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Projeto Rondon Operação Catirina 2010 Curso Básico de Informática Ferramenta: BrOffice Calc Material adaptado de Fátima Conti. Este trabalho está licenciado sob uma Licença Creative Commons - Atribuição Não- Comercial – Compartilhamento pela mesma licença.

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Projeto Rondon

Operação Catirina 2010

Curso Básico de Informática Ferramenta: BrOffice Calc

Material adaptado de Fátima Conti.

Este trabalho está licenciado sob uma Licença Creative Commons - Atribuição Não-Comercial – Compartilhamento pela mesma licença.

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Projeto Rondon – Operação Catirina 2010

BrOffice Calc

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Sumário

BrOffice Calc ............................................................................................................................................................ 3

Vantagens em usar planilhas ...................................................................................................................... 3

Planilha ................................................................................................................................................................ 3

Guias ou abas das planilhas ......................................................................................................................... 4

Tela de Edição ................................................................................................................................................... 6

Menu ..................................................................................................................................................................... 6

Endereço ou Referência ................................................................................................................................ 7

Operações ........................................................................................................................................................... 8

Algumas operações ......................................................................................................................................... 8

Como efetuar uma operação ....................................................................................................................... 8

Operações com seqüências de números ................................................................................................ 9

Fórmulas ............................................................................................................................................................. 9

Prioridade entre Operações ...................................................................................................................... 10

Como colocar uma fórmula na planilha ................................................................................................ 10

Como copiar uma fórmula ......................................................................................................................... 11

Vantagem em usar endereços nas fórmulas ....................................................................................... 11

A Opção "Realce de Valor" ......................................................................................................................... 11

Soma rápida ..................................................................................................................................................... 11

Exercícios .......................................................................................................................................................... 12

Funções .............................................................................................................................................................. 12

A Função Soma................................................................................................................................................ 12

Como inserir uma função ........................................................................................................................... 13

O assistente de funções ............................................................................................................................... 13

Formatação ...................................................................................................................................................... 14

Formatação manual personalizada ........................................................................................................ 15

Gráficos .............................................................................................................................................................. 16

Tipos de gráfico .............................................................................................................................................. 16

Como criar um gráfico no Calc ................................................................................................................. 16

Como salvar (gravar) um arquivo no Calc........................................................................................... 17

Salvando em diferentes formatos ........................................................................................................... 18

Exercícios .......................................................................................................................................................... 19

Bibliografia de Apoio ......................................................................................................................................... 19

Links Interessantes ............................................................................................................................................ 19

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Projeto Rondon – Operação Catirina 2010

BrOffice Calc

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BrOffice Calc

O Calc possibilita a criação e edição de planilhas eletrônicas, pois permite:

• Aplicar fórmulas e funções a dados numéricos e efetuar cálculos; • Aplicação de muitas formatações, como tipo, tamanho e cor das fontes,

bordas etc; • Utilização de figuras, gráficos e símbolos; • Movimentação e duplicação dos dados e fórmulas dentro das planilhas ou

para outras planilhas.

Vantagens em usar planilhas

• Pode-se tratar com um variado número de informações, de forma fácil e rápida, principalmente se as mesmas fórmulas forem utilizadas por uma grande quantidade de dados.

• Se houver necessidade de alterar algum número, as fórmulas em que ele estiver presente, por meio de seu endereço, serão automaticamente atualizadas.

Planilha

Uma planilha é uma grande tabela, já preparada para efetuar cálculos, operações matemáticas, projeções, gráficos ou qualquer tipo de operação que envolva números.

Cada planilha se compõe de colunas e linhas, cuja intersecção delimita as células:

• Colunas: estão dispostas na posição vertical e são identificadas da esquerda para a direita, começando com A até Z. Depois de Z, são utilizadas 2 letras: AA até AZ, que são seguidas por BA até BZ, e assim por diante, até a última (IV), num total de 256 colunas. Na figura abaixo, a coluna B foi preenchida com linhas verticais, para melhor visualização.

• Linhas: estão dispostas na posição horizontal e são numeradas de 1 até 65.536. Portanto, a intersecção entre linhas e colunas gera milhões de células disponíveis. Para ilustrar, a linha 3 foi preenchida com linhas horizontais. O cruzamento da linha 3 com a coluna, representa uma célula (área quadriculada na figura).

