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Produto Gestão de

Pessoas - Versão 4w

Modulo Controle de Ponto (Ronda) Processo: Básico

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PRODUTO SISTEMA MÓDULO PROCESSO

Gestão de Pessoas Vetorh 4w Controle de Ponto Básico

Considerações O Controle de Ponto (Ronda) trabalha praticamente apenas com horas, as quais são basicamente acumuladas (“Guardadas”) em 2 tipos de acumuladores, são eles: Situações: Tabelas/Situações/Cadastro As situações são acumuladores de horas que são utilizados durante o processo de apuração do ponto e geração do cartão ponto do colaborador. Eventos: Tabelas/Gerais/Eventos Os eventos são itens da folha de pagamento, e são utilizados apenas no processo de Integração das Horas do Controle de Ponto com a folha. RELÓGIO E COLETOR:

Relógio = Equipamento onde o colaborador passa o seu crachá, para leitura.

Coletor = Definição do sistema para identificação da origem dos arquivos de marcações. Ou seja, as configurações para coleta de informações de arquivos de cada Relógio.

LEITURA O primeiro passo a ser executado após a definição do cálculo no sistema, seria a configuração dos coletores, separação de marcações e a leitura dos arquivos gerados pelos coletores.

1. Configuração de Coletores

Em Tabelas/Coletores/Modelos faz-se a configuração dos Coletores (Local onde o colaborador passa o crachá), para que o sistema possa localizar o local onde é gravado o arquivo e possa fazer a leitura do mesmo de acordo com o layout gerado pelo coletor.

Figura 1 - Tabelas/Coletores/Modelos

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Existem 6 tipos predefinidos de configuração no sistema, onde é gerada automaticamente a configuração do coletor, apenas Escolhendo um dos modelos destacados a seguir:

Figura 2 - tela de pesquisa de Coletores

Ou seja, no caso dos coletores destacados acima, bastaria escolher um dos modelos que o registro de marcações já será gerado de acordo com o coletor. Mas deve ser levado em conta que hoje também já existem diversos coletores da mesma marca que podem possuir layouts diferenciados dos gerados automaticamente pelo sistema. Após informar um dos coletores, basta informar no campo “Diretório Marcações” o local onde esta o arquivo de Marcações gerado pelo coletor. No caso dos demais coletores (1, 8, 11) a utilização é a seguinte: Coletor 1: Digitado Usado para a leitura de arquivos de marcações digitadas através da tela Cálculos/Apuração/Digitar (Utilizado para digitar marcações de vários colaboradores ao mesmo tempo), neste caso o processo é o mesmo dos demais coletores com configuração disponível. Ou seja, basta selecionar modelo 01 e indicar o diretório onde o arquivo foi gerado. Coletor 8: Outros Este modelo é utilizado no caso da marca do coletor não ser nenhuma das que já são disponibilizadas pelo sistema, (Seria como um modelo genérico). Escolhendo este modelo o sistema não ira gerar nenhuma informação pré configurada, sendo necessária a informação por completo do layout do coletor em questão (Registro Mestre, Registro de Marcações) que veremos a seguir. Coletor 11: Captura Ponto (Ponto no Computador) Layout para leitura dos arquivos de marcações gerados pelo utilitário Captura ponto, software que esta disponível na instalação do sistema, o qual não será abordado nesta apostila.

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1.1 Configuração do Registro Mestre e Registro de Marcações do Coletor: Nestes itens existem algumas letras pré-definidas, para que o sistema possa “entender” o conteúdo dos arquivos de marcações. De acordo com o Descrito a seguir:

1.1.1 Registro Mestre

É como se fosse um cabeçalho do arquivo. Em alguns casos existem coletores que possuem em seu layout, uma primeira linha onde é informado, por exemplo, a data a qual se refere às marcações que constaram no arquivo. Nesta linha estão disponíveis as seguintes opções para configuração do layout no sistema: D Para o dia M Para o mês A Para o ano h Para a hora m Para o minuto E Código da Empresa

EX: Informação gerada pelo coletor para o Registro Mestre: Empresa0111/11/2008

Configuração no sistema na Linha do Registro Mestre: 00000000EE0DD/MM/AAAA Onde esta informado 0(zero) significa que a informação será ignorada pelo Ronda, pois para o Ronda não importaria a palavra “Empresa” e espaços em branco, apenas interessa a data e numero da empresa que consta no arquivo.

