Project Avancado

Microsoft

ProjectProject AVANÇADO

U123B

Arthur Nunes Ferreira Neto

E S C O L A T É C N I C A D E I N F O R M Á T I C AMS-Project Avançado

Sumário1. INTRODUÇÃO E OBJETIVOS DO CURSO 4

2. PERSONALIZANDO O MS-PROJECT 5

2.1. BARRAS DE FERRAMENTAS E MENUS 52.2. TABELAS 62.3. RELATÓRIOS 62.4. MODOS DE EXIBIÇÃO 72.5. FILTROS 72.6. CALENDÁRIOS 82.7. FORMULÁRIOS 82.8. MAPAS DE IMPORTAÇÃO/EXPORTAÇÃO 92.9. MACROS 92.10. USANDO O ORGANIZADOR DO MS-PROJECT 10

3. OLE E HYPERLINK ENTRE O MS-PROJECT E APLICATIVOS 11

3.1. INSERINDO HYPERLINKS PARA TAREFAS E RECURSOS 113.1.1. HYPERLINK COM O MS-WORD 143.1.2. HYPERLINK COM O MS-EXCEL 153.1.3. HYPERLINK COM O MS-POWERPOINT 153.1.4. HYPERLINK COM O MS-ACCESS 163.1.5. HYPERLINK COMO OUTRO PROJETO MS-PROJECT 16

3.2. USANDO O MS-PROJECT PARA INCORPORAR E VINCULAR OBJETOS 173.2.1. ONDE INCORPORAR E VINCULAR OBJETOS NO MS-PROJECT 173.2.2. VINCULANDO TAREFAS EM DOCUMENTO DO MS-WORD 193.2.3. VINCULANDO TAREFAS EM CÉLULAS DO MS-EXCEL 20

4. IMPORTAÇÃO E EXPORTAÇÃO DE DADOS DO PROJETO 21

4.1. IMPORTANDO DADOS PARA O PROJETO 214.2. EXPORTAÇÃO DADOS PARA O PROJETO 22

5. CONSOLIDAÇÃO E INTEGRAÇÃO DE PROJETOS 23

5.1. CONSOLIDANDO VÁRIOS PROJETOS 235.2. VINCULANDO TAREFAS ENTRE PROJETOS 28

6. COMPARTILHAMENTO DE RECURSOS ENTRE PROJETOS 30

6.1. COMPARTILHANDO COM O POOL DE RECURSOS 306.2. COMPARTILHANDO COM OUTROS PROJETOS 31

7. CRIAÇÃO DE MACROS NO MS-PROJECT 32

7.1. O EDITOR DO VISUAL BASIC 327.2. BIBLIOTECAS DA LINGUAGEM VISUAL BASIC 337.3. CRIANDO A PRIMEIRA MACRO 337.4. EXECUTANDO AS MACROS 347.5. USANDO O GRAVADOR DE MACROS 347.6. CRIANDO FORMULÁRIOS EM MACROS 35

8. IMPLEMENTANDO O GRUPO DE TRABALHO MS-PROJECT 38

8.1. PRÉ-REQUISITOS PARA A CRIAÇÃO DO GRUPO DE TRABALHO: 388.2. CONFIGURANDO O GRUPO DE TRABALHO 388.3. TRABALHANDO EM GRUPO 40

Arthur Nunes Ferreira Neto Página: 2


8.3.1. MENSAGENS DE ATRIBUIÇÃO DE TAREFAS 408.3.2. MENSAGENS DE ATUALIZAÇÃO DE TAREFAS 418.3.3. MENSAGENS DE SOLICITAÇÃO DE STATUS DE TAREFAS 428.3.4. MENSAGENS DE AVISO DE INÍCIO/TÉRMINO DE TAREFAS 428.3.5. MENSAGENS DA CAIXA DE ENTRADA DA WEB 438.3.6. MENSAGENS DE ANOTAÇÃO DE TAREFAS 43

8.4. MÉTODOS DE MENSAGENS INDIVIDUAIS 44



1. Introdução e Objetivos do CursoA presente apostila é destinada aos alunos que já conhecem o as funções básicas do MS-Project. O aluno terá maior proveito desta apostila se já conhecer, entre outros assuntos, como criar e acompanhar o cronograma de um projeto, como criar e atribuir recursos para as atividades, como resolver problemas de nivelamento de recursos, restrições de atividades, custos etc.

A apostila de MS-Project avançado tem como principais objetivos capacitar ao aluno:

1. Personalizar o MS-Project de acordo com as necessidades do projeto, através da criação de novas barras de ferramentas/menus, macros, tabelas, modos de exibições, filtros, mapas de exportação/importação, relatórios, calendários e formulários. Uso do organizador do MS-Project.

2. Criar o link e a integração entre o MS-Project e outras diversas aplicações, como o Word, Excel, Access, PowerPoint, etc, ampliando bastante a funcionalidade do projeto criado.

3. Importar e exportar dados do projeto para diversos formatos, como HTML, Excel, Word, Texto, Access, banco de dados do Project (.MPD), etc.

4. Fazer a consolidação e a integração entre vários projetos;

5. Implementar o compartilhamento de grupos de recursos entre diferentes projetos;

6. Usar o gravador de macros e o editor de códigos do Visual Basic para aplicativos para criação de macros no MS-Project, permitindo criar novas funcionalidades no MS-Project e a automatização de tarefas repetitivas.

