PROJETO DE IMPLANTAO DE PORTARIA VIRTUAL 24 HORAS

Objetivo: Este projeto visa esclarecer a todos os condminos, os benefcios, condicionantes e necessidades para implantao de Portaria Virtual 24 horas no condomnio do Edifcio Nathanael Pedro, visando reduo de custos e aumento no nvel de segurana.

Proposta: O projeto prope a substituio de porteiros presenciais por agentes que, de maneira remota, abrem e fecham portes e garagens alm, claro, de ficar de olho 24 horas no condomnio por meio de cmeras e internet. Podemos dizer que mais seguro para o condomnio quando todos os procedimentos de segurana so respeitados

A mo de obra terceirizada de portaria presencial demanda uma custo mensal de R$ X.XXX,00 sendo responsvel por XX% do valor da taxa de condomnio paga mensalmente. Com a implantao da portaria virtual, ser necessrio um investimento considervel para adequarmos o condomnio as necessidades do novo sistema, mas que ao final de XX meses o valor investido pago garantindo a reduo de XX% na taxa condominial, uma vez que o valor mensal a ser pago pelo condomnio ser em mdia de R$ XXX,00.

Detalhamento do servio: Considerando que o condomnio do Edifcio Nathanael Pedro possui apenas 26 unidades habitacionais e uma entrada de portaria, considera-se extremamente vivel a implantao do sistema.

A migrao para a portaria virtual requer comprometimento dos moradores em cumprir os procedimentos de segurana necessrios, s assim haver real ganho no nvel de segurana do local. Todos os moradores, funcionrios do condomnio e das unidades devem ser cadastrados.

CustosUm bom ponto de partida para implantar essa tecnologia em condomnios pode girar em torno de R$ 20 mil a R$ 30 mil em sistema de comodato. Ou seja, o empreendimento paga uma parte mas no dono do equipamento completo, tem direito a us-lo enquanto estiver com a mesma empresa.Geralmente o perodo de payback varia entre cinco meses e um ano. Aps essa fase de amortizao do investimento, o condomnio gasta, em mdia, com a empresa prestadora de servio, 40% do valor dos salrios dos porteiros.

Requisitos mnimos do sistema: Para que o sistema de portaria virtual funcione bem e cumpra o seu papel com segurana, so necessrios alguns equipamentos como: Sistema de biometria:para a entrada e sada de moradores. Um dos dedos utilizado para acionar os portes. Sistemas de carto tambm podem ser utilizados, mas no so to seguros. Abertura e fechamento de portes remoto:sem esse sistema, o operador na central no conseguiria abrir ou fechar portes para pedestres ou a garagem distncia. Sistema de internet/telefonia com redundncia:como toda a comunicao entre empresa e condomnio feita via internet, fundamental que haja um plano B caso haja um problema de conexo, ou de sistema fora do ar. Cmeras IPs:sistema de cmeras que transmitem imagem e som via internet so fundamentais para uma boa comunicao entre operador e morador/visitante do condomnio. Gerador ou sistema de Nobreak:necessrio haver um pequeno gerador, ou nobreak, pelo menos para os portes e equipamentos de segurana e comunicao, em caso de queda de energia. Cerca eltrica:fundamental para manter o permetro do condomnio seguro. Boto de pnico:uma maneira rpida de acionar a empresa e essa a polcia em caso de algum problema. Em alguns casos, a empresa cadastra um dedo do pnico, para o morador poder pedir ajuda atravs da sua biometria, sem levantar suspeitas, caso esteja em uma emergncia. Backup das imagens: fundamental que a empresa guarde em uma nuvem as imagens do dia-a-dia do condomnio.

Zeladoria: Alm da proposta de implantao da portaria virtual, prope-se a manuteno da faxineira e a contratao de um zelador. O zelador ficar responsvel por atender o correio, acompanhar mudanas, prestadores de servio, obras, uso do salo de festas e churrasqueira e identificar a necessidade de determinadas manutenes.

As entregas comuns, como de pizza, seguem obedecendo s normas de segurana do local.

