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Brasiletros – Controles Internos 1

FUNDAÇÃO AMPLA DE SEGURIDADE SOCIALBRASILETROS

RELATÓRIO DE CONTROLES INTERNOSE

MANIFESTAÇÃO DO CONSELHO FISCAL

1º SEMESTRE / 2005

1. INTRODUÇÃO

1.1. Considerações Iniciais

§ O objetivo deste documento é apresentar a situação em 30/06/2005 (1º semestre de2005) da Fundação Ampla de Seguridade Social – Brasiletros em cumprimento aodisposto na Resolução MPS/CGPC nº 13/2004.

§ Na realização do diagnóstico inicial, trabalho desenvolvido em parceria com aConsultoria KPMG, foram especificados em torno de 800 riscos para todas asatividades e áreas da Fundação, considerando todos os graus de severidade.

§ Foram priorizados controles para os riscos identificados com status de severidade"Moderada", "Alta" e "Extrema". Para os demais riscos (com severidade"Insignificante“ e "Baixa"), poderão ser criados controles, ou não, conforme o caso.

§ O Plano de Ação e o Cronograma de Adequação, referidos no Art. 23 da ResoluçãoCGPC 13/2004, foram elaborados em março/2005 e desde então estão sendocumpridos visando a implementação dos aperfeiçoamentos considerados prioritáriosaté 31/12/2005.

§ Na revisão dos Controles Internos, que deverá ocorrer periodicamente e com prazosdiferenciados, a serem definidos junto aos gestores de cada área, haverá verificaçãodas tendências de erro para todos os riscos e controles listados.

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1.2. Ações implementadas no 1º semestre de 2005§ Envio das correspondências de alta importância com Aviso de Recebimento;

§ Aperfeiçoamento do controle contendo a vigência dos Contratos de Aluguel e desuas respectivas apólices de seguros;

§ Envio de comunicado à Patrocinadora salientando sobre a necessidade de informarimediatamente a Fundação sobre o afastamento e a entrada de participantes emauxílio-doença, determinando ainda providências em caso de descumprimento docomunicado;

§ Conferência no relatório que indica os participantes ausentes no mês antes dorecebimento da arrecadação;

§ Instituição do controle de consumo de material de papelaria, bem como o inventáriofísico dos bens periodicamente;

§ Segregação dos processos de recebimento de Contribuições Contratadas com aPatrocinadora e o de recebimento de aluguéis, que se encontravam sob aresponsabilidade da Contabilidade;

§ Solicitação à empresa responsável pela folha de pagamento, do fornecimento dearquivo eletrônico para ser importado no sistema, evitando procedimento manual eeventuais erros de digitação;

§ Segregação da área de Administração e Finanças da área de Investimentos.

2. CONTROLES INTERNOS E GOVERNANÇA CORPORATIVA

2.1. Controles Internos

§ Documentação Suporte:* Identificação dos riscos: MATRIZ DE RISCOS E CONTROLES

* Controle e Monitoramento: PLANO DE CONTINGÊNCIA

* Adequação à Resolução CGPC nº 13/2004: PLANO DE AÇÃO(ações corretivas e preventivas)

* Implementação do plano: CRONOGRAMA DE ADEQUAÇÃO

* Segmentação por atividades e processos: CONTROLE CORPORATIVO

* Fluxos de recursos por Programas:§ PREVIDENCIAL: Arrecadação, Benefícios e Atuarial§ ADMINISTRATIVO: Custeio Administrativo e Execução Orçamentária§ INVESTIMENTOS: Política, Enquadramento, Riscos, Rentabilidade e Custos




2.1.1. Níveis de Riscos

2.2. Governança Corporativa

§ Há uma estrutura formal de divulgação das informações dos produtos institucionais:Internet (site da Fundação), Intranet, Jornal da Brasiletros, correio eletrônico,documentos internos (RDE, Ata de Reunião, Normativo e Comunicado) e muraisinformativos na Patrocinadora Ampla.

§ Os principais produtos disponíveis aos colaboradores, participantes ativos eassistidos, nos ambientes computacionais (interno e externo) são: Estatuto;Regulamentos dos Planos de Benefícios; Política de Investimentos; Organograma;Missão, Visão e Valores; além dos Balanços Contábeis, dos Demonstrativos deInvestimentos e da legislação pertinente.

