Relatório de Estágio Supervisionado RA - 2284979

8/19/2019 Relatório de Estágio Supervisionado RA - 2284979

1/28

UNIVERSIDADE DE SANTO AMARO

UNISA DIGITAL

UTILIZAÇÃO DO MASP NA SECRETARIA DA ESCOLA ESTADUAL

PROF.ª GUIOMAR DE ALMEIDA PEIXOTO

(RELATÓRIO DE ESTÁGIO)

Samuel Correia SantanaRA: 2284979

Pólo Maceió2014


2/28

UNIVERSIDADE DE SANTO AMARO

UNISA DIGITAL

UTILIZAÇÃO DO MASP NA SECRETARIA DA ESCOLA ESTADUAL

PROF.ª GUIOMAR DE ALMEIDA PEIXOTO

Área de Concentração: Qualidade e Produtividade

Líder de Estágio: Prof.ª Sandra Villela Sequeira

DEPENDÊNCIA

Polo Maceió2014

Relatório Final apresentado por SamuelCorreia Santana - RA: 2284979, Curso de Administração, como requisito para oEstágio Curricular Supervisionado II.


3/28

Sumário

Lista de Tabelas, Figuras e Quadros ................................................................................................ 5

1 INTRODUÇÃO ................................................................................................................................... 4

2 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO ................................................................................... 4

2.1 HISTÓRICO DA ORGANIZAÇÃO ........................................................................................... 4

2.2 QUADRO DE FUNCIONÁRIOS .............................................................................................. 5

2.3 SECRETARIA ESCOLAR ........................................................................................................ 6

3 REFERENCIAL TEÓRICO .............................................................................................................. 7

3.1 CICLO PDCA .............................................................................................................................. 7

3.2 MÉTODO DE ANÁLISE E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS - MASP .................................... 8

3.3 FERRAMENTAS BÁSICAS DE QUALIDADE ..................................................................... 103.3.1 Estratificação ..................................................................................................................... 10

3.3.2 Lista/Folha de Verificação ............................................................................................... 11

3.3.3 Gráfico/Diagrama de Pareto ........................................................................................... 12

3.3.4 Histograma ........................................................................................................................ 12

3.3.5 Diagrama da Causa e Efeito ........................................................................................... 13

3.3.6 Brainstorm ......................................................................................................................... 14

3.3.7 Fluxograma ........................................................................................................................ 15

3.3.8 5W2H .................................................................................................................................. 16

4 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS ................................................................................................. 17

4.1 PROBLEMA .............................................................................................................................. 18

4.1.1 Identificação do problema ............................................................................................... 18

4.1.2 Observação do problema ................................................................................................ 19

4.1.3 Análise do problema ........................................................................................................ 19

4.1.4 Plano de ação ................................................................................................................... 20

4.1.5 Ação .................................................................................................................................... 21

4.1.6 Verificação/padronização ................................................................................................ 22

5 CONCLUSÃO .................................................................................................................................. 24

APÊNDICE A – FICHA INDIVIDUAL DE DESEMPENHO DO ALUNO – ENS.FUNDAMENTAL ................................................................................................................................. 25

APÊNDICE B – FICHA INDIVIDUAL DE DESEMPENHO DO ALUNO – ENSINO MEDIO .... 26

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................................................ 27


4/28

Lista de Tabelas, Figuras e Quadros

Tabela 1 - Composição do RH .................................................................................... 5

Figura 1 - Organograma da Esc. Est. Prof.ª Guiomar de Almeida Peixoto.................. 6

Tabela 2 - Horário de Funcionamento da Secretaria ................................................... 7

Figura 2 - Ciclo PDCA ................................................................................................. 7

Quadro 1 - MASP e suas fases ................................................................................... 9

Quadro 2 - Ferramentas de Qualidade ...................................................................... 10

Tabela 3 - Exemplo de Folha de Verificação ............................................................. 11

Gráfico 1 - Exemplo de Gráfico/Diagrama de Pareto ................................................ 12Gráfico 2 - Exemplo de Histograma .......................................................................... 13

Figura 3 - Exemplo do Diagrama de Causa e Efeito ................................................. 14

Quadro 3 - Simbologia do Fluxograma ...................................................................... 15

Figura 4 - Exemplo de Fluxograma ........................................................................... 16

Figura 5 - Fluxograma do Histórico Escolar .............................................................. 17

Tabela 4 - Estratos do problema Históricos Escolares .............................................. 19

Tabela 5 - Folha de Verificação de Frequência dos Problemas ................................ 19Quadro 4 - Plano de Ação ......................................................................................... 20

Quadro 5 - Ações - Estabelecer horários para atendimento ao público .................... 21

Quadro 6 - Ações - Muitas atividades paralelas à confecção do Histórico Escolar ... 21

Quadro 7 - Ações - Erros na aplicação da legislação específica ............................... 21

Quadro 8 - Comparação antes e depois do MASP ................................................... 22


5/28

4

1 INTRODUÇÃO

O presente relatório tem por objetivo descrever as atividades de

estágio supervisionado, do Curso de Administração, na modalidade de estágio

convalidado, realizadas na Secretaria da Escola Estadual Prof.ª Guiomar de Almeida

Peixoto, no turno noturno.