Assembleia e adesoPara que o condomnio conte com um servio desse tipo, fundamental, porm, que o mesmo seja aprovado pela coletividade em uma assembleia.O qurum para aprovao desse tipo de alterao vai depender da conveno do empreendimento. Se o documento diz que o local conta com portaria 24 h, o ideal que haja aprovao de dois teros dos condminos, uma vez que se estar alterando a prpria conveno. (saiba mais sobrealteraao da conveno)Em condomnios onde isso no acontece, por se tratar de uma benfeitoria que trar economia ao empreendimento, os sndicos tm aprovado esse assunto com maioria simples dos presentes, observa Rodrigo Karpat, advogado especialista em condomnios.H, no entanto, advogados que entendem que se trata de umaobra tile, sendo assim, deve ser aprovada pela maioria do todo. Ou seja, 50% de todos os condminos, mais um.Independentemente do qurum mnimo para aprovao, importante considerar que o interesse dos moradores nesse tipo de servio e alterao do seu dia-a-dia - fundamental.Essa soluo est se tornando cada vez mais presente, mas uma mudana de paradigma dentro do condomnio. Exige mais ateno dos moradores, argumenta Rosely Schwartz, especialista em condomnios e professora do curso de administrao condominial da EPD.Alm da escolha por esse servio, a assembleia deve votar tambm os procedimentos a serem adotados futuramente.Esse o ponto-chave de que o servio trar benesses ao condomnio. Os empreendimentos que seguem procedimentosclaros tm ganho de segurana, aponta Caetano de Oliveira, da Migdal, empresa de consultoria em segurana para condomnios.

Como escolher a empresa

Substituir o porteiro, funcionrio que todos conhecem no condomnio, por um sistema de segurana remoto pode gerar muitas dvidas nos moradores. Por isso crucial que a empresa escolhida tenha solidez nos seus servios, evitando assim que o nvel de segurana diminua ao invs de aumentar.Deixar a portaria do condomnio virtual um passo muito importante. Por isso, a empresa deve ser escolhida com calma, e vrios aspectos alm do preo devem ser levados em conta. A prestadora deve conseguir dar uma resposta rpida aos clientes, ter uma boa infraestrutura e que faa as manutenes preventivas", enumera Jos Elias de Godoy, diretor da Suat, empresa especializada em projetos de segurana para condomnios.

O sndico deve estar seguro de como a empresa tratar de situaes emergenciais, como uma queda de energia na regio, ou uma pane nos portes. Nesse caso, o ideal que o fornecedor tenha mo-de-obra disponvel para enviar ao local at que a situao se regularize.

A empresa deve ter um plano e estar capacitada para ajudar o sndico a explicar aos moradores sobre o funcionamento do sistema e dar orientaes de segurana.

Tambm importante saber como ser feita a manuteno dos equipamentos. O ideal que a prpria empresa cuide dos mesmos evitando problemas de empurra caso um leitor biomtrico, ainda na garantia, pare de funcionar.Outro ponto a ser levado em conta o treinamento do zelador. Esse profissional dever conseguir operar os equipamentos necessrios alm de contar com um suporte da empresa sempre que solicitado.

Contrato importante que o condomnio exija garantias em contrato, como: Manuteno preventiva dos equipamentos: fundamental que os itens de segurana sejam checados mensalmente, e de preferncia pela empresa responsvel. Manuteno corretiva dos equipamentos: a empresa deve sempre se certificar em substituir e reparar o mais breve possvel os equipamentos que no estejam adequados para uso Tempo de resposta: quando houver algum incidente, como queda de energia, porto quebrado, queda nas conexes de internet, etc., a empresa deve oferecer todo tipo de apoio. Para isso, devem ser fixados prazos de chegada ao condomnio Treinamento dos funcionrios: tanto os operadores remotos como o zelador do condomnio devem participar de reciclagens peridicasImplantaoMuitos condomnios passam por um perodo de adaptao da portaria virtual. Comeam substituindo o porteiro da noite e o de domingo. Depois, o final de semana inteiro fica com a portaria virtual. Ento, todos os turnos e dias passam a ser operados pela empresa de maneira remota.Depende bastante da boa vontade dos moradores, mas em dois meses d para implantar com segurana e tranquilidade, aponta Caetano de Oliveira.Vantagens, desvantagens e riscosA portaria virtual tem como grande apelo a economia - por no contar com a pessoa fsica do porteiro. Esse , porm, seu maior ponto fraco tambm. O problema cultural, principalmente em So Paulo, onde a esmagadora maioria dos condomnios contam com porteiro."Para realizar uma mudana dessas no condomnio, de cultura mesmo, os moradores devem estar bem cientes do que esto abrindo mo para conseguirem economizar. Se acharem que vale a pena - e pode valer muito - ento o condomnio est pronto para dar esse passo", assegura Angelica Arbex, gerente de marketing da Lello.Outro ponto positivo a reduo do passivo trabalhista do condomnio, uma vez que o cargo da portaria no mais gerido pelo condomnio. Por no ser mais administrado pelo local, o sndico tambm deixa de se preocupar com possveis faltas e atrasos do funcionrio em questo.Um dos pontos contras desse tipo de portaria a necessidade de envolvimento de toda a coletividade: para dar certo, a portaria virtual demanda uma quebra de paradigma de todos: de funcionrios a moradores do condomnios, que devero se adaptar a uma maneira diferente de acessar o local.Outros pontos so: a necessidade de gerador (mesmo que de pequeno porte) e dependncia de uma conexo de internet estvel e reduntante.H ainda a possvel queda no nvel de segurana do local, caso a empresa contratada no seja sria em seus servios. Alis, a escolha desta fundamental para que a portaria virtual funcione de maneira a proteger os moradores, e no deixe o local mais vulnervel ao de bandidos.Algo tambm a se considerar a perda de um posto de trabalho de um profissional que, ao desenvolver um bom trabalho, impacta diretamente na vida do condomnio de maneira positiva, como ajudando idosos, pessoas com deficincia ou dando um ar mais humano e caloroso para a entrada do condomnio.E se acabar a luz?O correto que o condomnio conte com geradores para, pelo menos, os portes. Dessa forma, eles continuariam a funcionar normalmente em caso de queda de energia. Quando a energia voltar, o sistema volta a operar normalmente.

