Relatório Anual 2017 - Tribunal de Justiça do Estado do ... · 3 Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Sul Serviços Auxiliares Embora ainda haja uma recessão econômica,

Serviços Auxiliares

Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Sul


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Direção-Geral

Diretor-Geral:

Bel. Ivandre de Jesus Medeiros

Dando continuidade aos projetos propostos em 2016, o ano de 2017 foi um período de solidifi cação das ações propostas, já com a apresentação de resultados concretos.

As estruturas reformuladas conforme a reestruturação administrativa, em especial as Direções de Gestão de Pessoas, de Logística e Judiciária, demonstraram maior capacidade de atendimento às demandas, bem como maior grau de especialização na realização das atividades, garantindo efi ciência no cumprimento de suas metas.

A Direção de Gestão de Pessoas concretizou projetos importantes para magistrados, servidores e estagiários, tais como o desenvolvimento do Banco de Talentos, o controle das licenças-saúde, a aplicação da Pesquisa de Clima, bem como o acompanhamento de todos os servidores relotados no processo de reestruturação.

Na área de Logística houve importante melhoria nos fl uxos e proposição de reformulações nos setores de telefonia e transportes, das quais se espera redução de custos e aumento da qualidade no atendimento das demandas, tanto do público interno quanto do público externo.

O Gerenciamento Matricial de Despesas e o Sistema de Centro de Custos permitiram maior controle das receitas e despesas, o que tem sido de suma importância para a tomada de decisões da alta Administração. A gestão adequada não somente promove a racionalização da utilização de recursos e insumos, como, principalmente, proporciona à Administração possibilidades de investimentos.

Outro controle que apresentou resultados positivos foi o acompanhamento dos processos de aquisição, que rendeu ao Judiciário uma economia de cerca de R$ 60 milhões nos contratos, quando comparados os valores previstos aos adjudicados.

Ainda em relação às fi nanças, outro marco importante de 2017 foi o maior controle das prestações de contas das serventias extrajudiciais nas quais o responsável atue como interino. As auditorias realizadas, que têm por objetivo observar o limite de arrecadação conforme o teto remuneratório, permitiram que o montante de recursos repassados ao Judiciário ultrapassassem os R$ 45 milhões neste ano.

As demandas relativas à infraestrutura do Poder Judiciário passaram a contar com uma nova ferramenta para recebimento e controle, o Service Desk

Manager, possibilitando registro e monitoramento via intranet pelo usuário. Além desse recurso, as solicitações passaram a ser divididas, conforme sua complexidade, em demandas e projetos, apresentando exigências diferentes e prazos diferentes para atendimento.

O Departamento de Infraestrutura almeja ainda a melhoria contínua das condições do parque construído, atendendo cerca de 40 edifi cações por ano, conforme ranking elaborado a partir de vistorias in loco para avaliação das características e do estado de conservação dos imóveis. A prática faz parte do sistema de priorização de obras e serviços que, além de estabelecer prioridades para atendimento, também oferece transparência às comarcas quanto à situação da totalidade dos prédios do Judiciário.

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Embora ainda haja uma recessão econômica, graças ao controle efetivo de despesas e ao incremento das receitas próprias, o Poder Judiciário pôde ainda investir em ampliações e novos prédios, oferecendo à população melhores condições na prestação do serviço jurisdicional.

Outra questão enfrentada durante este ano foi o grande volume de processos arquivados, buscando-se soluções efetivas de redução da área ocupada e dos custos envolvidos. O projeto de descarte de processos na origem, conforme tabela de temporalidade do CNJ, foi implantado em 21 comarcas, prevendo-se sua expansão em 2018. Prevê-se, ainda, a unifi cação dos arquivos, envolvendo permuta de prédios públicos, o que deve ser concretizado em breve.

A área de tecnologia também apresentou grandes progressos em projetos importantes, tais como a aquisição de novos computadores, a readequação dos datacenters, a ampliação da utilização do recurso de videoconferência, entre outros. Após análise criteriosa do sistema utilizado para o processo eletrônico judicial, realizada pela Direção de Tecnologia da Informação e Comunicação, Direção Judiciária e Corregedoria-Geral da Justiça, a alta Administração decidiu pela substituição do sistema atualmente utilizado pelo e-Proc, cedido sem custos para o Tribunal de Justiça. O processo de implementação do novo sistema já teve início, e importantes melhorias são esperadas em decorrência dessa mudança.

Os projetos citados, além de outros detalhados nos relatórios das respectivas Direções, contaram com o monitoramento permanente da Direção-Geral e do Comitê Executivo do Planejamento Estratégico, tendo sido seu acompanhamento compartilhado nas Reuniões de Análise da Estratégia, realizadas nos meses de junho, agosto e novembro.

No mês de agosto aconteceu um encontro institucional de assessores e diretores, com o intuito de rever as metas estabelecidas e verifi car seu cumprimento, além de concentrar esforços naqueles projetos eleitos como prioridade pela Administração. Os projetos prioritários foram acompanhados em cada uma de suas etapas pela Direção-Geral, com o objetivo principal de garantir a execução orçamentária de 2017.



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Diretora Financeira: Bel.ª Anelise Camara Muri

Gabinete

As atividades da Direção Financeira, no ano de 2017, em linha com as metas e diretrizes da Administração do Poder Judiciário, objetivaram o atendimento de sua missão institucional, qual seja, assegurar os recursos necessários para manutenção e investimento na estrutura do Poder Judiciário Estadual. Assim, atuou de forma diligente no gerenciamento da efetiva execução do orçamento do exercício, bem como na gestão efi ciente da arrecadação de receitas do Orçamento Geral do Poder Judiciário, do Fundo de Reaparelhamento do Poder Judiciário – FRPJ – e do Fundo Notarial e Registral – FUNORE.

Principais ações:

A Direção Financeira coordenou a elaboração da Lei de Diretrizes Orçamentárias – LDO – para o exercício de 2018, em consonância com as diretrizes adotadas pela Administração no contexto de planejamento do Estado do Rio Grande do Sul. Em sentido análogo, envidou esforços e coordenou – promovendo e dirigindo – todas as ações relativas à elaboração da composição da proposta orçamentária anual – LOA – para o exercício subsequente.

Ressalta-se a atividade estratégica da Direção Financeira, no sentido de consolidar e coligir dados econômico-fi nanceiros da execução orçamentária, bem como de acompanhar o contexto administrativo e econômico, estadual e nacional, com a fi nalidade de subsidiar a Direção-Geral e o Conselho de Administração, Planejamento e Gestão – CONAD – na tomada de decisões. Tais dados balizam as ações gerenciais, orientando decisões e alocação de recursos, servindo para posterior avaliação de resultados de gestão da Administração e prestação de contas à sociedade.

Ferramentas de gestão:

Entre os diversos recursos sistêmicos disponíveis, cabe mencionar os esforços em tornar plenamente operacional o sistema de gestão integrada – ERP (Enterprise Resource Planning), que visa abarcar o fl uxo fi nanceiro, a gestão de contratações e administração de estoque/materiais no âmbito administrativo deste Tribunal. O desenvolvimento dessa ferramenta visou atender à necessidade de agilidade e racionalização quanto ao processo de controle e decisão nas atividades administrativas por meio da integração, via sistema eletrônico, entre os diversos setores. Destaque-se que essa solução permite maior transparência de procedimentos vinculados à execução orçamentária e fi nanceira.

Em 2017, empreendeu-se de forma mais intensa a gestão dos aperfeiçoamentos e evoluções das funcionalidades vinculadas ao ERP, contando com novo modelo de organização do Comitê de Priorização de Demandas desse sistema, com coordenação técnica da DITIC. Tais ações culminaram com a organização de workshop, no Palácio da Justiça, em dezembro, com a participação de técnicos da Divisão de Tecnologia e Projetos da CAGE-SEFAZ/RS, bem como com participantes de vários setores administrativos do TJRS. O escopo do evento foi a realização de benchmarking, buscando parâmetros de gestão via sistemas de informática disponíveis no Estado e balizando as boas práticas.

Direção Financeira

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Oportuno destacar, entre os programas vinculados ao Planejamento Estratégico do Tribunal de Justiça e associados diretamente à Direção Financeira, o Gerenciamento Matricial de Despesas – GMD, o Sistema de Custos e o Gerenciamento Matricial de Receitas – GMR, que constituem objeto de notável evolução de controle administrativo e que são geradores de resultados econômicos expressivos para o TJRS.

Esses projetos – cuja gestão encontra-se a cargo desta Direção Financeira – tiveram seu planejamento, execução e desenvolvimento acompanhados pela Administração no decorrer de 2017, por meio das Reuniões de Alinhamento Estratégico. Visam primordialmente incrementar a autonomia orçamentária, constituindo-se em ferramentas imprescindíveis de gestão e controle dos recursos públicos sob administração desta Corte.

De fato, o gerenciamento dessas dimensões fi nanceiras permite subsidiar o planejamento do Judiciário via otimização e incremento da arrecadação, na ponta da receita, e, paralelamente, quanto à despesa, representa estímulo à cultura da adequada utilização dos meios e economia de recursos, buscando evitar o desperdício. Os refl exos econômicos e ambientais dessas iniciativas bem representam o zelo e a busca pela efi ciência na gestão de recursos do Poder Judiciário para manutenção de sua atividade-fi m: a jurisdição.

Execução orçamentária do Poder Judiciário em 2017:

A permanência da crise econômico-fi nanceira nos cenários estadual e nacional foi foco de atenção da Administração do Poder Judiciário no que tange à execução orçamentária no presente exercício, a exemplo dos últimos exercícios. Nesse sentido, oportuno destacar a ajuda emergencial ao Poder Executivo no enfrentamento da crise fi nanceira, pelo terceiro ano consecutivo, que, por iniciativa do Poder Judiciário, resultou na edição da Lei nº 14.739/2015. Na referida lei, o Poder Judiciário voluntariamente reduziu e limitou as dotações orçamentárias do FRPJ, pelo período de quatro anos, em um montante de R$ 1 bilhão, que passou a constituir recurso do Poder Executivo e que visa atenuar as difi culdades na gestão fi nanceira.

A contribuição fi nanceira ao Tesouro do Estado do Rio Grande do Sul, em 2017, resultou em mais de R$ 76 milhões, enquanto a dotação do FRPJ limitou-se ao previsto na mencionada lei: R$ 220 milhões do total da rentabilidade dos depósitos judiciais. Desses recursos previstos, nos três anos compreendidos no período 2015-2017, já foram repassados mais de R$ 468 milhões.

No que tange ao FRPJ, em 2017, a política monetária defi nida pelo Banco Central, por meio de seu Comitê, reduziu agudamente a meta da Taxa SELIC, que respalda os rendimentos dos depósitos judiciais: de 13,75% em janeiro para 7% em dezembro, afetando o potencial de arrecadação desse recurso.

De outro lado, preventivamente, no exercício de 2017, diligenciou-se ainda mais pela efi ciente utilização dos recursos oriundos do Tesouro do Estado e intensifi cou-se a efi ciência na arrecadação dos recursos próprios do Poder Judiciário, em conjunto com a Assessoria da Direção-Geral. Esses recursos são essencialmente constituídos pelas taxas e custas judiciais e rendimentos dos fundos especiais FRPJ e FUNORE, que são objeto de contínuos esforços da Direção Financeira no sentido de sua devida destinação. Nesse particular, a Assessoria da Presidência, em 2017, teve designação de magistrada especifi camente para tratar da matéria relacionada à arrecadação de valores devidos ao Poder Judiciário. Isso, associado à rápida evolução dos recursos necessários de infraestrutura, conferiu agilidade nas tomadas de decisão quanto a procedimentos de cobrança de créditos do Poder Judiciário.

No que tange à arrecadação vinculada às taxas e custas do TJRS, é importante registrar a entrada em vigor da Lei nº 15.016/2017, que alterou a Lei nº 14.634/2014 – Lei da Taxa Única de Serviços Judiciais –, em consonância com o novo Código Processual Civil, e adequou algumas hipóteses de incidência.

A arrecadação de taxas e custas tem permanecido aquém da tendência histórica, por conta da diminuição da demanda judicial. Esse efeito, analogamente ao exercício anterior, foi atenuado pelo ingresso de recursos provenientes da segunda parcela da venda da folha de pagamento do Tribunal de Justiça ao Banco do Estado do Rio Grande do Sul – BANRISUL.

