PROJETO INTERDISCIPLINAR

Gerenciamento Eletrônico de Documentos com Aplicação do GED

SR WORKS

http://srworks.webnode.com.br/

Organograma

ObjetivosObjetivo Geral

Contribuir para preservação dos documentos e organizar eletronicamente a documentação através de uma ferramenta que provê facilmente um meio de gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos e permitir aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente.

Objetivo Especifico

Implantar sistema de gerenciamento eletrônico de documentos que permite gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em obras raras da Biblioteca do Senado Federal.

Benefícios EsperadosAgilidade no acesso e recuperação das informações;Possibilidade de usuários acessarem o mesmo documento

simultaneamente;Melhoria no processo de tomadas de decisão;Melhor qualidade no atendimento ao usuário;Qualidade do arquivo mestre é mantida, sendo assim o número

de copias tirados dele não interfere na qualidade do mesmo;Oportunidade dos usuários de qualquer lugar do mundo

pesquisar as obras digitalizadas através da disponibilização pela web;

Menos acesso de pesquisa do material físico mantendo assim a descrição e vida útil da obra;

Preservação do estado de saúde do usuário evitando o contato físico da obra já que se encontra na forma digital.

Premissas e RestriçõesPremissas

Assume-se que as informações fornecidas pela Biblioteca do Senado Federal estejam totalmente corretas, evitando impactos negativos na execução do projeto.

O mão de obra para elaboração, planejamento e implantação será paga pela Biblioteca do Senado Federal dentro do prazo acordado, afim de não impactar no decorrer do projeto. Estes serão profissionais com perfil adequado as funções, sendo necessário a aprovação do Gerente de Projeto.

A Biblioteca do Senado Federal irá disponibilizar local apropriado para as tarefas a serem executadas;

A equipe de projetos será responsável por todas as tarefas que envolvem a elaboração, planejamento e implantação do projeto de digitalização de obras raras, sem a necessidade de contratação de serviços terceirizados.

Premissas e RestriçõesRestrições

Todas as atividades relacionadas a elaboração e planejamento devem ser executadas em local apropriado;

O projeto deverá ser entregue antes da do dia 08/07/2011; A interface do sistema deve ser desenvolvida pelo departamento

de tecnologia (PRODASEN) da Biblioteca do Senado Federal; Todas as atividades relacionadas ao projeto deverão ser feitas em

ambiente que condiz com a politica de segurança da Biblioteca do Senado Federal;

A implantação deverá ser efetuada nas instalações da Biblioteca do Senado Federal.

As informações solicitadas pelos cliente serão respondidas em até 02 dias úteis.

Analise dos StakeholdersStakeholders Natureza de Interesse Posição

PRODASENGerar o banco de dados, programar a interface do sistema e disponibilizar o parque digital. Favorável

Biblioteca Digital

Armazenar, preservar e divulgar o acesso em formato digital dos documentos de interesse do Poder Legislativo em mecanismo de busca via intranet. Favorável

Administrador do Sistema

Planejar, programar, coordenar, controlar e dirigir os sistemas biblioteconômicos e/ou de informações e de unidades de serviços afins.

Favorável

BibliotecáriosControlar e dirigir os sistemas biblioteconômicos e/ou de informações e de unidades de serviços afins. Favorável

Usuários Acessar via intranet corporativa os mecanismos de busca de documento do interesse publico ou patrimônio cultural

Favorável

BeneficiáriosSBIB - Secretária de Biblioteca: compete a providenciar

sobre o expediente, as audiências e a representação de seu titular.

SSPES - Subsecretaria de Pesquisas e Recuperação de Informações Bibliográficas: compete coordenar as atividades de pesquisa parlamentar, recuperação de informações bibliográficas, circulação manutenção e conservação do acervo

SSPTEC - Subsecretaria de Processamento Técnico de Informações Bibliográficas: compete coordenar as atividades de desenvolvimento de coleções de processamento de livros, de jornais, de artigos de revistas, de coleções de revistas e do acervo digital.

Usuários: usuários que utilizam serviços disponibilizados pela biblioteca.