7. Configurar o MS-Project para a operação em Grupo de Trabalho em uma rede de computadores.

Recomendamos a resolução de todos os exercícios presentes na apostila para um bom aproveitamento do curso. Boa sorte!



2. Personalizando o MS-ProjectExistem nove tipos de objetos que você pode criar ou alterar no MS-Project, permitindo um bom grau de personalização da ferramenta. São eles:

2.1. Barras de ferramentas e menus

Para personalizar barras de menus e ferramentas execute o comando de menu "Exibir - Barras de ferramentas - Personalizar". A caixa de diálogo "Personalizar" é exibida permitindo que você altere ou crie novos menus e barras de ferramentas. Para isto siga os seguintes passos:

1. Para modificar barras de ferramentas e menus clique com o botão direito do mouse sobre a ferramenta ou menu desejado e escolha a opção desejada do menu de contexto.

2. Para adicionar uma opção de menu ou uma ferramenta no menu e barras de ferramentas existentes, clique na guia comandos e selecione a opção que você deseja inserir. Depois arraste e solte o item selecionado sobre o menu ou barra de ferramenta desejada.



3. Para que o menu ou a barra de ferramenta alterados voltem às suas configurações originais, selecione o item na lista "Barra de ferramentas" e depois clique no botão "Redefinir".

2.2. Tabelas

Para criar novas tabelas ou alterar as já existentes no MS-Project, execute o comando de menu "Exibir - Tabela - Mais tabelas". Na caixa de diálogo "Mais Tabelas" selecione o tipo de tabela, se é de tarefa ou recurso e depois clique em "Editar" para modificar uma tabela existente, ou em "Nova" para especificar os campos de uma nova tabela.

2.3. Relatórios

Para criar novos relatórios ou modificar os já existentes, execute o comando de menu "Exibir - Relatórios". Depois selecione a categoria "Personalizados" e clique no botão "Selecionar". A caixa de diálogo "Personalizar relatórios" será exibida. Se você for criar um novo relatório, selecione uma das quatro categorias e clique "OK". Depois na caixa de diálogo exibida, configure as opções das guias "Definição", "Detalhes" e "Classificar" se o relatório for de Tarefa, Recurso ou Referência Cruzada, e da caixa de diálogo "Definição de calendário mensal" se o relatório for do tipo Calendário Mensal.



2.4. Modos de exibição

Para criar novos modos de exibição ou alterar as já existentes no MS-Project, execute o comando de menu "Exibir - Mais modos de exibição". Na caixa de diálogo "Mais modos de exibição" selecione o tipo um modo existente para editar ou em "Novo" para criar um novo modo de exibição. Você poderá criar um modo de exibição único ou uma combinação de dois modos existentes.

2.5. Filtros

Para criar novos filtros ou alterar as já existentes no MS-Project, execute o comando de menu "Projeto - Filtro Para - Mais Filtros". Na caixa de diálogo "Mais filtros" selecione um filtro existente para editar ou clique em "Novo" para criar um novo filtro.


A"?" (interrogação) do campo valor é um parâmetro que você digita em uma caixa de texto quando você aplica o filtro


2.6. Calendários

O projeto é baseado em um calendário, que por padrão é o calendário usado também pelos recursos. Porém, se você desejar criar novos calendários para o projeto ou para os recursos execute o comando de menu "Ferramentas - Alterar o período de trabalho" e depois na caixa de diálogo clique no botão "Novo". Coloque um nome para o novo calendário e selecione a opção "Criar uma cópia" se quiser que o novo calendário seja baseado em um já existente.

2.7. Formulários

Para personalizar as caixas de diálogo do MS-Project, execute o comando de menu "Ferramentas - Personalizar - Formulários". Depois selecione o formulário desejado e clique em Editar. Será exibida uma interface para que você modifique o formulário através de controles como labels, caixas de texto, botões, etc. Você também aprenderá a criar caixas de diálogo personalizadas no tópico sobre Macros.



2.8. Mapas de Importação/Exportação

Para especificar o formato de uma importação/exportação dentro do MS-Project você terá que criar um novo Mapa ou usar um dos já existentes.

Para criar um novo mapa de importação de dados, execute o comando de menu "Arquivo - Abrir" e selecione o tipo do arquivo a ser importado na caixa de combinação "Arquivos do tipo". Depois clique em "Abrir". A caixa de diálogo "Formato de importação" será exibida. Se você não quiser usar nenhum dos Mapas existentes clique no botão "Novo mapa" para definir o novo layout de importação.

Para criar um novo mapa de exportação de dados, execute o comando de menu "Arquivo - Salvar como" e selecione o tipo do arquivo a ser exportado na caixa de combinação "Salvar como tipo". Depois clique em "Salvar". A caixa de diálogo "Formato de exportação" será exibida. Se você não quiser usar nenhum dos Mapas existentes clique em "Novo mapa" para definir o layout de exportação.

2.9. Macros

Para modificar uma macro existente, execute o comando de menu "Ferramentas - Macro - Macros". Na caixa de diálogo "Macros" selecione o nome da macro e clique em "Editar".

Para criar uma nova macro você tem diversas opções. Você poderá usar o gravador de macros, o editor do Visual Basic, ou executar o comando de menu "Ferramentas - Macro - Macros" e na caixa de diálogo "Macros" selecionar na caixa de combinação "Macros em" o local onde a macro vai ser criada e depois clicar no botão "Criar". Você verá como criar macros em outro tópico desta apostila.



