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REGULAMENTO DE CONTROLO INTERNO
Preâmbulo
A CASFIG, EM – Coordenação de âmbito Social e Financeiro das Habitações Sociais de Guimarães, Empresa Municipal - tem como objecto social principal a promoção e a gestão socio-económica das habitações propriedade do Município de Guimarães, podendo exercer outras actividades que estejam relacionadas com o seu objecto e não sejam excluídas por Lei.
A sua criação sustentou-se no enquadramento legal criado pela Lei n.º 58/98 de 18 de Agosto, que permite criar empresas para a gestão de serviços públicos.
Apesar de ser uma empresa pública sem fins lucrativos, a CASFIG, EM encontra-se obrigada a demonstrar eficácia e eficiência na prossecução dos objectivos para que foi criada, rentabilizando ao máximo os recursos existentes.
O presente regulamento tem como objectivo definir o sistema de controlo interno a adoptar pela CASFIG, E.M., englobando o plano de organização, políticas, métodos e procedimentos de controlo que contribuam para assegurar o desenvolvimento das actividades, de forma adequada e eficiente, incluindo a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exactidão e integridade dos registos contabilísticos e a preparação oportuna de informação financeira fidedigna.
Este regulamento pretende, também, criar as condições para garantir o funcionamento do sistema de controlo interno, o seu acompanhamento e a sua permanente avaliação.
Artigo 1.º
Princípios Gerais
1. Todos os processos e procedimentos da CASFIG, E.M. deverão desenrolar-se com observância, além do que está especificamente definido no presente documento, dos elementos seguintes:
• autoridade e responsabilidade para intervenção no processo;
• segregação e separação de funções;
• controlo das operações;
• numeração dos documentos;
• adopção de provas e conferências independentes.
Artigo 2.º
Aprovação
É aprovado o regulamento de controlo interno da CASFIG, E.M., cujos procedimentos de controlo interno se anexam a este regulamento e que dele fazem parte integrante.
Artigo 3.º
Âmbito de aplicação
O regulamento de controlo interno aplica-se a todos os Serviços da CASFIG, E.M. abrangidos pelos procedimentos de controlo interno que lhe estão anexos.
Artigo 4.º
Objecto
O regulamento de controlo interno integra os procedimentos de controlo interno na área de disponibilidades, contas de terceiros, imobilizado, sistema informático e reconciliações e verificações, anexos ao presente regulamento, designadamente os procedimentos PCI-D-001, "Caixa", PCI-D-002, "Bancos", PCI-D-003, "Fundos de maneio", PCI-D-004, "Pagamentos", PCI-D-005, "Receita", PCI-CT-001, "Processo de compras", PCI-CT-002, "Controlo de entregas e facturas", PCI-I-001, "Imobilizado", PCI-SI-001, "Sistema informático", e PCI-RV-001, "Reconciliações e verificações" .
Artigo 5.º
Publicidade
A CASFIG, E.M. dará publicidade do regulamento de controlo interno e das respectivas alterações que venham a ser consideradas, junto dos Serviços, até 15 dias após a sua aprovação em reunião do Conselho de Administração.
Artigo 6.º
Acompanhamento e avaliação do regulamento de controlo interno
O acompanhamento e avaliação do regulamento de controlo interno é da responsabilidade do Conselho de Administração e faz-se nos termos do procedimento de controlo interno PCI-RV-001 , anexo ao presente regulamento.
Artigo 7.º
Infracções
A violação dos procedimentos estabelecidos no presente regulamento por motivos que indiciem o cometimento de infracção disciplinar, dará lugar à imediata instauração de processo disciplinar, nos termos da legislação aplicável.
Artigo 8.º
Omissões
Os casos omissos ao presente regulamento e eventuais alterações serão objecto de deliberação do Conselho de Administração e posterior inclusão no regulamento de controlo interno, através das alterações necessárias a efectuar.