Destaca-se que o Projeto de Lei nº 195/2016, atinente à atualização dos emolumentos e ao Selo Digital de Fiscalização Notarial e Registral, com efeitos na arrecadação advinda da administração do FUNORE, não foi apreciado pela Assembleia Legislativa até o fi nal de 2017.

A execução orçamentária no exercício fi ca demonstrada, sinteticamente, nas seguintes tabelas:

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Recursos Próprios e Recurso do Tesouro

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Fonte: Sistema FPE – SEFAZ/CAGE. (*) Os valores poderão sofrer alterações em decorrência de ajustes contábeis efetuados pela CAGE/SEFAZ. (**) Dotação total – ajustada conforme limite estabelecido na Lei nº 14.739/2015.

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Recurso Federal e do FUNORE

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Nas dotações relativas ao grupo Pessoal e Encargos, com recursos majoritariamente oriundos do Tesouro do Estado, a execução atingiu 99,89% com essa fonte de recurso, com destaque à não utilização dos recursos próprios consignados nesse grupo de despesa. As despesas do Orçamento Geral com manutenção foram executadas na proporção de 84,19%, respeitados os limites das receitas ingressadas.

Quanto à arrecadação dos recursos próprios do Poder Judiciário, a tabela a seguir demonstra o comportamento apresentado no exercício de 2017:

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Fundo Notarial e Registral – FUNORE

O Fundo Notarial e Registral – FUNORE, instituído pela Lei Estadual nº 12.692/06, é constituído pelos recursos advindos do recolhimento obrigatório decorrente da emissão e cobrança do valor do Selo Digital de Fiscalização Notarial e Registral em cada ato praticado por todos os serviços notariais e de registro. Com estrutura administrativa incorporada ao Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Sul e submetendo-se ao exclusivo controle e fi scalização do Poder Judiciário, o FUNORE destina recursos, por meio de rateio, às serventias extrajudiciais e ao próprio Poder Judiciário, cabendo à Direção Financeira do TJRS gerenciar a arrecadação do Selo Digital.

O recurso, que compõe unidade orçamentária específi ca, repassado às serventias, atingiu valor aproximado de R$ 32.302.734,36, referente à arrecadação no ano de 2017. Tais recursos visam assegurar renda mínima à manutenção das serventias defi citárias e compensar os serviços notariais e de registro pelos atos gratuitos praticados por imposição legal.

A parcela destinada ao Poder Judiciário, acrescida da respectiva remuneração, alcançou R$ 107.866.929,70 em 2017. Esse recurso integra o orçamento na unidade orçamentária como um todo e destina-se a despesas de manutenção e

investimento previamente autorizadas pela Administração.

Fundo de Reaparelhamento do Poder Judiciário

Diretora Financeira: Bel.ª Anelise Camara Muri

De acordo com o previsto no Ato Regimental nº 04/2009, compete à Diretora Financeira, no exercício de suas funções, atuar como Secretária Executiva do Fundo de Reaparelhamento do Poder Judiciário – FRPJ, instituído pela Lei Estadual nº 7.220/78 e regulamentado pelo Decreto Estadual nº 28.099/78.

Os recursos do FRPJ originam-se, primordialmente, do gerenciamento fi nanceiro dos depósitos judiciais pelo Poder Judiciário, constituindo uma unidade orçamentária apartada que atende aos programas de trabalho relacionados com o reaparelhamento administrativo, ampliação da capacidade instalada, construção de foros e ao atendimento das despesas de manutenção das atividades jurisdicionais, quando as verbas do orçamento geral se mostram insufi cientes.

Oportuno lembrar que, pela previsão contida na Lei Estadual nº 11.667/01, as dotações destinadas ao FRPJ são utilizadas também no pagamento de honorários pela prestação de serviços a advogados dativos e curadores especiais designados para representar as partes benefi ciadas pela concessão de assistência judiciária gratuita em situações em que a comarca esteja desatendida ou apresente defi ciência nos quadros funcionais da Defensoria Pública.

No que se refere à execução orçamentária, no decorrer do exercício foram alocados outros recursos, afora os vinculados exclusivamente ao Fundo, visando possibilitar a realização dos projetos defi nidos pela Administração, que poderiam restar prejudicados em razão de fatores externos que afetam diretamente o potencial de arrecadação, especialmente a acentuada queda da meta SELIC. Importante destacar, em que pese o baixo nível da execução orçamentária (64,5% do valor orçado), que todos os projetos prioritários foram fi nalizados e empenhados no exercício, tendo sido otimizada a utilização dos recursos vinculados exclusivamente ao Fundo, que fi cou limitada ao efetivo ingresso das receitas. Nesses recursos, a execução atingiu em 100% o índice de utilização.

Departamento de Despesa

Diretora: Bel.ª Elisa Maria Bortolanza

No decorrer do exercício de 2017, o Departamento de Despesa se empenhou no contínuo aprimoramento dos

métodos de controle, visando ao acompanhamento das despesas e ao monitoramento de contratos de aquisições

e serviços do Poder Judiciário, além de propiciar a devida transparência dos gastos públicos. Forneceu subsídios à

Direção Financeira, com vistas à elaboração da proposta orçamentária anual do Poder Judiciário para 2018.

Na disponibilização de numerário aos foros do Interior, Capital e ao CIACA, promoveu-se, a partir do segundo

trimestre de 2017, a disponibilização da rubrica de material de limpeza e higiene, destinada a registrar despesas

com aquisição de itens de higiene pessoal aos foros que ainda não dispunham. Dessa forma, pretendeu-se evitar

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situações de glosa que vinham sendo identifi cadas pelo uso inadequado da rubrica de despesas pequenas de pronto pagamento, em face do valor limite permitido por lei.

Ainda com relação à disponibilização de numerário, destaca-se a criação do CNPJ da nova Comarca de Terra de Areia, o que proporcionará, a partir do primeiro trimestre de 2018, autonomia ao foro na realização de pequenas despesas, conforme Ato nº 39/2006-P e suas posteriores alterações.

Merece destaque também a elaboração, em conjunto com a Assessoria de Organizações e Métodos, de substitutivo ao Projeto de Lei nº 153/2004, que visava atualizar a Lei nº 7.356/1980 – Código de Organização Judiciária do Estado. No ponto, a alteração buscou ampliar as hipóteses de requisição de passagens a serem pagas pelo TJRS em benefício das partes hipossufi cientes para deslocamentos que visem atender a diligências no âmbito do Poder Judiciário. O substitutivo foi encaminhado à Casa Legislativa e obteve aprovação unânime na sessão plenária de 21-12-2017.

Cabe salientar a participação presencial do Departamento de Despesa no Curso de Atualização Multidisciplinar para Direções de Foros, com etapa na modalidade presencial na Comarca de Caxias do Sul, ao fi nal de outubro, e etapa seguinte em EaD, nos estúdios do CJUD. O curso teve como objetivo qualifi car os agentes atuantes no 1º Grau quanto ao uso da verba da disponibilização de numerário, bem como quanto à gestão de contratos de mão de obra terceirizada e teve grande abrangência, oportunizando a participação de magistrados e servidores pertencentes às comarcas das 1ª, 3ª, 4ª, 6ª, 8ª, 9ª e 10ª Regiões.

Destaca-se também a participação do Departamento no evento de Integração e Alinhamento Institucional ocorrido em Gramado, no mês de agosto. Na ocasião, houve a apresentação de projetos prioritários e ações das áreas administrativas presentes no evento, cujos resultados e conclusões foram apresentados para a Administração deste TJ.

Na gestão administrativa de contratos, destaca-se também o estudo em andamento para avaliação do melhor índice fi nanceiro para reajustamento do preço nos contratos mantidos por este Tribunal. No presente caso, a análise da vantajosidade de cada indexador vincula-se à otimização na gestão dos recursos econômico-fi nanceiros do TJRS, em face da presente situação econômica do Estado.

Ressalta-se, ainda, no âmbito do acompanhamento contratual, que foi incluído o acionamento das seguradoras em virtude da responsabilidade decorrente da garantia contratual prestada na forma de seguro garantia. Salienta-se que a garantia prestada, além de cobrir as penalidades administrativas, dá cobertura aos débitos trabalhistas e previdenciários. A partir dessa iniciativa, houve o alinhamento junto à Procuradoria-Geral do Estado para a inclusão dos documentos pertinentes às garantias, por ocasião do encaminhamento de documentação, visando embasar as defesas processuais. O resultado dessa iniciativa será verifi cado a longo prazo, na medida em que as seguradoras só poderão ser executadas após o trânsito em julgado das reclamatórias trabalhistas.

Destaca-se o avanço das tratativas para cedência do programa-fonte do Sistema Eletrônico de Assistência Judiciária Gratuita da Justiça Federal – AJG, mediante acordo de cooperação técnica, a ser celebrado com o Conselho da Justiça Federal e o Tribunal Regional Federal da 4ª Região. Essa união de esforços com a Comissão de Inovações deu visibilidade à demanda antiga da Equipe de Pagamento a Pessoas para o cadastramento e a nomeação de profi ssionais, bem como para o pagamento de honorários a advogados dativos, curadores, peritos, tradutores e intérpretes, de forma sistêmica e informatizada, o que otimizará e racionalizará o trabalho executado pela referida equipe, que hoje lança manualmente um grande volume de certidões expedidas pelos cartórios.

Quanto à virtualização dos processos administrativos, o Departamento avançou na implantação e utilização do Sistema Integrado de Informação – SEI. Já se encontram em tramitação por essa ferramenta os processos licitatórios recebidos por este Departamento para confecção de empenhos, os processos de pagamento de notas fi scais de aquisições, de serviços de mão de obra terceirizada e de faturas de energia elétrica e água.

Departamento de Receita

Diretora: Belª. Cláudia Rozales

No exercício de 2017, ocorreu o reajuste dos valores do selo digital de fi scalização das serventias extrajudiciais, a partir de 1º de fevereiro. Tal medida deveu-se ao grande número de atos gratuitos prestados pelas serventias extrajudiciais, os quais são ressarcidos por rateio, bem como à necessidade de fi scalização das serventias vagas (providas por

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interinos), com a realização de auditoria contábil nas prestações de contas. Identicamente, houve necessidade de ajustar o valor disponível para a complementação de renda mínima às serventias extrajudiciais defi citárias, que, somados aos demais fatos supramencionados, oneraram em demasia o FUNORE – Fundo Notarial e Registral.

Ainda no início de 2017, o Departamento de Receita assumiu a atribuição de realizar auditoria contábil nas prestações de contas de mais de 250 serventias, providas por responsáveis interinos, concomitantemente à designação, pela Presidência, de magistrada para a coordenação dos trabalhos de fi scalização contábil e arrecadação de custas judiciais e extrajudiciais.

O Serviço de Cobrança foi reestruturado para absorver, em uma nova composição organizacional, as seções de cobrança de débitos judiciais e de débitos extrajudiciais. Esta última foi composta a partir da chegada de servidores cedidos por outros departamentos, bem como por estagiários de nível superior e pós-graduação.

Paralelamente à realização das auditorias contábeis pelo Departamento, foram empreendidas, em conjunto com o Serviço de Correição Extrajudicial da Corregedoria-Geral da Justiça, auditorias in loco nas serventias extrajudiciais, algumas com resultados saneadores e moralizantes.

A imensa demanda advinda das análises das prestações de contas das serventias extrajudiciais – mensalmente, juntam-se 250 novas prestações de contas –, muitas se encontrando represadas há algum tempo e sob risco de prescrição dos débitos, justifi cou plenamente a implantação do primeiro projeto-reforço no âmbito da Direção Financeira, o qual contou com a participação de 23 servidores, durante os feriados, fi nais de semana e após o horário do expediente diário normal. O reforço teve como objetivo a análise de contas a partir de janeiro de 2015. Em paralelo, atuou-se na recuperação de valores relativamente aos exercícios de 2013 e 2014, aplicando-se cálculos simples (diferença entre as receitas e despesas informadas pelos interinos), intimando-os para depositar o excedente não repassado oportunamente, com a devida atualização, prevenindo-se, assim, a prescrição dos débitos.