2 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO

RAZÃO SOCIAL: Escola Estadual Professora Guiomar de Almeida

Peixoto

SETOR: Educação Pública - 1º Setor - Setor Governamental

ENDEREÇO: Rua Santo Antônio, 600, Ponta Grossa, Maceió/AL –

CEP: 57014-680.

Email: [email protected]: 00.771.374/0001-00

2.1 HISTÓRICO DA ORGANIZAÇÃO

A Escola Estadual Prof.ª Guiomar de Almeida Peixoto, é uma das 26escolas da rede estadual sob jurisdição da Primeira Coordenadoria Regional de

Ensino (1ª CRE), abrangendo os bairros da orla lagunar/praias e Centro de Maceió.

Anteriormente conhecida por Escola Estadual Sete de Setembro, a

Escola Estadual Prof.ª Guiomar de Almeida Peixoto é uma escola tradicional dos

bairros centrais de Maceió. Com 45 anos de existência, a Escola tem oferecido à

comunidade educação com qualidade e compromisso e por suas bancas passaram

a maioria dos moradores dos bairros circunvizinhos à Escola.

Suas atividades iniciaram-se em 1968, quando a Escola era, então

denominada Grupo Escolar Sete de Setembro e ofertava à comunidade turmas da 1ª


6/28

5

a 4ª séries do Ensino Fundamental funcionando, nesta época, apenas nos turnos

matutino e vespertino.

No ano de 1985, a escola começa a ofertar o antigo Ginásio – hoje, a

segunda parte do Ensino Fundamental, da 5ª à 8ª séries. Iniciando, no ano de 1985,

a oferta da 5ª série, gradualmente estendendo-se às demais séries até o ano de

1999, quando a escola adota também o Ensino Médio, seguindo até os dias atuais.

No ano de 2002, a partir do Decreto Estadual n.º 81, de 26.08.2002, a

escola passa a denominar-se Escola Estadual Prof.ª Guiomar de Almeida Peixoto

em homenagem a uma docente dos primeiros anos de existência da escola.

2.2 QUADRO DE FUNCIONÁRIOS

O quadro de funcionários, como é a realidade atual de muitas outras

escolas estaduais em Alagoas é reduzido e muito aquém das necessidades da

escola, inclusive as administrativas. Hoje essa é a composição do quadro e

funcionários na Escola Estadual Prof.ª Guiomar de Almeida Peixoto.

Tabela 1 - Composição do RHCargo/Função Quantidade

GestãoDiretor 02Coordenador Pedagógico 03Secretário Escolar 01

Corpo DocenteProfessor Efetivo 22Professor Monitor 28

Apoio Administrativo

Merendeira 03Serviços Gerais 05Porteiro/Vigia 05

Agente Administrativo 04TOTAL 73

O organograma funcional da Escola Estadual Prof.ª Guiomar de

Almeida Peixoto está representado abaixo.


7/28

6

Figura 1 - Organograma da Esc. Est. Prof.ª Guiomar de Almeida Peixoto

2.3 SECRETARIA ESCOLAR

Vista como o coração da escola, a Secretaria agrega em seus arquivos

todos os que passaram e contribuíram para o funcionamento da escola, sejam eles

alunos, docentes e/ou funcionários. Em seu quadro de funcionários, nas Escolas

Estaduais de Alagoas, geralmente encontram-se os agentes administrativos e os

secretários escolares.

A Secretaria da Escola tem como objetivo geral manter os registros, os

arquivos de documentação dos alunos e dos funcionários, além de comunicados e

expedições para apoiar o desenvolvimento do processo escolar, dando valor legal a

toda a documentação expedida com aval do Secretário responsável e da Direção da

Escola. No rol de objetivos específicos estão: i) a produção de documentos

escolares, em tempo hábil, com o mínimo de retrabalho possível, e de forma

eficiente e eficaz; ii) atendimento ao público de forma polida e fornecendo o máximo

de informações possíveis; e iii) colaboração na organização da documentação

produzida facilitando os processos de arquivamento.


8/28

7

A Secretaria da Escola Estadual Prof.ª Guiomar de Almeida Peixoto

funciona de segunda a sexta, de 8h às 21h e conta com um agente administrativo

por turno e uma secretária escolar que trabalha em regime de escala, com 40h

semanais.

