Recursos Materiais MPU 2010

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Informamos, ainda, que o material baseia-se na obra MARTINS, Petrônio Garcia & ALT, Paulo Renato Campos. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2006, e, ainda, POZO, Hamilton. Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais – Editora Atlas – 4ª Edição, que você pode adquirir em qualquer livraria caso deseje aprofundar-se no assunto.

Aula 04 – Noções de administração de material

1. Introdução

As empresas precisam e têm a sua disposição cinco tipos de recursos: materiais, patrimoniais, de capital ou financeiros, humanos e tecnológicos. Entretanto, nosso objetivo será apenas analisar os recursos materiais e patrimoniais.

Patrimoniais Capital Humanos

RECURSOS

Materiai

Tecnológic

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PROFESSOR JOSÉ CARLOS

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Figura 1 – Recursos à Disposição das empresas. MARTINS, Petrônio Garcia & ALT, Paulo Renato Campos. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais.

A administração dos recursos materiais engloba a seqüência de operações que tem seu início na identificação do fornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, sem sua distribuição ao consumidor final.

Figura 2: Ciclo da Administração de Materiais. – Recursos à Disposição das empresas. MARTINS, Petrônio Garcia & ALT, Paulo Renato Campos. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais.

A administração de recursos patrimoniais trata da seqüência de operações que, assim como a administração dos recursos materiais, tem inicio na identificação do fornecedor, passando pela compra e recebimento do bem, para depois lidar com sua conservação, manutenção ou, quando for o caso, alienação.

Identificado

r

Comprar

materiais

Expedição

Armazenagem

do produto

Movimentaçã

o interna

Transportar Recebimento

de

Sinal de

demanda

Clientes Transporte

A administração de recursos patrimoniais cuida de uma parte dos materiais, ou seja, dos recursos patrimoniais (os bens necessários para a empresa operar, criar valor e proporcionar satisfação ao cliente). Os recursos materiais e patrimoniais são geridos separadamente por causa de sua complexidade. Por exemplo: Administrar os materiais de limpeza não poderiam exigir a mesma complexidade de administrar as máquinas utilizadas na produção.

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Recurso é tudo aquilo que gera ou tem a capacidade de gerar riqueza, no sentido econômico do termo. Assim, um item de estoque é um recurso, pois, agregado a um produto em processo, irá constituir-se em um produto acabado, que deverá ser vendido por um preço superior ao somatório de todos os custos incorridos em sua fabricação. De modo análogo, um edifício que abriga as instalações de uma empresa é um recurso, já que é essencial a seu funcionamento.

Bens x recursos:

Por transmitirem a idéia de que são capazes de gerar produtos e serviços, e, portanto, produzir riquezas, os bens são muitas vezes considerados como sinônimos de recursos. Assim, um automóvel, considerado como um bem móvel, pode ser utilizado na prestação de um serviço com valor econômico, e como tal é um recurso.

Conceituação de material e patrimônio :

O conceito de "material" e de "patrimônio" pode ser entendido como conjunto e subconjunto, ou seja, material é o todo e o patrimônio é a parte que preenche determinadas características, ou seja,os bens necessários para a empresa operar, criar valor e proporcionar satisfação ao cliente. Exemplo: uma madeira é um material. Uma máquina da produção é um patrimônio.

Vamos ver algumas definições:

Material: designação genérica de móveis, equipamentos, componentes sobressalentes, acessórios, utensílios, veículos em geral, matérias-primas e outros bens utilizados ou passíveis de utilização nas atividades da entidade;

Material Permanente: de duração superior a dois anos, levando-se em consideração os aspectos de durabilidade, fragilidade, perecibilidade, incorporabilidade e transformabilidade;

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Carga Patrimonial: conjunto de materiais permanentes sob a responsabilidade do titular de uma unidade administrativa;

Em outras palavras: quando o departamento de patrimônio transfere um patrimônio (ex: uma mesa) para você, a mesa passa a ter "carga patrimonial" no seu nome, ou seja, está sob sua guarda, sua responsabilidade.

Tombamento: ato de inscrever o bem no registro patrimonial, com a concomitante afixação do respectivo código numérico mediante plaqueta, gravação, etiqueta ou qualquer outro método adequado às suas características.

Registro Patrimonial: descrição analítica do material permanente, ao qual se atribui um código numérico seqüencial, contendo as informações necessárias à sua identificação, localização e carga patrimonial.

Conseguiu visualizar a diferença entre Registro e Tombamento?

Registrar é como se fosse cadastrar o bem em algum tipo de planilha ou programa específico descrevendo suas características e todas as informações sobre o bem. O tombamento inclui registrar no "controle de patrimônio" da entidade colando a etiqueta com o código do bem.

Todo e qualquer material permanente, quando da sua aquisição, sob qualquer modalidade, será recebido pelo Almoxarifado de Material Permanente da Coordenação de Material, e, se aceito, imediatamente tombado ou, quando for o caso, relacionado.1.

Assim vemos que o principal objetivo do tombamento dos bens não é substituí-lo, não é inviabilizar a existência de controles físicos e analíticos (pelo contrário, o tombamento auxilia a existência de

Normalmente o material recebe uma plaqueta de patrimônio (tombamento), mas em alguns tipos de material não é possível colocar a plaqueta em face de suas características (por exemplo um tecido). Neste caso, o material deverá ser relacionado, ou melhor, registrado por arrolamento1.

Assim, os ítens que não puderem ser tombados serão relacionados. Entretanto, todos os que puderem ser tombados, deverão ser.

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controles), não é promover a inadequação ao sistema contábil (uma vez que a numeração auxilia a contabilidade a identificar o bem) e muito menos preservar a inexistência de uma política de administração do ativo imobilizado, considerando que o tombamento facilita a identificação dos bens instalados na instituição, fazendo uso de chapas numéricas ou de codificação de barras, preservando, assim, a existência de uma política de administração do ativo imobilizado.

Patrimônio das empresas e órgãos públicos:

A gestão patrimonial deverá obedecer às normas gerais de Direito Financeiro e sobre licitações e contratos administrativos, em vigor para os três Poderes, e à legislação interna aplicável.

O material permanente terá a seguinte classificação:

a) regular - quando estiver em perfeitas condições de uso, funcionamento e aproveitamento pela unidade detentora da carga;

b) ocioso - quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado;

c) recuperável - quando o custo de sua recuperação não ultrapassar cinqüenta por cento de seu valor de mercado;

d) antieconômico - quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento precário, não justificando sua utilização;

e) irrecuperável - quando economicamente inconveniente sua recuperação ou não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina.

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O material permanente, qualquer que seja a forma de aquisição, será obrigatoriamente incorporado ao Patrimônio da entidade.

Responsabilidade:

Todos os bens móveis permanentes serão confiados a agentes responsáveis. É dever do servidor zelar pela conservação, guarda e uso do material que lhe for confiado, sendo responsabilizado por desaparecimento, bem como por dano que causar ao mesmo, esteja ou não sob sua guarda.

Os prejuízos causados à entidade, resultantes de extravio, perda ou dano, serão indenizados por quem os tiver dado causa, após processo regular de apuração de responsabilidade.

Isso não quer dizer que o servidor será responsabilizado tendo culpa ou não. Ele será responsabilizado por desaparecimento, bem como por dano que causar ao patrimônio que estiver sob sua responsabilidade, esteja ou não sob sua guarda.

Ao mesmo tempo, após processo regular de apuração de responsabilidade, ou seja, após a apuração de quem realmente causou o prejuízo, este prejuízo será indenizado pelo culpado.

Fique de olho!: Cabe exclusivamente ao Departamento de Material e Patrimônio a guarda do material permanente ocioso, recuperável, irrecuperável ou antieconômico.

2. Atividades da Administração de materiais

A administração do material corresponde no seu todo, ao planejamento, organização, direção, coordenação e controle de toda as tarefas necessárias à definição de qualidade, aquisição, guarda, controle e aplicação dos materiais destinados às atividades operacionais de uma organização.

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Estas atividades são: compras, cadastramento, recebimento, armazenagem, transporte e gestão de estoque.

2.1. Compras

Segundo Hamilton Pozo, o termo “compras” freqüentemente lembra o processo de compras da administração de materiais. Nesse processo de compras, existem as seguintes atividades centrais:

• assegurar descrição completa das necessidades;

• selecionar fontes de suprimentos; • conseguir informações de preço; • colocar os pedidos (ordens de compra); • acompanhar (follow up) os pedidos; • verificar notas fiscais; • manter registros e arquivos; • manter relacionamento com vendedores.

A questão é que o processo de compras é externo e envolve bem mais atividades do que aquelas diretamente relacionadas com movimentação e armazenagem de mercadorias. Entretanto, duas dessas atividades influenciam significantemente a eficiência do fluxo de bens.

A primeira delas é a seleção de fornecedores. Sua escolha depende do preço, qualidade, continuidade de fornecimento e localização. A localização dos fornecedores interessa ao pessoal de logística, porque representa o ponto de partida geográfico do qual os bens devem ser entregues. Não importa se o transporte é contratado pelo fornecedor ou comprador: a distância entre fontes de suprimento e comprador influencia o tempo necessário para obter as mercadorias, além de afetar a confiabilidade dos prazos de entrega. Quando existem múltiplos pontos de carregamento, a proximidade geográfica dos mesmos pode atuar nas oportunidades de consolidação de fretes e na diminuição dos custos de transporte.

Em segundo lugar, a colocação de pedidos em determinado fornecedor também afeta a eficiência da logística. A ordem de compra especifica as quantidades e possivelmente as instruções de entrega. É o documento primordial para iniciar o fluxo de produtos no canal de fornecimento. O processo de compras e as ordens resultantes

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estabelecem o volume de produtos a serem movidos e estocados no sistema logístico em dado instante. Coordenação falha entre os processos de compra e de movimentação de produtos pode levar a custos logísticos desnecessários.

Seria demais estender o conceito de Logística para incluir todas as atividades associadas com a função de compras de materiais. Por isso, o termo obtenção é utilizado para referir-se aos aspectos de compras que têm algum impacto nas atividades de movimentação e armazenagem. Dessa forma, assume-se aqui que o termo compras, usado tradicionalmente em muitas empresas, envolve tanto compras como funções de movimentação de materiais.

Sinal de demanda:

O sinal de demanda é a forma sob a qual a informação chega à área de compras para desencadear o processo de aquisição de bem material ou patrimonial. No caso de bens patrimoniais, o sinal pode vir, por exemplo, de um estudo de viabilidade ou de uma necessidade de expansão. Já no caso de obras públicas, ele pode ser resultado, entre outros, de um estudo de mercado ou de necessidades sociais.

No caso de recursos materiais, as formas mais comum são solicitação de compras (ou requisição de compras), MRP (materials requirement planning ou planejamento das necessidades de materiais), just-in-time, reposição periódica, ponto de pedido, caixeiro-viajante e contratos de fornecimento.

Por meio da solicitação de compras ou requisição de compras, qualquer unidade organizacional ou mesmo um colaborador qualquer manifesta sua necessidade de comprar um item para uso em benefício da empresa.

Estudos Solicitação de compras MRP Just-in-time Reposição periódica PP Caixeiro-viajante Contratos de fornecimento

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O materials requirement planning (MRP) ou planejamento das necessidades de materiais é uma técnica que permite determinar as necessidades de compras dos materiais que serão utilizadas na fabricação de um certo produto.

