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GOVERNO DO ESTADO DO PARANÁ SECRETARIA DE ESTADO DA CIÊNCIA, TECNOLOGIA E ENSINO SUPERIOR - SETI FACULDADE ESTADUAL DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS DE APUCARANA - FECEA
LOIDE CRISTINA SIMÕES
PROJETO DE PESQUISA
UTILIZAÇÃO, EFICIÊNCIA E IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO DA BIBLIOTECA DA
FACULDADE ESTADUAL DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS DE APUCARANA, NA PERCEPÇÃO
DE SEUS USUÁRIOS
Apucarana – 2011
2
LOIDE CRISTINA SIMÕES
PROJETO DE PESQUISA
UTILIZAÇÃO, EFICIÊNCIA E IMPORTÂNCIA DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO DA BIBLIOTECA DA
FACULDADE ESTADUAL DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS DE APUCARANA, NA PERCEPÇÃO
DE SEUS USUÁRIOS
Relatório do Projeto de Iniciação Científica apresentado ao Comitê Local de Pesquisa e Iniciação Científica como requisito parcial para conclusão da atividade - Faculdade Estadual de Ciência Econômicas de Apucarana - FECEA. Orientadora: Msc. Carine Maria Senger.
Apucarana – 2011
3
SUMÁRIO
LISTA DE TABELA ................................................................................................ 05
RESUMO ............................................................................................................... 06
1 INTRODUÇÃO ................................................................................................... 07
2 OBJETIVOS ....................................................................................................... 08
2.1 GERAL ............................................................................................................ 08
2.2 ESPECÍFICOS ................................................................................................ 08
3 JUSTIFICATIVAS .............................................................................................. 09
4 FUNDAMENTAÇÃO .......................................................................................... 10
4.1SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) .................................................................... 10
4.1.1 Conceito de sistema ................................................................................... 10
4.1.1.1Sistema aberto e fechado ........................................................................... 11
4.1.1.2 Componentes do sistema .......................................................................... 12
4.1.2 Conceitos de sistema de informação ....................................................... 12
4.1.3 Objetivos e características ........................................................................ 16
4.1.4 Componentes do sistema de informação ................................................ 17
4.1.5 Benefícios da utilização do SI ................................................................... 18
4.2 INFORMAÇÃO ................................................................................................ 19
4.2.1 Dados ........................................................................................................... 19
4.2.2 Informação .................................................................................................. 20
4.2.3 Valor da informação ................................................................................... 22
4.3 GESTÃO UNIVERSITÁRIA ............................................................................. 23
5 METODOLOGIA ................................................................................................ 25
5.1 PESQUISA EXPLORATÓRIA ......................................................................... 25
5.2 PESQUISA DESCRITIVA ................................................................................ 26
5.3 ESTUDO DE CASO ........................................................................................ 26
5.4 LEVANTAMENTO DE DADOS ....................................................................... 27
5.4.1 Entrevista .................................................................................................... 27
5.4.2 Questionários ............................................................................................. 28
5.5 PESQUISA BIBLIOGRÁFICA .......................................................................... 29
4
5.6 PESQUISA DOCUMENTAL ............................................................................ 29
5.7 PESQUISA QUALITATIVA .............................................................................. 30
5.8 PESQUISA QUANTITATIVA ........................................................................... 30
5.9 UNIVERSO DA PESQUISA ............................................................................ 30
5.10 ANÁLISE DOS DADOS .................................................................................
6 CRONOGRAMA .................................................................................................
7 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ..................................................................
31
32
33
5
LISTA DE TABELA
Tabela 1: As características da boa informação........................................................21
6
RESUMO
Suportes tecnológicos e computadorizados a partir de sistemas de informação
auxiliam as Instituições Públicas de Ensino Superior no processamento e utilização
da informação. Considerando este contexto, esta pesquisa tem por objetivo verificar
utilização, a eficiência e a importância do sistema de informação da biblioteca da
Faculdade de Ciências Econômicas de Apucarana, na percepção de seus usuários.
Para isso, é importante revisar na literatura os principais conceitos relacionados com
sistema de informação e sua utilização na gestão universitária e descrever o sistema
de informação utilizado pela biblioteca da Instituição em estudo. Constituído de
maneira eficiente, o sistema deve fornecer informações para que seus usuários as
utilizem com mais facilidade, obtendo resultados mais precisos para dar suporte as
suas decisões. Os sistemas de informação proporcionam aos seus usuários maior
segurança, precisão e menor risco de erro nas informações. Assim, os SIs consistem
um excelente meio de controle, se responsabilizando pela automatização de todos
os registros informativos em uma Instituição de Ensino Superior.
7
1 INTRODUÇÃO
Atualmente, suportes tecnológicos e computadorizados auxiliam as
Instituições Públicas de Ensino Superior no processamento e utilização da
informação. Esses meios são denominados de Tecnologia da Informação (TI).
A informática está em constante evolução saindo da Era do Computador para
a Era da Informação. Na Era do Computador o enfoque era a produtividade e o
controle, tendo-se a competência como a principal técnica, um investimento
conservador e o principal componente era o computador. Já na Era da Informação, o
enfoque passou a ser a vantagem competitiva, com isso, as competências principais
estão no negócio, em aspectos gerenciais e em estratégias de TI, o investimento
passou a ser agressivo e, o componente principal tornou-se a informação a sua
comunicação.
Em uma visão geral, a TI está conceituada em hardware e seus dispositivos,
software e seus recursos, sistema de telecomunicação, além da gestão de dados e
informação. Segundo Abreu e Rezende (2003), todos esses componentes interagem
e necessitam do componente fundamental que é o recurso humano, peopleware.
Assim, todos os atributos da TI são importantes para as decisões diárias,
como também, contribuem para as tomadas de decisões dos gestores nas
organizações. Conforme Ciupak et al. (2010), os Sistemas de Informação (SI)
permitem armazenar e organizar dados, como também, recuperam e disponibilizam
as informações adequadas às necessidades de seus usuários, a fim de subsidiá-los
de forma precisa e ágil no mercado competitivo atual. O melhor uso das TIs e dos
SIs fornece então, vantagens competitivas.