Tabela 2 - Horário de Funcionamento da SecretariaTURNO HORÁRIO AGENTEMatutino 8h – 13h Verônica Santos

Vespertino 13h – 18h Robson AmorimNoturno 16h – 21h Samuel Correia (acadêmico)Escala - Elma Filguera (Secretária)

3 REFERENCIAL TEÓRICO

3.1 CICLO PDCA

Também conhecido como ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming é um

método gerencial de melhoria contínua refletido em 04 fases: P (planejar, do inglês plan), D (executar, do inglês, do), C (verificar, check ) e A (atuar corretivamente, em

inglês, act ).

No desenvolvimento do Ciclo PDCA, cada atividade pode ser

relacionada com os seguintes desafios:

Figura 2 - Ciclo PDCA

FONTE: Campos (2004)


9/28

8

P – PLANEJAR – é o estabelecimento dos objetivos e processos

necessários para alcançar os resultados esperados, tendo como referencia os

requisitos dos clientes ou as políticas organizacionais.

D – EXECUTAR – é a implementação dos processos decorrentes da

fase de planejamento.

C – VERIFICAR – é o monitoramento e medição dos processos em

relação às políticas, obejtivos e requisitos da organização. Neste momento

comparam-se os resultados alcançados com as metas desejadas.

A – CORRIGIR – e a definição das ações para a melhoria contínua no

desempenho do processo, com a detecção dos desvios e aplicação das correções

definitivas.Em dada uma das etapas do Ciclo PDCA são utilizadas ferramentas,

conhecidas como Ferramentas Básicas para a Qualidade e o MASP – Método de

Análise e Solução de Problemas.

3.2 MÉTODO DE ANÁLISE E SOLUÇÃO DE PROBLEMAS - MASP

O MASP – Método de Análise e Solução de Problemas – é um método

de origem japonesa sendo também conhecido como QC – Story.

A introdução do MASP na literatura foi feita por Campos (2004), sendo

que o método é apresentado como um dos componentes do Controle da Qualidade

Total, um movimento de proporções muito mais amplas.

Reforçando, Rodrigues (2013), afirma que o MASP se constitui de umroteiro complexo, uma metodologia para manter e controlar a qualidade de produtos,

processos e serviços. Ainda segundo Rodrigues (2013), o MASP é um método

descritivo, racional e estruturado que desenvolve os processos de melhoria contínua

nas organizações, com vistas na resolução de problemas e obtenção de resultados

otimizados.

O autor ainda salienta que o MASP prescreve como um um problema

pode ser resolvido e não como ele é resolvido.

Campos (2004) estabele que há uma distinção entre método e

ferramenta, sendo que método é a sequência lógica para se atingir a meta desejada


10/28

9

e ferramenta é o recurso a ser utilizado no método. Portanto, de nada adiantar

conhecer diversas Ferramentas de Qualidade e não dominar o método.

Embora seja decorrente do Ciclo PDCA, o MASP encontra pequenas

diferenças entre os métodos, de acordo com a visão do autor, no entanto a estrutura

é basicamente a mesma. Para este Relátorio foi adotado o método difundido por

Campos e descrito no Quadro 1.

Quadro 1 - MASP e suas fases

FONTE: Campos (2004)


11/28

10

Para cada etapa do MASP há uma série de ferramentas que pode ser

utilizadas que permitirão desenvolver cada etapa, preparando o passo seguinte, e

assim sucessivamente.

3.3 FERRAMENTAS BÁSICAS DE QUALIDADE

Para cada etapa do MASP é necessário o conhecimento das

Ferramentas de Qualidade. O uso dessas ferramentas auxilia a equipe responsável

pelo MASP. Podem ser utilizados uma ou mais ferramentas em cada processo maso mais importante é evitar o diagnóstico e a solução baseados somente em opiniões,

tentativas e erros imcompletos ou não sistematizados (RODRIGUES, 2013).

O quadro a seguir apresenta as fases do MASP e as correspondentes

ferramentas de qualidade tendo por base o Método sugerido por Campos (2004).

Quadro 2 - Ferramentas de QualidadeFASE/PROCESSO FERRAMENTA(S) EMPREGADAS(S)

P

Identificação do problema Gráfico de Pareto, estratificação, histograma

Observação Gráfico de Pareto; estratificação, listas de verificação Análise

Brainstorm, Diagrama de causa e efeito, Pareto,histograma.