Com base na lista de materiais, obtida por meio da estrutura analítica do produto, também conhecida como árvore do produto ou explosão do produto e, em função de uma demanda dada, o computador calcula as necessidades de materiais que serão utilizados e verifica se há estoques disponíveis para o atendimento. Se não há material em estoque na quantidade necessária, ele emite uma solicitação de compra.

O sistema just-in-time é um método de produção com o objetivo de disponibilizar os materiais requeridos pela manufatura apenas quando forem necessários para que o custo de estoque seja menor.

A idéia do just-in-time é suprir produtos para linha de produção, depósito ou cliente apenas quando eles são necessários. Se as necessidades de material ou produtos e os tempos de ressuprimento são conhecidos com certeza, pode-se evitar o uso de estoques. Os lotes são pedidos apenas nas quantidades suficientes para atender o consumo com antecedência de apenas um tempo de ressuprimento.

O enfoque do just-in-time nem sempre leva ao "estoque zero". Caso as necessidades ou os tempos de reposição não sejam conhecidos com certeza, então quantidades ou tempos maiores deverão ser usados, o que acaba colocando estoque extra no sistema. Além disso, pode-se manter estoques maiores do que o necessário para conseguir vantagens e descontos associados a maiores lotes de compra ou transporte. Quando essas situações acontecem, o método do just-in-time leva a resultados similares aos das outras técnicas de controle de estoques. Portanto, a técnica é vantajosa quando os produtos tem alto valor unitário e necessitam de alto nível de controle; as necessidades ou demanda são conhecidas com alto grau de certeza; os tempos de reposição são pequenos e conhecidos, e, não há benefício econômico em suprir-se com quantidades maiores que as requeridas.

No sistema de reposição periódica ou intervalo padrão, depois de decorrido um intervalo de tempo preestabelecido, por exemplo, três meses, um novo pedido de compra para um certo item de estoque é emitido.

Para determinar quanto deve ser comprado no dia da emissão do pedido, verifica-se a quantidade ainda disponível no estoque,

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comprando-se o que falta para atingir um estoque máximo também previamente determinado.

Exemplo: O intervalo de reposição do item de estoque de código "x" é de dois meses (por exemplo, todos os dias 15 dos meses ímpares). O estoque físico existente no dia 15 de maio (data do pedido) era de 280 unidades e o estoque do "x" não pode ultrapassar 600 unidades. A quantidade a ser pedida será:

estoque máximo - estoque atual, ou seja, 600 - 280 = 320 unidades.

o sistema de reposição contínua ou sistema do ponto de pedido ou lote padrão é o mais popular método utilizado nas fábricas e consiste em disparar o processo de compra quando o estoque de um certo item atinge um nível previamente determinado.

No sistema da reposição contínua, o ponto de pedido é calculado em função do consumo médio e do prazo de atendimento.

Exemplo: o componente de estoque "y", que é reposto pelo sistema de lote padrão, tem um consumo médio de 120 unidades por dia e um tempo de atendimento de 10 dias úteis. O ponto de pedido será: consumo médio x tempo de atendimento = 120 x 10 = 1.200 unidades. Assim, sempre que o item do estoque atingir o nível de 1.200 unidades, emite-se um novo pedido de compras, na quantidade previamente estabelecida, geralmente o lote econômico. Isso pode ocorrer a intervalos variáveis, já que o consumo geralmente não é constante, situação em que há necessidade de estoque de segurança.

O sistema de caixeiro viajante consiste em um vendedor visitar os clientes e verificar in loco se está faltando mercadoria no estoque para que ele, em comum acordo com o cliente, tire o pedido. O sinal de demanda, no caso, a falta de mercadoria, é identificado pelo caixeiro-viajante. Com a revolução das comunicações, este sistema está desaparecendo.

Nos contratos de fornecimento o processo de compra é iniciado em função de uma necessidade de produção.

No Contrato de fornecimento, quando o material se faz necessário, o próprio computador emite e envia uma ordem de compra.

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Dica: Compras é a atividade que visa suprir as necessidades da empresa mediante a aquisição de materiais ou serviços, emanadas das solicitações dos usuários, objetivando identificar no mercado as melhores condições comerciais e técnicas.

Gestão de compras:

A gestão de aquisição – a conhecida função de compras – assume papel verdadeiramente estratégico de negócios de hoje em face de volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesas e não um centro de lucros.

O posicionamento atual da função aquisição é bem diferente do modo tradicional como era tratada antigamente. Antes da Primeira Guerra Mundial, tinha papel essencialmente burocrático. Depois, já na década de 1970, devido principalmente à crise do petróleo, a oferta de várias matérias-primas começou a diminuir enquanto o preço aumentava vertiginosamente. Nesse cenário, saber o que, quanto, quando e como comprar começa a assumir condição de sobrevivência e, assim, o departamento de compras ganha mais visibilidade dentro da organização.

Hoje, a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas, ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimentos (supply chain). Por isso, muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimentos ou simplesmente gerenciamento de suprimentos, um conceito voltado para o processo, em vez do tradicional compras, voltado para as transações em si, e não para o todo.

O gerenciamento da cadeia de suprimentos, ou supply chain, ou cadeia logística integrada, nada mais é do que administrar o sistema de logística integrado da empresa, ou seja, o uso de tecnologias avançadas, entre elas gerenciamento de informações e pesquisa operacional, para planejar e controlar uma complexa rede de fatores

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visando produzir e distribuir produtos e serviços para satisfazer o cliente.

São redes de empresas que se sucedem desde a extração de recursos naturais, sua transformação em materiais primários, fabricação de componentes, subconjuntos, conjuntos, montagens finais, armazenagem e distribuição até a chegada do produto nas mãos do consumidor final e que, após o seu ciclo de vida útil se ocupam da sua reciclagem. São responsáveis pelo fluxo inverso de materiais e informações e pela redução dos custos de transação a um mínimo indispensável.

Os componentes da cadeia de suprimentos devem ser preparados para juntos maximizarem seu desempenho, adaptando-se naturalmente a mudanças externas e em outros componentes. Para isso é necessário um alto grau de integração entre fornecedor e cliente que, como parceiros, diminuem custos ao longo da cadeia (entre 10% e 30%) e tempo médio de estocagem (cerca de 50%).

À área de compras também compete o cuidado com os níveis de estoque da empresa, pois embora altos níveis de estoque possam significar poucos problemas com a produção, acarretam um custo exagerado para uma manutenção. Esses altos custos para mantê-los são resultantes de despesas com o espaço ocupado, custo de capital, pessoas de almoxarifado e controles.

Baixos níveis de estoque, por outro lado, podem fazer com que a empresa trabalhe num limiar arriscado, em que qualquer detalhe, por menor que seja, acabe prejudicando ou parando a produção. A empresa poderá enfrentar, por exemplo, reclamações de clientes, altos níveis de estoque intermediários gerados por interrupções no processo produtivo.

A necessidade de adequação aos sistemas just-in-time (JIT) de muitas das empresas levou a modificações importantes, entre elas a criação da nova função de suprimentos. O procurement surge para que o JIT seja possível. A nova função é exatamente o procurement.

O chamado procurement2 envolve, além do relacionamento puramente comercial com os fornecedores, também a pesquisa e o desenvolvimento desses relacionamentos, sua qualificação e o suporte técnico durante o relacionamento entre as partes, e que leva à necessidade de um aperfeiçoamento dos sistemas de informação. Hoje, há uma integração total entre todos os setores internos da empresa, clientes e fornecedores.

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Alem de tudo o que já foi visto, o departamento de compras também pode assumir vários outros papéis. Um deles está relacionado com a negociação de preços com os fornecedores. Essa negociação determinará o preço final dos produtos e, portanto, a competitividade da empresa. Mas ela pode ir mais longe, já que o comportamento do comprador pode mexer com vários aspectos da economia, como o nível de preços, o poder de compras do consumidor e o relacionamento entre os setores.

Estratégias de Aquisição de Recursos Materiais e Patrimoniais:

A definição de uma estratégia correta de compras pode dar à empresa uma grande vantagem competitiva. Se por um lado ela decidir produzir mais internamente, ganha independência, mas perde flexibilidade. Por outro lado, se decidir comprar mais de terceiros em detrimento da fabricação própria, pode tornar-se dependente. Nesse caso, deve decidir também o grau de relacionamento que deseja com seus parceiros.

Componentes que são vitais para o produto final eram sempre fabricados internamente. Essa concepção está mudando com o desenvolvimento de parcerias estrangeiras nos negócios. Outra situação praticamente determinante é aquela em que a fabricação de um componente exige altos investimentos, fora do alcance de eventuais fornecedores. Mesmo assim, são usuais as situações em que um grande fabricante financia as instalações de um futuro fornecedor, pois não interessa a ele produzir o referido componente.

Basicamente podemos ter duas estratégias operacionais que irão definir as estratégias de aquisição dos bens materiais, a verticalização e a horizontalização. Ambas têm vantagens e desvantagens e, de um modo geral, o que é vantagem em uma passa a ser desvantagem na outra e vice-versa.

Quando se tem uma demanda simultaneamente alta e estável, a fabricação dos materiais necessários internamente pode ser uma boa opção.

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Verticalização

A verticalização é a estratégia que prevê que a empresa produzira internamente tudo o que puder, ou pelo menos tentará produzir. Foi predominante no inicio do Século XX, quando as grandes empresas praticamente produziam tudo que usavam nos produtos finais ou detinham o controle acionário de outras empresas que produziam os seus insumos. O exemplo clássico é o da Ford, que produzia o aço, o vidro, centenas de componentes, pneus e até a borracha para a fabricação dos seus automóveis.

As principais vantagens da verticalização são as independências de terceiros - a empresa tem maior liberdade na alteração de suas políticas, prazos e padrão de qualidade, além de poder priorizar um produto em detrimento de outro que naquele momento é menos importante, ficando com ela os lucros que seriam repassados aos fornecedores e mantendo o domínio sobre tecnologia própria; assim, a tecnologia que o fornecedor desenvolveu, muitas vezes com a ajuda da empresa, não será utilizada também para os concorrentes.

A estratégia da verticalização apresenta também desvantagem. Ela exige maior investimentos em instalações e equipamentos. Assim, já que a empresa está envolvendo mais recursos e imobilizando-os, ela acaba tendo menor flexibilidade para alterações nos processos produtivos, seja para incorporar novas tecnologias ou para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado – quando se produz internamente, é difícil e custosa a decisão de parar a produção em demanda baixa e comprar novos equipamentos e contratar mais funcionários para um período incerto de alta procura.

Vantagens e Desvantagens da Verticalização

Vantagens Desvantagens

Independências de terceiros Maior investimento

Maiores lucros Menos flexibilidade (perda de foco)

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Maior autonomia Aumento da estrutura da empresa

Domínio sobre a tecnologia própria

Horizontalização

A horizontalização consiste na estratégia de comprar de terceiros o máximo possível dos itens que compõem o produto final ou os serviços de que necessita. É tão grande a preferência da empresa moderna por ela que, hoje em dia, um dos setores de maior expansão é o horizontalização e parcerias. De um modo geral não se terceiriza os processos fundamentais, ou também, denominados core process, por questões de detenção tecnológica, qualidade do produto e responsabilidade final sobre ele.

