de gestão documental ou outros sistemas de negócio, seguem-se duas

fases de projeto que podem ser realizadas em simultâneo ou em modo sequencial:

Adesão ao Portal da FE-AP, acedendo ao monitor de faturas eletrónicas, com capacidade

para interagir com os fornecedores, para rececionar e conferir os documentos eletrónicos

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e sem implementar a componente tecnológica de comunicação com os sistemas do

cliente.

Integração com a solução FE-AP, implementando os serviços de comunicação e de

integração com os sistemas, permitindo o registo contabilístico automatizado dos

documentos de faturação e a recolha de informação desse mesmo registo. Esta fase

implica um projeto com uma componente de desenvolvimentos e de testes entre

sistemas.

O acesso direto à solução FE-AP, sem os serviços de integração, permitirá aos utilizadores

aceder à solução, receber faturas eletrónicas, fazer a conferência das faturas diretamente no

Portal da FE-AP, com a atualização do estado de negócio das mesmas. Será, ainda, possível

fazer o download da fatura num formato legível (PDF) e classificar a fatura quanto às ações

internamente desencadeadas. Adicionalmente, o portal disponibiliza um conjunto de processos

de diálogo com os fornecedores que se encontram totalmente desmaterializados, com vantagens

para a simplificação e aceleração da conferência de documentos.

A eSPap recomenda que as entidades que pretendam aderir ao Portal da FE-AP com

integrações iniciem o processo de adesão sem integração e, em seguida, desencadeiem os

procedimentos necessários para a integração.

A troca efetiva de documentos eletrónicos com o Portal da FE-AP, em modo real, está

condicionada à definição de uma data de entrada em produção (a ser comunicada aos

fornecedores) e ao cumprimento de algumas formalidades do processo de adesão. Esta etapa

será realizada diretamente no Portal da FE-AP garantindo, assim, o cumprimento da legislação

através da:

Submissão do pedido de adesão, no Portal da FE-AP;

Entrega dos documentos que asseguram a autenticidade da entidade (segurança jurídica do

processo de adesão);

Entrega do contrato de adesão à solução FE-AP, assinado pelo representante legal da

entidade pública;

Aceitação das condições do «Acordo tipo EDI europeu», aprovado pela Recomendação n.º

1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro, previsto na alínea c) do n.º 2 do artigo 12.º e

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na primeira parte do artigo 14.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro1, e da Política

de Privacidade da eSPap.

Todas as dúvidas, decorrentes do processo de adesão, devem ser submetidas através do

formulário de Questões sobre Fatura Eletrónica de Entidades da AP.

Por fim, destaca-se a importância de consultar, no sítio da internet da eSPap, a área da fatura

eletrónica e as onde poderá encontrar informação de suporte,

nomeadamente, os prazos para receção e processamento de faturas eletrónicas pelos

organismos públicos, tipificação de entidades públicas para efeitos de adesão (vinculadas ou

voluntárias), nos termos do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, condições e

benefícios de adesão.

1 Para efeitos de cumprimento do estabelecido nas referidas normas, nomeadamente da outorga do

«Acordo tipo EDI europeu» considera-se requisito bastante a adesão à solução de fatura eletrónica da

eSPap.

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Receção de faturas eletrónicas – fases do projeto

R1 Pedido de adesão de entidades públicas à FE-AP

O pedido de adesão faz-se através do preenchimento do questionário de Adesão de Organismos

à FE-AP | Tipificação do Projeto – consultar versão .

O questionário tem como objetivo tipificar o projeto quanto aos aspetos funcionais e técnicos,

avaliar o volume de documentos, validar a existência de cenários não contemplados, identificar

interlocutores bem como projetar futuras necessidades.

Da análise efetuada ao questionário submetido é possível determinar o tipo de acesso ao Portal

da FE-AP que melhor se adapta à entidade cliente e às suas necessidades. Coexistem, conforme

já introduzido, duas alternativas:

Acesso ao Portal da FE-AP sem integrações com sistemas contabilísticos da entidade,

que pressupõe as seguintes atividades:

Receção de documentos de faturação no Portal da FE-AP;

Atualização manual do estado do processo de despesa no Portal da FE-AP;

Comunicação com o fornecedor via Portal da FE-AP, automatizada e

desmaterializada (de forma eletrónica e por e-mail), dando suporte a devoluções,

pedidos de regularização e aceitação de notas de crédito.