As universidades devem adotar boas práticas de gestão e tecnologias que
lhes ampare, para satisfazer a sociedade, a qual usufrui das suas práticas de ensino
e dos resultados de suas pesquisas. Porém, as universidades precisam fazer uso
correto das novas tecnologias, principalmente no gerenciamento das informações de
seus setores.
Diante desse contexto torna-se fundamental verificar e analisar a utilização, a
eficiência e a importância dos sistemas de informação nas Instituições Públicas de
Ensino Superior a fim de contribuir para a eficácia de uma gestão universitária.
8
2 OBJETIVOS
2.1 GERAL
Verificar a utilização, a eficiência e a importância do sistema de informação
da biblioteca da Faculdade Estadual de Ciências Econômicas de Apucarana, na
percepção de seus usuários.
2.2 ESPECÍFICOS
Revisar na literatura os principais conceitos relacionados com SI e sua
utilização na gestão universitária;
Descrever o SI utilizado pela biblioteca da Instituição em estudo;
Identificar a utilização, do sistema de informação da biblioteca de tal
Instituição, considerando a freqüência de utilização do sistema e de suas
funcionalidades;
Averiguar a eficiência do sistema de informação da biblioteca de testa
Instituição, a partir de seu conteúdo, velocidade, precisão, formato, facilidade e
pontualidade;
Investigar a importância do sistema de informação da biblioteca da
Instituição em estudo.
9
33 JJUUSSTTIIFFIICCAATTIIVVAA
O Projeto de Iniciação Científica tem como objetivo introduzir o acadêmico na
área da pesquisa científica. Incentivando o aluno a engajar na pesquisa, tendo a
oportunidade de estudar e desenvolver um projeto. Caracterizando como uma nova
visão e conhecimento adquirido pelo estudante ao conhecer e aplicar a metodologia
científica.
O presente projeto tem como finalidade verificar a utilização, a eficiência e a
importância do sistema de informação da biblioteca da Instituição aqui em estudo.
Constituindo-se de uma maneira mais eficácia as informações para que seus
usuários utilizem com mais facilidade e obtêm resultados mais precisos.
Os sistemas de informação proporcionam aos utilizadores maior segurança,
precisão e menor risco de erro nas informações. Assim, os SI consistem em uma
uniformidade e controle sobre os meios de informação, se responsabilizando pela
automatização de todos os registros informativos em uma Instituição de Ensino
Superior.
Portanto, a importância do projeto é mostrar aos usuários que os sistemas de
informação têm prestígio quando obtidas as informações corretas para as pessoas
certas, no momento adequado e interpretada corretamente.
10
44 FFUUNNDDAAMMEENNTTAAÇÇÃÃOO
Para a realização desse presente projeto de pesquisa é necessário buscar na
literatura alguns fundamentos teóricos existentes sobre o tema a ser desenvolvido.
Tal fundamentação consiste na base de sustentação desse projeto de pesquisa,
pois, segundo Triviños (1987, p. 104), “não é possível interpretar, explicar e
compreender a realidade sem referencial teórico”.
Sendo assim, a fundamentação teórica aqui apresentada aborda sistema de
informação, informação e gestão universitária.
4.1 SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI)
4.1.1 Conceito de Sistema
A Teoria Geral dos Sistemas fundamenta-se em três premissas básicas: os
sistemas existem dentro dos sistemas; são abertos ou fechados; e as funções de um
sistema dependem de sua estrutura (CHIAVENATO, 1993 apud REZENDE e
ABREU, 2003).
Bertalanffy (apud PADOVEZE, 2007), afirma que a teoria geral dos sistemas é
uma ciência geral da totalidade, que até agora era considerada um conceito vago,
nebuloso e semimetafísico.
Rezende e Abreu (2003) consideram que os sistemas existem dentro dos
sistemas, porém suas funções dependem de suas características. Os sistemas
consistem num processo de troca interminável com seu meio, que são os outros
sistemas. Eles são compostos por partes, tais como hardware, software, dados e
pessoas, integrados por uma parte técnica e outra social. Por isso, os sistemas
precisam de investimentos de ordem social, organizacional e intelectual para
trabalharem adequadamente.
Segundo Batista (2004), sistema é como o conjunto de elementos
interdependente ou organizado, com partes que interagem formando um todo.
Significa, portanto, uma disposição entre as partes que, de maneira coordenada,
formam a estrutura organizada, com a finalidade de executar uma ou mais atividades
11
ou, ainda, um conjunto de eventos que se repetem ciclicamente na realização de
tarefas predefinidas.
Por sua vez, Stair e Reynolds (2002, p.7) percebem que, sistema
... é um conjunto de elementos ou componentes que interagem para cumprir metas. Os elementos por si próprios e os relacionados entre eles determinam como um sistema funciona. Os sistemas têm entradas, mecanismos de processamento, saídas e feedback.
De acordo com Padoveze (2007), sistema é um conjunto de elementos
interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um
todo unitário e complexo. Como uma resultante do enfoque sistêmico, o todo deve
ser mais que a soma das partes. Em outras palavras, por mais que se estudem as
partes para entender o todo, é necessário considerar as inter-relações e o contexto
em que estão inseridas. Dessa maneira, as inter-relações existentes permitem que o
todo seja maior que a soma isolada das partes, ou seja, no agregado encontra-se
características muitas vezes não encontradas nos componentes isolados.
Fundamentalmente, o funcionamento de um sistema configura-se com um
processamento de recursos, entradas e saídas.
Um sistema bem organizado possui um feedback, que é o processo de
inclusão de modificações no sistema inicial perante suas variações internas e
externas(BATISTA, 2004).
4.1.1.1 Sistema Aberto e Fechado
Os sistemas classificam-se em abertos e fechados.
O sistema aberto é aquele que sofre ação interna e externa, ou seja, além de
existir uma interação entre os seus elementos, também sofre pressão de elementos
externos, outros subsistemas ou sistemas (BATISTA, 2004).
Já, os sistemas fechados não interagem com o ambiente externo, enquanto
os sistemas abertos caracterizam pela interação com o ambiente externo, suas
entidades e variáveis. Os sistemas fechados têm diversas partes, componentes, de
um conjunto que tem uma função-objetivo, que é cumprido sem interagir com o
ambiente externo. (PADOVEZE, 2007).