Entre as principais vantagens da horizontalização estão a redução de custos – a empresa não necessita de novos investimentos em instalações industriais -, maior flexibilidade para alterar volumes de produção decorrentes de variações no mercado – a empresa compra do fornecedor a quantidade que achar necessária, pode até não comprar nada num determinado mês -, e uso do know how dos fornecedores no desenvolvimento de novos produtos por meio da engenharia simultânea.

A estratégia de horizontalização apresenta desvantagens como a possível perda do controle tecnológico e deixar de auferir o lucro decorrente do serviço, ou fabricação que está sendo repassada.

Vantagens e Desvantagens da Horizotalização

Vantagens Desvantagens

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Redução de custos Menor controle tecnológicos

Maior flexibilidade e eficiência Deixa de auferir o lucro do fornecedor

Incorporação de novas tecnologias Maior exposição

Foco no negócio principal da empresa

Estrutura Organizacional de Compras:

Para que haja sucesso no processo de aquisição, é necessário que a empresa tenha uma eficaz condução do setor de compras, que deverá estar subordinado do departamento de logística, devendo estar composto por pessoal técnico e administrativo competente e altamente motivado.

Essa ligação direta com a logística, produção e vendas proporciona rapidez na tomada de decisões, fluxos contínuos, custos reduzidos e, principalmente, satisfação do cliente. Logicamente, a operação eficiente e eficaz depende da habilidade e da capacidade de organizar e de relacionar-se do pessoal envolvido.

A organização do setor de compras ou suprimentos visa não só a seu desempenho como um sistema, mas também, principalmente, a sua interação com os demais setores da empresa e com o mercado; fornecedores, entidades governamentais, públicas, privadas e classes sociais.

O responsável pelo setor de compras tem como funções primordiais deveres administrativos e executivos, estabelecendo as diretrizes gerais do setor, bem como gerenciá-lo eficazmente. É o responsável pelo perfeito relacionamento com as empresas fornecedoras e com as exigências operacionais dos demais departamentos da organização, primando por uma administração eficiente voltada para o bom

O setor de compras deverá estar estruturado em conformidade com o tamanho da empresa, ou com o volume de atividades desenvolvidas e requeridas pela empresa.

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desempenho e motivação de seus comandados na obtenção dos resultados esperados pelos acionistas.

O volume de operações de compras pode alcançar quantidades apreciáveis e peculiaridades operacionais que recomendem avaliar se todas as compras devam ser feitas em um ponto centralizado, ou estabelecer-se em seções de compras separadas para cada unidade de negócios.

Existem várias razões para que as empresas decidam por centralizar ou descentralizar as compras, e, certamente, essas decisões apresentam vantagens e desvantagens. Vejamos algumas delas.

Vantagens da centralização em Compras

• permite manter um melhor controle global de materiais e de estoques e coerência das transações financeiras;

• comprar em quantidades maiores, o que pode significar condições e preços melhores;

• redução dos custos de transporte ao combinar pedidos e despachar quantidade maior;

• homogeneidade na qualidade dos materiais adquiridos; • combinar pedidos pequenos e assim reduzir a duplicação de

pedidos, o que pode reduzir os custos; • evita a concorrência danosa ente os compradores regionais e as

disparidades de preços de aquisição de um mesmo material por compradores diversos.

Vantagens da descentralização

• exerce um melhor gerenciamento de suas funções e de suas necessidades, além de permitir um melhor controle das funções e necessidades;

• maior autonomia funcional das unidades regionais; • permite uma maior flexibilidade e sensibilidade na solução de

problemas regionais, pelo conhecimento abrangente do problema pela regional interessada, assim como melhor conhecimento das fontes de suprimento, meios de transporte e armazenamento mais próximo da região.

• permite responder mais rapidamente às necessidades de aquisição emergencial.

Exemplo de um processo típico de compras:

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Toda empresa tem seu procedimento de compras. Vamos descrever um processo típico.

Primeiramente, a unidade organizacional que necessita o material envia ao setor ou departamento de compras um documento interno solicitando a compra (solicitação de compras).

O setor de compras analisa a solicitação quanto aos limites de autoridade do solicitante que são normalmente estabelecidos pela empresa para o valor das compras.

Depois disso, o setor de compras efetua as cotações com pelo menos três fornecedores (é a prática usual). O setor de compras, então, recebe as propostas, analisa-as, julga qual(is) a(s) melhor(es), busca em seu banco de dados fornecedores disponíveis e negocia os fornecedores preços e condições de pagamentos, para, então, selecionar o fornecedor que apresenta melhores condições de suprir aquela necessidade. Assim, o departamento de compras age como intermediário entre a empresa e seus fornecedores, sempre buscando melhores condições que tragam vantagem para a empresa.

Passadas todas essas etapas, ele emite o pedido de compras e faz o acompanhamento (follow-up) do fornecimento.

Para o caso da grande maioria das empresas, o setor ou departamento de compras utiliza-se dos tradicionais sistemas de informações. Seus funcionários identificam fornecedores, fazem cotações de preços ou condições de fornecimento, escolhem o fornecedor, emitem pedidos de compras e acompanham prazos de entrega.

Para muitas outras empresas, entretanto, essa metodologia tem mudado substancialmente nos últimos tempos, com o surgimento das parcerias. Nesse tipo de atuação, muda completamente a forma de relacionamento entre clientes e fornecedor. Da desconfiança e antagonismo passa-se a uma relação de confiança recíproca, estabelecendo-se meios mais rápidos e eficazes de troca de dados e informações sobre, por exemplo, prazos, quantidades a serem fornecidas, formas de pagamentos e preços.

Outra característica comum a quase todas as empresas é a disponibilidade de software de planejamento e controle de compras, que automaticamente emitem pedidos de reposição de materiais. Muitos desses softwares se comunicam diretamente com o cliente (ou fornecedor) por formas eletrônicas, como e-mails, EDI e outros que surgem a cada dia.

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Vale lembrar que as obras, serviços, compras, alienações, concessões, permissões e locações da Administração Pública, quando contratadas com terceiros, serão necessariamente precedidas de licitação, ressalvadas as hipóteses previstas na Lei de Licitações e Contratos (Lei nº 8.666/93)

2.2. Cadastramento

Cadastramento É a atividade que implica o reconhecimento perfeito da classificação de materiais, estabelecimento de codificação e determinação da especificação, objetivando a emissão de catálogos para utilização dos envolvidos nos procedimentos de administração de materiais.

Uma técnica básica da política de materiais é a padronização dos materiais em uso na organização. Esta padronização se dá pela aplicação de especificações técnicas e pela existência de um programa de classificação e catalogação de materiais.

Para cadastrar, você deve classificar os materiais (ou seja, organizá-los por características semelhantes), dar a eles um código e determinar sua especificação.

Fazer a especificação significa fazer a descrição pormenorizada de suas características com a finalidade de identificá-lo de seus similares. A especificação correta facilita a compra do ítem, o entendimento do fornecedor e a inspeção por ocasião do recebimento. Deve ter, no mínimo, nome e características físicas.

A padronização é a análise dos materiais a fim de permitir seu intercâmbio, possibilitando, assim, redução de variedade e consequente economia. O objetivo é uniformizar. A padronização reduz o risco de falta de material no estoque, permite a compra em grandes lotes e reduz a quantidade de ítens no estoque.

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Dica: Classificação é o processo de aglutinação de materiais por características semelhantes.

Tipos de Classificação:

Existem vários tipos de classificação, cada um com um objetivo diferente, que possuem vantagens e desvantagens, conforme quadro abaixo.

Classificação Objetivo Vantagem Desvantagem Aplicações

Valor de consumo Materiais de maior consumo (valor) Método ABC.

Demonstra os mate-riais de grande in-

vestimento no estoque.

Não fornece análiseda importância operacional do material.

Fundamental.Deve ser utilizada em com-

junto com “impor- tância operacional”.

Importância operacional

Importância dos materiais para o

funcionamento da empresa

Demonstra os mate-riais vitais para a

empresa.

Não fornece análiseeconômica dos

estoques.

Fundamental. Deve ser utilizada em conjunto com “valor de

consumo”.

Perecibilidade Se o material é perecível ou não

Identifica os materiais sujeitos à perda por

perecimento, facilitando armazenamento e movimentação

Básica. Deve ser utilizadacom a classificação de

“periculosidade”.

Periculosidade Grau de periculosidade do material.

Determina incompatibilidadecom outros

materiais, facilitando armazenamento e

movimentação

Básica. Deve ser utilizada com a classificação de

“perecibilidade”.

Possibilidade de Fazer ou comprar

Se o material deve ser comprado, fabricado

internamente ou recondicionado.

Facilita a organização da programação e planejamento

de compras.

Complementar para osprocedimentos de compra.

Dificuldade de aquisição Materiais de fácil e difícil aquisição.

Agiliza a reposiçãodos estoques

Complementar para osprocedimentos de compra.

Complementar para os procedimentos de compra.

Mercado fornecedor Origem dos materiais (nacional ou importado)

Auxilia a elaboraçãodos programas de

importação.

Quadro dos tipos de classificação. Fonte: Prof. Ionara Rech

Cada organização deve utilizar o tipo de classificação que lhe for mais conveniente e trouxer maus vantagens ao seu tipo de negócio, ao seu dia-a-dia.

1. Perecibilidade:

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O critério de classificação pelo perecimento (obsolescência) significa evitar o desaparecimento das propriedades físico-químicas do material. Muitas vezes, o fator tempo influencia na classificação, assim, a empresa adquire determinado material para ser utilizado em data

oportuna, e, se porventura não houver consumo, sua utilização poderá não ser mais necessária, o que inviabiliza a estocagem por longos períodos.

Existem recomendações quanto a preservação dos materiais e sua adequada embalagem para proteção à umidade, oxidação, poeira, choques mecânicos, pressão etc.

2. Periculosidade

A adoção dessa classificação visa a identificação de materiais, como, por exemplo, produtos químicos e gases, que, por suas características físico-químicas, possuam incompatibilidade com

outros, oferecendo riscos à segurança.

A adoção dessa classificação é de muita utilidade quando do manuseio, transporte e armazenagem de materiais.

3. Possibilidade de Fazer ou comprar

Se o material deve ser comprado, fabricado internamente ou recondicionado. Facilita a organização da programação e planejamento de compras.

a) Fazer internamente: fabricados na empresa;

b) Comprar: adquiridos no mercado;

c) Decisão de comprar ou fazer: sujeito à análise;

d) Recondicionar: materiais passíveis de recuperação

4. Dificuldade de aquisição

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As dificuldades na obtenção de materiais podem provir de:

a) Fabricação especial: envolve encomendas especiais e acompanhamentos;

b) Escassez: há pouca oferta no mercado;

c) Sazonalidade: há alteração em determinada período do ano

d) Monopólio: há um único fornecedor;

e) Logística sofisticada: transporte especial, ou difícil acesso;

f) Importações: imprecisão e/ou longo lead time;

5. Mercado Fornecedor

a) Mercado nacional: materiais fabricados no próprio país;

b) Mercado internacional: materiais fabricados fora do país;

c) Materiais em processo de nacionalização: materiais aos quais estão desenvolvendo fornecedores nacionais, ou similares.

Outro tipo de classificação utilizado pelas organizações é por tipo de demanda.