Diligenciou-se, de igual forma, para o aperfeiçoamento do sistema de prestação de contas e do Portal do Selo, com intuito de auxiliar tanto na orientação das próprias serventias, quanto na realização das auditorias pelo Departamento de Receita. O acesso ao Portal do Selo foi disponibilizado a todos os Diretores de Foro, possibilitando verifi cação direta das contas das serventias pertencentes à competência da Direção do Foro da comarca.

As medidas adotadas permitiram alavancar a arrecadação a título de excedente repassado pelas serventias extrajudiciais em mais de 200% do arrecadado em 2016.

A cobrança de débitos judiciais foi objeto, igualmente, de extrema atenção quanto à continuidade do planejamento defi nido no exercício anterior. Nesse sentido, foi priorizado pela Administração o desenvolvimento de funcionalidade no Sistema Themis1G para a automatização de parte do procedimento de cobrança; foi implantada a remessa, diretamente pelo sistema, de comunicações de custas pendentes pelas comarcas de todo o Interior do Estado no ano e foi realizado evento de capacitação dos servidores da Comarca de Porto Alegre, visando à entrada em operação dessa prática, na Capital, no início do próximo ano. Importante registrar, igualmente, o início do desenvolvimento de funcionalidade de encaminhamento a protesto das custas não pagas e a inclusão na guia de custas fi nais da despesa postal relativa à remessa da intimação para o pagamento de custas, o que reduziu substancialmente a despesa com correio, antes suportada, única e indevidamente, pelo Poder Judiciário.

Ademais, em trabalho conjunto da Corregedoria-Geral da Justiça com todas as comarcas do Estado, foi efetuado levantamento das guias processuais pagas e cujas custas não foram destinadas, promovendo a regularização de grande parte das guias pendentes de destinação e o consequente ingresso das respectivas receitas. Para os demais casos de não destinação de itens de custas de guias pagas, trabalhou-se em projeto de desenvolvimento de funcionalidade que permita a destinação manual.

Atendendo à previsão contida no novo CPC, foram iniciados estudos para desenvolvimento de sistema que permita o controle e a cobrança de custas de forma parcelada, já se incluindo a possibilidade de cobrança das custas de processos do 2º Grau pelo Departamento de Receita.

Os resultados dos esforços na cobrança de débitos judiciais evidenciam incremento de arrecadação estimada no exercício de R$ 16 milhões, totalizando um resultado acumulado, desde a criação do serviço, de R$ 48 milhões. Com o aumento de recursos humanos envolvidos na atividade de cobrança de débitos judiciais, foi disponibilizado o quinto andar do Edifício Glycério Alves, o que liberou espaço no Palácio da Justiça para ampliação da Seção de Cobrança de Débitos Extrajudiciais.

Quanto aos depósitos judiciais fora do Banrisul, banco ofi cial do Estado, foi constatada a existência de depósitos judiciais no Banco do Brasil, em sondagem que regularmente é feita pelo Departamento de Receita junto a instituições bancárias, o que motivou o pedido de repasse do montante de R$ 800.000,00 para o Banco do Estado do Rio Grande do Sul.

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No tocante à adoção do Sistema SEI para a tramitação dos processos administrativos do TJRS, a iniciativa permitiu maior agilidade no trabalho de acompanhamento da contabilização das receitas e despesas junto à Seccional da CAGE para os fl uxos de processamento de boletins fi nanceiros, auditorias e contratações.

Finalmente, deu-se continuidade ao trabalho de acompanhamento da contabilização das receitas e despesas junto à Seccional da CAGE, com avanço para um controle mais efetivo dos lançamentos contábeis. Isso resulta, naturalmente, na extração de dados apurados, com apropriação adequada, e eleva o nível de efi cácia das informações.



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Diretor de Gestão de Pessoas: Alexandre Montano Genta

Carla Melo Amarelle – Assessora de Gestão e Governança

Gilnei Muller – Assessor Técnico

Rafael Klaus Dossin – Secretaria

Tatiana da Silva Costa – Gabinete

Liana Viuniski Verdi – Diretora do Departamento de Desenvolvimento de Pessoas

Simone Curth Farias – Diretora do Departamento de Administração de Pessoal

Tânia Elisabet Cunha – Diretora do Departamento de Pagamento e Concessões

Francisco Carlos Peters de Abreu – Diretor do Departamento de Magistrados

Marco Benatti Pilla – Diretor do Departamento Médico Judiciário

Missão

Promover com excelência políticas de gestão de pessoas voltadas aos magistrados,

servidores e demais colaboradores, de forma planejada, efetiva e comprometida,

alinhadas aos valores e aos objetivos estratégicos do Poder Judiciário.

Visão

Ser reconhecida pelos magistrados, servidores e demais colaboradores

como uma equipe parceira, de apoio técnico efetivo, que visa proporcionar a

satisfação profi ssional e o desenvolvimento de um ambiente organizacional

saudável e harmonioso.

Valores

• Transparência

• Ética

• Comprometimento

• Imparcialidade

• Inovação

• Cordialidade

• Responsabilidade

• Respeito

• Celeridade

• Igualdade de tratamento

Direção de Gestão de Pessoas

13



1 Visão Geral da Direção de Gestão de Pessoas

1.1 Finalidade

A Direção de Gestão de Pessoas tem por fi nalidade a execução, a orientação e o controle do sistema de pessoal,

relativamente à seleção, ao desenvolvimento, à saúde laboral, ao acompanhamento, aos registros funcionais dos

servidores do Tribunal de Justiça (1º e 2º Graus) e ao preparo do pagamento dos magistrados, servidores, inativos e

pensionistas, tendo como foco no desenvolvimento de suas atividades a potencialização do capital humano.

1.2 Competências

As competências da Direção de Gestão de Pessoas encontram-se em fase de redefi nição, tendo sido proposta a

alteração e ampliação das atribuições constantes do Ato Regimental nº 01/1999, cuja minuta está atualmente sob

análise junto à Assessoria de Organização e Métodos do TJRS.

1.3 Área de atuação

A Direção de Gestão de Pessoas atua alinhada às orientações, determinações, instruções e padronizações oriundas

da Administração do TJRS, exercendo suas atribuições junto aos magistrados, servidores e estagiários de todo o

Poder Judiciário Estadual.

2 Ações Estratégicas da Direção de Gestão de Pessoas em 2017

2.1 Ações alinhadas ao Mapa Estratégico do TJRS

A Direção de Gestão de Pessoas atuou em 2017 e atua em alinhamento à estratégia de organização que, considerando

o Mapa Estratégico vigente, abrange as perspectivas estratégicas SUPORTE E RECURSOS e APRENDIZADO E

CRESCIMENTO DAS PESSOAS.

No corrente ano, concluiu-se o projeto Implantação da Direção de Gestão de Pessoas, resultante da cisão da Direção

Administrativa em Direção de Gestão de Pessoas e Direção de Logística, processo que foi descrito no Relatório

Anual de 2016, inserido na linha de atuação REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL E DE PROCESSOS DA

ADMINISTRAÇÃO GERAL.

Relativamente à Perspectiva Estratégica APRENDIZADO E CRESCIMENTO DAS PESSOAS, foram desenvolvidos

diversos projetos para atuação no desenvolvimento, engajamento, qualidade de vida no trabalho e estruturação da

gestão de pessoas por competência, conforme prevê o Mapa Estratégico. Tais projetos serão expostos na próxima

seção, contendo as realizações do ano.

PERSPECTIVA ESTRATÉGICA

OBJETIVO ESTRATÉGICO LINHA DE ATUAÇÃO

Suporte e recursosMelhorar desempenho das

áreas-meioReestruturação organizacional e de

processos da administração geral

Aprendizado e crescimento das pessoas

Elevar a capacidade de realização das pessoas

• Desenvolvimento do engajamento

• Qualidade de vida e saúde no trabalho

Aprendizado e crescimento das pessoas

Aprimorar continuamente a qualidade jurisdicional

Estruturação da gestão de pessoas por competências

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2.2 Projetos – andamento em 2017

Aprimoramento do sistema RHE – automatização de processos

Várias ações foram realizadas no sentido de otimizar o funcionamento do sistema RHE e de automatizar os processos de trabalho. A seguir, algumas delas:

• Desativação do Sistema ACO – CGJ, com eliminação do custo médio mensal de R$ 18.000,00 aos cofres do Poder Judiciário. Os dados foram convertidos para um cadastro único de informações sobre a vida funcional de servidores do 1º Grau e do Serviço Notarial e Registral, das movimentações e classifi cações dos magistrados e das vagas dos cargos efetivos e comissionados do 1º Grau, com confecção automática de atos e boletins de remoção e promoção, dando agilidade às publicações. Isso possibilitou o controle da situação das vagas dos cargos do 1º Grau (contemplada, não contemplada, ofertada para nomeação, remoção, reservada...) e uma maior transparência nas informações.

• Implementação da Folha Limpa (integrada ao SGConsig), com defi nição das rubricas que compõem a margem para consignações, possibilitando o ajuste e bloqueio no sistema integrado ao RHE para assegurar que a margem da consignação não ultrapasse o limite legal estabelecido.

• Implementação da incidência de correção monetária nas parcelas indenizadas, com correção das parcelas indenizatórias (licença-prêmio, férias, décimo terceiro salário etc.), automatização da incidência de correção e consequente eliminação de implantação manual dos valores que ocasionariam maior possibilidade de erro.

• Disponibilização de novos recursos no Portal do Servidor, tais como previsão de tempo para aposentadoria, saldo e gozo de férias e licença-prêmio, frequência e contracheque por período.

• Desativação do Sistema Berço (Magistrados/CGJ), projeto que ainda está em desenvolvimento, embora em fase fi nal. Possibilitará a desativação do sistema que mantém o registro das informações funcionais dos magistrados do TJRS, unifi cando as informações no Sistema RHE, resultando em maior celeridade na atualização dos dados para consulta dos magistrados, centralização das informações, diminuição do retrabalho (mesma informação cadastrada em quatro lugares diferentes) e dispensa, por parte da DITIC, de manutenção na ferramenta por técnico especialista no Berço.

• Rotina de Geração Automática de Períodos Aquisitivos de Férias, para ajustar a geração dos períodos aquisitivos, levando em consideração os efeitos da efetividade nos diferentes vínculos do servidor. Tal funcionalidade traz segurança na geração dos períodos aquisitivos de férias; possibilidade de ajustes dos períodos aquisitivos, motivados pela alteração na efetividade do servidor; controle das férias vencidas e por vencer; comunicação automática às chefi as e aos servidores sobre as férias a vencer.

• Implantação do Módulo de Medicina e Segurança do Trabalho, que implementará o prontuário eletrônico dos magistrados e servidores e contará com nova funcionalidade para a execução dos exames periódicos, trazendo mais consistência nas informações de licenças e, consequentemente, o correto ressarcimento pelo IPERGS dos valores relativos ao FUNDOPREV. Tal ferramenta também resultará em cadastro único de informações, eliminação do retrabalho, fornecimento de informações relativas à saúde dos servidores, implementação do prontuário eletrônico e desativação do Sistema Personal Med, eliminando o custo mensal pela utilização e manutenção do software.

• Implantação do Módulo de Concursos (DDP/DAP/SECON), que permite o controle dos concursos e chamadas dos candidatos, possibilitando a criação das IDs funcionais anteriormente ao ingresso, facilitando o controle eletrônico de todas as informações do candidato antes da assunção, bem como o cadastro prévio no RHE com todas as informações necessárias (dados de endereçamento, documentos...), racionalizando e dando agilidade ao cadastro do ingressante.

• Automatização dos relatórios do CNJ (Resoluções nos 88, 102, 107, 219), o que confere mais confi abilidade às informações, uma vez que passam a ser provenientes de uma única fonte e um único sistema, bem como agilidade e racionalização do trabalho.

• Alteração do controle de vagas dos magistrados, o que permite numerar as vagas no RHE dos Juízes de 1ª instância, aprimorando o controle das titularidades dos Juízes, possibilitando o resgate histórico da vaga e disponibilizando as informações de vagas no portal de acesso dos Juízes.

