Relatório de Auditoria Interna 01/2013

FACULDADE DE DIREITO DO SUL DE MINAS

SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE

ISO 9001:2008 RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA 01º DE 2013

23/08/2013

RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA 01/2013 2

Razão Social: Faculdade de Direito do Sul de Minas

Endereço: Av. Dr. João Beraldo, 1075, Centro,

Cep. 37550-000 Município/Estado: Pouso Alegre/MG

Telefone: (35) 3449-8115 E-mail: [email protected]

Representante da Direção: Carlos Alberto Conti Pereira

Critério de auditoria – Norma de referência: NBR ISO 9001:2008

Objetivos da Auditoria: - Verificar conformidade aos requisitos da NBR ISO 9001:2008 e ao sistema de gestão documentado da organização; - Avaliar a eficácia do Sistema de Gestão em atender continuamente aos objetivos especificados; - Identificar áreas para melhorias potenciais.

Escopo (extensão e limites da auditoria): Graduate and Post Graduate Education Programs in the

Law Area. Programas de Graduação em Direito e Pós Graduação na Área de Direito.

Data(s) da auditoria: 12 a 16 e 19 a 22 de agosto de 2013

Equipe Auditora

Lucinéia Martins Barros – Lead Auditor

Andréia Maria de Rezende Silva - Auditor

Número total de colaboradores: 132

Sim Não

O time auditor recomenda alguma mudança na duração da próxima auditoria?

X

Se mudança na duração foi recomendada, defina a duração para a próxima auditoria

mailto:[email protected]


Sumário da Auditoria :

A reunião de abertura com o(s) representante(s) da Direção da organização foi realizada em:

Data: 12/08/2012 Hora: 08:00 h

A reunião de fechamento com o(s) representante(s) da Direção da organização foi realizada

em:

Data: 22/08/2012 Hora: 13:00 h

Sim Não

Análise Crítica do Sistema da Qualidade:

A organização realizou um ciclo completo de análises críticas abrangendo todos os “sites” e áreas que fazem parte do Sistema de Gestão da Qualidade. As análises críticas atendem a todos os requisitos da Norma ISO 9001:2008.

X

Auditorias Internas da Qualidade

Auditorias Internas da Qualidade foram efetivamente implementadas e encontram-se em conformidade com os requisitos da Norma ISO 9001:2008.

X

A organização organizou um ciclo completo de auditorias internas da qualidade, abrangendo todas as áreas do Sistema de Gestão da Qualidade de todos os sites.

X

A avaliação do processo de auditorias internas da qualidade demonstrou de maneira confiável o nível de conformidade e efetividade do Sistema de Gestão da Qualidade .

X

Ações Corretivas e Preventivas

Ações corretivas e preventivas foram efetivamente implementadas e encontram-se em conformidade com os requisitos da Norma ISO 9001:2008.

X

Exclusões Sim Não

A organização excluiu algum requisito da Norma ISO 9001:2008 de seu Sistema de

Gestão da Qualidade?

X

Requisito Excluído Justificativa para a Exclusão

7.5.2 Validação dos Processos de Produção e Fornecimento de Serviço

Não aplicável aos serviços educacionais, que podem ser acompanhados, monitorados, avaliados e modificados durante sua realização, de tal forma que os objetivos planejados possam ser atingidos.


Processos Terceirizados Sim Não

A organização identificou e implementou controles adequados sobre os processos terceirizados?

Relacione os processos terceirizados: Não Aplicável.

Interação entre os Processos Sim Não

A organização incluiu uma descrição da interação entre os processos do Sistema de Gestão no Manual da Qualidade? Os processos e suas interações estão descritos na página 08/13, do manual da qualidade

X

Requisitos Regulamentares e Estatutários Sim Não N/A

A organização identificou Requisitos Regulamentares e Estatutários aplicáveis ao produto?

Lei de Diretrizes e Bases da educação (LDB).

Portarias do MEC

X

Conclusões do time auditor a respeito da efetividade do Sistema de Gestão da Qualidade:

Avaliando a documentação verifica-se que o sistema de gestão está adequadamente descrito no manual e nos demais procedimentos;

As carências encontradas foram sopesadas como sem impacto significativo na integridade do sistema de gestão, no atendimento aos requisitos legais, contratuais e das partes interessadas aplicáveis, não havendo quebra de sistema;

Assim sendo, o sistema de gestão da qualidade continua com a capacidade para atender os objetivos estabelecidos, bem como os requisitos aplicáveis e da norma de referência. O atendimento ao cliente mostrou-se implementado e mantido.

Comentários Gerais: Os planos de ação corretiva devem ser implantados para as não-conformidades identificadas na presente auditoria interna. As oportunidades de melhoria verificadas pela equipe auditora devem ser analisadas criticamente quanto à sua pertinência para abertura de planos de ação. Vale à pena destacar os esforços da administração da FDSM na contínua melhoria da qualidade de vida estudantil e satisfação dos seus clientes. A instituição promoveu uma reforma em seu prédio sede e as salas de aula, agora, contam com ar condicionado, e suas instalações elétricas, piso e sistema de som foram revigorados e melhorados. Um sistema de câmeras de monitoramento foi instalado para segurança dos estudantes e do patrimônio institucional.


Processos / Áreas Auditadas:

Processo (QMS): Sistema de Gestão da Qualidade

Métricas de Desempenho: Não aplicável

Entradas: Ata da reunião de análise crítica pela direção, relatório de auditoria interna, tratamento das não conformidades, situações das ações corretivas e preventivas, reclamações dos clientes

Saídas: Ações de melhorias, necessidades de investimentos, retorno aos clientes referentes às reclamações.

Documentos / Registros:

Manual da Qualidade – MQ 001

Atas das reuniões de análises críticas

Controle de Documentos – IT 001 PQ 05;

Controle de Registros – IT 002 PQ 05;

Auditoria Interna - IT 003 PQ 05

Controle de Produto Não Conforme - IT 004 PQ 05

Controle de Ações Corretivas e Preventivas - IT 005 PQ 05

Ouvidoria - IT 006 PQ 05;

Avaliação da FDSM – IT 007 PQ 05;

Notas de Auditoria:

A) SGQ – entrevistada Lucinéia Martins Barros – auditora Andréia Maria de Rezende Silva

Controle de Documentos (IT 001)

Evidência do registro da qualidade (manual da qualidade)

Controle de Ações Corretivas e Preventivas (IT 005)

Como é verificado a implementação e monitoramento (4.3);

Evidência do registro da qualidade.

Ouvidoria (IT 006)

Evidenciado demanda 128/2013 elogio apresentado ao professor José Luiz Ragazzi e o procedimento realizado.

Processo (QMS): Comercial

Métricas de Desempenho: não há (excluído conforme determinação da reunião de análise crítica)

Entradas: Gerar novos contratos de prestação de serviços educacionais para a organização, incluindo o curso de graduação e os de pós-graduação na modalidade especialização

Saídas: Contrato de prestação de serviços educacionais

Documentos / Registros: IT 001 PQ 01 – Assessoria de Comunicação IT 002 PQ 01 – Criação Publicitária IT 003 PQ 01 – Vendas e Relações Públicas IT 004 PQ 01 – Redes Sociais e Apoio


Notas de Auditoria:

A) ASCOM – entrevistada Cristiane Aparecida Morais

IT do setor ASCOM (IT001)

Visto Solicitação de Campanha do Curso de Extensão “Temas Polêmicos de Direito e Direito Processual do Trabalho no dia 12/06/2013 pela Srta. Natália;

Apresentado Solicitação de Campanha Mestrado 2014/2016 em 08/07/2013 pela Srta. Natália

Evidenciado Solicitação de Trabalho Curso de Extensão Direito do Trabalho: Teoria e Prática

Verificado Solicitação de Trabalho 64/2013 – 3º Seminário de Iniciação Científica da FDSM em 26/06/2013

Avaliado cópia programa de televisão Direito em Foco (TV Câmara Pouso Alegre) – tema Direito do Consumidor em 16/03/2012 com Prof. Adilson. Entrevistada conta que o contrato foi cancelado no 2º semestre de 2013.

