Kátia de Lima Passos Ferreiraresidecoadm@ufjf.edu.br

Residência de Economia e Administração do Hospital Universitário da UFJF – HU/UFJF

Estrutura Básica de uma Instrução de Trabalho:

Tarefa – nome da tarefa pertinente à Instrução.Responsável – título do cargo executante da

tarefa.Recursos necessários – elenco de peças,

materiais, etc.Atividades críticas – que requerem atenção

especial.

Cuidados especiais – como o próprio nome diz.Procedimentos básicos – roteiro e

procedimentos para a execução das tarefas.Resultados esperados – quantidade / qualidade,

prazos, etc.Ações corretivas – em caso de anomalia e não-

conformidades, que procedimentos devem ser seguidos.

Aprovação – assinatura dos colaboradores que elaboraram a IT e do responsável pela aprovação.

Pode ser composto pelas seguintes etapas (exemplo de estrutura):Objetivo;Setores envolvidos;Documentação envolvida;Diretrizes;Detalhamento da rotina;Fluxograma.

Objetivo:Explica o objetivo do POP em questão,

especificando com clareza a atividade a ser detalhada.

Setores envolvidos:Relaciona os setores envolvidos no processo.

Documentação envolvida:Relaciona a documentação envolvida no

processo.

Diretrizes:É o papel de cada um dos setores na realização

da atividade;Deve especificar a principal responsabilidade

de cada setor durante a atividade, destacando sua importância para o processo como um todo.

Detalhamento da rotina:Passo a passo da atividade;Deve ser bastante explicativo, para que não

haja dúvidas quanto à execução das tarefas;O detalhamento é separado de acordo com os

setores envolvidos.

Fluxograma:É a representação esquemática do processo,

feita por gráficos que ilustram o andamento da atividade.

Análise e Distribuição do Espaço Físico: Fatores Ambientais

O meio ambiente é o local onde se processa a integração harmônica entre o homem e a natureza, é onde se vive e trabalha.

Os fatores ambientais exercem fortes influências na performance do indivíduo, tanto em nível de produtividade quanto de qualidade, pois atua diretamente sobre o estado psíquico dele, alterando, de forma significativa, o seu comportamento.

ErgonomiaÉ a ciência que estuda a organização metódica do ambiente de trabalho com o objetivo de harmonizar as relações entre os homens e a máquina, de forma a atender às necessidades físicas e psicológicas humanas.

CoresAs cores podem influir sobre o comportamento dos colaboradores, tanto psicologicamente como biologicamente.

Com relação à temperatura:

Quentes – devem ser utilizadas quando se deseja estimular o interesse, a atenção e a motivação para o trabalho. O amarelo, o verde-escuro, o vermelho e o laranja são consideradas como cores quentes.

Frias – devem ser utilizadas em locais de clima quente, pois causam uma impressão de diminuição da temperatura. O cinza, o verde-claro e o azul são consideradas cores frias.

Com relação à iluminação:

As cores estão diretamente ligadas aos problemas de iluminação, em virtude de sua capacidade de reflexão e de absorção. Portanto, de conformidade com o trabalho que se pretende realizar, deve-se fornecer a quantidade de luminosidade requerida, utilizando as cores adequadas para tal.

Com relação à utilização:

Cores que devem ser evitadas no ambiente de trabalho:

cinza - desperta o medo e a tristeza, diminui a capacidade de iniciativa dos indivíduos e produz a depressão;

marrom - induz as pessoas a ficarem pensando em seus problemas pessoais, desviando dos propósitos do trabalho;

violeta - leva à depressão, à tristeza e prejudica o inter-relacionamento pessoal;

preta - gera o desenvolvimento de aspectos comportamentais negativos, tais como: desobediência aos superiores hierárquicos, ao descumprimento das normas da empresa, etc.