O que acontece quando a internet cai?O mais seguro - e amplamente difundido no mercado - que o condomnio conte com duas conexes de internet. Assim, quando uma cair, a outra deve estar pronta para entrar em seu lugar. Caso acontea de as duas conexes carem, a empresa contratada deve ter procedimentos de emergncia bem definidos para essas situaes.Vale lembrar que, mesmo sem internet, os moradores podero entrar e sair normalmente. O que muda que o empreendimento fica sem o monitoramento externo e, assim, mais vulnervel. A autorizao para entrada de visitantes tambm fica comprometida. Nesse caso, apenas os prprios moradores podem liberar a entrada de um visitante, indo at a portaria e eles mesmos abrindo os portes usando a sua biometria.Tambm recomendvel que a empresa envie rapidamente um profissional para o condomnio sempre que isso ocorrer.

E se o porto quebrar?Veja o que consta no seu contrato de prestao de servios. O melhor, para o condomnio, que nesse caso a empresa destaque um funcionrio para ficar no local at que o reparo seja efetuado.

Qual o procedimento para deliveries, como pizza, farmcia, etc?O procedimento o mesmo, apenas o porteiro no est no condomnio. O entregador vai tocar o interfone, e a central remota vai avisar ao morador que sua encomenda chegou. O morador, ento, vai ao encontro do entregador na entrada do condomnio. Outra opo quando o entregador toca diretamente na unidade que solicitou o servio - isso depende do que vai ser acordado entre o condomnio e a empresa prestadora de servio.

Leitor biomtrico no leu meu dedo. Como consigo entrar?Em cada leitor biomtrico deve haver uma cmera IP, com microfone e alto-falante. Dessa forma, o morador consegue se comunicar com o operador do outro lado da cmera. Da sala de operaes, o funcionrio consegue ver a foto do morador em questo e liberar sua entrada.

Qual o equipamento o morador precisa ter em casa?Via de regra, um interfone simples que esteja em dia com a sua manuteno, j o suficiente. Interfones com vdeos no so necessrios, uma vez que algumas empresas oferecem as imagens da portaria online, por exemplo. Nesse caso, o morador consegue acessar as imagens da portaria pelo seu celular, tablet ou computador.

Precisa fazer alguma mudana estrutural no condomnio?Um item que necessariamente precisa funcionar bem em todos os condomnios que pensam em instalar a portaria virtual o interfone, alm de sistemas de abertura e fechamento de portas e portes que possa ser feito remotamente.