Acesso ao Portal da FE-AP com integrações, o qual implica desenvolvimentos por parte

da entidade cliente, no sentido de implementar serviços que permitam receber os

documentos rececionados diretamente para as aplicações respetivas. Os sistemas

destino deverão também comunicar ao Portal da FE-AP o estado do processo, uma vez

que é através do Portal da FE-AP que é efetuada a comunicação com o fornecedor,

conforme descrito no ponto acima.

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A adesão ao Portal da FE-AP, sem integrações, assegura o cumprimento do quadro normativo

em vigor, e respetivos prazos, por parte da entidade cliente. Recordamos que, nos termos do

Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, as entidades da Administração Direta do Estado

e Institutos Públicos devem estar aptas a receber documentos em formato eletrónico desde o

dia 18 de abril de 2019, e as restantes entidades a partir de 18 de abril de 2020.

R2 Formalidades: Acordo EDI e Adesão à solução FE-AP

Após análise do questionário submetido a eSPap envia o link para formalização do pedido de

adesão à solução FE-AP – consultar versão – efetuado no Portal da FE-AP. Esta

formalização é materializada com o preenchimento e envio dos seguintes dados:

a) Identificação da entidade (NIF e denominação social);

b) Anexação dos documentos de autenticação e verificação da entidade para acessos

à solução FE-AP assinada digitalmente (Certidão Permanente do Registo Comercial,

Documento dos Representantes Legais e Procuração, caso aplicável);

c) Anexação do contrato de adesão à solução FE-AP, assinado pelo representante legal

da entidade pública;

d) Identificação do utilizador de contacto, que irá receber um e-mail para confirmar a

adesão e terá um perfil para criar e gerir os utilizadores que irão ter acesso ao Portal

da FE-AP;

e) Preenchimento de endereços de e-mail para as notificações a enviar por e-mail;

f) Aceitação de formalidades e condições, idênticas às aceites pelos cocontratantes

(fornecedores), nomeadamente, pelo “Acordo Tipo EDI europeu” que formaliza a

adesão à rede de cocontratantes (fornecedores) para a troca de documentos

eletrónicos, dentro de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados – consultar

versão .

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A informação submetida no pedido de adesão será validada pela eSPap, de forma a garantir a

autenticidade dos dados enviados. Para que a adesão à Solução FE-AP seja considerada

requisito bastante, no cumprimento dos requisitos legais impostos aos sujeitos passivos de IVA

pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, as entidades emissoras e recetoras de

documentos de faturação eletrónica celebram um “Acordo tipo EDI europeu”, conforme n.º 4 do

artigo 3.º da Portaria n.º 289/2019, de 5 de setembro.

Depois de efetuada a confirmação dos dados, a entidade cliente é ativada e é criado o utilizador

administrador do organismo, sendo que este utilizador será notificado por e-mail.

R3 Gestão de utilizadores e e-learning

Com o acesso ao Portal da FE-AP o utilizador administrador poderá criar os restantes

utilizadores da entidade cliente dando-lhes, dessa forma, acesso ao Portal da FE-AP.

No portal poderá encontrar a informação necessária, referente a autorizações associadas a cada

perfil de utilizador, criado pelo utilizador administrador de acordo com as necessidades da

entidade cliente, sendo possível criar tantos utilizadores quantos os necessários. A gestão de

utilizadores é efetuada pelo utilizador administrador da entidade cliente que poderá, a qualquer

momento, retificar os acessos concedidos.

A formação referente a utilização e navegabilidade no Portal da FE-AP será disponibilizada em

formato e-learning com cursos de iniciação e manuais de funcionalidades para os utilizadores

registados.

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Integração com sistemas – fases do projeto

I4 Adesão e comunicações

Nesta etapa, e com base na informação submetida no questionário, é fechada a tipologia de

comunicações e iniciado o processo de estabelecimento de conectividade. Trata-se de um

trabalho de carácter técnico entre as equipas da eSPap e a entidade cliente.

A eSPap sugere a reutilização dos serviços de comunicação e de interoperabilidade

disponibilizados dentro da Administração Pública, nomeadamente os serviços disponibilizados

pela iAP e/ou o uso da ligação PTT – Ponto de Troca de Tráfego.