Artigo 9.º
Norma revogatória
Ficam revogados todos os despachos, normas internas e ordens de serviço anteriores que disponham em sentido contrário ao presente regulamento.
Artigo 10.º
Entrada em vigor
O regulamento de controlo interno entra em vigor 15 dias após a sua aprovação.
ANEXOPROCEDIMENTOS DE CONTROLO INTERNO
Disponibilidades
Caixa / PCI-D-0011 - OBJECTIVO
Estabelecer os métodos de controlo e responsabilidades associadas ao processo de movimentação e contabilização dos fundos, montantes e documentos existentes em caixa.
2 - CAMPO DE APLICAÇÃO
Aplica-se no processo de definição dos limites de importâncias existentes em caixa, estado de responsabilidade do funcionário que tem a seu cargo a tesouraria e as entradas e saídas de numerário.
3 - REFERÊNCIAS
• Procedimento de Controlo Interno PCI-RV-001 "Reconciliações e Verificações";
• Procedimento de Controlo Interno PCI-D-005 "Receita";
4 – PROCEDIMENTO
4.1 - Definição das Contas de Disponibilidades
Existe na CASFIG, E.M. o caixa principal, associado á conta 112 do Plano de contas da contabilidade geral, e o caixa movimento de fundo fixo, associado à conta 113.
4.2 - Verificação do estado de responsabilidade do responsável pelos fundos
A verificação do estado de responsabilidade do funcionário responsável pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda, efectua-se através da contagem física do numerário e documentos a seu cargo.
4.2.1 - Controlo de caixa
A responsabilidade por situações de alcance não é imputável ao responsável pelos fundos, excepto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa.
4.2.2 - Situações em que se procede à verificação do estado de responsabilidade do responsável pelos fundos
A verificação a que alude o ponto 4.2.1 é feita na presença do responsável pelos fundos ou do seu substituto legal, nas seguintes situações:
a) Mensalmente e sem aviso prévio;
b) No encerramento das contas de cada exercício económico;
c) No final e no início do mandato do Conselho de Administração;
d) Quando for substituído o responsável pelos fundos .
4.2.3 - Formalização dos termos de contagem
Os termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade do responsável pelos fundos, são assinados por este, pelo responsável pelo Sector de Contabilidade, pelo dirigente máximo dos Serviços e pelo Conselho de Administração.
Sempre que se verifique a situação definida na alínea d) do ponto anterior, o termo de contagem também é assinado pelo responsável pelos fundos cessante.
4.4 - Controlo e procedimentos a aplicar às entradas e saídas por caixa
As entradas de importâncias em caixa são sempre documentadas por Recibos ou documento equivalente.
As saídas por caixa, efectuadas a partir da conta de movimento de fundo fixo, destinam-se apenas a pagamentos até ao valor de 150 € e obedecem ao disposto do Procedimento de Controlo Interno PCI-D-003 "Pagamentos".
As entradas e saídas por caixa deverão ser registadas na Folha de Caixa pelo responsável e conferidas pela Contabilidade.
5 - IMPRESSOS/REGISTOS
Designação Original Responsável pelo Arquivo
Recibos, folhas de fecho de caixa, ou outros
documentos comprovativos de
recebimento
Contabilidade
Documentos de despesa Contabilidade
Autorizações de Pagamento Contabilidade
Bancos / PCI-D-002
1 - OBJECTIVO
Estabelecer os métodos de controlo e responsabilidades associadas ao processo de abertura e movimentação das contas bancárias.
2 - CAMPO DE APLICAÇÃO
Aplica-se no processo de abertura de contas bancárias e sua movimentação, no processo de controlo dos cheques não emitidos, dos cheques anulados, e dos cheques em trânsito e no processo de efectuação de reconciliações bancárias.
3 - REFERÊNCIAS
Procedimento de controlo interno PCI-RV-001 " Reconciliações e Verificações".