Novo Servio Garante Mais Segurana com Reduo de Custo de Mo de ObraH 20 anos realizo palestras em condomnios residenciais; posso dizer, com absoluto conhecimento de causa, que a maioriados sndicos e moradores apresentam insatisfao provocada peloserros efalhas constantes de alguns funcionrios de portaria. Falta de treinamento, capacitao e rodziodesses funcionrios, presso exercida por moradores que desejam comodidade ao invs de segurana, aliados baixa remunerao, so fatores que geram osseguintes problemas:-O porteiro do meu prdio vive dormindo!-No entendo por que a portaria libera a entrada de pessoas e veculos sem respeitar a triagem que determinamos?-Funcionrios faltam ao servio ou chegam atrasados sem avisar e a segurana fica fragilizada.-No horrio de almoo e jantar sinto que meu edifcio fica muito mais vulnervel, pois o auxiliar de limpeza que assume a guarita.-Muita gente frequenta a portaria, tirando, assim, a ateno do funcionrio.-A fofoca grande e preocupante a mania de alguns porteiros, que mesmo descumprindo normas, teimamem agradar certos moradores.A polcia sempre divulga que muitos arrastes em prdios tiveram a participao direta ou indireta do funcionrio da guarita. Portanto, a concluso caminha na seguinte direo:Moradores reclamam que mesmo pagando caro pelo servio de portaria continuam insatisfeitos com o nvel de segurana do prdio onde residem.H cerca de um ano comeou a fervilhar no mercado a notcia da implantao das primeiras Portarias Virtuais, que prometem revolucionar o mercado com servios de controle de acesso remoto com os seguintes diferenciais:A) Reduo de quase 2/3 dos custos com mo de obra da GuaritaB) Diminuio de risco frente a violncia urbana pois o Prdio passa a ser monitorado e supervisionado 24hs por dia por uma equipe de profissionaisA nova quebra de paradigma parece que vai ser rpida; mais de 350 condomnios, somente na cidade de So Paulo, j esto usando o novo modelo de atendimento de portaria distncia.Tenho certeza que o leitor deseja saber como a Portaria Virtual funciona na prtica. No minha inteno neste artigo explicar toda a tecnologia embarcada nesse novo servio, mas cabe a informao que tudo que um porteiro pode fazer de dentro da guarita do prdio, feito distncia, na sala de monitoramento da empresa de Portaria Virtual; at mesmo a abertura de portes.Vamos imaginar uma situao corriqueira junto ao porto de acesso de pedestres, onde visitante aciona o interfone e diz:Bom Dia, meu nome Joo; gostaria de visitar meu primo Mrio.A central da empresa de Portaria Virtual recebeatravs do vdeo-monitoramento a imagem e o udio do visitante. Ato contnuo, o funcionrio diz:Segurana bom dia, qual o apartamento que o senhor deseja visitar?No momento em que o visitante fornecer essa informao, o funcionrio entra, remotamente, no interfone do edifcio para falar com o morador:Bom dia Sr. Mrio, aqui da segurana do prdio. Na portaria tem uma pessoa de nome Joo que diz ser seu primo e deseja lhe visitar.O morador responde: Ah sim, estava esperando por ele, pode liberar a entrada.O funcionrio da Portaria Virtual anotar eletronicamente dia/hora/apt e nome de quem liberou a visita. Antes de abrir o porto de entrada,o funcionrio pedir alguns dados do visitante:Por gentileza, Sr. Joo, qual seu nome completo e nmero de RG.O operador da Portaria Virtual ainda poder solicitar que o visitante Joo aproxime seu RG do interfone para que seja extradafotografia do documento. Todos os dados fornecidos so registrados e estaro disposio on line do sndico do condomnio atravs da internet.Aps esses trmites, o funcionrio acionarremotamentea abertura do porto de acesso. O visitante entra,o porto fechado eaps verificaopelas imagens das cmeras de segurana que ningum mais adentrou na clausura, acionado distncia, a abertura do segundo porto. O interessante que o visitante em nenhum momento desconfiar que a guarita est completamente vazia.Em caso de recebimento de entrega, o morador ou empregado domstico sero acionados via interfone para fazer retirada da mercadoria na clausura de pedestre, mediante passa volume instalado no gradil. importante frisar que tudo estar sendo monitorado 24hs, em tempo real pela central de segurana da Portaria Virtual.Com a Portaria Virtual, o zelador passa a ter papel preponderante no cotidiano do condomnio, pois ser acionado via Nextel pela Portaria Virtual a comparecer na portaria sempre que necessrio.Outro ponto favorvel Portaria Virtual, em relao a arrastes a prdio; modalidade criminosa onde vrios bandidos fortemente armados invadem o edifcio, rendem o porteiro e com o auxlio deste passam a gerenciar as entradas e sadas do local. Atravs de ameaa de morte, o funcionrio feito refm na guarita obrigado a contar sobre a rotina dos moradores, orientando, assim, os bandidos na abordagem das famlias.Com a adoo da Portaria Virtual acaba o risco de rendio de funcionrio da guarita, que permanecer trancada. As imagens das cmeras de segurana estaro sendo monitoradas e gravadas 24hs por dia,visando garantir a tranquilidade dos moradores.Uma coisa certa, o mercado de mo de obra de segurana vai se transformar totalmente com ainevitveladoo em massa desta nova e revolucionria tecnologia, que quebra todos os paradigmasda rea e diminui drasticamenteas despesas com mo de obra, e o que mais importante,com mais segurana, muito mais.