A eSPap tem vindo a alargar o catálogo de alternativas para a integração com a solução FE-AP,

atendendo à abrangência da solução, quer no potencial de ligação a diferentes entidades

recetoras de documentos eletrónicos, quer na natureza dos diferentes processos a serem

desmaterializados neste contexto. Neste sentido, sugere-se que a abordagem de comunicação

e integração seja definida em sede de projeto, após a análise da informação recolhida e após a

definição de um caminho conjunto.

I5 Implementação de serviços de integração

Dependendo do nível de integração pretendido, com os sistemas contabilísticos e/ou de gestão

documental, é necessário iniciar um projeto técnico, com a disponibilização de recursos

funcionais e de desenvolvimento. Encontram-se disponíveis três tipos de web services:

1- Do Portal da FE-AP para os sistemas contabilísticos/gestão documental - permite

exportar as faturas do Portal da FE-AP de forma desmaterializada;

2- Dos sistemas contabilísticos/gestão documental para o Portal da FE-AP - permite

atualizar os estados de conferência, processamento e pagamento da fatura,

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viabilizando a desmaterialização do diálogo com os fornecedores e a

interoperabilidade com outras plataformas da Administração Pública;

3- Serviços de consulta e alinhamento de dados – permitem alinhar informação e

garantir a qualidade da informação entre sistemas.

Nesta fase, serão partilhados os documentos contendo as especificações necessárias para que

as equipas de desenvolvimento possam iniciar a análise e implementação dos serviços. Os

serviços de integração permitem fazer o download da fatura, num formato desmaterializado,

potenciando assim o automatismo do tratamento da informação.

I6 Testes

Após a concretização das etapas de desenvolvimento necessárias, decorre a fase de testes -

testes de conectividade e testes funcionais - realizados num ambiente apropriado para o efeito.

Nesta etapa, a entidade pública receberá um lote de documentos eletrónicos preparados pelas

equipas da solução FE-AP que permitirá cobrir os cenários de negócio mais representativos.

Salienta-se que o acesso ao Portal da FE-AP, mesmo com os serviços de integração

implementados, permite a atualização manual da informação.

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Notas finais

A emissão e respetiva receção de faturas em formato eletrónico no âmbito da execução de

contratos públicos corresponde ao cumprimento da obrigação legal constante do artigo 299.º-B

do CCP, nos prazos estabelecidos no Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, alterado

pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7/04, que determinam uma implementação faseada:

A adesão ao Portal da FE-AP por parte de novas entidades será realizada por vagas, permitindo

dessa forma que os fornecedores assegurem as atividades de setup e as configurações

necessárias à emissão de faturas eletrónicas para as novas entidades clientes. Para as

entidades da Administração Pública, a entrada de novos fornecedores não implica qualquer

setup, apenas, se necessário, o ajuste de procedimentos internos. O planeamento de vagas será

definido de acordo com os projetos em curso e com a confirmação de entradas em produção.

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Recomenda-se a consulta regular do sítio da internet da eSPap onde pode encontrar toda a

informação, atualizada, respeitante ao processo de implementação da faturação eletrónica na

Administração Pública e adesão ao Portal da FE-AP.

Na área de Entidades da Administração Pública será disponibilizado um conjunto de documentos

que visam apoiar o processo de gestão da mudança e a transição para a fatura eletrónica,

nomeadamente uma check list de boas práticas a assegurar na celebração de contratos com

cocontratantes, uma listagem de boas práticas para a implementação de cenários de negócio e

casos de uso específicos e, por fim, o planeamento de vagas de entrada de fornecedores e de

organismos.

Sempre que a entidade cliente seja contactada por um fornecedor deve reencaminhar o contacto

para o sítio da internet da eSPap - onboarding de fornecedores - onde este poderá encontrar

toda a informação necessária ao processo de adesão ao Portal da FE-AP.

Refere-se que o setup das entidades fornecedoras não é imediato e segue procedimentos

internos distintos podendo, em alguns casos, demorar cerca de um mês.

A eSPap apoiará o fornecedor no sentido de garantir uma adesão realizada com qualidade,

mediante o cumprimento de uma bateria de testes, a implementação das melhores práticas e

casos de uso e a maximização dos campos desmaterializados que permita aumentar o potencial

de automatização entre sistemas. De notar que, sempre que um fornecedor tenha uma

relevância considerável para uma entidade da Administração Pública e, simultaneamente, tenha

cenários de negócio ou procedimentos específicos, a eSPap poderá envolver o organismo na

fase de testes com o fornecedor.