Prof. Fbio Cabrero Assistente Administrativo

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Cartasy De uma carta cujo estilo no seja claro podem resultar

quatro coisas1.

Que no se entenda nada, o que seria o cmulo da obscuridade 2. Que se haja querido dizer uma coisa e se entenda outra 3. Que se possam entender duas coisas (ambiguidade) 4. Que se precise de muito trabalho para entender

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Dicasy No copie os exemplos de cartas; y Use o prprio estilo e encare cada problema inteligente

e sagazmente. y Quando receber uma carta interessante, bem escrita e que o impressione, estude-a, analise-a e valha-se dela para melhorar seu estilo e formas de se expressar.

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y Tenha sempre presente o objetivo da mensagem

administrativa. y Se lhe pedem recomendaes, faa-as; y Se lhe pedem informaes, fornea-as; y Se lhe pedem opinio prove-as quanto ao seu ponto de vista e defina-as consistentemente

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Correspondnciay Dilogo escrito entre emissor e receptor, que podem ser duas pessoas ou entidades. y Este tipo de redao tem duas finalidades: y Levar algum tipo de conhecimento ao receptor y Constituir um testemunho do acontecimento y Hoje, podemos utilizar os meios y Digital: email, sistema de mensagens y Tradicional: Cartas, comunicados, etc5

CORRESPONDNCIA OFICIALy Em uma frase, pode-se dizer que redao oficial a

maneira pela qual o Poder Pblico redige atos normativos e comunicaes.

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CORRESPONDNCIA COMERCIAL OU EMPRESARIALy Correspondncia comercial o conjunto de preceitos

orientadores da elaborao e circulao de papis prprios s organizaes empresariais, destinados a criar, manter ou encerrar transaes.

y A carta o instrumento usual de comunicao escrita

no comrcio, indstria, bancos e afins, entre as entidades, ou delas a clientes, uma vez que nela se concentram as observaes, conselhos e comentrios.

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RECURSOS DOS DOCUMENTOS E CORRESPONDNCIASDENOMINAO

Ofcio Memorando Carta Ata

FINALIDADE Tratamento de assuntos oficiais pelos rgos Pblicos da Administrao Pblica. Encaminhamento de atos, propostas, pedidos, etc, afetos aos chefes dos Poderes Pblicos. Tratamento de assuntos diretamente a pessoas ou publicamente em jornais. Registro em que se relatam os assuntos de uma reunio, assemblia ou conveno. Transmisso de mensagens urgentes ou quando h premncia em se dar cincia de certos documentos. Exposio circunstanciada sobre atividades em funo do cargo que exerce.

ALCANCE Interno e externo Interno Uma ou vrias pessoas. Externo e interno. Externo e interno.

Fax/Telex

Relatrio

Superior hierrquico.

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QUALIDADES EXIGIDAS PELAS CORRESPONDNCIASy Vocabulrio simples e formal; y Clareza; y Objetividade; y Frases curtas; y Gramtica correta.9

Emprego dos Pronomes de Tratamentoy O emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradio.

So de uso consagrado:

y Vossa Excelncia, para as seguintes autoridades: y a) do Poder Executivo; y Presidente da Repblica e Vice-Presidente da Repblica; y Ministros de Estado; y Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; y Oficiais-Generais das Foras Armadas; y Embaixadores; y Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; y Secretrios de Estado dos Governos Estaduais; y Prefeitos Municipais.10

y b) do Poder Legislativo:y Deputados Federais e Senadores; y Ministro do Tribunal de Contas da Unio; y Deputados Estaduais e Distritais; y Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; y Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais.

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y c) do Poder Judicirio:y Ministros dos Tribunais Superiores; y Membros de Tribunais; y Juzes; y Auditores da Justia Militar.

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Vocativoy O vocativo a ser empregado em comunicaes

dirigidas aos Chefes de Poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:y Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, y Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso

Nacional, y Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

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y As demais autoridades sero tratadas com o

vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:y Senhor Senador, y Senhor Juiz, y Senhor Ministro, y Senhor Governador,

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Envelopey No envelope, o endereamento das comunicaes

dirigidas s autoridades tratadas por Vossa Excelncia, ter a seguinte forma:

A Sua Excelncia o Senhor Fulano de Tal Ministro de Estado da Justia 70.064-900 Braslia. DF

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y Vossa Senhoria empregado para as demaisy Senhor Fulano de Tal,

autoridades e para particulares. O vocativo adequado :

No envelope, deve constar do endereamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC, no 123 70.123 Curitiba. PR16

y Como se depreende do exemplo anterior, y fica dispensado o emprego do superlativo

ilustrssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares.

y suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. y Doutor no forma de tratamento e sim ttulo

acadmico

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y Evite us-lo indiscriminadamente y Empregue-o apenas em comunicaes dirigidas a

pessoas que tenham tal grau por terem concludo curso universitrio de doutorado.

y costume designar por doutor os bacharis,

especialmente os bacharis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes.18

y Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificncia, empregada

por fora da tradio, em comunicaes dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo: Magnfico Reitor, (...)

y Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a

hierarquia eclesistica, so:y y

Vossa Santidade, em comunicaes dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente :Santssimo Padre,

(...)19

y Vossa Eminncia ou Vossa Eminncia Reverendssima, em

comunicaes aos Cardeais. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentssimo Senhor Cardeal, ou Eminentssimo e Reverendssimo Senhor Cardeal, (...)

y Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes

dirigidas a Arcebispos e Bispos;

y Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima para

Monsenhores, Cnegos e superiores religiosos. Vossa Reverncia empregado para sacerdotes, clrigos e demais religiosos.20

Fechos para comunicaesy O fecho das comunicaes oficiais possui, alm da

finalidade bvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatrio.y para autoridades superiores, inclusive o Presidente

da Repblica:

Respeitosamente,y para autoridades de mesma hierarquia ou de

hierarquia inferior:

Atenciosamente,21

Emaily Uma das formas de comunicao interpessoal mais utilizadas em nossa sociedade, y Criado para o envio de mensagens breves e simples. y Por isso, antes de enviar uma mensagem pelo correio eletrnico voc deve avaliar as situaes a seguir: y se o assunto for muito extenso, srio e/ou delicado deve-se preferir um dilogo presencial. y O que deve e o que no deve ser apresentado em uma mensagem eletrnica (e-mail) y Permite formalizao do assunto tratado22

y Use gramtica adequada e pontuao. y No abuse da opo de alta prioridade, para que no

perca a importncia.

y No escreva em caixa alta y Responda no prprio email recebido para que o

histrico fique anexo

23

y No abuse da opo Responder a todos y Cuidado com abreviaes e emoticons y No copie uma mensagem ou anexo sem permisso y No abuse do URGENTE e IMPORTANTE para no cair em descrdito y No discuta assunto confidencial por email y Utilize um assunto (subject) que tenha sentido24

y Por mais breve e simples que deva ser o e-mail, importante que tenha saudao e assinatura no incio e no fim da mensagem. y Quando a mensagem for mais longa, h a necessidade de que voc faa uma quebra em vrias partes, para que o texto tenha uma aparncia melhor e menos confusa. y Pode-se usar abreviaturas, mas sempre utilizando o bomsenso, em especial se a mensagem tiver como destinatrio algum com quem no tenha muita afinidade.25

y Evite a utilizao de emoticons, principalmente quando o e-mail estiver relacionado ao campo profissional. y Sempre que preciso faa o uso do Attachments (arquivos anexados), deixando o e-mail mais compreensivo e menos extenso. y Nunca envie e-mails com temas e imagens erticas, engraadinhas ou algo do gnero, caso envie, comunique do que se trata no campo assunto, poupando que o destinatrio abra mensagens com contedo imprprio em seu ambiente de trabalho ou at mesmo familiar, causando constrangimento ao mesmo.26

y Evite repassar mensagens indiscriminadamente com piadinhas, correntes religiosas, avisos de vrus, etc. Esse tipo de mensagem inconveniente e gera um abarrotamento da caixa de mensagem do destinatrio. y Efetue periodicamente a limpeza de sua caixa de lixo, e exclua as mensagens que no sero mais utilizadas. y Quando enviar um e-mail com cpia, as informaes contidas devem seguir para o superior na hierarquia com cpia para os demais.27

y Podem ser enviados convites atravs do e-mail, mas

somente no caso de uma reunio informal e/ou reunio comercial, por exemplo, reunio em casa e/ou lanamento de um livro.

y Devem ser enviados com antecedncia, dando tempo

para que a pessoa possa receber e se organizar para comparecer ao evento. Quando o e-mail enviado em cima da hora, demonstra que a pessoa desorganizada e no tem considerao para com o destinatrio.28

Modelos de documentosy Modelos cartas y Modelos

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CUIDADOy Algumas coisas devem ser evitadas, enquanto outras

no devem ser esquecidas

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CHAVES (sentenas ou termos que devem ser evitados)y Chaves de introduesVimos, atravs desta, solicitar ... Usar apenas: Vimos solicitar. Venho, pela presente, solicitar a V.Sa. ... Preferir: Venho solicitar... Solicitamos a V. Sa. a incluso de Maria de Ftima Silva no curso de...31

y O pronome de tratamento V. Sa. s ser utilizado

quando o destinatrio exigir tal formalidade.