Visto Web TV FDSM Melhores da FDSM 2013;

Evidenciado Release “Mestre formado pela FDSM publica artigo na Revista da Faculdade de Direito da Universidade de Coimbra” em 15 de agosto de 2013;

Avaliado relatório anual de atividades acadêmicas e eventos ocorridos no ano de 2012 enviado para o setor de Contabilidade em 07/02/2013 por e-mail.

B) Criação – entrevistado Rodrigo Vilela Webhy

IT da Criação (IT002)

Apresentado recebimento de Solicitação de Campanha (SC 06/2013) Curso de Extensão do Direito do Trabalho: Teoria e Prática. A arte inicial tinha outro nome “Temas Polêmicos do Direito e Direito Processual do Trabalho” e foi recebido da ASCOM em 27/06/2013. Devolveu a arte para aprovação em 29/06/2013. Ocorreram outras mudanças e arte foi enviada em 02/07/2013. Em 23/07/2013 mandou a arte final para o fornecedor produzir flyers;

Visto Solicitação de Campanha (SC 08/2013) Curso Mestrado 2014/2016 recebido em 10/07/2013. Em 22/07/2013 mandou arte para aprovação e em 30/07/2013 envio de arte para produção de mala direta para a gráfica com as devidas especificações técnicas.

C) Vendas e Relações Públicas – entrevistadas Alessandra Pereira e Patrícia

Pereira Ribeiro

IT Vendas e Relações Públicas (IT003)

Apresentado Registro fotográfico palestra na Escola Municipal Antônio Mariosa – CAIC Árvore Grande no dia 13/08/2013 – encaminhado por e-mail à ASCOM no dia 15/08/2013 e no dia 16/08/2013 para o contato da escola (Sra Romilda);

Visto e-mail enviado para ASCOM com a planilha dos alunos que participaram da palestra na escola acima no dia 16/08/2013. A ASCOM confirmou o envio de SMS de agradecimento aos alunos em 16/08/2013, Joyce;

Evidenciado pesquisa e relatório sobre cidades e escolas que serão aplicadas as provas do ENEM e envio por e-mail em 26/10/2012 à ASCOM e Coordenador de Apoio;

Evidenciado relatório de divulgação do vestibular 2013– enviado, por e-mail, em 30/04/2013, e relatório final das palestras realizadas durante o ano- enviado, por e-mail em 07/03/2013 para ASCOM e Coordenador de Apoio;

Verificado e-mail recebido da Srta. Natália sobre o Curso de Extensão Direito do Trabalho: Teoria e Prática em 19/07/2013 e publicado no pacote UOL Host

Visto e-mail enviado à Tesouraria e Extensão com desconto para aluna Thaís Rodrigues Mendonça – ex aluna da disciplina isolada – no Curso de Extensão Direito do Trabalho: Teoria e Prática;

Apresentado relatório de correspondências por e-mail à ASCOM e Coordenador de Apoio do Curso de Extensão Direito e Processo do Trabalho II Módulo em 11/07/2012 e Curso de Extensão Judicialização da Política em 01/07/2012;

Visto envio de e-mail marketing para todo mailing do setor comercial para divulgação do Mestrado 2014/2016

Visto publicação no UOL Host de informações sobre o processo seletivo de transferência em 01,


08 e 15/07/2013;

Evidenciado relatório dos alunos que não efetuaram matrícula no mês de julho de 2013 que foi enviado por e-mail à Secretaria em 15/08/2013- 37 alunos com posicionamento e legenda;

Visto e-mail com o relatório de alunos que possuem faltas - enviado no dia 13/06/2013 ao departamento jurídico de cobrança.

D) Redes Sociais e Apoio – entrevistada Joyce Coelho

IT Redes Sociais e Apoio (IT004)

Evidenciado relatório estatístico mensal enviado à ASCOM em 20/08/2013 sobre as ações realizadas no mês de julho de 2013;

Apresentado formulário de aviso assinado pelo professor Hamilton em 05/08/2013 sobre pesquisa de interesse Curso à Distância FDSM;

Verificado e-mail recebido do setor de criação em 12/08/2013 com a arte do 3º Seminário de Iniciação Científica para publicação nas redes sociais;

Apresentado clipping do anúncio do 15º Congresso Jurídico da FDSM em 18/03/2013 no Jornal Tribuna

Visto registro fotográfico do 15º Congresso Jurídico da FDSM.

Processo (QMS): Suporte

(1) - Indicador: porcentagem do número de obras da bibliografia básica mínima exigida pelo MEC (curso semestral) Periodicidade: semestral

Método de cálculo: Utilizando-se do AN 01 IT 007 PQ 05, tomar no mínimo três obras da bibliografia básica de cada matéria de cada ano do curso de graduação. O número de obras ideal é de 1 exemplar para cada 8 alunos. A diferença entre o real e o ideal, em porcentagem, considerando-se a média aritmética de todas as matérias de todos os anos, é o indicador. Meta: aumento de 5% em relação ao semestre anterior. Em andamento. (2) Indicador: pesquisa de satisfação do usuário da Biblioteca Periodicidade: anual Método de cálculo: pesquisa disponível no portal da FDSM, www.fdsm.edu.br, para os alunos do curso de graduação. Meta: a soma das respostas Muito satisfatório (5) e Satisfatório (4) deve ser de no mínimo 70% do total de respostas. Em andamento – avaliação somente após a avaliação institucional com o corpo docente (3) Indicador: porcentagem de inadimplência dos alunos da graduação Periodicidade: semestral-anual Método de cálculo: número de lançamentos em aberto em relação ao número total de lançamentos financeiros (lançamentos pagos + lançamentos em abertos + lançamentos acordados).

Curso anual: Mensalidades de janeiro a dezembro com apuração em fevereiro do ano seguinte.

Curso semestral: Mensalidades de janeiro a junho com apuração em agosto.

Mensalidades de julho a dezembro com apuração em fevereiro do ano seguinte.

Meta: redução de 5% em relação ao período anterior.

Curso anual: referente 01/01/2012 a 31/12/2012 = 7,48%

http://www.fdsm.edu.br/


Curso semestral, sendo 01/07/2012 a 31/12/2012 = 3,94% -5% = 3,74% Curso semestral, sendo 01/01/2013 a 31/07/2013: 3,06% Reduziu em mais de 5%

Entradas: Suprir as necessidades materiais, tecnológicas e de recursos humanos dos demais processos da organização

Saídas: O cumprimento das necessidades materiais, tecnológicas e de recursos humanos


Tesouraria – IT 001 PQ 02;

Contabilidade – IT 002 PQ 02;

Apoio Logístico – IT 003 PQ 02;

Tecnologia da Informação – IT 004 PQ 02;

Recursos Humanos – IT 005 PQ 02;

Biblioteca – IT 007 PQ 02;

Suprimentos e Patrimônio– IT 008 PQ 02;

Financeiro – IT 010 PQ 02;

Analista de Processos – IT 011 PQ 02;

Departamento Jurídico de Cobrança – IT 012 PQ 02.