Plano de Ação Brainstorm, 5W2HD Ação Divulgação do plano, treinamento, reuniões

CVerificação

Pareto, histogramas e gráficos.Bloqueio

APadronização Revisão do 5W2H, reuniões, manuais

ConclusãoRelação dos problemas remanescentes, reflexão daequipe sobre os procedimentos realizados

A seguir segue uma breve descrição de cada umas das Ferramentas

de Qualidade mais utilizadas no Método de Análise e Solução de Problemas –

MASP.

3.3.1 Estratificação

É a divisão de um problema em estratos ou camadas de sub-

problemas, que origens distintas. É um processo participativo, com a exposição de

opiniões de todas as pessoas que possam colaborar com a análise.


12/28

11

Na estratificação, é estabelecido um problema e feita a pergunta “como

o problema ocorre?”. São elencados, a partir das respostas à pergunta, todos os

subproblemas que geram o problema principal.

Segundo a regra de Pareto, é recomendado utilizar no mínimo 2 e no

máximo 6 ou 7 fatores principais. Os demais elecandos devem ser categorizados

como “outros”.

A partir dos dados obtidos é elaborada uma planilha para utilização da

Lista/Folha de Frequência.

3.3.2 Lista/Folha de Verificação

É um formulário ou planilha que viabiliza e facilita a coleta de dados

sobre a frequência com que determinado fato ocorre para análise posterior. É feita a

coleta de uma certa quantidade de casos que apresetaram o problemas e seus

subproblemas, durante um determinado período. A partir de então distribui-se a

frequência de ocorrência de cada estrato.

Tabela 3 - Exemplo de Folha de Verificação


13/28

12

3.3.3 Gráfico/Diagrama de Pareto

O Gráfico de Pareto foi criado pelo economista italiano Vilfredo Pareto,

que realizou estudos e desenvolveu modelos matemáticos para descrever a

distribuição desigual das riquezas (distribuição da renda per capita). Através de

gráficos, mostrou que a maior renda estava concentrada nas mãos de uma minoria

da população. Ele chegou à conclusão de que 20% da população ficavam com 80%

da arrecadação, enquanto para os outros 80% da população restavam apenas 20%.

Essa assertiva ficou conhecida como Princípio de Pareto.

É um gráfico de barras elaborado com base nos dados coletados na

Folha de Verificação e permite priorizar os subproblemas separando os muitos

subproblemas triviais dos poucos vitais.

Gráfico 1 - Exemplo de Gráfico/Diagrama de Pareto

3.3.4 Histograma


14/28

13

O histograma é um gráfico de barras que tem por objetivo representar

uma distribuição de freqüência de uma variável de interesse. Foi desenvolvido por

Guerry em 1833 para descrever sua análise de dados sobre crime. Desde então, os

histogramas tem sido apl icados para descrever os dados nas mais diversas áreas.

É uma ferramenta que nos possibilita conhecer as características de

um processo ou um lote de produto permitindo uma visão geral da variação de um

conjunto de dados. A manei ra como esses dados se distr ibuem contribui de uma

forma decisiva na ident i f icação dos dados. Eles descrevem a freqüência com que

variam os processos e a forma de distribuição dos dados como um todo.

Por vezes, o histograma é utilizado em combinação com o Gráfico de

Pareto e a partir dos dados obtidos na estratificação.

Gráfico 2 - Exemplo de Histograma

3.3.5 Diagrama da Causa e Efeito

É também conhecido como Espinha de Peixe ou Diagrama de

Ishikawa, em referência ao seu idealizador, Karou Ishikawa, que a idealizou em

1943, na Universidade de Tóquio.

Esta ferramenta permite mapear uma lista de fatores que afetam um

problema ou o resultado desejado. É representado por uma linha central que termina

no problema/processo estudado e peerpendilarmente a esta linha desenhar retas

que indicam os subproblemas.


15/28

14

Figura 3 - Exemplo do Diagrama de Causa e Efeito

Para estabelecimento dos subproblemas são usadas ferramentas de

qualidade como o 5WH2 e a brainstorm (descritas abaixo) ou o agrupamento 6M.

O 5WH2 consiste nas respostas às perguntas (em inglês) What, Who,

When, Where, Why, How e How much, significando, respectivamente, o que, quem,

quando, onde, porque, como e quanto custa.

Já o agrupamento 6M consiste na resposta aos itens Matéria-prima,

Máquinas, Medidas, Meio ambiente, Mão-de-obra e Método.

3.3.6 Brainstorm

É uma técnica de geração de ideias desenvolvida por Osborn em 1938.

Brainstorm significa em inglês “tempestade cerebral”.

Sua filosofia básica é deixar vir à tona todas as ideias possíveis sem as

criticar durante sua exposição. Essa contribuição espontânea geralmente gera

soluções inovadoras e criativas para os problemas.