§ Estrutura Organizacional:ð Estatuto;ð Missão, Visão e Valores;ð Organograma;ð Código de Ética e Conduta;ð Manual de Cargos e Atribuições;ð Manual de Delegação de Autoridades.




3. ADERÊNCIA DA GESTÃO

3.1. RECURSOS GARANTIDORES

§ Documentação Suporte:ð Política de Investimentos de Recursos Plurianual (2005 a 2009);ð Ata de Reunião do Conselho Deliberativo aprovando a Política de Investimentos;ð Atas de Reunião do Comitê de Investimentos;ð Relatório dos Auditores Externos sobre Aplicação dos Recursos;ð Demonstrativos Financeiros e de Gestão;ð Resumo do DAIEA.

• Da Política de Investimentos§ Divulgação:ð Data de aprovação pelo Comitê de Investimentos: 20/12/2004;ð Data de aprovação pelo Conselho Deliberativo: 22/12/2004;ð Data de envio do resumo da Política aos bancos Gestores das Carteiras: 10/01/2005;

§ Conforme determina a Resolução nº 3.121/2003, dentro do prazo de 30 diascontados da data de aprovação pelo DELIB:

ð Data de envio à SPC: 13/01/2005;ð Data de envio aos assistidos, pelos Correios: 17/01/2005;ð Data de envio aos participantes ativos, pelo malote interno da Ampla: 18/01/2005.

§ Em relação ao segmento de Imóveis, as últimas avaliações foram realizadas pelaempresa Uniconsult em janeiro, julho e outubro de 2003, respectivamente, para osimóveis de Niterói, Petrópolis e Magé. Conforme determina a Resolução nº3.121/2003, em seu Art. 36, as próximas reavaliações ocorrerão no ano de 2006.




§ O relatório Demonstrativo Analítico de Investimento e de Enquadramento dasAplicações – DAIEA, relativo ao 2º trimestre/2005, foi disponibilizado no site daFundação aos participantes e assistidos, conforme determina a Resolução nº13/2004 em seu Artigo 17. As informações relativas aos custos com a administraçãodos recursos das carteiras, tais como gestão, consultoria, custódia, auditoria ecorretagens, também estão discriminadas neste documento.




§ DNP (Divergência Não Planejada) é a diferença entre o percentual de rentabilidadede uma carteira e a taxa de juros adotada na avaliação atuarial, acrescida doindexador do plano de benefícios (IGP-DI + 6% a.a.), no mesmo período de tempo.

§ O cálculo da DNP é realizado mensalmente pela Risk Office, a partir dos dadosinformados pelo HSBC, conforme determina a Instrução Normativa nº 04/2003(revogada pela IN nº 06/2005).

§ Os relatórios de DNP e o DAIEA, referentes ao 1º trimestre, foram remetidos à SPCem 20/jun/2005. Quanto ao 2º trimestre, o DAIEA foi encaminhado em 01/set/2005e os dados de DNP foram enviados em 09/set/2005; porém, por problemasoperacionais, a DNP teve que ser reencaminhada posteriormente.

§ Pelo Ofício Circular nº 03/2005 foi concedido, em caráter excepcional, a dilataçãodos prazos para envio à SPC das informações relativas aos balancetes dos meses dejaneiro, fevereiro e março/2005. Desta forma, os relatórios de DNP e o DAIEAtiveram seus prazos alterados, visto que são vinculados ao prazo legal de envio dosbalancetes contábeis mensais.




§ O controle de risco de mercado é feito com base nos limites de VAR estabelecidosnas diretrizes da Política de Investimentos. Tal medida é o risco agregado demercado enfrentado por uma empresa, ou seja, o montante de dinheiro que umaempresa poderia perder devido às alterações de preço nos mercados relacionados.




Conclusão da Aderência dos Recursos Garantidores à Política de Investimentos dosPlanos de Benefícios PCA e PACD

Em atendimento ao Artigo 8º da Resolução CMN nº 3.121/2003 e ao Artigo 19º daResolução MPS/CGPC nº 13/2004, este Conselho Fiscal reunido em 19/12/2004, analisou adocumentação apresentada pela Fundação, para verificação do resultado da Política deInvestimentos, e apresenta as suas recomendações sobre os seguintes pontos:




1 - Aderência da Gestão dos Recursos GarantidoresVerificamos com base na documentação suporte que a entidade está mantendo a gestão dosrecursos em atendimento às diretrizes da Política de Investimentos aprovada pelo Comitêde Investimentos e Conselho Deliberativo.Quanto ao Enquadramento, os limites das aplicações dos recursos dos planos PCA e PACDestão em consonância à Resolução CMN nº 3.121 de 25/09/2003 e ao estabelecido naPolítica de Investimentos.