Notas de Auditoria:

A) Tesouraria – entrevistadas Alessandra Cristina da Costa e Marinete Gomes de Paiva Silva

IT Tesouraria (IT001)

Evidenciado lista de presença com assinatura dos alunos com receberam boletos das mensalidades em junho de 2013: entregue para Mucio Sales Murta (15143 – 4º B) em 13/06/2013; Esmeralda Scalioni Mattioli (15627 – 1º A) não assinou na lista, assim como Vanessa Aparecida Ferreira Santos (14309 – 8º D)

Visto acerto dos valores arrecadados em 15/08/2013 pelo Laboratório de Informática no valor de R$57,60 e Biblioteca, R$39,00;

Apresentado lista de agosto de 2013 de recebimentos antecipados e baixas em 14/08/2013, às 14h41;

Verificado relatório de percentual de inadimplência por turma de 01/01 a 30/05/2013 emitido em 10/06/2013 às 11:51;

Visto relatório de cheques devolvidos (em aberto) por período de 01/01 até 10/08/2013 emitido em 13/08/2013, às 14:28;

Evidenciado requerimento de desconto de Vanessa Barros Santiago (14603) solicitando bolsa família por irmã acadêmica Jéssica (14583). Pedido deferido em 15/08/2013 e visto lançamento no sistema;

Evidenciado e-mail enviado para ASCOM em 01/07/2013 solicitando aviso no site sobre o prazo para aditamento do FIES. ASCOM confirmou a publicação em 01/07/2013;

Apresentado pagamento da nota fiscal PA Factoring (Transportadora Uniminas) em 02/08/2013 no valor de R$153,40 no sistema;

Visto documentos do FIES de Adriana Maria – contrato em 24/07/2013; Termo de Responsabilidade de Informação Ficha de Inscrição em 12/07/2013.

B) Contabilidade – entrevistado Daniel dos Santos Silveira

IT Contabilidade (IT002)

Apresentado relatório enviado pela Secretaria com a lista de alunos regulares e irregulares e com dependência emitido em 09/08/2013 às 16:01;

Evidenciado relatório gasto por centro de custo e saldo por período emitido pelo Apoio Logístico em 03/06/2013 que foi recebido em 07/06/2013;

Visto entrada de valores arrecadados pela tesouraria no sistema em 15/08/2013;

Verificado lançamento de cheque devolvido de Vanessa Aparecida Ferreira Santos em 28/06/2013 (1ª devolução – sustado);

Evidenciado nota fiscal emitida em 26/06/2013 do livro Justiça para Ouriços – livraria cultura no valor de R$179,20;

Visto relatório de cheque pré-datado – impresso mensal. Lançamentos de cheques emitidos e não


compensados por período 0- 01/08/2013 às 09h59 de 01/01 a 31/07/2013. Cheque 350410 no valor de R$843,87. Cheque compensado em 31/07/2013 de número 350896 no valor de R$1802,00;

Visto Nota fiscal da Transportadora Uniminas no valor de R$153,40, com emissão em 25/07/2013 e entrada na Tesouraria em 02/08/2013 – ID 1971, vencimento em 23/08/2013.

C) Apoio Logístico – entrevistado José Silnei Ferreira

IT Apoio Logístico (IT003)

Visto Requisição de serviços “RS” manutenção cabo de aço janela tesouraria nº 0871

Evidenciado formulário impresso de solicitação de manutenção do setor da pós-graduação- solicitante Juliana, no dia 29/04/2013. O serviço foi executado no mesmo dia – troca de lâmpadas queimadas

Apresentado solicitação de manutenção do setor de pós-graduação – solicitante Vanderléia em 02/02/2012 e executado em 07/02/2012 – roca de lâmpadas do hall

Evidenciado relatório gasto por centro de custo e saldo por período extraído em 03/06/2013 e enviado ao setor de contabilidade no dia 07/06/2013 referente ao mês de maio de 2013. Visto envio de valores de produtos baixados da carpintaria para o setor de compras por e-mail no dia 13/06/2013 – R$11.504,67 – 5.568 itens.

Verificado ofício 022/2013 Reg 04 Sul emitido em 10/07/2013 – evento externo Feria de Ciências e de Inovações Tecnológicas em 29/10/2013 – recebido com despacho do Sr. Diretor em 15/07/2013. Evento inserido na agenda de eventos de outubro de 2013 no AN 01 IT 003 PQ 02.

Evidenciado relatório de entrega de materiais nº RM 02542 – nº Baixa 2197 – data entrega 12/08/2013 – Andréia Maria de Rezende Silva – 02 canetas e cola.

Visto pen drive com a planilha geral de manutenção de 2012.

D) Tecnologia da Informação – entrevistado Virginio José S. T. de Souza

IT Tecnologia da Informação (IT004)

Apresentado manutenções realizadas no computador da Ouvidoria 01 em 07/06/2013 e na biblioteca 09 em 13/06/2013 (Bruno) e 27/07/2013 (Ewerton) no sistema;

Evidenciado backups automático em 19/08/2013, às 23:01

Visto solicitação de criação de usuário Wireless em 16/08/2013 por aluno 014540;

Verificado pedido de alteração de senha do aluno Douglas Batista em 13/08/2013

Evidenciado pedido de impressão de carteirinha em 13/08/2013 pelo aluno 13794;

Visto registro de cancelamento de inscrição do processo seletivo de Juliana Faustino Pinto em 11/01/2013 a pedido do setor comercial e realizado pelo colaborador Ewerton Negrão;

Visto solicitação de alteração de notícia do site em 16/08/2013 pela colaboradora Milla

Visto em 16/08/2013 resolução de problemas com conf. DNS para mudança no site novo FDSM aberto pelo colaborador William

Evidenciado em 19/08/2013 lançamento de erro de código HTML no menu que gerou problemas de quebra de layout na internet Explorer;

Visto registro de criação de e-mail em 13/08/2013 pelo colaborador William;

Evidenciado pelo sistema relatório com as pessoas inscritas no 15º Congresso Jurídico da FDSM. A TI mantém um histórico das ações efetuadas pelo setor no site: ocorrências por tipo, por departamento, por funcionário, manutenções por funcionário; status de atendimentos por funcionários.

E) Recursos Humanos – entrevistados Isaías Massafera Pereira Lopes e Noélly Alcântara

IT do setor Recursos Humanos (IT005)

Visto contrato de aprendiz comercial em 13/07/2011 e adendo ao contrato por efetivação em 01/08/2012 da colaboradora Thaís de Souza de Silva;

Apresentado declaração de aprovação de competência no dia 19/06/2013 de Érika Juliana de Freitas Rebello contratada em 19/03/2013 – ensino superior

Verificado solicitação de treinamento do colaborador Ewerton da Silva Negrão – SQL - em 05/03/2013 com execução em 08/03/2013. Evidenciado avaliação de eficácia deste treinamento realizada pelo superior em 25/07/2013 cuja nota foi 10 (suficiente)

Evidenciado diploma de doutor pela PUC/SP, em 26/07/2005, do professor contratado José Luiz


Ragazzi.

Evidenciadas as avaliações de habilidades dos seguintes colaboradores: Carlos Alberto Pereira (admitido em 02/07/2013 e avaliado em 15/08/2013); Maryane Mendes Martins (admitida em 26/04/2013 e avaliada em 09/06/2013); Joyce Coelho dos Santos (admitida em 01/04/2013 e avaliada em 15/05/2013) por seus respectivos superiores;

Apresentado pastas dos colaboradores Carlos Alberto Pereira Bressan e Joyce Coelho dos Santos: ficha de registro, contrato de experiência, acordo de compensação de horas trabalhadas, controle de ponto, férias, avaliação de desempenho, avaliação de habilidades, formação acadêmica, cursos, atestado de saúde ocupacional, currículo, solicitação de pessoal, formulário de avaliação de entrevista, entrega de uniformes e opção vale transporte;

Visto avaliação de desempenho do colaborador Ewerton da Silva Negrão em 25/07/2013.