2.10. Usando o Organizador do MS-Project

Com todos os recursos de personalização que o MS-Project possui, se faz necessário uma ferramenta para organizar todos estes recursos. Esta é a finalidade do Organizador do MS-Project, organizar os nove tipos diferentes de recursos que podem ser personalizados nos projetos, promovendo a reutilização destes recursos em outros projetos e modelos. Com isto você não terá que criar o mesmo recurso duas vezes, você poderá copiar o recurso através do Organizador.

Com o Organizador você poderá Copiar entre projetos e modelos, Renomear ou Excluir um recurso.

Para exibir o organizador você poderá usar qualquer uma das caixas de diálogo que criam os recursos, você verá nelas um botão que chama o Organizador. Outra opção é execute o comando de menu "Ferramentas - Organizador". A caixa de diálogo "Organizador" será exibida com as seguintes opções:

As duas caixas de combinação "Modos de exibição disponíveis em" exibem todos os arquivos do MS-Project abertos.

Por exemplo, se você criar uma nova barra de ferramentas em um projeto e quiser que esta barra de ferramentas também seja usada em todos os projetos baseados em um determinado modelo, o que fazer? Abra os arquivos do modelo e do projeto. Depois chame o organizador , clique na guia "Barras de ferramentas" e por fim, copie o recurso do projeto para o modelo.


O modelo Global é o modelo de projeto padrão do MS-Project. Os recursos colocados no modelo Global, estarão disponíveis para todos os projetos baseados neste modelo.

Estes recursos só estarão disponíveis para o projeto ativo.


3. OLE e Hyperlink entre o MS-Project e aplicativos

3.1. Inserindo Hyperlinks para Tarefas e Recursos

O recurso do hyperlink, presente nos aplicativos do MS-Office e outros, permite que você execute um aplicativo, abra um arquivo deste aplicativo e também se posicione em determinado local deste arquivo. Este é um recurso muito útil em um projeto, pois você poderá fazer um hyperlink entre as tarefas ou recursos e documentos, planilhas, apresentações, relatórios, formulários, etc.

Para criar um hyperlink você deverá selecionar uma tarefa ou recurso e depois clicar na ferramenta "Hyperlink" localizada na barra de ferramentas "Padrão". Será exibida a caixa de diálogo "Inserir hyperlink" para que você insira a localização do arquivo e opcionalmente um local dentro do arquivo para fazer o hyperlink.

Depois de criar o hyperlink será exibido um ícone ao lado da tarefa ou recurso indicando o local onde você deve clicar para executar o hyperlink.

A barra de ferramentas "Web" aparecerá para permitir que você navegue entre o MS-Project e os outros arquivos, além de oferecer opções de pesquisa na Web.







As opções da caixa de diálogo "Inserir hyperlink" são:

Os tópicos seguintes mostram alguns dos tipos de hyperlink que você vai poder criar:

3.1.1. Hyperlink com o MS-Word

O local definido no arquivo é o Indicador inserido no documento ou Texto do documento colado no campo Subendereço do hyperlink do Microsoft Project.


Localização do arquivo

Local dentro do arquivo. Este local depende do aplicativo

O caminho relativo se baseia na localização do arquivo atual que possui o hyperlink. Use esta opção se você pretende mudar a localização do arquivo no futuro.


3.1.2. Hyperlink com o MS-Excel

O local definido no arquivo é o nome da planilha e a referência de célula separados por uma exclamação. Exemplos de referência de células são: E5, A1:D5, Banco_de_dados, etc.

3.1.3. Hyperlink com o MS-PowerPoint

O local definido no arquivo é o número do Slide.



3.1.4. Hyperlink com o MS-Access

O local definido no arquivo é qualquer um dos objetos do MS-Access, que podem ser: Tabelas, consultas, formulários, relatórios, macros e módulos.

Além dos hyperlinks vistos acima você também poderá criar hyperlinks para URL da internet ou para os seguintes arquivos:

1. Arquivos HTML

2. Fichários.

3. Modelos de planilha, documento, apresentação, etc.

4. Imagens .GIF, .JPG, etc.

5. Arquivos texto.

6. Atalhos, etc.

3.1.5. Hyperlink como outro projeto MS-Project

O local definido no arquivo é o Modo de exibição e número de identificação, separados por um ponto de exclamação.



3.2. Usando o MS-Project para Incorporar e vincular objetos

Você poderá tirar muito proveito da tecnologia OLE ( Objeto Incorporado ou Vinculado ) para integrar seu projeto com outros aplicativos. O objeto incorporado perde a conexão com o objeto de origem, e o objeto vinculado reflete as atualizações do objeto de origem. Por exemplo, você pode vincular seu projeto a um documento do MS-Word, de modo que se o projeto for alterado, o retrato do projeto no MS-Word refletira esta alteração. Neste tópico vamos ver dois exemplos de vinculo entre o MS-Project e os aplicativos do MS-Office.

3.2.1. Onde Incorporar e Vincular objetos no MS-Project

Você poderá inserir um objeto incorporado ou vinculado dentro do MS-Project através do comando de menu "Inserir - Objeto". A caixa de diálogo "Inserir Objeto" será exibida com duas opções, ou criar um objeto novo a partir da lista de objetos registrados na sua máquina, ou criar um objeto a partir de um arquivo existente. Para esta última opção, você poderá vincular o arquivo ao MS-Project, ou seja, quando este arquivos for alterado, as alterações serão refletidas no objeto dentro o MS-Project.