4 – PROCEDIMENTO
4.1 - Abertura e movimentação de contas bancárias
A abertura de contas bancárias é sujeita a prévia autorização do Presidente do Conselho de Administração, sendo as mesmas sempre tituladas pela CASFIG, E.M.
No despacho de autorização de abertura de contas deve ser evidenciado, caso se justifique, critérios para a movimentação.
As contas bancárias da CASFIG, E.M. são movimentadas simultaneamente por duas assinaturas, sendo sempre uma a do Presidente do Conselho de Administração e outra a de um Vogal deste órgão social .
4.2 - Controlo de cheques
Os cheques não preenchidos ficam à guarda de funcionário a designar .
Os cheques emitidos que tenham sido anulados ficam à guarda do mesmo funcionário, inutilizando-se as assinaturas que eventualmente neles constam, sendo que este deve proceder ao seu arquivo sequencial.
A verificação do período de validade dos cheques em trânsito deve ser efectuada pelo responsável pelos fundos, sendo que findo o período de validade, este deve proceder ao cancelamento junto da instituição de crédito, bem como, conjuntamente com a Contabilidade, aos registos contabilísticos de regularização.
4.3 - Reconciliações bancárias
As reconciliações bancárias são efectuadas mensalmente, de acordo com o estipulado nos procedimentos de controlo interno PCI-RV-001 "Reconciliações e Verificações".
5 - IMPRESSOS/REGISTOS
Designação Responsável pelo Arquivo
Cheques Contabilidade
Talões de depósito Contabilidade
Extractos bancários Contabilidade
Fundos de Maneio / PCI-D-003
1 - OBJECTIVO
Estabelecer os métodos de controlo associados à constituição, reconstituição e reposição dos fundos de maneio.
2 - CAMPO DE APLICAÇÃO
Aplica-se no processo de constituição, reconstituição e reposição dos fundos de maneio.3 - PROCEDIMENTO
3.1 - Constituição de fundos de maneio
A constituição de fundo de maneio concretiza-se em caso de reconhecida necessidade e destina-se ao pagamento de pequenas despesas urgentes e inadiáveis a apresentar no início de cada ano, as quais devem identificar obrigatoriamente:
• Justificação da necessidade de constituição dos fundos;
• Identificação da natureza da despesa a pagar por conta de cada fundo a criar;
• Limite máximo anual de cada fundo;
• Definição da data de reconstituição mensal de cada fundo;
Após a deliberação de autorização de constituição do fundo de maneio, a contabilidade procede aos correspondentes registos.
3.2 - Reconstituição mensal do fundo de maneio
A reconstituição mensal do fundo de maneio é feita mediante a entrega dos documentos justificativos de despesa, acompanhados de um mapa descritivo da relação de documentos de despesa apresentados.
Todos os documentos de despesa apresentados pelo responsável do fundo, cuja natureza não se enquadre na respectiva definição de naturezas de despesas a pagar pelo fundo de maneio em questão, não podem ser pagos.
Em todos os documentos de despesa apresentados é posto um carimbo de "PAGO". 4 - IMPRESSOS/REGISTOS
Designação Responsável pelo Arquivo
Original Cópias/Duplicado
Documentos justificativos de
despesaContabilidade Responsável p/
fundo
Pagamentos / PCI-D-004
1 - OBJECTIVO
Estabelecer os métodos de controlo associados a todos os pagamentos a efectuar pela CASFIG, E.M.
2 - CAMPO DE APLICAÇÃO
Aplica-se no processo de pagamentos a terceiros.
3 - REFERÊNCIAS
• Procedimento de Controlo Interno PCI-D-001 "Caixa";
• Procedimento de Controlo Interno PCI-D-002 "Bancos";
• Procedimento de Controlo Interno PCI-CT-002 "Controlo de Entregas e Facturas";
4 – PROCEDIMENTO
4.1 – Plano de Pagamentos
O Plano de Pagamentos (PP) é um documento elaborado mensalmente, onde se inscrevem todos os pagamentos a efectuar pela CASFIG, E.M. durante o período a que respeita.