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Guias ou abas das planilhas

O Calc apresenta uma pasta de três planilhas, às quais se tem acesso por meio das três guias (Planilha 1, Planilha 2 e Planilha 3) no canto inferior esquerdo da tela. A figura abaixo tem a Planilha 1 selecionada, ou seja, ativa.

Basta clicar nas abas para passar de uma planilha para outra, dentro de um mesmo arquivo. A guia da planilha em que se está trabalhando é a ativa (ou atual) ficando sempre em destaque.

Para abrir uma planilha já existente:

� Clicar no Menu "Arquivo" → "Abrir" e selecionar a planilha desejada.

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Para criar uma planilha nova

� Clicar no Menu "Arquivo" → "Novo" e em "Planilha".

Para renomear uma planilha

� Clicar com o botão direito do mouse sobre a aba desejada;

� No menu que aparece clicar em “Renomear”;

� Na janela que surge digitar o nome desejado;

� Clicar sobre o botão “OK”.

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Tela de Edição

A tela inicial do Calc é composta por vários elementos:

Nome Descrição

Barra de Título

Apresenta o nome do arquivo e o nome do programa que está sendo usado nesse momento. Usando-se os

três botões no canto superior direito pode-se minimizar, maximizar/restaurar ou fechar a janela do programa.

Barra de Menus Apresenta os menus suspensos onde estão as listas de todos os comandos e funções disponíveis do programa.

Barra de Funções Apresenta os comandos mais usados. Possibilita salvar arquivo, abrir arquivo, imprimir, copiar, recortar e colar, etc.

Barra de Formatação Apresenta os atalhos que dão forma e cor aos textos e objetos.

Barra de Fórmulas

Possui dois campos, no primeiro está a identificação da célula ativa ou o intervalo de células. No segundo está o conteúdo da célula, o qual pode ser um texto, um número ou uma fórmula.

Área para edição Digitar os dados e efetuar as operações desejadas aqui.

Barra de Status Apresenta o número de páginas/total de páginas, o valor percentual do Zoom e outros dados. Está na parte inferior da planilha.

Alça de preenchimento

Marca existente no canto inferior direito da célula que é usada para copiar e criar seqüências.

Menu

No topo da tela, aparece a Barra de Menus, com as seguintes opções:

Arquivo - Editar - Exibir - Inserir - Formatar - Ferramentas - Dados - Janela - Ajuda

Para escolher um comando do menu, deve-se dar um clique no nome desejado ou pressionar a tecla a tecla <Alt> juntamente com a letra sublinhada em cada item do Menu. Como por exemplo, se você deseja abrir o menu Arquivo, pressione a tecla <Alt> mais a tecla <A>.

Cada uma das opções de menu dá acesso a outras opções, tais como: inserção de linhas, formatação de células, verificação de ortografia, copiar/mover planilha, entre outras.

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As opções de uso mais freqüente podem também ser encontradas em outras barras, que estão sob a Barra de Menus, sob a forma de ícones (os botões). Cada botão é um atalho que permite executar uma tarefa de forma mais rápida, usando um número menor de cliques.

Endereço ou Referência

Cada planilha é formada por linhas numeradas e por colunas ordenadas alfabeticamente, que se cruzam delimitando as células. Quando se clica sobre uma delas, seleciona-se a célula.

Célula: corresponde à unidade básica da planilha, ou seja, cada retângulo da área de edição.

Célula Ativa: é a célula onde os dados serão digitados, ou seja, onde está o cursor no instante da entrada de dados.

Dá-se o nome Endereço ou Referência ao conjunto das coordenadas que uma célula ocupa em uma planilha. Por exemplo, a intersecção entre a coluna B e a linha 3 é exclusiva da célula B3, portanto é a sua referência ou endereço.

Barra de Funções Barra de Menus Barra de Formatação Barra de Título

Barra de Fórmulas

Identificação da célula ativa ou intervalo de células

Célula Ativa

Alça de Preenchimento

Barra de Status

Guia Ativa Guias

Barras de Rolagem

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Operações

O Calc possibilita executar operações com maior segurança, pois permite visualizar todos os passos que se realiza e, em caso de ocorrer um erro, pode-se voltar e fazer as alterações, sem que seja necessário recomeçar tudo.

