RELATÓRIO DE CONTROLES INTERNOS E MANIFESTAÇÃO ?rio de Controles... · Consultoria KPMG, foram especificados…

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  • Brasiletros Controles Internos 1

    FUNDAO AMPLA DE SEGURIDADE SOCIALBRASILETROS

    RELATRIO DE CONTROLES INTERNOSE

    MANIFESTAO DO CONSELHO FISCAL

    1 SEMESTRE / 2005

    1. INTRODUO

    1.1. Consideraes Iniciais

    O objetivo deste documento apresentar a situao em 30/06/2005 (1 semestre de2005) da Fundao Ampla de Seguridade Social Brasiletros em cumprimento aodisposto na Resoluo MPS/CGPC n 13/2004.

    Na realizao do diagnstico inicial, trabalho desenvolvido em parceria com aConsultoria KPMG, foram especificados em torno de 800 riscos para todas asatividades e reas da Fundao, considerando todos os graus de severidade.

    Foram priorizados controles para os riscos identificados com status de severidade"Moderada", "Alta" e "Extrema". Para os demais riscos (com severidade"Insignificante e "Baixa"), podero ser criados controles, ou no, conforme o caso.

    O Plano de Ao e o Cronograma de Adequao, referidos no Art. 23 da ResoluoCGPC 13/2004, foram elaborados em maro/2005 e desde ento esto sendocumpridos visando a implementao dos aperfeioamentos considerados prioritriosat 31/12/2005.

    Na reviso dos Controles Internos, que dever ocorrer periodicamente e com prazosdiferenciados, a serem definidos junto aos gestores de cada rea, haver verificaodas tendncias de erro para todos os riscos e controles listados.

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  • Brasiletros Controles Internos 2

    1.2. Aes implementadas no 1 semestre de 2005 Envio das correspondncias de alta importncia com Aviso de Recebimento;

    Aperfeioamento do controle contendo a vigncia dos Contratos de Aluguel e desuas respectivas aplices de seguros;

    Envio de comunicado Patrocinadora salientando sobre a necessidade de informarimediatamente a Fundao sobre o afastamento e a entrada de participantes emauxlio-doena, determinando ainda providncias em caso de descumprimento docomunicado;

    Conferncia no relatrio que indica os participantes ausentes no ms antes dorecebimento da arrecadao;

    Instituio do controle de consumo de material de papelaria, bem como o inventriofsico dos bens periodicamente;

    Segregao dos processos de recebimento de Contribuies Contratadas com aPatrocinadora e o de recebimento de aluguis, que se encontravam sob aresponsabilidade da Contabilidade;

    Solicitao empresa responsvel pela folha de pagamento, do fornecimento dearquivo eletrnico para ser importado no sistema, evitando procedimento manual eeventuais erros de digitao;

    Segregao da rea de Administrao e Finanas da rea de Investimentos.

    2. CONTROLES INTERNOS E GOVERNANA CORPORATIVA

    2.1. Controles Internos

    Documentao Suporte:* Identificao dos riscos: MATRIZ DE RISCOS E CONTROLES

    * Controle e Monitoramento: PLANO DE CONTINGNCIA

    * Adequao Resoluo CGPC n 13/2004: PLANO DE AO(aes corretivas e preventivas)

    * Implementao do plano: CRONOGRAMA DE ADEQUAO

    * Segmentao por atividades e processos: CONTROLE CORPORATIVO

    * Fluxos de recursos por Programas: PREVIDENCIAL: Arrecadao, Benefcios e Atuarial ADMINISTRATIVO: Custeio Administrativo e Execuo Oramentria INVESTIMENTOS: Poltica, Enquadramento, Riscos, Rentabilidade e Custos

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  • Brasiletros Controles Internos 3

    2.1.1. Nveis de Riscos

    2.2. Governana Corporativa

    H uma estrutura formal de divulgao das informaes dos produtos institucionais:Internet (site da Fundao), Intranet, Jornal da Brasiletros, correio eletrnico,documentos internos (RDE, Ata de Reunio, Normativo e Comunicado) e muraisinformativos na Patrocinadora Ampla.

    Os principais produtos disponveis aos colaboradores, participantes ativos eassistidos, nos ambientes computacionais (interno e externo) so: Estatuto;Regulamentos dos Planos de Benefcios; Poltica de Investimentos; Organograma;Misso, Viso e Valores; alm dos Balanos Contbeis, dos Demonstrativos deInvestimentos e da legislao pertinente.

    Estrutura Organizacional: Estatuto; Misso, Viso e Valores; Organograma; Cdigo de tica e Conduta; Manual de Cargos e Atribuies; Manual de Delegao de Autoridades.

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  • Brasiletros Controles Internos 4

    3. ADERNCIA DA GESTO

    3.1. RECURSOS GARANTIDORES

    Documentao Suporte: Poltica de Investimentos de Recursos Plurianual (2005 a 2009); Ata de Reunio do Conselho Deliberativo aprovando a Poltica de Investimentos; Atas de Reunio do Comit de Investimentos; Relatrio dos Auditores Externos sobre Aplicao dos Recursos; Demonstrativos Financeiros e de Gesto; Resumo do DAIEA.