2 – RentabilidadeVerificamos, com base na documentação suporte, que a rentabilidade total das carteiras dosplanos PCA e PACD, auferida no 1º semestre de 2005, se comportou da seguinte forma:

Renda Fixa : Foi superada a meta atuarial.

Renda Variável : As carteiras não superaram a meta atuarial, apesar de terem superado obenchmark (IBOVESPA).

Imóveis : Foi superada a meta atuarial.

Operações com Participantes : A rentabilidade superou a meta atuarial.

Desta forma, no geral, as rentabilidades dos recursos estão aderentes à meta atuarial e aoestabelecido na Política de Investimentos, em consonância com a Resolução CMN nº 3.121de 25/09/2003.

3 - Custos da gestãoVerificamos, com base na documentação suporte, que os custos com gestão de recursosficaram dentro da média praticada pelo mercado financeiro e representaram em torno de0,33% sobre o Patrimônio de Investimento Consolidado Total.

4 - Controle de riscosVerificamos, com base na documentação suporte, que os riscos de crédito e da DivergênciaNão Planejada (DNP) estão em conformidade com os estabelecidos na Política deInvestimentos e na Resolução CMN nº 3.121/2003, tendo ocorrido no período DNP’snegativas isoladas não caracterizando uma tendência.

5 – Recomendações do Conselho Fiscal§ A gestão dos investimentos está aderente à Política de Investimentos, não tendo sido

identificadas exceções decorrentes da aplicação dos procedimentos.

6 – Comentários da Diretoria Executiva§ A Fundação encontra-se permanentemente em busca de aperfeiçoamento da sua

Política de Investimentos, através de acompanhamento e análise do desempenhodo Mercado de Capitais, bem como de eventuais lançamentos de produtos eestratégias desenvolvidas pela indústria de Fundos de Investimentos, naturalmentedentro dos parâmetros e limites de mínimo risco, segurança, liquidez e maiorrentabilidade, conforme preceituado pela legislação em vigor.




§ A Fundação em consonância com o seu planejamento orçamentário se empenha emsuperar suas limitações tecnológicas de informática utilizadas no Mercado deCapitais, bem como de mão de obra especializada, desenvolvendo internamentedispositivos de controle gerencial de seus investimentos e buscando a parceria dosgestores e da instituição responsável pela centralização da Custódia, controladoria egerenciamento de risco.

§ A Fundação vem propiciando treinamento técnico aos empregados das áreascontábil, financeira e de investimentos, segundo as atividades de aplicações,controles de risco de mercado e de crédito.

7 – Manifestação do Conselho FiscalØ Com base nas verificações e análises dos controles internos, em atendimento ao

artigo 19º da Resolução MPS/CGPC nº 13/2004, manifestamos que a FundaçãoBrasiletros está aplicando os recursos dos planos PCA e PACD com aderência àResolução CMN nº 3.121/2003 e à Resolução CGPC nº 07/2003, em conformidadecom a Política de Investimentos aprovada pelo Conselho Deliberativo.

3.2. PREMISSAS E HIPÓTESES ATUARIAIS

§ Documentação Suporte:ð Parecer Atuarial (Fechamento do Exercício 2004);ð DRAA do último exercício (2004);ð Análise das Hipóteses Atuariais;ð Demonstrativos das Contribuições e dos Benefícios concedidos no 1º Semestre de

2005;ð Balancetes dos Planos de Benefícios.

§ As Contribuições Normais dos participantes do PACD são de, no mínimo, 2% sobreo salário, enquanto que as Extraordinárias (ou Voluntárias) não podem ser inferioresa 20% do salário real de contribuição.




§ As Patrocinadoras deixam de efetuar contribuições em relação aos ParticipantesAtivos que forem elegíveis a um benefício de Aposentadoria Normal em ambos osPlanos de Benefícios.

§ A avaliação do Custeio Anual dos Planos de Benefícios, realizada pelo Atuárioresponsável foi definida no mês de julho/2005, para o exercício de 2006.

§ No PCA, o percentual de contribuição dos participantes ativos e dos assistidos éestabelecido anualmente no Plano de Custeio e varia em função da faixacorrespondente ao teto do salário de contribuição para a Previdência Social.