Algumas operações

Sabendo-se que em cada célula só pode haver um dado:

• ADIÇÃO: soma os valores contidos nas células.

Símbolo: +

• SUBTRAÇÃO: subtrai valores existentes nas células.

Símbolo: -

• MULTIPLICAÇÃO: multiplica os valores contidos nas células.

Símbolo: *

• DIVISÃO: divide os valores existentes nas células.

Símbolo: /

Como efetuar uma operação

Para exemplificar, suponha que temos os valores 3 e 2 nas células B4 e C4. E que deseja-se ter na célula D4 o resultado de sua soma.

� Clicar na célula onde se deseja o resultado (D4); � Digitar, na barra de fórmulas ou na própria célula, =B4+C4 (sem espaços); � Clicar na tecla <Enter> ou no símbolo em verde , da barra de fórmulas.

É importante notar que pode-se somar valores quaisquer, inclusive em células não contíguas. Exemplo: =A1+ B3+ D7

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Operações com seqüências de números

Se os números estiverem em seqüência usa-se o sinal “:” , ou seja, dois pontos, entre a primeira e a última célula da seqüência. E pode ser lido como "até". Exemplo: =SOMA(B2:B5), cujo resultado será a soma de todos os valores existentes nas células: B2+B3+B4+B5, ou seja, no intervalo entre o primeiro valor da seqüência: B2 e o último: B5.

� Clicar na célula onde se deseja que apareça o resultado (B6); � Digitar, na barra de fórmulas ou na própria célula B6, =soma(B2:B5) (sem

espaços); � Clicar na tecla <Enter> ou no símbolo em verde , da barra de fórmulas.

Fórmulas

Uma fórmula é uma equação que efetua cálculos em uma célula. Pode-se criar fórmulas que efetuam operações matemáticas (adição, subtração, mutiplicação, ...) ou que comparem valores (maior que, menor que).

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Prioridade entre Operações

Para efetuar qualquer combinação de cálculos sempre é necessário lembrar que o Calc obedece a prioridade entre as operações. Assim sendo, multiplicação e/ou divisão têm prioridade em relação à soma e/ou subtração. Exemplo: Como obter a média entre 5 + 6 + 9? Se a fórmula for digitada assim: =5+6+9/3, o que acontecerá? O Calc primeiramente irá dividir 9 por 3 e, depois, somará o resultado com os demais números. O resultado será 14, o que, obviamente não corresponde à média. Portanto, para obter o resultado correto, deve-se envolver a soma por parênteses: =(5 + 6 + 9)/3 Assim, primeiramente será calculado o que está dentro dos parênteses e, depois, o resultado será dividido por 3.

Como colocar uma fórmula na planilha

Para criar uma fórmula deve-se saber onde se localizam as informações que serão usadas no cálculo.

� Digitar os dados na planilha; � Clicar na célula onde desejar que apareça o resultado; � Digitar um sinal de igualdade =, na Barra de Fórmulas ou na própria célula; � Clicar na célula que contém o primeiro valor que entra na fórmula (o

endereço dela aparecerá na Barra de Fórmulas); � Digitar um operador matemático, na Barra de Fórmulas ou na célula do

resultado; � Repetir os últimos dois passos até que a fórmula esteja completa; � Clicar em <Enter> (a fórmula aparecerá na barra de fórmula e o resultado

na célula ativa). � Ou pode-se seguir os três primeiros passos e digitar a fórmula toda,

corretamente, na Barra de Fórmulas e clicar em <Enter>.

É importante notar que as fórmulas não aparecem na planilha, mas somente o seu resultado.

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Como copiar uma fórmula

Uma característica do Calc quanto às fórmulas é que elas podem ser copiadas. É interessante notar que a referência com relação à linha ou coluna é mudada automaticamente.

Vantagem em usar endereços nas fórmulas

Uma grande vantagem de utilizar endereços e não os valores numéricos em fórmulas é o fato de seu resultado ser recalculado automaticamente se algum valor pertencente à fórmula for alterado. Assim, podem-se criar cenários, ou seja, cria-se uma planilha e verifica-se os efeitos das alterações possíveis. Por exemplo, ao alterar o valor da célula C2 de 5 para 7, o resultado (célula D2) é recalculado automaticamente.