F) Biblioteca – entrevistados Clauzemberg Robert Santos e Jaqueline de Faria Monteiro

Martins

IT da Biblioteca (IT007)

Visto e-mail enviado pela Coordenacao do Curso com a relação de obras que compõem a bibliografia básica e complementar do curso do 2º semestre de 2013;

Visto termo de compromisso da OAB de Luiz Fernando Beraldo Morato em 23/03/2013 – Livro Código Penal e CF, 45º edição, Ed. 2007;

Evidenciado planos de ensino enviados pela Coordenação no dia 31/07/2013;

Verificado livro da bibliografia básica do 4º período CAHALI, Yussef Said. Dano Moral. São Paulo: Revista dos Tribunais, 2005. 10 exemplares (tombo 7598 bloqueado) sendo que estão 08 disponíveis na estante e 02 emprestados:

o Tombo 7607 emprestado Vanderléia Maria Teodoro Ferreira com data para devolução em 22/08/2013;

o Tombo 7601 emprestado Cássio Klauss Reis Ferreira – devolução atrasada – prevista para 24/07/2013

02 livros (da bibliografia básica) abaixo mencionados não constam na relação de livros da biblioteca, mas segundo os entrevistados, esta informação já foi comunicada para decisão de compra no dia 01/08/2013:

o 2º período - HESPANHA, António Manuel. Panorama Histórico da Cultura Jurídica Europeia, Florianópolis: Fundação Boiteux, 2006;

o 8º período - GONÇALVEZ, Carlos Roberto. Direito Civil Brasileiro. Direito das Sucessões. 7ªed., São Paulo:Saraiva, 2010

Visto monografia Rosyanne Silveira da Mata Furtado 2012 – Ensino Jurídico e Direitos Humanos.

G) Suprimentos e Patrimônio – entrevistada Andréia Maria Rezende Silva

IT Suprimentos (IT008)

Visto Requisição de Serviços manutenção do cabo de ação janela Tesouraria em 12/07/2013, que gerou uma solicitação de compras em 17/07/2013 e ainda encontra-se com o status pendente;

Apresentado no sistema nota fiscal da Transportadora Uniminas Ltda em 02/08/2013 no valor de R$153,40;

Verificado no sistema requisição de compras 002303 (FAPEMIG) em 09/05/2013, que gerou uma solicitação de compras e um pedido de compras do Livros Justiça para Ouriços em 26/06/2013;

Visto Nota Fiscal da AB Comunicação Visual – banners – requisição 2547; solicitação de compras 1805; pedido 2143 e nota fiscal em 12/08/2013;

Evidenciado no sistema cotação feita com três fornecedores para compra de livros: o 2º período - HESPANHA, António Manuel. Panorama Histórico da Cultura Jurídica Europeia,

Florianópolis: Fundação Boiteux, 2006;. Resposta dos fornecedores: esgotado; o 8º período - GONÇALVEZ, Carlos Roberto. Direito Civil Brasileiro. Direito das Sucessões. 7ªed.,

São Paulo:Saraiva, 2010 Status: pendente

Visto processo de orçamento/cotação: o 02 cotações do estabilizador em 28/02/2013:

1- Alcabyte – R$ 1599,04, entrega imediata;


2- Sistema – R$1536,00 – prazo de entrega 07 dias úteis

Aprovação do orçamento feito pelo Coordenador Financeiro – vencedor Alcabyte o 03 cotações de caixa de papel sulfite em 05/07/2013:

1- Mega Fort – R$ 97,90 unidade – R$3916,00; 2- Kalunga – R$405,00 unidade – R$ 4200,00; 3- Labate – R$ 112,44 unidade – R$4497,60;

Aprovação do orçamento feito pelo Coordenador Financeiro e Diretor– vencedor Mega Fort

Evidenciada solicitação de reserva de hotel para Álvaro Passos no dia 19/08/2013 pelo Núcleo de Extensão – reserva 1576186.

Visto relatório de relação de ocorrências total baixado no período R$9675,48 – data 01/07, às 15:13;

Apresentado relatório de entrega de bens para o setor de TI: impressora de cartão datacard – 09/08/2013 – data de aquisição 02/08/2013 – R$3750,00 – Virginio – número do patrimônio 006490;

Verificado relatório de ficha de imobilizado recebido pelo setor de contabilidade em 05/07/2013 e 07/08/2013;

Visto solicitação de backup para o setor de TI no dia 05/07/2013.

H) Departamento Jurídico de Cobrança– entrevistada Ana Maria Fagundes Rezende

IT Departamento Jurídico de Cobrança (IT012)

Apresentado relatório de inadimplência por turma gerado no dia 15/05/2013, às 13:59;

Verificado lista comunicando existência de débito com assinatura do aluno Mucio Sales Murta;

Evidenciado comunicado ao Órgão de Proteção ao Crédito (SPC) de Esmeralda Scalioni Mattioli (15627) em 06/06/2013 por atraso superior a noventa dias no pagamento da mensalidade (02 inclusões);

Evidenciado caso de pagamento de débito e exclusão junto ao SPC no dia 28/02/2013 do aluno Roberto;

Visto Termo de Confissão de Dívida de Vanessa Aparecida Ferreira dos Santos – com a entrega de 05 cheques a instituição;

Entrevistada conta que ainda não há registro de processo judicial de cobrança de débito.

Processo (QMS): Graduação

Métricas de Desempenho: (04) Indicador: porcentagem de docentes do curso de graduação que produziu material didático/científico no corrente ano. Periodicidade: anual Método de cálculo: número total de docentes que produziu material didático/científico ao longo do ano,

considerando no mínimo três materiais por docente, em relação ao número total de docentes da IES. Meta: aumento em relação ao ano anterior Em andamento – avaliação somente após a periodicidade estipulada (05) Indicador: pesquisa de satisfação do usuário sobre o corpo docente Periodicidade: semestral

Método de cálculo: pesquisa disponibilizada no portal da FDSM, www.fdsm.edu.br para os alunos do curso de graduação, divididos por série e por turno. Meta: a opção sim deve ser de no mínimo 70% do total de respostas Em andamento – avaliação somente após a periodicidade estipulada

Entradas: Alunos que foram aprovados e classificados no vestibular.

Saídas: Formação de Bacharéis em Direito.