Apesar da aparente informalidade no uso da brainstorm, existem regras

que permitem que os trabalhos durante sua execução flua. Ausência de pré-

julgamentos das ideias, apresentação das ideias tal como surgem, enfase na

quantidade e não na qualidade de ideias e reforço das ideias já sugeridas são

algumas das regras para uma boa brainstorm.


16/28

15

3.3.7 Fluxograma

O fluxograma é um resumo ilustrativo das várias operações de um

determinado processo. É utilizado tanto no planejamento como o aperfeiçoamento

dos processos nas organizações.

No fluxograma é utilizada uma simbologia padrão que permite a leitura

por parte de todos os interessados nos processo.

Quadro 3 - Simbologia do Fluxograma


17/28

16

O fluxograma facilita a visualização das diversas etapas que compõem

um determinado processo, permitindo identificar aqueles pontos que merecem

atenção especial por parte da equipe de melhoria.

A seguir segue um exemplo de fluxograma de um processo.

Figura 4 - Exemplo de Fluxograma

3.3.8 5W2H

Essa ferramenta é um documento organizado de forma a identificar as

ações e as responsabilidades de cada um no processo. Seu nome deriva das letras

iniciais das indagações, em inglês, de What (o que), Who (quem), When (quando),

Where (onde), Why (por que), How (como) e How much (quanto custa).

Essa ferramenta é extremamente útil pois elimina qualquer dúvida que

possa surgir sobre um processo ou suas atividades, sendo umas das mais fáceis de

serem implementadas.


18/28

17

4 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS

A principal função da secretaria escolar é a produção e escrituração de

documentos escolares dos mais diversos. O principal documento é sem dúvida o

Histórico Escolar – um documento que apresenta de forma sintética toda vida

acadêmica do aluno, seu desempenho e as cargas horárias cursadas em cada

período letivo. O documento também contêm observações legais sobre a vida

acadêmica do aluno.

O Histórico Escolar é confeccionado mediante solicitação do

interessado, que pode utilizá-lo para comprovar escolaridade requerida poruniversidades, empresas, órgãos públicos ou para a transfência do aluno entre

escolas. Feita a solicitação, o prazo médio de entrega é de 90 dias.

No caso das solicitações para que o aluno ingresse em curso superior

ou assuma cargo público é necessário que o Histórico Escolar seja revisado pela

Inspeção Escolar, setor dentro das Coordenadorias de Ensino responsável pela

validação do documento, através da chancela. Esse procedimento também é

necessário nos casos onde o aluno muda-se para outro Estado brasileiro.Figura 5 - Fluxograma do Histórico Escolar


19/28

18

O desenho do fluxograma apresenta todos os processos envolvidos

desde a solicitação à devolução da pasta do aluno ao arquivo e entrega do Histórico

Escolar ao solicitante.

4.1 PROBLEMA

Durante a execução de sua função na expedição de documentos, a

equipe da Secretaria da escola detectou problemas nos processos de confecção dos

Históricos Escolares. Esses problemas estavam refletindo negativamente, comreiteradas reclamações quanto à prazos de entrega por um lado, por parte da

comunidade escolar; por outro, da Inspeção Escolar, devido aos erros de digitação e

de preenchimento equivocados, por exemplo.

Diante dessa situação, o acadêmico sugeriu a implantação do Método

de Análise e Solução de Problemas como ferramenta para otimizar os processos

existem e, diante do sucesso da implantação, extendê-lo aos demais processos

pelos quais a Secretaria fosse responsável.

4.1.1 Identificação do problema

Nesta etapa procurou-se estabelecer o problema do setor, como

descrito na apresentação do capítulo, é o alto quantidade de reclamações quanto a

elaboração e entrega de Históricos Escolares.

Para a identificação foi realizada uma reunião, com uma breve

apresentação do MASP e de suas ferramentas de qualidade e o quanto de ganho

poderia se obter com a aplicação do método.

Num segundo momento da reunião, foi definido qual o problema a ser

enfrentado, chegando a sentença “SITUAÇÕES DOS HISTÓRICOS ESCOLARES”.

Em seguida, foram elecandos possíveis subproblemas, aplicando-se a técnica da

brainstorm. Após as exposições das opiniões chegou-se as seguintes subproblemas,

já estratificados segundo a regra de Pareto.


20/28

19

Tabela 4 - Estratos do problema Históricos Escolares1. Infomações incompletas sobre a vida escolar do aluno2. Falta de tempo na preparação do Histórico Escolar3. Muitas atividades paralelas a confeção do Histórico Escolar4. Erros de digitação

5. Erros na aplicação da legislação específica6. Outros possíveis problemas

4.1.2 Observação do problema

No período de janeiro a abril de 2014, foram observadas as ocorrências

dos subproblemas apontados na reunião, através de uma Folha de Verificação de

Frequência elaborada a partir dos estratos da Tabela 4, ficando o acadêmico

responsável por esta tarefa.