1.1.2 Registro de Marcações

É a linha onde constará o lançamento das marcações dos colaboradores, a cada hora. Ou seja, suas entradas e saídas da empresa, dia a dia. Neste item estão disponíveis as seguintes letras para configuração: C Cadastro do Colaborador V Via do crachá do Colaborador E Código da Empresa D Dia da marcação M Mês da marcação A Ano da marcação h Hora da marcação m Minuto da marcação R Código do relógio da marcação r Código Alfa do relógio da marcação F Código da função da marcação X Código da função da marcação, em hexadecimal q Quantidade de refeição P Código do PIS do colaborador N Número do REP - Número Fiscal do Coletor

EX: O Coletor gera uma linha de marcações da seguinte maneira: 00 0001 000000001 DATA 22/12/2008 08:00 Onde pelo que sabemos 0001 é a empresa e 000000001 é o cadastro do colaborador, e na seqüência a data e a hora da marcação. No sistema, a configuração do registro de marcações ficaria da seguinte maneira:

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000EEEE0CCCCCCCCC000000DD/MM/AAAA0hh:hh Da mesma forma que no registro mestre, o 0(zero) significa que a informação será ignorada pelo Ronda pois as informações nestas posições não são relevantes. As letras “R,r e F” são utilizadas para identificar o Relógio e a função informada no momento do colaborador passar o crachá. A letra “q” serve para informar a quantidade de refeição reservada ou consumida pelo colaborador em determinado horário.

2. Separação de Marcações

Figura 3 - Tabelas/Coletores/Separação

Em Tabelas/Coletores/Separação - Neste item podemos configurar a separação de marcações, no caso de a empresa possuir mais de um Relógio, ou ainda possuir um único Relógio, que executada mais funções alem de apenas a marcação de ponto. Na figura acima temos uma separação onde o mesmo coletor tem um uso de Acesso e Marcação de Ponto. Ou seja, o colaborador poderá apenas passar seu crachá e entrar na empresa, sem marcar seu ponto, ou ainda poderá passar o crachá e digitar a Função 01 no coletor e marcar seu ponto. Abaixo será detalhado cada campo desta tela: Relógio:


Este é o número de identificação de cada equipamento de leitura de crachás da empresa. No Sistema seu cadastramento é efetuado em Tabelas/Coletores/Coletores, neste caminho daremos um nome a cada Relógio que a empresa possuir, a numeração é definida pela empresa. Ex: Uma empresa possui um total de 4 Relógios. Os quais estão nos seguintes locais do pátio da empresa: Portaria, Administrativo, Produção e Refeitório.

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Desta forma poderemos cadastrar os relógios em Tabelas/Coletores/Coletores, usando uma numeração seqüencial, e identificando cada um pelo local onde o mesmo esta, conforme exemplo:

Figura 5 - Tabelas/Coletores/Coletores

Função:


Esta é a identificação para o relógio do que se quer que o mesmo faça. Ou seja, conforme exemplo, queremos apenas entrar na empresa, ou ainda queremos efetuar uma marcação. Esta informação é cadastrada em Tabelas/Coletores/Funções conforme figura abaixo:

Figura 7 - Tabelas/Coletores/Função

Na descrição, será informada apenas uma breve identificação da função.

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Já no caso da função 00(zero) informada na tela de separação, quer dizer que basta o colaborador passar o crachá e não precisa executar mais nenhuma operação. Ou seja, não é gerado nenhum código de função pelo Relógio e o campo fica zerado. Esta operação também deverá ser identificada para que o sistema saiba o que fazer neste caso, conforme exemplo da figura 3, onde foi definido que se não for informada a função quer dizer que o colaborador esta apenas acessando as dependências da empresa, sem marcar seu ponto. Código/Uso:

Figura 8- Tabelas/Coletores/Separação

No campo código são informados tipos de identificações predefinidas no sistema para identificação do que o sistema deverá fazer com as marcações que possuem o Relógio e a função igual aos indicados nos campos anteriores. Na figura 9 estão as informações possíveis de ser informadas neste campo:

Figura 9 - Tabelas/Coletores/Separação - Código de Uso

Abaixo estão descritos os usos de cada código: 1 Acesso - O Relógio fará liberação do Acesso a empresa 2 Marcação de Ponto - O Relógio fará marcação de ponto 3 Marcação de Refeitório - O Relógio fará marcação de entrada ou saída do Refeitório ou ainda reserva de refeição 4 Ponto + Refeitório - Com a mesma função o Relógio fará marcação de ponto e de refeitório (Entrada, Saída,Reserva) 5 Saída Justificada - O Relógio fará a identificação de uma saída da empresa justificada 6 Entrada Justificada - O Relógio fará a identificação de uma entrada na empresa justificada 7 Rateio de Mão de Obra - O Relógio fará a identificação de Rateio no caso da empresa trabalhar com rateio de Mao de obra. 10 - Estacionamento + Ponto

A opção de Estacionamento era utilizada para o modulo de segurança, não sendo mais valida atualmente na versão 4w.