O Plano de Pagamentos é elaborado até ao dia 5 de cada mês sob proposta do responsável da contabilidade, sendo submetido a aprovação do dirigente máximo dos Serviços, com conhecimento ao Presidente do Conselho de Administração ou a um Vogal com poderes delegados.
O conteúdo mínimo do Plano de Pagamentos compreende o contrato que lhe deu origem, que titula a dívida a pagar (factura ou documento de idêntica natureza, folha de remunerações, documento para entrega de retenções ao Estado), a denominação do terceiro, o número da ordem de pagamento e o montante a pagar. Deve conter ainda um campo para identificação do número de Plano de Pagamentos, do mês e do ano a que respeita e um campo para assinatura do responsável da Contabilidade que o propõe e do dirigente máximo dos Serviços que o valida.
Este plano é submetido a aprovação do Presidente do Conselho de Administração ou de um Vogal com poderes delegados, e deve demonstrar os meios financeiros disponíveis para a realização dos pagamentos.
O Plano de Pagamentos é aplicado pelo responsável de Tesouraria, respeitando
sempre os momentos definidos para a realização de pagamentos.
Nenhum pagamento a fornecedores e/ou empreiteiros poderá ser efectuado se não tiver sido objecto de inscrição no Plano de Pagamentos em vigor para o mês em questão, exceptuando-se os pagamentos cuja conveniência o justifique, sendo que estes deverão ser autorizados pelo Presidente do Conselho de Administração ou Vogal com poderes delegados, sob proposta do responsável da Contabilidade com validação do dirigente máximo dos Serviços, e os pagamentos em dinheiro, conforme o estabelecido no PCI-D-001 "Caixa".
Os pagamentos previstos no Plano de Pagamentos que não tenham sido realizados por eventual falta de liquidez, terão prioridade no Plano de Pagamentos referente ao mês seguinte.
4.2 - Tramitação do processo de liquidação e pagamento da despesa
Todos os pagamentos de despesas são obrigatoriamente antecedidos de emissão de autorizações de pagamento.
Após concluído o processo de conferência de facturas, conforme o descrito no procedimento de controlo interno PCI-CT-002 "Controlo de entregas e facturas", a Contabilidade emite as correspondentes autorizações de pagamento.
4.2.1 - Pagamentos inscritos no Plano de Pagamentos
4.2.1.1 - Após concluído o processo de aprovação do Plano de Pagamentos, a Contabilidade organiza o processo conducente ao pagamento da seguinte forma: reúne as requisições externas, ou, quando se justifique, cópias dos contratos que estão na base do pagamento a efectuar e reúne as facturas e autorizações de pagamento correspondentes.
4.2.1.2 - O processo atrás descrito é seguidamente enviado, para aprovação superior, seguindo o circuito hierárquico em vigor, sendo de seguida enviado ao funcionário responsável pela guarda dos cheques, para emissão dos mesmos, quando seja essa a forma de pagamento a adoptar .
4.2.1.3 - O responsável pelos fundos prepara as ordens de transferência respeitantes às facturas a pagar por transferência bancária. Após assinatura dos cheques e para os processos relativamente aos quais há decisão de pagamento, o responsável pelos fundos envia cada cheque ou ordem de transferência, acompanhado de todo o processo atrás descrito, para assinatura do Presidente do
Conselho de Administração e/ou Vogal com poderes delegados .
O responsável pelos fundos deverá preparar os ofícios de remessa de cheques e avisos de pagamento que, depois de assinados, serão remetidos aos destinatários pelo correio e devidamente registados pelo Sector de Expediente Geral.