• Implantação do PDI (Pasta Digital), sistema integrado ao RHE que possibilita o armazenamento digital de documentos. Será utilizado para a criação do prontuário médico do magistrado/servidor. É um sistema totalmente integrado ao RHE, que evita retrabalho no cadastro das informações, permite a racionalização dos fl uxos dos atestados enviados ao DMJ para análise e concessão de laudo e elimina a utilização do papel.

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Implantação do núcleo de gestão de relatórios gerenciais

Projeto instituído para centralizar a comunicação e o controle dos relatórios destinados ao CNJ e dos demais

relatórios gerenciais.

O núcleo de relatórios gerenciais está constituído pelas Assessorias da DIGEP, ou seja, a Assessoria de Gestão

e Governança (recebe as solicitações, destina a demanda às áreas da DIGEP, realiza o controle dos prazos para

atendimento) e a Assessoria Técnica (responsável pela automatização dos relatórios e pela elaboração conjunta de

alguns relatórios com as áreas responsáveis por fornecer a informação).

No corrente ano, obteve-se a ferramenta de BI, cedida pela Secretaria da Fazenda, sem ônus ao TJRS, para

elaboração de diversos relatórios com dados de pessoal, tais como número de magistrados e servidores, previsões

de aposentadoria, vencimentos e número de pessoas afastadas por licença, conforme fi gura abaixo.

Estão sendo adquiridas licenças para que a ferramenta possa ser utilizada pelos gestores da área administrativa, já

tendo sido concedidas algumas à Direção Financeira, que conta com módulo específi co no BI – BI fi nanceiro. Está em

tramitação para o mês de dezembro a concessão de licenças à Direção Judiciária e à Direção de Logística.

Status: Implementado. Em execução.

Projeto de acompanhamento das licenças-saúde

Trata-se de projeto coordenado pela Unidade de Bem-Estar e Qualidade de Vida no Trabalho – UNIBEM para

acompanhamento de todas as licenças-saúde em andamento, notadamente aquelas de prazo superior a 60 dias,

com a fi nalidade de prestar apoio aos servidores durante a licença e quando do seu retorno ao trabalho, bem como

de realizar o controle dos períodos usufruídos.

Iniciou-se o trabalho pela identifi cação de todas as licenças-saúde com prazo superior a 60 dias e pela análise de todos

os prontuários para avaliação da situação, especialmente do motivo do afastamento. O projeto terá continuidade

mediante acompanhamento desses casos já mapeados, com entrevistas e visitas domiciliares, se necessário, para

abreviar o período de afastamento, quando possível, assim como para facilitar o momento da reinserção laboral.

Outrossim, o acompanhamento e controle se dará para os demais casos que, pela natureza do afastamento,

requererem uma atenção diferenciada.

Status: Implementado. Em execução.

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Projeto apoio às movimentações

A Direção de Gestão de Pessoas desenvolveu projeto de apoio às movimentações decorrentes da reestruturação das Direções que compõem a Administração, auxiliando na comunicação entre a Administração e os servidores afetados, bem como realizando avaliação de perfi l por competências para defi nição das realocações. O projeto iniciou em dezembro de 2016.

Foram atendidas as seguintes áreas em 2017: Contadoria do Foro Central, Direção Judiciária e Direção de Logística. O acompanhamento dos servidores relotados se encerrou com a Direção de Logística no mês de novembro de 2017.

O projeto continuará vigente para acompanhamento das relotações, inicialmente, no âmbito do 2º Grau.

Status: Em execução.

Entrevista de desligamento

O projeto tem como objetivo identifi car o motivo do desligamento dos colaboradores do TJRS, mediante entrevista ou preenchimento de questionário, com o fi m de conhecer o seu nível de satisfação ao deixar a Organização. Isso viabilizará a implementação de medidas de melhoria na gestão de pessoas e no clima organizacional para os colaboradores que permanecem na Instituição.

O instrumento também será utilizado como acompanhamento do colaborador até sua saída, fazendo com que se sinta acolhido, independentemente do motivo do seu desligamento.

O projeto iniciou em setembro de 2017. Desde então, houve 151 desligamentos, dos quais 37 pessoas responderam à entrevista.

A seguir, apresenta-se relatório dos desligamentos ocorridos em 2017.

Aposentadoria por Instância (242)

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Aposentadorias por Cargo – 2º Grau (50)

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Aposentadorias por Cargo – 1º Grau (192)

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Total de Aposentadorias (242)

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Exonerações por Instância (263)

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Quantitativo de Exonerações por Cargo – 2º Grau (74)

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Quantitativo de Exonerações por Cargo – 1º Grau (189)

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Reconhecimento – Cerimônia de Jubilamento

Foram realizadas Cerimônias de Jubilamento em 29-06-17 e 07-12-17, tendo sido homenageados 98 servidores no primeiro evento e 95 servidores e dois magistrados no segundo evento.

PROJETO BANCO DE TALENTOS

O Banco de Talentos foi concebido como ferramenta para auxiliar a Direção de Gestão de Pessoas na tomada de decisões gerenciais relacionadas aos processos de gestão da lotação e movimentação de servidores. O projeto foi implementado em 2016 entre os Técnicos e Analistas Judiciários do TJRS, totalizando 265 servidores respondentes.

Em 2017, o Banco de Talentos foi estendido a todos os servidores, disponibilizando-se na intranet o acesso para preenchimento do questionário.

Também foi implementado com todos os servidores ingressantes, na ocasião da realização dos exames admissionais, por meio de instalação de terminal eletrônico para preenchimento no Departamento Médico do Judiciário.

Além disso, a Direção de Gestão de Pessoas compareceu a todos os eventos de chamadas de novos servidores para o 1º Grau, a fi m de divulgar a DIGEP e o Banco de Talentos.

Até dezembro de 2017, o Banco de Talentos possuía 1.127 servidores cadastrados.


Processos Seletivos

CONCURSOS HOMOLOGADOS EM 2017

Cargo Abertura Situação

Juiz de Direito Substituto Ed. 12/2015 Homologado em 06-11-2017

Assessor Judiciário Classe P (TJM) e Contador Classe R (TJM)

Ed. 03/2016 Homologado em 20-11-2017

CONCURSOS AUTORIZADOS PELA ADMINISTRAÇÃO EM 2017

Cargo Situação

Analista Judiciário (Área Judiciária e Administrativa) e Técnico Judiciário

Edital de Abertura nº 28/2017

Juiz de Direito Substituto Edital de Abertura nº 63/2017

Administrador de Banco de Dados, Analista de Sistemas, Analista de Suporte, Programador e

Técnico em EletrônicaContratação da empresa – FAURGS já defi nida

Ofi cial de Justiça Classe O Designação da Comissão e estudos do Termo de Referência

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CONCURSOS EM ANDAMENTO

Cargo Abertura Situação

Médico Psiquiatra Judiciário PJ-J, Psicólogo Judiciário PJ-J, Pedagogo Judiciário PJ-I, Médico

Judiciário Classe R (Especialidades: Clínica Médica ou Medicina Interna, Ortopedia e Traumatologia e

Psiquiatria).

Ed. 03/2016Disponibilização do Edital de

Classifi cação Final prevista para o dia 18-12-2017

Analista Judiciário (Área Judiciária e Administrativa) e Técnico Judiciário

Ed. 28/2017Recursos encaminhados ao CORAD

em 01-12-2017

Juiz de Direito Substituto Ed. 63/2017Período de inscrição preliminar até

13-12-2017

CONCURSOS COM VALIDADE

Serviços Auxiliares do Tribunal de Justiça e do Tribunal Militar

Cargo Homologação Validade Prorrogado

Analista Judiciário – Área de Apoio Especializado: Estatística

Ed. 72/2014 18-12-2016 18-12-2018

Arquivista Classe P Ed. 72/2014 18-12-2016 18-12-2018

Técnico em Informática Classe M Ed. 72/2014 18-12-2016 18-12-2018

Analista de Sistemas Classe R (TJM) Ed. 04/2015 19-02-2017 19-02-2019

Programador Classe O (TJM) Ed. 72/2014 18-12-2016 18-12-2018

Técnico em Eletrônica Classe O (TJM) Ed. 72/2014 18-12-2016 18-12-2018

Técnico em Informática Classe O (TJM) Ed. 72/2014 18-12-2016 18-12-2018

Taquígrafo Forense Classe P Ed. 07/2014 20-02-2016 20-02-2018

Assessor Judiciário Classe P (TJM) e Contador Classe R (TJM)

Ed. 66/2017 20-11-2019 (*)

Serviços Auxiliares da Justiça de 1º Grau

Cargo Homologação Validade Prorrogado

Ofi cial de Justiça PJ-H Ed. 71/2014 17-12-2016 17-12-2018

Assistente Social PJ-J Ed. 71/2014 17-12-2016 17-12-2018

Ofi cial Escrevente Ed. 38/2014 12-06-2016 12-06-2018

PROCESSOS SELETIVOS PARA CONTRATAÇÃO DE ESTAGIÁRIOS

Escolaridade Homologação Validade Prorrogado

Ensino Médio e Técnico Ed. 06/2017 20-04-2017 Não

Ensino Superior Ed. 09/2017 09-09-2017 Não

Ensino Médio e Técnico Ed. 24/2017 14-08-2017 14-10-2017

Ensino Superior Ed. 51/2017 17-02-2018 -

Ensino Médio e Técnico Ed. 74/2017 14-02-2018 -

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Diretor: Me. Frederico Henrique Goldschmidt Neto

e-Proc

Em 17 de novembro, foi assinado entre o TRF4 e o TJRS o termo de cooperação técnica para desenvolvimento em conjunto do sistema e-Proc, solução de processo eletrônico construída por aquele Tribunal com concepção simples e inovadora. Está consolidado pelos usuários pela agilidade e pelas funcionalidades, uma vez que é um sistema web – único para 1º e 2º Graus e operadores externos –, com longa história de implantação e volume de processos tramitados. A adesão ao sistema e-Proc representa para o TJRS não só economia para a gestão pública e sustentabilidade, mas também um novo paradigma de virtualização de processos, com transformação digital focada na cultura, gestão de pessoas e lideranças do Judiciário.

Além do trabalho cooperativo entre os dois Tribunais, também a colaboração interna é uma marca dessa nova proposta, com representantes da área judiciária dedicados de forma exclusiva ao projeto, que tem previsão de 15 meses para início da implantação.

Pesquisa de Satisfação

No segundo semestre de 2017, foi realizada pesquisa de satisfação do público interno do Judiciário gaúcho com relação aos serviços de informática. Os números foram os seguintes:

ITEM AVALIAÇÃO em 2017 AVALIAÇÃO em 2015

Média geral 6,67 (8,1% superior) 6,17

Percepção da prestação dos

serviços de TI60% como BOM ou MUITO BOM 52% como BOM ou MUITO BOM

A pesquisa foi realizada entre os dias 26 de maio e 14 de julho, através de um questionário de dez perguntas, disponibilizado na nova Intranet. No total, foram 868 respostas, sendo 63 de magistrados, 79 de estagiários e 726 dos demais colaboradores.

Entre os destaques, a avaliação positiva com relação aos equipamentos disponibilizados, como computadores, impressoras, notebooks e monitores, com percentuais de avaliação como “bom” ou “muito bom” que variam entre 62 e 80%.

É importante ressaltar que a avaliação com relação ao CADI (atendimento por meio de ramais ou via intranet) foi de 70%, considerada positiva.

Por fi m, é importante registrar que o resultado da pesquisa também apontou que a maioria dos participantes concedeu nota oito para os serviços de TI, em uma apreciação geral.

Gestão da demanda

Com o objetivo de oferecer maior transparência ao atendimento das demandas recebidas pela Direção de Tecnologia da Informação e Comunicação (DITIC) e aumentar a parceria desta Direção com suas áreas usuárias, foi elaborado o processo de Gestão de Demandas.

Direção de Tecnologia da Informação e Comunicação

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Esse processo visa ao estabelecimento de um ponto único de contato, através do papel do ponto focal nas áreas clientes, e a centralização das demandas em uma única ferramenta de acompanhamento, a saber, CA Clarity PPM. Essa ferramenta permite uma visualização aos interessados acerca do andamento da resolução.

Por fi m, vale ressaltar que se consideram demandas todas as solicitações relacionadas a produtos ou serviços já existentes e referentes a melhorias evolutivas ou corretivas que não possuam um prazo preestabelecido de atendimento.