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Direção:


Item que identifica se o colaborador esta saindo ou Entrando na Empresa, podendo assim a empresa utilizar um relógio para saída e outro para entrada: E Entrada S Saída

Atualmente esta rotina não está habilitada na versão 4w. Sendo assim poderá deixar o campo em branco, pois a identificação será feita apenas através do horário que o colaborador começa a trabalhar. Sit:


Campo onde é informada a situação a ser gerada de acordo com os usos 5 e 6 (Entrada e saída justificada). Na situação informada neste item serão calculadas as horas as quais o colaborador teve uma saída ou entrada justificada na empresa. Término: Funciona em conjunto com o campo Sit, valido apenas para os usos 5 e 6. Indica quando se dará o termino desta saída, podendo ser: D Dia - A saída termina no mesmo dia em que iniciou. R Retorno - A saída somente terminará quando o colaborador realizar a próxima marcação, mesmo em dias posteriores.

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3. Leitura de Marcações

Após configuração dos coletores e separação de marcações, o próximo passo é a leitura dos arquivos de marcações. Para isso será necessário acessar o item Cálculos/Apuração/Leitura:

Figura 12 - Cálculos/Apuração/Leitura

Onde podemos informar apenas um período e alguns colaboradores, ou ainda fazer a leitura de todo o período e todos os colaboradores.

Figura 13 - Cálculos/Apuração/Leitura - Tela para seleção de Arquivos

Nesta tela serão apresentados todos os coletores e diretórios configurados no item Coletores visto anteriormente. Com isto basta pressionar Enter sobre cada linha de coletor que deseja fazer a leitura neste momento, e após pressionar “Confirma – F6” para confirmar a leitura dos arquivos selecionados. Após a leitura os as marcações que estão nos arquivos selecionados serão gravadas em Cálculos/Apuração/Acertos/Colaborador.

4. Apuração

4.1 Definição de Situações

No item Cálculos/Apuração/Definições/Situações será informado, por exemplo, em quais situações o Ronda ira acumular as horas que não estiverem de acordo com o horário do colaborador (Extras, atrasos, etc..). Conforme abaixo:

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Figura 14 - Cálculos/Apuração/Definições/Situações - Pasta Gerais

Figura 15Cálculos/Apuração/Definições/Situações - Pasta Extras

4.2 Acertos Colaborador Os acertos são ajustes necessários nas marcações dos colaboradores, nos casos, por exemplo, onde o colaborador esqueceu de marcar o ponto e para que não sejam descontadas horas do

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mesmo o seu superior terá de digitar uma marcação para o que o sistema considere da mesma forma como se o colaborador tivesse feito esta marcação. Este item poderá ser acessado através do menu Cálculos/Apuração/Acertos/Colaborador, ou pelo ícone: O acerto geralmente só se faz necessário nos dias onde ocorreu uma exceção. Ou seja, o Colaborador não fez as suas marcações dentro do seu horário determinado de trabalho, ou ainda, esqueceu de fazer alguma das marcações. Esta exceção poderá ser identificada na tela de acertos pelo item Exec conforme linha destacada na figura abaixo:

Figura 16 - Cálculos/Apuração/Acertos/Colaborador

4.3 Acertos por Exceções Este item é acessado através do caminho Cálculos/Apuração/Acertos/Exceções ou pelo ícone:

Figura 17 - Cálculos/Apuração/Acertos/Exceções

Neste item serão feitos os mesmos acertos do item Acertos/Colaboradores, a única diferença é que serão demonstrados apenas os dias marcados com exceção (Exec).Sendo possível a seleção de apenas algumas situações apuradas ou ainda apenas alguns colaboradores de determinado local da empresa.

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5. Integração

5.1 Configuração de Eventos

Para gerar as horas para a folha de pagamento, é necessário configurar os eventos no Ronda onde serão levadas estas horas. Esta configuração será feita em Tabelas/Gerais/Eventos:

Figura 18 - Tabelas/Gerais/Eventos

Código Alfa: Este campo somente será utilizado se o sistema de folha de pagamento não for o sistema de Administração de Pessoal da Senior, e se faz necessária uma identificação diferenciada dos eventos (Valido apenas para o layout do arquivo de integração). Tipo: Tipo de informação que o evento ira gerar sendo elas: H Horas Diurnas N Horas Noturnas V Valor (Utilizado nos casos que o evento deverá ser lançado como valor e não horas na folha) Q Quantidade de vezes que a situação ocorreu (conforme base de cálculo do evento) Diminuir Normais: S Sim, as horas calculadas neste evento devem diminuir o evento de horas normais N Não devem diminuir o evento de horas normais

Esta opção utilizada quando a empresa opta por integrar as Horas trabalhadas.

