PROCESSO: TCE-RJ No 234.792-4/13

TCE-RJ PROCESSO Nº 234.792-4/13 RUBRICA: FLS.: 334

485

TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO GABINETE DO CONSELHEIRO JOSÉ GOMES GRACIOSA

VOTO GC-2 1494/2014

PROCESSO: TCE-RJ No 234.792-4/13 ORIGEM: PREFEITURA MUNICIPAL DE ARMAÇÃO DOS BÚZIOS ASSUNTO: RELATÓRIO DE AUDITORIA GOVERNAMENTAL – INSPEÇÃO -

ORDINÁRIA

Trata o presente processo do Relatório de Auditoria Governamental – Inspeção

– Ordinária, realizada na Prefeitura Municipal de Armação dos Búzios, no período de 05 a 09.08.2013, objetivando verificar as condições de organização e funcionamento do sistema de controle interno da entidade, bem como sua atuação sobre a execução de contratos.

Com base no exame de dados e documentos fornecidos pelo jurisdicionado, a

Equipe de Auditoria chegou aos seguintes Achados: Lista 1. Achados da fiscalização Precariedade da estruturação e funcionamento do órgão central de controle interno.

Fiscalização contratual irregular.

Liquidação irregular da despesa.

Inconsistências no controle dos bens permanentes.

Inconsistências no controle dos bens de consumo.

Ao final de seu minucioso Relatório, a Coordenadoria Municipal de Auditoria

Governamental (CMG) apresenta proposta de encaminhamento, com algumas sugestões, sendo que às mesmas foram acrescentadas outras pela SUM, conforme transcreve-se a seguir (fls. 331/332v):

1. Proposta: COMUNICAÇÃO Fundamentação: §1º do artigo 6º da Deliberação TCE/RJ nº 204/96 Responsável: Atual Prefeito Municipal Cargo/função: Prefeito Municipal

1.1. Para que cumpra as DETERMINAÇÕES abaixo relacionadas, conforme inciso I do art. 41 da Lei Complementar 63/90, alertando-o de que o não atendimento injustificado o sujeita às sanções previstas no inciso IV do art. 63 da Lei Complementar 63/90:

1.1.1. Remeta a este Tribunal, no prazo de 60 dias, Plano de Ação com as informações constantes do modelo às fls. 325-v a 330, cujo prazo máximo de implementação das ações (QUANDO será feito), necessárias ao efetivo saneamento


485

das irregularidades apontadas neste relatório (achados), não poderá exceder 180 dias a contar da ciência da decisão plenária.

1.2. Para que ponha em prática as RECOMENDAÇÕES abaixo relacionadas, visando à melhoria dos serviços públicos avaliados:

1.2.1. Alocar servidores no Órgão Central de Controle Interno em quantidade compatível com as competências e responsabilidades inerentes ao mesmo. (Situação 5)

1.2.2. Regulamentar as atividades da Fiscalização Contratual através de ato normativo ou manual de procedimentos, com clara definição de competências e responsabilidades, procedimentos e modelos de documentos de registro. (Situação 10)

1.2.3. Promover anualmente a capacitação, ao menos de um servidor investido na função de Fiscalização Contratual, sobre suas atribuições, deveres e funcionamento. (Situação 11)

1.2.4. Promover anualmente a capacitação, ao menos de um servidor investido na função de controle dos bens permanentes, sobre suas atribuições, deveres e funcionamento. (Situação 19)

1.2.5. Cientificar aos servidores designados para a função de controle dos bens permanentes das determinações e recomendações formuladas pelo TCE com pertinência temática às suas atribuições. (Situação 20)

1.2.6. Regulamentar as atividades do controle dos bens de consumo através de ato normativo ou manual de procedimentos, com clara definição de competências e responsabilidades, procedimentos e modelos de documentos de registro. (Situação 25)

1.2.7. Promover anualmente a capacitação, ao menos de um servidor investido na função de controle dos bens de consumo, sobre suas atribuições, deveres e funcionamento. (Situação 26)