Secretaria da Coordenação – IT 001 PQ 03;

Atividades Complementares – IT 002 PQ 03;

Monografia – IT 003 PQ 03;

http://www.fdsm.edu.br/


Núcleo de Prática Jurídica – IT 004 PQ 03;

Escritório Modelo – IT 005 PQ 03;

Núcleo de Psicopedagogia – IT 006 PQ 03;

Coordenação do Curso – IT 007 PQ 03;

Secretaria – IT 008 PQ 03;

Núcleo Docente Estruturante – IT 009 PQ 03;

Projeto Pedagógico – IT 010 PQ 03;

Processo Seletivo – IT 011 PQ 03

Conciliação e Mediação – IT 012 PQ 03;

Procedimentos dos Docentes – IT 013 PQ 03

Núcleo de Extensão – IT 015 PQ 03

Notas de Auditoria:

A) Secretaria da Coordenação – entrevistada Vanderléia Maria Teodoro Ferreira

IT Secretaria da Coordenação (IT 001)

Evidenciados requerimentos de tratamento excepcional das alunas Taís Pinto da Rosa (14145, 5º ano B) em 07/08/2013 – atestado de 05 dias – deferido pelo Coordenador do Curso; Jéssica Almeida Luz (14374, 7º período A) em 23/04/2013 – atestado de 22 a 24/04 de 2013 – deferido pelo Coordenador do Curso e ciente do aluno em 29/04. Visto “de acordo” em 12/06/2013 com o parecer dos professores Renato Maia, Altair e Hamilton; e Vanessa Barros Santiago (14603, 7º período D) em 16/05/2013 – atestado médico de 13 a 27/05/2013 – deferido Coordenador do Curso – ciente do aluno em 23/05/2013 e entrega dos trabalhos em 01/06/2013;

Visto solicitação de retificação do material entregue pela aluna Jéssica Almeida Luz (14374, 7º período A) em trabalhos do tratamento excepcional – requerimento em 08/03, atestado de 05 a 07/03, ciente do aluno em 14/03, entrega dos trabalhos em 25/03, parecer do professor em 01/04/2013, pedido de retificação, novo parecer do professor em 09/04/2013 aceitando o trabalho;

Apresentado e-mail enviado no dia 08/08 à ASCOM , professores e Secretaria Acadêmica informando mudança de horário no dia 15/08/2013, 5º ano D, 9h50 e 10h de Direito Administrativo para Prática Jurídica II;

Verificado validação do horário de provas pelo representante do 1º período D, Cynthia Lasmar em 13/05/2013;

Evidenciado envio por e-mail no dia 16/05/2013 para a ASCOM de solicitação de publicação do horário das 2ª provas parciais no site;

Visto recebimentos dos planos de ensino dos professores: Wanderson (6º período Direito Processual Penal) em 26/07/2013; José Luiz Ragazzi (4º período, Instituições de Direito Processual) em 25/07/2013; e Ãngelo (6º período, Contratos em Espécie) em 23/07/2013;

Evidenciado recebimento de material didático produzido pelo Prof. Edson Vieira da Silva Filho em, 21/06/2013: texto artigos jurídicos;

Visto e-mail enviado aos professores no dia 24/06/2013 solicitando questões da prova interdisciplinar;

Apresentado prova de Teoria Geral do Estado realizada em 21/06/2013 devolvida corrigida em 25/06/2013 pelo Prof. Leandro;

Evidenciados pedidos de revisão de provas de André Luiz Amaral e Ludmila Elisa de Oliveira

Visto prova de Direito Constitucional II, Prof. Alexandre, 3º período, em 21/06/2013 que foi corrigida pelo professor e entregue na Secretaria da Coordenacao pessoalmente em 27/06/2013. Abriu-se prazo para revisão de prova. A aluna Júlia Eliza Bastos Nunes entregou o requerimento de prova no dia 02/07/2013, professor Alexandre recebeu no dia 04/07/2013 e devolveu a revisão em 05/07/2013;

Visto e-mail enviado em 31/07/2013 para o Prof. Adilson sobre interesse em utilizar monitores. Visto plano de trabalho de monitoria enviado em 07/03, às 20:29;


Visto envio de e-mail para o setor de atividades complementares para créditos em horas do aluno

monitor Mérisson Sérgio Regonatti, em 15/07/2013 ;

Verificado requerimento para manutenção de monitor do Prof. Ângelo Junqueira Guersoni, acadêmico Henrique de Oliveira, para o 2º semestre de 2013.

B) Atividades Complementares – entrevistada Milla Jeniffer Silva de Lima

IT Atividades Complementares (IT 002)

Visto recibo 08/05/2013 de Ana Cláudia Silva (140295, 5º ano D) com declaração do Curso Marcato para cômputo de horas em atividades complementares. Validação do gestor em 10 horas no dia 17/05/2013; lançamento no sistema em 24/05/2013 código 423 - ID 34220 – Raio X OAB 2013;

Evidenciado lançamento das horas no dia 02/07/2013 (ID 737) do LXXXVI Simpósio, Direito e Literatura, realizado em 15/06/2013;

Visto lançamento de horas do ofício 08/2013 do Núcleo de Extensão referente ao 15º Congresso Jurídico da FDSM: Bruno Gonçalves Gomes (14662) 45 horas;

Apresentado comprovante do Núcleo de Prática Jurídica encaminhado para lançamento de horas da aluna Jakeline Aparecida Nunes da Silva (15435) – atividade Jus Ambiental – validado em 10 horas pelo gestor em 15/08/2013;

Visto pasta de Lucas Expedito Bertolozo, 8º período;

Visto horas de Ana Clara Romancini Rennó (15818), aluna transferida: 17h50 horas de atividades complementares referente ao 15º Congresso Jurídico da FDSM.

C) Monografia – entrevistada Suely Paschoal Bertolacini

IT da Monografia (IT 003)

Evidenciado Termo de Orientação em 26/02/2013 de Lucas Expedito Bertolozo, 8º período. Visto assinatura do orientador Prof. Hamilton – Tema provisório: Transação Penal. Visto projeto de pesquisa e termo de qualificação do projeto em 01/04/2013. Evidenciado ata da banca de qualificação – Prof. Cristiano e Prof. Edson Vieira em 23/04/2013 (suficiente com sugestões). Projeto recebido em 07/05/2013.

Verificado requerimento de orientação em 20/04/2012 de Jânio Silva Júnio, 5º ano. Visto assinatura do orientador Prof.José Luiz Quadros Magalhães. Projeto de pesquisa não foi entregue, porque segundo a entrevistada, não é obrigatório, não há acompanhamento de orientação e este aluno já perdeu o prazo de entrega da monografia;

Visto termo de desistência de orientação com justificativa do Prof. Renato Maia para acadêmica Eduarda Gabrielle em 14/05/2013; Visto termo de orientação em 19/03/2013 e relatório de acompanhamento de orientação em 05/04/2013

Evidenciado relatório de atividades de abril de 2013 dos professores orientadores encaminhado ao departamento de Recursos Humanos em 22/04/2013.

D) Núcleo de Prática Jurídica – entrevistada Gisele Delfino da Silva

IT do NPJ (IT 004)

Evidenciado comprovante de entrega de kit estágio no dia 23/04/2013 ara acadêmicos do 7º períodos A, B e D;

Apresentado relação de convênios entre os dias 02/01 a 27/06/2013;

Visto termo de convênio com o escritório de advocacia Dr. Ranulpho Giacomelli em 15/02/2013 – convênio 05/2013; assinatura do gestor do NPJ;

Visto atividades de estágio do aluno Carlos Humberto Silveira Júnior, 8º período, com o TJMG: 19/08/2012 a 18/08/2013, recibo do NPJ em 09/08/2013; certidão em 09/08/2013 de Maria Inêz D de Figueiredo (Central de Mandados); relatório de atividades desenvolvidas em 09/08/2013; termo de compromisso em 19/08/2012;


Visto recibo encaminhado para o setor de atividades complementares de Jakeline Aparecida Nunes da

Silva, 4º período A, em 09/08/2013;

Evidenciado cancelamento de atividades de estágio por descumprimento das normas do setor da aluna Luana Cristina de Faria Rosa em 16/05/2013 com assinatura da colaboradora Letícia;

Verificado Convênio com Escritório de Advocacia Gilcéia Maris de Souza Pinto em 1/04/2013 – convênio 10/2013; termo de aprovação em 19/03/2013; termo de convênio em 19/03/2013; termo de compromisso de 30 horas semanais para estágio aluno Wellington Luiz de Castro Faria;

E) Escritório Modelo – entrevistada Letícia dos S. Marcondes

IT do Escritório Modelo (005)

Apresentado e-mail enviado em 05/08/2013 para ASCOM com o edital de inscrição para estágio no escritório modelo;

Visto e-mail enviado em 14/08/2013 com a relação de acadêmicos convocados para entrevista no processo de seleção de estagiários para ASCOM;

Evidenciado Ficha de Inscrição para Estágio do aluno André Fernandes de Oliveira (14060) no dia 13/08/2013, 5º A, média das notas; entrevista em agosto de 2013 com os advogados orientadores;

Verificado lista de frequência do estagiário Henrique José Frugoli que atua na área trabalhista: de 11/03/2013 a 28/06/2013, 01 falta. Visto reclamação trabalhista solicitada em 19/03/203, Augusto Mansur, atendida pelo acadêmico;

Evidenciado backup realizado no computador do escritório modelo com os dados constantes do setor em agosto de 2013;

Visto, no sistema da TOTVS, cliente do Escritório Modelo, John Anderson Silva, encaminhado pelo setor de Conciliação e Mediação, divórcio. Registro de atendimento 24/05, data para retorno em 05/06, faltou documentos, novo retorno em 14/06/2013.