As Direções de Logística, de Pessoas e Financeira, além da Corregedoria-Geral da Justiça, no que tange a itens provenientes de sistemas administrativos, tiveram o processo implantado.

Orçamento e Plano de Contratações

Em relação ao Orçamento da DITIC e ao Plano de Contratações, houve avanços na estratégia de acompanhamento. Um deles foi elaborar um melhor relacionamento entre o Plano de Contratações e a execução orçamentária, possibilitando o acompanhamento de cada iniciativa prevista em relação ao orçamento executado. Outro avanço foi a antecipação nos trabalhos e atividades das equipes para fi ns de viabilizar um melhor cumprimento do orçamento planejado, priorizando os investimentos e projetos mais estratégicos. Assim, foi possível realizar na área de investimentos 98% do orçamento planejado, considerando-se como base uma economia média obtida em torno de 25% nos certames licitatórios. Alguns itens do Plano foram reavaliados, o que permitiu espaço para investimentos em torno de 50,7 milhões de reais. Como destaque, são apresentados três grandes novos contratos:

• aquisição de 7 mil computadores com dois monitores, o que possibilitará, com o remanejo dos monitores atuais, a disponibilização de dois monitores a todos usuários do Poder Judiciário;

• expansão do projeto de videoconferência, bem como inclusão da funcionalidade de videoconferência multiponto na solução implantada no TJRS;

• contratação de empresa especializada para prestação dos serviços de outsourcing de impressão.

Projetos

Em encontro promovido pela Direção-Geral, prestigiado por todas as áreas administrativas do TJRS, foram priorizados alguns projetos referentes à Direção de Tecnologia da Informação e Comunicação pelas áreas de negócio. Os escopos de cada projeto, acordados dentro da dinâmica proposta pelo evento, com mesas de negociação, foram atendidos. Projetos em destaque:

Plantão Eletrônico Jurisdicional

Projeto que executou a implementação de um sistema para virtualizar o plantão jurisdicional. Envolveu tanto o 1º quanto o 2º Grau. Ambas as fases previstas no escopo inicial foram entregues dentro do prazo. A partir desse momento, os ingressos se darão por meio do portal do processo eletrônico (PPE), que passou por uma evolução em sua tecnologia, a fi m de garantir maior disponibilidade aos usuários.

Gestão de Precedentes

Trata da padronização de procedimentos administrativos decorrentes de julgamentos de repercussão geral, de casos repetitivos e de incidentes de assunção de competência. Visa atender à Resolução nº 235/2016 do Conselho Nacional de Justiça e, para tanto, envolveu o 1º e o 2º Graus. Para sua realização, foram necessárias alterações importantes nos Sistemas Themis 2G, Themis 1G e e-Themis.

Avaliação Funcional para carreiras do 2º Grau

É um projeto evolutivo do sistema já em operação. Foram estendidas as funcionalidades existentes no AVF (Sistema de Avaliação Funcional) para as demais carreiras de 2º Grau. Como resultado, foi possível que o último ciclo de avaliação desses servidores, que ocorreu no segundo semestre de 2017, ocorresse através da ferramenta.

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Central de Cobrança

O projeto foi iniciado em 2016, para sistematizar o processo de cobrança de custas judiciais de processos transitados em julgado, a partir do sistema Themis1G. Em 2017, foram entregues diversas funcionalidades requisitadas pelo Departamento de Receita, o que possibilitou a centralização das cobranças, que estava delegada aos cartórios, a fi m de ampliar as receitas próprias do Judiciário.

Descarte na Origem

Visa à sistematização para descarte dos processos arquivados pelas comarcas, respeitando a tabela de temporalidade para processos judiciais. Trata-se de uma evolução nos Sistemas Themis1G e AJC. Realizado em parceria com a Direção de Logística (DILOG), o Arquivo Judicial Centralizado (AJC) e a Corregedoria-Geral da Justiça (CGJ).

Implantação do Processo Eletrônico Administrativo

O projeto, iniciado em 2016, trata da customização para integração aos sistemas do TJRS, do Sistema SEI, idealizado e construído pelo TRF4. A DITIC foi a responsável pela instalação da última versão desse sistema, que possibilitou, a partir do segundo semestre de 2017, o ingresso para tramitação de todos os processos administrativos do Poder Judiciário.

Pergamum

Refere-se ao acompanhamento da migração do Sistema Pergamum para plataforma web. Trata-se de evolução da versão utilizada, pois a anterior não era mais suportada pelo fornecedor. Integrou-se a essa plataforma a biblioteca do CJUD, com acervo herdado da AJURIS.

DJE – Diário de Justiça Eletrônico

Demanda solicitada à DITIC, com vista à implantação do Diário de Justiça Eletrônico, com nova apresentação e geração automática dos cadernos judiciais. Como resultado, tem-se a redução das vulnerabilidades da edição manual e redução da equipe dedicada. A nova versão permitirá a automação completa da geração dos cadernos administrativos, através de integração com o Sistema SEI, dando celeridade na disponibilização da informação ao público.

Implantação do DRS

É o sistema de gravação de audiências em vídeo que substituiu o antigo PSS (gravações em áudio). Permite que as pautas e as gravações sejam integradas aos sistemas judiciais. Assim, os vídeos gravados podem fazer parte dos autos de forma totalmente digital. Em 2017, o projeto foi ampliado para todas as Varas no Interior.

Religação da Sala-Cofre do TJRS

Com o objetivo de melhorar a estabilidade dos sistemas e da rede corporativa da instituição, concluiu-se em 2017 a readequação dos datacenters do Poder Judiciário. Espera-se que, em ocorrendo uma eventual queda desses datacenters, outro possa assumir automaticamente suas funções, com a funcionalidade ativo-ativo. O trabalho contemplou uma grande revisão da infraestrutura e promoveu melhorias que reduzem o risco de paradas, atendendo aos requisitos de continuidade dos serviços de TIC.

Videoconferência

Instituição de nova sistemática na Justiça gaúcha, com a qual é possível que os magistrados das comarcas onde a tecnologia for implantada ouçam as testemunhas inquiridas que residem fora da sede do Juízo. Em maio de 2017, foi concluída a implantação em 43 comarcas. No fi nal do mesmo ano, foram adquiridos equipamentos para instalação em todas as demais comarcas do RS.



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Diretora Judiciária: Bel.ª Janice Jardim Zacca

A Direção Judiciária (DIJUD) é o órgão que tem por fi nalidade promover, dirigir, coordenar e supervisionar todas as funções de apoio judiciário do Tribunal de Justiça.

Entre os dias 23 e 31 de outubro, auxiliou a Administração desta Corte durante a inspeção no Judiciário Estadual do Rio Grande do Sul, realizada pela Corregedoria Nacional de Justiça, órgão do Conselho Nacional de Justiça.

Auxiliou a Presidência na edição do Ato nº 027/2017-P, que permitiu a entrega de petições e devolução de autos de 1º e 2º Graus de Porto Alegre nos Protocolos Judiciários do Tribunal de Justiça e do Foro Central II.

Colaborou com a 3ª Vice-Presidência na administração do prédio do Tribunal, incluindo o acompanhamento na preparação de gabinetes de magistrados, no que se refere aos trâmites para sua ocupação e desocupação.

Por determinação do Conselho de Gestão, Monitoramento e Correição da Jurisdição de 2º Grau, com o objetivo de garantir a agilidade nos trâmites judiciais, procedeu à realização de diversas inspeções nas Secretarias de Câmaras.

No tocante à lotação de servidores no Tribunal de Justiça, na área jurisdicional, prestou auxilio à Direção de Gestão de Pessoas (DIGEP), dando cumprimento às decisões da Administração desta Corte.

Além disso, atuou em reuniões permanentes com os demais integrantes da equipe de implantação do processo eletrônico. Foram realizados encontros com representantes do Ministério Público, da Defensoria Pública e da Procuradoria-Geral do Estado, entre outros agentes, para defi nições acerca de melhorias do processo.

Com enfoque no Planejamento Estratégico, quanto à celeridade processual, realizaram-se reuniões semanais focadas no redesenho do fl uxo do Processo Eletrônico, de acordo com as necessidades surgidas ao longo da utilização do

sistema.

A Assessoria de Apoio aos Desembargadores, da Direção Judiciária, tem por fi nalidade auxiliar a Diretora Judiciária no gerenciamento das estatísticas jurisdicionais dos Desembargadores e Juízes Convocados do 2º Grau.

No ano de 2017, os seguintes relatórios estatísticos se destacaram:

• Lei Orgânica da Magistratura Nacional (LOMAN) – art. 35 da Lei Complementar nº 35, de 14 de março de 1979;

• Justiça em Números – Anexo I – Conselho Nacional de Justiça;

• Justiça em Números – Anexo II – Módulo de Produtividade Mensal das Serventias e Magistrados do 2º Grau do Conselho Nacional de Justiça (Provimento CNJ nº 49/2015);

• Metas do Poder Judiciário para o ano de 2017, elaboradas pelo Conselho Nacional de Justiça;

• Planilha de Acompanhamento – Relatório de Produção de Magistrados no 2º Grau – Conselho de Monitoramento (Ato nº 52/2014-P);

• Quantidade de processos criminais, envolvendo réus presos;

• Dados eventuais, a pedido da Administração do Tribunal de Justiça, para o monitoramento da Judicância do 2º Grau.

De outra parte, participou de reuniões periódicas com a Direção de Tecnologia da Informação e Comunicação (DITIC) para a criação de um sistema de

Direção Judiciária

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gerenciamento das estatísticas jurisdicionais do 2º Grau, pois, atualmente, esses dados são gerados pela Companhia de Processamento de Dados do Estado do Rio Grande do Sul (PROCERGS).

Colaborou com a Corregedoria-Geral da Justiça para a verifi cação dos dados das Turmas Recursais, que são encaminhados ao Conselho Nacional de Justiça.

A Seção de Apoio ao Plantão Jurisdicional, sob supervisão da 1ª Vice-Presidência, é responsável pela organização do Plantão Jurisdicional Regular e de Verão no âmbito do Tribunal de Justiça. Assim, teve como responsabilidade a elaboração das escalas anuais e semanais, a organização de reuniões para apresentação dos procedimentos aos magistrados plantonistas e suas assessorias e a manutenção de registro próprio de todas as ocorrências do plantão jurisdicional.

No decorrer do ano de 2017, destaca-se a quantidade de medidas ingressadas no Plantão Jurisdicional de 2º Grau.

PeríodoPlantão Jurisdicional de Verão Período de Suspensão do Expediente Forense 2016/2017 (19-12-2016 a 08-01-2017)

Plantão Jurisdicional Regular e de Verão de 2017 (09-01-2017 a 13-12-2017)

MatériaMedidas

analisadas

Medidas que não eram caso de análise em

plantão

Medidas analisadas

Medidas que não eram caso de análise em

plantão

Presidência e Órgão Especial

62 1 0 2

Direito Cível – Privado 98 24 48 66

Direito Cível – Público 60 12 23 17

Direito Criminal 325 19 350 341

Destaca-se, ademais, que em 5 de julho foi aberta a possibilidade de peticionamento eletrônico ao Plantão Jurisdicional de 2º Grau. De qualquer sorte, apresenta-se um comparativo entre o peticionamento eletrônico e físico a partir dessa data.

Plantão Jurisdicional Regular de 2017 (05-07-2017 a 13-12-2017)

Tipo de peticionamento / matéria Total de medidas Peticionamento físico Peticionamento eletrônico

Presidência e Órgão Especial 2 0 0% 2 100%

Direito Cível – Privado 87 29 33% 58 67%

Direito Cível – Público 55 24 44% 31 56%

Direito Criminal 470 262 56% 208 44%

Nesse ponto, registrou-se a fundamental participação da Seção de Apoio ao Plantão Jurisdicional na implantação do Módulo do Plantão Jurisdicional eletrônico de 2º Grau, contando com colaboração da DITIC.

A Assessoria de Apoio aos Órgãos Julgadores tem como atribuição o gerenciamento das rotinas das Secretarias dos Órgãos Julgadores do Tribunal de Justiça, visando à padronização de procedimentos e documentos.