12
4.1.1.2 Componentes do Sistema
Conforme Churchman (apud PADOVEZE, 2007), os componentes de um
sistema são:
Os objetivos totais;
O ambiente do sistema: as coações fixas;
Os recursos do sistema;
As atividades, finalidades e medidas de rendimento; e
A administração do sistema.
Na concepção de Oliveira (apud PADOVEZE, 2007), os componentes de um
sistema:
Objetivos do sistema;
Entradas do sistema;
Processo de transformação;
Saídas do sistema;
Controles e avaliação do sistema; e
Retroalimentação, realimentação ou feedback do sistema.
4.1.2 Conceitos de Sistema de Informação
Todo sistema, usando ou não os recursos da tecnologia da informação, que
manipula e gera informação pode ser genericamente considerado sistema de
informação (REZENDE 1999 apud REZENDE, 2003).
Segundo Ströher (apud SILVA et al., 2010), nos anos 50, os sistemas de
informações produziam mudanças técnicas que afetavam poucas pessoas dentro da
organização, pois se iniciava a transferência do manual para o computador. Os anos
60 e 70 ocorreram mudanças gerenciais e comportamentais, influenciando a atuação
das pessoas. Nas décadas de 80 e 90, o sistema de informações passou a envolver
as atividades relacionadas a produtos, mercados, fornecedores e clientes, mudanças
gerenciais e institucionais, afetando toda a estrutura da organização.
Para Primak (apud SILVA et al., 2010), a evolução dos sistemas de
informação deve envolver: a integralização de bases de dados entre clientes,
13
fornecedores e governo; o surgimento de bibliotecas virtuais; o acesso à informação
em qualquer instância e em qualquer lugar; e a diminuição do custo de inserção,
certificação da qualidade, organização e distribuição dos dados e informações.
Wash e Roberts (apud PADOVEZE, 2007) salientam que, sistema de
informação é uma combinação de pessoas, facilidade, tecnologias, mídias,
procedimentos e controles, com os quais se pretende manter canais de
comunicações relevantes, processar transações rotineiras, chamar a atenção dos
usuários para eventos internos e externos significativos e assegurar bases para a
tomada de decisão inteligente.
Por sua vez, Batista (2003) compreende que um sistema de informação com
qualidade é totalmente racional, planejado, no mínimo, com os requisitos básicos e
pode ser caracterizado por:
Sistema sem uma qualidade excessiva de formulários, um sistema não
burocrático;
Possuir procedimentos lógicos, diretos e racionais;
Possuir meios de processamentos adequados à atividade em questão;
Não possuir relatórios que não tenham nenhum processamento.
A utilização do Sistema de Informação compreende em justapor todos os
sedimentos das informações coletados, em um relatório geral, que em
conseqüência, facilita de modo geral a gestão do que está sendo administrado.
Dada certa instituição pública de Ensino Superior, fica perceptível a
importância que o SI exerce sobre a mesma. Apesar de tratar de clientes e
estudantes a automatização, o controle e a reunião de todas as informações
facilitam a gestão dessas instituições.
Padoveze (2007) classifica os sistemas de informação em: Sistemas de
Informação de Apoio às Operações, Sistemas de Informação de Apoio à Gestão e
Sistemas de Informação de Apoio à Decisão.
Sistemas de Informação de Apoio às Operações nascem da necessidade
de planejamento e controle das diversas áreas operacionais da empresa. Esses
sistemas de informação estão ligados ao sistema físico-operacional e surgem da
necessidade de desenvolver as operações fundamentais da organização. Pode-se
dizer até que esses sistemas são criados automaticamente pelas necessidades de
14
administração operacional. Como exemplo, os sistemas de informação de controle
de banco de dados, de controle de recursos humanos e etc.;
Sistemas de Apoio à Gestão são os sistemas ligados à vida econômico-
financeira da empresa e às necessidades de avaliação de desempenho dos
administradores internos. Fundamentalmente, esses sistemas são utilizados pelas
áreas administrativas e financeiras da empresa, e pela alta administração da
companhia, com o intuito de planejamento e controle financeiro e avaliação de
desempenho dos negócios. São exemplos desses sistemas o sistema de informação
contábil, o sistema de custos, de orçamento, planejamento de resultados e etc.;
Sistemas de Suporte à Decisão definem como sistemas em extensão dos
modelos de contabilidade gerencial para manuseio de problemas de planejamento
semi-estruturados e estratégicos, tais como: decisões de fazer ou comprar, decisões
de alugar ou comprar, decisões de canais de distribuição etc.
Já, Megginson (apud MORAES, 2004), identifica quatro tipos de sistemas de
informação:
Sistema de Processamento de Transações: é planejado para auxiliar a
execução de atividades rotineiras pelo nível operacional;
Sistema de Informação para a Administração: utilizado para auxiliar os
administradores a tomar decisões programadas (estruturas e recorrentes). Nas
decisões programadas, os tomadores de decisão sabem quais os fatores
necessários para tomar decisão e quais as variáveis envolvidas;
Sistema de Apoio a Decisão: utiliza a informática para facilitar o processo
de tomada de decisão em situações estruturadas. Não substitui o arbítrio do
administrador na tomada de decisão, apenas apóia os administradores no processo
de tomada de decisão, trabalham-se os dados disponíveis em arranjos, mas
convenientes;
Sistema de Informação para Executivo: é considerado desdobramento do
sistema de apoio a decisões. Foi desenvolvido no inicio de 1980 para satisfazer a
necessidade de acesso fácil do nível institucional a informações importantes
apresentadas de modo a facilitar a compreensão. A disponibilidade e o uso dos
microcomputadores facilitam a opção pelo sistema.