§ A Patrocinadora AMPLA efetua Contribuição Extra para ambos os Planos PCA ePACD, sobre a folha de salários dos participantes ativos, para cobertura dasdespesas administrativas, em função do Convênio de Adesão firmado com aBrasiletros.










§ Todas as informações estatísticas de população e benefícios devem serencaminhadas à SPC até o 20º dia útil do mês subseqüente ao de referência,conforme determina a Instrução Normativa nº 41/2002.

§ No Planejamento Estratégico da Fundação, e em consonância às recomendaçõesemanadas pela Auditoria Independente, é definido um sistema de controle deprovisionamento e contingência, inclusive constituindo Fundo Previdencial paraesta finalidade, visando eliminação de riscos e manutenção de liqüidez.




Conclusão da Aderência das Premissas e Hipóteses Atuariais

Em atendimento ao inciso I, do Artigo 19º, da Resolução MPS/CGPC 13/2004, esteConselho Fiscal reunido em 19/12/2005, analisou a documentação apresentada pelaFundação, para verificação da aderência das premissas e hipóteses atuariais do PCA –Plano de Complementação de Aposentadoria e do PACD – Plano de Aposentadoria deContribuição Definida, e apresenta as suas recomendações sobre os seguintes pontos:

1 - Evolução das Provisões Matemáticas e Fundo Previdencial (Atuarial)Verificamos, com base na documentação suporte, que as Provisões Matemáticas(obrigações líquidas) do PCA e do PACD estão cobertas pelo Patrimônio Líquido de cadaPlano.

2 - DRAA e Notas Técnicas AtuariaisVerificamos, com base no DRAA e nas Notas Técnicas Atuariais, elaborados pelo atuário -MERCER Human Resource Consulting - responsável pelo PCA e pelo PACD, que aspremissas, hipóteses e tábuas biométricas adotadas estão aderentes aos compromissos dosPlanos de Benefícios.

3 - Cobertura Patrimonial dos PlanosVerificamos, com base nos Balancetes dos Planos, que o patrimônio apurado é suficientepara a cobertura das obrigações e compromissos do PCA e do PACD.




4 - Resultados dos Planos PCA e PACDVerificamos, com base na documentação suporte, que o resultado parcial negativo em30/06/2005 (referente ao 1º semestre de 2005) não representa em termos absolutos“déficit”, devido à existência de Cobertura Patrimonial positiva.

5 - Recomendações do Conselho Fiscal§ Manter a estratégia aprovada pelo Comitê de Investimentos e pelo Conselho

Deliberativo na Política de Investimentos para o período 2005 a 2009, dado que oresultado contábil deficitário momentâneo dos Planos foi causado pela volatilidadedo segmento de Renda Variável no período.

§ Considerando que, por falha operacional, as informações estatísticas mensais depopulação e benefícios encaminhadas à SPC tiveram os dados referentes ao mês dejunho remetidos com 1 (um) dia de atraso, recomendamos que a sistemática decontrole já implantada no 2º semestre seja observada rigorosamente.

6 - Comentário da Diretoria Executiva§ Os resultados parciais, referentes ao 1º semestre de 2005, foram deficitários em

virtude do desempenho negativo do segmento de Renda Variável (Bolsa de Valores)que teve uma rentabilidade negativa em torno de 4% neste período.

7 – Manifestação do Conselho FiscalØ Com base nas verificações e análises do DRAA, das Notas Técnicas Atuariais

elaboradas pelo atuário responsável - MERCER Human Resource Consulting - edos Balancetes, em atendimento ao artigo 19º da Resolução MPS/CGPC nº 13/2004,manifestamos que as premissas e hipóteses atuariais estão aderentes às obrigações ecompromissos dos Planos PCA e PACD, bem como aos parâmetros estabelecidosna Resolução MPS/CGPC nº 11/2002.

3.3. EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA

§ Documentação Suporte:ð Ata do Conselho Deliberativo que aprovou o orçamento;ð Orçamento Geral para o exercício de 2005, aprovado pelo Conselho Deliberativo;ð Plano de Custeio Administrativo para o exercício de 2005;ð Demonstrações Contábeis e Parecer dos Auditores Externos;ð Relatório de recomendações sobre os Controles Internos, Procedimentos Contábeis

e Segurança Patrimonial;ð Relatório circunstanciado sobre aplicação dos recursos das EFPC’s, prevista na

Resolução nº 3.121, do CMN;ð Demonstrativos dos Valores Orçados e Realizados.