1.2.8. Cientificar aos servidores designados para a função de controle dos bens de consumo das determinações e recomendações formuladas pelo TCE com pertinência temática às suas atribuições. (Situação 27)

1.2.9. Alocar o setor responsável pelo controle dos bens de consumo em local adequado ao desenvolvimento das suas atividades (facilidade de acesso e proximidade dos setores requisitantes), capaz de resguardar os bens em estoque da ação do tempo e outros fatores de risco, bem como de propiciar a disposição física deles de forma a assegurar a rápida identificação de suas espécies e naturezas. (Situação 28)

2. Proposta: COMUNICAÇÃO Fundamentação: §1º do artigo 6º da Deliberação TCE/RJ nº 204/96 Responsável: Atual responsável pelo Órgão Central de Controle Interno do Poder Executivo Cargo/função: Responsável pelo Órgão Central de Controle Interno do Poder Executivo

2.1. Para que tome CIÊNCIA do inteiro teor do presente relatório, alertando-o para o disposto no art. 55 da Lei Complementar n.º 63/90, e


485

2.2. Em cumprimento ao disposto nos artigos 74, inciso II, da Constituição Federal e 54, inciso II, da Lei Complementar n.º 63/90, inclua no parecer que acompanha o Certificado de Auditoria (art. 4º, inciso XXIII, da Deliberação TCE/RJ n.º 200/96), que integrará a Prestação de Contas do Ordenador de Despesas da Prefeitura Municipal de Armação dos Búzios referente ao exercício financeiro (ano-base) em que se consumar o vencimento do prazo para cumprimento do Plano de Ação, pronunciamento explícito e circunstanciado acerca do efetivo saneamento das irregularidades apontadas neste relatório (achados).

3. Proposta: DETERMINAÇÃO Fundamentação: artigo 1º do Ato Normativo nº 119, de 17/11/2010 Responsável: Atual Coordenador-Geral da 1ª Coordenadoria de Controle Municipal – 1ª CCM Cargo/função: Coordenador-Geral da 1ª Coordenadoria de Controle Municipal

3.1. Para que, na Prestação de Contas do Ordenador de Despesas da Prefeitura Municipal de Armação dos Búzios referente ao exercício financeiro (ano-base) em que se consumar o vencimento do prazo para cumprimento do Plano de Ação, considere na análise das contas, o saneamento ou não das irregularidades apontadas neste relatório, conforme apresentado no respectivo parecer que acompanhará o Certificado de Auditoria, nos termos do item 2.2.

O Ministério Público Especial, representado pela Procuradora Marianna

Montebello Willeman, manifesta-se no mesmo sentido, à fls. 333. É o Relatório. Destaca o Corpo Instrutivo que a presente Inspeção foi realizada em

cumprimento ao Plano Anual de Auditoria Governamental – PAAG (processo TCE-RJ nº 303.761-3/12).

Os Achados de Auditoria foram desdobrados nas seguintes situações:

Achado 1 Precariedade da estruturação e funcionamento do órgão central de controle interno.

a) Situação Encontrada

Situação 1

O Órgão Central de Controle Interno não organiza ou executa, por iniciativa própria, programação de auditorias contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, bem como sobre a fiscalização de contratos, nas unidades administrativas sob seu controle.

Situação 2

Violação da atividade de controle denominada de segregação de funções no desempenho das atividades do Órgão Central de Controle Interno.

Situação 3


485

O quadro de servidores lotados no Órgão Central de Controle Interno não é preenchido majoritariamente por servidores do quadro permanente do setor.

Situação 4

A organização dos cargos do Órgão Central de Controle Interno não observa o conceito de carreira, deixando os servidores de ocupar cargo efetivo próprio do órgão.

Situação 5

A quantidade de trabalho no desenvolvimento das atividades de controle interno não é compatível com a capacidade de trabalho da equipe.

Achado 2 Fiscalização contratual irregular. a) Situação Encontrada

Situação 6

A fiscalização dos contratos de prestação de serviços não compara o executado com o estabelecido no instrumento contratual, ou termo congênere.