4.2.2 - Pagamento de remunerações do pessoal
O processo de pagamentos referente a estas situações é igual ao referido no ponto 4.2.1, com as devidas adaptações, designadamente, a autorização de pagamento deve ser acompanhada da folha de remunerações.
4.2.3 - Pagamentos em numerário
Os pagamentos em numerário respeitam o estabelecido no ponto 4.2.1, com as devidas adaptações.
5- IMPRESSOS/REGISTOS
Designação Responsável pelo Arquivo
Original Cópias/Duplicado
Plano de pagamentos -PP Dirigente máximo Contabilidade
Autorização de pagamento Contabilidade
Folha de Remunerações Contabilidade
Folha de Caixa Contabilidade
- SEQUÊNCIA DOS PROCEDIMENTOS
FASE
DESCRIÇÃO
RESPONSABILIDADE
DOCUMENTOS
Proposta de Plano de Pagamentos a Fornecedores e Empreiteiros
Contabilidade PP
Validação Dirigente máximo PP
Liquidação da despesa Contabilidade
PP, contrato ou outro doc., cópia da factura, Autorização de pagamento
Autorização de pagamento
Presidente do Conselho de Administração e/ou
Vogal com competência delegada
Autorização de Pagamento e restante processo.
Instrução do processo de pagamento.
Contabilidade Todo o processo com cheque
Instrução do processo de pagamento
Funcionário designado para o efeito
Todo o processo com cheque / ordem de transferência
Pagamento da despesa
Funcionário designado para o efeito
Autorização de pagamento
Verificação e arquivo Contabilidade Todo o processo
Expedição do pagamento Expediente Geral
Carta e cheque / ordem de transferência
Receita / PCI-D-005
1 - OBJECTIVO
Estabelecer os métodos de controlo associados à arrecadação de receitas e à anulação de receitas.
2 - CAMPO DE APLICAÇÃO
Aplica-se no processo de emissão e arrecadação da receita, bem como no processo respeitante à sua anulação.
3 - REFERÊNCIAS
Procedimento de Controlo Interno PCI-D-001 "Caixa".
4 – PROCEDIMENTO
4.1 - Sectores que geram e arrecadam receita
4.2 - Emissão de receita
A receita é gerada imediatamente após a concretização do processo que lhe dá origem. A emissão de receita é suportada por documentos próprios, designadamente, facturas, factura-recibo, recibos. Os documentos de receita são numerados sequencialmente, nos termos da lei.
4.3 - Arrecadação da receita
Compete aos serviços emissores de receita a verificação à priori da legalidade e conformidade da receita.
A entrada em cofre de quaisquer importâncias respeitantes à arrecadação de receita é sempre suportada por recibo ou documento equivalente
O responsável pelo fundo após conferir os montantes arrecadados, assina no campo respectivo, coloca um carimbo de "Recebido" no documento e procede aos correspondentes registos. Posteriormente remete o duplicado do recebimento para o Sector de Contabilidade a fim de que se proceda à conferência da receita e do respectivo registo contabilístico
4.4 - Anulação da receita
A anulação de receita deverá ser precedida de processo justificativo, devidamente fundamentado, validada pelo dirigente máximo dos Serviços da CASFIG, E.M. e autorizada pelo Presidente do Conselho de Administração ou pelo Vogal com poderes delegados, ou quem a substitua nas suas funções.
Contas de terceiros
Processo de compras / PCI-CT-001
1 - OBJECTIVO
Estabelecer os métodos de controlo e responsabilidades associadas ao processo de Compras.
2 - CAMPO DE APLICAÇÃO
Aplica-se na aquisição de bens ou serviços e ao estabelecimento de contratos de fornecimento, com excepção das situações previstas no Procedimento de Controlo Interno PCI-D-003 "Fundos de Maneio".
3– PROCEDIMENTO
3.1 - Identificação da Necessidade da Compra ou do Contrato
As necessidades de compra ou de contrato devem ser identificadas pelos Sectores Requisitantes.