A) Quanto a aplicação:

- produtivos

- de manutenção

- improdutivos

- de consumo geral

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1. Materiais produtivos: Compreendem todo e qualquer material ligado direta ou indiretamente ao processo de fabricação. Exemplos: matérias-primas, produtos em fabricação, produtos acabados.

1.1 Matérias-primas: materiais básicos e insumos3 que constituem os itens iniciais e fazem parte do processo produtivo da empresa.

1.2 Produtos em fabricação (ou em processamento): são os que estão sendo processados ao longo do processo produtivo. Não se encontram no almoxarifado porque já não são matérias-primas, nem podem estar na expedição porque ainda não são produtos acabados.

1.3 Produtos acabados: são os produtos constituintes do estágio final do processo produtivo, portanto; já prontos.

1.4. Materiais auxiliares, ou materiais indiretos, ou materiais não-produtivos, ou improdutivos: são os itens que não se incorporam ao produto final.

2.Materiais de manutenção: materiais de consumo, com utilização repetitiva, aplicados em manutenção.

Materiais de manutenção são, por exemplo, óleos e filtros das máquinas, que você precisa trocar independentememte da máquina dar defeito ou não.

3.Materiais improdutivos : compreende todo e qualquer material não incorporado às características do produto fabricado. Exemplos: materiais para limpeza, de escritório, etc.

4.Materiais de consumo geral: materiais de consumo, com utilização repetitiva, aplicados em diversos setores da empresa, para fins que não sejam de manutenção.

Materiais de consumo geral são os improdutivos, excluindo os utilizados na manutenção.

B) Quanto ao valor de consumo anual:

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É fundamental para o sucesso do processo de gerenciamento de estoques que se separe o essencial do acessório, voltando nossas atenções para o que realmente é importante quanto a valor de consumo.

Para tanto, conta-se com a ferramenta Curva ABC ou Curva Pareto (ou ainda curva 80-20), método pelo qual se determina a importância dos materiais em função do valor expresso pelo próprio consumo em determinado período.

Assim os materiais são classificados em A, B ou C de acordo com a curva ABC de consumo anual;

Materiais A : Materiais de grande valor de consumo;

Materiais B: Materiais de médio valor de consumo;

Materiais C: Materiais de baixo valor de consumo.

OBS.: Não é recomendado analisar a curva ABC isoladamente, devendo-se estabelecer uma interface com a importância operacional.

C) Quanto a importância operacional:

A maioria dos órgãos de gestão baseiam suas análises de ressuprimento e definem as quantidades de reposição por meio de resultados de consumos históricos e tempos necessários para recompor os níveis de estoque. Esse tratamento matemático não diferencia os diversos materiais de estoque e não considera sua individualidade.

Todavia, existem materiais que, independentemente de fraco consumo, poderão, caso venham a faltar, prejudicar seriamente a continuidade de produção de uma empresa ou ainda, trazer sérios riscos de poluição ambiental e segurança industrial, tornando o custo da falta mais oneroso do que o custo do investimento em estoque.

Adota-se a classificação da importância operacional, visando identificar materiais imprescindíveis ao funcionamento da empresa.

Materiais X: materiais de aplicação não importante, com possibilidade de uso similar existente na empresa;

Materiais Y: materiais de importância média, com ou sem similar na empresa;

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Materiais Z: materiais de importância vital, sem similar na empresa, cuja falta acarreta a paralisação de uma ou mais fases operativas.

2.3. Recebimento.

O recebimento de uma empresa é mais bem compreendido com uma combinação de cinco elementos principais: espaço físico, recursos de informática, equipamentos de carga e descarga, pessoa e procedimentos normalizados.

O correto dimensionamento do espaço físico envolve espaço para fila de veículo, plataformas compensadoras de altura, espaço para separação e conferência, acesso livre para o estoque inicial e para a fabrica.

A disponibilidade de recursos de informática pede, por exemplo, terminal EDI e de leitura ótica de código de barras, programas de comunicação com fornecedores e planejamento, e controle da produção (PCP).

Para a carga e descarga, podem ser usados equipamentos apropriados, como, paletes, empilhadeiras e esteiras de distribuição.

Pessoal qualificado é imprescindível; não se aceitam mais elementos que só exerçam uma função, e sim colaboradores polivalentes, com nível de instrução adequado e treinados. O homem que confere uma carga deve estar habilitado a inserir dados no sistema, determinar o destino da carga recebida e, em muitos casos, transportá-la para o local destinado.

Na normalização de procedimentos, dá-se ênfase ao que deve ser feito em caso de exceção, principalmente dispondo até que ponto o colaborador tem autonomia de decisão.

O recebimento é a atividade que visa garantir o rápido desembaraço dos materiais adquiridos pela empresa, zelando para que as entradas reflitam a quantidade estabelecida, na época certa, ao preço contratado e na qualidade especificada nas encomendas.

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A estocagem inicial deve se limitar aos itens que a análise econômica prévia determinar, e os tipos de instalações variam de acordo com o tipo e escala da empresa. A forma mais comum de armazenagem é por meio de estruturas porta-paletes, simples ou de dupla profundidade, convenientemente dispostas a facilitar o acesso de equipamentos de elevação e transporte, a proteção do produto contra contaminantes internos ou externos, a fácil localização na hora de armazenagem e da coleta, segurança contra incêndios e iluminação conveniente.

As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil.

Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa.

As atribuições básicas do Recebimento são :

1. coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais;

2. analisar a documentação recebida, verificando se a compra está autorizada;

3. controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos;

4. proceder a conferência visual, verificando as condições de embalagem quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos;

5. proceder a conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos;

6. decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso; 7. providenciar a regularização da recusa, devolução ou da

liberação de pagamento ao fornecedor; 8. liberar o material desembaraçado para estoque no

almoxarifado;

A análise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a função em quatro fases:

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1a fase - entrada de materiais ;

2a fase - conferência quantitativa;

3a fase - conferência qualitativa;

4a fase - regularização;

• 1a fase - Entrada de Materiais :

A recepção dos veículos transportadores efetuada na portaria da empresa representa o início do processo de Recebimento e tem os seguintes objetivos :

• a recepção dos veículos transportadores; • a triagem da documentação suporte do recebimento; • constatação se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, está

autorizada pela empresa; • constatação se a compra autorizada está no prazo de entrega

contratual; • constatação se o número do documento de compra consta na

Nota Fiscal; • cadastramento no sistema das informações referentes a

compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de recebimento;

• o encaminhamento desses veículos para a descarga;

As compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operações de análise de avarias e conferência de volumes é o "Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga", que é emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada.

As divergências e irregularidades insanáveis constatadas em relação às condições de contrato devem motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da 1a via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame para constatação das avarias é feito através da análise da disposição das cargas, da observação das embalagens, quanto a evidências de quebras, umidade e amassados.

Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao Almoxarifado. Para efeito de descarga do material no Almoxarifado, a recepção é voltada para a conferência de

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volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra. Para a descarga do veículo transportador é necessária a utilização de equipamentos especiais, quais sejam : paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes.

O cadastramento dos dados necessários ao registro do recebimento do material compreende a atualização dos seguintes sistemas :

• Sistema de Administração de Materiais e gestão de estoques: dados necessários à entrada dos materiais em estoque, visando ao seu controle;

• Sistema de Contas a pagar : dados referentes à liberação de pendências com fornecedores, dados necessários à atualização da posição de fornecedores;

• Sistema de Compras : dados necessários à atualização de saldos e baixa dos processos de compras;

• 2a fase - Conferência Quantitativa;

É a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente à recebida. A conferência por acusação também conhecida como "contagem cega" é aquela no qual o conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo fornecedor. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada a posteriori por meio do Regularizador que analisa as distorções e providencia a recontagem.

Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando os seguintes métodos :

• Manual : para o caso de pequenas quantidades; • Por meio de cálculos : para o caso que envolvem embalagens

padronizadas com grandes quantidades; • Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que

envolvem grande quantidade de pequenas peças como parafusos , porcas, arruelas;

• Pesagem : para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita através de balanças rodoviárias ou ferroviárias;

• Medição : em geral as medições são feitas por meio de trenas;

• 3ª Fase – Conferência qualitativa

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Visa garantir a adequação do material ao fim que se destina. A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica, por meio da confrontação das condições contratadas na Autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor, visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens:

a. Características dimensionais; b. Características específicas; c. Restrições de especificação;

• 4ª Fase: Regularização

Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência qualitativa e quantitativa, respectivamente por meio do laudo de inspeção técnica e pela confrontação das quantidades conferidas versus faturadas.

O processo de Regularização poderá dar origem a uma das seguintes situações:

a. liberação de pagamento ao fornecedor (material recebido sem ressalvas);

b. liberação parcial de pagamento ao fornecedor; c. devolução de material ao fornecedor; d. reclamação de falta ao fornecedor; e. entrada do material no estoque;

O material em excesso ou com defeito será devolvido ao Fornecedor acompanhado da Nota Fiscal de Devolução, emitida pela empresa compradora.

2.4. Armazenagem

A armazenagem de materiais também é uma preocupação constante do administrador. A armazenagem, embora não se aperceba disso

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facilmente têm um custo (posse e conservação da área, conservação dos próprios materiais, custo de pessoal, etc), além do próprio custo do estoque imobilizado.

Assim pela padronização e pelo planejamento deve-se procurar reduzir a quantidade de material armazenado e aumentar a velocidade com que ele entra e sai dos locais de armazenagem. Deve-se também estar atento às modernas técnicas e equipamentos de armazenagem e embalagem, para aumento da eficiência e redução de custos.

Antigamente o almoxarifado se constituía em um depósito, quase sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando mão-de-obra desqualificada.

Com o tempo surgiram sistemas de manuseio e de armazenagem bastante sofisticados, o que acarretou aumento da produtividade, maior segurança nas operações de controle e rapidez na obtenção das informações.

O termo Almoxarifado é derivado de um vocábulo árabe que significa "depositar".

Almoxarifado é o local destinado à guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização,

Almoxarifado é a atividade que visa garantir a fiel guarda dos materiais confiados pela empresa, objetivando sua preservação e integridade até o consumo final.

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equipamentos e disposição interna acondicionados à política geral de estoques da empresa.

O almoxarifado deverá:

1. assegurar que o material adequado esteja, na quantidade devida, no local certo, quando necessário;

2. impedir que haja divergências de inventário e perdas de qualquer natureza;

3. preservar a qualidade e as quantidades exatas; 4. possuir instalações adequadas e recursos de movimentação e

distribuição suficientes a um atendimento rápido e eficiente;

Em outras palavras, a função do administrador de almoxarifado consiste em planejar esses setores (localizar, preservar e assegurar), de modo a operá-lo (receber, guardar, entregar e controlar) preservando os materiais de deteriorações e desvios.

A eficiência de um almoxarifado depende fundamentalmente :

1. da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do conseqüente aumento do número das viagens de ida e volta;

2. do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas; 3. da melhor utilização de sua capacidade volumétrica;

Os objetivos do almoxarifado, assim como de todo e qualquer sistema de administração de materiais, prendem-se aos seguintes tópicos:

• ter o material certo;

• na quantidade certa;

• na hora certa;

• no lugar certo;

• na especificação certa;

• ao custo e preço econômicos.