Com relação à utilização:

Cores que requerem um cuidado especial quando de sua aplicação:

branca - deve ser utilizada em conjunto com outras cores, principalmente nos tetos, em virtude de sua característica de reflexão. Quando utilizá-la, preferir o branco-gelo ou outra tonalidade mais escura, pois o branco puro pode levar à monotonia;

vermelha - dá vitalidade, alegria e dinamismo ao ambiente, mas, por outro lado, desperta a impulsividade e a intempestividade comportamental do indivíduo;

amarela - também possui os dois lados; de um, incita à iniciativa e à ação, fomenta a energia, destaca locais que se deseja chamar a atenção. Por outro, provoca a aceleração do sistema nervoso, refletindo comportamento do indivíduo, irritando-o facilmente por qualquer motivo.

Com relação à utilização:

Cores mais recomendadas (sempre na tonalidade clara):

verde - lembra a natureza, dá uma sensação de liberdade, faz com que as pessoas acreditem na possibilidade de dias melhores, induz à paciência e ao amor pelo trabalho;

azul – reflete a paz, a tranquilidade, fazendo com que as pessoas tenham maior compreensão com os seus pares no ambiente de trabalho, desperta a criatividade e estimula a pesquisa;

bege - torna o ambiente agradável, fazendo gerar um clima amistoso entre as pessoas no desenvolvimento de atividades coletivas.

IluminaçãoNos ambientes de trabalho, a iluminação está diretamente relacionada a fatores como a saúde, a segurança, e a produtividade dos ativos intelectuais, resultando de sua adequada utilização aumento de qualidade e economia para as empresas.

Poluição SonoraCaracteriza-se pelo barulho excessivo e pelos níveis de ruído suportáveis ou não, presentes em nosso dia-a-dia.

Aeração e Temperatura Ambiental

Aeração ou circulação de ar influi significativamente na temperatura do ambiente e, consequentemente, no desempenho do homem, cujo organismo requer uma perfeita disponibilidade de oxigênio por metro cúbico, de acordo com o trabalho que esteja realizando.

Limpeza Interna

Este fator não deve ser visto simplesmente como limpeza propriamente dita, mas sim como preservação da natureza, economia de energia, meio de controle que impõe restrições à poluição ambiental não só internamente no ambiente de trabalho, mas de uma forma mais abrangente, afetando, inclusive, a comunidade em geral.

Análise e Distribuição do TrabalhoA insatisfação no ambiente de trabalho é

fruto de vários fatores ecológicos e comportamentais. Mas outro fator que requer uma atenção especial refere-se a distribuição do trabalho.

Muitas vezes o mau desempenho de um funcionário é causado por força reflexiva de outro colega, do responsável pelo setor, ou da política da empresa em não reconhecer e valorizar os seus recursos humanos.

Entre outros podemos citar: o trabalho não é distribuído equitativamente, alguns funcionários sobrecarregados, e outros ociosos, funcionários executando tarefas superiores ou inferiores à sua capacidade profissional, chefes desqualificados e improdutivos, etc.

Pelos motivos citados anteriormente, torna-se necessário processar a análise e distribuição do trabalho. Para aplicação desta técnica, há de se conhecer alguns conceitos básicos:

Passo - é a parcela de trabalho executada por uma pessoa;

Tarefa – é um conjunto sequencial de passos realizados por uma pessoa;

Atividade – é o agrupamento das tarefas homogêneas, reunidas por características de complementaridade e similaridade, com o objetivo de definir a missão do órgão em questão;

Tempo base – é o período de tempo da jornada de trabalho. Normalmente são utilizados 40 horas semanais.

Como pode-se observar, passo e tarefa são o que a pessoa faz, e a atividade é o que o órgão faz.

Estas atividades devem ser listadas por ordem decrescente de importância, colocando em último lugar a atividade diversos, que agrupará as pequenas tarefas não contempladas nas atividades anteriores.

Elaboração do QDT (Quadro de Distribuição do Trabalho)O QDT é a síntese da divisão do trabalho de uma unidade organizacional. Neste quadro serão consolidadas todas as atividades e tarefas, seus responsáveis, os respectivos cargos e o número de horas consumido para cada uma delas.