15
Com a finalidade de capturar e/ou recuperar dados e analisá-los em função
do processo de decisão, os SI, segundo Freitas e Kladis (1996 apud SENGER,
2006), podem ser classificado em:
Sistemas de Informação Transacionais (SIT) – processam grande volume
de informações para as decisões administrativas ou rotineiras;
Sistemas de Informação Gerenciais (SIG) – contêm informações periódicas
de planejamento e controle para a tomada de decisões;
Sistema de Apoio à Decisão (SAD) – contém informações que auxiliam os
decisores na geração de alternativa;
Sistemas Especialistas (SE) – assimilam a experiências dos decisores para
a resolução de problemas semelhantes no futuro; e
Sistemas de Apoio ao Executivo (SAE) – usados pela alta direção na
explicitação de informações conjunturais usadas para balizar as decisões não
estruturadas.
Um sistema de informação é um conjunto de componentes inter-relacionados
que coletam, manipulam e disseminam dados de informação, proporcionando um
mecanismo de feedback para atender a um objetivo. (STAIR e REYNOLDS, 2002).
Conforme os mesmos autores anteriormente, um sistema de informação é um
conjunto de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada),
manipulam (processamento) e disseminam (saída) os dados e a informação e
fornecem um mecanismo de feedback para atender a um objetivo. Os significados
dos elementos dos sistemas de informação, segundo Stair e Reynolds (2002):
Entrada é a atividade de reunião e coleta de dados brutos. Na produção de
contracheques salariais, por exemplo, a quantidade de horas trabalhadas por cada
empregado precisa ser levantada antes do cálculo e da impressão deste documento.
Em um sistema de graduação de uma universidade, as notas dos estudantes devem
ser fornecidas pelos professores antes que o total das notas finais do semestre ou
trimestre sejam enviadas para os respectivos estudantes;
Processamento envolve a conversão e a transformação de dados em
saídas úteis. O processamento pode incluir a realização de cálculos, comparações e
tomadas de ações alternativas e, ainda, o armazenamento dos dados para uso
futuro;
16
Saída envolve a produção de informação útil, geralmente em forma de
documentos e/ou relatórios. As saídas podem incluir contracheques para os
empregados, relatórios para os gerentes e informação para os acionistas, bancos,
órgãos governamentais e outros grupos. Em alguns casos, a saída de um sistema
corresponde à entrada para outro.
Feedback é a saída utilizada para promover as mudanças na entrada ou
nas atividades de processamento. E também é importante para gerência e para os
tomadores de decisão.
4.1.3 Objetivos e características
Os sistemas de informação armazenam e organizam dados, como também,
recuperam e disponibilizam as informações aos seus usuários. Seu principal
objetivo, é o auxilio nos processos de tomada de decisões nos negócios.
Ainda, de acordo com Polloni (apud SILVA et al., 2010), um SI deve atingir
seus objetivos de armazenamento e fornecimento de informações para a
organização, em formato, tempo e custos apropriados. Assim, um sistema de
informação eficaz deve apresentar as seguintes características:
Produção de informações. Produzir informações realmente necessárias,
confiáveis, em tempo hábil e com custo condizente, atendendo aos requisitos
operacionais e gerenciais da tomada de decisão;
Regulamentação. Possuir diretrizes capazes de assegurar a realização dos
objetivos, de maneira direta, simples e eficiente;
Integração. Integrar-se à estrutura da organização e auxiliar na
coordenação das diferentes unidades organizacionais;
Fluxo de processos. Ter um fluxo de procedimento (interno e externo ao
processamento) racional, integrado, rápido e de menor custo possível;
Confiabilidade. Contar com dispositivos internos que garantam a
confiabilidade das informações de saída e adequada proteção aos dados
controlados pelo sistema; e
Simplicidade. Ser simples, seguro e rápido em sua operação.
17
A organização que possa contar com sistemas de informações capazes de
gerar informações confiáveis e de qualidade irá obter maior controle interno e
integração entre os diversos setores, o que possibilitará a sustentação necessária à
tomada de decisão. Estes sistemas precisam estar direcionados para as diferentes
funções na empresa e/ou na instituição ao enfocar diferentes tipos de problemas e
proporcionar diferentes soluções dentro da organização, pois um único sistema não
é suficiente para conduzir todas as tarefas da empresa (SILVA et al., 2010).
4.1.4 Componentes do Sistema de Informação
Para Turban, Rainer e Potter (2007), sistema de informação coleta, processa,
armazena analisa e dissemina informações para um fim especifico. Um sistema de
informação baseado em computador (SIBC) é um sistema de informação que usa a
tecnologia do computador para realizar algumas ou todas as tarefas pretendidas.
Por essa razão, o termo “sistema de informação” normalmente é usado como
sinônimo de “sistemas de informação baseado em computador”. Os componentes
básicos dos sistemas de informação são:
Hardware é um dispositivo como processador, monitor, teclado e
impressora. Juntos, esses dispositivos recebem dados e informações, os processam
e os exibem;
Software é um programa ou conjunto de programas que permite que o
hardware processe os dados;
Banco de dados é uma coleção de arquivos ou tabelas relacionados
contendo dados;
Rede é um sistema de conexão que permite que diferentes computadores
compartilhem recursos;
Procedimento é um conjunto de instruções sobre como combinar todos os
componentes para processar informações e gerar a saída desejada; e
Pessoas são indivíduos que usam o hardware e o software, interagem com
eles ou usam sua saída.
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4.1.5 Benefícios da Utilização do SI
Silva et al. (2010), compreende que os sistemas de informação podem
contribuir para modificar o ambiente na qual a organização encontra-se inserida, pois
permitem a oferta de serviços mais completos e eficientes a seus clientes. Neste
sentido, as organizações destinam uma parte de seus recursos para investimento
neste tipo de tecnologia, buscando melhorar o seu desempenho organizacional,
tentando cada vez mais se manter competitiva em seu mercado de atuação.
