PROTOCOLO SEFAZ - COVID-19 Coordenadoria de Administração Ações para prevenção e mitigação do risco de disseminação da pandemia nas instalações da Secretaria da Fazenda e Planejamento

2020

Atualizado em 21/07/2020

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PROTOCOLO SEFAZ - COVID-19

COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO

O PROTOCOLO SEFAZ - COVID-19, implantado pela Resolução SFP-59 de 20/07/2020, é o conjunto de providências elaborado pela Coordenadoria de Administração visando à prevenção, ao controle e à mitigação dos riscos de transmissão do Novo Coronavírus nos ambientes de trabalho da Secretaria da Fazenda e Planejamento da forma mais segura possível, respeitando os recursos disponíveis. Este documento tem por objetivo relacionar as medidas já adotadas e as ações propostas para garantir os cuidados com a saúde de todos os fazendários, os terceirizados e o público externo, de forma a diminuir os riscos de contágio e de disseminação da doença. Este protocolo está organizado em cinco dimensões. Para cada uma delas, está indicada uma série de ações principais, seguidas dos respectivos procedimentos e orientações:

1. Incentivo ao distanciamento social:

Ações para reduzir a aproximação e o contato entre as pessoas.

2. Incentivo à higiene pessoal: Ações para promover a cultura de atenção aos cuidados pessoais.

3. Limpeza e higienização de ambientes: Ações para promover a higiene e a ventilação dos ambientes.

4. Monitoramento das condições de saúde: Ações para aumentar a rastreabilidade de casos e a efetividade das ações ao longo do

tempo.

5. Comunicação e orientação aos fazendários e ao público externo: Ações para aumentar o conhecimento do público sobre os riscos de contágio e de

disseminação da Covid-19 e os procedimentos adotados pela Sefaz para evitá-los.

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1. Incentivo ao distanciamento social Ações para reduzir a aproximação e o contato entre as pessoas.

1.1. Priorização do modelo de teletrabalho

Ampliação da estrutura de teletrabalho pelo DTI, atendendo a todos os requisitos técnicos para a adesão em massa a esse regime de trabalho, o qual permite a efetiva diminuição da quantidade de funcionários nas instalações da Sefaz, sem prejuízo às atividades essenciais da pasta. A criação, a ampliação e a manutenção de ferramentas para acesso remoto, autoatendimento, comunicação e atendimento virtual garantiram a estabilidade das conexões e as boas condições de trabalho para os servidores, destacando-se:

Disponibilização de dois tipos de acesso remoto para teletrabalho: o o ambiente VDI (Infraestrutura de Desktop Virtual), que já era utilizado para viabilizar

o teletrabalho na Sefaz antes da pandemia, passando de 1.000 para 1.175 licenças neste período.

o o ambiente VPN (Rede Privada Virtual), que estava em testes para atender cerca de 500 usuários, teve sua capacidade aumentada para até 8.000 usuários (atualmente, há cerca de 3.400 usuários/dia conectados) e foi colocado em produção em uma semana.

Liberação da reserva técnica de notebooks corporativos para gestores pertencentes ao grupo de risco;

Estruturação de atendimento agendado para configuração de dispositivos pessoais ou corporativos no Centro de Atendimento e Serviços de TI;

Adequação do acesso ao Suporte de TI (5005) para o atendimento de demandas por e-mail (dtihdesk@), garantindo aos funcionários em teletrabalho a manutenção do suporte técnico de forma remota.

1.2. Flexibilidade de horários de trabalho para que os servidores não utilizem transporte público em horários de pico

Recomendação para que cada unidade avalie as condições de seus servidores e ajuste seu horário de trabalho quando possível, obedecendo ao cumprimento da jornada presencial no período entre 7h e 19h, a fim de distribuir melhor a força de trabalho ao longo do dia e de evitar o uso do transporte público em horários com alto fluxo de pessoas.