Análise do QDTRequer um senso crítico e acurado do analista para perceber e diagnosticar as falhas existentes na unidade em estudo.Análise do tempo (das atividades e das tarefas)Análise da capacidade técnica dos funcionáriosAnálise do volume / equilíbrio da divisão do

trabalhoAnálise das possibilidades de racionalização

Elaborar e propor novo QDTAprovado o novo QDT, o pessoal envolvido deverá ser treinado para desenvolver as novas tarefas. Com o objetivo de tornar o trabalho mais equitativo, além de causar maior satisfação aos colaboradores de uma maneira geral, a técnica de Análise e Distribuição do Trabalho deve ser aplicada de tempos em tempos nas diversas unidades organizacionais da empresa.

Análise e Distribuição do Espaço Físico

Layout (Arranjo físico)

É a disposição que se encontra ou que se deseja colocar, um escritório, uma linha de montagem, os móveis, equipamentos e material relativos a determinada área onde se desenvolve determinado trabalho.

Objetivos do estudo do layout

Reduzir os custos e aumentar a produtividadeRacionalizar a utilização do espaço disponívelReduzir a movimentação de materiais,

produtos e pessoasRacionalizar o fluxo de trabalhoMinimizar o tempo de produçãoPropiciar aos colaboradores melhores

condições de trabalho

ALGUNS PONTOS IMPORTANTES NESTE

CONTEXTO:

LEVANTAMENTO DE DADOSFORMULÁRIOS

MANUAISDESPERDÍCIOS

Levantamento de Dados Levantamento de dados é a base

fundamental para o desenvolvimento de um trabalho de organização.

Um levantamento imperfeito, incompleto, com dados inverídicos e inconsistentes, poderá gerar uma análise tecnicamente perfeita, porém com o resultado comprometido porque a nova sistemática operacional proposta poderá ficar aquém da atual, complicando em vez de solucionar o problema existente.

Em síntese: quando se levanta “lixo”, analisa-se “lixo” e, consequentemente, a proposta não será diferente.

Portanto, ao fazer um levantamento, tenha muito

cuidado!

FormuláriosNa era da informação, com os micro-computadores ligados em rede, correio eletrônico e inúmeros outros recursos da Tecnologia da Informação, imaginou-se que em breve os “papéis” seriam banidos das empresas. Mas isso não aconteceu, pois os documentos da mídia digital são criados mais facilmente e em maior número, e constantemente, “baixados” para papel. Assim, está muito distante o momento que eles poderão ser eliminados.

Tipos de formulários

Planos – normalmente são apresentados em folhas soltas e/ou em blocos (Requisição de Material).

Jatos – são apresentados em jogos individuais presos e devidamente carbonados (nota fiscal).

OBS: os formulários planos e jatos são confeccionados em papel, de acordo com os padrões internacionais ISO e nacionais ABNT.

Contínuos – são confeccionados em papel e obedecem a padrões internacionais direcionados para utilização em equipamentos de impressão computadorizados (boletos).

Eletrônicos – são aqueles que guardam os padrões dos formulários acima citados. Preenchidos via teclado dos computadores e/ou por meio de interação com o banco de dados.

Virtuais – são formulários disponibilizados nos sites das empresas, os quais visam facilitar / agilizar o fluxo de informações.

Fichas – são confeccionadas em papel de maior gramatura, obedecendo aos padrões anteriores e são destinados ao registro de dados sintéticos.

Princípios para elaboração de formulários

Antes de elaborar um formulário, deve-se verificar qual a sua contribuição para o fluxo do trabalho.

Analisar a possibilidade de incluir novas informações, as desejadas, em outros formulários já existentes.

Concebê-los de forma a facilitar a vida de quem vai utilizá-los; com campos bem definidos, com espaço suficiente para o seu preenchimento e, sempre que possível, incluir a resposta que se deseja.