Recursos Necessários ao Projeto

Função Qtde Salário Meses Valor Total

Gerente de Projetos 01 R$ 8.000,00 12 R$ 96.000,00

Líder de Projetos 01 R$ 5.000,00 12 R$ 50.000,00

Analista de Sistemas 03 R$ 3.500,00 12 R$ 126.000,00

Analista de Requisitos 02 R$ 3.500,00 12 R$ 84.000,00

Webmaster 01 R$ 2.500,00 12 R$ 30.000,00

Secretária 02 R$ 1.000,00 12 R$ 24.000,00

Valor total estimado para serviços de mão de obra especializada R$ 536.000,00

Recursos Humanos

Recursos Necessários ao ProjetoMaterial de Consumo

Código Discriminação Qtde Valor Unit. Valor Total

X001 Agenda 30 R$ 10,00 R$ 300,00X002 Almofada para carimbos 05 R$ 1,50 R$ 7,50X003 Apagador 02 R$ 3,50 R$ 7,00X004 Bandeja para papéis 05 R$ 5,50 R$ 27,50X005 Bloco para rascunho 50 R$ 2,75 R$ 137,50X006 Borracha 30 R$ 1,50 R$ 45,00X007 Caderno 20 R$ 8,50 R$ 170,00X008 Caneta 50 R$ 2,00 R$ 100,00X009 Carimbos em geral 15 R$ 2,50 R$ 37,50X010 Envelope 500 R$ 0,10 R$ 50,00X011 Extrator de grampos 20 R$ 1,10 R$ 22,00X012 Fita adesiva 20 R$ 2,60 R$ 52,00X013 Grafite 50 R$ 0,50 R$ 25,00X014 Grampeador 20 R$ 4,50 R$ 90,00X015 Grampos 30 R$ 1,40 R$ 42,00X016 Lacre 02 R$ 6,50 R$ 13,00X017 Lápis 20 R$ 1,50 R$ 30,00X018 Lapiseira 20 R$ 4,50 R$ 90,00 X019 Perfurador 05 R$ 8,00 R$ 40,00X020 Régua 15 R$ 3,00 R$ 45,00X021 Tesoura 15 R$ 4,00 R$ 60,00X022 Toner 05 R$ 250,00 R$ 1.250,00Valor total estimado para material de consumo R$ 2.641,00

Recursos Necessários ao ProjetoMaterial Permanente

Código Discriminação Qtde Valor Unit. Valor Total

Y001 Aparelho de telefonia 14 80,00 1.120,00Y002 Central telefônica 01 2.500,00 2.500,00Y003 Interfone 01 500,00 500,00Y004 Cafeteira elétrica 01 450,00 450,00Y005 Ar Condicionado 04 1.600,00 6.400,00Y007 Geladeira 01 700,00 700,00Y008 Dicionários 14 30,00 420,00Y009 Enciclopédia 14 35,00 490,00Y010 Alarme 01 550,00 550,00Y011 Extintor de incêndio 02 200,00 400,00Y012 Circuito interno de TV 01 2.000,00 2.000,00Y013 Aparelho para encadernação 01 150,00 150,00Y014 Copiadora 01 1.900,00 1.900,00Y015 Data show 02 1.200,00 2.400,00Y016 Bebedouro 01 250,00 250,00Y017 Computador 14 1.500,00 21.000,00Y018 Impressora 02 800,00 1.600,00Y019 Kit multimídia 14 45,00 630,00Y020 Modem 02 180,00 360,00Y021 Armário 04 450,00 1.800,00Y022 Balcão 01 750,00 750,00Y023 Poltrona 14 350,00 4.900,00Y024 Mesa 12 600,00 7.200,00Y025 Quadro para editais e avisos 02 60,00 120,00Y026 Relógio de ponto Eletrônico 01 3.990,00 3.990,00Valor total estimado para material permanente R$ 62.580,00

FornecedoresCódigo Razão Social Especialidade Valor Total

FN001 Kalunga Material para Escritório 6.301,00

FN002 CTIS Tecnologia 26.980,00

FN003 Trilobit Apontamento Eletrônico 3.990,00

FN004 Danna Moveis para Escritório 14.650,00

FN005 Casas Bahia Varejista 7.550,00

FN006 Indústrias Rossi Segurança 5.750,00

Valor total estimado para material permanente 65.221,00

Perfis dos Profissionais Gerente de Projetos Profissional com experiência em desenvolvimento de software,

vivência em gerenciamento de projetos, domínio de técnicas, processos e ferramentas de gerenciamento e preferencialmente com uma especialização na área de projetos (MBA) e ou uma certificação internacional como o PMP.