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1.3. Manutenção da distância mínima segura de 1,5 m entre as pessoas em todos os ambientes

Cumprimento da distância mínima segura de 1,5 m entre os servidores é uma regra já atendida pelo leiaute dos espaços internos da Sefaz, em virtude da dimensão do mobiliário. Serão avaliados eventuais casos em que não haja efetivo cumprimento dessa recomendação, com a realização de medições e, quando necessário, a reorganização da disposição dos módulos.

Uso geral e em locais de possível formação de filas Orientação para os sanitários

Aplicação de adesivos no chão dos elevadores, definindo o espaçamento mínimo de 80 cm entre cada passageiro e indicando a quantidade máxima de pessoas, a fim de possibilitar o distanciamento social. Orientação aos usuários para que deem preferência às escadas, para que evitem encostar-se às paredes do elevador e entrar em elevadores cheios.

Orientação interna dos elevadores

Incentivo ao uso das escadas

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1.4. Priorização do atendimento ao público interno e externo de forma virtual

Prioridade ao atendimento ao público interno e externo de forma virtual (e-mail, telefone, videochamada ou outras formas remotas de comunicação). O atendimento presencial será realizado apenas quando expressamente necessário, com prévio agendamento e exclusivamente nas áreas destinadas ao atendimento ao público externo, restringindo, assim, a circulação de pessoas nos espaços internos das instalações da Sefaz.

Uso alternado dos guichês áreas de atendimento ao público, evitando gastos com alteração de leiaute.

Lançamento do Sistema de Peticionamento Eletrônico – SIPET, desenvolvido pelo DTI para atender à CAT-DIGES-AFAPC, permitindo a ampliação do atendimento virtual aos contribuintes e diminuindo a necessidade de comparecimento nessas unidades. O sistema incrementou o atendimento remoto das petições relativas ao Cadastro de Contribuintes do ICMS – CADESP, serviço mais requisitado nas unidades de atendimento. No futuro, o sistema receberá diversas melhorias para ter seu uso ampliado, com a inclusão de outros serviços e a integração com o sistema SP Sem Papel.

1.5. Priorização de reuniões virtuais por áudio e videoconferência, com a realização de

reuniões presenciais somente quando expressamente necessário

Difusão do uso de aplicativos de áudio e videoconferência integrados ao sistema de telefonia da Sefaz, como o Jabber e o Webex e orientações sobre o uso de outros aplicativos que têm se tornado populares durante a quarentena, como Teams, Google Meet, Zoom, WhatsApp e outros.

Fechamento de salas de reunião e de treinamento, suspendendo o agendamento de reuniões presenciais nesses espaços. Poderão ser usadas apenas as salas amplas e bem ventiladas.

Quando expressamente necessária a realização de reuniões presenciais, deverão ser seguidas as orientações básicas de segurança, de higiene e de sanitização.

Portas das salas de reuniões: incentivo às reuniões virtuais

Dicas de segurança na área interna das salas de reuniões

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1.6. Manutenção de barreiras físicas entre público e servidores nas unidades de atendimento

Aquisição de máscaras de proteção facial de acrílico para serem usadas pelos atendentes juntamente com as máscaras descartáveis ou de tecido.

Instalação de barreiras de proteção de acrílico e/ou fitas de contenção (faixas amarelas) para distanciar o público dos atendentes.

1.7. Demarcação de posições em filas para incentivar o respeito ao distanciamento social

Demarcação com adesivos do distanciamento de 1,5 m no piso das áreas de atendimento e dos locais em que possa ocorrer a formação de filas.

Isolamento de cadeiras de espera para impedir que as pessoas sentem-se lado a lado.

Controle da entrada de pessoas nos prédios, colocando-se adesivos de distanciamento nos pisos para evitar aglomerações nos horários de abertura e em outros horários de pico.

Uso em refeitórios, atendimnto e áreas de espera em geral

1.8. Restrições ao uso de espaços de convivência, como refeitórios, copas e cafés

Retirada ou interdição de assentos de refeitórios e de áreas de convivência, mantendo uma disposição segura a fim de diminuir o número de pessoas e aumentar a distância física entre elas.