Deve possuir somente os campos necessários, aqueles realmente, relevantes e que serão preenchidos.

Atentar para sua utilização (grande número de usuários / uso específico; cliente interno / externo).

Não confeccionar o formulário de forma definitiva antes de testá-lo.

Análise de Formulários

Para processar a análise deve-se fazer as seguintes perguntas:

Qual é o seu objetivo?Por que de cada campo?Todas as vias são necessárias?Existem formulários semelhantes ou com dados de

mesma natureza?Os campos estão dispostos dentro de uma ordem

lógica e racional?Possui muitas informações? Existe um

detalhamento excessivo?

As respostas a estas perguntas darão condições de:

ELIMINÁ-LOS, se supérfluos ou obsoletos;COMBINÁ-LOS, se semelhantes ou possuírem

objetivos comuns;REORGANIZÁ-LOS, se incompletos ou

malfeitos;SIMPLIFICÁ-LOS, se complicados ou

excessivamente detalhados.

Elaboração de formulários:

Título – é a identificação do formulário, deve ser colocado na parte superior e no centro da folha, de forma destacada e suficientemente descritiva, mas breve, para a sua imediata identificação.

Logotipo / logomarca – é a representação visual de uma marca, formada graficamente por meio de letras e/ou símbolos que identificam a empresa. Normalmente é colocado no canto superior esquerdo.

Margeamento – é o espaço destinado ao arquivamento do formulário.

Disposição dos campos – os campos devem estar dispostos numa ordem lógica e racional, para que os assuntos sejam agrupados de forma homogênea.

Adequação do preenchimento – deve-se prever espaços adequados para o seu preenchimento, manuscrito, à máquina ou equipamento eletrônico.

Codificação – destinado a caracterizar cada formulário individualmente.

Padronização – por razões funcionais, econômicas, estéticas, de visualização gráfica, os formulários de uma empresa deverão ser padronizados.

Manuais / Normas GeraisNormalização

Conceito (ABNT):

“Normalização é a atividade que estabelece, em relação a problemas existentes ou potenciais, prescrições destinadas à utilização comum e repetitiva com vistas à obtenção do grau ótimo de ordem em um dado momento”.

Objetivos:

Economia: proporcionar a redução da crescente variedade de produtos e procedimentos;

Segurança: proteger a vida humana e a prevenção da saúde;

Comunicação: proporcionar meios mais eficientes na troca de informações entre o fabricante e o cliente;

Proteção ao consumidor: prover a sociedade de meios eficazes para aferir a qualidade dos produtos;

Eliminação de barreiras técnicas e comerciais: evitar a existência de regulamentos conflitantes sobre produtos e serviços em diferentes países, facilitando, assim, o intercâmbio comercial.

Quantitativamente, a normalização facilita: reduzir os desperdícios; padronizar componentes; diminuir o consumo de materiais; padronizar os equipamentos; aumentar a produtividade; controlar os processos; cumprir os objetivos e as metas, entre outras.

São essas normalizações que possibilitam que a empresa obtenha certificações

diversas, tais como ISO 9000, ISO 14000, Acreditação...

Manual de FormuláriosÉ a coletânea dos formulários

utilizados pela empresa, regulamentando-os mediante a apresentação das características físicas, a instrução de preenchimento, o órgão responsável pelo seu controle e a quantidade/periodicidade para sua reprodução.

Características físicas

Todos os formulários contidos no manual devem possuir especificações próprias, pois quando necessitar confeccionar um formulário, teremos em um só local todas informações a respeito dele.

Processo de emissão – manuscrito, datilográfico, eletrônico.

Número de vias/destino – indicar o nº de vias e a quem elas se destinam.

Modo de preenchimento – relacionar todos os campos do formulário e na frente de cada um explicar como ele deverá ser preenchido.