Recebeu a designação de representar a Direção Judiciária junto à Presidência, às Vice-Presidências, à Corregedoria-Geral da Justiça, ao Conselho de Informática (CONINF), à Comissão Mista do 2º Grau, ao Comitê Gestor de Processo Eletrônico (COGEPE) e aos demais conselhos, comissões e comitês.

Quinzenalmente, coordenou as reuniões da Comissão de Secretários dos Órgãos Julgadores do Tribunal de Justiça, Departamento Processual e Departamento de Processamento de Recursos dos Tribunais Superiores.

Relativamente ao processo eletrônico, participou dos trâmites de sua implantação nos Juizados Especiais Cíveis e Fazendários, nas Turmas Recursais e nas Varas da Fazenda Pública, auxiliando nas defi nições do sistema. Por consequência, o TJ recebeu suas primeiras apelações cíveis eletrônicas.

A Seção de Planejamento e Homologação do Processo Eletrônico atua no desenvolvimento dos sistemas envolvidos na tramitação dos processos eletrônicos e físicos, no âmbito do 2º Grau do Poder Judiciário. Participou,

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da mesma forma, da implantação do processo eletrônico em outras unidades do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Sul, visando à uniformidade de procedimentos e à otimização dos sistemas.

Coordenou reuniões com a PROCERGS, DITIC, Órgãos Julgadores e outros setores, visando ao aperfeiçoamento dos Sistemas TJP (PROCERGS) e Themis2G (DITIC). No primeiro semestre, os esforços foram direcionados ao Projeto de Substituição do Sistema TJP pelo Sistema Themis2G, apontando as “regras de negócio” (diretrizes). Já no segundo semestre, tendo em vista o direcionamento para a adoção do e-Proc (sistema informatizado do Tribunal Regional Federal da 4ª Região), em substituição aos atuais sistemas de informática utilizados pelo Poder Judiciário Estadual,

esta Direção esteve atuante em reuniões para discussão acerca dessa possibilidade, inclusive participando de visitas

ao TJ-TO e ao TRF4 para conhecer os meandros da implantação e da utilização do citado sistema.

A Assessoria ao Processo Eletrônico prestou atendimento aos Departamentos, Unidades e Seções atreladas à Direção Judiciária, acerca do funcionamento do fl uxo do processo eletrônico, indicando soluções para as dúvidas apresentadas ou, em caso de problemas no sistema, encaminhando a solicitação para a área técnica.

Atendeu às Secretarias dos órgãos julgadores do Tribunal de Justiça acerca do funcionamento do fl uxo do processo eletrônico, indicando soluções para as dúvidas apresentadas ou, em caso de problemas no sistema, encaminhando para solução pela área técnica.

Durante o período de 01-01-2017 a 07-12-2017, foram registrados os seguintes atendimentos via Sistema CADI-SDM:

• Total de atendimentos fechados pela DIJUD: 2.027.

• Média de atendimento mensal (fechados) pela DIJUD: 184.

• Total de atendimentos com algum tipo de interação pela DIJUD, mas que não foram fechados por ela: 413.

• Média de atendimento mensal com algum tipo de interação pela DIJUD, mas que não foram fechados por ela: 37.

• Total geral de atendimentos (fechados e não fechados) da DIJUD: 2.440 chamados.

Com relação ao suporte às Secretarias de Órgãos Julgadores, ao Departamento Processual e ao Departamento de Recursos aos Tribunais Superiores, verifi cou-se que o sistema adotado a partir do ano passado se consolidou e se tornou mais simples de utilizar e efetivo nas soluções.

O Serviço dos Ofi ciais de Justiça conta com 14 Ofi ciais, que, de janeiro a 12-12-2017, desempenharam suas funções junto a 608 sessões de julgamento em Câmaras Cíveis e 228 em Câmaras Criminais, bem como atuaram em seis sessões da Câmara da Função Delegada dos Tribunais Superiores, 20 sessões do Tribunal Pleno/Órgão Especial, 41 dos Grupos Cíveis, 35 dos Grupos Criminais, três das Turmas Cíveis e uma das Turmas Criminais. Atenderam, também, a oito audiências de instrução e às sessões de julgamento das Turmas Reunidas dos Juizados Especiais do 1º Grau, sendo quatro das Turmas Recursais Cíveis e uma das Turmas Recursais do Juizado Especial da Fazenda Pública.

Esse Serviço cumpriu um total de 1.425 mandados, sendo 1.352 cíveis e 73 criminais. Além disso, atuou diariamente junto ao plantão jurisdicional, para cumprimento de medidas urgentes.

Departamento Processual

Diretora do Departamento Processual: Sr.ª Lilian Doris da Rosa Tomii

Em consonância com o objetivo estratégico de aumentar a celeridade processual, tanto a seção cível quanto a seção criminal do Departamento Processual encerraram o ano sem represamento de processos. Com a intensifi cação do sistema de precedentes da 1ª Vice-Presidência para as questões referentes à divisão interna de competências, também houve avanços na qualifi cação da distribuição processual, com signifi cativa redução do volume de redistribuições.

Em 2017, a quase totalidade dos recursos das Vice-Presidências foi encaminhada por meio eletrônico, pelo Setor de Digitalização, para os Tribunais Superiores – 100% dos destinados ao Supremo Tribunal Federal e 99,98% dos remetidos ao Superior Tribunal de Justiça.

Dentro dos objetivos estratégicos de aumentar a celeridade processual e efi cientizar os meios de informática, a partir da publicação dos Atos nº 023/2016-P e nº 033/2016-P, que tornaram obrigatório o ingresso em meio eletrônico

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de diversas classes processuais, de janeiro a novembro foram distribuídos 70.522 ações originárias e agravos de instrumento eletrônicos – o que fez com que deixassem de ser numeradas e autuadas cerca de 28.208.800 folhas –, além de 900 apelações, cujos feitos já tramitaram integralmente de forma eletrônica também no 1º Grau.

Seguem os dados do ano de 2017 (janeiro a novembro) referentes às principais atividades do Departamento Processual.

Atividades do Departamento Processual TotalMédia

mensal

Petições e incidentes processados 256.851 23.350

Guias de recolhimento expedidas 3.648 332

REsp/Rext e Agravos STJ/STF distribuídos 58.123 5.284

Intimações realizadas em REsp/Rext e Agravos STJ/STF 171.943 15.632

REsp/Rext e agravos STJ/STF remetidos aos Tribunais Superiores 21.356 1.941

Comunicações em recursos dos Tribunais Superiores 32.004 2.909

Processos cíveis distribuídos 194.857 17.714

Processos criminais distribuídos 53.194 4.836

Processos baixados à origem 193.948 17.632

Departamento de Taquigrafi a e Estenotipia

Diretora do Departamento de Taquigrafi a e Estenotipia: Sr.ª Gianne Martins Candiota

No ano de 2017, o Departamento de Taquigrafi a e Estenotipia efetuou o apanhamento, por notas taquigráfi cas e estenotipadas, de pronunciamentos proferidos em 473 sessões do Órgão Especial e dos órgãos fracionários do Tribunal de Justiça e em 35 audiências de instrução da 4ª Câmara Criminal, do Órgão Especial e da Corregedoria-Geral da Justiça, além de depoimentos sigilosos em sindicâncias e em processos administrativos disciplinares, totalizando 591 processos.

Também efetuou o apanhamento, por notas taquigráfi cas, em palestras realizadas pelo Centro de Formação do Judiciário do RS (CJUD) e a degravação de oitivas realizadas pela Comissão Paritária de Prevenção e Enfrentamento ao Assédio Moral (COPEAM).

No mês de novembro, efetuou a degravação da Reunião de Análise da Estratégia e iniciou a revisão do Relatório Anual.

O Departamento também realizou a degravação das audiências de instrução de 3.275 processos que estão em grau de recurso no Tribunal de Justiça.

Outra atividade desenvolvida foi a elaboração das atas de 38 reuniões das Comissões e dos Conselhos do Tribunal de Justiça e da Corregedoria-Geral da Justiça.

O Setor de Sonorização atuou na gravação das sessões de julgamento, de palestras, reuniões e eventos realizados no Tribunal de Justiça, Palácio da Justiça, no Interior do Estado e no CJUD, totalizando 842 atendimentos.

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Departamento de Biblioteca e de Jurisprudência

Diretora do Departamento de Biblioteca e de Jurisprudência: Sr.ª Jaqueline Buttelli

O Departamento de Biblioteca e de Jurisprudência, que tem na informação jurídica, tanto impressa quanto eletrônica, a principal ferramenta para exercer suas funções, mantém continuamente a organização, indexação e atualização do acervo de doutrina (livros e periódicos nacionais e estrangeiros), bem como de legislação e jurisprudência (acórdãos e decisões monocráticas).

Nessa linha, tem suas atividades relacionadas aos objetivos de promover o conhecimento institucional e o aperfeiçoamento contínuo de magistrados e servidores (PEI 2016-2020), realizando pesquisas específi cas solicitadas por magistrados, servidores e departamentos que integram o Poder Judiciário e orientando o público interno e externo no uso de recursos de pesquisa e acesso/consulta ao acervo de doutrina, legislação e jurisprudência.

Em 2017, após tratativas entre o Tribunal de Justiça e a AJURIS, houve a doação do acervo da antiga Biblioteca da Escola Superior da Magistratura ao Departamento, criando-se a Biblioteca CJUD, com a incorporação de todo material ao sistema de gerenciamento de acervo da Biblioteca do Tribunal de Justiça (Sistema Pergamum).

Assim, o Departamento de Biblioteca e de Jurisprudência passou a contar com dois espaços para consultas e estudos, com um total de 100.000 volumes físicos entre livros, periódicos, folhetos e outros documentos nas Bibliotecas TJ e CJUD.

A assinatura de bases virtuais, a busca de novos recursos digitais e a possibilidade de incorporação de documentos na íntegra no sistema da Biblioteca permitem, também, o acesso a material bibliográfi co por magistrados e servidores do Poder Judiciário do Estado.

Na Jurisprudência, cuja atividade principal é a manutenção, organização, indexação e atualização do acervo de acórdãos e decisões monocráticas, para posterior recuperação e divulgação, continua o trabalho de digitalização do acervo em papel do Tribunal de Justiça e do extinto Tribunal de Alçada para compor o seu banco de dados.

Além do Boletim de Ementas, publicação quinzenal de jurisprudência, sob a orientação do Conselho Editorial da Revista de Jurisprudência, houve a criação do Boletim Temático de Ementas, sendo escolhidos os temas da Responsabilidade Civil e Execução Penal para os primeiros números.

Para auxiliar na divulgação das publicações específi cas de jurisprudência, foi disponibilizado o cadastro no Sistema Push para recebimento de aviso de publicação do Boletim Eletrônico de Ementas, Boletim Temático de Ementas e da Revista de Jurisprudência do Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Sul.

O Departamento de Biblioteca e de Jurisprudência também presta os serviços de: divulgação dos sumários dos periódicos e novas aquisições de livros no Informativo Eletrônico e na internet; elaboração de fi chas catalográfi cas das publicações impressas pelo Tribunal; atualização do folheto Súmulas; divulgação seletiva de legislação por e-mail; auxílio à Comissão de Biblioteca, de Jurisprudência e de Apoio à Pesquisa na edição de publicações impressas; elaboração e estruturação da Revista de Jurisprudência do Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Sul, do Boletim Eletrônico de Ementas e do Boletim Temático de Ementas, sob supervisão do Conselho Editorial da Revista de Jurisprudência.



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A Direção de Logística, estrutura criada para aperfeiçoamento da gestão das atividades desempenhadas pelas diversas áreas vinculadas a ela, tem como metodologia de trabalho a Gestão de Projetos. Essa forma de organização visa ao planejamento e gerenciamento de todas as atividades de suporte logístico, propiciando a melhoria contínua dos processos internos e fornecendo subsídios para o atingimento dos objetivos estratégicos institucionais. Coordena as seguintes áreas:

Relacionamos a seguir os principais projetos desta Direção, distribuídos entre os Departamentos.