Criando um novo objeto incorporado:

Criando um objeto a partir de um arquivo existente. Através das opções da caixa de diálogo, você poderá incorporar ou vincular o objeto. Além disto você poderá ver o arquivo no formato original ou ver apenas o seu ícone para economizar espaço na tela.



Você poderá inserir objetos nos seguintes lugares dentro do MS-Project:

1. Dentro do campo Anotações da caixa de diálogo "Informações sobre a tarefa/recurso". Neste caso você deverá usar a ferramenta "Inserir Objeto". Na figura abaixo vinculamos uma tarefa a diversos objetos vinculados. Você percebe o poder de integração que a tecnologia OLE permite?

2. Sobre o diagrama de Gantt através do comando de menu "Inserir - Objeto". Por exemplo, você pode vincular um texto do MS-Word, ou um gráfico do MS-Excel sobre o diagrama.

3. No campo "Objetos" você pode inserir objetos incorporados ou vinculados. Para inserir estes objetos exiba o "formulário de tarefas" dando um split na tela e execute o comando de menu "Formatar - Detalhes - Objetos". Depois clique no espaço para o objeto e execute o comando de menu "Inserir - Objeto". Veja uma demonstração na figura abaixo.



3.2.2. Vinculando tarefas em documento do MS-Word

Vamos demonstrar como vincular informações sobre tarefas dentro de um documento do MS-Word. Para isto siga os seguintes passos:

1. Selecione uma ou mais tarefas de seu projeto e clique na ferramenta "Copiar". Esta ferramenta copia o objeto selecionado para a área de transferência do Windows ou "Clipboard".

2. Abra um documento do MS-Word e execute o comando de menu "Editar - Colar Especial". Dentro da caixa de diálogo "Colar especial" selecione a opção "Colar vincular" e na lista escolha o formato do objeto, que pode ser um texto, uma figura, etc. Por exemplo, selecione figura, que é um formato econômico e você verá as informações da tarefa tal qual vê no MS-Project.

Agora o mais importante é que você perceba que se você alterar por exemplo a duração de uma tarefa do MS-Project que foi vinculada, esta alteração aparecerá automaticamente no objeto vinculado no MS-Word. Este é um exemplo de vínculo entre duas aplicações diferentes. Faça o teste e imagine as possibilidades de novos vínculos.



3.2.3. Vinculando tarefas em células do MS-Excel

Outra demonstração será a de vincular dados de uma tarefa do MS-Project a células de uma planilha do MS-Excel. De maneira diferente do exemplo anterior, não vamos vincular as tarefas como figuras e sim como texto dentro da célula. Você perceberá também que quando a informação da tarefa for modificada, esta alteração irá repercutir imediatamente na célula da planilha onde esta informação foi vinculada. Siga os seguintes passos:

1. Selecione uma ou mais tarefas de seu projeto e clique na ferramenta "Copiar". Esta ferramenta copia o objeto selecionado para a área de transferência do Windows ou "Clipboard".

2. Abra uma pasta de trabalho do MS-Excel e selecione uma planilha. Depois execute o comando de menu "Editar - Colar Especial". Dentro da caixa de diálogo "Colar especial" selecione a opção "Colar vincular" e na lista escolha o formato do objeto, que pode ser um texto, uma figura, etc. Por exemplo, selecione "Texto", que vai fazer com que cada campo do MS-Project será colocado em uma coluna do MS-Excel. E cada tarefa seleciona será colocada em uma linha da planilha.

3. Altere as informações das tarefas no MS-Project que foram vinculadas no MS-Excel e veja que as alterações aparecem imediatamente na planilha. Faça o teste, experimente.



4. Importação e Exportação de dados do projetoO MS-Project oferece a importação/exportação dos dados do projeto em diversos formatos. Antes de fazer a importação/exportação dos dados, você deve especificar o seu formato através da utilização de um Mapa de importação/exportação.

4.1. Importando dados para o projeto

Para importar dados para um projeto execute o comando de menu "Arquivo - Abrir" e depois selecione o tipo do arquivo a ser importado na caixa de combinação "Arquivos do tipo". Depois clique no botão "Abrir" para configurar o formato da importação.



4.2. Exportação dados para o projeto

Para exportar os dados do projeto execute o comando de menu "Arquivo - Salvar como" e depois selecione o tipo do arquivo a ser exportado na caixa de combinação "Salvar como tipo". Depois clique no botão "Salvar" para configurar o formato da exportação.

Você poderá salvar os dados do projeto para os seguintes tipo de arquivos:

1. Banco de dados do MS-Project: Arquivo com a extensão .MPD que armazena dados de um ou mais projetos ao mesmo tempo. Este tipo de arquivo é o substituto do arquivo .MPX das versões anteriores.

2. Banco de dados do MS-Access: Banco de dados relacional com a extensão .MDB. Através do MS-Access você poderá fazer consultas avançadas, formulários, relatórios, etc com os dados do projeto.

3. Pasta de trabalho do MS-Excel. Extensão .XLS. Coloca os dados do projeto em uma planilha onde você poderá usar as funções e outros recursos de cálculos do MS-Excel, além de fazer gráficos dos dados do projeto.