§ O Plano de Custeio, estabelecido pelo Atuário responsável, com base no balanço daFundação, é aprovado anualmente pelo Conselho Deliberativo e homologado pelaPatrocinadora AMPLA.

Conclusão da Aderência à Execução Orçamentária

Em atendimento ao § 1º do Artigo 16º e ao inciso I do artigo 19º, da Resolução MPS/CGPCnº 13/2004, este Conselho Fiscal reunido em 19/12/2005, analisou a documentaçãoapresentada pela Fundação, para verificação do resultado da execução do PlanejamentoOrçamentário, e apresenta as suas recomendações sobre os seguintes pontos:

1 - Execução orçamentária das RECEITASVerificamos que as receitas projetadas do PCA foram realizadas acima dos valores orçadosem virtude da reversão de Fundo Previdencial do valor de R$9.457.000,00 - não previsto noorçamento original.As receitas projetadas do PACD foram realizadas abaixo dos valores orçados em virtude docomportamento do cenário macroeconômico de valorização do Ibovespa ter ficado abaixodo previsto inicialmente.

2 - Execução orçamentária das DESPESASVerificamos que as despesas estimadas do PCA e do PACD foram realizadas acima dassuas estimativas em virtude do reflexo da reversão do Fundo Previdencial e da constituiçãode contingências provenientes de recursos advindos de recebimento de TDA’s (Títulos daDívida Agrária).

3 - Resultado da Execução OrçamentáriaVerificamos que os resultados orçamentários, apurados no PCA e no PACD, apresentaram-se deficitários.

4 - Execução do CUSTEIO ADMINISTRATIVOVerificamos que:- as fontes de custeio foram realizadas abaixo do que foi orçado inicialmente;- as despesas também foram realizadas abaixo do que foi orçado.Desta forma, como a diferença entre o orçado e o realizado das despesas foi maior que odas fontes de custeio, o resultado foi positivo, incrementando o Fundo Administrativo.

5 - Recomendação do Conselho Fiscal§ Proceder, trimestralmente, à análise dos níveis de desvios para ajuste aos cenários

atuais, verificando a necessidade de remanejamento ou incremento dos valoresorçados inicialmente, diagnosticando previamente um possível resultado deficitário.

6 – Comentários da Diretoria Executiva§ O Resultado Positivo dos Investimentos ficou abaixo do orçado em virtude do

comportamento volátil do segmento de Renda Variável.




§ As Constituições de Contingências comportaram-se de acordo com as necessidadesdecorrentes do aumento das demandas judiciais e do trâmite atual dos processos.

7 – Manifestação do Conselho FiscalØ Com base nas verificações e análises dos controles internos da execução

orçamentária, em atendimento ao artigo 19º da Resolução MPS/CGPC nº 13/2004,recomendamos que o orçamento seja revisado e remanejado dentro do exercício nasrubricas com ocorrência de variações significativas.

4. DISPOSIÇÕES FINAIS

ð Quanto ao Relatório de Controles Internos:§ Deverá ser assinado por todos os membros do Conselho Fiscal, bem como pelos

responsáveis das áreas nas quais as deficiências foram encontradas, quando for ocaso.

§ Será submetido ao Conselho Deliberativo para deliberação das providênciasjulgadas necessárias.

§ Permanecerá na Fundação, à disposição da SPC, pelo prazo mínimo de 5 (cinco)anos.

5. CRONOGRAMA DE PROVIDÊNCIAS




Conselho Fiscal da Fundação Brasiletros

Membros Efetivos....................................... Giovanni Mascarenhas

Elisio Serafim

Olímpio Ramos de Andrade Filho

Membros Suplentes.................................... Marco Antônio Abbade dos Santos

Fábio Luiz de Araújo Fonseca

Humberto Baptista da Rocha

Diretoria Executiva

Diretor-Presidente Luís Carlos Silva Miranda

Diretor Financeiro e Administrativo Vitelmo Ferreira

Diretora de Seguridade Dilma Nascimento Trindade

Colaboradores

Compliance Samanta Cristina Cesar Sena de Paiva

Gestor de Contabilidade Maria Helena Formaggieri Cunha

Gestor de Investimentos Karla Gimenez Leite Keller

Gestor de Seguridade Silvane Neuhaus

Niterói, 19 de dezembro de 2005.



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