Situação 7

A fiscalização dos contratos de prestação de serviços não mantém registro de todas as ocorrências relacionadas com suas execuções e não dispõe de instrumentos de controle para subsidiar os comprovantes de prestação efetiva do objeto do contrato.

Situação 8

Os instrumentos de controle utilizados pela fiscalização dos contratos de prestação de serviços não permitem, de pronto, concluir se os serviços prestados são compatíveis com os contratados em quantidades, qualidades e prazos.

Situação 9

Os servidores investidos na função de fiscalização contratual não pertencem ao quadro permanente do jurisdicionado.

Situação 10

As atividades da Fiscalização Contratual não são regulamentadas através de ato normativo ou manual de procedimentos, com clara definição de competências e responsabilidades, procedimentos e modelos de documentos de registro.

Situação 11

Os servidores designados para a função de fiscalização contratual não receberam, no último exercício, capacitação sobre as atribuições, deveres e funcionamento do sistema de controle interno.

Achado 3 Liquidação irregular da despesa.


485


Situação 12 A liquidação da despesa não é fundamentada em comprovante de entrega de material ou de prestação efetiva do serviço que informe o cumprimento das obrigações assumidas pelo fornecedor de bens ou serviços, em relação a qualidade, quantidade e prazo, nos termos contratados.

Situação 13

A liquidação da despesa não é fundamentada em comprovante de entrega de material ou de prestação efetiva do serviço subscrito por servidor que tenha efetivamente participado da fiscalização do contrato e do efetivo recebimento de seu objeto, ou de parcela deste.

Achado 4 Inconsistências no controle dos bens permanentes.


Situação 14

Os contratos de fornecimento de bens permanentes não são fiscalizados por servidores lotados no setor de patrimônio, inviabilizando o tombamento e a carga no momento do recebimento dos bens.

Situação 15

Não há compatibilidade entre o valor total dos bens arrolados (arrolamento dos bens) e os registros contábeis em relação à UG selecionada.

Situação 16

Registros individuais dos bens permanentes ineficazes por não estarem suportados por documentos hábeis de comprovação da propriedade.

Situação 17

Omissão de realização de inventário, devidamente formalizado, para comprovar a existência dos bens tombados e permitir o levantamento dos balanços.

Situação 18

Omissão de tempestivo controle contábil, registro e conciliação de bens permanentes.

Situação 19

Os servidores designados para a função de controle dos bens permanentes não receberam, no último exercício, capacitação sobre as suas atribuições, deveres e funcionamento.

Situação 20

Os servidores designados para a função de controle dos bens permanentes não são cientificados das determinações e recomendações formuladas pelo TCE com pertinência temática às suas atribuições.


485

Achado 5 Inconsistências no controle dos bens de consumo.


Situação 21

Inexistência de atividade de controle de autorização para requisição de bens de consumo. Situação 22

Inexistência de registros de entrada do bem no setor responsável pela gestão dos bens de consumo e de início da responsabilidade pela sua guarda.

Situação 23

Inexistência de fluxo de informações à contabilidade, inviabilizando o registro tempestivo dos fatos contábeis.

Situação 24

Gestão de materiais de consumo não submetida a controles contábeis e de acesso controlado a recursos e registros.

Situação 25

As atividades do controle dos bens de consumo não são regulamentadas através de ato normativo ou manual de procedimentos, com clara definição de competências e responsabilidades, procedimentos e modelos de documentos de registro.

Situação 26

Os servidores designados para a função de controle dos bens de consumo não receberam, no último exercício, capacitação sobre as suas atribuições, deveres e funcionamento.

Situação 27

Os servidores designados para a função de controle dos bens de consumo não são cientificados das determinações e recomendações formuladas pelo TCE com pertinência temática às suas atribuições.

Situação 28

O setor responsável pelo controle dos bens de consumo não está alocado em local adequado ao desenvolvimento das suas atividades (facilidade de acesso e proximidade dos setores requisitantes), capaz de resguardar os bens em estoque da ação do tempo e outros fatores de risco, bem como de propiciar a disposição física deles de forma a assegurar a rápida identificação de suas espécies e naturezas.