A necessidade deve ser formalizada e validada pelo Responsável do Sector Requisitante em causa, utilizando para o efeito, conforme aplicável:
• Requisição Interna, no caso de produtos de economato;
• Nos restantes casos é emitida uma Requisição Interna, acompanhada de Parecer Técnico visado pelo dirigente do serviço requisitante devidamente autorizada pelo dirigente máximo dos Serviços.
O Parecer Técnico deve :
• Fundamentar a necessidade da compra ou contrato;
• Apresentar uma estimativa do montante a despender;
• Apresentar os requisitos técnicos na selecção do fornecedor, se os houver, e sempre que se justifique;
• Apresentar sugestão do procedimento legal a ser aplicado na selecção do fornecedor.
• Quando se justifique, o parecer técnico deve fazer-se acompanhar de uma proposta de Caderno de Encargos.
3.2 - Autorização
Todos os pareceres técnicos relativos a processos de compras ou contratos, que estejam devidamente autorizados pelo Conselho de Administração ou por qualquer membro deste órgão, dependendo do seu valor, deverão ser encaminhados ao funcionário designado com vista a organizar o processo de compra.
NOTA 1 : Nenhuma compra ou contrato poderá ser efectuado sem a autorização prévia do Conselho de Administração ou por qualquer membro deste órgão, dependendo do seu valor, nos termos das determinações dos órgãos sociais da CASFIG, E.M.
4 - Procedimentos de Selecção de fornecedores
A aplicação prévia dos procedimentos de selecção de fornecedores é da responsabilidade do dirigente máximo dos Serviços, tendo em conta, nomeadamente, os montantes em questão e o ficheiro de fornecedores e respectivo cadastro que deverá organizar e manter actualizado.
Cabe ao dirigente máximo dos Serviços proceder à consulta ao mercado e propor a selecção da proposta mais vantajosa para cada fornecimento, tendo em conta os requisitos técnicos ou outros a definir pelo sector requisitante.
Uma vez concluída a aplicação do procedimento, o resultado deve ser objecto de relatório contendo proposta emitida por Comissão a designar pelo Presidente do Conselho de Administração ou pelo Vogal com poderes delegados.
O Relatório deve fundamentar as razões que levaram a seleccionar um determinado fornecedor.
Cabe ao dirigente máximo dos Serviços comprovar o cumprimento das determinações superiores e das normas legais aplicáveis, nomeadamente em matéria de assunção de compromissos, de concursos e de contratos.
Esta comprovação tem sempre que ser feita antes da formalização da compra junto do fornecedor e compreende as seguintes fases:
a) Verificação da aplicação dos procedimentos adequados;
b) Verificação da execução dos valores previstos no Plano de Gestão Previsional;
c) Validação técnica e jurídica da proposta apresentada.
Sempre que o julgue conveniente, a Comissão designada solicitará apoio técnico para a análise das propostas e elaboração do Relatório.
4.1 - Formalização do Compromisso
A formalização das compras junto de fornecedores é da competência do funcionário designado pelo dirigente máximo dos Serviços , com base em ofício ou requisição externa, assinado pelo Presidente do Conselho de Administração ou Vogal com poderes delegados.
4.1.1 - Contratos
Cabe ao Sector de Expediente Geral a elaboração do contrato. Os contratos são assinados pelo Presidente do Conselho de Administração e pela entidade fornecedora.
4.1.2 – Ofício e/ou Requisição Externa
Cabe ao Sector de Expediente Geral proceder à elaboração de ofício e/ou Requisição Externa, identificando a entidade fornecedora, as condições de entrega do bem, assim como a sua designação, quantidade e preço.
O ofício e/ou a requisição externa deverão ser validados pelo dirigente máximo dos Serviços da CASFIG E.M e assinados pelo Presidente do Conselho de Administração ou pelo Vogal com poderes delegados.