O controle de custos unitários de produção é feito pelo departamento de custos. A venda de forma eficiente dos produtos da empresa é

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feita pelo departamento de marketing, e o controle do horário da jornada de trabalho dos colaboradores, pelo departamento de pessoal, ou recursos humanos.

O Almoxarife:

Almoxarife é o funcionário responsável pelo depósito e distribuição de materiais e matérias-primas (fiel de armazém).

Os Almoxarifes programam e coordenam as atividades de recebimento, conferência, controle, guarda, distribuição, registro e inventário de materiais

permanentes e de consumo, para uso das unidades e órgãos da Instituição.

• Asseguram o bom andamento de processos de entrada e saída de materiais, verificando, executando os registros específicos, visando facilitar consultas e a elaboração de inventários.

• Classificam, controlam o uso e disposição física dos espaços onde os materiais são estocados, dispensando atenção especial a materiais perecíveis ou de certo grau de periculosidade, conforme especificações dos mesmos e normas técnicas vigentes.

• Asseguram o controle rígido do estoque, bem como consumo médio e ponto de compra, calculando demandas futuras, evitando falta de materiais.

• Auxiliam na organização de arquivo, envio e recebimento de documentos, pertinentes a sua área de atuação para assegurar a pronta localização de dados.

• Zelam pela segurança individual e coletiva, utilizando equipamentos de proteção apropriado, quando da execução dos serviços.

• Zelam pela guarda, conservação, manutenção e limpeza dos equipamentos, instrumentos e materiais utilizados, bem como do local de trabalho.

Equipamentos para armazenamento:

Também chamados de unidades de estocagem, esses equipamentos compreendem:

• armações;

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• estrados do tipo pallets;

• engradados;

• contenedores.

Armações

São prateleiras fabricadas com estruturas de aço ou de madeira em unidades padronizadas, segundo as necessidades do armazém e da estocagem. Na construção das prateleiras, há que se levar em conta, além dos objetivos a que se destinam, as proporções e posicionamentos estudados no lay-out.

A maioria dos almoxarifados de pequeno porte usa estantes de madeira fabricadas na própria oficina da organização, pois os contingentes estocados são constituídos de materiais leves, de pequeno volume, como os materiais de escritório, de limpeza, etc.

Entretanto, nos últimos anos, tem-se observado uma gradual substituição das armações de madeira por estruturas metálicas, mesmo nos pequenos almoxarifados.

As estruturas metálicas possuem uma série de vantagens adicionais em relação à madeira: são imunes à ação de insetos e roedores, suportam maior peso, são mais fáceis de ser montadas ou desmontadas e têm grande durabilidade.

Estrados ou Pallets

Como unidade de estocagem, os estrados ou pallets revolucionaram os métodos e técnicas de armazenamento, modificando radicalmente a concepção de transporte e movimentação de material vigente até pouco tempo atrás.

Consistem em estrados feitos principalmente de madeira, com medidas padronizadas, sobre os quais se montam cargas unitárias, possibilitando eficiente guarda e/ou movimentação de materiais, por meio de equipamentos de transporte interno.

E o que é um palete?

Trata-se de uma plataforma disposta horizontalmente para carregamento, constituída de vigas, blocos ou uma simples face sobre os apoios, cuja altura é compatível com a introdução dos garfos da

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emplilhadeira, e que permite o agrupamento de materiais, possibilitando o manuseio, a estocagem, a movimentação e o transporte num único carregamento.

A paletização vem sendo utilizada em empresas que demandam manipulação rápida e armazenagem racional, envolvendo grandes quantidades. A paletização tem como objetivo realizar, de uma só vez, a movimentação de um número maior de unidades. Ao pallet é atribuído o aumento da capacidade de estocagem, economia de mão-de-obra, tempo e redução de custos. O emprego de empilhadeiras e pallets já proporcionou a muitas empresas economia de até 80% do capital despendido com o sistema de transporte interno.

Esse sistema de armazenamento denomina-se também sistema de blocagem. Ele permitiu a melhor utilização do espaço vertical com a ajuda de prateleiras de aço chamadas porta- pallets, com a vantagem dos benefícios proporcionados pela movimentação das cargas unitárias.

Casos há em que se pode dispensar as estruturas de aço porta- pallets, como, por exemplo, nas cargas uniformes que formam uma superfície de sustentação, que possibilitam a superposição de vários blocos paletizados. Verifica-se aí também a otimização do aproveitamento do espaço vertical do armazém apenas com blocos superpostos.

Existem vários tipos e tamanhos de pallets que atendem às especificações de uso, porém com aberturas laterais para entrada e sustentação dos garfos de empilhadeiras e carrinhos de transporte.

Os pallets são plataformas, nas quais as mercadorias são empilhadas, servindo para unitizar, ou seja, transformar a carga numa única unidade de movimentação.

VANTAGENS DA UTILIZAÇÃO DE PALETES

1. Melhor aproveitamento do espaço disponível para armazenamento, utilizando-se totalmente do espaço vertical disponível, por meio do empilhamento máximo;

2. Economia nos custos de manuseio de materiais, por meio da redução do custo da mão-de-obra e do tempo necessário para as operações braçais;

3. Possibilidade de utilização de embalagens plásticas ou amarração por meio de fitas de aço da carga unitária, formando uma só embalagem individual;

4. Compatibilidade com todos os meios de transporte (marítimo, terrestre, aéreo);

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5. Facilita a carga, descarga e distribuição nos locais acessíveis aos equipamentos de manuseio de materiais;

6. Permite a disposição uniforme de materiais, o que concorre para a desobstrução dos corredores do armazém e dos pátios de descarga;

7. Os paletes podem ser manuseados por uma grande variedade de equipamentos, como empilhadeiras, transportadores, elevadores de carga e até sistemas automáticos de armazenagem.

Engradados

São estrados providos de proteção lateral. Prestam-se à guarda e transporte de materiais que, devido à fragilidade de sua embalagem e/ou à irregularidade de seu formato, não admitem o uso de estrados.

Contenedores

Mais conhecidos como containers (“caixas de carga”), apresenta-se sob a forma de uma caixa metálica retangular, revestida de chapa de aço, alumínio ou fibra de vidro, hermeticamente fechada e selada, destinada ao acondicionamento (não confundir com embalagem) e ao transporte intermodal de mercadorias consolidadas (desde o fabricante até o consignatário ou importador).

Entretanto, o termo “contenedor” vem se estendendo a outras formas de construção, aplicação e finalidade, e já existe no mercado uma variedade para uso industrial, comercial e com múltiplas finalidades, como as caixas de plástico para armazenar e transportar leite, carne, bebidas, pescado, etc., que, além de tudo, são fabricadas de maneira a possibilitar um eficiente empilhamento.

Finalizando, uma das grandes vantagens da paletização é que os paletes podem ser manuseados por uma grande variedade de equipamentos, como empilhadeiras, transportadores, elevadores de carga e até sistemas automáticos de armazenagem. Assim, salvo situações especiais, não há necessidade de investimentos em equipamentos adequados a seu manuseio. Por esse motivo, a resposta “a” é a alternativa errada.

• Critérios de Armazenagem

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A armazenagem pode ser simples ou complexa.

O que determina a complexidade da armazenagem são as características intrínsecas do material, que variam quanto a:

a. fragilidade;

b) combustibilidade;

c) volatilização;

d) oxidação;

e) explosividade;

f. intoxicação; g. radiação; h. corrosão; i. inflamabilidade; j. volume; k. peso; l. forma;.

Os materiais de armazenagem complexa demandam as seguintes necessidades:

• Conservação adequada (explosivos); • Equipamentos especiais de combate a incêndio (magnésio); • Equipamentos especiais para movimentação (geladeiras); • Manuseio especial (cristais); • Estrutura de armazenagem especial (carnes), etc.

Técnicas de armazenagem:

Para se realizar uma estocagem correta, há que se observar um conjunto de regras formuladas segundo critérios definidos. Cada almoxarifado terá, segundo as suas peculiaridades de organização e funcionamento, as suas normas de funcionamento, cujos preceitos devem ser observados rigorosamente pelos operadores e usuários do armazém.

Os materiais sujeitos à armazenagem não obedecem a regras taxativas que regulem o modo como os materiais devem ser dispostos no Almoxarifado. Por essa razão, deve-se selecionar a

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alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais de cada organização.

Independentemente do critério ou método de armazenamento adotado é oportuno observar as indicações contidas nas embalagens em geral.

Mesmo que haja variação de um almoxarifado para outro em organizações diferentes, tais regras buscam os mesmo objetivos, quais sejam:

• redução das perdas por quebra;

• diminuição de acidentes no trabalho, por dispensar o elemento humano da movimentação de cargas pesadas;

• menor tempo gasto nas movimentações e expedição;

• ampliação, com melhor aproveitamento de área útil de armazenamento.

Armazenagem em área externa: devido à sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em áreas externas, o que diminui os custos e amplia o espaço interno para materiais que necessitam de proteção em área coberta. Podem ser colocados nos pátios externos os materiais a granel, tambores e “containers” , peças fundidas e chapas metálicas.

Coberturas alternativas: não sendo possível a expansão do almoxarifado, a solução é a utilização de galpões plásticos, que dispensam fundações, permitindo a armazenagem a um menor custo.

Em síntese, o que se procura por meio das normas de armazenamento é aumento da eficiência do processo de estocagem, traduzindo, em expressões máximas, o seu rendimento e, em expressões mínimas, os seus custos.

Critérios de armazenamento

Entre os critérios mais comuns que orientam a elaboração de normas de armazenamento, podem ser enumerados os seguintes:

• rotatividade de materiais;

• volume e peso;

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• ordem de entrada/saída;

• similaridade;

• valor;

• carga unitária;

• acondicionamento e embalagem;

Rotatividade de materiais

Dentre os itens de material mantidos em estoque, existem aqueles que têm maior movimentação em relação a outros, em virtude de sua utilização por maior número de usuários, ou por outro motivo qualquer. A esses materiais que entram e saem com maior freqüência deve ser dado um tratamento específico em relação à localização no armazém, ou seja, armazená-los nas proximidades das portas (setores de expedição e embalagem).

Esse procedimento oferece as seguintes vantagens:

• minimização de número de viagens entre as áreas de estocagem e de expedição;

• descongestionamento do trânsito interno do almoxarifado;

• melhor aproveitamento da mão-de-obra interna, com menor desgaste físico dos operadores;

• maximização do tempo despendido na expedição do material, etc.

Volume e peso do material

Da mesma forma, os itens mais volumosos e pesados devem ficar perto das portas para facilitar não só a sua conservação, como também a sua movimentação, e ser colocados sobre estrados ou pallets (tipo especial de estrado).

Ordem de entrada/saída

Armazenar, observando esse critério, significa obedecer à ordem cronológica de saída levando em conta a sua época de entrada. Isso quer dizer: as unidades estocadas há mais tempo devem sair primeiro, a fim de que não venham a ocorrer situações de esquecimento de itens em estoque, o que pode causar oxidações, deterioração, obsoletismo, perda de propriedades físicas,

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endurecimentos, ressecamentos e outras situações que impliquem em perda de material.

Similaridade

Sempre que possível, os materiais devem ser armazenados considerando a sua similaridade com outros itens, o que pode ser feito mais facilmente com o auxílio do catálogo de materiais.

