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PVA EFD ICMS/IPI abril/2014 Programa de Validação e Assinatura da EFD – ICMS/IPI Primeiros Passos Alan Cesar Monteiro Corrêa abril – 2014

PVA EFD - ICMS/IPI: Primeiros Passos

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Apresenta algumas considerações sobre a utilização e funcionalidades do Programa de Validação e Assinatura (PVA) da Escrituração Fiscal Digital do ICMS e do IPI.

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Programa de Validação e Assinatura da EFD – ICMS/IPI Primeiros Passos

Alan Cesar Monteiro Corrêa abril – 2014

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Sobre o autor, acesse:

www.alancorrea.net.br

Aviso Legal: Este trabalho está licenciado sob a Licença Atribuição-Não-Comercial-SemDerivados 3.0 Não Adaptada da Creative Commons. Para ver uma cópia desta licença, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/ ou envie uma carta para Creative Commons, 444 Castro Street, Suite 900, Mountain View, California, 94041, USA.

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PVA EFD – ICMS/IPI: PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES

Sobre o conteúdo

O objetivo deste material é apresentar algumas considerações sobre a utilização do Programa de Validação e Assinatura (PVA) e de suas funcionalidades.

Não é a proposta mostrar o passo a passo da escrituração de documentos fiscais e da apuração de impostos no programa, pois tais orientações estão disponíveis no Guia Prático da Escrituração Fiscal Digital (EFD – ICMS/IPI), cujo conteúdo é disponibilizado gratuitamente no sítio eletrônico do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Instalação e configuração inicial do PVA

O instalador do PVA EFD – ICMS/IPI pode ser obtido a partir dos links disponibilizados no Portal Nacional do SPED ou no Portal Estadual da EFD, ou ainda diretamente no endereço eletrônico da RFB em <http://www.receita.fazenda.gov.br/Sped/Download/SpedFiscal/SpedFiscalMultiplataforma.htm>. É necessário que a máquina virtual java esteja previamente instalada no computador (download gratuito disponível em <http://www.java.com/pt_BR/download/>).

A atual versão do PVA EFD – ICMS/IPI é a 2.0.34 (em abril/2014) e por meio dela é possível apresentar a escrituração relativa a qualquer período de apuração (PA) a partir de janeiro de 2009, seja o arquivo original ou substituto.

Após concluir a instalação, o primeiro procedimento do usuário ao iniciar o programa deve ser o de atualizar as tabelas do sistema.

A partir do ano de 2011, sempre deve ser utilizada última versão do PVA para transmissão do arquivo da EFD, ainda que o arquivo anterior (no caso de retificação) tenha sido envidado por meio de uma versão antiga do programa, ou no caso de envio do arquivo com atraso.

Para melhor compreensão: um contribuinte do Amazonas apresenta o arquivo relativo a maio/2013 no dia 20 de junho/2013, utilizando a versão 2.0.30 do programa. Em abril/2013 descobre um erro nesse arquivo, devendo retificá-lo. Para isso, irá utilizar a atual versão 2.0.34 do PVA.

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Esse procedimento tem duas finalidades:

1. assegurar que programa utilize as versões mais recentes das tabelas aplicáveis nas validações do arquivo (ainda que a última versão do PVA seja instalada, é possível que algumas tabelas que acompanham o pacote de instalação estejam desatualizadas);

2. verificar se as configurações de conexão com internet no ambiente do usuário atendem as especificações necessárias para transferência/recepção de dados pelo PVA.

Caso seja verificado algum problema com a conexão com a internet, não será exibida uma janela como a da figura anterior (ou com a mensagem “Todas as tabelas já se encontram atualizadas”), mas sim uma mensagem de erro, informando não ser possível a atualização das tabelas.

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Se o computador estiver com a conexão com a internet ativa e o erro persistir, será necessário verificar se as configurações de firewall e proxy no ambiente do usuário estão de acordo com as exigidas para utilização do programa nas transferências de dados e pacotes, disponíveis para consulta em <www.receita.fazenda.gov.br/pessoafisica/receitanet/duvidas/firewall.htm>.

Criação de nova escrituração

O PVA possibilita a criação de nova EFD de duas maneiras: pela digitação ou pela importação.

Digitação da EFD

A digitação consiste na inserção dos dados da escrita fiscal diretamente no PVA, desde o cadastro do contribuinte até o registro dos documentos fiscais de entrada/saída, apuração de impostos e demais informações a serem apresentadas.

ou

Caso já se tenha criado anteriormente uma escrituração no PVA, será apresentado o cadastro no banco de dados do programa, podendo selecionar a empresa para inserir um novo PA, ou então iniciar uma EFD do “zero”, com um novo cadastro de empresa.

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Na tela de cadastro de nova empresa, um dado que merece atenção diz respeito ao indicador de atividade, pois a partir dessa informação se definirá a obrigatoriedade de se apresentar ou não a apuração de IPI (para o contribuinte industrial).

Na tela para inserção dos dados sobre a escrituração, ao informar as datas inicial e final do PA, o PVA automaticamente seleciona e aplica o leiaute vigente à época, bem como a validação de registros também observará as regras que devem ser observadas para esse PA.