485

Ao final de sua análise, o Corpo Instrutivo atribuiu conceitos ao Órgão de Controle Interno de Armação dos Búzios, de acordo com a situação encontrada, conforme verifica-se a seguir:

1. Organização e funcionamento do Órgão Central de Controle Interno Conceito atribuído ao Órgão: Atuação inconsistente. 2. Liquidação da Despesa Conceito ao Controle: Inconsistente. 3. Fiscalização Contratual Conceito ao Controle: Inconsistente. 4. Gestão dos Bens Permanentes Conceito ao Controle: Inconsistente. 5. Gestão dos Bens de Consumo Conceito ao Controle: Inconsistente.

Diante do exposto, considerando a necessidade de melhorias na organização e no funcionamento do sistema de controle interno do Município de Armação dos Búzios, manifesto-me de acordo com as medidas propostas pelo Corpo Instrutivo e corroboradas pelo Douto Ministério Público Especial.

VOTO I – Pela COMUNICAÇÃO ao atual Prefeito Municipal de Armação dos Búzios,

na forma prevista na Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro em vigor, cientificando-lhe dos fatos apontados na Instrução e, para que:

I.1 – remeta, a este Tribunal, no prazo de 60 (sessenta) dias, Plano de Ação

com as informações constantes do modelo a seguir, cujo prazo máximo de implementação das ações não poderá exceder a 180 (cento e oitenta) dias, a contar da ciência deste Voto, alertando-o de que, em caso de não atendimento, no prazo fixado, sem causa justificada, estará sujeito às sanções previstas no inciso IV do artigo 63 da Lei Complementar nº 63/90;

I.2 – ponha em prática as RECOMENDAÇÕES especificadas no Relatório deste

Voto.

PLANO DE AÇÃO ACHADO 1 PRECARIEDADE DA ESTRUTURAÇÃO E FUNCIONAMENTO DO ÓRGÃO CENTRAL DE CONTROLE INTERNO.


485

a) Problema a ser resolvido Situação 1

O Órgão Central de Controle Interno não organiza ou executa, por iniciativa própria, programação de auditorias contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, bem como sobre a fiscalização de contratos, nas unidades administrativas sob seu controle.

Situação 2

Violação da atividade de controle denominada de segregação de funções no desempenho das atividades do Órgão Central de Controle Interno.

Situação 3

O quadro de servidores lotados no Órgão Central de Controle Interno não é preenchido majoritariamente por servidores do quadro permanente do setor.

Situação 4

A organização dos cargos do Órgão Central de Controle Interno não observa o conceito de carreira, deixando os servidores de ocupar cargo efetivo próprio do órgão.

b) Recomendação Estabelecer para o Órgão Central de Controle Interno a obrigatoriedade de organizar e executar programação, no mínimo trimestral, de auditorias contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, em todas as unidades administrativas do Poder Executivo. (Situação 1) Ordenar ao Órgão Central de Controle Interno que se abstenha de realizar ou auxiliar na execução de atos de execução de despesa, com vistas a impedir que seus servidores exerçam atividades sujeitas ao controle do próprio órgão, em cumprimento à atividade de controle de segregação de funções. (Situação 2) Estabelecer que o quadro de servidores lotados no Órgão Central de Controle Interno seja preenchido majoritariamente por servidores do quadro permanente do setor. (Situação 3) Instituir Plano de Carreira para os cargos do Órgão Central de Controle Interno. (Situação 4) c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor) d) COMO será feito (elaborado pelo gestor) e) QUEM fará (elaborado pelo gestor) f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo gestor)


485

g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo gestor) ACHADO 2 FISCALIZAÇÃO CONTRATUAL IRREGULAR.


A fiscalização dos contratos de prestação de serviços não compara o executado com o estabelecido no instrumento contratual, ou termo congênere.

Situação 7

A fiscalização dos contratos de prestação de serviços não mantém registro de todas as ocorrências relacionadas com suas execuções e não dispõe de instrumentos de controle para subsidiar os comprovantes de prestação efetiva do objeto do contrato.

