Produtividade e controle na gestão de recursos

E-book gratuito

A gestão financeira é um dos aspectos mais importantes do dia a dia das empresas. Especialmente nas PMEs, em que a separação entre pessoa física e pessoa jurídica ainda não está completamente solidificada, é importante contar com o apoio de tecnologia para otimizar controles.

Por isso, nos unimos à Omie (sistema ERP online que oferece soluções para empreendedores e contadores) para trazer dicas e informações sobre como a tecnologia desempenha um papel fundamental na profissionalização das PMEs.

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Erros que devem ser evitados na gestão financeira:

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O primeiro passo para melhorar o desempenho da

empresa é ter uma visão estratégica sobre o negócio,

o que deve começar pela gestão financeira. Ao usar

as melhores práticas para analisar e gerir receitas

e despesas de um negócio, o empreendedor ganha

muito mais ferramentas para traçar ações que gerem

um crescimento sólido.

Empresas que não investem em planejamento

e na organização de seus negócios têm mais

dificuldade de se destacar em um mercado

cada vez mais competitivo, como o atual. Em setores

com margens de lucro apertadas, uma gestão

financeira de alto nível desempenha um papel ainda

mais essencial, por ajudar a maximizar os recursos.

Entretanto, muitas empresas ainda cometem erros

de gestão financeira que podem ser fatais para

a continuidade do negócio. Entre esses erros estão:

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Ter um orçamento traçado é fundamental para planejar

e gerenciar o negócio. Sua empresa só poderá crescer

da maneira correta e alcançar suas metas se houver

um objetivo claro de onde se quer chegar - e qual

a melhor rota para isso. Todo planejamento parte

de um orçamento bem desenvolvido e cumprido à risca.

Para realizar um bom planejamento de orçamento,

é preciso saber (ou pelo menos estimar com boa

precisão) os gastos com alguns elementos que fazem

parte do dia a dia de qualquer empresa, como:

pessoas, despesas administrativas, equipamentos,

manutenção e compra de insumos.

Ausência de orçamento.

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Qual é o valor necessário ter em caixa para manter

a operação de uma empresa? Este número é chamado

de capital de giro. Para calculá-lo é preciso uma boa

análise do orçamento, para identificar não apenas

as principais receitas e despesas, mas também

a duração do ciclo de negócios.

Fatores como o tempo médio que os clientes levam

para pagar pelo produto ou serviço e também o prazo

de recebimento estabelecido pelos seus fornecedores

estão entre os que devem ser analisados com muito

cuidado, pois têm muito impacto na saúde financeira

do negócio.

Com base na análise do orçamento, o empreendedor

poderá definir com mais clareza o valor que deverá

ser mantido em caixa para que, mesmo em momentos

de baixa ou no caso de situações inesperadas,

seja possível manter o negócio funcionando.

Falta de capital de giro.

Uma falha comum na gestão financeira é não ter

clareza sobre o fluxo de recebimentos, o que provoca

consequências no fluxo de caixa. Os gestores precisam

saber quanto dinheiro entra na empresa, em que datas,

quais produtos vendem mais, quais são os melhores

clientes e quanto cada cliente rende para a empresa,

entre outros fatores.

Isso faz com que seja possível definir estratégias para

aumentar as vendas, evitar desbalanceamentos

no fluxo de caixa (saídas maiores que entradas)

e garantir estoques corretos dos itens mais importantes.

O controle dos recebimentos gera informações sobre

o desempenho financeiro da empresa, o que facilita

a definição dos orçamentos e sua correta execução.

Investir na automação dos sistemas contábeis

ou em softwares para gestão financeira é uma forma

efetiva e de custo/benefício para resolver esse tipo

de problema.

Erros nocontrole de recebimento.

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Assim como acontecem erros no controle da entrada

de dinheiro, as PMEs também podem pecar por erros

nas despesas. Uma falha comum é a ausência

de estimativas dos custos fixos, como aluguel, salários,

água, luz, telefonia e equipamentos específicos para

a operação do negócio. Muitas vezes, isso decorre

da inexistência de um orçamento bem elaborado.

Essas situações podem impedir um crescimento

acelerado ou até mesmo inviabilizar a continuidade

do negócio. O gestor deve saber quais são as contas

fixas da empresa, quanto é gasto em média com cada

item desses custos e se existe perspectiva de novas

despesas no futuro.

Falta de estimativa de despesas.

Esse é um erro clássico: ainda é muito comum

que empresários misturem as contas pessoais com

as da empresa, seja pagando despesas pessoais

a partir da pessoa jurídica ou o contrário. Essa prática

faz com que seja muito mais difícil gerenciar o negócio

de forma adequada, comprometendo a eficiência

da operação e gerando problemas de segurança

fiscal e jurídica.

Evitar esse problema é simples, por um lado,

e difícil por outro. O mais difícil é mudar a cultura

do empresário, que, ao ver o dinheiro entrando

na empresa, pode ser tentado a priorizar despesas

pessoais. Realizar essa mudança de cultura

é essencial para desenvolver um negócio sólido.

Mistura de contas físicas e empresariais.

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Analisar o desempenho é medir os resultados

do negócio e compará-los com períodos anteriores

e com o orçamento definido previamente. Sem realizar

essa avaliação, nenhum gestor consegue saber se

a empresa vai bem e quais são os pontos de melhoria.

O estudo dos resultados permite estabelecer

estratégias de gestão que busquem melhorar

os indicadores da empresa. O gerenciamento mais

eficiente deve levar em consideração o planejamento,

controle e análise de todas as movimentações

do negócio, de entrada e saída financeira.

Somente assim é possível ter elementos que indiquem

se a empresa está no caminho de alcançar

os resultados desejados.