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Importação da EFD

Para evitar que o contribuinte tenha o retrabalho de digitar no PVA dados que possivelmente já tenha registrado em seu sistema próprio de gestão empresarial e fiscal, a melhor alternativa é a importação de um arquivo (TXT) que deve apresentar uma estrutura de acordo com as especificações técnicas exigidas (Ato Cotepe/ICMS n. 09/2008).

ou

Após a seleção do arquivo a ser importado, o PVA inicia o processo de validação da estrutura do arquivo. Caso não possua erros de estrutura, o arquivo terá a importação finalizada; se forem detectados erros de estrutura, a importação não será concluída e será exibida a tela com a indicação dos problemas detectados (para detalhamento, deve-se marcar a caixa de seleção na parte superior da tela).

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Na tela de detalhamento dos erros são exibidas informações que visam a auxiliar o contribuinte na correção do problema.

Para melhor compreensão, uma análise sobre o primeiro erro. De acordo com o Registro 0000 do arquivo, o PA da EFD a ser importada é de fevereiro de 2013, mês em que está vigente o leiaute “7” (a partir de 1º de janeiro de 2013), no entanto, na abertura do arquivo está sendo informado o código de leiaute “6”, gerando o erro de estrutura detectado na validação da importação.

A correção desse e dos demais erros de estrutura detectados não pode ser feita no PVA, uma vez que a importação não é concluída. Assim, o contribuinte tem duas opções:

1. corrigir as informações que ocasionaram os erros em seu sistema próprio e gerar um novo arquivo para importação no PVA;

2. editar o arquivo (TXT) e alterar manualmente os campos que originaram os erros e realizar novamente a importação.

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Importação de Blocos

Uma funcionalidade existente no PVA é a importação de Blocos de forma individualizada.

Para utilizá-la, a EFD deve ter sido criada (por digitação ou importação de, pelo menos, os dados cadastrais de abertura) e estar aberta em modo de edição.

Após, deverá ser selecionado o arquivo que contém o Bloco a ser importado, observando-se que:

o arquivo deve conter o Registro 0000 (Abertura do arquivo) idêntico ao da EFD que vai ser alterada;

o Bloco a ser importado deve estar estruturalmente completo, com o Registro de abertura, Registros que serão incluídos e Registro de encerramento;

caso o Bloco a ser importado já possua informações na EFD que será alterada, elas serão sobrescritas por aquelas constantes no arquivo.

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Pode ser importado qualquer Bloco que compõe a EFD. A figura a seguir exemplifica a importação do Bloco H:

Painéis de navegação do PVA

Os painéis de navegação permitem ao contribuinte se deslocar entre os Blocos e Registros da EFD que se encontra aberta, podendo fazer a edição do arquivo (inclusão, alteração e/ou exclusão de informações), bem como acessar os diversos relatórios disponíveis para consulta. No painel de

visualização (à direita do painel de navegação) são apresentados os Registros ou os relatórios relativos à opção selecionada.

O painel “Escrituração” está organizado de tal forma que é possível visualizar de forma segmentada os Blocos de informações que compõem o arquivo da EFD. O único Registro que “quebra” essa segmentação é o Registro 1900 (Sub-Apuração do ICMS), que, por se tratar de uma apuração especial do ICMS, para fins de visualização de suas informações (e de seus “filhos”) ele está junto às demais apurações de impostos (ICMS próprio, ICMS-ST e IPI).

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Por meio de seu painel de navegação, é possível a geração, visualização, impressão e exportação (PDF) dos relatórios disponíveis no PVA.

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Uma possibilidade que o PVA oferece é a visualização gráfica do sistema de hierarquia de Registros no arquivo da EFD. Na figura a seguir, a partir da seleção da opção “Apurações ICMS Próprio” no painel “Escrituração”, se observa:

o Registro “pai” E100 (Período de Apuração);

o Registro E110 (Valores de Apuração), “filho” do E100;

os Registros E111 (Ajuste/Benefício/Incentivo), E115 (Informações Adicionais – Valores Declaratórios) e E116 (Obrigações do ICMS recolhido ou a recolher – Operações Próprias), “filhos” do E110;

os Registro E112 (Informações Adicionais da Apuração) e E113 (Identificação de Documentos Fiscais), “filhos” do E111.

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Edição do arquivo no PVA

Se for necessário editar o arquivo (alterar, incluir ou excluir informações), o PVA possibilita que a tarefa seja por meio dele próprio.

Caso o arquivo tenha sido importado ou já validado, ele estará bloqueado para edição, então o primeiro passo é habilitar esse modo:

ou

A inclusão ou exclusão de registros é realizada por meio dos botões disponíveis no painel de visualização, a partir da seleção daquele sobre o qual se pretende executar a ação.

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Para altear um registro basta selecioná-lo e abri-lo para que a janela de edição seja disponibilizada e os campos possam ser modificados:

Atenção: A exclusão de um Registro implica na exclusão de todos os Registro dependentes (“filhos”) a ele vinculados.