F) Psicopedagogia – entrevistada Profa. Maria Aparecida Silva Mariosa

IT do Núcleo de Psicopedagogia (IT 006)

Visto demanda de código 127/2013 – orientação para acadêmica Ludmila Elisa de Oliveira em 07/05/2013;

Evidenciado demanda Thais Paschoal em 16/05/2013, código 130/2013;

Atualmente há 137 formulários de atendimentos pelo setor. Entrevistada conta que só finaliza as demandas quando o aluno torna-se egresso. Mas informa que pode acontecer dele retornar.

Apresentado demanda de Paulo Guimarães, código 134, 5º ano, pedido de ajuda na monografia por e-mail em 23/07/2013; a entrevistada respondeu em 05/08/2013; demandante retorna em 07/08/2013; e a professora respondeu em 08/08/2013 enviando monografia corrigida.

G) Secretaria Acadêmica – entrevistada Natália Carvalho

IT da Secretaria (IT 008)

Evidenciado relação de matrículas dos alunos faltantes em 13/08/2013: 5º período B – ocorrência em 13/08/2013, 21h40, com a observação da Profa. Daniela de Carvalho Mucilo “favor retirar presença de Thiago Balzan Barbosa”; 5º ano D em 07/08/2013, Direito Civil V;

Verificado formulário controle de faltas dos professores regulares enviado em 25/06/2013 para o departamento pessoal: 07/06/2013, 19h50, 7º período B, Prof. Vitor Ribeiro Romeiro; não assinou livro de ponto;

Evidenciado livro de processo seletivo 2013;

Visto Diário de Classe 1º período A,B e D e 7º período A, B e D;

Evidenciado contrato da aluna Bruna Aparecida M Silva (15649) em 23/01/2013, com assinatura do responsável Edward Ribeiro da Silva;

Visto pastas de alunos:


o Lucas Expedito Bertolozo (14298), 8º período, certidão nascimento (2); Identidade (2); CPF,

título de eleitor; declaração de conclusão do ensino médio (2), histórico escolar, responsável financeiro - identidade (2); ficha de matrícula; requerimentos de matrículas (2010 – jan/jul; 2011 – jan/jul; 2012 – jan/jul/ 2013 – jan/jul; contratos (2010, 2011, 2012 e 2013). Solicitação de troca de turma era do 5º período D em 11/01 e pediu para o período noturno; desistiu desta solicitação em 10/02/2013;

o Jânio Silva Júnior (14136), 5º ano, identidade (2); certidão de nascimento (2); título de eleitor; comprovante de votação; reservista; 2º grau técnico (2); requerimento de matrícula (2009, 2010, 2011, 2012 e 2013); contrato de matrícula (2011, 2012 e 2013);

o Apresentado e-mail enviado com os planos de ensino para Biblioteca e ASCOM em 07/08/2013; o Visto e-mail para o setor comercial solicitando convocação dos excedentes do processo seletivo

em 28/01/2013, às 10h13; o Evidenciado relatório de aproveitamento de estudos da aluna transferida Ana Clara Romancini

Rennó (15818).

H) Conciliação e Mediação – entrevistada Gisele Delfino da Silva

IT da Mediação e Conciliação (IT012)

Evidenciado envio de edital para seleção de estagiários por e-mail à ASCOM no dia 29/02/2013;

Visto ficha de inscrição do aluno Marco Túlio Franco (14618) em 21/02/2013;

Acompanhamento da apresentação realizada pelo advogado Adilley, onde 12 acadêmicos selecionados para entrevista do estágio seguiam as explicações;

I) Núcleo de Extensão – entrevistada Suely Pascoal Bertolacini

IT do Núcleo de Extensão (IT015)

Evidenciado convite atividade acadêmica para o Prof. Luiz Tarcísio em 19/02/2013: lista de entrega e controle de interesse. Segundo a entrevistada professor ligou escolhendo a data de 23/03/2013 para o LXXXV Simpósio. Núcleo solicitou por e-mail dados deste simpósio em 12/03/2013; Foi feita solicitação de trabalho em 18/03/2013 à ASCOM – cartaz e e-mail marketing;

Verificado Projeto do Curso de Extensão Direito do Trabalho: Teoria e Prática. Entrevistada conta que está na fase de inscrição dos acadêmicos;

Apresentado projeto do curso Teoria Contemporânea do Estado e da Constituição proposto pelo Prof. José Luiz Quadros de Magalhães: gestor do Núcleo de Extensão aprovou em Elias Kallás em 27/02/2013; Aprovação do Coordenador do Curso em 27/022013; aprovação do custo Coordenador Financeiro em 27/02/2013 e aprovação geral Diretor em 19/03/2013. Visto lista de presença do aluno Abiezer Naline Shumiski, em 07 aulas – tem 03 faltas – não receberá o certificado conforme informação da entrevistada;

Visto convite do 5º congresso jurídico da FDSM enviado para o palestrante Dr. Paulo Eduardo Vieira de Oliveira em 02/04/2013. Visto ata do evento em 24/05/2013 e certidão.

Evidenciado ofício nº 8/2013 envaido em 08/07/2013 com a relação de acadêmicos participantes do 15º Congresso Jurídico para o setor de atividades complementares.


Processo (QMS): Pós Graduação

Métricas de Desempenho: acompanhados por atividade – amostragem aleatória (06) Indicador: Índice de satisfação dos alunos com relação às atividades acadêmicas. Periodicidade: por atividade acadêmica Método de cálculo: formulário disponibilizado para os participantes. Meta: a soma das respostas Muito satisfatório e Satisfatório deve ser de no mínimo 70% do total de respostas.

Visto LXXXV – Simpósio da FDSM O desenvolvimento como diretriz constitucional Professor responsável: Luiz Tarcísio de Paiva Costa - Data: 23 de março de 2013 - A meta estipulada foi atingida em todos os itens avaliados.

(07) Indicador: pesquisa de satisfação do usuário dos cursos de extensão e ciclos de estudos avançados Periodicidade: por atividade de extensão Método de cálculo: formulário disponibilizado para os participantes Meta: soma das respostas Muito satisfatório e Satisfatório deve ser de no mínimo 70% do total de respostas

Evidenciado Pesquisa de Satisfação Curso de Extensão Teoria Contemporânea do Estado e da Constituição - Prof. Dr. José Luiz Quadro Magalhães – meta atingida

(08) Indicador: pesquisa de satisfação do usuário da iniciação científica Periodicidade: por atividade de pesquisa Método de cálculo: formulário disponibilizado para os participantes Meta: soma das respostas Muito satisfatório e Satisfatório deve ser de no mínimo 70% do total de respostas

Visto pesquisa realizada no período de 25 de fevereiro a 05 de março de 2013 para bolsistas FAPEMIG/FDSM – meta atingida.