Tabela 5 - Folha de Verificação de Frequência dos ProblemasJAN/2014 – ABR/2014

Históricos Escolares confeccionados 262Janeiro 79Fevereiro 36Março 65 Abril 82

Devoluções / Problemas 141ESTRATOS FREQUÊNCIA %

1. Infomações incompletas sobre a vida escolar do aluno 10 7,12. Falta de tempo na preparação do Histórico Escolar 49 34,83. Muitas atividades paralelas a confeção do Histórico Escolar 36 25,54. Erros de digitação 08 5,75. Erros na aplicação da legislação específica 29 20,66. Outros possíveis problemas 09 6,3

4.1.3 Análise do problema

Nesta etapa, os dados coletados foram apresentados à equipe e

estabelecidas as causas principais em valores percentuais. As informações

constantes da Tabela 5 mostram que no período em tela, foram confeccionados 262

Históricos Escolares, sendo que 141 tiveram a necessidade de retrabalho,

representando 53,8% do total produzido.

Do total de documentos que foram devolvidos, com atraso na entrega

ou que foram retrabalhados, 34,8% foram motivados pela falta de tempo na


21/28

20

preparação do Histórico Escolar. Outros 25,5% foram causados pelas atividades

paralelas pelas quais os agentes administrativos também são responsáveis. Os

erros na aplicação da legislação específica nas observações dos Históricos

Escolares representaram 20,6%.

Estes estratos perfazem 80,9% do total de documentos que

necessitaram de retrabalho. Eles foram escolhidos para serem alvos da melhoria

contínua a ser implantada com o MASP.

A equipe estabeleceu que os valores de documentos retrabalhados

devia ser de 15% a partir da aplicação do MASP.

4.1.4 Plano de ação

Identificados os principais subproblemas, a equipe reuniu-se

novamente, agora com a participação dos Diretores, para o estabelecimento do que

deveria ser feito para a se resolver a situação.

Observando os dados obtidos na estratificação, a falta de tempo naelaboração do documento e as atividade paralelas realizadas pelos agentes eram

problemas que se complementavam e podiam ser resolvidos com um único plano de

ações. O terceiro problema apontado era ocasionado principalmente pelas

alterações na legislação, tanto estadual quanto federal, relativas à vida escolar dos

alunos, e a falta de atualização desta documentação.

O Quadro 4 apresenta as ações acordadas pela equipe e aprovadas

Quadro 4 - Plano de AçãoPROBLEMA PLANO DE AÇ O

Falta de tempo na preparação do HistóricoEscolar

Estabelecer horários de atendimento para acomunidade escolar;

Estabelecer prazos diferenciados para asdiversas finalidades dos HistóricosEscolares;

Muitas atividades paralelas a confeção doHistórico Escolar

Redistribuir as diversas atividades poragentes;

Estabelecer as prioridades de cada períodoletivo;

Erros na aplicação da legislação específica

Elaborar um caderno com as obervaçõeslegais aplicavéis à Escola;

Padronizar os formulários para facilitar seupreenchimento.


22/28

21

4.1.5 Ação

Com o plano de ação estabelecido, foi elaborado o cronograma das

ações eleitas e indicação dos respectivos responsáveis. A ferramenta utilizada foi a

5W1H.

Quadro 5 - Ações - Estabelecer horários para atendimento ao público

O queEstabelecer horarios para atendimento e Estabelecer prazos diferenciados paraas diversas finalidades dos Históricos Escolares

Quem Diretores / SecretáriaQuando ABR/2014

Onde Escola/Murais/Direção

Por queGarantir mais tempo para o funcionário na elaboração do Histórico Escolar, paraque ele possa coletar informações precisas, digitá-las, fazer releitura e entãoimprimir o Histórico Escolar.

Como

- Reunião com o Conselho para aprovação dos novos horários;- Publicação dos novos horários de atendimento através de cartazes, avisos nassalas, redes sociais e reuniões com pais e responsáveis;- Novos horários de atendimento:MATUTINO: 8h – 11hVESPERTINO: 14h – 17hNOTURNO: 18h – 21h- A sexta-feira é dia de expediente interno (sem atendimento ao público)- Novos prazos para históricos escolaresHISTÓRICOS ENCAMINHADOS A INSPEÇÃO: 90 dias a contar da data desolicitação;HISTÓRICOS ENTREGUES DIRETAMENTE AOS SOLICITANTES: 30 a 60 dias.