y Acusamos o recebimento de seu ofcio... y Hoje em dia no se utiliza mais o verbo acusar nos textos empresariais. y Em resposta ao contrato referenciado... y No existe a palavra referenciado, to usada nos textos. Substitua-a pela forma correta: mencionado, referido ou citado.32

Chaves em fechosy Reiteramos os protestos de elevada estima e considerao. y Recomenda-se apenas dois fechos para correspondncias oficiais: respeitosamente e atenciosamente. y Sem mais para o momento. y Ora, quando se analisa o significado dessa frase, percebe-se que ela indica com rudeza que no se tem mais nada para acrescentar. y S deve ser usada em comunicaes em que no se pretenda encerrar de forma polida, como em cartas de cobrana ou similares.33

Exemplos de documentosy Documentos comerciais

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ExercciosEscolha 5 empresas e escreva cartas com os temas abaixo1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Oferecimento de servios. Apresentao e lanamento de produto Solicitao de preos de mercadorias ou servios. Reclamao quanto qualidade de produto recebido. Solicitao de referncias de ex-funcionrio. Aviso de atraso de fornecimento. Cobrana de prestaes em atraso. Proposta de acordo amigvel por impossibilidade de efetuar pagamento.35

Mais modelosy Declarao y Links interessantes y http://www.professoramorim.com.br/texto.asp?id=22

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Atay Documento que traz o registro das decises e

acontecimentos havidos em reunio, congresso, mesaredonda, conveno e encontros em geral

y Deve ser fiel aos fatos relatados y Em linhas gerais: Ata o documento em que se narra o

que se disse ou se fez numa reunio ou sesso

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y Costumava ser lavrada em livro ou formulrios prprio,

autenticado.

y Atualmente , apresenta-se: em folhas soltas,

datilografadas ou digitadas em computador, em papel A4

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Regras geraisy A ata no deve apresentar rasuras, emendas ou

entrelinhas.

y Os numerais devem ser escritos por extenso,

evitando-se abreviaturas, e podem ser repetidos em algarismos, entre parnteses, para facilitar a visualizao e compreenso.y Ex.: O saldo de dois mil, trezentos e trinta e sete reais e

vinte e um centavos (R$ 2337,21).39

y As correes so sempre feitas imediatamente, na

sequncia do texto, aps a expresso digo.

y Se o registro deveria ser: y O diretor suspendeu a reforma do prdio, em vez de y O diretor finalizou a reforma do prdio, seria feita assim a retificaoy O diretor finalizou, digo, suspendeu a reforma do prdio

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y Quando se percebe erro ou omisso depois de lavrada a

ata, deve-se fazer uma ressalva

y Em tempo: na linha (...), onde se l (...), leia-se (...)

y Quando feitas em computador as correes so feitas

logo que detectado o erro evitando assim ressalvas ou correes

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y Deve ser organizada sem entrada na primeira linha dos

pargrafos afim de evitar acrscimos

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Elementos da atay Timbre y Identifica o setor da instituio que elabora o documento y ndice y Pode ser composto por dois blocos de informaoy

Primeiro: Nome do ato sigla do setor responsvel, logo abaixo: dia, ms, ano e hora

ATA GABINETE DA SECRETARIA DE TURISMO/CO N 28/03 14.2.2003, 13h43

y O segundo bloco apresenta informaes mais

especficas sobre o evento e esclarece o objetivo da reunioAta da reunio de avaliao dos projetos publicitrios criados pela agncia Design para a Secretaria dos Turismo do municpio de Concrdia

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Comunicaoy o contedo da ata y Deve ser elaborado em linguagem clara e concisa y O padro da escrita o da lngua culta. y Seguindo as regras:y y y

Impessoalidade na exposio Preciso quanto aos fatos narrados formalidade

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Composioy Abertura y Legalidade (opcional) y Relao Nominal y Aprovao da ata anterior y Texto y Fecho

Escritas de forma contnua46

Aberturay Indicao do dia, ms, ano e hora devem vir por y y y y

extenso Local de realizao da reunio, Nome da unidade ou grupo reunido Nome do presidente e secretrio do evento Finalidade do encontro

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Exemplo de aberturaAos dezesseis de fevereiro do ano de dois mil e dez , s dezesseis horas, na sala 6 da Escola Senai talo Bologna , reuniram-se os alunos do curso de assistente administrativo e o professor do curso, Fbio Cabrero, para avaliar resultados da avaliao de matemtica financeira. A reunio foi presidida pelo professor, Sr. Fbio Cabrero, e secretariada por Fulano de Tal.