De acordo com Oliveira (apud SILVA et al., 2010) as principais finalidades
são:
Reduzir custos. Visa diminuir os custos das operações, da mão-de-obra
burocrática e do grau de centralização de decisões na empresa;
Aperfeiçoamento das informações. Tem como propósito melhorar o acesso
às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor preço;
Ganhar produtividade. Objetiva melhorar a produtividade, tanto setorial
quanto global, e os serviços realizados e oferecidos;
Melhorar a tomada de decisões. Aprimorar os processos de tomadas de
decisões, por meio do funcionamento de informações mais rápidas e precisas, e
estimular maior interação entre os tomadores de decisão;
Projeção de resultados. Fornecer melhores projeções dos efeitos das
decisões;
Aperfeiçoamento organizacional. Melhorar a estrutura organizacional, por
facilitar o fluxo de informações;
Estruturação de poder. Aperfeiçoar a estrutura de poder para aqueles que
entendem e controlam o sistema;
Capacidade de resposta aos acontecimentos. Adaptar a empresa para
enfrentar os acontecimentos não-previstos, a partir das constantes mutações nos
fatores ambientais;
Desenvolver relacionamentos. Melhorar a interação com os fornecedores,
assim como nas atitudes e atividades dos funcionários da empresa;
Motivar o pessoal. Aumentar o nível de motivação das pessoas envolvidas;
e
Distribuir hierarquia. Reduzir os níveis hierárquicos.
19
4.2 INFORMAÇÃO
Costuma-se dizer que a finalidade dos sistemas de informação é obter as
informações certas para as pessoas certas, no momento certo, quantidade certa e
no formato certo. Como os sistemas de informação devem fornecer informações
úteis, começa-se definindo dados e informações (TURBAN, RAINER e POTTER,
2007).
4.2.1 Dados
Turban, Rainer e Potter (2007) afirmam que dados se referem a uma
descrição elementar de coisas, eventos, atividades e transações que são
registrados, classificados e armazenados, mas não são organizados para transmitir
qualquer significado específico. Os itens de dados são números, letras, figuras,
sons, ou imagens.
Dado também é entendido como um elemento da informação, um conjunto de
letras, números ou dígitos, que tomado isoladamente, não transmite nenhum
conhecimento, ou seja, não contém um significado claro (REZENDE e ABREU,
2003).
De acordo com Padoveze (2007), dado é o registro puro, ainda não
interpretado, analisado e processado.
Além disso, Batista (2004) destaca que os dados organizados e classificados
servem para suprir um objetivo específico a informação. Todo esse conjunto de
dados a serem coletados nos diversos sistemas tem de ser gerenciado por alguma
estrutura que permita o armazenamento de grandes quantidades de informações, o
processamento rápido do que lhe for solicitado e a disponibilidade dessa informação
para qualquer integrante do sistema que tenha a devida autorização para acessá-la.
4.2.2 Informação
De acordo com Rezende e Abreu (2003), o sistema transmite informação,
independentemente de seu nível, tipo e uso. Informação, portanto, é todo o dado
20
trabalho, útil, tratado, com valor significativo atribuído ou agregado a ele e com uma
importante finalidade para quem usa a informação.
Batista (2004, p. 22) afirma que, “informação é resultado do tratamento dos
dados existentes acerca de alguém ou de alguma coisa. A informação aumenta a
consistência e o conteúdo dos dados relacionados”.
Informação é dado que foi processado e armazenado de forma compreensível
para seu receptor e que apresenta valor real ou percebido para suas decisões
correntes ou prospectivas, conforme Davis (apud PADOVEZE, 2007).
E, ainda, informação refere-se a dados que foram organizados de modo a
terem significado e valor para o receptor. Por exemplo, a nota é um dado, mas o
nome de um aluno associado a sua nota é uma informação. O receptor interpreta o
significado e elabora conclusões e implicações da informação (TURBAN, RAINER e
POTTER, 2007).
Batista (2004, p. 20) “assegura que as organizações de sucesso sempre
possuíram como alicerce a disponibilidade de informações apropriadas para a
tomada de decisões”.
O mesmo autor acima, afirma, que os dois maiores problemas empresariais
para a tomada decisões podem ser resumidos no fato de que nem sempre as
informações estão disponíveis para o nível tático da organização e o grande prejuízo
para ela está na rapidez com que as informações se desatualizam.
Stair (1998, p. 06) define as características da boa informação, as quais são
apresentadas na Tabela 1. Quando a informação revela-se com tais características,
ela torna-se um instrumento importante para o decisor em seu processo de
decisão. Isso decorre de um sistema, ou seja, um conjunto de elementos ou
componentes inter-relacionados que coletam, manipulam e armazenam,
disseminam os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback para
atingir determinados objetivos.
Se a informação não for precisa ou completa, decisões tomadas
incorretamente podem, e, conseqüentemente, custar muito caro para as
organizações (STAIR; REYNOLDS, 2002). Por isso, a importância da informação
apresentar as características acima mencionadas.
21
Tabela 1: As características da boa informação
CARACTERÍSTICAS DEFINIÇÕES
Precisa
A informação precisa não tem erros. Em alguns casos, a informação imprecisa é gerada pela entrada de dados incorretos no processo de transformação. Isso é comumente chamado de “entra lixo, sai lixo” (ELSL).
Completa A informação completa contém todos os dados importantes. Por exemplo, um relatório de investimentos que não inclui todos os custos importantes não está completo.
Econômica A informação também deve ser de produção relativamente econômica. Os tomadores de decisões devem sempre fazer um balanço do valor da informação como custo de produção.
Flexível
A informação flexível pode ser usada para diversas finalidades. Por exemplo, a informação de quanto se tem de estoque disponível de uma determinada peça pode ser usada pelos representantes de vendas no fechamento de uma venda, por um gerente de produção para determinar se mais estoque é necessário, e por um diretor financeiro para determinar o valor total que a empresa tem investido em estoques.
Confiável
A informação confiável pode ser dependente. Em muitos casos, a confiabilidade da informação depende da confiabilidade do método de coleta de dados. Quer dizer, a confiabilidade depende da fonte da informação. Um boato, vindo de fonte desconhecida, que os preços do petróleo devem subir pode não ser confiável.
Relevante
A informação relevante é importante para o tomador de decisões. A informação de que os preços da madeira de construção devem cair pode não ser relevante para um fabricante de chips de computador.
Simples
A informação também deve ser simples, não deve ser exageradamente complexa. A informação sofisticada e detalhada pode não ser necessária. Na realidade, informação em excesso pode causar sobrecarga de informação, quando um tomador de decisões tem informação demais e não consegue determinar o que é realmente importante.