(09) Indicador: pesquisa de satisfação do usuário dos grupos de estudos Periodicidade: por atividade de pesquisa Método de cálculo: formulário disponibilizado para os participantes Meta: soma das respostas Muito satisfatório e Satisfatório deve ser de no mínimo 70% do total de respostas

Evidenciado Pesquisa de Satisfação Grupo de Estudos Direitos Humanos, 2010/2011 – meta atingida. (10) Indicador: pesquisa de satisfação do usuário do curso de pós-graduação Periodicidade: ao final de cada módulo Método de cálculo: formulário disponibilizado para os alunos dos cursos de pós-graduação. Meta: a soma das respostas Muito satisfatório (5) e Satisfatório (4) deve ser de no mínimo 70% do total de respostas.

Visto Pesquisa de Satisfação Pós-graduação em Direito e Processo do Trabalho 2º semestre de 2012 - 2º módulo – meta atingida.

Entradas: Profissionais graduados ou recém graduados, que se matriculam nos cursos oferecidos pela FDSM.

Saídas: especialistas pós-graduados na área do Direito


Pós-Graduação Lato sensu (Especialização)– IT 001 PQ 04;

Relações Institucionais – IT 002 PQ 04;

Publicações – IT 003 PQ 04;

Pesquisa– IT 004 PQ 04.

Notas de Auditoria:

E) Pós- graduação – entrevistada Maryane Mendes Martins

IT da Especialização (IT001)

Apresentado Projeto Especialização “Direito e Processo do Trabalho” com assinatura do Sr. Diretor em em 22/10/2012 – 80 vagas;

Visto ficha de inscrição de Emeline Canabarro de Castro, 12151, em 31/01/2012, diploma do curso de graduação e documentos pessoais. Visto notas (9 e 7) e das 86 aulas teve 09 faltas;


Evidenciado relatório de aula 10/05 e 11/05 – teses atuais - Prof. Gustavo Serafian;

Verificado relatório encaminhado ao setor de contabilidade no dia 07/05/2013 com a lista de alunos da pós-graduação;

Visto formulário de requerimento padrão com aceite do pedido de orientação do Prof. Leonardo em 06/09/2012;

Evidenciado ata e relatório de avaliação do trabalho de conclusão de curso da aluna Angélica Teodoro – da Pós de Direito de Família- tema Direito à privacidade da criança – resultado suficiente em 09/11/2012 pelos professores Eduardo Matuk; Alexandre Bahia e Fafina Vilela de Souza;

Visto encaminhamento à Biblioteca da monografia de Rodrigo Bressane Diniz – Curso de Especialização em Direito Processual Civil e do Trabalho – tema A sentença monocrática de Direito Processual do Trabalho.

F) Núcleo de Publicações – entrevistada Natália Carvalho

IT do Núcleo de Publicações (IT003)

Apresentado e-mail da Qualis em 17/05/2013 informando que a Revista da FDSM conquistou a qualificação B3 entre as melhores publicações científicas de Direito do Brasil;

Visto revista 01/2012 e a entrevistada informou que a 02/2012 esta na gráfica;

Verificado parecer do artigo “O trabalhador e o HIV (AIDS): (...)” do autor Saul de Oliveira Schinony do volume 28 – 01/2012; das professoras Fábia em 07/10/2012 e Liliana em 11/10/2012;

Evidenciado encaminhamento, via e-mail, aos autores de artigos os pareceres em 03/06/2013;

Visto em 26/06/2012 devolução editoração dos artigos revisados pelos autores;

Evidenciado e-mail encaminhado para impressão da revista 02/2012 para gráfica.

G) Núcleo de Pesquisa – entrevistada Maryane Mendes Martins

IT do Núcleo de Pesquisa (IT004)

Evidenciado formulário FAPEMIG solicitação do orientador Edson Vieira da Silva Filho em 19/02/2013.

Apresentado edital 01/2013 – 20 bolsas de 1ª a 21/02/2013;

Verificado relatório mensal Estefany Claudino Andrade (15240) – 09/04/2013

Evidenciado ata do seminário de iniciação científica da acadêmica Giuliana Paduan Silva (II Seminário – “O impacto da Política Nacional de Resíduos Sólidos no âmbito empresarial”), Prof. Elias Kallás, Profa. Fafina Viela e Prof. Cristiano Thadeu;

Visto projeto de grupo de estudos do Prof. Edson Vieira da Silva Filho – Razão Crítica – Ficha de inscrição e lista de presença em 09/08/2013 do aluno André Felipe de Rezende Melo (14607).

Não Conformidades de Auditorias Anteriores

Evidenciado um total de 191 planos de ação, sendo que 183 deles encontram-se encerrados.


Não Conformidades: Auditoria

No.

Cláusula

No.

Ite

m

No.

Descrição da Não Conformidade

(Requisito, Não Conformidade, Local, Evidência, Justificativa)

Categoria

M/I

01/2013 7.5.1 b

Requisito: A organização deve planejar e realizar a produção e a prestação de serviço sob condições controladas. Condições controladas devem incluir, quando aplicável: b) a disponibilidade de instruções de trabalho, quando necessárias.

Não Conformidade: não atendimento ao estabelecido na letra “f” da IT 002 PQ 01 Criação Publicitária e Apoio

Evidência Objetiva: não evidenciado envio por e-mail para o profissional de Redes Sociais e Apoio, com cópia para ASCOM, das Campanhas do Curso de Extensão Direito do Trabalho: Teoria e Prática e Mestrado 2014/2016

Local: Processo Comercial – Criação Publicitária e Apoio

I

01/2013 7.5.1 b


Não Conformidade: não atendimento ao estabelecido na letra “q”, item 4.3, da IT 004 PQ02 Tecnologia da Informação

Evidência Objetiva: não evidenciado exclusão de usuário no sistema Totvs: Géssica Gabrielly Aráujo e Suellén de Alcântara Oliveira

Local: Processo Suporte– Tecnologia da Informação

I

01/2013 7.5.1 b


Não Conformidade: não atendimento ao estabelecido no item 4.18 da IT 007 PQ 02 Biblioteca

Evidência Objetiva: envio de relatório de aquisições da biblioteca no mês de julho de 2013 ao setor de contabilidade no dia 05 de agosto de 2013, sendo que na IT o prazo estabelecido é no último dia útil do mês.

Local: Processo Suporte – Biblioteca

I

01/2013 7.5.1 b


Não Conformidade: não atendimento ao estabelecido em instrução de trabalho IT 005 PQ 03 Escritório Modelo, item 4.1, divulgação dos resultados.

Evidência Objetiva: não evidenciado e-mail à ASCOM solicitando divulgação no site da FDSM da lista dos acadêmicos aprovados para a realização do estágio.

Local: Processo Graduação – Escritório Modelo

I

01/2013 7.5.1 b


Não Conformidade: não atendimento ao estabelecido em instrução de trabalho IT 008 PQ 03 Secretaria, item 5.2, atividades mensais.

Evidência Objetiva: não evidenciado envio de relatório com os alunos com notas baixas para o setor de Psicopedagogia.

Local: Processo Graduação – Secretaria

I


01/2013 7.5.1 b


Não Conformidade: não atendimento ao estabelecido nas letras “a” e “b” do item 4.1.3 da IT 015 PQ 03 Núcleo de Extensão.