Quadro 6 - Ações - Muitas atividades paralelas à confecção do Histórico EscolarO que Redistribuir as tarefas executadas pelos agentes da Secretaria da EscolaQuem Agentes administrativos / Secretária

Quando MAR/2014 – ABR/2014Onde Secretaria

Por queEvitar sobrecarga de trabalho e permitir melhor organização das tarefasexecutadas na Secretaria

Como

- Divisão das tarefas como segue:

a) Educacenso: Samuel Correiab) Transpal: Robson Amorimc) Frequência Bolsa-família: Elma Filguera;d) Sageal (Sistema de Gestão da Educação/AL): os agentes, de acordo com seuturno.e) Ponto dos Funcionários: Elma Filgueraf) Históricos Escolares: os agentes, de acordo com seu turno.g) Atendimento ao público: os agentes, de acordo com seu turno.

Quadro 7 - Ações - Erros na aplicação da legislação específicaO que Elaborar um caderno com as obervações legais aplicavéis à EscolaQuem Samuel Correia / Elma Filguera

Quando MAR/2014Onde Secretaria da Escola; páginas da internet

Por queFacilitar o preenchimento correto dos documentos, em especial do HistóricoEscolar, evitando devoluções, retrabalhos e atrasos na entrega


23/28

22

Como

- Pesquisar na internet, nas páginas do Conselho Estadual de Educação, daSecretaria Estadual de Educação e demais fontes de leis, a legislação específicaaplicada a estes documentos.- Montar um compêndio com essas leis e distribuir a cada um dos agentesadministrativos;

- Atualizar, através de contato com a Inspeção Escolar, a legislação sempre quenecessário.- Criação de um formulário de Ficha Individual de Desempenho de preenchimentomais fácil e que agregue a legislação necessária à feitura do Histórico Escolar(Apêndices A e B).

4.1.6 Verificação/padronização

Para a verificação do MASP nos casos descritos, elaborou-se uma

comparação, com os Históricos Escolares produzidos no mês de maio/2014, em

valores percetuais, com os valores percentuais do meses descritos na Tabela 5

Quadro 8 - Comparação antes e depois do MASPJAN/2014 – ABR/2014 MAI/2014

Históricos Escolares feitos 262 61Devolvidos / retrabalho 141 11

% Devolvidos / retrabalho 53,8 18,0ESTRATOS FREQUÊNCIA % FREQUÊNCIA %

1. Infomações incompletas sobre avida escolar do aluno

10 7,1 02 18,2

2. Falta de tempo na preparação doHistórico Escolar

49 34,8 02 18,2

3. Muitas atividades paralelas aconfeção do Histórico Escolar

36 25,5 00 00

4. Erros de digitação 08 5,7 04 36,45. Erros na aplicação da legislação

específica29 20,6 01 9,0

6. Outros possíveis problemas 09 6,3 02 18,2TOTAL 141 100 11 100

A partir dos dados da tabela pode-se perceber que houve umasignificante diminuição do total geral de Históricos Escolares que necessitaram de

retrabalho, que antes representavam 53,8% e chegaram no mês de maio a 18,0%,

muito perto da meta estabelecida pela equipe, que foi de 15%.

Em relação aos estratos trabalhados no MASP, para o problema em

questão, a redução também foi significativa, mostrando a eficiência destas

ferramentas.


24/28

23

Os dados apresentados à equipe e as ações propostas nos Quadros 5,

6 e 7, foram tomados como referências para futuras aplicações do MASP em outros

processos sob responsabilidade da Secretaria da Escola.

Em contrapartida, verificou-se que os estratos “Erros de digitação” e

“Infomações incompletas sobre a vida escolar do aluno” apresetaram elevação em

suas frequências, o que será objeto de outro MASP futuramente


25/28

24

5 CONCLUSÃO

A aplicação do Método de Análise e Solução de Problemas – MASP –

mostrou a equipe de Secretaria da Escola Estadual Prof.ª Guiomar de Almeida

Peixoto que planejar, controlar e monitora a qualidade dos serviços prestados à

comunidade é possível, mesmo diante da reduzida quantidade de funcionários do

setor.

O assunto apresentado era desconhecido da equipe, que, no entanto,se empenhou na apliacação, seguindo as instruções e conteúdo propostos nas

reuniões, sendo a construção coletiva do MASP o ponto positivo do trabalho.

A disciplina de Gestão da Qualidade, apresentada no Módulo XV, foi o

apoio substancial para a elaboração deste estágio, e permitiu ao acadêmico

apresentar aos seus colegas de trabalho temas até então desconhecidos por eles

como processos, qualidade e planejamento, Ciclo PDCA e as Ferramentas de

qualidade.


26/28

25

APÊNDICE A – FICHA INDIVIDUAL DE DESEMPENHO DO ALUNO – ENS.FUNDAMENTAL

OBSERVAÇÔES:

Rendimento Escolar A partir de 2005, na Rede Estadual de Ensino de Alagoas, a média para aprovação é de 50(cinquenta) pontos.