Em tempo A informação em tempo é enviada quando necessário. Saber as condições do tempo da semana passada não ajudará a decidir Qual o agasalho vestir hoje.
Verificável Finalmente, a informação deve ser verificável. Isso significa que se pode checá-la para saber se está correta, talvez checando várias fontes da mesma informação.
Fonte: Stair, 1998, p.6.
Assim, uma instituição para tornar-se competitiva deve possuir informações
de todas as interações de seus sistemas internos e externos para aumentar a sua
capacidade de solucionar as perguntas e os problemas que surgem dentro de uma
organização.
22
4.2.3 Valor da Informação
“O valor da informação está diretamente ligado ao modo com que esta auxilia
os tomadores de decisões a alcançar as metas de sua organização” (STAIR E
REYNOLDS, 2002, p. 7).
Conforme Stair e Reynolds (2002), uma organização é um conjunto de
pessoas e de outros recursos estabelecidos para cumprir metas. A primeira meta de
uma organização com fins lucrativos é maximizar os lucros por meio do aumento da
receita ou redução dos custos. Nas organizações sem fins lucrativos, incluindo-se
grupos sociais, grupos religiosos, universidades e outras organizações, o lucro não
representa sua meta primária.
De acordo com Padoveze (2007, p. 28),
o valor da informação reside no fato que ela deve reduzir a incerteza na tomada de decisão, ao mesmo tempo que procura aumentar a qualidade da decisão. Ou seja, uma informação passa ser valida quanto sua utilização aumenta a qualidade decisória, diminuindo a incerteza do gestor no ato da decisão.
Ainda conforme o mesmo autor sabe-se que, quanto mais informação está à
disposição, maiores são as chances de reduzir-se a incerteza na tomada de decisão.
Porém, qualquer informação tem um custo. Assim, é possível que o volume ideal de
informações para determinada tomada decisão exija um custo muito alto para
obtenção delas.
Nas organizações sem fins lucrativos o valor da informação está ligado para
modo satisfazer seus clientes, estudantes e/ou freqüentadores com o serviço
prestado em cada um de seus departamentos.
Dessa forma, Padoveze (2007), é necessário encontra-se uma relação
adequada: o mínimo de informação necessária para reduzir a incerteza e aumentar a
qualidade da decisão, ao menor custo possível. Em outras palavras, o custo de obter
as informações deve ser sempre menor do que o benefício gerado pela decisão
baseado nessas informações obtidas. Esse é o verdadeiro valor da informação.
23
4.3 GESTÃO UNIVERSITÁRIA
Oliveira (2004, p. 224) afirma que “gestão é o processo interativo de
desenvolver e operacionalizar as atividades de planejamento, organização, direção e
avaliação dos resultados da empresa ou negócio”. Dessa forma, a palavra gestão
envolve o conceito de administrar.
De acordo com Kwasnicka (1995, p.17),
a palavra administrar tem vários significados. Não há um padrão universalmente aceito para a definição do termo administração. O próprio Aurélio aponta em seu dicionário essa multivariedade de significado, como: gerir, ministrar, conferir. Entretanto, quando se trata de negócios, é importante a busca de um consenso em seu significado.
Ainda na concepção do mesmo autor citado acima, o termo administração é
aquele que é visto como um processo integrativo fundamental, buscando sempre a
obtenção de resultados específicos. Além disso, pode ser considerada uma
disciplina organizada e formal, pesquisada e aplicada em Instituições de Ensino
Superior.
Já o termo universidade pode ser conceituado como instituição pluridisciplinar
de formação dos quadros de profissionais de nível superior, de pesquisa, de
extensão e de domínio e cultivo do saber humano. Uma universidade provê
educação tanto na graduação quanto pós-graduação.
Assim, o bom andamento da gestão universitária impõe, cada vez mais, a
necessidade de sistemas de informações eficientes, que efetivamente auxiliem na
tomada de decisões e na disponibilização de informações à comunidade acadêmica
(CIUPAK et al., 2010).
Mediante Bernardes (apud CIUPAK et al., 2010), as universidades devem
adotar boas práticas de gestão e tecnologias que lhes ampare, a fim de satisfazer
seu cliente, que é a sociedade, a qual usufrui das suas práticas de ensino e dos
resultados de suas pesquisas. Para tanto, as universidades precisam fazer uso
correto das novas tecnologias, principalmente no gerenciamento das informações de
seus setores, por exemplo, adotando sistemas de informações gerenciais
adequados às suas especificidades.
24
Complementando, Finger (apud Bernardes; apud CIUPAK et al., 2010),
salienta que os processos de gestão universitária deveriam ser inovadores e
melhorar a integração entre alunos, docentes, técnicos e, em geral, a comunidade
universitária interna e externa. Para esse mesmo autor, a administração universitária
brasileira é tradicionalista, burocrática e governamental e as universidades não tem
tido uma preocupação alguma com a qualidade dos produtos e serviços ofertados.
Concluí-se, então, para obter-se uma gestão universitária eficaz é necessária
a extração de informações dos bancos de dados alimentados por seus SIs, no intuito
de prover seus usuários com informações no momento certo e no formato desejado
(CIUPAK et al., 2010).
25
5 METODOLOGIA
A metodologia da pesquisa de acordo com Beuren (2008, p. 67) “é definida
com base no problema formulado, o qual pode ser substituído ou acompanhado da
elaboração de hipóteses”.
Segundo Silva (2008), a metodologia deve ser empregada em uma pesquisa
contendo desde a formulação do problema, das hipóteses levantadas até a
delimitação do universo ou a da amostra. O que se observa é que, no geral, usa-se
mais de um método e mais de uma técnica na realização da pesquisa.
Por sua vez, Gil (2002), define metodologia como relatório que deverá
esclarecer acerca das técnicas adotadas para seleção da amostra e coleta de
dados. Convém que seja definida a extensão da amostra, bem como a modalidade
de amostragem utilizada. As técnicas de coleta de dados deverão ser apresentadas
com detalhes suficientes para sua avaliação. O modelo de questionário ou roteiro da
entrevista poderão ser incluídos no relatório como anexos.