Situação 8

Os instrumentos de controle utilizados pela fiscalização dos contratos de prestação de serviços não permitem, de pronto, concluir se os serviços prestados são compatíveis com os contratados em quantidades, qualidades e prazos.

Situação 9

Os servidores investidos na função de fiscalização contratual não pertencem ao quadro permanente do jurisdicionado.

b) Recomendação Estabelecer a obrigatoriedade de ciência formal ao fiscal do contrato do conteúdo do processo de contratação, sob pena de responsabilidade solidária sobre possível dano que vier a ser apurado. (Situação 6) Estabelecer a obrigatoriedade do registro de todas as ocorrências relacionadas ao contrato, por meio de registros próprios, mapas, ordens de serviços e outros instrumentos, solicitando regular ciência e assinatura do preposto da contratada, sob pena de responsabilidade solidária sobre possível dano que vier a ser apurado. (Situação 7) Estabelecer a obrigatoriedade de adoção de instrumentos de controle, que avaliem os seguintes aspectos: resultados alcançados em relação ao contratado, com a verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada; dos recursos humanos empregados, em função da quantidade e da formação profissional exigidas; da qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados; adequação dos serviços prestados à rotina de execução estabelecida; cumprimento das demais obrigações decorrentes do contrato; no caso de contratações continuadas com dedicação exclusiva dos trabalhadores da contratada, o cumprimento das obrigações trabalhistas e sociais, inclusive em relação à ausência de subordinação entre os empregados da contratada e os servidores do órgão. (Situação 8)


485

Designação para a função de servidores do quadro permanente com formação acadêmica compatível com as competências e responsabilidades inerentes, sob pena de responsabilidade solidária sobre possível dano que vier a ser apurado. (Situação 9) c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor) d) COMO será feito (elaborado pelo gestor) e) QUEM fará (elaborado pelo gestor) f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo gestor) g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo gestor) ACHADO 3 LIQUIDAÇÃO IRREGULAR DA DESPESA.


A liquidação da despesa não é fundamentada em comprovante de entrega de material ou de prestação efetiva do serviço que informe o cumprimento das obrigações assumidas pelo fornecedor de bens ou serviços, em relação a qualidade, quantidade e prazo, nos termos contratados.

Situação 13

A liquidação da despesa não é fundamentada em comprovante de entrega de material ou de prestação efetiva do serviço subscrito por servidor que tenha efetivamente participado da fiscalização do contrato e do efetivo recebimento de seu objeto, ou de parcela deste.

b) Recomendação Estabelecer a obrigatoriedade do registro no comprovante de entrega de material, ou de prestação efetiva do serviço, acerca do cumprimento das obrigações assumidas pelo fornecedor de bens ou serviços, em relação a qualidade, quantidade e prazo, nos termos contratados, de forma a viabilizar os procedimentos de comparação entre o objeto contratado e o fornecido e, por extensão, a comparação entre o valor cobrado e o valor devido. (Situação 12) Estabelecer a obrigatoriedade da participação efetiva do servidor designado para subscrever o comprovante de entrega de material ou de prestação efetiva do serviço participar na fiscalização do contrato e do respectivo recebimento de seu objeto, ou de parcela deste, como condição para a eficácia do respectivo ato declaratório. (Situação 13) c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor) d) COMO será feito (elaborado pelo gestor)


485

e) QUEM fará (elaborado pelo gestor) f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo gestor) g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo gestor) ACHADO 4 INCONSISTÊNCIAS NO CONTROLE DOS BENS PERMANENTES.


Os contratos de fornecimento de bens permanentes não são fiscalizados por servidores lotados no setor de patrimônio, inviabilizando o tombamento e a carga no momento do recebimento dos bens.

Situação 15

Não há compatibilidade entre o valor total dos bens arrolados (arrolamento dos bens) e os registros contábeis em relação à UG selecionada.

Situação 16

Registros individuais dos bens permanentes ineficazes por não estarem suportados por documentos hábeis de comprovação da propriedade.

Situação 17

Omissão de realização de inventário, devidamente formalizado, para comprovar a existência dos bens tombados e permitir o levantamento dos balanços.