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Projetar: S Sim, este evento deverá ser projetado até a data final do período da folha. Geralmente é usado para horas normais, DSR e afastamentos. N Não deve ser projetado até a data final do período da folha

Se este item estiver marcado como S o sistema irá gerar as horas deste evento de acordo com o período de folha, e não mais de acordo com o período de apuração. Ou seja, irá considerar os afastamentos e horas normais do período de folha mesmo que a leitura deste período ainda não tenha sido feita. Exemplo: Uma empresa que fecha o ponto no dia 25 e deseja projetar as horas normais até o dia 30. Neste caso o período do ponto é de 26 a 25 e o período da folha é de 01 a 30 com S as horas deste evento serão geradas de 1 a 30.

Limite Mínimo: Neste campo poderá ser definido um limite mínimo de horas que o evento deverá atingir, para que seja levado para a folha. Exemplo: Determinada empresa quer que somente os colaboradores que atingirem 2 ou mais horas faltas no mês, tenham o desconto destas horas, o que for inferior a isso será desconsiderado. Neste caso bastaria informar 02:00hs neste campo. Limite Maxímo: Neste campo podemos definir um limite Maximo de horas que serão geradas no evento. As horas que excederem este limite poderão ser geradas em outro evento, o qual é definido no campo Diferença. Gerar: Define como o evento deve ser gerado para a folha, de acordo com as opções abaixo:

1 Se o evento estiver zerado, não deve ser gerado. 2 Gerar o evento sempre, mesmo quando estiver zerado. 3 Se o evento tiver valores, deve ser gerado com zeros. 4 Nunca lançar no movimento, usado somente nas regras.

Base - F6: Deverá conter as situações apuradas que deverão totalizar as horas do evento, conforme exemplo da figura abaixo:

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Informar o código da situação e seu sinal, +(Soma ao total) e - (Diminui do total). Para as situações de afastamento será habilitado o campo Horas e o campo DSR, com as seguintes opções: Horas: A Somatório das horas apuradas ou digitadas nos Acertos. D Cálculo conforme o total de dias multiplicado pelas horas de um DSR (definido na escala).

DSR: S Sim, as horas de DSR que estiverem dentro do afastamento devam somar neste evento. N Não, estas horas devem ser somadas no evento do DSR.

5.2 Configuração de Arquivo

Em Cálculos/Apuração/Definições/Arquivo, é definido o nome do arquivo onde serão gravadas as informações para folha de pagamento e o seu lay-out:

Figura 19 - Cálculos/Apuração/Definições/Arquivo

No campo “Nome” informar o nome do arquivo, usando até 30 posições, onde os eventos serão gravados. Pode-se informar também uma unidade de disco, diretórios e sub-diretórios. Exemplo: eventos.txt

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No campo “Mestre” informar o lay-out do registro mestre, existente somente na primeira linha do arquivo, usando até 100 posições. Se não houver mestre, deixar este campo em branco. Podem ser usadas as seguintes letras: " Aspas, para comentários ou letras fixas; P Maiúsculo, código da empresa do colaborador; F Código da filial do colaborador; D Maiúsculo, dia inicial do período; M Maiúsculo, mês inicial do período; A Maiúsculo, ano inicial do período; S Maiúsculo, número seqüencial (conta a partir desta linha); d Minúsculo, dia final do período; m Minúsculo, mês final do período; a Minúsculo, ano final do período. Obs.: A letra F apenas será tratada no caso de utilização do campo de abrangência de filial na tela de geração da Integração. No campo “Eventos” Informar o lay-out da linha dos eventos, usando até 100 posições. Será gerado uma linha para cada evento. Utilizar as letras abaixo: " Aspas, para comentários ou letras fixas P Código da empresa do colaborador F Código da filial do colaborador C Cadastro do colaborador E Código do evento x Código alfanumérico do evento h Quantidade de horas n Quantidade de minutos (parte fracionária) c Quantidade de centésimos (parte fracionária) q Quantidade de minutos (total) V Valor do evento (parte inteira) v Valor do evento (parte fracionária) D Dia inicial do período M Mês inicial do período A Ano inicial do período d Dia final do período m Mês final do período a Ano final do período S Número seqüencial das linhas do arquivo N Número do nível. Indicar nível desejado R Valor da variável VarInt usada na regra geração

5.3 Gerando a Integração

Após as configurações anteriores, e a leitura de todos dias do período de apuração, é hora de fazer a integração das horas com a folha de pagamento. Esta operação e feita pelo item Cálculos/Integração/Gerar conforme abaixo:

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Se informado S no campo “Gerar Arquivo”, é gerado o arquivo txt com os eventos. No campo “Nome Arquivo” Informar o nome do arquivo onde os eventos serão gravados. Pode-se informar também uma unidade de disco, diretórios e sub-diretórios (caminho completo).

Elaboração Suporte Gestão de Pessoas Versão 4w. [email protected]

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