Ainda, em seus apontamentos, Raupp e Beuren (2008) classificam as
tipologias de delineamentos de pesquisas, as quais são agrupadas em três
categorias: a pesquisa quanto aos objetivos, que contempla a pesquisa exploratória,
descritiva e explicativa; pesquisa quanto aos procedimentos, que aborda o estudo de
caso, o levantamento, a pesquisa bibliográfica, documental, participante e
experimental; e a pesquisa quanto à abordagem do problema, que compreende a
pesquisa qualitativa e a quantitativa.
Partindo dessas definições, os métodos de pesquisas para o desenvolvimento
do presente trabalho permitem classificar a pesquisa quanto aos seus objetivos
como exploratória e descritiva; quanto aos procedimentos como estudo de caso,
levantamento, pesquisa bibliográfica e documental; e quanto à abordagem do
problema, como qualitativa e quantitativa.
5.1 PESQUISA EXPLORATÓRIA
Pesquisa exploratória consiste em conhecer com maior profundidade o
assunto, de modo a torná-lo mais claro ou construir questões importantes para a
condução da pesquisa (Beuren e Raupp, 2008).
26
Gil (1999 apud Beuren e Raupp, 2008), compreende que pesquisa
exploratória é desenvolvida com o objetivo de obter uma visão geral sobre
determinado fato. Portanto, realiza-se essa pesquisa quando o tema escolhido é
pouco explorado e torna-se difícil formular hipóteses precisas e operacionalizáveis.
5.2 PESQUISA DESCRITIVA
A pesquisa descritiva na concepção de Gil (1999 apud Beuren e Raupp, 2008,
p. 81),
tem como principal objetivo descrever características de determinada população ou fenômeno ou o estabelecimento de relações entre as variáveis. Uma de suas características mais significativas está na utilização de técnicas padronizadas de coletas de dados.
De acordo Andrade (2002 apud Beuren e Raupp 2008), a pesquisa descritiva
também consiste em observar os fatos, registrar, analisar, classificar e interpretar
sem interferir nos resultados obtidos.
Nesse sentido, esta pesquisa busca descrever a percepção dos usuários do
sistema de informação da biblioteca da FECEA, no que se refere a sua utilização, a
eficiência e a importância.
5.3 ESTUDO DE CASO
Para Beuren e Raupp (2008), o estudo de caso é uma pesquisa realizada de
maneira mais intensa, em decorrência de os esforços dos pesquisadores
concentrarem-se em determinado objeto de estudo. No entanto, o fato de relacionar-
se a um único objeto constitui-se em uma limitação, uma vez que seus resultados
não podem ser generalizáveis a outros objetos.
“O estudo de caso é caracterizado pelo estudo profundo de um ou de poucos
objetos, de maneira a permitir seu conhecimento amplo e detalhado” (GIL, 2002, p.
58).
27
Caracteriza-se, o estudo de caso, principalmente pelo estudo concentrado de
um único caso. O estudo a ser realizado por este projeto refere-se ao caso da
Faculdade Estadual de Ciências Econômicas de Apucarana (FECEA) a partir de um
estudo do sistema de informação da sua biblioteca.
5.4 LEVANTAMENTO DE DADOS
O levantamento de dados, segundo Gil (2002), caracteriza-se pela
interrogação direta das pessoas, cujo comportamento se deseja conhecer.
Basicamente, procede-se à solicitação de informações a um grupo de pessoas
acerca do problema estudado para, em seguida, mediante análise quantitativa, obter
as conclusões correspondentes aos dados coletados.
Portanto, levantamento de dados será realizado por meio de entrevistas e
questionários, a serem aplicados junto aos usuários do sistema de informação da
biblioteca. Inicialmente, serão realizadas entrevistas com os usuários internos do
sistema para, a partir desta, elaborar o questionário, o qual será aplicado junto aos
usuários externos, estudantes e professores, a fim de verificar a percepção destes.
Os dados coletados serão tabulados utilizando o software SPSS.
.
5.4.1 Entrevista
A entrevista consiste em “... uma comunicação verbal entre duas ou mais
pessoas, com um grau de estruturação previamente definido.” Trata-se de um “...
excelente instrumento de pesquisa e é largamente usada no mundo das
organizações, com diversas finalidades.” (SILVA, 2008, p. 63).
Gil (2002), afirma que entrevista é uma técnica em que o pesquisador se
apresenta ao pesquisado e formula-lhe perguntas, com o objetivo de obter os dados
que interessam à pesquisa. Afinal, sendo uma técnica de interação social, em que
uma das partes busca coletar dados e a outra se apresenta como fonte de
informação.
28
Segundo Cervo e Bervian (1977, p.105 apud BEUREN E COLAUTO 2008,
p.132), a entrevista é uma “conversa orientada para um objetivo definido: recolher,
através do interrogatório do informante, dados para a pesquisa”. Assim, ela é
considerada a técnica de coleta de dados mais utilizada no campo das ciências
sociais.
Nesta pesquisa, utilizar-se-á um roteiro de entrevista, elaborado para melhor
conhecer o sistema de informação da Biblioteca.
5.4.2 Questionário
Já, o questionário, de acordo com Silva (2008), é um conjunto ordenado que
consistente em perguntas a respeito de variáveis situações que deseja descrever.
Quanto à sua elaboração deve ser observado à clareza das perguntas, tamanho,
conteúdo e organização, de maneira que o entrevistado possa ser motivado a
respondê-lo.
Na concepção de Gil (2002, p.137), questionário é “uma técnica de coleta de
dados que consiste em um rol de questões propostas por escrito às pessoas que
estão sendo pesquisadas”.
Assim, segundo Beuren e Raupp, (2008), os dados devem ser coletados com
base em uma amostra retirada de determinada população ou universo que se deseja
conhecer. Particularmente, neste estudo, aplicar-se-á um questionário, considerando
uma escala intervalar de cinco pontos.