4. Tabela dinâmica do MS-Excel. Extensão .XLS. Coloca os dados do projeto em uma tabela dinâmica do MS-Excel, que permite a análise dos dados do projeto de maneira prática e eficiente.

5. Documento HTML. Extensão .HMTL. Este formato possibilita a exibição das informações do projeto na Web. Você poderá usar diversos modelos de páginas pré definidos pelo MS-Project.

6. Texto e CSV. Extensões .TXT e .CSV. São arquivos do tipo texto que são amplamente usados e reconhecidos pelas aplicações.



5. Consolidação e Integração de projetosVocê pode consolidar vários projetos de toda a empresa para exibir dependências entre projetos, produzir relatórios multi-projetos e melhor gerenciar recursos.

O MS-Project permite que você consolide, em um único arquivo de projeto, até 1000 projetos. Os projetos consolidados podem conter tantas tarefas, recursos e atribuições quantos sejam suportados pela memória disponível.

5.1. Consolidando vários projetos

Você poderá consolidar vários projetos com o MS-Project usando dois métodos. Em ambos os métodos o arquivo do projeto consolidado está vinculado aos projetos originais, ou seja, qualquer alteração no projeto consolidado irá repercutir imediatamente no projeto original e vice-versa. Os métodos são:

1. Através do comando de menu "Inserir - Projeto". Neste método você não precisa abrir os projetos que vão ser consolidados, basta selecionar os projetos na caixa de diálogo "Inserir projeto" usando as teclas "CTRL" ou "SHIFT".

Quando a opção "Ocultar subtarefas" está ativada, os projetos são inseridos no arquivo consolidado como uma tarefa de resumo para cada projeto.



Os projetos vão ser inseridos no projeto consolidado na ordem em que foram selecionados.

2. No outro modo de consolidação você terá que abrir os projetos que vão ser consolidados e executar o comando de menu "Janela - Nova Janela". Na figura abaixo estamos consolidando os projetos P1 e P2 selecionando ambos os projetos e clicando "OK". Um novo projeto será criado contendo os projetos P1 e P2 vinculados aos projetos originais.

Para melhor explicar como funciona a consolidação e integração de projetos imagine um projeto P1 composto das seguintes tarefas e recursos.





Tarefas de P1:

Recursos de P1:

Considere agora o projeto P2 com as seguintes tarefas e recursos.

Tarefas de P2:



Recursos de P2:

As tarefas do projeto consolidado serão semelhantes ao da figura abaixo:



A planilha de recursos consolidada é exibida na figura abaixo. Perceba que os recursos de ambos os projetos, mesmo tendo o mesmo nome, foram mantidos. Uma outra maneira de fazer a consolidação de recursos é você criar um pool ou grupo de recursos e fazer com que todos os projetos usem os recursos deste grupo.

5.2. Vinculando tarefas entre projetos

Você poderá vincular tarefas entre projetos. Uma dos modos práticos para fazer este vinculo entre projetos é criar um arquivo de projeto consolidado, usando o comando "Janela - Nova Janela" por exemplo, e depois selecionar as tarefas que vão ser relacionadas. Na figura abaixo vemos os projetos P1 e P2 consolidados e as tarefas A e D relacionadas com o tipo "TI".

Se você não quer criar um arquivo consolidado e sim apenas vincular as tarefas, você não precisa salvar o projeto consolidado. Depois de ter feito o relacionamento entre as tarefas, ele será propagado



nos projetos originais. Você inclusive poderá ver o vínculo com diferentes projetos em linhas na cor cinza e somente para a leitura do diagrama de Gantt.

Projeto P1:

Projeto P2:

Lembramos que você também poderá visualizar vários projetos ao mesmo tempo, em janelas diferentes usando o comando de menu "Janela - Organizar Tudo". Então você poderá usar os recursos de arrastar e soltar para criar relacionamentos entre as tarefas dos projetos.



6. Compartilhamento de recursos entre projetosO MS-Project permite que você atribua recursos de outros projetos para as tarefas do seu projeto. Neste tópico apresentaremos os dois modos para você compartilhar recursos entre projetos.

6.1. Compartilhando com o pool de recursos

Para implantar um pool de recursos crie um projeto novo e não adicione nenhuma tarefa. Depois siga os seguintes passos:

1. Exiba a "Planilha de recursos" através do menu "Exibir" e cadastre os recursos do pool de recursos. Depois salve o arquivo como um projeto normal, por exemplo "POLL.MPP".

2. Abra o seu projeto ao mesmo tempo que o arquivo de recursos. Você deverá sempre ter consciência dos arquivos que estão abertos no MS-Project. Para isto use a lista de arquivos abertos do menu Janela.



3. Os dois projetos tem que estar abertos para que você possa fazer o compartilhamento de recursos. Então, com os arquivos abertos, selecione o projeto que vai usar os recursos do pool de recursos e execute o comando de menu "Ferramentas - Recursos - Compartilhar recursos". A caixa de diálogo abaixo será exibida com as seguintes opções:

4. Visualize a planilha de recursos enquanto estiver executando estes passos para compreender como funciona o compartilhamento. Você perceberá que os dados dos recursos do projeto compartilhado são vinculados no ativo e não apenas incorporados, ou seja, alterações no pool de recursos são refletidas automaticamente no projeto que está usando os recursos.