Reforço nas orientações sobre mudanças de hábito dos servidores nos refeitórios e nas áreas de convivência.

Recolhimento de todos os porta-guardanapos, os dispensadores de temperos e de açúcar, os adoçantes e outros que possam ser de uso compartilhado nos refeitórios.

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Aumento na frequência de limpeza e desinfecção de refeitórios e de áreas de convivência, conforme procedimento operacional padrão definido pelas autoridades sanitárias.

Interdição das áreas de convivência, quando possível e provisoriamente, principalmente durante a suspensão dos contratos de café.

Orientação sobre os cuidados no uso de filtros de água e de máquinas de bebidas quentes. No caso de bebedouros de jato inclinado, interditá-los ou adaptá-los para que seja possível o consumo de água somente com uso de copos.

Uso nas áreas de filtros e bebedouros

Uso em espaços de convivência e refeitórios

1.9. Restrições à circulação de documentos físicos (expedientes, certidões e outros)

Ampliação da divulgação e de orientações sobre as formas eletrônicas de emissão e de recebimento de documentos e requerimentos pelo Sistema SP Sem Papel ou assinados digitalmente pelo servidor e enviados por mensagem eletrônica.

Definição de um ponto único para recebimento de documentos externos na área térrea dos prédios, os quais serão posteriormente distribuídos para as unidades.

Orientação aos mensageiros que distribuem documentos em cada andar do edifício-sede e nas regionais para que usem máscaras e outros equipamentos apropriados, a fim de dar segurança a eles e aos destinatários desses documentos.

Orientação ao público e aos órgãos externos para envio de documentos apenas em formato digital.

Estudo de formas de entrega que permitam diminuir ainda mais o contato com os mensageiros e os entregadores.

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1.10. Restrições à circulação de familiares em ambientes de trabalho

Não permitir a circulação de crianças e de demais familiares dos servidores e dos terceirizados nos ambientes internos de trabalho.

2. Incentivo à Higiene Pessoal Ações para promover a cultura de atenção aos cuidados pessoais.

2.1. Uso obrigatório de máscaras ou protetores faciais

Comunicação sobre obrigatoriedade do uso de máscaras em todos os ambientes, conforme Decreto 64.959, de 04/05/2020, e Resolução SS-96, de 29-06-2020.

Orientação sobre o uso de máscaras

Instruções para a confecção de máscaras caseiras, enviadas por mensagem eletrônica a todos os fazendários.

2.2. Disponibilidade de álcool em gel nas entradas e nas saídas dos ambientes

Instalação de dispensadores de álcool em gel em pontos estratégicos, tais como recepções, entradas, corredores e outros locais de maior circulação.

Localização de dispensador de álcool em gel

Instalação de totem de álcool em gel com acionamento por pedal na entrada do Palácio Clóvis Ribeiro e dos prédios-sede de cada regional.

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2.3. Manutenção de lavatórios equipados com água, sabão e toalhas descartáveis, além de

lixeiras com acionamento não manual

Manutenção das tampas de lixo abertas ou adoção de lixeiras cuja tampa tenha dispositivo que permita a abertura sem o uso das mãos (pedal ou acionamento automático).

Manutenção das portas dos banheiros abertas quando não houver prejuízo à intimidade das pessoas em seu interior. Quando isso não for possível, as lixeiras devem ser reposicionadas para um local que permita que o usuário abra a porta com a toalha descartável e a coloque no lixo, sem necessidade de tocar na lixeira ou na porta.

Retirada dos redutores de vazão das torneiras dos banheiros do edifício-sede, que promoviam significativa economia de água para o Estado, mas que permitiam fluxo de água abaixo do recomendável para a lavagem das mãos como prevenção à disseminação do vírus.

Orientação sobre a correta lavagem das mãos

2.4. Reforço constante nas orientações sobre prevenção individual

Atenção à equipe de campo do helpdesk, verificando a necessidade e a possibilidade de a empresa contratada fornecer o equipamento indispensável aos funcionários.