A Luta contra os desperdíciosDESPERDÍCIOS VISÍVEIS

Só não vê quem não quer

excesso de reuniões; utilização “à vontade” dos veículos da

empresa; ligações interurbanas sem controle; má utilização de energia elétrica;

DESPERDÍCIOS INVISÍVEIS

Acontecem sem a percepção do executor, por incompetência ou preguiça mental

excesso de burocracia; pagamento de multas e juros por

ineficiência dos controles; demora no atendimento aos clientes; existência da “central de boatos” ;

Patologias Organizacionais

Semelhante ao corpo humano, a estrutura organizacional da empresa apresenta diversos tipos de enfermidades que, se não medicados em tempo hábil, irão se agravando e prejudicando os demais órgãos da empresa.

Empresa Excessivamente Organizada

Problemas:“bitolamento empresarial”; iniciativa pessoal tolhida; multiplicação da atividade de staff; estrutura “amarrada” ...

Soluções: reestudo dos manuais internos; elaboração de normas que dêem abertura para a criatividade; flexibilização estrutural ...

Inexistência de Instrumentos de Formalização Estrutural

Problemas: conflitos e politicagem; ineficiência e inveja; insegurança e irresponsabilidade; insatisfação dos clientes...

Soluções: criação de documentos formais de organização; definição das linhas de autoridade; elaboração de guias de atribuições ...

Coordenação acumulativa

Chefe

A LKJIHGFEDCB M

Problemas: impossibilidade de dar um atendimento rápido e solução correta a todos os subordinados; dificuldade da chefia em dominar todos os assuntos e diferentes problemas existentes na empresa ...

Soluções: dividir o trabalho a ser supervisionado entre diversas chefias, segundo sua área de responsabilidade; aplicar a fórmula de Graicunas, na qual se tenta estabelecer o número ideal de subordinados para cada chefia ...

Multicomando

Problemas: multicomando; excessiva proliferação da autoridade funcional; má definição da autoridade de linha; dúvidas com relação a quem obedecer primeiramente ...

Soluções: fazer com que cada funcionário seja responsável apenas perante a um superior hierárquico; utilizar a autoridade funcional com moderação, zelando para que seus titulares tenham as respectivas áreas de atuação perfeitamente delineadas ...

Falta ou Excesso de Delegação de Autoridade

Problemas: engarrafamento do poder de decisão, excesso de problemas insignificantes na “mesa” da alta administração; estímulo à criação de unidades organizacionais independentes no seio da organização; emperramento dos processos, causando transtornos e, consequentemente, prejuízos aos clientes ...

Soluções: criar um ponto de equilíbrio entre a centralização e a descentralização administrativa de forma que o trabalho flua normalmente sem que os entraves decisórios possam prejudicá-lo...

Excesso de Níveis Hierárquicos

Problemas: aumento do nível de ruído nas comunicações; demora excessiva na tomada de decisão, muitas vezes quando chega ao interessado já “estourou” o prazo para a ação; alto custo com pessoal, em virtude do grande número de chefias...

Soluções: processar a análise funcional / estrutural, “enxugar” a estrutura aplicando o downsizing, eliminando as unidades / chefias desnecessárias ...

Outros Problemas de Natureza Diversa

Estrutura organizacional obsoleta e antiquada

Indefinição dos objetivos e das metas e obscuridade das políticas e diretrizes

Tolerância à incompetênciaNormas e rotinas administrativas

pesadas e inflexíveisIncoerência entre o que foi planejado e o

que está sendo executado

Ausência de agregação de valor na execução dos serviços

Uso inadequado da tecnologia da informação

Ênfase nas aparências, ignorando e/ou prejudicando as substâncias

Recursos humanos mal dimensionados, alguns setores com excesso e outros com falta ...

Falta de integração e sinergia entre os diversos departamentos, entre outros

Considerações finaisAlgumas grandes Corporações, de caráter

nacional e multinacional, já estão entendendo que não se gerencia conhecimentos sem que seus processos estejam documentados, certificados ou não.

Os recrutadores modificam o título das vagas, não a função.

Muito obrigada!

Contato:

residecoadm.hu@ufjf.edu.br