6.2. Compartilhando com outros projetos

Para compartilhar os recursos entre diferentes projetos siga os mesmos passos do tópico anterior, com a diferença de que o projeto a ser compartilhado não será apenas uma planilha de recursos e sim um projeto completo com tarefas, etc.

Quando você compartilha recursos os projetos envolvidos são atualizados. Deste modo, quando você for realizar operações como abrir, fechar e salvar um projeto que usa recursos compartilhados, caixas de diálogo vão aparecer para que você gerencie os recursos compartilhados. Responda as perguntas que são feitas com consciência.


Usa apenas os recursos do próprio projeto

Além dos recursos próprios, se existirem, insere os recursos do projeto selecionado no projeto ativo.

Se houver conflito entre as informações dos recursos do projeto ativo e do pool de recursos que vai ser compartilhado, as informações serão sobre o recurso serão mescladas.

Em caso de conflito de informações dos recursos, as informações do projeto ativo tem prioridade.


7. Criação de Macros no MS-ProjectAs macros são rotinas escritas na linguagem de programação Visual Basic e que tem entre outros objetivos, o de promover a personalização em nível avançado do aplicativo, implementar recursos ainda não disponíveis, automatizar tarefas repetitivas, etc.

É desejável que o usuário do MS-Project tenha conhecimentos de lógica de programação para se adaptar rapidamente a criação de macros, porém com um pouco de esforço, a criação de macros será um agradável desafio para todos.

Através das macros você poderá manipular todo o aplicativo MS-Project e também outros aplicativos que possuam uma biblioteca de objetos para automação OLE, como por exemplo, o MS-Word, MS-Excel, MS-Access, etc. As macros são um ótimo meio de integração entre os aplicativos, permitindo que um aplicativo use os recursos de outro. A isto chamamos de compartilhamento de recursos.

Para aquelas pessoas que estão se iniciando na linguagem de programação Visual Basic, o MS-Project oferece o Gravador de Macros. Este recurso escreve a macro para você. Tudo o que você tem que fazer é ligar o Gravador e executar as tarefas desejadas com o teclado ou o mouse. Todos os comandos e ações tomadas serão convertidas em código Visual Basic. Este código futuramente pode ser editado para que seja aperfeiçoado.

7.1. O Editor do Visual Basic

As macros são escritas dentro de um Editor de textos especial. Este editor só aceita que você digite instruções válidas em código Visual Basic e vai checar a cada linha se o que foi escrito está na sintaxe correta da linguagem. Para exibir o editor do Visual Basic execute o comando de menu "Ferramentas - Macro - Editor do Visual Basic". A janela do Visual Basic será exibida ao lado da janela do MS-Project. Além da janela do Editor, você verá outras janelas dentro da janela do Visual basic, como a janela do projeto Visual Basic e a janela de Propriedades do Objeto.


Janela do Projeto Visual Basic

Janela de Propriedades do objeto


7.2. Bibliotecas da Linguagem Visual Basic

O Visual Basic é formado basicamente por bibliotecas de classes de objetos e módulos de rotinas. Estas bibliotecas podem ser facilmente visualizados quando você clica na ferramentas "Pesquisador de Objetos". Este pesquisador possui também um Help sobre cada um dos itens das bibliotecas.

O Visual Basic vai permitir que você adicione quantas outras bibliotecas quiser, aumentando muito o poder da linguagem. Por exemplo, você pode adicionar uma biblioteca de recursos do MS-Word.

7.3. Criando a primeira Macro

As macros podem ser gravadas no arquivo de projeto do MS-Project ou em um modelo de projeto. O modelo padrão de projetos do MS-Project é o Global.MPT, que possui um projeto em Visual Basic chamado ProjectGlobal. Se você escrever a macro no projeto Visual Basic Projectglobal, esta macro estará disponível em todos os projetos baseados no modelo Global.MPT. Se você escrever sua macro no projeto Visual Basic do seu projeto MS-Project, ela estará disponível apenas para o seu projeto.

Para criar a primeira Macro siga os seguintes passos:

1. No Editor do Visual Basic clique no projeto VBA Project do seu projeto do MS-Project.

2. Execute o comando de menu "Inserir Módulo" para criar um módulo onde vamos escrever a macro.


Propriedades, Métodos e Eventos das classes de objetos

Classes de objetos e módulos


3. O início da macro é um cabeçalho formado pela palavra "Public Sub" e um nome sugestivo. O fim da macro é formado pelas palavras "End Sub". Escreva o seguinte código:

"Msgbox" é uma das instruções da biblioteca VBA e tem a finalidade de exibir uma caixa de diálogo do Windows para o usuário. Enquanto estiver digitando, perceba que o Visual Basic ajuda a preencher o código através de listas que aparecem a medida que você digita. No caso da instrução MsgBox escrevemos três parâmetros, o texto da mensagem, o ícone que será exibido e o título da caixa de mensagem.

Você já poderá executar esta macro clicando na ferramenta "Executar Sub/UserForm". Se você escreveu certo o código a caixa de mensagem será como a figura abaixo.

7.4. Executando as Macros

Existem várias maneiras de executar, rodar uma macro. Você poderá por exemplo criar um botão na barra de ferramentas e atribuir uma macro ao botão, com isto quando você clicar no botão a macro será executada. Você também pode execute o comando de menu "Ferramentas - Macro - Macro" , selecionar a macro desejada e clicar no botão "Executar".