O agrupamento de materiais que apresentam características físicas, aplicações ou naturezas semelhantes em locais adjacentes facilita a sua localização, a movimentação e até a contagem.

Valor do material

O valor financeiro que um determinado material representa para o estoque define a sua forma de armazenamento. As regras não diferem muito daquelas adotadas para os demais itens, porém deve-se destacar que o local deve ser apropriado e proporcionar maior condição de segurança.

Para os controles de estoque que utilizam o método denominado “ABC”, ou “curva ABC”, podemos adiantar que os itens de material aqui tratados integram a letra “A”.

Carga unitária

O critério de carga unitária baseia-se na constante necessidade de racionalização do espaço útil de armazenamento, com o máximo aproveitamento do conceito de cubagem. Porém, aliada à racionalização do espaço, a carga unitária favorece sobremaneira a boa movimentação do material, a rapidez de carga e descarga e, conseqüentemente, a redução dos custos.

Esse método consiste na arrumação ou composição de pequenos itens –pacotes ou unidades menores – em volumes dimensionados em peso, cubagem e quantidade maiores. Pode-se dizer também que o critério de carga unitária significa transformar as unidades simples em unidades múltiplas.

Acondicionamento e embalagem

A abertura das caixas ou embalagens recebidas do fornecedor para conferência dos materiais adquiridos é uma praxe. Porém, depois disso, deve-se lacrálas novamente, com o aproveitamento da própria embalagem. Evidentemente, só se deve deixar

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desembalado o contingente de unidades necessárias à entrega do período.

Tal procedimento traz os mesmos benefícios apontados no critério da carga unitária, pois guarda com ele uma grande similitude.

Podemos verificar que a única alternativa errada é a letra “c”, uma vez que, a intenção é evitar a obsolescência. Uma forma de evitar é adotar a técnica de armazenagem de ordem de entrada/saída, pois, assim, as unidades estocadas há mais tempo sairão primeiro, a fim de que não venham a ocorrer situações de esquecimento de itens em estoque, o que pode causar oxidações, deterioração, obsoletismo, perda de propriedades físicas, endurecimentos, ressecamentos e outras situações que impliquem em perda de material.

2.5. Transporte

O transporte faz parte das preocupações básicas do administrador de materiais. Seja ele interno ou externo, um baixo desempenho na sua execução pode comprometer a atividade fim da organização. Deve-se estar sempre atento às modernas

técnicas e equipamentos de transporte, além da evolução das relações comerciais com aquelas empresas prestadoras de serviço nesta área, que podem vir a ser empregadas como uma importante maneira de economia de tempo e recursos.

Essa função compreende todas as tarefas, responsabilidades e relacionamentos utilizados na movimentação/deslocamento de materiais demandados pelo processo de criação de bens e serviços.

Devido à sua natureza, pode-se dizer que é realizado dentro do sistema de produção a fim de deslocar materiais:

• do recebimento para o almoxarifado;

• do almoxarifado para a unidade de produção;

• de uma unidade de produção para outra;

• de uma unidade de produção para o almoxarifado;

• do almoxarifado de produtos acabados para o despacho.

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Qual é o melhor modal? Transporte rodoviário, aéreo, marítimo, ferroviário? Para cada rota há uma possibilidade de escolha, que deve ser feita mediante uma análise profunda de custos, muito além de uma simples análise do custo baseada em peso por quilometragem (Kg/Km). Para cada ligação no canal logístico, cada modo apresenta vantagens particulares. A análise custo/benefício pode determinar que para itens de baixo volume e alto custo unitário o transporte aéreo pode ser, a longo prazo, mais econômico do que o marítimo: caso dos computadores.

Um dos fatores determinantes é o custo do frete e do seguro, ligado ao custo de manipulação em terminais (aeroportos, portos) e de armazenamento durante o transporte.

Multimodal é todo transporte efetuado por mais de um modal (marítimo, terrestre ou aéreo).

Escolha de equipamentos de transporte

Antes de mais nada, deve-se ter em conta que a escolha do equipamento de transporte de material deve ser precedida de um estudo baseado no critério do custo–benefício, mediante o qual se procura adotar a melhor solução entre as alternativas viáveis, o que implica escolher a alternativa de menor custo dentre as que atendem aos requisitos mínimos de transporte.

Os principais fatores que influenciam o custo são:

Quanto à natureza do material

• estado físico: sólido (unitário ou granel), líquido, gasoso;

• forma, dimensões, peso e perecibilidade;

• tipo de embalagem.

Quanto à demanda do material

• quantidade de unidades movimentadas em cada intervalo.

Quanto aos locais de armazenagem e utilização

• pontos de origem e destino dos materiais;

• área livre para circulação;

• altura e pé-direito do armazém ou galpão;

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• obstáculos existentes nos armazéns ou galpões, como vigas, colunas, etc.

• dimensões das portas de acesso e saída.

O mercado brasileiro dispõe de grande número de opções e modelos de equipamentos, já padronizados segundo detalhes de segurança, economia, utilização, etc. Entretanto, não se deve descartar o critério do menor custo.

Exemplos de equipamentos:

• carros de tração manual;

• empilhadeiras manuais e motorizadas;

• guindastes manuais e automotores;

• carros-pórtico;

• tratores de armazém;

• talhas;

• pontes rolantes;

• elevadores;

• correias transportadoras;

• dutos de sucção e condução de grãos, etc.

2.6. Gestão de estoques

Uma das mais importantes funções da administração de materiais está relacionada com o controle dos níveis de estoques. Lógica e racionalidade podem ser aplicadas com sucesso nas ações de resolução de problemas que afetam os estoques. É notório que todas as organizações

de transformação devem preocupar-se com o controle de estoques, visto que desempenham e afetam de maneira bem definida o resultado da empresa.

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O termo controle de estoques dentro da logística, é em função da necessidade de estipular os diversos níveis de materiais e produtos que a organização deve manter, dentro de parâmetros econômicos. E a razão pela que é preciso tomar uma decisão acerca das quantidades dos materiais a serem mantidos em estoques está relacionada com os custos associados tanto ao processo como aos custos de estocar. Devemo-nos preocupar e determinar quais são os níveis para cada item que poderemos manter economicamente.

Portanto, a função principal da administração de estoques é maximizar o uso de recursos envolvidos na área logística da empresa, e com grande efeito dentro dos estoques.

O administrador, porém, irá deparar-se com um terrível dilema, que é o causador da inadequada gestão de materiais, percebida em inúmeras empresas, e que cria terríveis problemas quanto à necessidade de capital de giro da empresa, bem como seu custo.

Por um lado, procura-se manter um volume de materiais e produtos em estoque para atender à demanda de mercado, bem como suas variações, servindo o estoque como um pulmão e, por outro lado, buscar a minimização dos investimentos nos vários tipos de estoques, reduzindo assim os investimentos nesse setor. Sabemos que quando temos estoques elevados, para atender plenamente à demanda, ela acarreta a necessidade de elevado capital de giro e, que produzem elevados custos. No entanto, baixos estoques podem acarretar, se não forem adequadamente administrados, custos difíceis de serem contabilizados em face de atrasos de entrega, replanejamento do processo produtivo, insatisfação do cliente e, principalmente, a perda do cliente.

A palavra “estoque” pode ser definida genericamente como a quantidade de mercadorias que se dispõe.

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Uma das razões porque muitas empresas mantêm estoques elevados, aos padrões modernos, é que essa atitude permite a firma comprar e produzir em lotes econômicos, que é a visão ultrapassada da produtividade. No entanto, qualquer que sejam os níveis de estoques, eles incorrem na análise de vários custos que estão correlacionados.

Razões para manter estoques:

A armazenagem de mercadorias prevendo seu uso futuro exige investimento por parte da organização. O ideal seria a perfeita sincronização entre oferta e demanda, de maneira a tornar a manutenção de estoques desnecessária. Entretanto, como é impossível conhecer exatamente a demanda futura e como nem sempre os suprimentos estão disponíveis a qualquer momento, deve-se acumular estoque para assegurar a disponibilidade de mercadorias e minimizar os custos totais de produção e distribuição.

Na verdade, estoques servem para uma série de finalidades:

• Melhoram o nível de serviço:

Estoques auxiliam a função de marketing a vender os produtos da empresa. Estes podem ser localizados mais próximos aos pontos de venda e com qualidades mais adequadas. Isto é vantajoso para clientes que precisam de disponibilidade imediata ou tempos de ressuprimento pequenos.

• Incentivam economias na produção:

O mínimo custo unitário de produção geralmente ocorre para grandes lotes de fabricação com o mesmo tamanho. Estoques agem como amortecedores entre oferta e demanda,

A boa administração de materiais significa coordenar a movimentação de suprimentos com as exigências de produção. objetivo maior da administração de materiais é prover o material certo, no local de produção certo, no momento e em condição utilizável ao custo mínimo para a plena satisfação do cliente e dos acionistas.

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possibilitando uma produção mais constante, que não oscila com as flutuações de vendas. A força de trabalho pode ser mantida em níveis estáveis e os custos de preparação de lotes podem ser diminuídos.

• Permitem economias de escala nas compras e no transporte:

Muitas vezes, pequenos lotes de compra são gerados para satisfazer necessidades de produção ou para abastecer diretamente clientes a partir da manufatura. Isto implica maiores custos de frete, pois não há volume suficiente para obter os descontos oferecidos aos lotes maiores. Entretanto, uma das finalidades do estoque é possibilitar desconto no transporte pelo emprego de grandes lotes equivalentes à capacidade dos veículos e gerar, portanto, fretes unitários menores. De modo similar, menores preços podem ser obtidos na compra de mercadorias com o uso de lotes maiores que as demandas imediatas.

• Agem como proteção contra aumentos de preços:

Bens comprados em mercados abertos tem seus preços ditados pelas curvas de oferta e demanda. Minérios, produtos agrícolas e petróleo são bons exemplos. Compras podem ser antecipadas em função de aumentos previstos nos preços. Isto acabaria criando estoques que, de alguma forma, deve ser administrado.

• Protegem a empresa de incerteza na demanda e no tempo de ressuprimento:

Na maioria das ocasiões, não é possível conhecer com certeza as demandas de produtos ou os tempos de ressuprimento no sistema logístico. Para garantir disponibilidade do produto, deve-se manter um estoque adicional (estoque de segurança). Estoques de segurança são adicionais aos estoques regulares para atender as necessidades de produção ou do mercado.

• Servem como segurança contra contingências:

Greves, incêndios e inundações são apenas algumas das contingências que podem atingir uma empresa. Manter estoques de reserva é uma maneira de garantir o fornecimento normal nessas ocasiões.

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Importante: A manutenção de estoque traz vantagens e desvantagens às empresas. Vantagens no que se refere ao pronto atendimento aos clientes, e desvantagens no que se refere aos custos decorrentes de sua manutenção. Compete ao administrador de materiais encontrar o ponto de equilíbrio adequado à empresa em certo momento, embora os benefícios do pronto atendimento sejam mais difíceis de ser avaliados do que os custos decorrentes.

Custo de estoque:

É usual ouvirmos “estoque custa dinheiro”. A afirmativa é bem verdadeira. A necessidade de manter estoques acarreta uma série de custos às empresas. Os japoneses, pioneiros do estudo do just-in-time, consideram os estoques uma forma de desperdício.