Projeto de Implementação do Sistema SEI – Processo Administrativo Eletrônico

Com a atualização do Sistema para a versão 3.0.2, em março de 2017, procedeu-se à implementação do Módulo de Peticionamento Eletrônico, ferramenta vital para a inclusão dos processos de pagamento de notas fi scais no SEI. Em maio de 2017, foi disponibilizada pela PROCERGS a integração do FPE – Sistema de Finanças Públicas do Estado do RS – com a numeração do SEI. Foram necessárias atualizações também nos sistemas RVERB, ERP/THEMA e COE. A partir disso, em conjunto com a Direção Financeira, foram mapeados e incluídos os diversos tipos de processos licitatórios, contratos e pagamentos para tramitação no SEI. Como exemplo, está tramitando como piloto o primeiro pregão inteiramente instruído dentro do Sistema (Pregão 110/17 – SEI 8.2017.0182/000025-3), além de um processo de utilização de Ata de Registro de Preço (ARP 45/2017 – SEI 8.2017.0185/000139-8), bem como diversos expedientes de pagamento de notas fi scais de aquisições. Em dezembro de 2017, iniciou-se a utilização do SEI para tramitação de processos de pagamentos de serviços terceirizados.

Direção de Logística

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Em 2017, ocorreram momentos de capacitação com cerca de 1.400 servidores, sendo 1.000 na modalidade EaD, com 500 servidores do 1º Grau. Alguns processos, como o Inventário 2017 (Patrimonial e Retifi cativo), tramitaram exclusivamente na ferramenta. Incluíram-se também processos de tramitação em VECs. Outros processos de tramitação do 1º Grau estão previstos para inclusão no Sistema.

Atualmente, estão cadastradas no SEI 561 unidades. Todas as Direções de Foro já estão incluídas, bem como 29 Varas. Estão cadastrados no SEI cerca de 2.500 magistrados e servidores. A tabela de processos contém 212 tipos cadastrados, tendo sido autuados até o momento mais de 9.600 expedientes.

A partir de iniciativa da CGJ, em outubro de 2017 foi instalado no Palácio da Justiça o Núcleo de Digitalização, objetivando a inclusão dos processos físicos para tramitação no Sistema SEI.

Em novembro de 2017, a Direção de Gestão de Pessoas defi niu a tramitação dos assentamentos funcionais de forma exclusiva no SEI. Assim, cada novo requerimento que envolva esse processo tem sua digitalização feita pelo Núcleo, de forma a permitir consulta aos autos. A contratação de estagiários também está ocorrendo integralmente por meio do SEI.

Departamento de Compras

Planejamento Anual de Compras

Em continuidade ao Plano Anual de Contratações, iniciado em 2016, foi disponibilizada a Ordem de Serviço nº 02/2017-DG, com diretrizes e prazos defi nidos para a elaboração do planejamento consolidado das demandas de aquisições e contratações para o próximo exercício, com datas previstas para início e término dos processos licitatórios.

Durante o ano de 2017, foi realizado o planejamento das contratações de 2018, envolvendo todas as áreas técnicas, mediante o preenchimento de planilha padronizada, em expediente SEI instaurado para essa fi nalidade.

Pela segunda vez, este Poder Judiciário iniciará um exercício com pleno conhecimento de todas as demandas que deverão ocorrer, possibilitando melhorar a organização das áreas envolvidas, com a implantação de indicadores de acompanhamento e controle, e evitando os atropelos, atrasos e frustrações acerca da realização de projetos estratégicos.

Dados sobre as contratações de 2017:

MODALIDADE TOTAL ADJUTICADO TOTAL ESTIMADO ECONOMIA

Concorrência R$ 98.153.844,85 R$ 20.649.860,22 R$ 22.496.015,37

Pregão R$ 95.182.332,39 R$ 221.673.256,80 R$ 126.490.924,41

Tomada de preços R$ 3.356.068,40 R$ 3.897.785,34 R$ 541.716,94

Adesão Ata de Registro de Preços

R$ 1.454.000,00 R$ 1.454.000,00 R$ -

Convite R$ 737.149,22 R$ 951.115,58 R$ 213.966,36

Total R$ 198.883.394,86 R$ 348.626.017,94 R$ 149.742.623,08

Fonte: BI/Thema – Licitações Adjudicadas em 01/12/2017

Cumpre informar que pende de atualização a tabela supra, em virtude de alguns processos licitatórios estarem em fase de fi nalização. Enviaremos na próxima quinzena a planilha fi nal, contemplando o total das licitações adjudicadas para o ano de 2017.

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Departamento de Infraestrutura

Projeto de Reestruturação do Departamento de Infraestrutura

A estruturação do Departamento de Infraestrutura (DINFRA), antigo Departamento de Engenharia, Arquitetura e Manutenção (DEAM), teve início a partir de uma mudança estratégica do Departamento, com foco na especialização das equipes, a fi m de serem ofertados resultados com maior qualidade e em menor tempo.

O DINFRA conta, atualmente, com um corpo técnico formado por Engenheiros Civis, Engenheiros Mecânicos, Engenheiros Eletricistas, Arquitetos, além de Técnicos Judiciários, todos organizados em equipes específi cas para o atendimento de demandas de manutenção, para elaboração de projetos e planos de manutenção, para projetos de leiaute, para projetos de novas construções e para a fi scalização das obras. Além disso, há também uma área administrativa voltada para o planejamento das ações e controle dos resultados do Departamento.

Além da mudança estratégica, houve também mudança de foco de atuação do Departamento. Nos últimos 15 anos, o principal objetivo era a construção de edifícios, o que gerou signifi cativo aumento da área construída. Em 2001, eram 339 mil metros quadrados construídos no Estado. Atualmente, são mais de 660 mil metros quadrados. No entanto, o DINFRA está voltado para a manutenção do parque construído do Judiciário Estadual.

Evolução do Patrimônio Imobiliário

Projeto de Priorização Técnica dos Serviços e Obras de Engenharia

Para otimizar os recursos e a qualidade da infraestrutura oferecida aos jurisdicionados, além do planejamento efi caz de metas, o Tribunal de Justiça desenvolveu o Sistema de Priorização Técnica para Obras e Serviços de Engenharia. A ferramenta, criada pelo Departamento de Infraestrutura (DINFRA), conforme diretrizes contidas nas Resoluções nº 114/2010 do CNJ e nº 02/2013 do Órgão Especial do TJRS, permite defi nir indicadores de prioridade de acordo com a avaliação das características e condições das edifi cações, de modo a resultar numa escala numérica (nota geral), que viabiliza a comparação de construções heterogêneas com critérios objetivos, conduzindo tecnicamente à priorização do atendimento para as edifi cações mais necessitadas.

A avaliação, efetuada por meio de vistorias nas edifi cações, levou em conta as mais variadas situações dos prédios, pontuando as condições gerais da edifi cação, estado de conservação, habitabilidade, mobiliário, funcionalidade, acessibilidade etc. Na prática, a metodologia possibilita que o TJRS ordene, de forma objetiva e técnica, as obras (reformas, manutenções e construções) com prioridade de atendimento.

Aprovada pelo Conselho de Administração, Planejamento e Gestão – CONAD em julho de 2017, a programação prevê o atendimento de cerca de 40 edifi cações por ano, perfazendo um giro de manutenção em todas as edifi cações a cada quatro anos. Visando à transparência, a planilha de priorização e os critérios de avaliação das edifi cações se encontram na Intranet (link: https://www.tjrs.jus.br/novo/institucional/estrutura-do-judiciario/tribunal-de-justica/setores/departamento-de-infraestrutura-dinfra/sistema-de-priorizacao-tecnica-de-obras-e-servicos-de-engenharia/).

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Plano Anual de Manutenções Prediais Programadas

A partir da priorização técnica dos serviços e obras de Engenharia, o DINFRA pretende atender a cerca de 40 edifi cações por ano, perfazendo um giro de manutenção predial em todas as edifi cações a cada quatro anos.

Paralelamente, estão sendo desenvolvidos programas de manutenção específi cos, atrelados a determinados assuntos, como pintura externa das edifi cações, reforma das instalações elétricas e reforma de pisos.

Ademais, estão sendo ampliadas as contratações de empresas terceirizadas para execução de serviços de manutenção predial nas suas diversas áreas de atuação específi cas (a exemplo das instalações de elétrica e lógica, hidráulica, comunicação visual e serviços da construção civil), procurando expandir os limites do DINFRA e, sobretudo, diminuir o tempo de atendimento às solicitações e melhorar continuamente as condições do parque construído do Poder Judiciário Estadual.

Melhorias no Atendimento às Solicitações de Manutenção

Com a utilização do SDM, a nova ferramenta de controle das solicitações de manutenção, o DINFRA pôde aprimorar e agilizar o atendimento aos usuários. O SDM permitiu que o controle das solicitações de demandas de manutenção predial cadastradas pelos servidores via Intranet fosse realizado de forma mais efi ciente, além de ter possibilitado o monitoramento da execução dos serviços pelos usuários.

Departamento de Suporte Operacional

O Departamento de Suporte Operacional foi originado a partir da Reestruturação Administrativa. É o órgão central de coordenação, gestão e controle das atividades relativas às áreas de Transportes, Segurança, Atendimento Telefônico, Zeladorias e Copas, Correspondências e Malotes, Diário da Justiça Eletrônico, Impressão e Mídia Digital e Protocolo SEI.

Em 2017, como medida prioritária, foi realizado o diagnóstico organizacional nos setores afetos. Seu objetivo precípuo foi identifi car as práticas vigentes e oportunizar melhorias de gestão, fornecendo ao Departamento as condições necessárias para o desenvolvimento de ações precisas e pontuais de aprimoramento de seu desempenho, com vistas a atingir níveis satisfatórios de efi ciência, efi cácia e efetividade.

Identifi cados os pontos focais, foram delineados empreendimentos colaborativos na forma de projetos de negócios setoriais, vislumbrando-se o alcance dos objetivos táticos alinhados às diretrizes institucionais, defi nidas no Mapa Estratégico do Poder Judiciário, conforme segue:

Projeto de Implementação do Novo Modal do Serviço de Transportes

Tendo em vista que o Poder Judiciário do RS adotou medidas de contenção de despesas e considerando que um dos objetivos estratégicos defi nidos para o interregno de 2016-2020 foi o aperfeiçoamento das atividades-meio, o DSO evocou a si o desafi o de construir um entendimento sistêmico, abarcando todas as nuances que permeiam o atual modal de transporte. A partir de um conjunto de dados imparciais e consistentes, objetivou-se a proposição de soluções inovadoras e integrais, de forma a subsidiar a Administração de mecanismos para a composição de soluções concernentes ao melhor aproveitamento dos recursos públicos, permitindo a imprescindível qualifi cação da despesa e o direcionamento de esforços efetivos para o escopo que melhor atenda ao interesse público no acolhimento às necessidades da sociedade.

Nesse diapasão, foi aberto expediente SEI nº 8.2017.0200/000126-6, objetivando o diagnóstico e a análise do modal utilizado pela Equipe de Transporte para atendimento às demandas do Poder Judiciário do Rio Grande do Sul, com proposição de remodelagem da gestão adotada.

Desse processo de diagnose, identifi camos que, além de excessivamente dispendioso, tendo em vista seu altíssimo custo operacional, o modal atual tem sua capacidade de atendimento esgotada. Ademais, muitas foram as fragilidades de gestão encontradas, uma vez que os controles gerenciais são manuais e isolados. Analisando-se a frota, percebeu-se ociosidade de veículos, alto custo de manutenção e vultosa imobilização de recursos, com valores próximos a 8,5 milhões de reais, cuja perda contábil aproxima-se de 30% do montante investido, num período de apenas cinco

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anos. No que tange à gestão de pessoas, identifi cou-se um volume excessivo de horas extras e diárias, riscos de acidentes pelo volume de atendimento, esgotamento dos servidores, além de grande quantidade de aposentadorias vindouras. Por fi m, detectou-se a possibilidade de liberação de espaços nobres, atualmente subocupados.

A partir disso, para saneamento das disfunções organizacionais levantadas, construímos o Projeto de Remodelagem do Modal de Transportes, tendo sido submetido à apreciação do Conselho de Administração, Planejamento e Gestão no dia 20 de novembro. O CONAD aprovou a proposta, por unanimidade.

Como vantagens do novo modelo operacional a ser adotado, destacamos a possibilidade de ampliação da capacidade e qualifi cação do atendimento prestado; signifi cativa redução dos custos operacionais; gestão e controle em tempo real, por meio de indicadores de performance; liberação de áreas para outras atividades do Judiciário, conforme conveniência da Administração, e, principalmente, mudança do ponto focal da unidade administrativa, que deixa de ser simples aquisição e controle de veículos, cuja necessidade de investimento é considerável, e passa a ser especifi cação do serviço e gestão da qualidade. Essa mudança de foco também traz benefícios de sustentabilidade.