7.5. Usando o Gravador de Macros

Vamos criar uma macro cuja finalidade é exibir o diagrama de Gantt de Controle na janela de "Visualização da Impressão". Para isto siga os seguintes passos:

1. Execute o comando de menu "Ferramentas - Macro - Gravar nova macro".

2. Coloque um nome para a macro (sem espaços) e armazene a macro no projeto corrente selecionando "Este Projeto" na caixa de combinação "Armazenar macro em".

3. Execute os passos para exibir o diagrama de gantt de Controle no modo de "Visualização da Impressão". Só isto. Depois feche a janela de visualização e execute o comando de menu "Ferramentas - Macro - Parar Gravação". A macro já foi gravada.

4. Vá até o Editos do Visual Basic e perceba o código se encontra dentro de um módulo do projeto VBAProject.



5. Agora é só executar a macro usando qualquer um dos métodos disponíveis. O código gravado deve reproduzir as mesmas ações que você realizou durante a gravação.

7.6. Criando Formulários em Macros

Você poderá dentro do Editor do Visual Basic criar formulários que podem conter controles como caixas de textos, combinação, listas, labels, etc. Para exemplificar siga os seguintes passos:



1. Dentro do projeto Visual Basic do seu projeto MS-Project execute o comando de menu "Inserir - UserForm".

2. Coloque dentro do UserForm um controle Label e um Botão usando a caixa de ferramentas conforme a figura abaixo:

3. Insira um módulo no projeto e escreva o seguinte código:

4. Quando o formulário for inicializado ele deve mostrar o conteúdo das variáveis "T" e "R" no controle Label. E quando o usuário clicar no botão "OK" o formulário deve ser fechado. Para fazer isto vamos usar o evento 'initialize" do objeto "UserForm" e o evento "Click" do objeto "Button". Para escrever o evento basta clicar duas vezes em cima do objeto e selecionar o evento na caixa de combinação acima e a direita. Veja o código na figura abaixo:

5. Execute a macro e veja o número de tarefas e recursos do projeto ativo.


Declaração de variáveis Já e R do tipo inteiro longo

Atribuição das propriedades NumberOfTasks e NumberOfResources do objeto ActiveProject

Execução do método Show do objeto UserForm1




8. Implementando o Grupo de Trabalho MS-Project

A boa comunicação dentro da equipe do projeto é essencial para as metas sejam alcançadas. O MS-Project permite a criação de grupos de trabalho formados pelos participantes dos projetos. Através deste grupo de trabalho você poderá usar o correio eletrônico, a intranet ou a World Wide Web para se comunicar com rapidez e eficiência com os membros da equipe do projeto.

8.1. Pré-requisitos para a criação do Grupo de Trabalho:

1. Você precisará ter acesso a um servidor da Web (para comunicação baseada na Web) ou ter acesso a um sistema de correio eletrônico compatível com MAPI (para comunicação baseada em correio eletrônico).

2. Se você estiver usando um servidor da Web para a comunicação no grupo de trabalho, os membros do mesmo precisarão ser notificados sobre a URL que apontará para o servidor da Web a fim de que possam localizar a Caixa de entrada da equipe usando seus navegadores. A URL pode ser fornecida através do responsável pelo servidor da Web.

8.2. Configurando o Grupo de Trabalho

A configuração do grupo de trabalho depende muito da configuração de serviços especiais em sua rede de computadores. Se estes serviços ainda não estão implantados em sua rede, talvez você precise de ajuda do pessoal de suporte técnico de redes. Para configurar as opções do Grupo de Trabalho siga os seguintes passos:

1. No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique na guia Grupo de trabalho.

2. Na caixa Mensagem padrão do grupo de trabalho para recursos, clique na opção de mensagem de

grupo de trabalho que deseja usar. As opções de mensagem são:



2.1. Para enviar mensagens do grupo de trabalho através de um sistema de correio eletrônico de 32 bits compatível com MAPI, clique em Correio eletrônico e, em seguida, vá para o passo 5.

2.2. Para enviar mensagens do grupo de trabalho através de um servidor da Web (fazendo uso de uma intranet ou da Web), clique em Web.

2.3. Para enviar mensagens do grupo de trabalho tanto através de um sistema de correio eletrônico compatível com MAPI como através de um servidor da Web, clique em Correio eletrônico e Web.

2.4. Para desativar as mensagens do grupo de trabalho, clique em Nenhum.

3. Na caixa URL do servidor da Web (para o recurso), insira a URL para o servidor da Web que está servindo ao grupo de trabalho e o nome da pasta que você criou para o Microsoft Project colocar e controlar suas mensagens de grupo de trabalho na Web.

Por exemplo, a URL poderia apontar para um servidor da Web configurado no computador do gerente do grupo de trabalho. Além disso, o nome da pasta criada dentro do caminho do servidor da Web para armazenar as mensagens do grupo de trabalho poderia ser denominada Projeto. Se a identificação na rede para esse computador tiver sido definida como GerenteProjeto, então, a URL para esse computador deverá ser:

http://gerenteprojeto/projeto

4. Se você estiver usando uma intranet ou a Internet para a comunicação do grupo de trabalho, insira o caminho relativo à localização do software de servidor da Web no servidor da Web, além de um nome de pasta para o Microsoft Project, na caixa Raiz do servidor da Web (para o gerente). Esse é o local onde o Microsoft Project configurará os diretórios e arquivos para gerenciar a atividade do grupo de trabalho.