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Legalidadey A meno legalidade faz-se nos casos que exista

norma que exija quorum para validar as decises da reunio.

y Ex.:

O presidente declarou a legalidade da reuno, por haver quorum, conforme preceitua o artigo 45 do regulamento

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Relao nominaly Faz-se a indicao do nome dos integrantes da reunio ou a referncia que os identifique. y Quando se tem muitos participantes, costuma-se indicar apenas o nmero de presentes, conforme lista de presena y Ex.: y Estiveram presentes reunio os seguintes alunos (...) y ou y Estiveram presentes trinta alunos50

Aprovao da ata anteriory Pode acontecer de a ata da reunio anterior no ter

sido lida e aprovada. Caso isto acontea, faz necessrio leitura, seguida de registro:a ata da reunio anterior foi neste momento discutida e aprovada

51

Textoy Registro em si dos acontecimentos.

y Deve ser feito de forma fiel e sintetizada dos fatos

52

Fechoy Pode seguir o padroy Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunio. E,

para constar, eu, secretrio, lavrei a presente ata, que vai assinada por mim e pelo sr. Presidente

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Assinaturay Campo formado pela assinatura do presidente e do

secretrio da reunio.

y Podem constar assinaturas de outros participantes y Devem ser posicionados centralizadamente, na

metade direita da pgina

54

Modelosy Ata y Atestado

55

Exercciosy Redija uma ata de reunio (aula de hoje) descrevendo

os fatos e colocando-a no padro estudado

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Oramentoy Deve ser elaborado de forma cuidadosa a fim de evitar

diversos problemas financeiros e de imagem para a empresa

y Representa um acordo pr-contratual entre as partes,

portanto tudo que est escrito tem validade jurdica e deve ser cumprido.

57

y Colocar as frases: y Sem compromisso y Sujeito a confirmao y Pode evitar comprometimento legal, mas no

comercial, relativo a prazos de entrega, pagamento e principalmente quanto ao preo informado

58

Parmetros necessriosy Das partes envolvidas, para a necessidade de contatos

sobre detalhes do oramentoy Nome y Endereo y Telefone

y Descriminao detalhada do produto, ou ficha tcnica

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y Datas importantes y Entrega do oramento y Aceite do oramento entre as partes y Encaminhamento do pedido produo y Incio da produo y Entrega do pedido y Valores no oramento y Total y Se for o caso detalhado:y y y

Matrias-primas Mo-de-obra Servios de terceiros

60

y Forma e prazos de pagamento y Clusulas sobre os direitos e deveres entre as partes

envolvidas

y Assinaturas com datas no documento y Entrega das vias do oramento para as partes

correspondentes.

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Modelosy Prestao de servios e fornecimento de produtos y Prestao de Servios

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Exercciosy Elabore um oramento para prestao de servios de

redao e impresso de documentos comerciais

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Reciboy Hoje em dia essencial comprovar que voc pagou

por algo recebido.y Seja por algum produto, servio, aluguel ou qualquer

outra coisa.

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y Em um recibo de pagamento simples devem-se

constar os seguintes dados:y Nome da rua, nmero y Cidade y Valor do pagamento y local e data

y Nome completo da pessoa que efetuou o pagamento

y Assinatura de quem recebeu o pagamento y Nmero do CPF/CGC/RG y Outros documentos de identificao65

y y

RECIBO Recebi do Sr(a). ____________________________________________ brasileiro(a), residente e domiciliado(a) na rua _______________________, n________, cidade de _________________, Estado ___________________ a quantia de R$ (_________,___), ________________________ _________________________________________( valor por extenso), referente venda de ___________________________________, de minha propriedade, dando-lhe por este recibo a devida quitao. OU, Referente a servios prestados do tipo: _____________________________________________ ______________________________________________________________________________. Testemunha 1: _______________________________________________ Testemunha 2: _______________________________________________ Local e Data: ____________________________,____ de ________________ de 20___. Nome: ______________________________________________________ Endereo: ___________________________________________________

y y

y y y

y

___________________________________ Assinatura

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Relatrioy O relatrio um documento que tem a finalidade de

apresentar resultados parciais ou finais de determinada tarefa ou atividade.

y Utilizado especialmente no meio profissional ou

acadmico, o relatrio deve ser informativo e ao mesmo tempo objetivo quanto ao assunto abordado.

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Sites consultay http://www.brasilescola.com/informatica/etiqueta-

email.htm

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