A Opção "Realce de Valor"

É um comando do Calc que facilita a visualização dos números. Como o nome diz, os valores numéricos contidos na planilha são destacados: os números digitados ficam com cor azul e os referentes às fórmulas aparecem em verde, como se vê na figura acima.

� Clicar no Menu "Exibir" → "Realce de Valor" ou pressione <CTRL> e <F8>

Notar que o destaque só aparece na tela. Se for pedida a impressão da planilha os números aparecerão com a cor padrão do Calc.

Soma rápida

Para verificar rapidamente o resultado da adição entre valores de um grupo de células, basta selecioná-las e verificar o resultado na Barra de Status, na parte inferior da tela

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Exercícios

1. Digite a planilha da figura do exemplo acima no Calc. Coloque as fórmulas corretamente, utilizando o endereço das células e verifique os resultados.

2. Agora altere os valores unitários, retirando 13; 5 e 10 substituindo-os por 14,50; 5,25 e 11,75. É necessário redigitar as fórmulas? Por que?

Funções

Uma função contém uma fórmula que toma uma série de valores, usa-os para executar uma operação e fornece o resultado. Portanto, uma função é uma equação pré-definida. Os valores com que uma função efetua operações são denominados argumentos. Os valores retornados pelas funções são chamados de resultados.

Os parênteses definem onde os argumentos começam e terminam. Note-se que os argumentos podem ser números, constantes, texto, valores lógicos ou outras fórmulas.

A Função Soma

No exemplo abaixo, a função é SOMA, o argumento é B2:B6 (leia-se de B2 até B6) e o resultado (a soma dos valores) é 95

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Como digitar a fórmula?

• Se as células são adjacentes, como no caso acima, digite =SOMA(B2:B6);

• Se as células não são adjacentes, como por exemplo, se você desejar somar apenas o primeiro e o último valor, digite =SOMA(B2;B6)

Como inserir uma função

Como já vimos, pode-se digitar a fórmula correta na barra de fórmulas. Por exemplo, para se obter uma média basta digitar: =MÉDIA(B2:B6) Felizmente várias funções já estão codificadas e disponíveis no Calc. A média é uma delas. Assim, para facilitar o trabalho, existe o comando Inserir Função (Menu Inserir → Função ou pressione CTRL <F2>) que já possui várias fórmulas codificadas, e pré-divididas em várias categorias.

O assistente de funções

Para facilitar ainda mais existe o "Assistente de funções" , na Barra de Fórmulas.

Um exemplo: a função Média (MÉDIA)

� Digitar os dados amostrais em uma coluna ou linha;

� Selecionar as células.

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� Clicar em uma célula onde desejar que o resultado apareça.

� Clicar em Menu Inserir → Função, ou pressionar a tecla CTRL e <F2>, ou escrever a fórmula correspondente na barra de fórmulas ou

clicar no botão "Assistente de funções" ;

Se for utilizado o "Assistente de funções":

� Clicar no botão "Assistente de funções" ;

� Aparecerá uma janela, procurar a categoria "Estatística" e clicar duplo sobre a função "Média";

� Verificar que, na lateral, aparecem campos a serem preenchidos e a fórmula desejada.

� Nos campos "Número" informar os argumentos (ou seja, o endereço dos números existentes na fórmula, digitando ou clicando sobre as células);

� O valor resultante aparece no campo "Resultado". Clicar em "OK;

� Observar o aparecimento do resultado na célula anteriormente clicada

Formatação

A planilha pode ter sua aparência alterada, através da troca da fonte (tipo de letra), tamanho e cor de letra, adição de bordas, etc. Contudo antes de fazer qualquer modificação deve-se indicar ao programa onde ela será feita, ou seja, é necessário selecionar o texto que se deseja alterar.

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Formatação manual personalizada

Para mudar a aparência dos caracteres é necessário selecionar o texto e aplicar um ou mais atributos ou formatos de caracteres, que podem ser letras, números, símbolos, marcas de pontuação ou espaços.

Os tipos diferentes de letras (fontes) que o Calc disponibiliza são os mesmos instalados no Windows e podem ter város tamanhos.