Evidência Objetiva: Não evidenciado solicitação, através de e-mail, ao Coordenador do Curso, dos nomes dos palestrantes do Congresso Jurídico e ao Gestor do Núcleo de Atividades Complementares da carga horária referente ao Congresso Jurídico.

Local: Processo Graduação – Núcleo de Extensão.

I

01/2013 7.5.1 b


Não Conformidade: não atendimento ao estabelecido nas letras “e” e “q” do item 4.2 da IT 001 PQ 04 Pós-graduação lato sensu (especialização)

Evidência Objetiva: não evidenciados relatórios de aulas dos dias 14 e 15/06/2013 e relatório para orientação de trabalho de conclusão de curso.

Local: Processo Pós-graduação – setor de Pós-graduação

I

M = Maior I = Menor


Oportunidades de Melhoria:

Controle Auditoria

no

Descrição da Oportunidade de Melhoria (Local e justificativa, se aplicável)

PROCESSO

1

01/2013

Oportunidade de melhoria: rever a forma de armazenamento da WEB TV FDSM no registro da qualidade da IT 001 PQ 01 Assessoria de Comunicação Local: ASCOM

Comercial

2

01/2013

Oportunidade de melhoria: especificar na IT 004 PQ 01 Redes Sociais e Apoio que apenas os cartazes produzidos pelo setor ASCOM são armazenados de acordo com o registro da qualidade e que avisos externos são descartados Local: ASCOM

Comercial

3

01/2013

Oportunidade de melhoria: especificar no AN 01 IT 004 PQ 01 Formulário de aviso em sala de aula local para assinatura do bedel, data e setor informante. Local: ASCOM

Comercial

4

01/2013

Oportunidade de melhoria: definir na instrução de trabalho do setor de apoio logístico (IT 003 PQ 02) como são usados os relatórios de produtos abaixo do estoque mínimo e a ficha física financeira Local: Apoio Logístico

Suporte

5

01/2013

Oportunidade de melhoria: consultar ocorrências por data na página da internet - área administrativa Local: Tecnologia da Informação

Suporte


6

01/2013 Oportunidade de melhoria: rever o procedimento de aprovação pelo setor

responsável dos relatórios criados para a Direção descrito na letra “s” do item 4. 3 da IT 004 PQ 02 Tecnologia da Informação. Local: Tecnologia da Informação

Suporte

7

01/2013

Oportunidade de melhoria: sistematizar processo da prova interdisciplinar descrevendo as atividades relacionadas de cada setor Local: Secretaria da Coordenação e Tecnologia da Informação

Graduação/

Suporte

8

01/2013

Oportunidade de melhoria: rever item que define a competência mínima na matriz de competências (AN 01 IT 005 PQ 02) Local: Recursos Humanos

Suporte

9

01/2013 Oportunidade de melhoria: campanha de divulgação do procedimento de

requisição de compras. Informar todos os colaboradores sobre a necessidade de realizar a requisição antes de efetivar a compra e de receber a nota fiscal. Local: Compras

Suporte

10

01/2013

Oportunidade de melhoria: definir data de entrega e atualizar formulário que contém o parecer do professor (com o nome, data e campo para assinatura) em trabalhos de alunos sob o benefício do tratamento excepcional. Local: Secretaria da Coordenação

Graduação

11

01/2013

Oportunidade de melhoria: aperfeiçoar o cadastramento dos clientes do Escritório Modelo no módulo da TOTVS com intuito de facilitar o acompanhamento e manutenção do histórico do atendimento. Local: Escritório Modelo

Graduação


12

01/2013

Oportunidade de melhoria: incluir ficha de matrícula dos novos alunos e relatório de aproveitamento de estudos dos alunos transferidos como anexo no registro da qualidade da IT 008 PQ 03 Secretaria. Local: Secretaria

Graduação

13

01/2013

Oportunidade de melhoria: instituir via assinada de editais publicados pelos setores Núcleo de Prática Jurídica e Conciliação e Mediação, como forma de garantir que as informações disponíveis para os acadêmicos estejam validadas pelo gestor responsável ou estabelecer procedimento de validação eletrônica antes da publicação dos editais. Local: Núcleo de Prática Jurídica e Conciliação e Mediação

Graduação

14

01/2013

Oportunidade de melhoria: revisar sistema de backup descrito nas instruções de trabalho dos setores Núcleo de Prática Jurídica e Conciliação e Mediação Local: Núcleo de Prática Jurídica e Conciliação e Mediação

Graduação


CRONOGRAMA EFETIVO DE AUDITORIA INTERNA 01/2013 Dia/Hora Processos

Atividades/ Funções / Áreas

Dia 1 Segunda

12/08/2013 08:00

Reunião de Abertura Apoio – Apoio Logístico (IT 003)

11:00 às 13:00 Almoço

13:00 às 16:30 SGQ: Reunião de Análise Crítica pela Alta Direção; Acompanhamento dos indicadores de processos; Controle de Documentos (IT 001); Controle de Registros (IT 002); Auditoria Interna (IT 003); Controle de Produto Não Conforme (IT 004); Controle de Ações Corretivas e Preventivas (IT 005); Ouvidoria (IT 006); Avaliação da FDSM (IT 007)

17:00 Término do dia

Dia/Hora Processos Atividades/ Funções / Áreas

Dia 2 Terça

13/08/2013 08:00

Graduação – Núcleo Docente Estruturante (IT009) Graduação – Projeto Pedagógico (IT010) Graduação – Processo Seletivo (IT 011) Graduação - Coordenação do Curso (IT007) Graduação – Procedimentos dos Docentes (IT013)

11:00 às 13:00 Almoço

13:00 às 16:30 Graduação – Secretaria da Coordenação (IT001)



Dia 3 Quarta

14/08/2013 08:00

Graduação – Secretaria (IT 008)

11:00 às 13:00 Almoço

13:00 às 16:30 Graduação – Monografia (IT003) Graduação – Extensão (IT 015)



Dia 4 15/08/2013 Graduação – Escritório Modelo (IT 005)


Quinta 13:00 Graduação – Mediação e Conciliação (IT 012)

Graduação – Núcleo de Prática Jurídica (IT 004)

17:00 às 18:00 Intervalo

19:00 às 21:00 Graduação – Atividades Complementares (IT 002) Graduação – Núcleo de Psicopedagogia (IT 006)



Dia 5 Sexta

16/08/2013 09:00

Apoio – Biblioteca (IT 007) Apoio – Departamento Jurídico e de Cobrança (IT 012)

11:00 às 13:00 Almoço

13:00 às 16:30 Apoio – Tesouraria (IT 001) Apoio – Contabilidade (IT 002) Apoio – Financeiro (IT 010)



Dia 6 Segunda

19/08/2013 08:00

Pós- graduação – Relações Institucionais (IT 002) Pós- graduação – Publicações (IT 003) Pós-graduação – Pesquisa (IT 004)

11:00 às 13:00 Almoço

13:00 às 16:30 Pós- graduação – Especialização (IT 001)



Dia 7 Terça

20/08/2013 08:00

Apoio – Tecnologia da Informação (IT 004)

11:00 às 13:00 Almoço

13:00 às 16:30 Apoio – Suprimentos e Patrimônio (IT 008)



Dia 8 Quarta

21/08/2013 08:00

Apoio – Recursos Humanos (IT 005)

11:00 às 13:00 Almoço


13:00 às 16:30 Comercial – Assessoria de Comunicação (IT 001)

Comercial – Criação Publicitária (IT 002) Comercial – Redes Sociais e Apoio (IT 004) Comercial – Vendas e Relações Públicas (IT 003)



Dia 9 Quinta

22/08/2013 13:00

Reunião de Encerramento

Documents

Relatório de Auditoria Interna 01/2013