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Processos de Monitoramento, Controle e Encerramento Gerenciamento de Projetos Digitais

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Processos de Monitoramento, Controle e Encerramento

Gerenciamento de Projetos Digitais

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Prof. Alexandre Bessa

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Apresentação

Prof. Alexandre Bessa

Formado em comunicação na ECA-USP e pós-graduação em economia na FIPE, é gerente de marketing de produtos com experiência em projetos de comunicação, branding e economia. Trabalha há 15 anos em empresas de mídia interativa, atuando em comunicação integrada para aquisição, retenção e engajamento do público alvo. Nesse período, realizou projetos com clientes como DaimlerChrysler, Ambev, Claro, Coca-Cola e Banco Real. Montou lojas online para Claro (2003) e para Electrolux (2005). No Yahoo!, foi responsável pelo Yahoo! Mail na América Latina, no qual além de responder pelos KPIs do produto, conduziu a comunicação para transição de plataformas de email e abriu frentes de aquisição de novos usuários em Cybercafes. Hoje trabalha na filial brasileira da Amazon, na qual fez o lançamento da Loja Kindle no Brasil; no dia a dia, é responsável pelas métricas e por criar campanhas e promoções para ativar e manter clientes.

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Agenda

• Processos de Monitoramento e Controle Monitorar e controlar o projeto Controle Integrado de Mudanças Escopo (verificar, controlar) Controle de cronograma Controle de custos Controle de Qualidade Reporte de desempenho Riscos (Monitorar e Controlar) Administrar Aquisições

• Processos de Encerramento

• Conclusão

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Monitoramento e Controle

Processos de Monitoramento e Controle

Monitoramento e o controle do projeto ocorrem em paralelo a sua execução e aos demais grupos de processos, conforme gráfico abaixo:

Iniciação Planejamento Execução Enc.

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Processos de Monitoramento e Controle

Monitorar X Controlar

Monitorar: Observar os indicadores do projeto

Ex.?

Controlar: Tomar ações corretivas com intuito de equilibrar os indicadores atuais com Planejado

Ex.: ?

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Processos de Monitoramento e Controle

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Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto

Processo que permite ao GP o acompanhamento, avaliação e regulaçao do progresso do projeto

Relatórios emitidos (quantitativos):• Evoluçao de Escopo• Tempo• Custos do Projeto

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Realizar controle integrado de mudanças

• GP deve avaliar todas as solicitações feitas ao longo do projeto e classificá-las em:

• Solicitação sem impacto• Solicitação com baixo impacto• Solicitação com impacto moderado• Solicitação de alto impacto

Estes impactos podem afetar qualquer área de conhecimento.As mais comumente afetadas são:

Tempo, Custos, Riscos, Qualidade e Escopo.

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Realizar controle integrado de mudanças

• Modelo de documento “Change Request

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Escopo

Verificar Escopo É o processo de formalização de aceitação de cada entrega realizada, passando por 3 níveis: GP, Patrocinador Interno, Cliente.

 

Controlar Escopo É o processo de acompanhamento do escopo, tanto do projeto quanto do produto, para que seja possível a atualização da declaração do escopo.

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Escopo

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Controlar Cronograma

Controlar CronogramaÉ o processo de acompanhamento do cronograma, para que seja possível a atualização da linha de base

Alterações nos prazos devem ser reportadas a todos os envolvidos o mais breve possível!

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Controlar Custos

Controlar CustosÉ o processo de acompanhamento dos custos, para que seja possível a atualização da linha de base.

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Controlar Qualidade

Realizar o controle da qualidadeÉ o registro do andamento das atividades que garantem a qualidade das entregas e avaliação dos seus resultados.

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Controlar Qualidade

Qualidade:

QUALIDADE EM UM PROJETO ESTA RELACIONADO A SATISFAÇÃO DO CLIENTE PERANTE A ENTREGA,

CONFORME O PLANEJADO.

Por isso é muito importante um alinhamento prévio de expectativa

Como gerenciar algo que pode ser relativo?

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Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto

Linha de base• monitoramento e o controle só podem ser feitos através da análise comparativa, ou seja, aquilo que foi planejado versus aquilo que foi executado.E o planejamento inicial das áreas de conhecimento, principalmente Escopo, Riscos, Tempo e Custos, é chamado de linha de base. Abaixo temos o exemplo da comparação da linha de base do cronograma com o cronograma atual.

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Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto

Linha de base• Cada área de conhecimento pode ter seu baseline, de forma genérica, Independente da sua forma, ele deve dar a visão do caminho planejado para o projeto e qual sua situação atual.