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Validação do arquivo

A validação é um procedimento obrigatório, que precede a geração do arquivo final que será entregue pelo contribuinte.

Por meio dessa ação é feita uma varredura nos registros do arquivo, a fim de atestar sua conformidade com as especificações técnicas definidas no Ato Cotepe/ICMS n. 09/2008. Eventuais pendências detectadas (erros ou advertências) são reportadas ao informante da EFD para que proceda as alterações necessárias para seu saneamento.

Uma primeira validação é realizada no caso de importação do arquivo gerado no software do contribuinte. Será abordada aqui a validação com o objetivo de detectar os erros de conteúdo ou de consistência aritmética.

Acionada a ação, caso não seja detectada nenhuma pendência no arquivo digital, a tarefa será concluída, o relatório apresentará o resultado conclusivo do processo e automaticamente a EFD será bloqueada para edição:

Caso o arquivo apresente erros ou advertências, a validação não será concluída e uma primeira tela apresentará o número total e o tipo de ocorrências detectadas:

Importante: no momento da alteração de registros, devem ser observadas as regras de preenchimento e de validação dos campos que o compõem, descritas no Guia Prático da EFD – ICMS/IPI.

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Para exibir o detalhamento dos erros/advertências, deve-se selecionar o tipo de ocorrência que se pretende visualizar no check-box acima do relatório.

No relatório de detalhamento serão exibidos todos os erros/advertências detectados na validação. Nele, são identificados:

a linha do arquivo em que se verificou a ocorrência;

o Registro ausente (quando obrigatório) ou cujo conteúdo apresenta erro/advertência;

o campo em que foi verificada a ocorrência e o respectivo conteúdo;

o valor esperado (calculado) para o campo que apresenta erro/advertência e o valor informado no arquivo.

Por meio do relatório, é possível se deslocar diretamente ao Registro que apresenta a ocorrência utilizando o link disponível na identificação do Campo em que se detectou o erro/advertência:

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Corrigidos os erros/advertências, o arquivo deve ser novamente validado e uma vez concluído o processo o arquivo de entrega poderá ser gerado.

4.1. Geração do arquivo de entrega

Para gerar o arquivo de entrega da EFD, é necessário que a escrituração esteja com o seu processo de validação concluído, sem a existência de erros (as advertências não impedem a geração do arquivo).

ou

Importante: para corrigir os erros/advertências detectados, é imprescindível que o contribuinte tenha conhecimento das regras de preenchimento e validação aplicáveis ao Registro. Para isso deve utilizar o Guia Prático da EFD – ICMS/IPI.

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Serão listadas as escrituração que se encontram validadas, bastando selecionar aquela que se deseja gerar o arquivo de entrega.

Após, deve-se selecionar o local no computador onde o arquivo gerado será armazenado, aguardando a aposição da assinatura digital.

Assinatura do arquivo da EFD

ou

Após selecionar a opção para apor a assinatura digital, serão listadas as escriturações cujo arquivo já foi gerado para entrega.

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Após selecionar o arquivo a ser assinado, serão listados os certificados digitais instalados no computador para que seja escolhido aquele que será usado para assinar digitalmente a EFD.

Selecionado o certificado digital, o processo é finalizado e o relatório de processamento é apresentado. Caso o contribuinte detecte ter assinado o

Importante: Serão listados todos os certificados digitais do tipo A1 ou A3 instalados no computador, mas somente serão validados, no momento da transmissão, os arquivos da EFD – ICMS/IPI assinados: - com o e-PJ ou e-CNPJ que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres) do estabelecimento; - com o e-PF ou e-CPF do produtor rural ou do representante legal da empresa no cadastro CNPJ; - pela pessoa jurídica ou a pessoa física com procuração eletrônica cadastrada no site da RFB, por estabelecimento.

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arquivo da EFD com um certificado errado, é possível excluir a assinatura e reiniciar o processo.

ou

Transmissão do arquivo da EFD

Uma vez validado, gerado para entrega e assinado digitalmente, o arquivo da EFD está pronto para ser transmitido às ATs.

ou

A recepção do arquivo da EFD no ambiente nacional do SPED é precedida de algumas validações (dados cadastrais do contribuinte, validade da assinatura digital do arquivo, ...) e caso seja detectada alguma inconsistência a transmissão não será concluída, sendo retornada uma mensagem para o contribuinte, como no exemplo seguinte, em que os dados cadastrais informados no arquivo não guardam correspondência com os dados do cadastro do ambiente nacional do SPED, impedindo a recepção da EFD.

Importante: Apesar da transmissão do arquivo da EFD ser realizado com o uso do próprio PVA, é necessário que o programa Receitanet, da RFB,

esteja instalado no computador.

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Uma vez que o processo de validação da transmissão seja concluído, o arquivo será recepcionado na base de dados do ambiente nacional do SPED, sendo gerado o recibo de transmissão para o contribuinte, com a opção de sua impressão pelo próprio PVA.

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Atenção: Caso se deseje imprimir o Recibo de Transmissão em outro momento, é necessário que se tenha acesso ao local de gravação do respectivo arquivo (REC) e do arquivo da EFD assinado e transmitido (TXT).