Reforço constante na comunicação sobre a necessidade de mudança de hábitos para a diminuição do risco de disseminação e de contágio, bem como sobre prevenção individual, destacando:

ser necessário o uso de máscara e a prática de higienização frequente das mãos;

evitar tocar superfícies com alta frequência de contato e desinfetá-las sempre que possível;

não compartilhar objetos pessoais de trabalho (celulares, fones de ouvido, headsets, etc.);

respeitar a etiqueta respiratória (cobrir espirros e tosses com lenço descartável e realizar seu descarte correto);

efetuar os procedimentos recomendados antes de sair de casa ou para o almoço (checagem de temperatura, uso de máscara) e após o retorno (higienizar maçanetas, remover as roupas, colocá-las em saco plástico e tomar banho).

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3. Limpeza e Higienização de Ambientes Ações para promover a higiene e a ventilação dos ambientes.

3.1. Aumento da frequência de limpeza e de higienização de sanitários e ambientes em geral

Reforço da desinfecção dos sanitários e da higienização de superfícies, de objetos e de equipamentos de contato frequente, nas áreas de grande circulação de pessoas e nas superfícies de toque (cadeiras, maçanetas, portas, corrimãos, apoios em geral, elevadores, torneiras e puxadores).

Manutenção das portas dos ambientes e das portas de vidro do hall dos elevadores em todos os andares abertas para evitar o contato manual.

Incentivo à higienização dos objetos pessoais

Aumento da frequência de remoção do lixo de acordo com a necessidade, de forma a não gerar acúmulo, utilizando procedimentos seguros.

Orientação e incentivo para que os servidores tenham seu próprio material para higienizar mais frequentemente computadores, teclados, mouses, telefones e outros objetos pessoais, complementar ao serviço de limpeza contratado pela Sefaz.

3.2. Manutenção dos ambientes ventilados com portas e janelas abertas, evitando o uso de ar-condicionado e de ventiladores mecânicos

Orientação às áreas sobre a importância de aumentar a ventilação natural dos ambientes, mantendo-se as portas e as janelas abertas.

Intensificação da manutenção e da limpeza dos aparelhos de ar-condicionado nos espaços em que forem a única opção de ventilação.

3.3. Isolamento dos ambientes em caso de confirmação médica de COVID-19

Higienização completa dos ambientes em que tenha ocorrido circulação recente de pessoas com caso confirmado de COVID-19.

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4. Monitoramento das Condições de Saúde Ações para aumentar a rastreabilidade de casos e a efetividade das ações ao longo do tempo.

4.1. Acompanhamento da saúde de funcionários e de seus familiares, estabelecendo procedimentos de comunicação em relação à suspeita ou confirmação de COVID-19

Orientação aos servidores sobre a necessidade de monitoramento de seu estado de saúde e de seus familiares, bem como da necessidade de informar ao seu superior a ocorrência de sintomas como tosse, cansaço, congestão nasal, coriza, mialgia (dor no corpo), dor de cabeça, dor de garganta ou dificuldade para respirar.

Orientação aos gestores sobre a necessidade de comunicar os casos suspeitos ou confirmados de COVID-19 tanto aos demais membros de sua equipe quanto ao Núcleo de Recursos Humanos e/ou Departamento de Recursos Humanos e de Gestão de Pessoas, conforme o caso.

Orientação aos gestores sobre a necessidade de colocar o servidor com sintomas de COVID-19 imediatamente em regime de teletrabalho por 72 horas, renováveis por igual período e uma única vez, devendo o servidor encaminhar a autodeclaração de sua situação de saúde ao superior por via eletrônica. Caso não tenha condições de realizar teletrabalho, o servidor ficará à disposição da administração pelo mesmo período. Esgotado esse prazo, caso o servidor não possa retomar suas atividades, deverá enviar ao superior, também por via eletrônica, atestado médico externo válido por até 14 dias, independentemente de perícia oficial. Se o servidor ainda não puder retornar após esse período, deverá solicitar ao Núcleo de Recursos Humanos ou ao Departamento de Recursos Humanos e de Gestão de Pessoas para que efetue a requisição de agendamento de perícia médica pelo sistema informatizado do Departamento de Perícias Médicas do Estado – DPME, no caso de servidores com cargo efetivo, ou em órgão de perícia oficial, no caso de servidores ocupantes exclusivamente de cargo em comissão.