Podemos classificar os custos de manter estoques em três grandes categorias: custos diretamente proporcionais à quantidade estocada; inversamente proporcionais à quantidade estocada e independente da quantidade estocada.

Os custos diretamente proporcionais ocorrem quando os custos crescem com o aumento da quantidade média estocada. Do mesmo modo, quanto maior a quantidade de itens armazenados, maior a área necessária e maior o custo de aluguel.

Outros exemplos:

Manuseio quanto mais estoque mais pessoas e equipamentos necessários para manusear os estoques mais custo de mão-de-obra e de equipamentos.

Perdas quanto mais estoque maiores as chances de perdas mais custo decorrente de perdas.

Obsolescência quanto mais estoque maiores as chances dos matérias se tornarem obsoletos mais custo decorrentes de materiais que não mais serão utilizados.

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Furtos e roubos quanto mais estoques maiores as chances de materiais serem furtados e/ou roubados mais custos decorrentes.

Por todos esses fatores de custos serem decorrentes da necessidade de manter ou carregar os estoques, eles também são chamados de custos de carregamento dos estoques. Assim, os custos de carregamento incluem os custos de oportunidade, estocagem e manuseio do material, taxas e seguros, perdas e furtos, obsolescência e o mais importante, o custo do capital investido.

Os custos inversamente proporcionais são os custos que diminuem com o aumento do estoque médio, isto é, quanto mais elevados os estoques médios, menores serão tais custos (ou vice-versa). São os denominados custos de obtenção, no caso dos itens comprados, e custos de preparação, no caso de itens fabricados internamente.

Quanto mais vezes se comprar ou se preparar a fabricação, menores serão os estoques médios e maiores serão os custos decorrentes do processo tanto de compras como de preparação.

Assim, os custos de compras e preparação são inversamente proporcionais aos estoques médios.

Os custos independentes são aqueles que independem do estoque médio mantido pela empresa, como, por exemplo, o custo de aluguel de um galpão. Ele geralmente é um valor fixo, independente da quantidade estocada.

A gestão de estoques constitui uma série de ações que permitem ao administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados em relação aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e bem controlados.

Verificação

Utilização

Localização

Manuseio

Controle

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Como os estoques representam parcela substancial dos ativos da empresa, devem ser encarados como um fator potencial de geração de negócios e de lucros. Assim, cabe ao administrador verificar se estão tendo a utilidade adequada ou sendo um “peso morto”, não apresentando o retorno sobre o capital neles investidos.

Em épocas de alta inflação, manter estoques elevados poderia ser a forma mais adequada de obter grandes lucros, pois a reposição dava-se sempre a preços bem maiores. Numa economia mais estável e de baixa inflação, isso não é verdadeiro, e uma boa gestão dos estoques poderá ser a responsável pelo lucro.

Dica: A gestão de estoques constitui uma série de ações que permitem ao administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados em relação aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e bem controlados.

Existem vários indicadores de produtividade na análise e controle dos estoques, sendo os mais usuais: inventário físico, acurácia dos controles, nível de serviço, giro de estoque e cobertura dos estoques.

O Giro de estoque é o índice que mede quantas vezes, por unidade de tempo, o estoque se renovou ou girou. O Giro de Estoque é representado pela fórmula:

Giro de estoque = Valor consumido no período .

Valor do estoque médio no período

O inventário físico consiste na contagem física dos itens de estoque. Caso haja diferenças entre o inventário físico e os registros do controle de estoques, devem ser feitos os ajustes conforme recomendações contábeis e tributárias.

É a atividade que visa o estabelecimento de auditoria permanente de estoques em poder do Almoxarifado, objetivando garantir a plena confiabilidade e exatidão dos registros contábeis e físicos, essencial para que o sistema funcione com a eficiência requerida.

O inventário físico é geralmente efetuado de dois modos: periódico ou rotativo. É chamado de periódico quando em determinados períodos

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– normalmente no encerramento dos exercícios fiscais, ou duas vezes por ano – faz-se a contagem física de todos os itens de estoque.

O inventário é rotativo quando permanentemente se contam os itens em estoque. Neste caso faz-se um programa de trabalho de tal forma que todos os itens sejam contados pelo menos uma vez dentro do período fiscal (normalmente de um ano). Uma de suas principais características é o aprimoramento contínuo da confiabilidade.

O periódico (também chamado por alguns autores de "geral") é elaborado normalmente no fim de cada exercício, e abrange a contagem física de todos os ítens de uma só vez. Por exemplo: A empresa "x" determina a parada de todo o processo operacional da empresa (recebimento, produção e despacho) por dois dias e reúne toda sua equipe para contagem física de todos os ítens do estoque, sem sofrer qualquer interferência e sem erros.

Já o inventário rotativo não precisa que seja feita nenhuma parada no processo operacional, pois ele concentra-se em cada grupo de itens em determinados períodos. Este procedimento é mais vantajoso e mais econômico em razão de não haver necessidade de paralização da fábrica, de permitir melhores condições e tempo para análise de problemas ou causas de ajustes, bem como por aperfeiçoar o sistema de controle. Por exemplo: A empresa "y" possui 50 tipos de materiais diferentes em estoque. Adotando o inventário rotativo, ela conta em janeiro a quantidade existente de um grupo de 20 de seus ítens, em maio conta um grupo de mais 10, em setembro mais 15 e em novembro mais 5. Essa divisão de meses e quantidades é feita de acordo com o que seja mais conveniente para cada empresa, que realizará seu planejamento conforme suas necessidades.

Se essa mesma empresa "Y" adotasse o modelo de inventário periódico, esses 50 ítens seriam todos contados nos últimos dias de dezembro, de uma só vez.

Inventário Físico

Periódico

Rotativo

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Uma vez terminado o inventário, pode-se calcular a acurácia dos controles, que mede a porcentagem dos itens corretos, tanto em quantidade quanto em valor.

Acurácia = Número (ou valor) de itens com registros corretos

Número (ou valor) total de itens

Nível de serviço ou nível de atendimento é o indicador de quão eficaz foi o estoque para atender às solicitações dos usuários. Assim, quanto mais requisições forem atendidas, nas quantidades e especificações solicitadas, tanto maior será o nível de serviço.

Nível de serviço = Número de requisições atendidas

Número de requisições efetuadas

Cobertura de estoques indica o número de unidades de tempo; por exemplo, dias que o estoque médio será suficiente para cobrir a demanda média.

Cobertura em dias = Nº de dias do período em estudo

Giro

A análise ABC é uma das formas mais usuais de examinar estoques. Essa análise consiste na verificação, em certo espaço de tempo, do consumo, em valor monetário ou quantidade, dos itens de estoque, para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de importância. Aos itens mais importantes de todos, segundo a ótica do valor ou da quantidade, dá-se a denominação itens classe A, aos

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intermediários, itens classe B, e aos menos importantes, itens classe C.

A análise ABC é uma das formas mais usuais de examinar estoques. Essa análise consiste na verificação, em certo espaço de tempo (normalmente 6 meses ou 1 ano), do consumo, em valor monetário ou quantidade, dos itens de estoque, para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de importância. Aos itens mais importantes de todos, segundo a ótica do valor ou da quantidade, dá-se a denominação de itens classe A, aos intermediários, itens classe B e aos menos importantes, classe C.

Não existe forma totalmente aceita de dizer qual o percentual do total dos itens que pertencem à classe A, B ou C. Os itens A são os mais significativos, podendo representar algo entre 35% e 70% do valor movimentado dos estoques, os itens B variam de 10% a 45%, e os itens C representam o restante.

A experiência demonstra que poucos itens, de 10% a 20% do total são da classe A, enquanyo uma grande quantidade, em torno de 50%, são da classe C e 30% a 40% são da classe B

Determinação de níveis de estoque:

A determinação do nível de estoque mais econômico possível para a empresa é um problema muito importante. Sabemos que os custos de estoques são influenciados por diversos fatores, tais como volume, disponibilidade, movimentação, mão-de-obra e o próprio recurso financeiro envolvido e, dependendo da situação, cada variável tem pesos que podem ter diversas magnitudes em razão da situação específica.

Uma das técnicas utilizadas é o enfoque da dimensão do lote econômico para manutenção de níveis de estoques satisfatórios e que denominamos de sistema máximo – mínimo.

O funcionamento do sistema máximo-mínimo tem a seguinte ação: cada produto ou material receberá quatro informes básicos – estoque mínimo que se deseja manter (Emin), o momento em que novas quantidades da peça devem ser compradas (PP), tempo necessário para repor a peça (TR), e quando este lote comprado chega à fábrica, temos o estoque máximo (Emax). E isto nos possibilita a manutenção dos níveis de estoques estabelecidos e que configurem um sistema automático de suprimentos da manutenção de estoques onde novas ordens são emitidas, em função das

Emim

PP

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variações do próprio nível de estoque. Assim, toda vez que o estoque fique abaixo do nível de ponto de pedido é emitida uma requisição de compras para a peça em específico.

Para podermos trabalhar e administrar adequadamente o sistema máximo – mínimo, é necessário calcularmos o tempo de reposição, o ponto de pedido, o lote de compra e o estoque de segurança.

Tempo de Reposição (TR)

Quando emitimos um pedido de compra, decorre um espaço de tempo que vai desde o momento de sua solicitação no almoxarifado, colocação do pedido de compra e passando pelo processo de fabricação em nosso fornecedor até o momento em que o recebemos e o lote estiver liberado para produção em nossa fábrica. Portanto, o TR é composto de três elementos, conforme a seguir:

1. tempo para elaborar e confirmar o pedido junto ao fornecedor;

2. tempo que o fornecedor leva para processar e entregar-nos o pedido;

3. tempo para processar a liberação do pedido em nossa fábrica.

TR = 1 + 2 + 3

Como podemos perceber, duas variáveis do TR (1 e 3) são dependentes de ações de nossa empresa, e que poderemos reduzi-lo ao máximo possível , tendendo-a a zero. Quanto ao item 2, variável de nosso fornecedor, é dependente de uma boa negociação que devemos manter com ele para, também, reduzi-lo ao menor tempo possível.

Ponto de Pedido (PP)

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É a quantidade de peças que temos em estoque e que garante o processo produtivo para que não sofra problemas de continuidade, enquanto aguardamos a chegada do lote de compra, durante o tempo de reposição. Isso quer dizer que quando um determinado item de estoque atinge seu ponto de pedido deveremos fazer o ressuprimento de seu estoque, colocando-se um pedido de compra.

Para calcular o Ponto de Pedido utiliza-se a fórmula abaixo:

O Modelo do Ponto de Pedido também é conhecido como modelo do Ponto de Reposição ou modelo de reposição contínua.

PP = (C x TR) + ES

Ou

PP = (D x TA) + ES

Onde: PP = Ponto de Pedido

C = Consumo normal da peça (ou demanda)

TR = Tempo de Reposição (ou tempo de atendimento do fornecedor)

ES = Estoque de segurança

Para melhor compreender o cálculo, veja esse exemplo:

Exemplo: Determinada peça é consumida em 2.500 unidades mensalmente e sabemos que seu tempo de reposição é de 45 dias. Então, qual é seu Ponto de Pedido (PP), uma vez que seu estoque de segurança é de 400 unidades?