Situação 18

Omissão de tempestivo controle contábil, registro e conciliação de bens permanentes.

b) Recomendação Estabelecer a obrigatoriedade da fiscalização dos contratos de fornecimento de bens permanentes ser executada por servidores lotados no setor de patrimônio, possibilitando o tombamento e a carga no momento do recebimento dos bens. (Situação 14) Proceder apuração das causas da divergência entre o valor total dos bens patrimoniais constante do arrolamento, conforme registros do setor de patrimônio, e o respectivo saldo contábil, promovendo, os ajustes contábeis (lançamentos de ajustes nas contas contábeis respectivas) e extra-contábeis (retificações e ajustes nos controles patrimoniais). (Situação 15)


485

Estabelecer a obrigatoriedade da manutenção de documentos hábeis à comprovação da propriedade dos bens permanentes (exemplos: registros de veículos, escrituras etc), definindo a forma e a responsabilidade pela sua execução. (Situação 16) Estabelecer a obrigatoriedade da realização de inventário anual, dispondo sobre prazos e responsabilidades pela sua execução. (Situação 17) Estabelecer a obrigatoriedade do registro contábil tempestivo das aquisições e baixas patrimoniais e da conciliação mensal entre os saldos contábeis dos bens permanentes e os registros do setor de patrimônio (arrolamento dos bens patrimoniais). (Situação 18) c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor) d) COMO será feito (elaborado pelo gestor) e) QUEM fará (elaborado pelo gestor) f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo gestor) g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo gestor) ACHADO 5 INCONSISTÊNCIAS NO CONTROLE DOS BENS DE CONSUMO.


Inexistência de atividade de controle de autorização para requisição de bens de consumo.

Situação 22

Inexistência de registros de entrada do bem no setor responsável pela gestão dos bens de consumo e de início da responsabilidade pela sua guarda.

Situação 23

Inexistência de fluxo de informações à contabilidade, inviabilizando o registro tempestivo dos fatos contábeis.

Situação 24

Gestão de materiais de consumo não submetida a controles contábeis e de acesso controlado a recursos e registros.

b) Recomendação

Estabelecer a competência para requisição dos bens de consumo por agentes políticos ou servidores, definindo sua forma e responsabilidade. (Situação 21)


485

Estabelecer a obrigatoriedade da manutenção de registros adequados de entrada dos bens de consumo no setor responsável pela gestão dos bens de consumo e do início da responsabilidade pela sua guarda. (Situação 22)

Estabelecer a obrigatoriedade do encaminhamento mensal de informações sobre os ingressos dos bens de consumo à contabilidade, definindo a forma e responsabilidade pela sua execução. (Situação 23)

Estabelecer a obrigatoriedade do controle contábil da integralidade de materiais de consumo adquiridos pela Unidade Gestora. (Situação 24)

c) O QUE será feito (elaborado pelo gestor) d) COMO será feito (elaborado pelo gestor) e) QUEM fará (elaborado pelo gestor) f) DATA de início da ação corretiva (elaborado pelo gestor) g) DATA de conclusão da ação corretiva (elaborado pelo gestor)

DADOS DO SERVIDOR DESIGNADO PARA

CONTROLAR O CUMPRIMENTO DAS AÇÕES

Preencha e encaminhe ao TCE-RJ juntamente com o Plano de Ação

Nome

Cargo/Função

Lotação

Telefone

E-mail

II – Pela COMUNICAÇÃO ao atual responsável pelo Órgão Central de Controle Interno do Município de Armação dos Búzios, na forma prevista na Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro em vigor, para que tome ciência do inteiro teor da Instrução de fls. 306/330 e deste Voto, e para que cumpra a Determinação especificada no Relatório (item 2.2, à fls. 332);

III – Por DETERMINAÇÃO à 1ª Coordenadoria de Controle Municipal deste

Tribunal, para que adote as providências especificadas no item 3.1, à fls. 332v.


485

GC-2, de de 2014.

JOSÉ GOMES GRACIOSA Conselheiro-Relator

Documents

PROCESSO: TCE-RJ No 234.792-4/13