Por exemplo, se o Microsoft Personal Web Server for instalado no computador do gerente do grupo de trabalho, cuja identificação de rede é GerenteProjeto e o caminho para o servidor da Web nesse computador for c:\webshare\wwwroot e você desejar que a pasta de informações do Microsoft Project seja Projeto (que é a mesma pasta mencionada no passo 3, a instrução do caminho deverá ser:

\\gerenteprojeto\webshare\wwwroot\projeto

5. Caso queira ser notificado pelo Microsoft Project ao receber uma nova mensagem do grupo de trabalho proveniente da Web, marque a caixa de seleção Notificar ao receber novas mensagens da Web. O Microsoft Project verificará a chegada de novas mensagens a cada 10 minutos.

6. Se você desejar enviar, em uma mensagem de correio eletrônico, um hyperlink que o levará à Caixa de entrada da equipe, marque a caixa de seleção Enviar hyperlink em anotação de correio eletrônico.

7. Para que as seleções do seu grupo de trabalho se apliquem a todos os projetos, clique em Definir como padrão.

8. Clique na guia Geral. Na caixa Nome do usuário, digite o nome pelo qual deseja ser identificado nas mensagens de grupo de trabalho que você envia aos integrantes do grupo de trabalho.

9. Se você tiver selecionado Web ou Correio eletrônico e Web como meio de comunicação das mensagens do grupo de trabalho, após fechar a caixa de diálogo Opções, receberá uma notificação do Microsoft Project de que ele precisará copiar os arquivos para o servidor da Web a fim de configurar o grupo de trabalho. Para permitir que ele faça isso, clique em Sim.



8.3. Trabalhando em Grupo

Exibimos abaixo os tópicos com a funcionalidade do comando de menu "Ferramentas - Grupo de Trabalho" do MS-Project.

8.3.1. Mensagens de atribuição de tarefas

Para enviar uma mensagem de correio eletrônico ou servidor Web que notifica um recurso de que você deseja atribui-lo a uma determinada tarefa, execute o comando de menu "Ferramentas - Grupo de Trabalho - Atribuição da Equipe". Será exibida a caixa de diálogo "Atribuição da equipe" contendo as mensagens para cada recurso de cada tarefa selecionada. Você poderá atribuir outros recursos para as tarefas que aparecem na caixa. Quando todas as mensagens estiverem prontas clique em "Enviar".



8.3.2. Mensagens de atualização de tarefas

Para enviar uma mensagem de correio eletrônico ou servidor Web que notifica um recurso sobre atualizações nas tarefas, como novas datas de início e término ou alterações nas atribuições de recursos, execute o comando de menu "Ferramentas - Grupo de Trabalho - Atualização da Equipe".

Você poderá saber se uma tarefa precisa de atualização através do campo "Atualização necessária". Este campos é do tipo booleano "Sim/Não" e será "Sim" quando houver alteração em alguma tarefa atribuída com a mensagem "Atribuição da equipe". Esse campo conterá "Não" no caso de tarefas que não tenham sido atribuídas com uma mensagem "Atribuição da equipe" ou que não tenham sido alteradas desde o envio da última mensagem Atualização da equipe.



8.3.3. Mensagens de solicitação de status de tarefas

Para solicitar dos recursos atribuídos às tarefas informações atualizadas sobre a tarefa através de correio eletrônico ou servidor Web, execute o comando de menu "Ferramentas - Grupo de Trabalho - Status da Equipe". Antes do comando selecione as tarefas desejadas. Na caixa de diálogo exibida, depois de checar cada mensagem, clique em "Enviar".

8.3.4. Mensagens de aviso de início/término de tarefas

Para definir um lembrete no MS-Outlook para a hora de início ou término de uma tarefa execute o comando de menu "Ferramentas - Grupo de Trabalho - Definir Lembrete". A caixa de diálogo abaixo será exibida para que você defina o tempo (minutos, horas, dias, semanas) do lembrete antes do início ou do término das tarefas selecionadas.



8.3.5. Mensagens da caixa de entrada da Web

Para acessar a caixa de entrada da Web e exibir as mensagens do grupo de trabalho de integrantes da equipe do projeto através de um servidor Web, execute o comando de menu "Ferramentas - Grupo de Trabalho - Caixa de Entrada da Web". Você poderá atualizar o arquivo de projeto com base nas respostas contidas na caixa de entrada.

8.3.6. Mensagens de anotação de tarefas

Para enviar uma figura das tarefas selecionadas ou o arquivo de projeto inteiro em uma mensagem de correio eletrônico para o gerente, recursos ou contatos, execute o comando de menu "Ferramentas - Grupo de Trabalho - Enviar Anotação de Agenda".



Na figura abaixo vemos a janela de nova mensagem do Internet Explorer com as tarefas selecionadas do projeto anexadas na mensagem.

8.4. Métodos de mensagens individuais

Você pode alterar o método de mensagens do grupo de trabalho para membros individuais do grupo. Para alterar o método de mensagens do grupo de trabalho, siga os seguintes passos:

1. Em um modo de exibição de planilha de recursos, selecione o recurso cujo método de mensagens deseja alterar.

2. Clique na ferramenta "Informações sobre o recurso" e, em seguida, clique na guia Geral.

3. Na caixa Grupo de trabalho, clique no método de mensagens do grupo de trabalho mais apropriado para o recurso.


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