PP = (2.500 x 1,5 mês) + 400

PP = 4.150 unidades

Lote de compra

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É a quantidade de peças especificadas no pedido de compra, que estará sujeita à política de estoque de cada empresa.

Estoque Máximo

É o resultado da soma do estoque de segurança mais o lote de compra. O nível máximo de estoque é normalmente determinado de forma que seu volume ultrapasse a somatória da quantidade do estoque de segurança com o lote em um valor que seja suficiente para suportar variações normais de estoque em face da dinâmica de mercado, deixando margem que assegure, a cada novo lote, que o nível máximo de estoque não cresça e onere os custos de manutenção de estoque.

O modelo de estoque máximo também é conhecido como modelo do intervalo padrão ou modelo de reposição periódica.

Exemplo: Qual é o estoque máximo de uma peça cujo lote de compra é de 1.000 unidades e o estoque de segurança é igual à metade do lote de compra?

Emax = (1.000 : 2) + 1.000

Emax = 500 + 1.000 = 1.500 unidades

Estoque de segurança:

O Estoques de Segurança, também conhecido por estoque mínimo ou estoque reserva, é uma quantidade mínima de peças que tem que existir no estoque com a função de cobrir as possíveis variações do sistema, que podem ser: eventuais atrasos no tempo de fornecimento (TR) por nosso fornecedor, rejeição do

Emax = ES + LC

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lote de compra ou aumento na demanda do produto.

Sua finalidade é não afetar o processo produtivo e, principalmente, não acarretar transtornos aos clientes por falta de material e, conseqüentemente, atrasar a entrega de nosso produto ao mercado.

Um fato importante a ser explanado é referente ao valor do estoque de segurança, visto que o ideal é termos esse estoque igual a zero, porém, sabemos que dentro de uma organização, os materiais não são utilizados em uma taxa uniforme, e que, também, o tempo de reposição para qualquer produto não é fixo e garantido por nossos fornecedores em razão das variáveis de mercado. Sob esses aspectos, fica muito difícil estabelecer como “zero” o estoque de segurança, porém não impossível.

Então, como estamos envolvidos com a realidade das organizações e as variáveis ambientais, necessitamos estabelecer um estoque de segurança que garanta a continuidade do processo produtivo em razão dos fatos anteriormente enumerados.

Por exemplo, uma empresa que tem em determinado produto o consumo mensal de 3.000 unidades e o tempo de reposição de sua matéria-prima seja de 20 dias e seu estoque de segurança igual a zero, e, se esse processo fosse sempre constante, a empresa colocaria um pedido de 3.000 unidades quando seu estoque estivesse com saldo de 2.000 unidades, e o novo pedido chegaria no momento exato em que o estoque chegasse a zero, que seria, nesse caso específico, o estoque de segurança, que é o ideal.

Na realidade, porém, o que ocorre é bem diferente. Pode acontecer de determinado pedido atrasar 10 dias, e a empresa ficaria 1/3 do mês sem material para produzir seu produto e atrasaria sua entrega ao cliente. Também pode ocorrer o aumento da demanda, por exemplo, em 20% e novamente teríamos atrasos na entrega do produto; em ambos os casos, teríamos aumento dos custos, prejudicando assim nossa imagem no mercado.

A situação mais cômoda é adotar um estoque de segurança que supra toda e qualquer variação do sistema; porém, isso implicará custos elevadíssimos e que talvez a empresa poderá não suportar. Então, a solução é determinar um estoque de segurança que possa otimizar os recursos disponíveis e minimizar os custos envolvidos. Assim, teremos um estoque de segurança que irá atender a fatos previsíveis dentro de seu plano global de produção e sua política de grau de atendimento.

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Os estoques têm a função de agir como reguladores do fluxo de negócios. Como a velocidade com que as mercadorias são recebidas – unidades recebidas por unidade de tempo ou entradas – é usualmente diferente da velocidade com que serão utilizadas – unidades consumidas por unidade de tempo ou saídas -, há a necessidade de um estoque, funcionando como um amortecedor (buffer).

Quando a velocidade de entrada dos itens é maior que a de saída, ou quando o número de unidades recebidas é maior do que o número de unidades expedidas, o nível de estoque aumenta. Se ao contrário, mais itens saem (são consumidos), do que entram, o estoque diminui. E se a quantidade que é recebida é igual a que é despachada, o estoque mantém-se constante. Conseguir essa igualdade é o grande objetivo da filosofia just-in-time aplicada à gestão dos estoques, em que os estoques podem ser nulos.

3. Questões de Concursos Anteriores:

(UnB / CESPE – TRT – 16 Região – Analista Judiciário – 2005) De acordo com Marco Aurélio P. Dias (Administração de Materiais, Atlas, 1995, p. 12), a administração de materiais compreende o agrupamento de materiais de várias origens e a coordenação dessa atividade com a demanda de produtos ou serviços da empresa. Considerando essa assertiva, julgue os seguintes itens, acerca dos conceitos e dimensionamento relativos ao controle de estoque.

104 Matéria-prima é toda quantidade de produtos estocados em cada uma das fases produtivas.

105 Estoque é toda porção armazenada de mercadoria, ou seja, aquilo que é reservado para ser utilizado em tempo oportuno.

106 Com relação aos custos, o controle de estoque deve focar-se nos custos de pedido e de armazenagem, pois duas variáveis influenciam no aumento do custo: o custo de pedido e o custo de capital.

107 O depósito pode ser conceituado como o setor que tem por missão receber, conferir, armazenar, conservar e distribuir tudo o que é adquirido pelo setor de compras.

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108 Suprimento refere-se ao amplo conjunto de procedimentos que envolvem a solicitação de fornecimento de determinados produtos por uma organização.

109 Tempo de ressuprimento é o tempo gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto até a chegada efetiva do material no almoxarifado da organização. Esse tempo é composto por: emissão do pedido, preparação do pedido e transporte.

110 O estoque mínimo é uma quantidade de estoque que, em nível ideal, não deve ser consumido. No entanto, causas como oscilação no consumo e variação na qualidade quando o controle de qualidade rejeita um lote podem impor a utilização desse estoque de segurança.

111 Quanto ao dimensionamento da estocagem de produtos, uma carga constituída de embalagens de transporte e armazenagem por meios mecânicos é considerada uma unidade.

112 Os custos de movimentação de materiais influem sobremaneira no custo final do produto e(ou) serviço, mas contribuem para agregar benefícios para o cliente.

113 Considere que uma empresa, ao codificar seu material de expediente, o define utilizando uma codificação numérica de dois dígitos. O item lápis preto n.º 1 foi identificado como 04, pois a borracha já havia sido identificada como 01. Nesse caso, é correto afirmar que esse sistema de codificação apresenta desvantagem quanto às características de expansividade e significância, no sentido de impossibilitar a inclusão, na seqüência natural da série numérica, caso ocorra a necessidade de inserção de novos itens.

114 O giro de estoque refere-se à quantidade ideal cujos custos são os menores possíveis.

4. Gabarito:

104 E: Segundo Dias,os estoques podem ser tanto de matéria-prima, produtos em fabricação como de produtos acabados. As matérias-primas são os materiais básicos e necessários para a produção do produto acabado, ou seja, matéria-prima não é todo produto estocado. (p.16 e 26)

105 C: Estoque é a composição de materiais – que vai desde a matéria-prima até o produto acabado – que não é utilizada em determinado momento na empresa, mas que

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precisa existir em função de futuras necessidades. Assim, o estoque constitui todo o sortimento de materiais que a empresa possui e utiliza no processo de produção de seus produtos/serviços. (Chiavenato, p. 67)

106 E: O controle de estoque refere-se à necessidade de estipular os diversos níveis de materiais e produtos que a organização deve manter (apostila, item 2.6). Assim, os custos de estoque são obtidos através do somatório dos custos de armazenagem e do custo do pedido. Existem duas variáveis que aumentam esses custos, que são a quantidade em estoque e o tempo de permanência em estoque. No entanto, várias outras variáveis influenciam no aumento do custo, como: custos de capital (juros e depreciações); custos com pessoal (salários, encargos sociais); custos com edificações (aluguéis, impostos, luz, conservação) e custos de manutenção (deterioração, obsolescência, equipamento) (Dias, p. 43).

107 E: O Depósito é o órgão que guarda e armazena os produtos acabados da empresa. O depósito recebe os produtos acabados após todo o seu processamento pelas seções produtivas da empresa e sua liberação pelo órgão de Controle de Qualidade. À medida que os Produtos acabados chegam ao depósito, vão sendo imediatamente armazenados e estocados para futura entrega (Chiavenato, p. 118). Assim, o depósito cuida dos produtos acabados e não de tudo que é adquirido pelo setor de compras.

108 E: Algumas empresas adotam o termo Suprimento ou Logística para sua área de materiais, envolvendo as áreas de Planejamento e Controle da Produção (PCP), Compras e Transporte e Distribuição (Dias, p. 18). A denominação gerenciamento de suprimentos é um conceito voltado para o processo, para o todo.

109 C: Também chamado de Tempo de Reposição, é uma das informações básicas de que se necessita para calcular o estoque mínimo (Dias, p. 56)

110 C: De fato, o estoque mínimo, também chamado de estoque de segurança, por definição, é a quantidade mínima que deve existir em estoque, que se destina a cobrir eventuais atrasos no ressuprimento, objetivando a garantia do funcionamento ininterrupto e eficiente do processo produtivo, sem o risco de faltas. Entre as causas que ocasionam essas faltas, cita-se: oscilação no consumo; oscilação nas épocas de aquisição (atraso no tempo de reposição); variação na qualidade, quando o Controle de Qualidade rejeita um lote; remessas por parte do fornecedor, divergentes do solicitado; diferenças de inventário (Dias, p. 61).

111 C: A dimensão e as características de materiais e produtos podem exigir desde a instalação de uma simples prateleira até complexos sistemas de armações, caixas e gavetas (Dias, p. 203). Também conhecidos por unidades de estocagem, os equipamentos para armazenamento são: armações; estrados do tipo pallets; engradados; contenedores.

112 E: Os custos de movimentação de materiais influem sobremaneira no produto, afetando diretamente o custo final. O acréscimo no custo do produto proporciona-lhe maior valor, mas, no caso da movimentação, esta não contribui em nada, podendo somente barateá-la com uma seleção adequada do método mais compatível à natureza e

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ao regime da produção (Dias, p. 214). Assim, não há o que se falar em benefício para o cliente, no caso de aumento no custo.

113 C: O objetivo da classificação de materiais é definir uma catalogação, simplificação, especificação, normalização, padronização e codificação de todos os materiais componentes do estoque da empresa. Em função de uma boa classificação do material, poderemos partir para a codificação do mesmo, ou seja, representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras com base em toda a classificação obtida do material. A classificação numérica de dois dígitos não permite, de fato, uma descrição precisa do material e dificulta a inserção de novos itens. Sugere-se que a codificação numérica traga um número de classificação geral, um número de classificação individualizadora e um número de classificação definidora (Dias, p. 178 e 181).

114 E: Giro de estoque, ou Rotatividade de estoque, é a relação entre o consumo e o estoque médio, dentro de um período de tempo. Refere-se à apuração de quantas vezes o estoque se renovou ou girou, ou seja, mede a velocidade na venda dos estoques de produto acabado ou no consumo de matérias-primas (Dias, p. 307).

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