Como fases de implementação do projeto, destacamos o seguinte conjunto de ações:

Contratação de Aplicativo para Segmento Administrativo

1. Dinamização do atendimento administrativo, por meio de contratação de aplicativo via pregão, cuja fase interna está em andamento no expediente SEI nº 8.2017.7209/000032-0.

2. Leilão de frota excedente.

3. Implementação de sistema gerencial integrado.

4. Deslocamento da estrutura de gestão para o DSO, com a disponibilização de espaço físico da garagem.

5. Remodelagem de atendimento do segmento estruturante, de serviços fi xos e jurisdicionais, nas fases 2, 3 e 4 do projeto.

Fases do Projeto

Projeto de Implementação do Call Center do Poder Judiciário

Com vista a atender os objetivos estratégicos, defi nidos pela Alta Administração no workshop Cenário da Crise Estadual e Planejamento Estratégico TJRS 2016-2017, ocorrido em 28 de outubro de 2016, no sentido da implantação

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do call center do Poder Judiciário do RS, em julho de 2017 foi efetivada a unifi cação das telefonistas do Palácio da Justiça, do Tribunal de Justiça, do Foro Central (prédios I e II) e dos Foros Regionais, passando a realizar o atendimento em núcleos especializados, no 10º andar do Foro Central I, sala 1.021.

Manifestas foram as vantagens do novo sistema de prestação do serviço. Pode-se citar a uniformização no atendimento e a padronização do horário; a disponibilização de ambiente específi co para a atividade das telefonistas; a agilidade e o primoroso acompanhamento da execução do contrato; a defi nição de potenciais canais de atendimento, já mirando o futuro call center, e, especialmente, a qualifi cação da prestação do serviço, melhorando, assim, o atendimento ao cidadão. Outro benefício foi a possibilidade de informação, por meio do serviço de atendimento telefônico, sobre programação de feriados e ocorrência de fatos naturais que venham a modifi car a rotina dos serviços.

Após a conclusão da primeira etapa, deu-se início à segunda fase do projeto, para uma conquista ainda maior: a futura implantação do moderno call center do Poder Judiciário do RS. Em 6 de novembro, ocorreu a migração dos atendimentos telefônicos das Comarcas de Taquara e Capão da Canoa, somando-se àquelas já integrantes da Seção de Atendimento Telefônico do Tribunal de Justiça. A adesão confi gurou uma atitude inovadora por parte das Comarcas incluídas, já que foram as pioneiras nessa modernização.

A implantação do call center do Judiciário gaúcho objetiva atrair ganhos signifi cativos à imagem institucional, por meio de um atendimento rápido e completo, de maneira moderna e efi ciente, com incremento de canais de atendimento especializados. Isso, por consequência, reforça a constante preocupação com a qualidade dos serviços prestados, visando à satisfação da sociedade, o que possibilita acolher as necessidades de atendimento dos públicos externo e interno.

A implementação do Projeto do Call Center do Poder Judiciário do RS tramita, regularmente, no expediente SEI nº 8.2017.0201/000007-6.

Projeto de Modernização do Diário da Justiça Eletrônico

Em 12 de junho, foi instaurado expediente eletrônico nº 8.2017.0200/000103-7, para elaboração de estudo de modernização do Diário da Justiça Eletrônico do Poder Judiciário do RS.

Identifi cados os fl uxos e processos necessários à publicação das matérias (recepção da matéria, editoração eletrônica, programação de republicações e disponibilização), foi constatada a ocorrência de várias interações manuais, por vezes artesanais, no processo de confecção do DJE. Isso eleva a possibilidade de supressão ou inclusão de textos não previstos na publicação. Nesse sentido, detectou-se que tais eventos ou condições incertas enquadrar-se-iam como potenciais riscos de projeto, podendo inclusive gerar, em última análise, eventual nulidade em processos judiciais.

Pormenorizando a análise, observou-se que boa parte das interações manuais se referia à edição estética e ao embelezamento da publicação. Para a realização de tal tarefa, eram necessários doze servidores, cinco estagiários e uma chefi a direta, acarretando elevado custo operacional.

Além dos riscos decorrentes do modelo de manufatura e do elevado custo operacional, identifi cou-se alto grau de vulnerabilidade tecnológica, uma vez que, para a diagramação dos cadernos publicados, ainda se utilizava o software Pagemaker 6.5. Esse programa requer o Windows XP, cujo suporte já foi descontinuado, não sendo recomendado pela Microsoft, devido à possibilidade de invasão ao sistema operacional por hackers.

Após análise minuciosa das informações levantadas, foi desenvolvida uma proposição para automatização integral das publicações do DJE. Tal proposta, juntamente com o cronograma de desenvolvimento e implantação do projeto,

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foi submetida e aprovada pela Alta Administração. O projeto de modernização do DJE tem sua linha mestra na publicação de matérias administrativas e de editais do 1° e 2° Graus pelo Sistema Eletrônico de Publicações – SEI, sendo as demais publicações capturadas automaticamente dos Sistemas Themis 1G e 2G, através de ferramenta desenvolvida pela Direção de Tecnologia da Informação e Comunicação (DITIC).

Tal proposição está alinhada com os formatos de publicação de outros tribunais, como o Tribunal de Justiça de São Paulo e o Tribunal Regional Federal da 4ª Região, considerando o volume de processos e a ampla utilização do Sistema Eletrônico de Informações.

No dia 6 de novembro, foi disponibilizada a primeira edição dos cadernos Capital 2º Grau, Capital 1º Grau e Interior, gerados a partir da ferramenta GeradorDJE, desenvolvida pelo DITIC.

A segunda fase da implantação prevê a automatização dos cadernos Administrativo e Judicial e de Editais do 1º e 2º Graus, que passarão a ser disponibilizados pelo Sistema Eletrônico de Informações – SEI. A previsão é de que em janeiro de 2018 a implantação do projeto de modernização das publicações do DJE esteja totalmente concluída.

Departamento de Material e Patrimônio

Gestão Patrimonial

Um planejamento de ações relativas ao Inventário possibilitou a diminuição da relação de bens ignorados. Entre 2016 e 2017, alcançou-se a redução de cerca de 20% no índice, representando, entretanto, 40% em valores, relativos a bens encontrados, baixados ou depreciados. Tal fato relaciona-se ao trabalho qualitativo do projeto.

Com base no manual do Tesouro Nacional, foi implementada a tabela de depreciação de bens, o que possibilitou um real dimensionamento dos valores dos ativos de itens permanentes do Poder Judiciário.

Foi desenvolvido aplicativo de leitura das placas de tombamento para realização do Inventário Patrimonial, disponibilizado aos servidores via plataforma Google Play, a fi m de que, mediante a utilização de aparelho smartphone, a coleta ocorra de modo célere e fi dedigno.

Também foi desenvolvida ferramenta para atualização on-line das guias de entrega de material permanente e de consumo, via navegador, a qual permite o registro imediato das movimentações, ainda em fase de implementação.

Pretende-se, tão logo possibilitado pelo CJUD, a realização de curso de controle patrimonial, na modalidade a distância (EaD), com veiculação para todo o Estado, visando conscientizar quanto à guarda patrimonial, entre outras medidas.

Descentralização dos Almoxarifados

Após a implantação dos Almoxarifados Descentralizados nos prédios do Tribunal de Justiça e do Palácio da Justiça em 2016, o que possibilitou uma redução na ordem de 50% dos percursos realizados entre aqueles prédios e o Departamento de Material e Patrimônio, em novembro de 2017 a medida foi estendida aos prédios I e II do Foro Central. Tal medida visa reduzir de quatorze para quatro deslocamentos entre os prédios, refl etindo diretamente na redução do consumo de combustível e de gastos com manutenção de veículos, além da possibilidade de remanejo de mão de obra utilizada para outras demandas relativas às atividades do Departamento, bem como o atendimento personalizado e rápido aos solicitantes em cada prédio.

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Departamento de Arquivos

Projeto Avaliação e Classifi cação de Autos – Classifi cação na Origem

Este projeto, executado em conjunto com a Corregedoria-Geral da Justiça (CGJ) e com a Direção de Tecnologia da Informação e Comunicação (DITIC), tem como foco a efetiva gestão do acervo arquivístico do Tribunal, de forma a liberar para descarte, observada a tabela de temporalidade, processos cujo prazo já tenha restado ultrapassado. Trata-se de uma mudança de paradigma, uma solução defi nitiva de eliminação, a médio prazo, de mais de 9 milhões de processos (fonte: Themis 1G).

A partir de agosto, o SAJA trabalhou na implantação do piloto do Projeto de Classifi cação na Origem na Comarca de Esteio, juntamente com a CGJ e o DITIC. Em novembro, foi ampliado para 21 comarcas. O projeto consiste, em linhas gerais, na separação dos processos pela sua temporalidade na própria comarca, em um modelo de trabalho similar ao do Reforço Cartorário. Os processos cujo prazo de guarda – determinado pela tabela de temporalidade – já tiver vencido, caso possam ser eliminados, o serão na própria comarca, sem o gasto logístico e a demora de serem remetidos à Capital.

Permanecerão nos arquivos das comarcas apenas os processos que estiverem em prazo de guarda, de acordo com sua temporalidade, e os processos de guarda permanente.

Resultados – método atual

• Processos classifi cados/avaliados em 2017: 626.891 processos.

• Processos com eliminação em 2017: 498.603 processos.

• Processos destinados à guarda permanente em 2017: 128.288 processos.

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Cronograma Implementação Classifi cação na Origem

Recolhimento de documentos

• 26.000 caixas da Comarca de Porto Alegre.

• 44.000 caixas das comarcas do Interior.

• 900 caixas de processos originários do 2º Grau, aproximadamente.

• 2.100 caixas de documentos administrativos.

Desarquivamento de autos

• 559 processos administrativos.

• 82.650 processos desarquivados.

• 375 desarquivamentos por dia, em média.

Em 2017, houve o início da utilização do SISCOR, sistema de remessa de documentos, para processos desarquivados de seis comarcas do Interior e do 2º Grau. Houve também a adoção de nova sistemática de entrega de processos no Foro Central II, em parceria com o Protocolo e a Direção do Foro Central.

Prédios

O ano de 2017 foi marcado pela mudança do efetivo para o prédio da Av. Assis Brasil, nº 5.981, inicialmente motivada pela realização de reforma do prédio sede (Av. Farrapos nº 3.999), que foi cancelada.

Em setembro, trabalhou-se na desocupação de parte do acervo (32 mil caixas) do prédio da Av. Pernambuco, nº 230, para alojar o retorno do depósito judicial, antes localizado na Av. João Elustondo Filho. Tal medida resultou em economia anual de cerca de 250 mil reais.

Atualmente, pela total falta de espaço físico e pela enorme demanda de recolhimento de caixas, vem-se trabalhando na adequação do prédio da Av. Farrapos, nº 3.999, antiga sede administrativa, para que receba acervo. Para janeiro de 2018, está prevista a alocação de parte da equipe administrativa para o 3º andar do prédio do Foro do 4º Distrito da Comarca de Porto Alegre.

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NAP – Núcleo de Arquivo Histórico

Em 2017, além das atividades normalmente desenvolvidas – análise de processos passíveis de eliminação, pesquisas, reparos em processos solicitados, realocação de caixas, pesquisa em critérios Cominter, cadastro de inventários e trabalhistas, endereçamentos, descrições de processo na plataforma Atom, digitalizações, entre outros –, foi realizado o atendimento a pesquisadores, que buscavam documentos para dar suporte a suas pesquisas. Ao todo, foram realizados 101 atendimentos a pesquisadores de instituições como PUC, Unisinos, UFRGS, UniRitter, USP, FMP, Universidade de Miami (EUA), Cúria Metropolitana, Fundação SOAD, INCRA e TJM.

O Núcleo também participou de seis exposições promovidas pela Justiça Federal e de exposição de autos em diversos locais, como museus, Justiça do Trabalho, TRF4 e Memorial do Judiciário.

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