Líder de projetos Profissional com habilidade para gerenciar a equipe e que tenha uma boa bagagem técnica e principalmente visão de processos, técnicas e boas práticas de gerenciamento de projetos.

Analista de Sistemas Profissional com habilidade para analisar de forma clara e objetiva os requisitos de acordo com a especificação do cliente e alinhado a estratégia do produto, utilizando as ferramentas e padrões definidos pela metodologia de desenvolvimento. Ser o responsável pela definição junto ao desenvolvedor apoiando na implementação.

Analista de Requisitos Profissional com habilidade para gerenciar os requisitos do sistema. É responsável pela análise do problema dos usuários e stakeholders, pela definição das necessidades dos mesmos, das características funcionais e não funcionais do sistema, pela identificação, organização, documentação e gerência das mudanças nos requisitos.

Webmaster Profissional com habilidade para criação de layouts, campanhas de mailling marketing, diagramação de conteúdo, tratamento de fotos e criação de banners. Conhecimentos, em HTML, CSS, Tableless Design e criação.

DUVIDAS?!?

GED / ECM

Definições - GED

É um grupo de tecnologias, divididas em cinco

funcionalidades básicas:

Gerenciamento Eletrônico de DocumentoGEDEntreprise Content ManagementECM

Essas tecnologias trabalham reunidas ou isoladamente, promovem a organização de informações não-estruturadas.

Preservação (Backups)

Distribuição (recuperação)

Armazenamento (publicação)

Gerenciamento (Tratamento/Workflow)

Captação

Estatísticas

Situação Documental

OK? Armazenamento

Distribuição

Digitalização e Gestão Documental

Digitalização e Gestão Documental

Convencional Eletrônico

Digitalização e Gestão Documental

Preparação/Indexação• Tratamento Arquivístico (Físico);• Classificação (Organiz.

Documental);• Captura (Digitalização);• Processamento/Indexação (Ass.

Digital e Microfilmagem);• Preservação (Físico)/

Armazenamento (Digital).

Gestão/Consulta/Eliminação• Mudanças para facilitar a

Eliminação;• Acompanhamento Automatizado

da Produção;• Gestão do Ciclo Documental

(workflow);• Gestão Integrada da Informação

(Digital);• Distribuição/Consultas (Público

Final e Recuperação Rápida).

Digitalização e Gestão Documental

Projeto de Sucesso - PROMA

Dezembro de 2009.

Total de documentos tratados, mais de:

100 mil caixas tratadas;

800 mil processos;

90 milhões de páginas;

135 milhões de imagens geradas.

Pré-Classificação

Classificação

Arranjo

Revisão da Classificação

Sistema

Etiqueta

Higienização

Digitalização

Microfilmagem

Remontagem

Controle de Qualidade

Definitivo

TR

AN

SP

OR

TE

Certificação

Etapas do Projeto

Mais de 100 profissionais, distribuídos em 14 etapas de tratamento.

Planejamento

Participantes- Nome: Francisco Alencar Moura- Cargo/Papel: Gerente de Projetos- Nome de Guerra: Franfran

- Nome: Silvio Meireles Soares - Cargo/Papel: Líder de Projetos- Nome de Guerra: Ursinho

- Nome: Maicolm Ramos Bezerra- Cargo/Papel: Analista de Sistemas- Nome de Guerra: Transão

- Nome: Ronan Alves de Castro Neto- Cargo/Papel: Analista de Requisitos- Nome de Guerra: Trainee

- Nome: Marcio Christian- Cargo/Papel: Webmaster - Nome de Guerra: Mestre dos Magos

The End

The world in your’s hand...