Orientação aos servidores, nos casos de confirmação da doença e necessidade de agendamento de perícia, sobre o encaminhamento do atestado médico com o CID “B34.2 - Covid-19” pelo sistema SP Sem Papel (ou para o endereço nbvantagens@fazenda.sp.gov.br, caso trabalhe em unidade situada na Capital, ou para o respectivo Núcleo de Recursos Humanos, caso trabalhe em unidade fora da Capital), sendo necessário aguardar a data da realização da perícia médica que será publicada no Diário Oficial.

Alerta aos gestores dos contratos de serviços terceirizados quanto à responsabilidade da empresa em relação à conscientização e à prevenção de seus trabalhadores acerca dos riscos do contágio do Novo Coronavírus e da obrigação de notificação da empresa contratada quando do diagnóstico de trabalhador com a doença.

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5. Comunicação e Orientação aos Fazendários e ao Público Externo

Ações para aumentar o conhecimento do público sobre os riscos e os procedimentos.

5.1. Comunicação aos Fazendários

Colocação de cartazes e de outros materiais informativos em todas as áreas comuns, como entradas, elevadores e sanitários, com as atitudes individuais necessárias e os protocolos adotados pela Sefaz para evitar o risco de contágio e de disseminação da doença, prevenção, controle, sinais e sintomas suspeitos do Novo Coronavírus.

Orientações gerais para a entrada dos prédios e para a TV situada próxima às catracas do edifício-sede

Publicação no Portal Institucional da Sefaz da home Servidores Sefaz - Medidas Covid-19 de informações que impactam o dia a dia do servidor durante o período da pandemia, como orientações sobre teletrabalho, acesso remoto e segurança da informação; acesso à legislação que afeta o trabalho do servidor nesse período; sugestões sobre a prevenção contra o Novo Coronavírus, tanto para os que estão em casa – em teletrabalho ou à disposição da administração – quanto para aqueles que precisam executar, de forma segura, seu trabalho presencialmente na Secretaria. A home traz ainda conteúdos referentes ao Núcleo de Qualidade de Vida, com diversas matérias sobre bem-estar, e à Egesp, que adaptou suas atividades na quarentena e ampliou o número de vagas dos cursos on-line da escola. O acesso à home se dá pelo portal da Fazenda ou pelo link: https://portal.fazenda.sp.gov.br/servicos/coronavirus.

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Home “Servidores Sefaz – Medidas COVID-19” no Portal da Sefaz

Envios de “Avisos Gerais” por e-mail, com as medidas tomadas e as orientações do Programa Qualivida, especialmente sobre higiene pessoal.

Comunicação constante com os servidores colocados “à disposição da administração”, informando sobre suas condições funcionais e previsão de retorno ao trabalho presencial.

Informação às unidades de outras secretarias instaladas em prédios da Sefaz sobre as ações deste protocolo e da responsabilidade dos gestores sobre o cumprimento destas ações por parte de seus servidores.

5.2. Comunicação ao Público Externo

Colocação de cartazes em todas as áreas de acesso ao público externo, como entradas, elevadores e sanitários, com os sintomas da COVID-19, as atitudes individuais necessárias e as providências adotadas pela Sefaz para evitar o risco de contágio e de disseminação da doença.

Orientação ao público externo sobre os horários de funcionamento das unidades fazendárias, reforçando a necessidade de agendamento prévio para os atendimentos presenciais e estimulando o uso dos canais eletrônicos de atendimento.