    Da Poltica de Investimentos Divulgao: Data de aprovao pelo Comit de Investimentos: 20/12/2004; Data de aprovao pelo Conselho Deliberativo: 22/12/2004; Data de envio do resumo da Poltica aos bancos Gestores das Carteiras: 10/01/2005;

    Conforme determina a Resoluo n 3.121/2003, dentro do prazo de 30 diascontados da data de aprovao pelo DELIB:

    Data de envio SPC: 13/01/2005; Data de envio aos assistidos, pelos Correios: 17/01/2005; Data de envio aos participantes ativos, pelo malote interno da Ampla: 18/01/2005.

    Em relao ao segmento de Imveis, as ltimas avaliaes foram realizadas pelaempresa Uniconsult em janeiro, julho e outubro de 2003, respectivamente, para osimveis de Niteri, Petrpolis e Mag. Conforme determina a Resoluo n3.121/2003, em seu Art. 36, as prximas reavaliaes ocorrero no ano de 2006.

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  • Brasiletros Controles Internos 5

    O relatrio Demonstrativo Analtico de Investimento e de Enquadramento dasAplicaes DAIEA, relativo ao 2 trimestre/2005, foi disponibilizado no site daFundao aos participantes e assistidos, conforme determina a Resoluo n13/2004 em seu Artigo 17. As informaes relativas aos custos com a administraodos recursos das carteiras, tais como gesto, consultoria, custdia, auditoria ecorretagens, tambm esto discriminadas neste documento.

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  • Brasiletros Controles Internos 6

    DNP (Divergncia No Planejada) a diferena entre o percentual de rentabilidadede uma carteira e a taxa de juros adotada na avaliao atuarial, acrescida doindexador do plano de benefcios (IGP-DI + 6% a.a.), no mesmo perodo de tempo.

    O clculo da DNP realizado mensalmente pela Risk Office, a partir dos dadosinformados pelo HSBC, conforme determina a Instruo Normativa n 04/2003(revogada pela IN n 06/2005).

    Os relatrios de DNP e o DAIEA, referentes ao 1 trimestre, foram remetidos SPCem 20/jun/2005. Quanto ao 2 trimestre, o DAIEA foi encaminhado em 01/set/2005e os dados de DNP foram enviados em 09/set/2005; porm, por problemasoperacionais, a DNP teve que ser reencaminhada posteriormente.

    Pelo Ofcio Circular n 03/2005 foi concedido, em carter excepcional, a dilataodos prazos para envio SPC das informaes relativas aos balancetes dos meses dejaneiro, fevereiro e maro/2005. Desta forma, os relatrios de DNP e o DAIEAtiveram seus prazos alterados, visto que so vinculados ao prazo legal de envio dosbalancetes contbeis mensais.

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  • Brasiletros Controles Internos 7

    O controle de risco de mercado feito com base nos limites de VAR estabelecidosnas diretrizes da Poltica de Investimentos. Tal medida o risco agregado demercado enfrentado por uma empresa, ou seja, o montante de dinheiro que umaempresa poderia perder devido s alteraes de preo nos mercados relacionados.

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  • Brasiletros Controles Internos 8

    Concluso da Aderncia dos Recursos Garantidores Poltica de Investimentos dosPlanos de Benefcios PCA e PACD

    Em atendimento ao Artigo 8 da Resoluo CMN n 3.121/2003 e ao Artigo 19 daResoluo MPS/CGPC n 13/2004, este Conselho Fiscal reunido em 19/12/2004, analisou adocumentao apresentada pela Fundao, para verificao do resultado da Poltica deInvestimentos, e apresenta as suas recomendaes sobre os seguintes pontos:

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  • Brasiletros Controles Internos 9

    1 - Aderncia da Gesto dos Recursos GarantidoresVerificamos com base na documentao suporte que a entidade est mantendo a gesto dosrecursos em atendimento s diretrizes da Poltica de Investimentos aprovada pelo Comitde Investimentos e Conselho Deliberativo.Quanto ao Enquadramento, os limites das aplicaes dos recursos dos planos PCA e PACDesto em consonncia Resoluo CMN n 3.121 de 25/09/2003 e ao estabelecido naPoltica de Investimentos.

    2 RentabilidadeVerificamos, com base na documentao suporte, que a rentabilidade total das carteiras dosplanos PCA e PACD, auferida no 1 semestre de 2005, se comportou da seguinte forma:

    Renda Fixa : Foi superada a meta atuarial.

    Renda Varivel : As carteiras no superaram a meta atuarial, apesar de terem superado obenchmark (IBOVESPA).

    Imveis : Foi superada a meta atuarial.

    Operaes com Participantes : A rentabilidade superou a meta atuarial.

    Desta forma, no geral, as rentabilidades dos recursos esto aderentes meta atuarial e aoestabelecido na Poltica de Investimentos, em c