Antes do envio ao fornecedor, o montante da Requisição Externa é sujeito a autorização do Presidente do Conselho de Administração ou do Vogal com poderes delegados, que assina o documento no campo destinado para o efeito.
O funcionário designado enviará uma cópia da requisição externa, onde colocará um carimbo para conferência da recepção do material ou da prestação dos serviços, ao sector responsável pela recepção e/ou verificação da prestação de serviços, objecto da respectiva requisição externa, que, após conferência, a remeterá à Contabilidade.
4.1.3 - Alterações a Requisições Externas ou Contratos
Qualquer alteração às condições acordadas com fornecedores, deve ser validada e autorizada pelas mesmas responsáveis que elaboraram, validaram e autorizaram a Requisição Externa ou o Contrato inicialmente formalizado.
Sempre que as alterações impliquem variação nos montantes processados ou a processar contabilisticamente, as mesmas têm que ser comunicadas à Contabilidade para que se proceda às rectificações devidas.
5 - SEQUÊNCIA DOS PROCEDIMENTOS
FASE
DESCRIÇÃO
RESPONSABILIDADE
DOCUMENTOS
Identificação da necessidade da compra ou contrato
Sectores requisitantesRequisição Interna ou Parecer Técnico
Autorização Dirigente máximo Decisão da
do procedimento de selecção
Administração face a parecer Técnico ou Requisição Interna
Procedimentos de selecção do fornecedor
Comissão a designarProcesso de Selecção e Relatório
Procedimentos de verificação
Dirigente máximo
Decisão da Administração face ao Relatório
Formalização da Compra – Emissão da Requisição Externa ou Contrato
Req. Externa : autorizada pela Administração
Contrato: Sector de Expediente Geral, assinado pela Administração
Requisição Externa
ou
Contrato
Formalização da Compra junto do fornecedor
Funcionário a designar Requisição Externa
Controlo de entregas e facturas / PCI-CT-002
1 - OBJECTIVO
Estabelecer as responsabilidades e os métodos de controlo de entregas de bens ou de prestações serviços.
2 - CAMPO DE APLICAÇÃO
Aplica-se na recepção de bens e serviços e na conferência de facturas de fornecedores.
3 - REFERÊNCIAS
Procedimento de Controlo Interno PCI-D-004 "Pagamentos"
4 – PROCEDIMENTO
4.1 - Inspecção de Recepção
A entrega é feita no Sector designado para o efeito (local de entrega indicado na Requisição Externa).
É da responsabilidade desse Sector a conferência física, qualitativa e quantitativa da entrega.
Em caso de conformidade, é aposto um carimbo de "Conferido" e "Recebido" enviado à Direcção e, posteriormente, à Contabilidade.
Qualquer situação anómala, deve ser comunicada ao funcionário designado, por forma a que seja notificado o fornecedor e regularizada a ocorrência.
4.1.1 - Contratos de Empreitadas
As prestações ao abrigo de contratos de empreitadas, são verificadas através de Auto de Medição, assinado pelo Presidente do Conselho de Administração da CASFIG, E.M. e pelo empreiteiro.
4.2 - Conferência de Facturas
A conferência de Facturas de fornecedores é da responsabilidade exclusiva da Contabilidade, tendo por base a Requisição Externa ou o Contrato ou documento equivalente (Ex. Auto de Medição).
Deve ser solicitado aos fornecedores o envio de Facturas directamente aos serviços administrativos da CASFIG, E.M., sendo as mesmas registadas pelo Sector de Expediente Geral e remetidas à Contabilidade.
4.3 - Liquidação de Facturas
Cumpre à Contabilidade proceder à emissão de Autorizações de Pagamento, respeitantes às Facturas conferidas, de acordo com o estabelecido no Procedimento de Controlo Interno PCI-D-004 "Pagamentos".