Os formatos podem ser aplicados por meio de diferentes maneiras:

1. Usar atalhos existentes na barra de ferramentas "Formatação". Há atalhos para alterar estilo, tipo e tamanho da fonte, negritar, aplicar o formato itálico, sublinhar simples, alinhar à esquerda, centralizar, alinhar à direita, justificar, etc. Para saber o que significa cada atalho, posicione o cursor sobre o botão

2. Selecionar a célula ou intervalo de células, clicar no menu Formatar e na opção desejada;

3. Selecionar a célula ou intervalo de células, clicar com o botão direito do mouse e depois em “formatar células”;

� Aparecerá a janela "Formatar células", com várias abas: Números, Fonte, Efeitos de Fonte, Alinhamento, Bordas, Plano de Fundo e Proteção de célula.

Se, após uma formatação, aparecerem vários símbolos # na célula, o Calc estará avisando que não há espaço para mostrar o resultado numérico. Para resolver isso, basta aumentar a largura da coluna.

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Gráficos

Um gráfico é uma representação dos dados, na forma de figuras geométricas - diagramas, desenhos, ou imagens - que permite ao leitor uma interpretação rápida e objetiva sobre esses dados. Portanto, um gráfico resume o que já se sabe sobre os dados e, também, revela o que não é evidente, transmitindo ideias e fenômenos que dificilmente seriam visíveis de outra forma.

Assim, há um "poder de síntese" em gráficos que é muito valorizado em sociedades cada vez mais dependentes de imagens para analisar a informação escrita. Os gráficos devem apresentar os dados de forma atrativa, sendo auto-explicativos e de fácil compreensão e dispensando outras consultas. Portanto, a clareza e a simplicidade são requisitos básicos em sua criação.

Tipos de gráfico

Há grande diversidade nas formas de representação gráfica. A escolha da forma a ser usada está diretamente relacionada com o objetivo do gráfico e com o tipo de dado. Eis alguns tipos de gráficos possíveis:

Como criar um gráfico no Calc

� Selecionar um intervalo de dados

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� Clicar no menu Inserir → Gráfico; � Selecionar o tipo de gráfico; � Em Elementos do Gráfico, adicionar título, subtítulo, legenda, etc

� Clicar em “Concluir”. � Aparecerá na planilha, o gráfico criado

Como salvar (gravar) um arquivo no Calc

Se não desejar mudar o nome, a localização ou a extensão do arquivo:

� Clicar sobre o botão "Salvar" na barra de funções ou no menu Arquivo → Salvar. Contudo, se o arquivo não foi salvo nenhuma vez até o momento, abrirá uma janela, onde você deverá nomear o arquivo, escolher a extensão e o local que ele será salvo.

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Se desejar alterar o nome, a localização ou o formato do arquivo:

� Clicar no menu Arquivo →"Salvar como". Aparecerá a janela "Salvar como"; � No campo superior, "Salvar em" selecionar a pasta onde se deseja salvar o

arquivo; � No campo "Nome do arquivo" digitar o nome desejado para o arquivo; � No campo "Salvar como tipo" selecionar o tipo do arquivo, ou seja,

determinar qual programa o poderá ler.

Salvando em diferentes formatos

Note-se que clicando em Arquivo e em "Salvar como" o arquivo poderá ser salvo em diversos formatos, podendo ser lido por diferentes programas, como por exemplo:

• o próprio BrOffice.org (Planilha do OpenDocument .ods);

• Modelo de Planilha OpenDocument (.ots);

• Modelo de planilha do BrOffice.org 1.0 (stc);

• Data Interchange Format (dif), dBase (dbf);

• Microsoft Excel 97 / 2000 / XP (xls);

• Modelo do Microsoft Excel 97 / 2000 / XP (xlt);

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Exercícios

1. Crie uma planilha e um gráfico com os dados disponibilizados em sala de aula.

2. Salve uma cópia em ods (formato Open Office) e outra cópia em formato xls.

Bibliografia de Apoio

Conti, F. BrOffice.org Calc. Belém: UFPA, 2010. Disponível em http://www.cultura.ufpa.br/dicas/

Links Interessantes

BrOffice: http://www.broffice.org/