Faltade análises de desempenho.

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Muitas pequenas e médias empresas ainda realizam

o gerenciamento financeiro do negócio com base

em planilhas de Excel e documentos físicos. Com isso,

deixam de ter uma visão global e em tempo real do que

acontece e, mais ainda, aumentam a possibilidade

de falhas de gestão, seja pela digitação incorreta

de números ou pela falta de controle.

Hoje, a tecnologia é fundamental para aumentar

o controle dos negócios e identificar rapidamente

se algum item está diferente do planejamento

estabelecido. O uso de ferramentas de gestão gera

mais segurança e produtividade para os processos

de negócios.

Sistemas de gestão financeira, automação

de pagamentos e gestão empresarial estão disponíveis

para pequenas e médias empresas por meio

de plataformas online (os chamados SaaS), em que,

por uma mensalidade acessível, o negócio passa

a ser gerenciado de maneira muito mais profissional.

Falta de investimento em tecnologia.

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Definir objetivos financeiros é fundamental

para a gestão dos negócios, pois são os números

que definirão os caminhos a serem seguidos. Por isso,

as metas têm algumas características importantes:

· Precisam ser realistas e tangíveis, mas ao mesmo

tempo têm de ser desafiadoras;

· Precisam ser representadas por valores financeiros;

· Precisam ser atualizadas periodicamente

e em tempo hábil para correções de rumo;

· Precisam ser definidas em conjunto com a equipe

que irá buscar esses resultados;

· Metas não são apenas números: elas devem

ser acompanhadas por uma estratégia para alcançar

esses números;

· Estão atreladas a recompensas tangíveis

e que são vistas como valiosas pela equipe.

Como definir metas para o plano financeiro?

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O que é Demonstração do Resultado do Exercício?

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A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)

é uma das principais ferramentas que uma empresa

pode utilizar para entender a sua situação financeira.

Quando bem aplicado, ela mostra se a empresa tem

uma atuação sólida e se o seu negócio tem futuro.

Em linhas gerais, a DRE é um relatório que apresenta,

de forma resumida, as receitas, despesas e custos

de uma empresa. No Brasil, o período contábil

de apuração vai de 1º de janeiro a 31 de dezembro

e, com isso, a contabilidade precisa apurar anualmente

o lucro ou prejuízo da empresa para prestar contas

ao Fisco.

No primeiro dia do ano, a empresa tem saldo zero

e, ao longo dos meses, os lançamentos (receitas

e despesas) vão sendo registrados e gerando

a posição financeira da PME.

A DRE é dividida em três grupos.

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RECEITAS - são os valores recebidos pela empresa

para sua operação. Um varejista, por exemplo,

pode obter suas receitas pela venda de produtos

e de serviços. As receitas também incluem todas

as deduções, como devoluções de impostos.

O saldo das receitas é o valor que a empresa

poderá usar para pagar seus custos e despesas.

CUSTOS - são todos os gastos que a empresa tem

para gerar suas receitas. Em uma indústria, a compra

de máquinas e as despesas com mão de obra

são custos. Tudo o que é essencial para que a empresa

exista deve ser considerado como um custo.

DESPESAS - são os demais gastos da empresa,

que não têm uma relação direta com a geração

de receitas. O departamento financeiro, por exemplo,

é uma despesa, pois a empresa não depende dessa

área para realizar as atividades de geração

de receitas.

O ideal é que a DRE seja acompanhada mensalmente

pelo empresário e pelo contador, para que divergências

sejam percebidas rapidamente e seja possível tomar

ações de correção em tempo hábil.

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Cuidar da contabilidade de forma eficiente é essencial

para que a empresa seja saudável.

Tecnologia é essencial para isso.

Para que uma PME se mantenha saudável, ela precisa

cuidar de sua contabilidade de forma eficiente.

Este profissional pode auxiliar, com seu olhar

estratégico, a gestão financeira do negócio.

Assim, o profissional passa a ajudar os empresários

a aumentar a eficiência de seus negócios

e pagar menos impostos sem infringir nenhuma lei.

A importância das integrações.

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A união entre o Sistema de Gestão Empresarial (ERP)

e o software do contador da empresa também

pode gerar benefícios, confira alguns:

Sistema de Gestão Empresarial (ERP) + Software do contador.

MAIS TEMPO para focar em seu negócio e precisar

de menos tempo para burocracia. Com a integração

entre os sistemas, o contador consegue acessar

diretamente os documentos necessários

para a apuração dos impostos e produção

dos demonstrativos e balanços.

ECONOMIA com serviços de transporte para envio

dos documentos físicos, reduzindo custos e permitindo

direcionar os recursos da empresa para tarefas

que possam gerar mais benefícios.

PRECISÃO das informações, já que a integração

elimina erros de digitação. O envio de informações

corretas reduz tempo de operação e dinheiro investido.

CONSULTORIA CONTÁBIL especializada

por meio da análise de resultados, pois a integração

dá melhores condições de atuar como um consultor

de negócios.

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GUARDA LEGAL DOS XMLS das notas fiscais

eletrônicas recebidas e emitidas no sistema pelo tempo

estabelecido em lei, o que garante a manutenção

do acervo e libera o acesso desses documentos

para o seu contador.

ORGANIZAÇÃO da vida financeira da empresa,

simplificando o controle sobre o pagamento

dos impostos.

INTEGRAÇÃO entre o software de gestão

e o sistema usado pelo contador pode ser decisiva

para alavancar o desempenho da PME.

ATENDIMENTO ÀS NORMAS internacionais

de contabilidade, o que deixa a empresa em condições

adequadas para eventuais participações em fusões,

aquisições ou na venda do negócio.

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