A Autorização de Pagamento e o cheque são sujeitos a assinatura do Presidente do Conselho de Administração e/ou do Vogal com competências delegadas, acompanhadas das correspondentes Requisição Externa e Factura.
5 – IMPRESSOS/REGISTOS
Designação Responsável pelo Arquivo
Original Cópias/Duplicado
Requisição Externa – original/duplicado
Sector Expediente Geral Contabilidade
Contrato Sector de Expediente Geral Contabilidade
Autorização de Pagamento Contabilidade
1 - OBJECTIVOEstabelecer responsabilidades e métodos de controlo dos processos respeitantes à realização de operações de verificação de conformidade nos procedimentos de controlo interno, bem como de reconciliações e verificações obrigatórias ao sistema contabilístico.
2 - CAMPO DE APLICAÇÃO
Aplica-se a todas as áreas abrangidas pelo Regulamento de Controlo Interno em
vigor na CASFIG, E.M., bem como nas reconciliações bancárias; reconciliações de extractos de clientes e fornecedores, de contas de devedores e credores, de contas de empréstimos bancários, de contas de Estado e outros entes públicos, de contas de empréstimos bancários; reconciliações entre as contas de imobilizado e de amortizações acumuladas com os registos nas fichas de inventário;
3 - REFERÊNCIAS
Procedimento de Controlo Interno PCI-D-001 "Caixa".
4 - FUNÇÕES A DESEMPENHAR PELO RESPONSÁVEL ROC
a) Proceder com regularidade a operações de verificação de conformidade na aplicação dos procedimentos de controlo interno estipulados em anexo ao presente regulamento;
b) Proceder às operações de reconciliação de contas em conformidade com o estabelecido no POC;
c) Avaliar o estado de aplicação do RCI –Regulamento controle interno e apresentar propostas de alteração, ou de inclusão, de procedimentos de controlo interno.
4.5 - Reconciliações obrigatórias
4.5.1 - Reconciliações bancárias
As reconciliações bancárias fazem-se mensalmente, confrontando os registos nos extractos bancários, obtidos junto das instituições de crédito, com os registos da contabilidade.
As reconciliações bancárias devem ser evidenciadas em impresso próprio, sendo assinadas pelo Responsável da contabilidade , pelo funcionário que o auxiliou na tarefa
Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, estas são averiguadas e prontamente regularizadas, se tal se justificar.
4.5.2 - Reconciliações nas contas de Clientes e Fornecedores
Periodicamente, o responsável procede a reconciliações entre os extractos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com os registos efectuados pela contabilidade nas correspondentes contas patrimoniais.
4.5.3 - Reconciliações nas contas de Devedores e Credores
Periodicamente, o responsável procede a reconciliações entre os extractos de conta corrente dos Devedores e Credores com os registos efectuados pela contabilidade nas correspondentes contas patrimoniais.
As reconciliações nas contas de Devedores e Credores devem ser evidenciadas em impresso próprio, sendo assinadas pelo Responsável da Contabilidade e pelo funcionário que o auxiliou na tarefa.
4.5.4 - Reconciliações nas contas de Estado e outros entes públicos
Periodicamente, a contabilidade procede a reconciliações entre os extractos de conta corrente do Estado e outros entes públicos com os registos efectuados pela contabilidade nas correspondentes contas patrimoniais.
As reconciliações nas contas de Estado e outros entes públicos devem ser evidenciadas em impresso próprio, sendo assinadas pelo responsável, pelo funcionário que o auxiliou na tarefa.
4.5.5 - Reconciliações entre as contas do activo imobilizado e de amortizações acumuladas com os registos nas fichas de inventário
No final de cada exercício económico, o Responsável da Contabilidade efectua reconciliações entre as contas patrimoniais do activo imobilizado e de amortizações acumuladas .
As reconciliações nas contas do activo imobilizado e de amortizações acumuladas, devem ser evidenciadas em impresso próprio, sendo assinadas pelo Responsável.