Progressão Parcial:Promovido(a) em Regime de Progressão Parcial de Estudos nos termos da Lei Federal n.º9394/96, art. 24, inc. III, Resolução n.º 08/2007 CEE/AL e Portaria n.º 022/2008 SEE/AL,ficando retido nos componentes curriculares de_______________________

Ensino Religioso:NF - Não Frequentou aulas de Ensino Religioso em conformidade com a Lei n.º 9.475/97,art. 3, Lei n.º 9.394/96, art. 33º e Resolução CEE/AL n.º 03/2002

Ano Letivo de 2006O ano letivo de 2006 foi validado com 75% do total da carga horária ofertada de acordocom o que dispõe o art. 5º da Resolução 07/2007 CEE/AL e com a Portaria 115/2007,sendo considerado aprovado o aluno que obtiver média igual ou superior a 5,0 (cinco).

Ensino Fundamental em 09 anos: A Rede Estadual de Ensino de Alagoas adotou, a partir de 2007, o Ensino Fundamental em09 anos, conforme Resolução Nº. 08/2007 CEB/CEE-AL, de 17/04/2007.

Educação Física - DispensaLei n.º 9.394/96, art. 26, § 3ºLei n.º 10.793/2003, art. 1º, inc.____

Outras Observações:

Aos ___ dias do mês ________________ de ______

_______________________________________

Funcionário(a) Responsável

______________________________________ ______________________________________

Secretário(a) – Matricula n.º____________ Diretor – Matrícula n.º___________


27/28

26

APÊNDICE B – FICHA INDIVIDUAL DE DESEMPENHO DO ALUNO – ENSINOMEDIO

OBSERVAÇÔES:

Rendimento Escolar A partir de 2005, na Rede Estadual de Ensino de Alagoas, a média para aprovação é de 50(cinquenta) pontos.

Progressão Parcial:Promovido(a) em Regime de Progressão Parcial de Estudos nos termos da Lei Federal n.º9394/96, art. 24, inc. III, Resolução n.º 08/2007 CEE/AL e Portaria n.º 022/2008 SEE/AL,ficando retido nos componentes curriculares de_______________________

Ano Letivo de 2006O ano letivo de 2006 foi validado com 75% do total da carga horária ofertada de acordocom o que dispõe o art. 5º da Resolução 07/2007 CEE/AL e com a Portaria 115/2007,sendo considerado aprovado o aluno que obtiver média igual ou superior a 5,0 (cinco).

Educação Física - DispensaLei n.º 9.394/96, art. 26, § 3ºLei n.º 10.793/2003, art. 1º, inc.____

Outras Observações:

Aos ___ dias do mês ________________ de ______

_______________________________________

Funcionário(a) Responsável

______________________________________ ______________________________________

Secretário(a) –

Matricula n.º____________ Diretor –

Matrícula n.º___________


28/28

27

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

CAMPOS, Vicente Falconi. TQC: controle da qualidade total (no estilo japonês). BeloHorizonte: Nova Lima: INDG, 2004.

GODOY, Adelice Leite de. Ferramentas de qualidade. [Internet]. Disponível em:http://www.cedet.com.br/index.php?/Tutoriais/Gestao-da-Qualidade/tutorial-ferramentas-da-qualidade.html. Acesso em: 09/04/2014.

MASP – metodologia de análise e solução de problemas. Wikipedia. [Internet].Dísponívelem:http://pt.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9todo_de_an%C3%A1lise_e_solu

%C3%A7%C3%A3o_de_problemas. Acesso em: 08/04/2014

RODRIGUES, Jorge Luiz Bernardes. Metodologia de análise de solução deproblema – MASP – como impulsionador da competitividade. [Internet].Disponível em: http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1731. Acesso em: 08/04/2014.

SANTOS, Wagner Teixeira dos. Gestão da qualidade – mód. XV – administração. Adap. por Oscar Bombanatti. São Paulo: UNISA, 2012.
http://www.cedet.com.br/index.php?/Tutoriais/Gestao-da-Qualidade/tutorial-ferramentas-da-qualidade.htmlhttp://www.cedet.com.br/index.php?/Tutoriais/Gestao-da-Qualidade/tutorial-ferramentas-da-qualidade.htmlhttp://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1731http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1731http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1731http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1731http://www.cedet.com.br/index.php?/Tutoriais/Gestao-da-Qualidade/tutorial-ferramentas-da-qualidade.htmlhttp://www.cedet.com.br/index.php?/Tutoriais/Gestao-da-Qualidade/tutorial-ferramentas-da-qualidade.html

Documents

Relatório de Estágio Supervisionado RA - 2284979