Exemplo de baseline de custos:

Custo estimado X Custo real

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Reportar o desempenho

Análise de Valor Agregado (GVA)Através da coleta de dados, a Análise de valor agregado pode indicar rapidamente quais são as variações de Custos e Cronograma do projeto.Esta técnica conta com variáveis que permitem o cálculo do desempenho do projeto, sendo elas:

• Valor Planejado (PV) : O que planejamos executar até a data?• Valor Agregado (EV): Quanto efetivamente executamos?• Custo Real (AC): Quanto efetivamente gastamos naquilo que

executamos?• Orçado na Conclusão (BAC): Qual o valor total orçado do projeto?• Variação de Custo (CV): CV=EV-AC• Variação de Prazo (SV): SV=EV-PV• Indicador de Desempenho de Custo (CPI): CPI = EV/AC (deve

ser 1)• Indicador de Desempenho de Prazo (SPI): SPI=EV/PV (deve ser 1)• Estimado para completar (ETC): Valor total que falta para

completar o projeto: ETC=BAC-EV• Estimativa na Conclusão (EAC): Valor total estimado para o projeto

(Novo orçamento): EAC = AC +ETC

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Reportar o desempenho

Análise de Valor Agregado (GVA) I Na prática

A princípio a técnica de análise de valor agregado pode parecer complexa, mas acreditem, não é. E para mostrar sua simplicidade, vamos ver um exercício através de um projeto de pintura de parede. Dados do Projeto:Escopo: Pintar uma parede de 6 metros na cor azulDuração: 1 dia (8 horas úteis)Custo: 100 reais de mão de obra e 100 reais de tinta. Total = 200 reais. Vamos imaginar que o projeto tenha se iniciado, e que o empreiteiro foi verificar o andamento do projeto após 4 horas de trabalho. Ele esperava ver 50% do trabalho concluído (PV = 50%), e a utilização de metade da tinta comprada (AC=50%), porém ele se deparou com o seguinte status: Conclusão de 40% (EV = 40%) e o custo de material equivalente a 60% (AC=60%). Com estes dados podemos montar a tabela abaixo:

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Reportar o desempenho

Na prática

• projeto está atrasado e no final ficará mais caro que o planejado.

• Através dos indicadores de SPI e CPI é possível analisar se o projeto está performando conforme planejado. Com isso, os relatórios de status devem sempre conter SPI e CPI para que sejam tomadas decisões corretivas.

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Reportar o desempenho

Na prática

• projeto está em dia!

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Reportar o desempenho

Representação gráfica das tabelas acima

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Reportar o desempenho

Reportar o desempenhoÉ o processo de coleta de dados, geração de relatórios e distribuição dos mesmos para os stakeholders.

Ex.

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Riscos

Monitorar e Controlar RiscosÉ o processo de implementação de respostas aos riscos identificados, além da identificação e monitoramento de novos riscos.

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Riscos

Monitorar e Controlar RiscosÉ o processo de implementação de respostas aos riscos identificados, além da identificação e monitoramento de novos riscos.

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Aquisições

Administrar as aquisiçõesÉ o processo de monitoramento e gerenciamento dos fornecedores e

contratados e seus devidos contratos.

Este processo depende muito do fluxo de cada empresa.

O importante para o GP é garantir a formalização do contrato e seus serviços.

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Grupos de Processos

Monitoramento e o controle do projeto ocorrem em paralelo a sua execução e aos demais grupos de processos. Os grupos de processos podem ser retomados sempre que possível.

IP

EM&C

C

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Processo de Encerramento

Dentro do ciclo de vida do projeto ele tem:INÍCIO > MEIO > FIM

Encerrar o projeto ou faseResponsável pelas seguintes atividades• Obter a aceitação do produto final• Documentar as lições aprendidas• Revisar a metodologia e os processos da empresa

devido a aprendizados• Documentar todo histórico do projeto em lugar

adequado• Avisar os stakeholders que a fase ou projeto foi

encerrado e liberar os membros da equipe

Encerrar aquisiçõesTão simples quanto formalizar aos parceiros que o projeto foi encerrado e revisar o contrato, caso necessário.

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Processo de Encerramento

Resumo de documentos geradosComo citado no início do treinamento, não se pode usar mais energia para planejar e gerenciar um projeto do que para executá-lo. Por isso é importante observar quais documentos e processos realmente devem ser utilizados.

Lista de documentos possíveis

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Conclusão

Passando por todos os processos demonstrados até aqui, o seu projeto terá maiores chances de sucesso!

De uma forma bastante resumida, um projeto precisa de:

• Um GP que atue como um verdadeiro líder• Ter seus objetivos claros e entendidos por todos os stakeholders• Planejamento adequado das 9 áreas de conhecimento, de acordo com o PMBOK

(integração, comunicação, riscos, recursos humanos, aquisições, tempo, custos, escopo, qualidade)

• Que a execução seja acompanhada de perto pelo GP, pelos líderes das áreas envolvidas e pelo cliente

• Monitoramento e Controle adequados, para que seja percebida qualquer variação sobre o que foi planejado

• Um encerramento adequado, pois projeto sem fim não é um projeto, é um castigo.

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O Que esperam de um GP?

• O que o Mercado e os clientes esperam?

• Como as demais áreas entendem o papel do GP?

Discussão em Sala de Aula

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Obrigado!

Prof. Alexandre Bessa