Protocolo Solucao Ou Problema

5/11/2018 Protocolo Solucao Ou Problema - slidepdf.com

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FACE - Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e

Documentação

Curso: Arquivologia

Período: 2º/2004

Professora: Larissa Costa

Alunos: Douglas Marques Evangelista Matrícula: 04/13861

Flavio Rolim Pinheiro Resende Matrícula: 04/14701

Protocolo: solução ou problema ?

(Janeiro, 2004)



Protocolo: solução ou problema ?

Por Flávio Rolim Pinheiro Resende

Douglas Marques Evangelista

Resumo

Serão apresentadas situações que identificam a necessidade da adaptação de uma instituição

com relação aos protocolos. Um breve comentário inicial delimitará os termos usados a fim

de esclarecer o assunto a ser tratado. Ações cotidianas serão apresentadas para que sirvam

de ponto de partida para a discussão do problema das massas documentais acumuladas.Erros dentro do gerenciamento dos arquivos também serão expostos, como forma de

exemplificar algumas vantagens da implantação de um sistema de protocolo. “Normas” de

procedimentos servirão como base para que, se implantado, o protocolo não se torne um

setor de difícil e inadequada manutenção.

Palavras – chave: protocolo; arquivo corrente; documentos; tramitação.

Introdução

É conhecimento da grande maioria que os arquivos possuem hoje uma notoriedade muito

melhor do que já se viu há algum tempo. Contudo, esse reconhecimento ainda não é o

desejado. Para que os arquivos alcancem um nível de importância ainda maior, é necessário

que sejam geridos da forma correta, a fim de evitar o acúmulo de massas documentais

desnecessárias, de agilizarem ações dentro de uma instituição, enfim, que cumpram a sua

função, seja desde o valor probatório até o cultural. É justamente para isto que serão

apresentadas informações que possam auxiliar numa melhor compreensão do que se trata,

ou mesmo até que ponto um sistema de protocolo pode auxiliar ou prejudicar a tramitação

documental.



Desenvolvimento

Inicialmente, apresentaremos os conceitos de gestão documental e protocolo, que serão de

grande importância para uma melhor compreensão do tema proposto. “Considera-se gestão

de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua

produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,

visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente” (Lei Federal nº 8.159,

de 8-1-1991). Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do

recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso;

denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro

de documentos recebidos e/ou expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e

prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 27).É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve nos últimos anos.

Dentre tais avanços, incluem-se as áreas que vão desde a política até a tecnológica. Tais

avanços contribuíram para o aumento da produção de documentos. Cabe ressaltar que tal

aumento teve sua importância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas

pessoas a importância dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de

conhecimento, a acumulação de massas documentais desnecessárias foi um problema que

foi surgindo. Essas massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas funçõesfundamentais. Para tentar sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de um

sistema de protocolo.

Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes (Protocolo,

Expedição, Arquivamento, Empréstimo e Consulta, Destinação) vamos dar atenção especial

ao Protocolo. É sabido que durante a sua tramitação, os arquivos correntes podem exercer

funções de protocolo (recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de

documentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é

neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas que lidam com o

recebimento de documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas sobre como

proceder para o documento cumpra a sua função na instituição. Para que este problema

inicial seja resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência simples

e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os documentos fossem



registrados, pelas devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma ótima

alternativa. Tal ação diminuiria o montante de documentos que chegam as instituições,

cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada.

Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de que não se perca o

controle, bem como surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados (como o

preenchimento do campo Assunto, de muita importância, mas que na maioria das vezes é

feito de forma errônea). Dentre as recomendações de recebimento e registro (SENAC. D.

N. Técnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44. / PAES,

Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.),

destaca-se:

Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de caráter

particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários.Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de cumprirem suas funções.

Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja,

chegar ao seu destinatário Para isto, recomenda-se (SENAC. D. N. Técnicas de

arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44. / PAES, Marilena

Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.) :

Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigiloso,

encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatários; Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por meio da

leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem;

Classificar o documento de acordo com o método da instituição;, carimbando-o em

seguida;

Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.

Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via da ficha ao

documento; Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados das fichas de

protocolo;

Arquivar as fichas de protocolo.

A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as

etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do



protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores

por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição.

Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente

encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim,

usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.

Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter seu destino decidido,

seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos

torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento,

podendo-se assim decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as

recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se:

Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completando dados;

Separar as cópias, expedindo o original;

Encaminhar as cópias ao Arquivo.

É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como regras, visto que cada

instituição possui suas tipologias documentais, seus métodos de classificação, enfim,

surgem situações diversas. Servem apenas como exemplos para a elaboração de rotinas em

cada instituição.

Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de protocolo, cabe avaliar as

desvantagens do uso deste sistema, se feito de forma errônea. Num primeiro momento,deve-se pensar num sistema simples de inserção de dados, que venha a atender as

necessidades da empresa. Contudo, é essencial que as pessoas que trabalham diretamente

com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento adequado, para que

possam executar essa tarefa da forma correta, visto que, se feita da forma errada, todo o

trâmite do documento pode ser comprometido. Deve-se esquecer a idéia de que basta

inserir dados e números num sistema, que todos os problemas serão resolvidos. A própria

conscientização dos funcionários, no sentido de que, se organizados e devidamente

registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornarão mais fáceis para

todos que venham a executá-las., proporcionado assim um melhor rendimento de todo o

pessoal. Portanto, fica claro que o protocolo pode ser uma saída para os problemas mais

comuns de tramitação documental, desde que utilizado da forma correta. Do contrário, a

implantação deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior.



Conclusão

Diante do quadro exposto, fica mais fácil entender porque as grandes instituições optam por

um sistema de protocolo. Independente do tamanho da instituição, a idéia da implantação

de um sistema de protocolo é válida, desde que algumas ações sejam tomadas no sentido de

colaborar para que este sistema atenda às necessidades para que foi criado. Esperamos que

tenha ficado claro que de nada adianta apenas idealizar e implantar um sistema de protocolo

se não houver uma colaboração instituição / funcionários. É um procedimento

relativamente simples, se comparado as facilidades que pode trazer. Fica ainda a idéia que

não se deve parar os estudos sobre tal assunto, visto que os suportes estão sempre em

transformação, necessitando assim de melhores condições na manutenção destes.

Referências Bibliográficas

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 53-60.

SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. 4.ed. Rio de Janeiro:FGV, 2004. p. 97-99.

SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de; SERRA JÚNIOR, Lamberto Ricarte. O sistema deregistro e controle da tramitação das informações arquivísticas: possibilidades deconstrução de um instrumento gerencial. Brasília, 2000.

SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. p. 37-44.

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