Para Malhotra (2006, p. 206) esta escala é muito utilizada nas pesquisas, pois
“exige que os entrevistados indiquem um grau de concordância ou discordância com
cada uma de uma série de afirmações sobre objetos de estímulo”. Neste
questionário serão empregadas três escalas, onde na parte relacionada ao grau de
satisfação dos usuários com relação à utilização do sistema de informação
empregar-se-á a escala de Muito Insatisfeito (1), Insatisfeito (2), Indiferente (3),
Satisfeito (4) e Muito Satisfeito (5). Na parte relacionada ao grau de importância do
sistema de informação empregar-se-á a escala de Nenhuma Importância (1), Pouca
Importância (2), Indiferente (3), Importante (4) e Muito Importante (5). Desta forma,
quanto mais próximo de (5) mais satisfeito ou mais importante é a percepção do
entrevistado. Ainda será utilizado (1) Nunca, (2) Algumas vezes, (3) Metade do
29
Tempo, (4) Maioria das vezes, (5) Sempre, para verificar a eficiência do
funcionamento do sistema de informação.
5.5 PESQUISA BIBLIOGRÁFICA
A pesquisa bibliográfica mediante Beuren e Raupp (2008) é desenvolvida com
material já elaborado, principalmente livros e artigos científicos. O material
consultado na pesquisa bibliográfica abrange todo referencial já tornado público em
relação ao tema de estudo, desde publicações avulsas, livros, pesquisas,
monografias, dissertações, entre outros.
Para Gil (2002, p. 62), a “pesquisa bibliográfica é aquela em que os dados
são obtidos de fontes bibliográficas, ou seja, de material elaborado com a finalidade
explícita de ser lido”. Por meio delas, o investigador tem a possibilidade de cobrir
uma gama de fatos muito mais ampla do que aquela que poderia investigar
mediante observação direta dos fatos.
Neste trabalho de pesquisa, foram consultados livros, revistas, artigos em CD-
ROM e em anais eletrônicos e dissertações, sobre sistema de informação,
informação e gestão universitária.
5.6 PESQUISA DOCUMENTAL
A pesquisa documental, de acordo com Silva e Grigolo (2002 apud BEUREN
E RAUPP 2008, p.89), “vale-se de materiais que ainda não receberam nenhuma
análise aprofundada”. Visa selecionar, tratar e interpretar a informação bruta,
buscando extrair dela algum sentido e introduzir-lhe algum valor.
Nessa tipologia de pesquisa, os documentos são classificados em dois tipos
principais: fontes de primeira mão, que são os documentos que não receberam
qualquer tratamento analítico – documentos oficiais, reportagens de jornal, cartas,
contratos, fotografias etc. – fontes de segunda mão, que são os documentos que de
alguma forma já foram analisados – relatórios de pesquisa, relatórios de empresas,
tabelas estatísticas etc. (GIL 1999, apud BEUREN E RAUPP 2008).
30
5.7 PESQUISA QUALITATIVA
Pesquisa qualitativa é uma análise mais profunda em relação ao fenômeno
que está sendo estudado. Sendo que abordagem qualitativa visa destacar
características não observadas por meio de um estudo quantitativo (BEUREN E
RAUPP 2008).
Richardson (1991, p.80 apud BEUREN E RAUPP 2008) menciona que
“os estudos que empregam uma metodologia qualitativa podem descrever a complexidade de determinado problema, analisar a interação de certas variáveis, compreender e classificar processos
dinâmicos vividos por grupos sociais”.
Destaca ainda que abordar um problema qualitativamente pode ser uma
forma adequada para conhecer bastante a natureza de um fenômeno social.
5.8 PESQUISA QUANTITATIVA
Pesquisa quantitativa tem por intenção garantir a precisão dos resultados,
evitar distorções de análise e interpretação, possibilitando uma margem de
segurança quanto às inferências feitas (BEUREN e RAUPP 2008).
De acordo com os autores citados acima, pesquisa quantitativa é o emprego
de instrumentos estatísticos, tanto na coleta quanto no tratamento dos dados.
5.9 UNIVERSO DA PESQUISA
O universo de pesquisa está voltado para os usuários do sistema de
informação da biblioteca da FECEA. Para a aplicação da entrevista, será contatada
a responsável pelo sistema utilizado, identificada como usuária interna.
Para a aplicação do questionário, selecionar-se-á uma amostra representativa
dos usuários externos, considerando os professores e os alunos que estão
cursando, no corrente ano, o último ano dos cursos de Administração, Ciências
Contábeis, Secretariado Executivo, Serviço Social e Turismo da Instituição. Foram
selecionados esses alunos, por entender que estes utilizaram o sistema durante o
31
mínimo de quatro anos que permaneceram estudando. Dessa forma, a amostragem
caracteriza-se como não-probabilística por conveniência (MALHOTRA, 2006).
5.10 ANÁLISE DOS DADOS
A análise dos dados compreende a análise e interpretação quantitativa e
qualitativa dos dados coletados, considerando a importância do contato pessoal no
decorrer da entrevista. O relato focalizará a utilização, a eficiência e importância do
sistema de informação da biblioteca da Faculdade Estadual de Ciências Econômicas
de Apucarana, na percepção de seus usuários.
Devido ao comprometimento do pesquisador com os entrevistados no
sentido de não revelar nomes de quem contribuiu com a pesquisa, não se efetuam
quaisquer referências nominais no decorrer do relatório, objetivando dificultar a
identificação dos sujeitos de pesquisa.
32
6 CRONOGRAMA DE DESENVOLVIMENTO
ATIVIDADE
2010 2011
JU
L
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O
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V
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Elaboração do Projeto de Pesquisa.
Revisão bibliográfica com visita a biblioteca da FECEA.
Revisão bibliográfica em artigos científicos em anais de eventos.
Revisão teórica em frente ao computador
Fundamentação Teórica completa; Metodologia; Instrumento de Coleta fechado.
Coleta de Dados.
Elaboração do Relatório Final do Projeto de Iniciação Cientifica com Análise dos Dados e Conclusões.
Quadro 1 – Cronograma de atividades para o projeto de pesquisa sobre a Utilização, Eficiência e Importância do Sistema de Informação da Biblioteca da Faculdade Estadual de Ciências Econômicas de Apucarana, na percepção de seus usuários.
33
77 RREEFFEERRÊÊNNCCIIAASS BBIIBBLLIIOOGGRRÁÁFFIICCAASS
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